Методические рекомендации по расчёту штатной численности

УТВЕРЖДЕНЫ
протоколом заседания
Комиссии по повышению качества
предоставления государственных и
муниципальных услуг
в Челябинской области
от 27 мая 2014г. №_1_____
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по расчету штатной численности работников многофункциональных центров
предоставления государственных и муниципальных услуг
в Челябинской области
I. Общие положения
1. Методические рекомендации по расчету штатной численности
работников многофункциональных центров предоставления государственных и
муниципальных услуг в Челябинской области (далее именуются Методические рекомендации) разработаны в соответствии с Трудовым
кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации в целях унификации подходов к определению штатной
численности различных категорий работников многофункциональных центров
предоставления государственных и муниципальных услуг в (далее именуется МФЦ).
2. Методические рекомендации предназначены для использования
органами местного самоуправления муниципальных образований Челябинской
области, руководителями МФЦ при формировании штатных расписаний МФЦ
и позволяют сформировать организационно-административную структуру и
оптимальную штатную численность сотрудников МФЦ в соответствии с
должностными функциями и обязанностями работников и регламентом работы
МФЦ.
3. Оптимальная штатная численность работников МФЦ позволяет
эффективно выполнять в полном объеме работы по качественному и
оперативному предоставлению государственных и муниципальных услуг
гражданам и юридическим лицам, а также организационные и административно-управленческие функции.
4. Расчет штатной численности МФЦ в соответствии с данной Методикой
позволяет:
сократить расходы на фонд оплаты труда за счет формирования оптимальной штатной численности работников МФЦ;
сформировать оптимальную организационную и управленческую
структуру МФЦ с учетом специфики работы МФЦ в различных муниципальных образованиях Челябинской области;
определить загруженность работников МФЦ.
2
5. При расчете оптимальной штатной численности МФЦ учитываются
следующие документы и показатели:
постановление Правительства Российской Федерации от 22 декабря
2012г.
№ 1376 «Об утверждении Правил организации деятельности
многофункциональных
центров
предоставления
государственных
и
муниципальных услуг» (далее именуются - Правила организации деятельности
МФЦ);
методика проведения мониторинга значений показателя «доля граждан,
имеющих доступ к получению государственных и муниципальных услуг по
принципу «одного окна» по месту пребывания, в том числе в
многофункциональных центрах предоставления государственных услуг»,
установленного Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г.
№ 601 «Об основных направления совершенствования системы
государственного управления», утвержденная протоколом заседания
Правительственной комиссии по проведению административной реформы от 30
октября 2012 г. № 135;
численность населения муниципальных образований Челябинской
области;
трудозатраты на выполнение различных видов работ, операций при
предоставлении услуг (консультирование, прием документов заявителя,
комплектование недостающих документов посредством межведомственного
взаимодействия, формирование личного дела, передача комплекта документов
в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти
Челябинской области и органы местного самоуправления муниципальных
образований Челябинской области на исполнение, выдача результатов по
предоставленным государственным и муниципальным услугам гражданам и
юридическим лицам).
6. Расчет проводится для каждой группы работников, при этом
учитываются виды выполняемых работ, территориальные и функциональные
особенности каждого МФЦ, а также опыт действующих МФЦ. При расчете
оцениваются и анализируются операции и виды работ, которые выполняют
работники МФЦ.
II. Определение оптимального количества
окон приема заявителей в МФЦ
7. В целях расчета оптимальной штатной численности работников МФЦ
определяется количество окон, в которых организовано предоставление
государственных и муниципальных услуг по принципу «одного окна».
Расчет производится по следующей формуле:
Кок = Ч / Н
где Кок- количество окон сектора приема заявителей МФЦ, в которых
должно быть организовано предоставление государственных и муниципальных
услуг по принципу «одного окна»;
Ч - численность населения муниципального образования Челябинской
области;
3
Н - норматив численности населения, обслуживаемого одним окном
приема заявителей.
В соответствии с пунктом 10 Правил организации деятельности МФЦ в
секторе приема физических или юридических лиц предусматривается не менее
одного окна на каждые 5 тысяч жителей, проживающих в муниципальном
образовании Челябинской области, в котором располагается МФЦ. Таким
образом, показатель Н=5000 для муниципального района, городского округа,
городского поселения, сельского поселения.
8. Рассчитанное количество окон приема заявителей в муниципальных
образованиях Челябинской области соответствует оптимальному количеству
операторов, обслуживающих заявителей в течение дня (Ро): Кок = Ро
Расчет количества операторов может быть скорректирован на
поправочный коэффициент (невыхода на работу), связанный с обеспечением
бесперебойной работы МФЦ в выходные дни, вечернее время, а также с учетом
замены работников во время отпусков и болезни:
Ро = Кок X 1,2
III. Расчет ожидаемой нагрузки
на создаваемые окна приема заявителей в МФЦ
9. Для определения ожидаемой нагрузки на создаваемые окна приема
заявителей в МФЦ в течение календарного года необходимо рассчитать
ожидаемое количество обращений в течение календарного года, которые могут
быть приняты на базе установленного количества окон приема заявителей
МФЦ.
10. Расчет производится при условии равного потока посетителей в МФЦ
в течение каждого часа и универсальности операторов, осуществляющих прием
документов.
11. Расчет производится по следующей формуле:
Кобр=Кок×Вгод(ч)×П
где Кобр - ожидаемая нагрузка на создаваемые в МФЦ окна приема
заявителей (ожидаемое количество обращений);
Кок- количество окон сектора приема заявителей МФЦ, в которых должно
быть организовано предоставление государственных и муниципальных услуг
по принципу «одного окна»;
Вгод(ч) - продолжительность полезного рабочего времени в течение года
(за вычетом времени отпусков), составляющая 1752 (может быть
скорректирована в соответствии с бухгалтерской отчетностью) часа при 5дневной рабочей неделе с рабочим днем продолжительностью 8 часов;
П - пропускная способность одного окна приема заявителей.
Рассчитывается исходя из среднего времени приема одного заявителя.
Например, при среднем времени приема заявителя 45 минут пропускная
способность составляет 1,3 чел./час; при среднем времени приема заявителя 30
минут пропускная способность составляет 2 чел./час и т.д.
4
IV. Расчет штатной численности работников
контрольно - аналитического отдела (бэк-офис)
12. При определении оптимального количества работников контрольноаналитического отдела рассчитываются трудозатраты двух видов:
1)
трудозатраты, размер которых зависит от количества обращений
заявителей за предоставлением государственных и муниципальных услуг;
2)
трудозатраты на выполнение иных аналитических работ.
В 1 группе рекомендуется учитывать затраты на выполнение следующих
видов операций:
комплектование
недостающих
документов
посредством
межведомственного взаимодействия;
взаимодействие с органами исполнительной власти и органами местного
самоуправления;
контроль сроков рассмотрения дел заявителей;
информирование заявителя о необходимости явки (подготовка
уведомления к отправке по почте, уведомление в телефонном режиме), о
переносе сроков принятия решения (подготовка аргументированного
разъяснения) и др.
Во 2 группу включают следующие операции:
формирование реестра принятых и переданных дел от операторов;
ведение статистики прохождения документов (контроль сроков
прохождения документов);
формирование реестра принятых и переданных дел от курьера;
подготовка аналитических отчетов.
13. Расчет штатной численности работников контрольно-аналитического
отдела производится по следующей формуле:
( КОБР
x В1) + ( Вгод (дн) x В2)
Р КАС =
XK
Вгод (Ч)
где Р КАС - штатная численность работников контрольно-аналитического
отдела МФЦ;
КОБР – ожидаемая нагрузка на создаваемые в МФЦ окна приема
заявителей (ожидаемое количество обращений, доведенное до МФЦ
муниципальным заданием) за получением государственных и муниципальных
услуг в муниципальном образовании Челябинской области в год;
В1 - среднее время работы с личным делом заявителя, измеряемое в часах
(определяется экспертным путем);
В2 - среднее время работы, затраченное на иные операции в течение дня
(определяется экспертным путем);
Вгод (дн)- годовой фонд рабочего времени, измеряемый в днях (при 5дневной рабочей неделе по производственному календарю составляет 247
дней);
Вгод (Ч) - продолжительность полезного рабочего времени (за вычетом
5
времени отпусков), равное 1752 часа;
К - коэффициент неучтенного объема работ (время на выполнение
различных функций, которые невозможно учесть в предварительных
(плановых) расчетах), равный 1,1.
Показатели В1 и В2 определяются экспертным путем на основе анализа
видов работ действующих МФЦ.
V. Расчет штатной численности консультантов
14. Оптимальная штатная численность консультантов рассчитывается с
учетом анализа следующих видов операций:
консультирование заявителей (в МФЦ, по телефону и электронной
почте);
предоставление необходимых информационных материалов;
предварительная проверка пакета документов посетителей МФЦ.
15. Расчет штатной численности консультантов производится по
следующей формуле:
КОБР x В1
РК =
XK
Вгод (Ч)
где Рк - штатная численность консультантов МФЦ;
КОБР - ожидаемая нагрузка на создаваемые в МФЦ окна приема заявителей
(ожидаемое количество обращений, доведенное до МФЦ муниципальным
заданием) за получением государственных и муниципальных услуг в
муниципальном образовании Челябинской области в год;
В1 - среднее время работы с заявителем, измеряемое в часах
(определяется экспертным путем);
ВГОД(Ч) - продолжительность полезного рабочего времени (за вычетом
времени отпусков), равное 1752 часа;
К - коэффициент неучтенного объема работ (время на выполнение
различных функций, которые невозможно учесть в предварительных
(плановых) расчетах), равный 1,1.
16. В случае если значение показателя штатной численности
консультантов больше 2 человек (Рк>2), рекомендуется выделить одного
консультанта в качестве оператора электронной очереди или администратора
зала.
VI. Расчет штатной численности
административно-хозяйственного персонала
17. В состав административно-хозяйственного
включаются следующие должности:
персонала
МФЦ
6
руководитель МФЦ;
заместитель руководителя МФЦ;
бухгалтер (бухгалтерия);
специалист по кадрам;
юрист (сектор правового обеспечения деятельности МФЦ);
делопроизводитель (секретарь, канцелярия);
системный администратор (сектор программирования);
заведующий хозяйством;
курьер (курьерская служба);
уборщик служебных помещений;
водитель.
18. Штатная численность административно-хозяйственного персонала
рассчитывается исходя из количества окон приема заявителей (таблица 1).
Таблица 1. Расчет численности административно-хозяйственного персонала МФЦ
№
п/п
Наименование
должности
Количество работников в зависимости от количества
окон в секторе приема заявителей в МФЦ
от 5 до 20
1
от 21 до 40
1
1
от 41 и более
1
2
1.
2.
Руководитель МФЦ
Заместитель
руководителя
МФЦ
3.
Бухгалтер
1
1
4.
Специалист по кадрам (в т.ч.
специалист по охране труда)
1
1
5.
Юрист
1
1
+1 на
последующие
40 окон
+1 на
последующие
40 окон
2
6.
Делопроизводитель (секретарь,
канцелярия)
1
1
7.
Системный администратор
2
8.
Заведующий хозяйством
+1 на
последующие
40 окон
1
9.
Курьер
10. Уборщик служебных
помещений
1
1
1
2
1 на 500 кв. метров
+1 на
последующие
40 окон
7
11. Водитель
1 - для МФЦ в городском округе Челябинской области;
1 - для МФЦ в муниципальном районе Челябинской
области
+ 1 на 10 окон приема заявителей в поселениях,
входящих в состав муниципального района
Челябинской области
VI. Расчет общей штатной численности работников МФЦ
19. Общая штатная численность работников МФЦ рассчитывается по следующей формуле:
Робщ=Ро+Рк+Ркас+Рахп
где, Ро - оптимальное количество операторов;
Р к - оптимальное количество консультантов;
Р КАС - штатная численность работников контрольно-аналитического
отдела;
Р АХП- штатная численность административно-хозяйственного персонала
МФЦ.
20. Численность административно-хозяйственного персонала не может
превышать 20 процентов общей штатной численности работников МФЦ.