DOC, 155 Кб - Высшая школа экономики

Приложение
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом НИУ ВШЭ
№ 6.18.1-06/0211-01
от 02.11.2012
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В НАЦИОНАЛЬНОМ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОМ УНИВЕРСИТЕТЕ
«ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ»
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Правила делопроизводства и организации документооборота в Национальном
исследовательском университете «Высшая школа экономики» (далее – Правила)
устанавливают единые требования и нормы организации работы с документами в
Национальном исследовательском университете «Высшая школа экономики»
(далее – Университет).
1.2. Правила разработаны в соответствии с законодательством Российской
Федерации по делопроизводству и архивному делу, организационнораспорядительными документами и локальными актами Университета в целях
совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности в
Университете.
1.3. Правила распространяются на работу с документами, независимо от вида
носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль
исполнения, осуществляемые с помощью информационных технологий.
Действие настоящих Правил распространяется на работу с документами в
корпоративной электронной почте, корпоративном портале (сайте) Университета и
других электронных системах.
1.4. В
Университете
применяется
автоматизированная
система
документационного обеспечения управления (далее – СДОУ).
1.5. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами,
содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также
конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные
данные), особенности работы с которыми регулируются законодательством
Российской Федерации, организационно-распорядительными документами и
локальными актами Университета.
1.6. Требования настоящих Правил к работе с бухгалтерской, научно-технической
и другой специальной документацией применяются в части общих принципов
работы с документами, а также подготовки документов к передаче их на архивное
хранение.
1.7. Организационно-распорядительные
документы
и
локальные
акты
Университета, конкретизирующие порядок работы с различными видами
документов или документирования различных направлений деятельности
Университета, должны разрабатываться на основе настоящих Правил.
2
1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе
единой политики, использование современных информационных технологий в
работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением
установленного порядка работы с документами в Университете осуществляет
Управление делами.
1.9. Выполнение требований настоящих Правил обязательно для работников
Университета. Правила распространяются на филиалы Университета.
1.10. Передача копий документов Университета средствам массовой информации
осуществляется Дирекцией по связям с общественностью по поручению ректора.
1.11. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных
подразделениях Университета в соответствии с настоящими Правилами, а также за
осуществление мер по обеспечению правильного использования и хранения
документов,
информации
возлагается
на
руководителей
структурных
подразделений.
1.12. Настоящие Правила и изменения к ним утверждаются приказом ректора.
2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
2.1. Внутренние документы – документы, созданные в Университете, не
выходящие за его пределы, к которым относятся
организационные,
распорядительные, информационно – справочные и другие документы.
2.2. Входящий документ – документ, поступивший в Университет.
2.3. Дело – отдельный документ или совокупность документов, относящиеся к
одному вопросу или направлению деятельности Университета, помещенные в
отдельную обложку.
2.4. Документ – зафиксированная на бумажном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2.5. Делопроизводство
(документационное
обеспечение
управления)
–
деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию
работы с ними в Университете.
2.6. Документооборот – движение документов в Университете с момента их
создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)
отправки.
2.7. Жизненный цикл – этапы движения документов в СДОУ.
2.8. Информационно - справочные документы – записки (служебные,
объяснительные), справки, акты и другие.
2.9. Инициатор – работник, инициирующий создание документа, и/или
ответственный за подготовку документа.
2.10. Исполнитель – работник Университета, ответственный за исполнение
документа.
2.11. Исходящий документ – документ, отправленный из Университета.
2.12. Контролер – работник Университета, осуществляющий контроль исполнения
документов.
2.13. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа и его внешние признаки, в том числе электронный образ
документа (сканированная копия), не имеющий юридической силы.
3
2.14. Организационные документы – комплекс документов, регламентирующих
структуру, задачи и функции Университета, организацию его работы права,
обязанности и ответственность работников.
2.15. Подлинник – документ, оформленный подлинными установленными
подписями и выполненный на любом носителе, позволяющем многократное
воспроизведение с него копий.
2.16. Подписывающее лицо – работник Университета, наделенный полномочиями
подписания документов.
2.17. Распорядительные документы – документы (приказы, протоколы и др.),
отражающие управленческие решения по различным направлениям деятельности
Университета.
2.18. Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.
2.19. Согласующее лицо – работник, осуществляющий в соответствии с
установленными полномочиями согласование проекта документа.
2.20. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,
формируемых в делопроизводстве Университета, с указанием сроков их хранения.
2.21. Электронный документ – электронный эквивалент документа, созданный с
применением
СДОУ,
содержащий
информацию,
позволяющую
его
идентифицировать, и зафиксированный на электронном носителе информации.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Документооборот составляет полный цикл обработки и движения документов
с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.
3.2. Документирование управленческой деятельности в Университете ведется на
русском языке.
3.3. Организация документооборота в Университете осуществляется с учетом
следующих принципов:
 распределение документопотоков в соответствии с установленными
полномочиями, положениями о структурных подразделениях и
локальными актами университета;
 централизация операций по приему и отправке документов;
 распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый
маршрут;
 организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
 исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью;
 однократность регистрации документов;
 устранение необоснованных согласований проектов документов;
 регламентация процессов по обработке, рассмотрению, согласованию и
подписанию документов;
 соблюдения единых требований по оформлению документов.
3.4. В документообороте Университета в соответствии с особенностями
технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
 поступающая документация (входящая);
 отправляемая документация (исходящая);
4
 внутренняя документация.
3.5. Работа с документами (движение документов) состоит из следующих
основных этапов:
 создание;
 согласование;
 подписание (утверждение);
 рассмотрение;
 регистрация;
 исполнение;
 контроль исполнения;
 рассылка;
 отправка;
 формирование в дела;
 передача на архивное хранение.
3.6. Входящие и исходящие документы доставляются и отправляются
следующими способами:
 через отделение почтовой связи, телеграфной связью;
 курьерскими службами;
 службой фельдъегерской доставки;
 по факсу;
 по электронной почте;
 физическими лицами.
3.7. В Университете жизненный цикл таких документов, как приказы, входящие
письма, исходящие письма, служебные записки, протоколы, трудовые договоры,
доверенности осуществляется с применением СДОУ. Указанные документы
параллельно подписываются на бумажном носителе согласно Приложению №1 к
настоящим Правилам.
3.8. Внутренняя
переписка,
оформляемая
служебными
записками,
осуществляется только с применением СДОУ (без печати на бумажном носителе).
Служебная записка, оформленная в СДОУ, является официальным документом в
Университете.
3.9. Не допускается применение служебных записок в случаях, если локальными
актами закреплено использование заявок путем подачи по корпоративной
электронной почте.
3.10. Право согласования, подписания, рассмотрения документов имеют
работники Университета в соответствии с предоставленными полномочиями.
3.11. При отсутствии работников (отпуск, болезнь, командировка), имеющих
право согласования, подписания и рассмотрения документов, данное право
предоставляется работникам, исполняющим обязанности отсутствующего.
3.12. Порядок работы и движения отдельных видов документов в Университете
могут устанавливаться локальными актами в соответствии с настоящими
Правилами.
4.
СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ1
Общие требования к оформлению документов не распространяются в части оформления документов об
образовании государственного образца
1
5
4.1. Общие требования к оформлению документов.
4.1.1. Документы инициируются руководителями и работниками структурных
подразделений по направлениям деятельности и в соответствии с
предоставленными полномочиями.
4.1.2. Документы создаются на основании и во исполнение законодательства
Российской Федерации, по указанию руководства Университета, по инициативе
структурных подразделений и в ответ на поступившие документы.
4.1.3. Документы должны быть оформлены согласно требованиям настоящих
Правил. Документы на бумажном носителе должны быть идентичны электронному
документу в СДОУ.
4.2. Использование бланков документов.
4.2.1. Документы оформляются на бланках в соответствии с локальными актами
Университета. Бланки должны иметь установленный состав реквизитов.
4.2.2. Бланки Университета изготавливаются типографским способом.
4.2.3. Для оформления документов в Университете используются следующие виды
бланков:
 бланки с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации (далее - гербовые бланки);
 бланки с изображением товарного знака Университета;
 бланки структурных подразделений.
4.2.4. Формы гербовых бланков, в том числе филиалов Университета, бланки с
изображением товарного знака Университета и типовая форма бланка структурных
подразделений утверждаются приказом ректора.
4.2.5. Бланки Университета разрабатываются на основе углового или продольного
варианта расположения реквизитов.
4.2.6. Учет и хранение гербовых бланков в Москве осуществляет Управление
делами. Учет и хранение гербовых бланков в филиалах Университета
осуществляют Общие отделы филиалов.
4.2.7. Порядок изготовления, учета, использования, хранения и выдачи гербовых
бланков, а также применение бланков структурных подразделений устанавливается
отдельным локальным актом Университета.
4.2.8. Документы, издаваемые в совместно с другими организациями,
оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования
бланков Университета.
4.3. Оформление реквизитов документов
4.3.1. Документы имеют следующий основной состав реквизитов (состав
реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением):
- Государственный герб Российской Федерации
- Наименование Университета
- Наименование документа
- Справочные данные об Университете
- Адресат
- Заголовок документа
- Регистрационный номер
- Текст документа
6
Отметка о наличии приложений
Подпись
Виза согласования
Гриф утверждения
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе.
4.3.2. Правильное оформление реквизитов и наличие обязательных реквизитов
придает документам юридическую силу.
К обязательным реквизитам для большинства видов документов относятся:
наименование Университета, дата документа, регистрационный номер, текст,
подпись.
4.3.3. Общие требования к оформлению реквизитов документов указаны в
Приложении №2 к настоящим Правилам.
-
5. СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ, РАССМОТРЕНИЕ И
УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
5.1.
Согласование документов.
5.1.1. Необходимость согласования отдельных видов документов и сроки их
согласования устанавливаются локальными актами Университета.
5.1.2. Согласование документов может быть проведено в электронном виде и на
бумажном носителе. К электронному согласованию относится согласование с
применением корпоративной электронной почты и СДОУ. Документы, указанные в
п.3.7 Правил, согласовываются в СДОУ, если иное не предусмотрено локальными
актами Университета.
5.1.3. В СДОУ применимо согласование документов параллельным и
последовательным способом.
5.1.4. Проекты документов согласовываются в следующем обязательном порядке,
если иное не предусмотрено локальными актами Университета:
 с руководителем структурного подразделения, инициирующего документ;
 с руководителями, в компетенцию которых входит координация
направления деятельности или вопросов, изложенных в проекте документа.
5.1.5. Документы, оформленные в соответствии с унифицированными формами,
согласовываются
в
соответствии
с
требованиями,
установленными
унифицированными формами.
5.1.6. Список согласующих лиц формирует инициатор документа.
5.1.7. Ответственность за полноту списка согласующих лиц возлагается на
инициатора
документа
и
руководителя
структурного
подразделения,
инициирующего документ.
5.1.8. По итогам согласования документ подлежит доработке в соответствии с
замечаниями согласующих лиц.
5.1.9. В зависимости от вида документа согласование возможно как до
подписания, так и после подписания, до рассмотрения или утверждения документа.
5.2.
Подписание документов.
7
5.2.1. Документы подписываются ректором или работниками Университета в
соответствии с установленными полномочиями.
5.2.2. Подписывающее лицо имеет право вернуть документ на доработку
инициатору, потребовать дополнительную информацию по подготовленному
документу либо принять решение о нецелесообразности его подписания.
5.2.3. Подпись на документах состоит из полного наименования должности
подписывающего лица, личной подписи и её расшифровки (инициалы и фамилия).
5.2.4. Исходящие документы (письма), адресованные в Аппарат Правительства
Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и
Президенту Российской Федерации подписываются только ректором.
5.2.5. При отсутствии ректора (отпуск, болезнь, командировка) документ
подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно
указывается «И.о. ректора» и далее - фактическая должность лица,
подписывающего документ, его инициалы и фамилия.
5.2.6. При подписании документов руководителем, исполняющим полномочия и
обязанности другого временно отсутствующего руководителя, в подписи
указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его
инициалы и фамилия.
Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или
проставлением косой черты перед наименованием должности.
5.2.7. Подпись проставляется ручкой с пастой, чернилами черного, синего или
фиолетового цвета. На документах со сроком хранения свыше 10 лет (в т.ч.
приказы, протоколы, документы об образовании, научные отчеты и т.д.) не
допускается проставление подписи гелевой ручкой.
5.2.8. Не допускается при подписании документов использование факсимильного
воспроизведения подписи с помощью аналогов собственноручной подписи.
5.2.9. Ответственность за содержание подписанного документа несет
подписывающее лицо.
5.2.10. При необходимости на подписанные документы проставляется оттиск
печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации
(гербовая печать), оттиск печати Университета (для документов) либо оттиск
штампа структурного подразделения.
5.2.11. Порядок использования печатей и штампов, а также перечень документов,
на которые проставляется оттиск гербовой печати, устанавливается локальными
актами Университета.
5.2.12. Перечень документов, на которые проставляется штамп структурного
подразделения, устанавливается положениями о структурных подразделениях.
5.3. Рассмотрение документов.
5.3.1. Рассмотрению подлежат документы, требующие принятия решения
руководителем, в соответствии с установленными полномочиями.
5.3.2. Входящие документы из Аппарата Правительства Российской Федерации
рассматриваются ректором.
5.3.3. Срок рассмотрения документа составляет 3 рабочих дня с момента
получения документа, если иное не установлено в тексте документа либо
локальными актами Университета. Если для принятия решения по документу
необходимо получение дополнительной информации, сведений и консультаций,
срок рассмотрения может быть увеличен до 10 дней.
8
5.3.4. Результатом рассмотрения является резолюция. Наличие резолюции
обязательно.
5.3.5. Если документ требует исполнения, в резолюции указываются фамилия
исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения по исполнению
документа, срок исполнения, подпись и дата резолюции.
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение
считается исполнитель указанный первым в резолюции. В СДОУ при
рассмотрении служебных записок и входящих документов, требующих
исполнения, указание ответственного исполнителя является обязательным
условием.
5.3.6. Формулировки резолюции должны четко определять суть поручения, срок
исполнения и форму представления результата исполнения.
5.3.7. Если документ поступил для сведения и не требует исполнения, резолюция
может не содержать срок исполнения и фамилии исполнителя, при этом текст
резолюции может быть следующим: «В дело», «К сведению» и другое.
5.3.8. При рассмотрении входящих документов ректор и руководители, которым
адресован входящий документ, в соответствии с установленными полномочиями
также принимают решение об их размещении на корпоративном портале (сайте)
Университета.
5.3.9. Документы, рассмотренные в СДОУ (входящие документы, служебные
записки), не требуют дублирования резолюции на документах в бумажном виде,
если иное не предусмотрено локальными актами Университета.
5.4. Утверждение документов.
5.4.1. Документы утверждаются руководителем в соответствии с установленными
полномочиями, решением коллегиального органа или приказом в соответствии с
Приложением №3 к настоящим Правилам.
5.4.2. Документы, утверждаемые путем издания приказа или решением
коллегиального органа, являются приложением к приказу или протоколу.
5.4.3. На утверждаемом документе оформляется гриф утверждения. Гриф
утверждения придает документу нормативный характер.
5.4.4. Требования к оформлению грифа утверждения установлены в Приложении
№2 к настоящим Правилам.
5.4.5. При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи должны располагаться на одном уровне.
6.
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе, фиксирующая
факт его создания, отправления или получения.
6.2. Документ
подлежит
регистрации
один
раз.
При
передаче
зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое
документ повторно не регистрируется.
6.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях.
9
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или
создания.
6.4. Централизованно в Управлении делами в обязательном порядке
регистрируются:
 входящие документы, за исключением нерегистрируемых документов,
перечень которых предусмотрен локальными актами Университета,
регламентирующими порядок работы с входящими документами;
 внутренние документы (приказы, за исключением приказов по личному
составу, служебные записки, доверенности);
 исходящие документы: исходящие письма, оформленные на бланках
Университета.
6.5. Входящие документы регистрируются в день их поступления до
рассмотрения соответствующими должностными лицами.
Исходящие документы и внутренние документы регистрируются в день их
подписания.
6.6. Копии входящих документов (отсканированные электронные образы
документов), поступившие через факсимильную связь или корпоративную
электронную почту, принимаются к регистрации и рассматриваются как
официальный документ только при наличии следующих реквизитов: дата,
исходящий номер, подпись и расшифровка подписи.
6.7. Документы регистрируются по видам документов в пределах календарного
года в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений.
6.8. Регистрация и учет документов производится в журнале регистрации (книги
учета) документов. Допускается ведение журналов регистрации (книг учета) как в
бумажном, так и в электронном виде, если иное не предусмотрено
законодательством Российской Федерации или локальными актами Университета.
Документы, движение которых предусмотрено в СДОУ, регистрируются в
СДОУ, при этом на некоторых видах документов регистрационный номер и дата
проставляются также на бумажных носителях.
6.9. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиальным
органом (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения.
6.10. Порядок регистрации документов и присвоение регистрационных номеров
может быть предусмотрен иными локальными актами Университета с
соблюдением требований настоящих Правил.
7.
РАССЫЛКА И ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ
7.1. Рассылка документов.
7.1.1. Документы подлежат отправке и рассылке на ознакомление или для
исполнения после подписания и регистрации либо в соответствии с резолюцией
руководителя.
7.1.2. Документы, движение которых предусмотрено в СДОУ, после регистрации
либо после рассмотрения рассылаются на ознакомление и для исполнения по
СДОУ согласно листу рассылки.
В СДОУ в лист рассылки приказов и исходящих писем в обязательном
порядке автоматически включается инициатор документа.
10
В СДОУ допускается применение функции дополнительной рассылки
лицами, включенными в основной лист рассылки документа.
7.1.3. Обязательная рассылка различных видов документов может быть
предусмотрена локальными актами Университета, регламентирующими порядок
работы с ними.
7.1.4. Допускается рассылка по корпоративной электронной почте и ознакомление
путем размещения на корпоративном портале (сайте) Университета документов,
содержащих информацию, необходимую для использования в работе всеми
работниками Университета.
Локальные акты Университета размещаются на корпоративном портале
(сайте) Университета.
Для принятия решения о размещении информации на корпоративном портале
(сайте) Университета Управление делами включает руководителя Дирекции по
порталам в лист рассылки в СДОУ следующих видов входящих документов:
 нормативные правовые акты (за исключением документов «для служебного
пользования), относящиеся к деятельности Университета;
 письма1, поступившие из Правительства Российской Федерации, органов
государственной власти и организаций – партнеров Университета,
содержащие информацию, относящуюся к деятельности Университета;
 поздравительные письма/телеграммы органов государственной власти.
7.1.5. В отдельных случаях, предусмотренных законодательством Российской
Федерации или локальными актами Университета, ознакомление работников с
документами производится под подпись.
7.1.6. Ответственность за рассылку документов работникам структурных
подразделений несет руководитель, получивший документ для ознакомления или
исполнения.
7.1.7. Работникам Университета запрещается размещать на корпоративном
портале (сайте) Университета и иных Интернет-сайтах (порталах) документы с
изображением подписи подписывающего лица, если иное не предусмотрено
локальными актами Университета и законодательством Российской Федерации.
7.2. Доступ к документам.
7.2.1. Право доступа ко всем документам имеет ректор. Работникам Университета
право доступа к документам предоставляется в соответствии с положениями о
структурных подразделениях, локальными актами и распорядительными
документами Университета.
7.2.2. Права доступа к документам в СДОУ устанавливаются в соответствии с
жизненным циклом документа.
Дополнительные права доступа к документам предоставляются ректором либо
руководителем, которому предоставлены данные полномочия.
7.3. Отправка документов.
7.3.1. Отправке подлежат исходящие документы. Отправка документов может
быть организована как Управлением делами, так и инициатором документа
самостоятельно.
1
за исключением писем и материалов координационных и совещательных органов при Правительстве
Российской Федерации и Президенте Российской Федерации, членом которых является ректор
11
7.3.2. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий
рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
7.3.3. Отправка осуществляется следующими способами:
 почтовая связь;
 телеграфная связь;
 факсимильная связь;
 электронная почта;
 самостоятельная отправка;
 курьерская доставка.
7.3.4. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости
досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки
документа по факсимильной связи или электронной почте принимает инициатор
документа.
7.3.5. Отправка документов и материалов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения с использованием факсимильной связи и
электронной почты не разрешается.
7.3.6. При самостоятельной отправке документов ответственность за доставку
несет инициатор документов.
8.
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
8.2. Контроль исполнения осуществляется в следующем порядке:
 постановка документа на контроль;
 проверка и регулирование хода исполнения;
 учет и обобщение результатов контроля исполнения.
8.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:
 внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;
 входящих документов, поступивших из органов государственной власти,
органов местного самоуправления, предприятий, организаций и
учреждений - с даты их поступления в Университет;
 по письменным обращениям граждан - с даты регистрации.
8.4. Сроки исполнения документов устанавливаются либо в тексте документа
либо решением (резолюцией) руководителя, локальными актами Университета.
8.5. Сроки исполнения входящих документов определяются исходя из срока,
установленного органами государственной власти, органами местного
самоуправления, предприятиями, организацией и учреждениями, направившими
документ, или нормативных сроков, предусмотренных законодательством
Российской Федерации и локальными актами Университета.
8.6.
Если срок исполнения в документе или в резолюции не указан, документ
подлежит исполнению в срок до одного месяца (30 дней) с даты регистрации, то
есть до соответствующего числа следующего месяца.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий
день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий
день.
12
Контроль исполнения документов Университета осуществляется:
 централизованно по резолюциям и поручениям ректора – Организационноконтрольным управлением;
 децентрализовано по поручениям ректора и руководителей в соответствии
с установленными полномочиями – руководителями структурных
подразделений.
8.8. Контроль исполнения документов возлагается руководителем в соответствии
с установленными полномочиями.
8.9. Допускается формирование поручений в качестве самостоятельного
документа в целях контроля исполнения указаний руководства.
8.10. Ответственность за исполнение документа несут как ответственный
исполнитель, так и другие исполнители.
8.11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручения по документу.
8.12. Порядок контроля исполнения отдельных видов документов может быть
установлен иными локальными актами Университета с учетом требований,
установленных настоящими Правилами.
8.7.
9.
ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ
9.1. Формирование дел.
9.1.1. Документы формируются в дела в структурных подразделениях согласно
номенклатуре дел.
9.1.2. Номенклатура дел является обязательной, составляется структурными
подразделениями, согласовывается с Управлением делами и утверждается
руководителем в соответствии с установленными полномочиями.
9.1.3. Вновь созданные структурные подразделения в месячный срок
разрабатывают номенклатуру дел подразделений и представляют их в Управление
делами.
В случае изменения функций и структуры структурного подразделения
номенклатура дел подразделения подлежит изменению.
9.1.4. При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в
дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, дат,
регистрационных номеров.
9.1.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков
хранения;
- не подшивать в дела лишние экземпляры документов и черновики (за
исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки,
дополняющие подлинник);
- группировать в дела документы одного календарного года;
- располагать документы в делах постоянного и временного (свыше 10 лет)
сроков хранения в хронологическом порядке и по порядку номеров;
- дело не должно превышать 200 - 250 листов, при большем объеме
документов формируется несколько томов под тем же заголовком и
индексом дела с добавлением: том 1, том 2 и т.д.;
13
- приложения к документам присоединяются к документам, к которым они
относятся.
9.1.6. Порядок формирования дел и состав документов в делах по различным
направлениям деятельности может быть регламентирован иными локальными
актами Университета в соответствии с требованиями настоящих Правил.
9.2. Хранение дел.
9.2.1. Дела, до передачи на хранение в архив или уничтожение, хранятся по месту
их формирования в структурных подразделениях.
9.2.2. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года,
следующего за годом окончания их делопроизводством.
9.2.3. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10
лет) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях в течение пяти лет, а
затем передаются в архив Университета.
9.2.4. Уничтожению подлежат документы с истекшим сроком хранения. Не
допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения.
9.2.5. Отбор документов на хранение или уничтожение определяется
номенклатурой дел и на основании результатов экспертизы ценности Центральной
экспертной комиссией Университета по архивной работе. При принятии решения
об уничтожении оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
9.2.6. Уничтожение документов (дел) осуществляется в соответствии локальными
актами Университета, устанавливающими порядок уничтожения документов (дел).
9.2.7. Ответственность за сохранность документов (дел), сформированных в
результате деятельности структурных подразделений, несет руководитель
структурного подразделения.
9.3. Передача дел на хранение в архив.
9.3.1. Передаче на хранение в архив Университета (далее – архив) подлежат
подлинные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения
на бумажных носителях. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в
архив не подлежат.
9.3.2. Прием-передача дел на хранение осуществляется в соответствии с графиком
приема-передачи дел в архив, утвержденным руководителем, координирующим
деятельность архива.
9.3.3. При передаче дел на хранение в архив оформляется сдаточная опись.
Сдаточная опись составляется структурным подразделением, дела которого
передаются на хранение в архив, форма которой устанавливается локальными
актами, регламентирующими деятельность архива.
9.3.4. На хранение в архив принимаются дела, сформированные в соответствии с
требованиями п.9.1. настоящих Правил.
9.3.5. Ответственность за обеспечение сохранности дел, находящихся на хранении
в архиве, несет руководитель архива.
9.3.6. При ликвидации структурного подразделения сформированные дела
передаются в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется
по описям дел и номенклатуре дел.
9.3.7. Порядок передачи дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с
локальными актами, регламентирующими деятельность архива, с соблюдением
требований настоящих Правил.