экспертиза ценности управленческих документов в ххі в

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ В ХХІ В.
Кирюкова Н.Ф.
Науч. руководитель: ст.преп. Л.М.Чернецкая
Томский государственный университет
_______________________
Аннотация
В настоящее время экспертиза ценности документов является неотъемлемой частью
документооборота, а порой и решающей, даже в жизни человека. Экспертиза ценности
документов и их сохранность на сегодняшний день проходит под самостоятельным
руководством и под ответственность организации, хотя должно было бы проходить под
руководством высших государственных органов. Сейчас мы и представить не можем
какие документы сохраняют организации и сохраняют ли вообще. Хотелось бы
обраться к опыту США и Европы в данной области. В работе использовались
материалы учебников, периодических изданий, а также нормативная база.
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только
создание документов, их использование, но и хранение документов и сведений о них с
целью последующего, возможно неоднократного, использования. Ведь документ
создается для фиксации информации и передачи ее в пространстве и во времени.
Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка
дел для последующего их хранения и использования.
Именно в процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на
постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную
научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов
справочного, информационного значения, так как первоначальное желание
организации, как правило, сохранить как можно больше документов.
Актуальность данной темы заключается в том, организации любых форм
собственности, коммерческие или государственные стоят перед выбором в определении
ценности документов, ведь со временем приходит понимание, что много хранить
документов невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности
документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со
стороны специалистов - документоведов.
Рассматриваемая мною тема является частью курсовой работы.
Целью курсовой работы является изучение необходимости экспертизы ценности
документов и проблемы, существующие в этой области.
Задачами являются ознакомление с понятием экспертизы ценности документов,
изучить состав экспертной комиссии, ее создание и процесс работы. А также одной из
задач является изучить влияние Архивного фонда РФ на экспертизы ценности
документов.
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством
независимой
экспертной комиссии, действующей на постоянной основе, где
экспертная комиссия в праве сама решать судьбу хранения либо уничтожения
документов. Постоянно действующая экспертная комиссия создается приказом
руководителя. Все решения экспертной комиссии строго протоколируются. Дела с
постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о
выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на
заседании экспертной комиссии организации [1, c.246].
По мнению большинства исследователей основные проблемы которые стоят перед
экспертизой ценности документов в ХХІ в. это разработка новых перечней (201года) и
совершенствование экспертизы ценности документов новых видов учреждений
возникших лишь в последние годы, и поэтому задачи отбора документов в этих
учреждениях до конца не решены.
По этому вопросу можно обратиться к зарубежному опыту Еврокомиссии.
Ответственность за управление документами и архивное дело разделяется между
несколькими службами. Общая ответственность за это направление возложена на
Генеральный
секретариат,
который
разрабатывает
внутреннюю
политику
Еврокомиссии в данной области и координирует с внешними организациями. Целью
является создание нормативной базы, стратегий и процедур, обеспечивающих
управление документами. Внешняя политика Еврокомиссии направлена на кооперацию
между архивными службами стран – членов Евросоюза. Служба исторических архивов
отвечает за выполнение обязательств Еврокомиссии по обеспечению сохранности
документов, имеющую правовую, историческую или административную ценность.
В части касаемой экспертизы ценности документов, то Европейская комиссия
придает огромное значение нормативному регулированию управления документами. В
2002 году провела модернизацию своих процедур управления документами с целью
повышения эффективности, прозрачности и подотчетности.
В настоящее время все действующие на 2011 год нормативные документы
Еврокомиссии сведены в сборник «Управление документами в Европейской комиссии.
Сборник решение и внутренних правил», с тем чтобы их сделать более доступными, и
чтобы в них было легче ориентироваться [2,c.33].
В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве (утв.
Постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290) Федеральное архивное
агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации и его
возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности
Правительством Российской Федерации по представлению Министра культуры РФ.
В связи с этим у Росархива сейчас, к сожалению, очень ограниченные возможности
для того, чтобы реально повлиять на практику управления документами в
государственных органах, не говоря уже о коммерческих организациях. По словам
Артизова Андрея Николаевича - руководителя Федерального архивного агентства,
«Прямого влияния на организацию делопроизводства в организаиях различных форм
собственности Росархив по действующему законодательству не имеет. Росархивом
осуществляется лишь регулирование постановки делопроизводства в федеральных
органах государственной власти, в первую очередь с помощью утверждения
Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти, а также через согласование конкретных
инструкций по делопроизводству».
В то время как согласно законодательству США, Архивист США назначается
на должность Президентом США с согласия Сената: в соответствии с § 2103 Свода
законов США «Архивист США назначается Президентом США с совета и согласия
Сената. Архивист должен назначаться вне зависимости от политических пристрастий и
исключительно на основании профессиональной квалификации, необходимой для того,
чтобы исполнять обязанности Архивиста и нести соответствующую ответственность.
Архивист может быть отстранен от должности Президентом США. В этом случае
Президент должен сообщить причины отстранения от должности обеим палатам
Контресс».
Архивисту США законом дано право издавать необходимые для реализации
его функций нормативные акты, а все федеральные ведомства обязаны их исполнять. На
основании § 2104 Административного положения Свода законов США «Архивист
должен выпускать нормативные акты, которые он сочтет необходимыми для
исполнения своих должностных функций. Главы правительственных агентств
исполнительной ветви власти должны организовать издание приказов и директив,
которые они сочтут необходимыми для обеспечения выполнения этих нормативных
актов».
На федеральном уровне в США существует мощная законодательная база,
регламентирующая
деятельность.
Полномочия,
представленные
этим
законодательством Архивисту США, включает в себя множество задач, в том числе по;
определению сроков хранения документов и их судьбы по истечению этого срока;
хранение документов в Федеральном центре хранения документации, из которых
государственные органы могут их получить; а также прием на хранение и обеспечение
сохранности и доступа к Федеральным и президентским документам, имеющим
постоянную ценность.
На сайте национальных архивов США выложены тексты 19 выступлений
Дэвида Ферьеро, 2-3 официальных выступления в месяц. Архивист США «успел»
выступить перед различной публикой; перед коллегами и посетителями Национальных
архивов, перед представителями государственных органов. Среди них можно выделить
следующие: 16 декабря 2009 года - выступление перед подкомитетом по
информационной политике, статистике и национальным архивам комитета Палаты
представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления на
слушаниях по теме: «Исторический музей или агентство, обеспечивающее доступ к
документам? Определение и выполнение миссии Национальных Архивов»; 23 марта
2010 года выступление перед подкомитетом по финансовому управлению,
государственной информации федеральным службам и международной безопасности
комитета Сената по внутренней безопасности и государственным делам по теме
«Устранение покрова секретности: Делая государство более прозрачным и
подотчетным». На слушания были приглашены лидеры администрации США по
вопросам информационных технологий [3,c.20].
В этих документах Ферьеро рассказал сенату какую роль Национальные Архивы
играют для американской демократии в целом, для построения современного
«открытого правительства» и какая работа ведется по рассекречиванию
государственных документов. Выступление показывает умение
американского
руководителя регламентировать архивную службу в качестве ключевого элемента
государственной машины вообще, и в качестве одного из «моторов» особо важных для
администрации Обамы программ - в частности.
Информация, размещенная на сайте Росархива, показывает, что руководитель
Росархива выступал с официальными выступлениями перед подчиненными, и с ними
же обсуждал проблемы отрасли. На сайте можно ознакомиться с текстами двух
докладов А.Н. Артизова: 26 февраля 2010 г. - доклад на расширенном заседании
коллегии Росархива с докладом «Об итогах работы Федерального архивного агентства
и подведомственных ему учреждений за 2009 г. и задачах на 2010 г. А также 12 мая
2010 года - доклад на VI заседании Совета по архивному делу при Федеральном
архивном агентстве с докладом «о современном состоянии архивной отрасли и выборе
оптимальной организационно-правовой формы государственных архивов Российской
федерации в свете предстоящей реорганизации учреждений бюджетной сферы».
В своем выступлении в мае 2010 года Артизов отметил, что «в настоящее время
Росархив, в соответствии с положением осуществляет не только государственные
услуги, но и ряд государственных функций, имеющих межотраслевой характер. С
задачами государственными
функциями
межотраслевого характера связаны
делопроизводство и практически все основные направления архивного дела, кроме
некоторых участков информационного обеспечения. Между тем с 2004 года( в связи с
началом Административной реформы) утрачен контроль над работой с документами на
стадии делопроизводства и ведомственного хранения в федеральных органах и
организациях. Росархив как агентство такое право потерял; другие федеральные органы
его не имеют». Попытки вернуть утраченные в 2004 году функции в области
делопроизводства пока что успехом не увенчались.
Таким образом, если внимательно вчитаться в тексты выступлений руководителей
архивных служб США и России, то выявляется одна интересная особенность: они
говорят об очень схожих проблемах в области управления государственными
документами, но различие заключается в стиле подачи информации, что вытекает
прежде всего из положений, занимаемых архивными службами США и России и
понимания в обществе значимости документа. Что может свидетельствовать о том, что
нет постановки государственного подхода к сохранению документационного фонда
страны.
Литература
1.
Кузнецова Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления /
Т. В. Кузнецова М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. 528 с.
2. Храмцовская Н.А. Архивная служба Еврокомиссии: новые подходы к архивной обработке
документов/ Н.А. Храмцовская //Делопроизводство. 2010. №5. С.32-38.
3. Храмцовская
Н.А Россия и США: современные проблемы управления документами
органов государственной власти / Н.А. Храмцовская //Делопроизводство. 2010. №4. С.19-25.