КОМИТЕТ КАЗНАЧЕЙСТВА МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РК УТВЕРЖДАЮ СОГЛАСОВАНО Заместитель Председателя Комитета казначейства Министерства финансов Республики Казахстан _____________ Байгужина А.М. Генеральный директор ТОО «Центр электронной коммерции» ______________ Теремов Е.Ю. «____»____________ 2015г. «____»____________ 2015г. Инв. № подл. Подп. и дата Взам. инв. № Инв. № дубл. Подп. и дата ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С ГОСУДАРСТВЕННЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ «КАЗНАЧЕЙСТВО - КЛИЕНТ» «ПРОВЕДЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ» Руководство пользователя для Государственных учреждений по созданию (вводу) финансовых документов по операциям в иностранной валюте с типом документа «Реконвертация» Версия 5.0 СОГЛАСОВАНО Представители предприятияразработчика Руководитель проектов проектного офиса ТОО «Центр электронной коммерции» Руководитель управления модернизации казначейской системы _______________ Шалгимбаев Е.Д. __________________Бисенкулов А.М. «____» _____________ 20__ г. «____»_____________ 20__ г. Астана, 20__ КОМИТЕТ КАЗНАЧЕЙСТВА МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РК УТВЕРЖДЕН ________________ (регистрационный номер) ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ С ГОСУДАРСТВЕННЫМИ УЧРЕЖДЕНИЯМИ «КАЗНАЧЕЙСТВО - КЛИЕНТ» «ПРОВЕДЕНИЕ ОПЕРАЦИЙ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ» Руководство пользователя для Государственных учреждений Версия 5.0 Листов ___ 20___ Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 2 Руководство пользователя ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ КК МФ РК_____________________________________ (регистрационный номер документа) СОСТАВИЛИ Наименование организации Должность исполнителя Фамилия, И.О. Консультант Байсултанова А. Подпись Дата Подпись Дата ТОО «ЦЭК» СОГЛАСОВАНО Наименование организации КК МФ РК КК МФ РК Должность исполнителя Ф И.О. Главный эксперт УИТ Айтпаева А.Б. Эксперт УИТ Исабаева С. К. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 3 Руководство пользователя Содержание Аннотация ............................................................................................................................ 5 Термины и определения ...................................................................................................... 6 1. Назначение системы ...................................................................................................... 7 2. Вход в систему................................................................................................................. 8 3. Порядок работы с системой ......................................................................................... 9 4. Поиск документов......................................................................................................... 10 4.1 Блок «Поиск документов» ......................................................................................... 10 4.2 Блок «Список документов»........................................................................................ 14 5. Поиск архивных данных заявок на реконвертацию ................................................ 17 6. Создание документа с типом «Реконвертация» .................................................... 19 7. Сохранение и отправка документа с типом «Реконвертация»........................... 26 8. Импорт документа с типом "Реконвертация" ..................................................... 37 9. Процесс утверждения документов............................................................................ 44 10. Рабочий список............................................................................................................. 47 11. Уведомления о формировании отчетов 8-07, 8-12, 8-13, 8-17 .............................. 50 12. Рассылка уведомлений об отмене операций в инвалюте в ИИСК ...................... 53 Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 4 Руководство пользователя Аннотация Настоящий документ является инструкцией пользователя по модулю «Проведение операции в иностранной валюте» модернизированного электронного документооборота с государственными учреждениями «Казначейство – клиент» (далее – Система) для государственных учреждений. Инструкция описывает назначение Системы и информацию, достаточную для понимания функций Системы и ее эксплуатации; указаны условия, необходимые для выполнения функций Системы; приведено описание работы с Системой; указана последовательность действий пользователя при работе с Системой для осуществления финансовых процедур, в частности создания и обработки заявки на реконвертацию; приведены тексты сообщений, выдаваемых в процессе работы с Системой, описание их содержания и соответствующие действия пользователя. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 5 Руководство пользователя Термины и определения КК ГУ АБП Подтверждающие документы ЭЦП ИИСК ТПК Система Операции в иностранной валюте Финансовый документ Комитет казначейства Министерства финансов Республики Казахстан Государственное учреждение Администратор бюджетных программ Электронные копии подтверждающих документов, прикрепляемые к документам, которые формируются в Системе Электронно-цифровая подпись Интегрированная информационная система казначейства Территориальное Подразделение Казначейства Программное обеспечение «Казначейство – клиент» Понятие используется для обозначения совокупности бизнес – процессов Заявка на конвертацию иностранной валюты Заявка на реконвертацию иностранной валюты Заявление на перевод денег в иностранной валюте Заявка на конвертацию иностранной валюты Заявка на реконвертацию иностранной валюты Заявление на перевод денег в иностранной валюте Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 6 Руководство пользователя 1. Назначение системы Система «Казначейство - клиент» является Системой электронного документооборота Интегрированной информационной системы казначейства с государственными учреждениями, администраторами бюджетных программ, уполномоченными государственными органами. Система предназначена для обеспечения автоматизации функций Казначейства по приему и обработке документов, предоставляемых в органы казначейства и предоставлению отчетности. Целью Системы является повышение эффективности взаимодействия Казначейства с обслуживаемыми государственными учреждениями. Объектом автоматизации являются функции казначейства по приему и проверке входящих финансовых документов и ввод их в ИИСК для дальнейшей обработки, по выдаче выходных форм отчетности государственным учреждениям. Система обеспечит электронный документооборот Казначейство-клиент, аналогично форме банк-клиент, с учетом режимов безопасности ИИСК, интеграцию, модернизированной системы «Казначейство-клиент» с ИИСК. Система позволит интеграцию с используемым в Комитете программным обеспечением Oracle Applications, учитывая все параметры безопасности и не создавая нагрузки для производственных серверов программного обеспечения Oracle Applications, взаимосвязь государственных учреждений с Казначейством, по электронному обмену данными, по предоставлению финансовых документов по проведению операций в иностранной валюте, а также получение отчетности от органов казначейства в электронном виде (Уведомления). Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 7 Руководство пользователя 2. Вход в систему После получения и установки средств аутентификации и электронной цифровой подписи (подробная инструкция по установке ЭЦП доступна в документе «Руководство пользователя. Аутентификация», а также после прохождения процедуры регистрации в Системе, необходимо в адресной строке вашего браузера ввести URLадрес https://client.kazynashylyk.kz. Вам откроется страница авторизации пользователя. Для входа в систему необходимо ввести пароль от вашей учетной записи в поле «Пароль», а также профиль, в котором хранится ваш сертификат. Для авторизации пользователя следует нажать кнопку «Войти». В случае если вы обнаружили ошибку в названии учетной записи, или неверно ввели пароль, повторите попытку авторизации. В случае успешной авторизации откроется главная страница Системы. В блоке «Навигатор» отобразятся все доступные вам полномочия в Системе. Для обеспечения передачи документов, необходимых для проведения операций в иностранной валюте, в информационную систему казначейства, необходимо открытое полномочие «ПБС: Финансовая роль», при нажатии, на которое справа отобразятся доступные пункты меню. Необходимо найти требуемую функцию и нажать на активную ссылку «Операции в инвалюте» Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 8 Руководство пользователя 3. Порядок работы с системой Для создания документов по операциям в иностранной валюте, подписания и отправки в ТПК необходимо выполнить следующие действия: Гл. Бухгалтер/Бухгалтер государственного учреждения: 1. При выборе пункта «Операции в инвалюте», открывает форму «Поиск и создание документов» 2. Выбирает «Тип документа» нажимает «Создать» или «Импорт» 3. В случае создания в открывшемся окне, заполняет обязательные поля формы Создание/Редактирование документов 4. Производит формирование выходной формы одного из документов, по необходимости прикрепляет подтверждающие документы 5. Выполняет подписание документов с использованием ЭЦП 6. Производит передачу документов на утверждение Руководителю ГУ. Руководитель государственного учреждения: 1. Проверяет, и при корректном заполнении гл.бухгалтером/бухгалтером документов подписывает и утверждает финансовые документы по операциям в иностранной валюте 2. Отправляет документы на дальнейшую обработку в органы казначейства. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 9 Руководство пользователя 4. Поиск документов Для того чтобы произвести поиск ранее созданных документов по операциям в иностранной валюте необходимо на главной странице системы нажать на активную ссылку полномочий «ПБС: Финансовая роль». В правой стороне в отобразившемся меню выбрать функцию «Операции в инвалюте». Вам откроется следующая форма «Поиск документов»: Данная форма используется для поиска и просмотра списка следующих документов: Заявка на конвертацию иностранной валюты Заявка на реконвертацию иностранной валюты Заявление на перевод денег в иностранной валюте Также Данная форма используется для вызова формы создания, импорта и редактирования каждого из этих документов. Форма «Поиск документов» состоит из двух блоков «Поиск документов» и «Список документов». 4.1 Блок «Поиск документов» Данный блок необходим для ввода критериев поиска и отображения списка документов по операциям в иностранной валюте по определенным параметрам. Поиск документов можно осуществлять по следующим параметрам: № Параметр 1. Тип 2. Номер 3. Дата документа с Комментарии Выберите тип документа для поиска. Список содержит следующие значения: Конвертация Реконвертация Перевод денег в инвалюте Введите номер документа для поиска, либо шаблон номера, используя специальные знаки «%» или «_». При выполнении поиска система будет показывать только те документы, у которых номер совпадает с указанным значением в данном поле, либо ограничен шаблоном. Введите, либо выберите дату из всплывающего календаря, который появится при нажатии на кнопку Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» . При 10 Руководство пользователя 4. Дата документа по 5. Номер уведомления 6. Поставщик выполнении поиска система будет показывать только те документы, дата подачи которых более либо равна дате указанной в данном поле. Внимание! Данное поле является обязательным для заполнения Введите, либо выберите дату из всплывающего календаря, который появится при нажатии на кнопку . При выполнении поиска система будет показывать только те документы, дата подачи которых менее либо равна дате указанной в данном поле. Внимание! Данное поле является обязательным для заполнения Введите номер уведомления о регистрации гражданскоправовой сделки, либо шаблон номера, используя специальные знаки «%» или «_». При выполнении поиска система будет показывать только те документы, у которых номер уведомления совпадает с указанным значением в данном поле, либо ограничен шаблоном. Поиск по данному критерию возможен, в случае если по данному уведомлению, были ранее проведены операции. Введите Имя поставщика, либо выберите из списка. Для выбора поставщика нажмите на кнопку и в открывшемся окне «Найти и выделить» выберите параметр поиска, нажав . В выпадающем списке параметров поиска представлены следующие значения: Код Наименование поставщика ИНН/БИН Выбрав параметр поиска, введите, соответствующее значение, в пустую строку, и нажмите на кнопку «Перейти». В блоке значения. «Результаты» Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» система отобразит найденные 11 Руководство пользователя Для отображения всех имеющихся значений введите в поле поиска значение «%» либо оставьте его пустым, и нажмите на кнопку «Перейти». Система отобразит все значения, имеющиеся у данного справочника Выберите необходимое значение, нажав на в столбце «Выбр.», и нажмите на кнопку «Выбр.». Можно воспользоваться кнопкой «Экспресс - выбор». При нажатии на эту кнопку система выберет значение и закроет окно «Поиск». В случае отмены поиска, нажмите на кнопку «Отмена». Внимание! Следует учесть, что в данном окне поиска справочник содержит в т.ч. и тенговые значения поставщика, выбор которого не даст результатов поиска требуемого документа. 7. Статус документа Выберите статус документа для осуществления поиска по статусу. Для этого необходимо нажать и из выпадающего списка выбрать соответствующее значение. Выпадающий список содержит следующие значения: На обработке ТПК На утверждении Новый Обработан Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 12 Руководство пользователя 8. 9. Статус документа в ИИСК Вид валюты Ожидание обработки Отклонен Отклонен истечение времени Отклонен на уровне ГУ Отозван ГУ Выберите статус документа в ИИСК для осуществления поиска по статусу. Для этого необходимо нажать и из выпадающего списка выбрать соответствующее значение. Выпадающий список содержит следующие значения: Обработан Оплачен Отклонен Создание документа Внимание! В данном параметре поиск разрешен по видам валют, использованным ранее при проведении операции в инвалюте Введите вид валюты, либо выберите из списка. Для выбора вида валюты нажмите на кнопку . Выпадающий список будет содержать виды валют, использованные ранее при проведении операций в иностранной валюте. После ввода любого из всех указанных параметров необходимо нажать на кнопку «Перейти», что бы Система начала поиск. Для очистки параметров поиска, нажмите на кнопку «Очистить». Результаты произведенного поиска отобразятся в блоке «Список документов». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 13 Руководство пользователя 4.2 Блок «Список документов» Блок «Список документов» содержит следующие поля: № Наименование Комментарии поля 1. Номер В данном столбце отображается номер документа. документа 2. Тип документа В данном столбце система отображает тип документа: Конвертация Реконвертация Перевод денег в инвалюте 3. Поставщик В данном поле отображается наименование поставщика 4. Сумма в тенге В данном поле указывается сумма в тенге 5. Сумма в В данном поле указывается сумма в валюте валюте 6. Вид валюты В данном поле указывается вид валюты 7. Дата В данном поле указывается дата создания документа документа 8. Статус В данном поле указывается статус документа. Отображается одно из документа значений: На обработке ТПК На утверждении Новый Обработан Ожидание обработки Отклонен Отклонен истечение времени Отклонен на уровне ГУ Отозван ГУ 9. Статус В данном поле указывается статус документ в Системе казначейства. документа в Отображается одно из значений: ИИСК Обработан Оплачен Отклонен Создание документа 10. Примечание В данном поле указывается описание причины отклонения документа 11. Срок действия В данном поле отображается числовое значение срока заявки использования валюты и действия документа, а именно, заявки на В конвертации со конвертацию иностранной валюты. дня покупки будет Согласно Правилам исполнения бюджета и его кассового идти отчет с 10 до обслуживания, сконвертированная иностранная валюта в течение 3 дней в обратном десяти календарных дней со дня ее зачисления на счет в иностранной порядке, за 3 дня, валюте должна быть использована ГУ по назначению. то есть с 7 дня со дня покупки, Ежедневно Система производит проверку по срокам заявок на будет конвертацию, срок отображается в обратном отчете от 10 до 0. отображаться В случае, когда срок 7 дней превышен, т.е. в поле будет отображено СООБЩЕНИЕ: числовое значение равное цифре «3», независимо от того списаны 3 дня - «Осталось ли средства на валютном счете ГУ на получателя или нет, 3 дня! Необходимо Система в данном поле сформирует уведомление для Главного создать заявление бухгалтера/бухгалтера ГУ о необходимости создания заявления на на перевод или перевод или заявки на реконвертацию иностранной валюты. заявку на Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 14 Руководство пользователя реконвертацию иностранной валюты!» 2 дня - «Осталось 2 дня! Необходимо создать заявление на перевод или заявку на реконвертацию иностранной валюты!» 1 день - «Остался 1 день! Необходимо создать заявление на перевод или заявку на реконвертацию иностранной валюты!» Затем по истечению срока сообщение сменится на текст следующего характера: «ВНИМАНИЕ! Необходимо создать заявку на реконвертацию иностранной валюты. Заявка просрочена!». Это сообщение будет отображаться 3 дня. 12. Исполнитель 13. Действия Сообщение аналогичного характера будет отображаться три дня. Срок использования валюты (заявка на конвертацию иностранной валюты), рассчитывается на основании следующей формулы: Срок использования валюты = (Дата утверждения Заявки на конвертацию + 10 дней) – Текущая дата. Согласно Правилам исполнения бюджета в случае неиспользования либо недоиспользования иностранной валюты, в течение десяти календарных дней со дня ее зачисления на счет в иностранной валюте, не позднее следующего рабочего дня по окончании этого срока необходимо предоставить заявку на реконвертацию иностранной валюты. По истечении 10 дней Система в данном поле уведомит Главного бухгалтера/бухгалтера ГУ о необходимости создать заявку на реконвертацию иностранной валюты, т.к. в случае неиспользования либо недоиспользования иностранной валюты в течение 10 календарных дней со дня получения уведомления об исполнении заявки на конвертацию иностранной валюты, сконвертированная иностранная валюта подлежит реконвертации. Данное сообщение будет отражаться в течение 3-х дней. Внимание! Предупреждения носят информационный характер. Контроль 10 календарных дней будет производиться независимо от того была ли на конвертацию иностранной валюты проведена операция по переводу в иностранной валюте в срок или нет. Таким образом, Система обращает внимание Главного бухгалтера/бухгалтера ГУ на срок использования сконвертированной валюты и своевременное проведение соответствующих операций. В данном поле отображается список исполнителей, осуществляющих валютный контроль. В данном столбце система отображает различные пиктограммы в зависимости от статуса документа. Пиктограмма «Просмотр» ссылки на форму документа в режиме просмотра. При нажатии на данную пиктограмму система отображает форму документа в режиме просмотра. Данная пиктограмма отображается при любом статусе документа. Пиктограмма «Редактирование» ссылки на форму документа в режиме редактирования. При нажатии на данную пиктограмму система отображает форму документа в режиме редактирования. Данная пиктограмма отображается при выполнении следующих условий: Документ находится в статусе «Новый» Не существует сформированного электронного Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 15 Руководство пользователя документа (PDF формы) Текущий пользователь является пользователем ГУ Пиктограмма «Удалить» предназначена для удаления документа. При нажатии на данную пиктограмму система запрашивает у пользователя подтверждение об удалении документа из системы. В случае подтверждения необходимо нажать на кнопку «Да» и система удаляет документ и все записи, связанные с данным документом (файлы, строки и т.д.). В случае отрицательного ответа, необходимо нажать на кнопку «Нет». Система закроет окно предупреждения и вернет на страницу поиска документов. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 16 Руководство пользователя 5. Поиск архивных данных заявок на реконвертацию Архивными данными считаются заявки на реконвертацию в иностранной валюте, которые были созданы с помощью информационной системы «Казначейство-клиент», и перенесены в электронный архив данных. На текущий момент производится автоматический перенос документов, дата создания которых более года, т.е. дата создания заявок на реконвертацию более года. При просмотре финансовых документов по операциям в иностранной валюте происходит проверка доступности электронного архива: Если электронный архив доступен, то отобразится предупреждение об обращении к электронному архиву: «Пожалуйста, ожидайте, происходит обращение к архивным данным! Дождитесь окончания операции!». Данное уведомления носит информационный характер и создано для оповещения пользователей о возможных временных задержках при поиске и получении файла из электронного архива. Для получения данных требуется закрыть уведомление, нажав на кнопку «ОК». После этого документ будет загружен на компьютер и предложено, сохранить документ локально, либо открыть его, без сохранения. Если электронный архив отключен, либо есть какие-либо проблемы с подключением к архивному хранилищу, то отобразится Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 17 Руководство пользователя ошибка о недоступности сервера архивных данных, в соответствии с приведённым ниже рисунком. В данном случае необходимо сообщить об ошибке в соответствующее территориальное подразделение казначейства по месту обслуживания для ее устранения. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 18 Руководство пользователя 6. Создание документа с типом «Реконвертация» Согласно Правилам исполнения бюджета и его кассового обслуживания, реконвертация иностранной валюты – операция, осуществляемая на основании заявки на реконвертацию государственного учреждения по форме согласно соответствующих приложений к настоящим Правилам и предоставляемая в территориальное подразделение казначейства до 10-00 часов времени Астаны. Реконвертация иностранной валюты может производиться с последующим восстановлением ее суммы в тенге на КБК расходов государственного учреждения, с которого была конвертирована иностранная валюта, КБК поступлений (в доход бюджета), КСН спонсорской, благотворительной помощи государственного учреждения. Создание заявки на реконвертацию иностранной валюты в системе осуществляется в зависимости от предназначения операции. Следует так же отметить, что реконвертация иностранной валюты осуществляется Национальным Банком РК по официальному курсу тенге к иностранной валюте, установленной Национальным Банком РК на день проведения операции. Для создания Заявки на реконвертацию иностранной валюты необходимо в форме «Поиска документов» в «Тип документа» нажав на кнопку , в выпадающем списке выбрать тип «Реконвертация», затем нажать «Создать». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 19 Руководство пользователя Вам откроется форма создания и редактирования соответствующего документа - заявки на реконвертацию иностранной валюты: В данной открывшейся форме необходимо внести данные в активных полях (поля белого цвета), в неактивных полях (поля серого цвета) отображается информация недоступная для редактирования. Поля отмеченные , являются обязательными полями ввода данных. Все поля, где есть лупа или календарь , выбираются из справочника либо заполняются вручную. Ниже приведена таблица с описанием содержания полей. № 1. 2. 3. Наименование поля Номер заявки на реконвертацию Комментарии При вводе новой заявки на реконвертацию иностранной валюты необходимо ввести номер документа. Поле «Номер заявки на реконвертацию» по умолчанию уже содержит значение, сгенерированное системой по правилу: XXXXXXX/YY-NNNN, где XXXXXXX – код ГУ, YY – две последние цифры тек. года, NNNN – текущий номер заполняется в ручную пользователем и является уникальным в разрезе ГУ и текущего года. Государственное В данном поле система отображает код и наименование учреждение Государственного учреждения, пользователь которого вводит документ. Сегмент код ГУ из плана счетов. Данное поле является не редактируемым. Тип документа Система отображает тип документа «Реконвертация», так как Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 20 Руководство пользователя 4. Дата документа при создании документа был выбран этот тип. Введите, либо выберите дату из всплывающего календаря, который появится при нажатии на кнопку . Значение в данном поле по умолчанию отображается текущий день. Внимание! Дата документа следующего дня возможна для выбора, в случае если в системе ИИСК заведен курс следующего рабочего дня. 5. Вид валюты Выберите вид валюты, нажав на кнопку списка из выпадающего Внимание! Данное поле содержит виды валют, по которым в системе ИИСК введен курс на дату создания документа. 6. Получатель денег Введите или выберите получателя денег из справочника. Для вызова справочника нажмите . Появится диалоговое окно с параметрами фильтрации поиска значений со справочника. В появившемся окне необходимо выбрать тип фильтрации удобный для поиска, нажав . В пустое поле введите значение для поиска и нажмите на кнопку «Перейти». В поле «Результаты» Система отобразит значение, удовлетворяющие введенным параметрам. Внимание! Следует учесть, что получателем денег в данном окне поиска поставщика отобразятся тенговые значения поставщика, имеющие активные отделения в иностранной валюте. Выберите необходимое значение, нажав «Выбр.», и нажмите на кнопку «Выбр.». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» в столбце 21 Руководство пользователя Можно воспользоваться кнопкой «Экспресс - выбор». При нажатии на эту кнопку система выберет значение и закроет окно «Поиск». В случае отмены поиска, нажмите на кнопку «Отмена». Внимание! Следует учесть, что, когда «Получателем денег» выступает само ГУ, при реконвертации иностранной валюты с внебюджетных счетов ГУ, с источником финансирования – 2,4,5,8,I поле «КБК Доходов», заполнится автоматически из банковских сведений банковского счета (ИИК). Данное поле не редактируемо. 7. Отделение 8. БИК 9. ИИК 10. КБе 11. Платежная группа в инвалюте 12. Источник финансирования Значение в данном поле отобразится автоматически после выбора значения в поле «Получатель денег», значение со справочника поставщиков. Данное поле является не редактируемым. Система отображает БИК банка, в котором открыт счет получателя. Система автоматически отобразит значение в данном поле после выбора значения в поле «Получатель денег», значение со справочника поставщиков. Система отображает ИИК получателя. Система автоматически отобразит значение в данном поле после выбора значения в поле «Получатель денег», значение со справочника поставщиков. В данном поле отображается код бенефициара (Сектор экономики) – Получателя денег. Значение из справочника поставщиков. Данное поле является не редактируемым. Введите или выберите из списка платежную группу в инвалюте. При нажатии на кнопку можно осуществить выбор платежных групп в инвалюте. В зависимости от «Вида валюты» и месторасположению ГУ, система автоматически фильтрует значения платежных групп, в разрезе валюты и месторасположения. Выберите необходимое значение, нажав в столбце «Выбр.», и нажмите кнопку «Выбр.». Выберите соответствующее значение в пустое поле и нажмите на кнопку «Перейти». Введите или выберите значение источника финансирования. Для выбора источника финансирования нажмите на кнопку Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 22 Руководство пользователя 13. Назначение платежа Пользователь вводит назначение платежа. Данное поле не должно превышать 240 символов Внимание! При вводе значения больше 240 символов при сохранении выйдет сообщение - ошибка. 14. Сумма в тенге Данное поле является вычисляемым. Сумма в тенге рассчитывается в зависимости от курса валюты и суммы в валюте. После выбора вида валюты и ввода значения в поле «Сумма в валюте» система автоматически рассчитает значение в данном поле. Данное поле является не редактируемым. Внимание! При формировании заявки на реконвертацию иностранной валюты в PDF форме сумма будет разделена на разряды. Введите или выберите из справочника код бюджетной классификации доходов. Для выбора необходимо нажать . Внимание! Если в реконвертации иностранной валюты поле «Получатель денег» равен наименованию государственного учреждения в поле «Государственное учреждение», и источник финансирования не равен 2, 4, 5, 8, I, то значение в поле «КБК Доходов» по умолчанию будет отображать «088101 - Счет возвратов расходов». Поле не редактируемо. В отчете Заявка на реконвертацию иностранной валюты в поле «Реквизиты счета получателя в тенге» - значение код дохода выводить – не будет. Внимание! Следует учесть, что при реконвертации иностранной валюты, с платежной группы, источник финансирования которых = 2,4,5,8,I данное поле заполняется автоматически из банковских сведений банковского счета (ИИК). При некорректном выводе или в случае наличия ошибок или закрытия данной комбинации счета, система выдаст сообщение – ошибку. 15. КБК доходов 16. АдмПрПодпр Введите или выберите из списка Администратор/Программа/Подпрограмма. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» комбинацию 23 Руководство пользователя 17. КБК Доходов в тенге 18. КНП 19. КОд 20. Сегмент 3,4 (АдмПрПодпр, Специфика) 21. Отправитель денег для налога 22. Курс НБ РК 23. Сумма в валюте Для выбора необходимо нажать . Внимание! Данное поле необязательно для заполнения, если в реконвертации инвалюты получателем выступает Налоговый комитет, т.е. реконвертация идет в доход бюджета. Поле обязательно для заполнения, если в реконвертации инвалюты получателем выступает – Само ГУ, т.е. реконвертация идет на восстановление денег на счет ГУ. Введите или выберите из списка значение кода бюджетной классификации доходов. Для выбора из справочника необходимо нажать . Внимание! Данное поле необязательно для заполнения, если в реконвертации инвалюты получателем выступает Налоговый комитет, т.е. реконвертация идет в доход бюджета. Поле обязательно для заполнения, если в реконвертации инвалюты получателем выступает – Само ГУ, т.е. реконвертация идет на восстановление денег на счет ГУ. В данном поле отображается код назначения платежа. Для заявки на реконвертацию иностранной валюты будет соответствовать значение 223 - Иностранная валюта за тенге вне биржи. Данное поле является не редактируемым. В данном поле система отображает значение кода отправителя денег, соответствующее государственному учреждению. Данные используются из справочника ИИСК. Внимание! В тип документа "Реконвертация" в поле сегмент 3,4 «АдмПрПодПр» при СОЗДАНИИ по умолчанию будет отображаться значение "000000000" (9 нулей), данное поле не редактируемо. Для отображения счета государственного учреждения в иностранной валюте необходимо ввести или выбрать из справочника значение в поле «Специфика» блока «Дополнительные сведения». Для выбора из справочника необходимо нажать . После ввода значений в указанные поля, поле «Счет в инвалюте ГУ» заполнится автоматически. Введите или выберите из справочника Отправителя денег (для налога). Для вызова справочника необходимо нажать ,ив представленном окне осуществить выбор необходимого значения. После выбора вида валюты, и в случае наличия курса валют в системе, значение в данном поле отобразится автоматически, и будет соответствовать курсу валют Национального Банка РК на дату документа. Введите сумму в валюте. Данное поле является цифровым и не может содержать нулевое или отрицательное значение. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 24 Руководство пользователя Внимание! Разделителем дробных значений является - Точка. При некорректном вводе суммы с использованием «запятой», система автоматически «округлит» сумму. Например, сумма = 1000.77, если разделителем использовать «запятую» сумма станет = 100077, что приведет к покупке суммы большей, чем необходимо. Как отмечалось выше, значение в поле «Сумма в тенге» рассчитается автоматически, при выборе «Вида валюты» и суммы в валюте Внимание! При формировании заявки на реконвертацию иностранной валюты в PDF форме сумма будет разделена на разряды. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 25 Руководство пользователя 7. Сохранение и отправка документа с типом «Реконвертация» После заполнения всех необходимых данных для формирования заявки на реконвертацию иностранной валюты необходимо нажать «Сохранить». Кнопка «Сохранить» на форме предназначена для сохранения введенных данных. При сохранении новой заявки на реконвертацию иностранной валюты сохраняются все введенные данные и документу присваивается статус «Новый». При нажатии на кнопку «Сохранить» система производит ряд проверок: заполнение обязательных полей формы, корректность комбинации кода бюджетной классификации, уникальность и соответствие формату номера документа и т.д., таким образом, документ проходит форматно – логический контроль. В случае наличия ошибок, система выдаст сообщения: или Согласно Правил исполнения бюджета и его кассового обслуживания Заявка на реконвертацию иностранной валюты составляется и предоставляется государственным учреждением до 10-00 часов. В случае, отсутствия ошибок и отправки заявки на реконвертацию иностранной валюты позже указанного времени система выдаст предупреждение Внимание! При выводе данного предупреждения Системой, дальнейшие действия с документом не запрещены. Если вы намерены отменить все введенные данные, нажмите на кнопку «Назад». Данная кнопка отображается при вводе нового документа, либо при редактировании ранее введенного. При необходимости прикрепления дополнительных (подтверждающих) документов в блоке «Прикрепленные документы» необходимо нажать на кнопку «Добавить файл». При нажатии на данную кнопку система отобразит блок Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 26 Руководство пользователя «Подписать и добавить новый файл», в котором доступны следующие кнопки: № 1. Наименование Ключ Комментарии При нажатии на данную кнопку система запускает стандартное окно выбора файла ключа для загрузки и прикрепления. Более подробную информацию по подписанию ЭЦП вы можете получить в документе Руководство пользователя «Подписание ЭЦП». 2. Файл 3. Подписать 4. Отправить При нажатии на данную кнопку система запускает стандартное окно выбора файла для загрузки и прикрепления. При нажатии на данную кнопку система производит подписание файла выбранным сертификатом аутентификации При нажатии на данную кнопку система отправляет подписанный файл на сервер Далее необходимо нажать «Файл» откроется окно, в котором необходимо выбрать документ для прикрепления После успешного прикрепления документа система отобразит документ и сведения о его создании в таблице «Список прикрепленных документов». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 27 Руководство пользователя Таблица «Список прикрепленных документов» содержит следующие поля № 1. Наименование Сведения 2. 3. Имя файла Создал 4. Действия Комментарии В данном столбце отображаются сведения о электронно-цифровой подписи. При нажатии на пиктограмму отобразится таблица «Список подписавших. Данный список содержит информацию о лицах, подписавших данный документ. Отображается имя файла, который был прикреплен Отображается имя пользователя, который произвел действия Отображается перечень доступных действий для пользователя Для прикрепленных документов знак подписания ЭЦП будет не активен , так как подписание было осуществлено при прикреплении документа и нажатии на кнопку «Подписать». Прикрепленные документы можно также удалять по одному. Для этого нажмите на активную кнопку . Система удалит документ без предупреждения. В верхней части страницы отобразится только оповещение окончания действий. После того как вы внесли все данные и заполнили все обязательные поля, сохранили документ, прикрепили подтверждающие документы, нажмите на кнопку «Сформировать Заявку на реконвертацию иностранной валюты». Внимание! Добавить файл (прикрепленные, подтверждающие документы) можно и после того как Вы нажали «Сформировать Заявку на реконвертацию иностранной валюты». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 28 Руководство пользователя При нажатии на кнопку «Сформировать Заявку на реконвертацию иностранной валюты» система запускает формирование выходной формы «Заявка на реконвертацию иностранной валюты» согласно соответствующего приложения к Правилам исполнения бюджета и его кассового обслуживания №540 и система запросит подтверждение типа так как внести изменения в документ после формирования формы будет невозможно В случае отрицательного ответа, нажмите на кнопку «Нет» и система вернется на страницу ввода и редактирования данных. В случае утвердительного ответа на поставленный вопрос, необходимо нажать на кнопку «Да». После обработки операции, на заблокированной форме редактирования отобразится информация Сформированный отчет автоматически прикрепляется к данному электронному документу и отображается в блоке «Прикрепленные документы». На данном этапе доступны команды «Назад» и «Удалить». Команда «Выбор следующего утверждающего» будет доступна после подписания всех документов. Внесение изменений в электронную версию документа, к которой сформирована PDF форма, невозможно. При нажатии на команду «Назад» Система возвращает на страницу поиска. При нажатии на команду «Удалить» Система запрашивает подтверждение Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 29 Руководство пользователя В случае утвердительного ответа, нажмите на кнопку «Да». Система удалит финансовый документ. В случае отрицательного ответа, нажмите на кнопку «Нет». Сформированный финансовый документ подлежит подписанию и отправке следующему утверждающему. В таблице «Список прикрепленных документов» найдите сформированный документ. В таблице действия отобразится активная кнопка подписать . При нажатии на данную пиктограмму система вызывает функцию подписания ЭЦП документа, и отображает окно запроса ЭЦП пользователя. Внимание! Чтобы отправить документ на утверждение вашему руководителю ГУ его необходимо обязательно подписать ЭЦП. В данном функционале необходимо выбрать ключ подписи. Нажать на пиктограмму и задать путь к ключу подписи. Далее нажать «OK» для выбора соответствующего сертификата, либо «Cancel» (Отмена). После выбора соответствующего сертификата для подписи в окне «Введите пароль» необходимо ввести пароль нажать «ОК» чтобы продолжить процесс подписания или «Отмена» для отмены процесса подписания. Затем нажать «Подписать». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 30 Руководство пользователя При успешном подписании документа появится окно с надписью «Нажмите на кнопку «Отправить» ( ), чтобы отправить подписанный файл на сервер», в котором необходимо нажать кнопку «Отправить». Выйдет запись «Файл успешно отправлен на сервер». После подписания документа, пиктограмма подписи станет не активной. Удалить возможно только подтверждающие документы. Если документы корректны и подписаны, то их необходимо отправить на утверждение Руководителю ГУ. На данном этапе доступны команды «Назад», «Удалить» «Отправить на утверждение». Команда «Выбор следующего утверждающего» доступна для выбора следующего утверждающего. В блоке «Следующий утверждающий» необходимо в поле «Выбор следующего утверждающего» выбрать Руководителя ГУ, с правом подписи данных документов и нажать «Отправить на утверждение». При попытке отправить на утверждение без выбора, следующего утверждающего Система выдаст ошибку следующего характера: «Не выбран следующий утверждающий. Перед отправкой документа необходимо выбрать следующего утверждающего». Внесение изменений в электронную версию документа, к которой сформирована PDF форма, невозможно. При нажатии на кнопку «Отправить на утверждение», запускается процесс утверждения документа следующим утверждающим. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 31 Руководство пользователя При этом окно ввода и редактирования данных закрывается, и система возвращает пользователя на страницу поиска документов. На поисковой странице отображается информация о произведенном действии. Система отправляет данный документ на утверждение Руководителю ГУ и устанавливает документу статус «На утверждении». Внимание! Если документ создан Бухгалтером ГУ не имеющим права подписи на финансовых документах (например, ROLE27), то после создания/импорта финансового документа необходимо выбрать следующего утверждающего и нажать команду «Отправить на утверждение». Запустится процесс отправки финансового документа следующему утверждающему, как правило, Бухгалтеру/Гл. Бухгалтеру (например, ROLE20/21) имеющего право подписи на данных финансовых документах. Финансовый документ перейдет в статус «На утверждении». и Бухгалтер/Гл. Бухгалтер (например, ROLE20/21) имеющий право подписи на данных финансовых документах получит уведомление от Бухгалтера не имеющего права подписи на финансовых документах (например, ROLE27) о необходимости утверждения финансового документа. Бухгалтер/Гл. Бухгалтер (например, ROLE20/21) имеющий право подписи на данных финансовых документах должен пройти по данной ссылке и выполнить определенное действие над данным документом (утвердить/отклонить). Прежде чем утвердить данный документ Бухгалтер/Гл. Бухгалтер (например, ROLE20/21) должен подписать финансовые документы. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 32 Руководство пользователя Для подписания Бухгалтер/Гл. Бухгалтер (например, ROLE20/21) должен пройти по ссылке на документ в К2. После подписания финансовых документов в блоке «Следующий утверждающий» необходимо выбрать следующего утверждающего как правило Руководителя ГУ (например ROLE 10/11) и нажать команду «Сохранить утверждающего». После сохранения следующего утверждающего выйти из данного окна и выбрать команду «Утвердить». При нажатии на кнопку «Назад» Система вернет пользователя на форму поиска документа, где в колонке «Действия», необходимо выбрать доступные действия над документом. Пиктограмма , при нажатии на которую откроется форма просмотра созданного документа, подлежащего отправке на утверждение Руководителю ГУ. Пиктограмма , при нажатии на которую документ будет безвозвратно удален. При нажатии на кнопку «Удалить» на форме создания/просмотра документа, документ будет безвозвратно удален. После подписания финансового документа и отправки следующему утверждающему, в Системе на данном этапе доступны следующие команды «Назад» и «Отозвать финансовый документ». При нажатии на команду «Отозвать финансовый документ» Система запрашивает подтверждение В случае утвердительного ответа, нажмите на кнопку «Да». Система отзовет финансовый документ. В случае отрицательного ответа, нажмите на кнопку «Нет». При нажатии на команду «Назад» Система возвращает на страницу поиска. На данной стадии документа доступны команды «Назад» и «Удалить». При нажатии на кнопку «Назад» Система возвращает на страницу поиска. При нажатии на кнопку «Удалить» система запрашивает подтверждение типа Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 33 Руководство пользователя В случае утвердительного ответа, нажмите на кнопку «Да». Система удалит электронный документ. В случае отрицательного ответа, нажмите на кнопку «Нет». В таблице «Список прикрепленных документов» найдите сформированные документы. В таблице действия отобразится активная кнопка подписать . При нажатии на данную пиктограмму система вызывает функцию подписания ЭЦП документа, и отображает окно запроса ЭЦП пользователя. Внимание! Чтоб отправить документ на утверждение вашему Руководителю ГУ его необходимо обязательно подписать ЭЦП. В данном функционале необходимо выбрать ключ подписи. Ключ подписи необходимо выбрать через пиктограмму настройки, где необходимо указать путь к соответствующему сертификату. Далее нажать «OK» для выбора соответствующего сертификата, либо «Cancel» (Отмена) для отмены. Затем нажать «Подписать». При успешном подписании документа появится окно, в котором необходимо нажать кнопку «Отправить» Выйдет запись «Файл успешно отправлен на сервер». После подписания документа, пиктограммы подписи станут не активными. Удалить возможно только подтверждающие документы. Если документы корректны, то их необходимо отправить на утверждение руководителю. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 34 Руководство пользователя В блоке «Следующий утверждающий» необходимо в поле «Выбор следующего утверждающего» выбрать Руководителя ГУ, с правом подписи данных документов и нажать «Отправить на утверждение». Если Руководитель ГУ не выбран, Система выдаст сообщение об ошибке: «Не выбран следующий утверждающий. Перед отправкой документа необходимо выбрать следующего утверждающего». На данном этапе доступны кнопки «Назад», «Удалить», «Отправить на утверждение». При нажатии на кнопку «Назад» Система вернет пользователя на форму поиска документа, где в колонке «Действия», необходимо выбрать доступные действия над документом. Пиктограмма , при нажатии на которую откроется форма просмотра созданного документа, подлежащего отправке на утверждение Руководителю ГУ. Пиктограмма , при нажатии на которую документ будет безвозвратно удален. При нажатии на кнопку «Удалить» на форме создания/просмотра документа, документ будет безвозвратно удален. При нажатии на кнопку «Отправить на утверждение», запускается процесс утверждения документа следующим утверждающим. Система отправляет данный документ на утверждение руководителю ГУ и устанавливает документу статус «На утверждении». При этом окно ввода и редактирования данных закрывается, и система возвращает пользователя на страницу поиска документов. На поисковой странице отображается информация о произведенном действии. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 35 Руководство пользователя Процесс утверждения документов Руководителем ГУ описан в главе 9. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 36 Руководство пользователя 8. Импорт документа с типом "Реконвертация" Для импорта заявки на реконвертацию иностранной валюты необходимо в форме «Поиска документов» в «Тип документа» нажав на кнопку , в выпадающем списке выбрать тип «Реконвертация», затем нажать «Импорт». Откроется форма импорта соответствующего документа - заявки на реконвертацию иностранной валюты: В данной форме необходимо нажать на кнопку «Импорт». В появившемся блоке «импорт XML из файла» нажать кнопку «Обзор», для выбора импортируемого файла. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 37 Руководство пользователя В появившемся окне необходимо выбрать импортируемый файл, в формате XML который был ранее выгружен из 1С в определенную папку. Нажать «Открыть» В блоке «импорт XML из файла» нажать «Загрузить», для загрузки импортируемого файла в ИС «Казначейство-клиент». При импорте документа с типом «Реконвертация» происходит ряд проверок. Проверки и соответствующие сообщения об ошибках приведены в таблице ниже. № Описание проверки п/п 1. Формат файла корректен, но тип документа, указанный в импортируемом файле не соответствует типу «Реконвертация» в ИС Казначейство - клиент 2. Формат файла или состав полей не корректен Сообщение об ошибке Тип загружаемого документа не соответствует выбранному типу "Реконвертация" Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Импортируемый файл загружаемого файла не соответствует формату Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 38 Руководство пользователя 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Импортируемый файл не Выбранный файл не соответствует типу данных. соответствует формату Выберите текстовый файл типа XML. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл с номером документа, Указанный в импортированном файле номер счета уже который уже использовался использован в системе в Системе. Проверка на уникальность номера Документ не будет сохранен, пока в импортируемом финансового документа. файле не будет исправлена данная ошибка Файл с номером документа, Некорректный формат номера счета не соответствующий установленному формату. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл с датой документа, не Дата документа в импортируемом файле отсутствует, соответствующей формату либо не соответствует формату ДД.ММ.ГГГГ ДД.ММ.ГГГГ. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл с датой документа, Дата документа не должна быть меньше текущей даты меньше текущей даты. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с курсом валюты, Отсутствует валюта на указанный день который отсутствует в ИИСК. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным Указанный код валюты не найден кодом валюты. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным БИН Получатель денег указанный в файле не найден поставщика. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным Поле Отделение некорректно отделением поставщика. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным БИК Поле БИК некорректно поставщика Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 39 Руководство пользователя 13. 14. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным ИИК Поле ИИК некорректно поставщика Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным Поле КБЕ некорректно значением КБЕ поставщика 15. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректной или Указанная платежная группа в инвалюте не найдена несуществующей платежной группой 16. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл со значением Неверный контрольный разряд счета в платежной платежной группы менее группе чем 20 символов 17. 18. 19. 20. 21. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с источником Источник финансирования не соответствует ИИК финансирования получателя денег несоответствующий банковскому счету получателя денег Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с источником Реконвертация не может быть произведена на этот счет финансирования несоответствующий банковскому счету Документ не будет сохранен, пока в импортируемом получателя денег файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с назначением Назначение платежа превышает 240 символов платежа больше 240 символов Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с некорректным Неверное значение тенгового эквивалента значением тенгового эквивалента, не соответствующим валюте Документ не будет сохранен, пока в импортируемом умноженной на курс файле не будет исправлена данная ошибка. Файл, где сумма в тенге Поле Сумма в тенге является цифровым и не может имеет не цифровое или содержать нулевое или отрицательное значение отрицательное значение Документ не будет сохранен, пока в импортируемом Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 40 Руководство пользователя файле не будет исправлена данная ошибка. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. Файл, в котором получателем средств является - само ГУ, и источник финансирования НЕ равен 4, 5, 8, I, но значение в поле «КБК Доходов» заполнено и НЕ равно 088101 Файл, в котором получателем средств является - само ГУ, и при этом не заполнено поле «АдмПрПодпр» КБК доходов должно быть равно 088101 Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. АдмПрПодпр не заполнено Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл, в котором КБК Доходов в тенге не заполнено получателем средств является - само ГУ, и при этом не указано КБК Документ не будет сохранен, пока в импортируемом Доходов в тенге файле не будет исправлена данная ошибка. Файл, в котором источник КБК доходов не соответствует Источнику финансирования в финансирования платежной группе равно 4,5,8, I, но КБК доходов, не соответствует данным Документ не будет сохранен, пока в импортируемом банковского счета ИИСК. файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с КБК доходов, Поле КБК доходов не найдено в системе отсутствующий в Системе Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с КБК доходов, не Поле КБК доходов не соответствует формату соответствующий формату Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл с КБК доходов в КБК доходов в тенге не соответствует формату тенге, не соответствующим формату или отсутствующим в системе Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл со значением КНП, КНП реконвертации должно соответствовать значению не соответствующий 223 значению «223» Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 41 Руководство пользователя 30. 31. 32. Файл, где значение код КОд не соответствует значению в справочнике сектора экономики не поставщиков соответствует значению в справочнике поставщика Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка. Файл, с некорректным 1.Поле «Администратор» в Сегменте 3,4 не форматом поля соответствует формату поля «АдмПрПодпр», 2.Поле «Специфика» в Сегменте 3,4 не соответствует «Специфика» сегмента формату поля 3,4. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл с некорректным 1.В импортированном файле обнаружено неверное значением в поле значение справочника «Сегмент 3,4»: АдмПрПодПр; «АдмПрПодпр», 2.В импортированном файле обнаружено неверное «Специфика» сегмента значение справочника «Сегмент 3,4»: Специфика 3,4. (одновременно) Если ошибка только в одном из сегментов, то Система отобразит соответственно одну ошибку: и 33. 34. 35. 36. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл со значением в поле Отсутствует комбинация валютного счета в Системе «АдмПрПодпр», «Специфика» сегмента 3,4. в разрезе, которых не Документ не будет сохранен, пока в импортируемом существует комбинация файле не будет исправлена данная ошибка счета в Системе Файл с курсом валюты, не Курс на выбранную дату не соответствует курсу НБ РК соответствующий курсу НБ РК. Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл, где сумма в валюте Сумма в валюте не соответствует формату имеет не цифровое значение Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Файл, где сумма в валюте Поле Сумма в валюте является цифровым и не может имеет отрицательное или содержать нулевое или отрицательное значение нулевое значение Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 42 Руководство пользователя 37. Файл с несуществующим Отправитель денег (для налога) не найден в Системе отправителем денег (для налога) в Системе Документ не будет сохранен, пока в импортируемом файле не будет исправлена данная ошибка При отсутствии ошибок в импортируемом файле, Система позволит сохранить импортированный документ с типом «Реконвертация». Внимание! Все поля заявки на реконвертацию после импорта файла не редактируемы, активными остаются только кнопки «Сохранить», «Сформировать» и «Назад»! Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 43 Руководство пользователя 9. Процесс утверждения документов Главный бухгалтер подписывает и отправляет документы по проведению операций в иностранной валюте на согласование и утверждение Руководителю ГУ. Руководитель входит в систему и в рабочем списке находит уведомление о необходимости утверждения. В рабочем списке отображаются все уведомления, которые были высланы вам Системой. Нажав на активную ссылку в поле «Тема», открывается окно уведомления В открывшемся окне уведомления расположена следующая информация: № Наименование Комментарии 1. От В данном поле указывается отправитель документа 2. Кому В данном поле указывается получатель документа 3. Отправлено 4. Срок В данном поле отображается дата отправки данного сообщения. В данном поле указывается срок финансового документа Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 44 Руководство пользователя 5. (24 часа) Внимание! Сроки исполнения финансовых документов по проведению операций в иностранной валюте - день в день, так как курс валюты может меняться. Конвертация/ Реконвертация утверждается Руководителем ГУ и отправляется в ТПК до 10 часов времени Астаны текущего дня; Перевод денег в иностранной валюте утверждается Руководителем ГУ и отправляется в ТПК до 16 часов времени Астаны текущего дня. Срок действия заявки по равен дате документа. В данном поле отображается системный код уведомления Код Данное окно отображает следующие кнопки «Отклонить», «Утвердить». Для того чтобы просмотреть документ, необходимо нажать на активную ссылку «Ссылка на документ в К2». При этом откроется форма просмотра документа. Внимание! Для того чтобы ссылка открылась в новом окне необходимо нажать непосредственно на кнопку . Если нажать на , тогда документ откроется в этом же окне. Внимание! Руководитель ГУ не может внести изменения в документ. Руководитель ГУ может только утвердить или отклонить документ. Внимание! Прежде чем подписать документы, Руководитель ГУ должен проверить данные поступивших документов, и только потом нажать на активную кнопку подписания документа в форме просмотра документа. Если документ соответствует всем требованиям, Руководитель ГУ нажимает на активную просмотра документа. кнопку подписания документа Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» в форме 45 Руководство пользователя При нажатии на данную пиктограмму система вызывает функцию подписания ЭЦП документа, и отображает окно запроса ЭЦП пользователя. Далее возвращается в окно «Уведомления» нажав на ссылку «Сведения об уведомлении» в верхнем левом углу страницы , и нажимает на кнопку «Утвердить». Внимание! Нельзя утвердить документ, предварительно не подписав все документы, в том числе и подтверждающие. Система выдаст ошибку. Если финансовый документ поступивший Руководителю ГУ некорректно заполнен, Руководитель ГУ может отклонить данный документ. При этом Руководитель ГУ не подписывает документ, а нажав на ссылку «Сведения об уведомлении» в верхнем левом углу страницы, выходит из окна подписания документа в окно «Уведомление» где есть активные кнопки «Отклонить» и отклоняет документ. При отклонении документа, необходимо обязательно написать причину отклонения в поле «Примечание утверждающего» и после нажать на кнопку «Отклонить». Внимание! Отклонить документ без указания причины отклонения невозможно. Система выдаст ошибку: Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 46 Руководство пользователя 10. Рабочий список Рабочий список представляет собой набор функций, позволяющий работать с уведомлениями Системы. Для того чтобы найти уведомления нажмите на кнопку «Полный список» в рабочем списке. В окне «Рабочий список» по умолчанию в Просмотр отображается «Открытые уведомления». В строке просмотр из выпадающего списка (фильтрация уведомлений) можно выбрать нужные пользователю уведомления по следующим категориям: - Все уведомления - все поступившие пользователю уведомления, как обработанные так и не обработанные, со статусами «Откр.», «Закрыто», «Отменено»; - Информационные уведомления – уведомления, не требующие действий со стороны пользователя к которому они поступили; - Открытые уведомления – открытые уведомления поступившие пользователю; - Открытые уведомления от меня – оповещают вас о том, что уведомление пришло к следующему участнику процесса, который еще не выполнил никаких действий с уведомлением; - Предписывающие уведомления – уведомления, требующие от пользователя выполнения активных действий с ним (утверждение, отклонение). Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 47 Руководство пользователя При выборе «Открытые уведомления», в открывшейся странице «Рабочий список» отобразятся все открытые уведомления. Чтобы просмотреть уведомление, необходимо выбрать уведомление, нажав на выбор в колонке «Выбр.» соответствующего уведомления, и нажать на кнопку «Откр.». Откроется рабочий список, где в поле «история действий» можно увидеть историю по прохождению документа. Для того чтобы осуществить поиск, в окне навигатор в полномочии ПБС:Директор выбираем «Уведомления». Откроется окно «Рабочий список», где можно осуществить «Простой поиск», нажав на кнопку «Простой поиск». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 48 Руководство пользователя В окне простого поиска задайте параметры поиска уведомления и/или нажмите на кнопку «Перейти». Для осуществления повторного поиска, нажмите на кнопку «Очистить» и повторите попытку. В данном окне поиска есть возможность расширенного поиска, в котором нужно задать параметры поиска уведомления и/или нажмите на кнопку «Перейти». Внимание! Окна простого/расширенного поиска имеют возврат из расширенного в простой поиск и наоборот. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 49 Руководство пользователя 11. Уведомления о формировании отчетов 8-07, 8-12, 8-13, 8-17 Согласно «Правил исполнения бюджета и его кассового обслуживания» № 220, выдача ТПК отчета 8_07 ГУ осуществляется ежемесячно один раз в месяц следующего за отчетным периодом. Самостоятельное формирование данного отчета возможно государственными учреждениями, обсуживающимися по ИС "Казначейство-клиент". Формирование данного отчета следует производить один раз в начале месяца следующего за отчетным периодом, и только после получения уведомления о возможности формирования отчета 8_07 «Отчет об остатках на счетах в иностранной валюте». Согласно Правил №220, государственные учреждения, обслуживающиеся по ИС "Казначейство-клиент", по мере проведения операций в иностранной валюте, самостоятельно формируют выписки по счетам в иностранной валюте после получения уведомления о возможности формирования отчета 8_17 на определенную дату. Рассылка уведомления о возможности формирования отчета 8_17 «Выписка по счетам в иностранной валюте ГУ» осуществляется по мере проведения операций в иностранной валюте, и закрытия операционного дня в иностранной валюте в органах казначейства. Внимание! Отчеты за предыдущий день, сформированные без получения уведомления о возможности формирования отчета 8_17 может содержать некорректную информацию о проведенных операциях в иностранной валюте. При необходимости ГУ может обратиться в ТПК по месту обслуживания и запросить отчеты 8_07, 8_17 на бумажном носителе. В целях возможности формирования пользователями ГУ операций в иностранной валюте датой следующего дня, необходимо наличие в Системе курса валют на следующий рабочий день. Отчет 8_12 позволяет определить наличие курса в Системе на требуемую дату. Самостоятельное формирование данного отчета возможно после получения уведомления о возможности формирования отчета 8_12 «Курс тенге к иностранным валютам» на определенную дату. Для осуществления перевода денег в иностранной валюте ГУ, прежде чем направить заявление на перевод денег в инвалюте, необходимо проверить наличие и реквизиты поставщика – нерезидента в Системе. Отчет 8_13 позволяет сверить реквизиты поставщика – нерезидента в Системе с подтверждающими документами, предоставленными иностранным поставщиком. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 50 Руководство пользователя Самостоятельное формирование отчета возможно как по определенному поставщику, так и по всем поставщикам нерезидентам, введенным ранее в Систему. При направлении в ТПК заявки на ввод получателя денег в иностранной валюте по форме согласно соответствующего приложения Правил, Клиенты ГУ получат уведомление типа «Иностранный поставщик № ХХХХ СОЗДАН В СИСТЕМЕ», где ХХХХ – наименования иностранного поставщика. При направлении в ТПК заявки на внесение изменений реквизитов получателя денег в иностранной валюте согласно соответствующего приложения настоящих Правил, Клиенты ГУ получат соответствующее уведомление типа «Иностранный поставщик № ХХХХ ОБНОВЛЕН В СИСТЕМЕ», где ХХХХ – наименования иностранного поставщика. Внимание! Следует учесть, что с поставщиком – нерезидентом одновременно может работать несколько ГУ. Поэтому при создании или обновлении иностранного поставщика предусмотрена рассылка уведомления всем ГУ о создании или обновлении того или иного поставщика – нерезидента. Данное уведомление носит информационный характер. При получении данного уведомления, если создателем заявки на ввод/изменение являетесь не Вы, то нет необходимости формировать отчет 8_13. Открытые уведомления вы можете просмотреть на главной странице в «Рабочем списке», где нажав на активную ссылку в поле «Тема», открывается окно уведомления. В открывшемся окне уведомления расположена следующая информация: № Наименование Комментарии 1. Кому В данном поле указывается получатель документа 2. Отправлено 3. Код В данном поле отображается дата отправки данного сообщения. В данном поле отображается системный код уведомления Данное окно отображает только кнопку «ОК». При нажатии на данную кнопку «ОК» Уведомление приобретает статус «Закрыто» и не отображается в Рабочем списке уведомлений. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 51 Руководство пользователя Для возврата в рабочий список нажмите в окне сведения об уведомлении на ссылку «Возврат к рабочему списку» в нижнем левом углу страницы. Для того чтобы осуществить поиск Уведомления со статусом «Закрыто», в окне навигатор в полномочии ПБС: Финансовая роль выбираем «Уведомления». В уведомлениях с типом «Все уведомления», в колонке статус можно увидеть статус уведомлений. После получения уведомления при необходимости нужно перейти в «Модуль отчетности» и сформировать необходимый отчет. Более подробное описание работы в «Модуль отчетности» описано в в документе «МОДУЛЬ ОТЧЕТНОСТЬ» «Руководство пользователя по формированию отчетности по операциям в иностранной валюте для государственных учреждений». Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 52 Руководство пользователя 12. Рассылка уведомлений об отмене операций в инвалюте в ИИСК В случае, отклонения документа по операциям в иностранной валюте сотрудник ТПК запускает отчет по «Рассылке уведомлений об отмене операций в инвалюте в ИИСК». Запуск отчета требуется для своевременного уведомления государственных учреждений, подключенных к ИС «Казначействоклиент» об отмене документов по операциям в иностранной валюте в ИИСК. Государственные учреждения, участвовавшие в создании и утверждении документа получают уведомления об его отклонении. Уведомление об отмененном документе отобразится на главной странице в «Рабочем списке» бухгалтера/главного бухгалтера/директора ГУ. «Тема» уведомления содержит сообщение: «Финансовый документ № XXXXXXX/YY-NNNN отменен». Для просмотра содержания необходимо нажать на данное Уведомление, где указана причина отмены финансового документа. Далее нажимаем ОК, после чего Уведомление приобретает статус «Закрыто» Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 53 Руководство пользователя Для того чтобы осуществить поиск Уведомления со статусом «Закрыто», в окне навигатор в полномочии ПБС: Финансовая роль выбираем «Уведомления». В окне «Рабочий список» по отображаются «Открытые уведомления». умолчанию в «Просмотр» Просмотр имеет выпадающий список, в котором можно выбрать для просмотра тип уведомления. Для этого нужно нажать и выбрать уведомления, затем нажать «Перейти». При выборе «Открытые уведомления», в открывшейся странице «Рабочий список» отобразятся все открытые уведомления. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 54 Руководство пользователя Чтобы просмотреть уведомление, необходимо выбрать уведомление, нажав на выбор в колонке «Выбр.» соответствующего уведомления, и нажать на кнопку «Откр.». При просмотре всех уведомлений отображается колонка «Статус» документа. Допустимые значения в данной колонке: «Закрыто» или «Открыто». Если статус уведомления соответствует значению «Закрыто» - это означает, что данное уведомление уже обработано. Если статус уведомления соответствует значению «Откр.» - это означает, что никаких действий по данному уведомлению не производилось. Подготовлено Департаментом IT-Консалтинга ТОО «ЦЭК» 55