СМК.СТФ. 08-37-001-2014 - Филиал ОУ ВО "СПб ИВЭСЭП"
advertisement
НОУ ВПО «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» Филиал НОУ ВПО «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г. Перми Система менеджмента качества УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ПРОЦЕССОМ Шифр документа: СМК. СТФ. 0837/001-2014 Файл: \\Serv\ИВЭСЭП\Пермский филиал С-Пб ИВЭСЭП\Стандарты филила\ СМК. СТФ. 08-37/001-2014 версия Стр. 1/135 01 УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала _____________В.М. Чернышева «07» февраля 2014 Введен в действие приказом № 4 - ЦКО от «07» февраля 2014г. Срок введения с «07» февраля 2014г. Система менеджмента качества УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ПРОЦЕССОМ СТАНДАРТ ФИЛИАЛА Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения разработчика. СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Сведения о стандарте 1. РАЗРАБОТАН ЦКО ФИЛИАЛА НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2. ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом директора филиала № 4 - ЦКО от «07 » февраля 2014 г. обсужден на Совете филиала, протокол № 1 от « 06 » февраля 2014 г.. 3. СТАНДАРТ РАЗРАБОТАН НА ОСНОВЕ ПОЛОЖЕНИЙ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества». Тема: «Управление информационно - документационным процессом». 4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ. Разработчики: В.А. Симонова – заведующий центром качества образования филиала. О.А. Титова – ст. методист центра качества образования филиала С.С. Большакова – инспектор ОК/архивариус филиала В.В. Маркин – юрист филиала Рецензенты: В.М.Чернышева – профессор кафедры экономики и менеджмента, к.э.н., доцент, профессор РАЕ, директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. Д. В. Вохмянин – профессор кафедры государственно-правовых дисциплин, к.ю.н., доцент, заведующий кафедрой государственно-правовых дисциплин, профессор РАЕ, заместитель директора филиала по учебной и научной работе. Т.В. Батуева – ст. преподаватель кафедры экономики и менеджмента, специалист – практик по документоведению. 2 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 СОДЕРЖАНИЕ 1. 2. 3. 4. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 5.9. 5.10. 5.11. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 8. 8.1. 8.2. 8.3. 9. 9.1. 9.2. 9.3. 9.4. 9.5. 9.6. 9.7. 9.8. 9.9. 9.10. 10. 10.1. 10.2. Назначение и область применения Нормативные ссылки Термины и определения Сокращения Ответственность Административно – управленческий аппарат Отдел кадров, архив Бухгалтерия Юридический отдел Центр качества образования Кафедры Компьютерная лаборатория информационных технологий Студенческий отдел кадров Библиотека Отдел по воспитательной работе со студентами Приемная комиссия Общие положения Унифицированная система управленческой документации Требования, предъявляемые к документам Хранение документов Схема движения и технология обработки документов Входящие документы Исходящая документация Внутренние документы филиала Бланки документов филиала Регистрационный номер документа Формы регистрации документов и порядок их заполнения Контроль исполнения документов Порядок передачи документов на хранение в архив Экспертиза ценности документов Экспертная комиссия Подготовка и передача документов в архив Номенклатура дел, технология накопления документов Составление номенклатуры дел Формирование и оформление дел Распорядительные документы Уставы, положения, инструкции Протоколы Утвержденные планы, отчеты Лицевые счета Статистическая документация Учебно- методическая документация Документация СМК Электронный документооборот Система электронного документооборота (СЭД) Использование ЭБС в учебном процессе Приложения Приложение 1. Инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом директора филиала от «07» февраля 2014 № 4 4 6 9 13 14 14 14 16 17 18 18 19 20 20 21 21 23 23 24 25 27 27 27 28 28 30 30 30 32 32 34 35 36 36 37 42 42 42 42 43 43 43 44 46 46 46 50 50 3 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 1. Назначение и область применения Настоящий стандарт устанавливает унифицированную систему документации (УСД) в филиале, созданной по единым правилам и требованиям, содержащей информацию, необходимую для управления филиалом. Унифицированная система документации в филиале вводится с целью приведения к максимально возможному единообразию форм документов, объединение в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми структурными подразделениями филиала, с использованием компьютерных технологий, методов обработки документной информации. УСД разрабатывается на основе: - единообразия построения форм документов; - регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; -исключения из документов дублирующих данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единства применяемой терминологии и условных обозначений; - определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения; - установления единых правил составления и оформления реквизитов документов. Стандарт управления информационно - документационным процессом разработан в соответствии с «Система менеджмента «Унифицированные ГОСТ Р ИСО 9001: 2008 (ИСО 9001:2008) качества. системы Требования» документации. ; ГОСТ Р Унифицированная 6.30-2003. система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Руководством системы менеджмента качества в филиале. 4 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Стандарт распространяется на все структурные подразделения, участвующие в документообороте филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми: - административно – управленческий аппарат; - отдел кадров, архив; - бухгалтерия; - юридический отдел; - центр качества образования; - кафедры; - компьютерная лаборатория информационных технологий; - студенческий отдел кадров; - библиотека; - отдел по воспитательной работе со студентами; - приемная комиссия. 5 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 2. Нормативные ссылки В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы: - Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001г. № 197 ФЗ; - Стандарты и директивы ENQA (European Network for Quality Assurance in Higher Education – Европейская сеть гарантии качества в высшем образовании); - ГОСТ Р ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2008) Система менеджмента качества. Требования; - ГОСТ Р 52614.2-2006 Руководящие указания по применению ГОСТ Р ИСО 9001-2001 в сфере образования; -ГОСТ Р Унифицированная 6.30-2003. система «Унифицированные системы документации. организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; - ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; - Правила «Основные правила работы архивов организаций» одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.; - Приказ Минобразования РФ от 24 июля 2000 г. № 2286 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении»; - «Методические указания по применению примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения» (утверждены Минобразования РФ 11мая 1999 г.); - Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения»; - Устав НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП», утвержденный собранием Учредителей НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» протокол № 3 от 23 июля 2012г.; - Положение о филиале, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 24.03.2010г.; 6 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 - Положение об организации учебного процесса, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 22.03.2011г.; - Положение о бухгалтерии, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007 г.; - Положение о центре качества образования, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 20.01.2011г.; - Положение о кафедре бухгалтерского учета, анализа и аудита утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007 г.; - Положение о кафедре уголовного права и прокурорского надзора, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 15.09.2011 г.; -Положение о кафедре гражданско-правовых дисциплин, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 15.09.2011 г.; - Положение о кафедре криминалистики, уголовного и гражданского процесса, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 15.09.2011 г.; -Положение о кафедре государственно-правовых дисциплин, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 15.09.2011 г.; - Положение о кафедре гуманитарных, общематематических и естественнонаучных дисциплин, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 25.01.2007 г.; - Положение о лаборатории информационных технологий, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007г.; - Положение о бухгалтерии, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007г.; - Положение об отделе кадров филиала, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007; - Положение о студенческом отделе кадров, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» от 20.01.2011г.; - Положение об отделе по воспитательной работе со студентами, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007 г.; 7 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 - Положение о библиотеке, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007 г.; - Положение об архиве, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 12.02.2007 г.; - Положение о работе с персональными данными, утвержденное ректором НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» 26.04.2011г.; - Положение о приемной комиссии, утвержденное директором филиала 12.04.2013 г.; - Руководство системой менеджмента качества образования в филиале, утвержденное директором филиала 13.08.2012г.; - Должностные инструкции сотрудников филиала, утвержденные директором филиала. 8 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 3. Термины и определения Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения. Дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности филиала. Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. Документ - официальный исполнительным органом документ, власти, созданный органом государственным, местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот филиала. Документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства правовых обязательств или деловой деятельности при подтверждении. Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направление в дело». Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Информационная система – система управления документами, предназначенная для регистрации, хранения, поиска, представления и печати документов в электронно-цифровой форме. Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. 9 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Классификация – систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, проставленными в классификационной системе. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в филиале, с указанием сроков их хранения. Нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Термин охватывает понятия государственный стандарт, законы РФ, своды правил и регламенты, утвержденные государственными органами и т.п. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией. Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа. Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности (подпроцессов, этапов процесса), преобразующих входы в выходы. Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему 10 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Реквизит документа - обязательный элемент оформления документа. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида и сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним в течение времени. Требование – потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным. Управление – процесс воздействия на систему в целях перевода ее в новое состояние или поддержание ее в каком-то установленном режиме. Управлением документами - область управления, отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов. Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационносправочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. 11 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. 12 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 4. Сокращения ВПО – высшее профессиональное образование ВУЗ – высшее учебное заведение ДП – документированная процедура ДИ – должностная инструкция НД – нормативная документация НПД – нормативно-правовая документация ОРД - организационно-распорядительная документация НОУ - негосударственное образовательное учреждение ППС – профессорско-преподавательский состав СМК – система менеджмента качества СП – структурные подразделения СПб ИВЭСЭП - «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» СТФ – стандарт филиала ЦКО – центр качества образования ГОС – государственный образовательный стандарт ФГОС – федеральный государственный образовательный стандарт ЭК – экспертная комиссия ИАС – информационно-аналитическая система «Документооборот» ЭЦП – электронная цифровая подпись УСД – унифицированная система документооборота 13 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 5. Ответственность Ответственными за соблюдение данного стандарта являются все работники структурных подразделений, указанные в п.1 Настоящего стандарта, участвующие в документообороте управления филиалом. 5.1. Административно – управленческий аппарат Административно – управленческий аппарат осуществляет регламентацию всех видов деятельности филиала. Осуществляет контроль за оформление, регистрацию и архивирование документов. Контролирует правильность оформления распорядительных документов, переписки с организациями. Осуществляет оперативное руководство деятельностью по документообороту в филиале. Подписывает, утверждает документы. 5.2. Отдел кадров, архив Организует систему документационного обеспечения управления в филиале. Осуществляет контроль за состоянием и представлением установленной отчетности. Оформляет должностные инструкции на работников филиала. Несет ответственность за осуществление компьютерного набора материалов для административно-управленческого аппарата. Осуществляет подготовку оперативных совещаний и Совета филиала. Ведет протоколы оперативных совещаний и Совета филиала . Готовит к архивному хранению документы, законченные делопроизводством, участвует в экспертизе ценности документов. Оформляет приказы по личному составу, оформляет больничные листы, учет рабочего времени сотрудников для начисления заработной платы. Организует и проводит работы по составлению сводной номенклатуры, номенклатур дел структурных подразделений. 14 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Организует и контролирует качество формирования дел согласно номенклатуре дел на стадии делопроизводства. Организует и проводит работы по определению ценности документов на стадии подготовки к архивному хранению, отбор и подготовку документов с истекшим сроком хранения на уничтожение, к передаче на хранение в Головной вуз. Создает необходимые условия для хранения документов постоянного и временного сроков хранения; учет, обеспечивает сохранность, создает научносправочный аппарат, использует документы, хранящиеся в архиве. Осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве филиала. Функции: ежегодное составление сводной номенклатуры дел, а также номенклатур дел структурных подразделений; организация и контроль за ходом и качеством формирования дел согласно номенклатуры на стадии делопроизводства; участие в работе экспертной комиссии, ведение ее делопроизводства, контроль за исполнением принятых решений; Составление описей дел постоянного срока хранения управленческой и специальной документации, описей дел по личному управленческого персонала и студентов, составу административно- актов о выделении дел к уничтожению с истекшими сроками хранения, актов об утрате или неисправном повреждении документов. Отдел кадров осуществляет ведение архива. Своевременно предоставляет информацию директору филиала о работе архива. Вносит изменения в локальные акты по вопросам архивирования документов и срокам их хранения при изменении общегосударственных нормативных актов. Совершенствует работу архива на основе применения современных автоматизированных информационных технологий; осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архива. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об архиве, утвержденным ректором института 12.02.2007 г. 15 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 5.3. Бухгалтерия Осуществляет бухгалтерский учет и налог в соответствии с 1) Федеральным законом « О бухгалтерском учете»; 2) НКРФ; 3) учетной политикой института; 4)Положением о бухгалтерии. В составе документов бухгалтерского учета должны быть: первичные документы, учетные регистры, отчетные документы. Первичные учетные документы - это документы, составленные в момент свершения операции или после её окончания, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Они должны содержать следующие реквизиты: 1) наименование документа; 2) дату составления документа; 3) наименование организации, от имени которой совершена операция; 4) содержание хозяйственной операции; 5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 6) наименование должностей лиц, ответственных за правильность оформления хозяйственной операции; 7) подписи указанных лиц. Первичными учетными документами оформляются все факты хозяйственной деятельности филиала. Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся на бумажном носителе и в электронном виде. Бухгалтерская имущественном отчетность – это единая система данных об и финансовом положении филиала и о результатах его 16 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета за определенный период времени. Филиал составляет бухгалтерскую, налоговую и статистическую (промежуточную - месячную, квартальную, годовую) отчетность и представляет ее в головной ВУЗ, федеральную налоговую службу, органы статистики (Пермьстат) и в фонды (фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ). 5.4.Юридический отдел Обеспечивает филиал нормативно правовыми документами, необходимыми для деятельности филиала, по учету и ведению баз нормативно правовых актов. Осуществляет проверку соответствия законодательству предоставленных на подпись директору филиала проектов приказов, инструкций, положений и других документов правового характера. Предлагает меры по разрешению разногласий по договорам. Обеспечивает нотариальное удостоверение и государственную регистрацию отдельных видов договоров. Ведет претензионную, исковую работу. Разрабатывает документы, касающиеся вопросов обеспечения сохранности собственности филиала Института. Осуществляет проверку законности увольнения и перевода работников, наложения на них дисциплинарных взысканий. Предоставляет интересы филиала института в государственных надзорных органах, уполномоченных рассматривает дела об административных правонарушениях, выявленных в филиале. Принимает меры при обнаружении нарушений законности в филиале и докладывает об этих нарушениях директору филиала для привлечения виновных к ответственности. Осуществляет свою деятельность в соответствии с должностной инструкцией. 17 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 5.5.Центр качества образования Издает документы по вопросам деятельности Центра в пределах установленной компетенции. Готовит проекты планов работы филиала на год и отчетов за предыдущий год. Совместно с отделом кадров разрабатывает документы по аттестации персонала, организует и проводит процедуру аттестации. Разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию порядка управления документацией и данными. Готовит проекты приказов и распоряжений филиала по вопросам функционирования системы управления качеством образования. Занимается подготовкой документации для зачетно-экзаменационных сессий и ГАК. Разрабатывает необходимые инструктивные материалы и проекты корректирующих приказов в случае выявления недостатков и отклонений от установленного и рационального порядка работы. Осуществляет свои функциональные обязанности на основе Положения о центре качества образования, утвержденным ректором института 20.01.2011г. 5.6.Кафедры - деятельность кафедры связана с большим количеством документов: приказы, учебные планы, рабочие программы, вызова на сессию, справки, направления и т.д. Эффективное функционирование кафедр предполагает оснащение её компьютерными и телекоммуникационными технологиями, повлияет на повышение электронно - кафедрального документооборота. Документооборот кафедры включает: -сбор информации о студентах; -сбор информации об успеваемости студентов; - сбор информации о преподавателях. 18 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Хранение в бумажном и электронном виде образовательных стандартов, учебных планов, семестровых учебных планов, общей учебной нагрузки ППС кафедры, рабочие программы; -индивидуальные планы преподавателей, отчетов ППС, анализ поручений ППС и их выполнений; - планы кафедр, в т.ч. НИР, НИРС; -отчеты за учебный год; -номенклатура дел; -журнал регистрации (или карточка) поступления документов, их обработка (ввод и вывод документа, контроль исполнения, поиск документов); - и др. Осуществляют свою деятельность на основе Положений о кафедре, утвержденных ректором института 25.01.2007 г., 12.02.2007г.,15.09.2011 г. 5.7. Компьютерная лаборатория информационных технологий Поддерживает работу единой институтской компьютерной сети, с целью накопления и обмена информацией. Использует Интернет - технологии через внутренний сайт ВУЗа для обмена информацией в рамках локальной сети, а также встроенная служба сообщений Windows. Scype, ICQ. Обеспечивает возможность взаимодействия сотрудников по локальной сети филиала. Обеспечивает техническое сопровождение системы электронного филиала (получение, документооборота. Функционирование отправление), электронной организация почты мобильного доступа к корпоративным информационным ресурсам. Создание и практическое применение мультимедиа ресурсов в процессе преподавания. Создание и поддерживание корпоративной компьютерно - вычислительной сети филиала, в состав которой входят 135 терминалов 19 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 доступа в Интернет, в т.ч. через беспроводную сеть Wi – Fi - 60 компьютеров. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о лаборатории информационных технологий, утвержденным ректором института 12.02.2007 г. 5.8.Студенческий отдел кадров Готовит проекты приказов о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении студентов всех форм обучения. Ведет делопроизводство личных дел студентов. Готовит документы для лицензирования и аккредитации образовательной деятельности филиала в пределах своей компетенции. Занимается подготовкой статистических отчетов по контингенту. Составляет заявки на получение бланков дипломов для выпускников филиала. Организует заседания комиссий по аттестации студентов. Оформляет дипломы, приложения к ним, академические справки. Составляет и заполняет формы по контингенту для отчета перед Институтом. Сдает личные дела в архив филиала. Оформляет справки по запросам государственных органов и ответы на письма по распоряжению директора филиала. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о студенческом отделе кадров, утвержденным ректором института 20.01.2011г. 5.9. Библиотека Библиотека предназначена для получения, хранения и обработки информации о печатных изданиях, которые она берет на абонемент или в читальный зал. Документооборот библиотеки филиала включает себя все документы, согласно номенклатуры дел: - сформированный каталог книг; - журнал регистрации данных о поступившей литературе; 20 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 - журнал регистрации запросов по литературе ППС, студентов; - карточки читателей; - поисковая система книг; - электронная библиотечная система; - план развития библиотеки на учебный год; - отчеты о работе библиотеке за учебный год и др. документы, связанные с библиотечным обслуживанием. Осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о библиотеке, утвержденным ректором от 12.02.2007г. 5.10. Отдел по воспитательной работе со студентами Организует работу по поддержке студенческих творческих организаций, координирует внеучебную работу со студентами с кафедрами филиала. Ведет основную документацию по: - организации и проведению интеллектуальных, культурно-массовых мероприятий; - о работе творческих художественных коллективов; - об участии в различных студенческих культурно – массовых мероприятий, проводимых в г.Перми и др. городах России и за рубежом. Осуществляет свою деятельность, в соответствии с положением об отделе по воспитательной работе со студентами, утвержденным ректором института от 25.02. 2007г. 5.11. Приемная комиссия Приемная комиссия осуществляет филиал НОУ ВПО « СПб ИВЭСЭП» в набор студентов для обучения в г. Перми, который включает проведение вступительных испытаний, регистрацию учета документов, оформление личных дел, зачисленных студентов и их передача в студенческий отдел кадров. Процесс приема абитуриентов регламентируется следующими документами: - Приказ Минобрнауки РФ об утверждении Правил приема на учебный 21 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 год; - Устав института; - Правила приема абитуриентов в НОУ ВПО «СПБ ИВЭСЭП»; - Проходные баллы (в т.ч. прошлых лет); - Перечень направлений подготовки для приема на 1 курс: - Форма заявления (в т.ч. электронная); - Образец договора; - Копии приказов ректора о стоимости обучения; - Правила проведения вступительных испытаний ; - Расписание вступительных испытаний; - Программы вступительных испытаний; - Перечень документов из учебных планов по направлениям подготовки; - Копии свидетельства об аккредитации, лицензировании вуза и филиала. Осуществляет свою деятельность на основании Положения о приёмной комиссии, утверждённого директором филиала. 22 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 6. Общие положения 6.1. Унифицированная система управленческой документации Настоящий стандарт устанавливает обязательную к применению в филиале унифицированную систему управленческой документации, которая включает в себя комплексы документов, сгруппированных по направлениям: 6.1.1. Организационно-распорядительная документация: - Устав НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП»; - Положение о филиале; - Положение о структурных подразделениях; - Должностные инструкции; - Приказы, распоряжения, указания, решения, постановления ректора, директора филиала; - Инструкции. 6.1.2. Организационно-учетная документация. - журналы учета; - ведомости; - финансовые журналы, ордера; - учетные учебные карточки студентов; - личные дела студентов и персонала; - планы; - отчеты. 6.1.3.Учет документооборота в филиале Организация документооборота в филиале включает все операции по составлению, приему, передаче, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Настоящий стандарт по управлению информационно-документационным процессом: - регламентирует управление документами на любых носителях, в любом формате и информационными ресурсами; 23 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 - облегчает разработку и внедрение в филиале системы управления документацией, их совершенствование. 6.2.Требования, предъявляемые к документам Документы должны быть: четкими (понятными всем работникам филиала и потребителям); восстанавливаемыми (например, путем издания нескольких копий). Вся исходящая информация поступает к директору филиала, обрабатывается и поступает в соответствующие структурные подразделения. Управление документами включает следующие этапы: - определение перечня и форм документов, подлежащих учету в структурных подразделениях; - распределение видов и форм документов между исполнителями, указанными в инструкциях, утвержденных директором филиала; - распределение ответственности; - анализ документов; - оценка возможности улучшения документов и/или потребности в ее изменении; хранение документов и установление срока их хранения; - сохранность и защиту документов; - способы защиты документов и обеспечение защиты; - восстановление документов; - изъятие документов с рабочих мест, их уничтожение или сдача в архив. Положения настоящего Стандарта распространяются на организацию работы с документами филиала, в том числе с электронными документами. Включают их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними регламентирован в филиале инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов. Документы должны вестись в логической последовательности и иметь упорядоченный вид, позволяющий проводить обобщение и анализ этих записей, а также использовать их для компьютерной обработки. 24 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 6.3.Хранение документов К условиям хранения документов предъявляются следующие требования: - рациональное размещение; - быстрое нахождение; - исключение порчи и утери. В структурных подразделениях филиала записи хранятся в местах, специально отведенных для этих целей: папках, шкафах, стеллажах и т.д. Хранящиеся документы, должны быть систематизированы. Систематизацию документов осуществляют при текущей регистрации записей, при формировании дел, при подготовке дел к передаче в архив, а также в архиве, согласно номенклатуре дел структурного подразделения. Систематизация документов должна быть удобной для последующего их поиска. Документы при хранении группируются с учетом следующих признаков: - функционального (в соответствии с процессом или тематикой); - хронологического (по датам); - структурного (в соответствии со структурой подразделения). Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать все документы в день их получения; требовать от исполнителей своевременной и качественной подготовки документов и выполнения соответствующих поручений; своевременно докладывать руководству в случае необходимости о переносе сроков исполнения документов. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. Ознакомление других лиц с документальными материалами, а также передача документов и их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения директора филиала. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за 25 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 эту работу приказом директора, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, имеющиеся у него документы, по указанию руководителя структурного подразделения , передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директором филиала. 26 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 7. Схема движения и технология обработки документов 7.1. Входящие документы Документы, поступившие в филиал, предоставляются директору филиала, рассматриваются, регистрируются и передаются секретарем по назначению (схема № 1). Схема направления движения потоков входящих документов Директор Регистрация документа Юрист (исполнитель) Секретарь (копии) Структурные (исполнители) Юрист осуществляет предварительное подразделения рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, установление правового характера документа. Директор филиала назначает ответственного для исполнения, передает секретарю для копирования, секретарь передает в структурное подразделение копию документа, подлинник остается у директора филиала для учета входящей корреспонденции. 7.2. Исходящая документация Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет юрист. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах. Подписывает исходящие документы директор филиала. 27 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Схема № 2. Направление движения исходящих документов Структурное подразделение составляет проект исходящего документа Юрист Проверка правильности составления документа Зам. директора филиала (по необходимости) согласование и визирование) Директор филиала подписание документа регистрация в исходящей корреспонденции, подшивка второго экземпляра документа Секретарь (или руководитель структурного подразделения) отправление документа через электронную почту или наземную почту 7.3. Внутренние документы филиала Внутренние документы филиала оформляются по той же схеме как подготовка исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Внутренние документы и исходящие документы в обязательном порядке оформляются на бланке филиала. 7.4. Бланки документов филиала Документы, которые оформляются на бланках филиала института имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6-30-03 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов"). В филиале применяются следующие бланки документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа. Бланки в филиале воспроизводятся с помощью компьютера непосредственно при изготовлении конкретного документа. 28 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Наименование организации на бланке Полное наименование филиала института – Филиал негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г. Перми. Полное наименование организации указывается в следующих документах: договоры с физическими и юридическими лицами, отчеты, направляемые в государственные учреждения и т.д. Сокращенное наименование организации – Филиал НОУ ВПО «СПб ИЭВЭСЭП» в г. Перми – указывается на бланках переписки с внешними учреждениями и организациями, в справках, выданным юридическим и физическим лицам, а также в документах, имеющих хождение внутри филиала (приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д.). Наименование вида документа Должно быть указано заглавными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, ОТЧЕТ, КОНТРАКТ, ДОГОВОР, ХОДАТАЙСТВО, СПРАВКА и т. д. Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2013. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 28 февраля 2013 г. 29 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 7.5. Регистрационный номер документа Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставления его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации. Целью регистрации документа является обеспечение учета, контроля и поиска документа. Основным принципом регистрации документа является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – день подписания руководством филиала. Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения, либо использования в справочных целях. 7.6. Формы регистрации документов и порядок их заполнения В филиале используются две формы регистрации документов. 1. Журнальная форма регистрации документов (Приложение 13 Инструкции по делопроизводству). 2. Автоматизированная электронная форма регистрации документов. 7.7. Контроль исполнения документов Контроль сотрудников исполнения филиала, документов – обеспечивающих это совокупность своевременное действий исполнение документов. Контроль за исполнением документов осуществляет директор филиала, по поручению директора филиала может осуществляться контроль зам. директора по учебной и научной работе, юрист, руководители структурных подразделений. Схема № 5 Контроль исполнения документов Постановка документа на контроль Проверка своевременного доведения документа до исполнителя Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов Информирование руководителя 30 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Срок исполнения документа устанавливается резолюцией директора филиала или другим организационно-распорядительным документом (приказ). Контроль за исполнение документа начинается с момента постановки его на контроль на документе, поставленном на контроль, делается отметка знаком «К» (ГОСТ Р.6.30-97). Документ считается исполненным и снимается с контроля директором филиала после проведения исполнителем конкретной работы (ответ, составление проекта и т.п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе цифрой 27, согласно ГОСТ Р 6.3-97 «отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически предложения анализируются. по ускорению На основе исполнения анализа документов разрабатываются и повышению исполнительской дисциплины. Анализ результатов контроля исполнения документов возлагается на юриста с периодичностью через каждые 6 месяцев. 31 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 8. Порядок передачи документов на хранение в архив Подготовка документов к передаче на хранение в архив филиала включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 8.1. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов в филиале на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив филиала. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в филиале создается постоянно действующая экспертная комиссия, а также при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях филиала непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив филиала; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК филиала. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 32 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел филиала, которую готовит архив филиала. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив филиала, не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел ; заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи, вслед за последней описательной статьей, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем 33 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив филиала, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. Акт о выделении документов к уничтожению в структурных подразделениях, составляется руководителями структурных подразделений, утверждается директором филиала. Описи дел постоянного и временного хранения составляются архивом и утверждаются директором филиала. 8.2. Экспертная комиссия Экспертная комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения директором филиала, согласно законодательству, несет ответственность за сохранность документов. Председателем экспертной комиссии является директор филиала. Секретарем экспертной комиссии - секретарь филиала. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются проведения протоколами. заседаний Ведение являются всех документов обязанностями и секретаря организация экспертной комиссии. Объектами рассмотрения экспертной комиссии, прежде всего, являются: пересоставляемая номенклатура дел; описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения; акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя; комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения; предложения об увеличении типовых сроков хранения документов. 34 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 8.3. Подготовка и передача документов в архив В архив филиала передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив филиала, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного (до 1года включительно) хранения передаче в архив филиала не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив филиала, сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел структурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производится заведующим архивом филиала в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи заведующего архивом филиала и лица, передавшего дела. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения филиала лицо, структурного ответственное подразделения, за в ведение период делопроизводства проведения данного ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив филиала. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 35 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 9. Номенклатура дел, технология накопления документов 9.1. Составление номенклатуры дел Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в филиале с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков основой для составления описей дел постоянного и долговременного их хранения и является (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях в филиале, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. В филиале составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел филиала. Номенклатура дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения, утверждается директором филиала. Оригинал номенклатуры дел структурного подразделения филиала хранится в структурном подразделении филиала по месту составления. Сводная номенклатура дел составляется инспектором отдела кадров на основе номенклатур дел структурных подразделений, утверждается ректором института. Названиями разделов номенклатуры дел филиала являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой филиала. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы в филиале. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 36 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в филиале цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований структурных подразделений филиала. Номенклатура дел: закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами; является учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, после оформления утверждается ректором института и приобретает статус нормативного акта. Утвержденная номенклатура дел филиала действует в течение одного года. 9.2. Формирование и оформление дел Формирование дел - группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела. Дела формируются в филиале децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях филиала. 37 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Контроль над правильным формированием дел осуществляет ЦКО и архив филиала. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" . Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, сметы, калькуляции, списки, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Дела филиала подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений филиала, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива филиала. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по 38 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование филиала; наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов, составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел филиала. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве филиала черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. 39 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела, подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Хранение документов до экспертизы их ценности и передачи на архивное хранение в российской практике работы с документами называется оперативным. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение уже исполненных документов. Возможно хранение документов в неподшитом виде в полностью закрывающихся папках, коробках, пластиковых конвертах - «файлах». Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать специальные папки с мягкой системой крепления на шнурках или специально изготовленные для этих целей коробки. Это немного усложняет 40 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности, а главное, документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве без пересистематизации. Исполненные бумажные документы группируются в дела, с целью наиболее рациональной организации их хранения, которая обеспечит быстрый поиск необходимых документов и информации. Эта работа по группировке документов носит название «формирование дел». Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам, в соответствии с номенклатурой дел; расположения и оформление документов внутри дела; Оформление обложки дела. Распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписка, договоры и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях. Документы за ряд лет оформляются дело как переходящее с соответствующими отметками в номенклатурах дел за годы накопления документов в деле (как правило, не более 5 лет). Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Например, следует хранить в различных делах годовые и квартальные планы работ и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. 41 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 9.3. Распорядительные документы Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения группируются приказы по ректора, директора основной филиала. деятельности, Отдельно приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои различные сроки хранения. 9.4.Уставы, положения, инструкции Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как распорядительными приложения к документами. ним, Если группируются же при их вместе с утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела. 9.5.Протоколы Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы Совета филиала, протоколы оперативные совещания у директора филиала ). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов. 9.6.Утвержденые планы, отчеты Утвержденные планы, отчеты группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Перспективные планы (сроком до 5 лет) относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные документы о финансовой деятельности, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к ним, 42 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке. 9.7. Лицевые счета Лицевые счета рабочих и служащих ( унифицированные формы Т-54) по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям и хранятся в течение 75 лет.. 9.8. Статистическая документация Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности филиала, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. 9.9. Учебно-методическая документация К учебно - методической документации относятся практически все разработки ППС и методического коллектива филиала, которые занимаются организацией учебного процесса: кафедры, ППС, библиотека, методисты кафедр, ЦКО. Общий контроль над организацией создания учебно – методической документации в филиале осуществляет научно – методический совет. Основная цель учебно - методической работы создание условий, способствующих повышению эффективности и качества учебного процесса. Учебно – методическая работа направлена на совершенствование методики преподавания, непосредственное методическое обеспечение учебного процесса и включает: - составление рабочих программ в соответствии ФГОС; -разработку новых и модернизацию действующих активных форм обучения; - разработку методических материалов по контролю знаний студентов; -обеспечение учебной литературой; -составление документов по планированию учебного процесса; 43 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 - составление методических рекомендаций по самостоятельной работе студентов; - разработка УМК по дисциплинам; -разработку учебников, методических рекомендаций по изучению дисциплины; - задачи, тесты, вопросы к экзаменам и зачетам; -темы контрольных, курсовых работ; -методические рекомендации по практикам (производственная, ознакомительная, преддипломная) и другие. 9.10. Документация СМК Разработка документации, составляющей систему менеджмента качества, производится строго с учетом требований международного стандарта ISO 9001:2008 и/или национального стандарта ГОСТ ISO 9001-2011. К основной документации систем менеджмента качества относится: - Политика в области качества -Цели в области качества -Руководство по качеству -Документированные процедуры, требуемые ISO 9001: 2008, ГОСТ ISO 9001-2011, сюда входят : -Процедуры рабочих процессов -Исполнительная документация -Записи. Политика филиала в рамках системы менеджмента качества – документ с изложением целей, принципов и задач, а также механизма их решения. Руководство по качеству – документ, содержащий в сжатой форме описание функций руководства, построения системы, используемых процедур и методик для управления деятельностью, влияющей на качество образования, экологию, здоровье и безопасность. Документированные процедуры (стандарты филиала) – документы, содержащие описание процедур системы, используемых при планировании и 44 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 управлении деятельностью. В документированной процедуре определены ответственность, руководит, полномочия выполняет, и взаимоотношения проверяет документацию и осуществляет различные персонала, виды работ, который использует контроль. Распространяется на группы работников и структурные подразделения филиала. Рабочие инструкции – документы, содержащие детальное описание отдельных процессов деятельности системы. и используемых Инструкции методов при распространяются на осуществлении деятельность отдельных работников. 45 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 10. Электронный документооборот электронного документооборота (СЭД) — 10.1.Система организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Основные понятия электронного документооборота: Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации. Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Основные принципы электронного документооборота: Однократная регистрация документа; Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; Непрерывность движения документа; 46 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов; Эффективно организованная система поиска документа; Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота. В филиале НОУ ВПО « СПб ИВЭСЭП» в г. Перми действует документооборот на базе адаптированной оболочки Интранет в локальной сети. Интранет работает круглосуточно, установлен на сервере. В Интранете представлены все кафедры и службы филиала. Кроме того существуют общие для всех ресурсы: УМК, Кейсы, Каталог библиотеки, Модули, Научная работа (семинары, конференции, конкурсы, гранты). Внешний вид оболочки Интранета представлен скрин-шотом: 47 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Связь между кафедрами и преподавателями, а также между кафедрами и студентами осуществляется по электронной почте (у каждой кафедры своя электронная почта) и через сайт. Реквизиты кафедр и служб на сайте имеются. Связь с головным ВУЗом, другими филиалами института и внешними организациями поддерживается с помощью электронной почты (permivesep@yandex.ru). В филиале имеется также защищенная корпоративная сеть передачи данных ФГБУ «ФЦТ» «ФИС ЕГЭ и приема» (защищенная сеть документооборота приемной комиссии). 10.2. Использование ЭБС в учебном процессе Согласно Приказу Министерства образования и науки РФ от 31 мая 2011 г. № 1975 « О внесении изменений в федеральные государственные стандарты высшего профессионального образования», зарегистрированному Министерством юстиции РФ 28 июня 2011 г. № 21200, во ФГОС ВПО по направлениям подготовки, подтверждаемым присвоением лицам квалификации (степени) «бакалавр», «Магистр» и « «Специалист» каждый обучающийся должен быть обеспечен индивидуальным неограниченным доступом к электронно-библиотечной системе, содержащей издания учебной, учебно – методической и иной литературы по основным изучаемым дисциплинам и сформированной на основании прямых договоров с правообладателями. Электронно - библиотечная система « Ай Пи Ар Букс» - это лицензионная библиотека по всем отраслям наук (ОКСО), в полном объеме соответствующая ФГОС ВПО, библиотека содержит более 15000 изданий. Каждый студент и преподаватель нашего вуза имеет возможность работать с полнотекстовой базой электронных изданий – ЭБС « Ай Пи Ар Букс». В ЭБС « Ай Пи Ар Букс» можно найти учебники и учебные пособия, монографии, производственно – практические, справочные издания, периодические издания, также деловую литературу для практикующих специалистов( обзоры и анализ судебной практики, статьи и комментарии к 48 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 законодательству, консультации и разъяснения авторитетных специалистов); книги практического характера по вопросам права и бухгалтерского учета. В настоящее время ЭБС « Ай Пи Ар Букс» представлено более 100 ведущих федеральных издательств и 100 вузовских. Доступ к фондам ЭБС « Ай Пи Ар Букс» предоставляется круглосуточно для неограниченного количества пользователей, войти в систему можно по предоставляемым в библиотеке логину и паролю. Поиск в системе предусмотрен как контекстный , так и по основным общепринятым параметрам: автор, издательство, ББК, тематика, год издания, ключевые слова. Каталог структурирован по системе ББК, что позволяет правильно определить месторасположение изданий и быстро найти нужную книгу. ЭБС « Ай Пи Ар Букс» Программный комплекс ЭБС « Ай Пи Ар Букс» интегрирован со справочно-правовой системой ГАРАНТ, что позволяет при работе с книгами осуществлять переход в правовую систему и работать в ней параллельно. Программный комплекс ЭБС « Ай Пи Ар Букс»работе с текстами позволяет: - создавать цитаты со ссылкой на издание и автора; -создавать конспекты; -оставлять по тексту примечания и заметки; -осуществлять навигацию по содержанию книг; -получать доступ к дополнительным материалам; - получать статистику чтения материалов. 49 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 1 Инструкция по делопроизводств 50 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 СОДЕРЖАНИЕ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 4 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8 2.1. Бланки документов 8 2.2. Оформление реквизитов документов 9 2.3. Наименование филиала 9 2.4. Справочные данные о филиале 9 2.5. Вид документа 9 2.6. Дата документа 9 2.7. Регистрационный номер документа 10 2.8. Ссылка на исходный номер и дату документа 10 2.9. Адресат 10 2.10. Наименование документа 12 2.11. Заголовок к тексту документа 12 2.12. Текст документа 13 2.13. Отметка о наличии приложения 14 2.14. Гриф согласования 16 2.15. Виза 17 2.16. Подпись должностного лица 18 2.17. Гриф утверждения 20 2.18. Оттиск печати 21 2.19. Отметка о заверении копии 21 2.20. Отметка об исполнителе 22 2.21. Указания по исполнению документов (резолюция) 22 2.22. Отметка о контроле 23 2.23. Отметка об исполнении документа 23 2.24. Отметка о поступлении документа 23 2.25. Отметка о конфиденциальности документа 23 2.26. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 24 2.27. Порядок снятия и выдачи копий документов 42 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 43 3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов 43 3.2. Предварительное рассмотрение документов 43 3.3. Регистрация поступающих документов 43 3.4. Порядок рассмотрения документов руководством филиала и доведение 44 51 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 3.5. документов до исполнителей Порядок подготовки и регистрации отправляемых документов 44 3.6. Порядок отправки документов 45 3.7. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов 46 3.8. Контроль за исполнением документов 46 4. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФИЛИАЛА ИНСТИТУТА 48 4.1. Разработка номенклатуры дел 48 4.2. Формирование дел и их текущее хранение 50 4.3. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения 55 4.4. Передача дел на архивное хранение 55 5. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 57 6. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ Виды печатей и штампов, порядок их изготовления 60 60 6.3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности Порядок использования печатей (штампов) 6.4. Порядок уничтожения печатей и штампов 63 6.5. 64 6.6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании Учет бланков документов 7. ПРИЛОЖЕНИЯ 68 Приложение 1. Образец бланка общего документа 68 Приложение 2. Образец бланка распорядительного документа филиала (приказа) Приложение 3. Образец бланка письма филиала 69 Приложение 4. Индексы структурных подразделений 72 Приложение 5. Образец бланка номенклатуры дел структурных подразделений филиала Приложение 6. Образец бланка акта 73 Приложение 7. Образец бланка обложки дела 76 Приложение 8. Образец бланка оформления титульного листа описи дел постоянного срока хранения Приложение 9. Образец бланка оформления титульного листа описи дел долговременного (свыше 10 лет) срока хранения Приложение 10. Образец бланка оформления титульного листа описи дел по личному составу сотрудников Приложение 11. Документальные материалы постоянного хранения 77 Приложение 12. Образец бланка оформления протокола 81 Приложение 13. Образец бланка оформления журнала регистрации исходящей документации 82 6.1. 6.2. 60 61 64 71 74 78 79 80 52 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности филиала документов, совершенствования делопроизводства филиала, повышения его эффективности. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, в т.ч. Приказа Министерства образования и науки РФ от 30.12.2011 г. № 2917 « Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве образования и науки Российской Федерации», Приказа Министерства образования РФ 24.07.2000 № 2286 « Об утверждении от примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении», а также Уставом Института, Положением о филиале. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в филиале, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. 1.4.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления делопроизводством на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляется заведующим отделом центра качества образования. 53 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 1.5.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, в соответствии с нормативными требованиями по делопроизводству, их сохранность в структурных подразделениях возлагается на их руководителей. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется руководителем структурного подразделения или методистом . 1.6.При увольнении или переходе на другую работу работников, занимающихся в структурных подразделениях филиала ведением делопроизводства, передача всех документов вновь назначаемым работникам производится по актам, которые утверждаются руководителями структурных подразделений. 1.7.Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения директора филиала. Об утрате документов работники докладывают руководителю подразделения, который в свою очередь проводит служебное расследование, о результатах которого в недельный срок сообщает директору филиала. 1.8. Порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения), определен в Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного доступа в филиале НОУ ВПО « СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 1.9. Работники структурных подразделений филиала несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов. Центр качества образования организует регулярные проверки состояния делопроизводства и соблюдения требований Инструкции в структурных подразделениях. О результатах проверок докладывается руководству филиала и на оперативке. 54 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 1.10. Основные понятия: автор документа - должностное лицо, создавшее документ; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в вузе; документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот филиала ; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в университете, с указанием сроков их хранения; объем документооборота - количество документов, поступивших в университет и созданных им за определенный период; 55 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; электронный документ- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; 56 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 57 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 II. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Бланки документов 2.1.1. Документы, создаваемые в филиале, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А 4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А 3 (297×420 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. 2.1.2.Расположение реквизитов на бланках организационно- распорядительных документов должно соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», иным унифицированным формам. 2.1.3. В филиале применяются бланки: общий бланк (Приложение № 1); бланк конкретного вида документа (приказ, распоряжение)(приложения № 2). 2.1.4.Образцы бланков филиала утверждаются приказом директора филиала. 2.1.5. Для бланков должна применяться бумага форматов: А 4 – для приказов, распоряжений, служебных писем и других текстовых материалов объемом больше 15 строк машинописного текста; А5 – для выписок из приказов, сопроводительных писем и других документов объемом до 15 строк машинописного текста, вместе с подписью. Допускается также изготовлять бланки на бумаге форматов: А3 – для оформления документов, содержащих таблицы с большим количеством граф (формуляры, расписания, графики и т.д.), Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. 2.1.6. Размеры служебных полей на документе должны быть не менее: 20 мм - левое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее; 10 мм - правое. 58 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 2.1.7.Бланки документов могут изготавливаться на персональном компьютере, типографским способом и с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии). 2.2. Оформление реквизитов документа Документы, создаваемые филиалом, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Логотип филиала помещают на бланках в соответствии с Уставом института. 2.3. Наименование филиала Наименование филиала, должно соответствовать наименованию, закрепленному в Уставе института и Положению о филиале. Сокращенное наименование филиала помещают в скобках ниже полного наименования. Наименование филиала помещают ниже наименования головного института, разделяют сплошной чертой. 2.4.Справочные данные о филиале Справочные данные о филиале указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес филиала, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет адрес и др. сведения. 2.5.Вид документа Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа. Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах. 2.6.Дата документа Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских 59 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, который может применяться при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, финансовых документов, писем, служебных записок, телеграмм, например: 5 июня 2010 г.. Даты и календарные сроки в тексте проектов документов рекомендуется писать следующим образом: 3 января 2010 г., в январе 2010 г., в первом полугодии 2010 г., в I квартале 2010 г.; за 11 месяцев 2010 года, в 2010 году, на 2010 год, с 2006 по 2010 год, в 1993-2010 годах. Если дата указывается в конце предложения, то слово «года» пишется полностью. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании; сотрудник структурного подразделения при регистрации документа; непосредственно составитель при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Если на бланке отмечено место для даты, то она там и ставится. Если место для даты никак не отмечено – дата проставляется ниже подписи. 2.7.Регистрационный номер документа Регистрации подлежат все создающиеся в филиале документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Регистрационный номер распорядительного документа состоит из его порядкового номера и проставляется в месте отметки для проставления даты и регистрационного номера после его подписания (утверждения). Регистрационный номер исходящего документа включает в себя порядковый номер и проставляется в месте отметки для проставления даты и 60 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 регистрационного номера. Регистрационный номер входящего документа состоит из его порядкового номера и проставляется на свободном от текста поле документа. 2.8.Ссылка на исходящий номер и дату документа Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа и включается в состав реквизитов бланка письма. 2.9.Адресат Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам. Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией, частному лицу – после фамилии. Документ адресуется конкретному должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. При этом наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Фамилия адресата печатается прописными буквами. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент информатизации и научно-технического обеспечения При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например: 61 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Генеральному директору ОАО «Северные регионы» В.А. Лагунину В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес печатается шрифтом размером № 14. Фамилия адресата печатается строчными буквами. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам. 2.10.Наименование документа Наименование документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа – составляется ко всем документам, за исключением документов, 62 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк). 2.11.Заголовок к тексту документа Заголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например: Приказ (о чём?) Об утверждении Положения о защите персональных данных работников филиала; Письмо (о чём?) Об оказании консультативной помощи; Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах приказов и распоряжений заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5 (объем до 15 строк машинописного текста). При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание. 2.12.Текст документа В филиале документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Текст печатается на расстоянии 2-3 интервалов от заголовка в установленных границах полей через 1,5 интервала, без переносов с использованием шрифта Times New Roman , размером шрифта № 14 . Первая 63 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Допускается начинать текст документа с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Если последняя страница документа состоит из нескольких строк, допускается печатать текст через меньший межстрочный интервал. При наличии пунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой. Тексты документов излагаются от: 1-го лица единственного числа: приказываю … подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…; 3-го лица единственного числа: …Совет филиала постановляет…; …комиссия установила…; филиал не считает возможным …; 1-го лица множественного числа: просим представить данные о …; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили). В текстах приказов и распоряжений используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает структурного в себя подразделения или наименование его должности заместителя и руководителя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»; «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: 64 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их …»; «В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля. 2.13.Отметка о наличии приложения Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Смета расходов на 4 л. в 1 экз. 2. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. В этом случае указывают только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: 65 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение: в 3 экз. или Приложение: отчет о научно-исследовательской работе в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2010 №02/17 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: отчет по НИР, для служебного пользования, рег.№26-дсп, на 20 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение № 1, Приложение № 2. Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение № 1 к приказу от 05.06.2010 № 951 Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: 66 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение № 1 УТВЕЖДЕНО приказом от 05.06.2010 № 951 Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, регистрационный номер документа и его дату относительно самой длинной строки. Приложение должно быть подписано исполнителем или руководителем подразделения подготовившего документ и датировано. 2.14.Гриф согласования Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, филиала или назначенным приказом директора филиала. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Глава администрации г.Перми Личная подпись Инициалы, Фамилия Дата Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель, например: СОГЛАСОВАНО Письмо администрации г.Перми от 05.06.2010 № 430-162 67 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Комиссии департамента образования г.Перми от 05.06.2010 № 10 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.); при необходимости, с общественными организациями. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа. 2.15.Виза Согласование документа с должностными лицами филиала оформляют визой, включающей в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Руководитель юридического отдела Личная подпись И.О.Ф. Дата На проектах приказов директора филиала визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах распоряжений директора филиала визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа. На документе, подлинник которого остается в филиале, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника 68 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 документа. На документе, подлинник которого отправляют из филиала , визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложений для защиты от возможной замены листов. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело филиала, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. При наличии замечаний особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Руководитель юридического отдела Личная подпись И.О.Ф. Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. 2.16.Подпись должностного лица 2.16.1.В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: 69 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми Личная подпись И.О.Ф. или на бланке: Директор филиала Личная подпись И.О.Ф. Если наименование должности в подписи состоит из нескольких строк, они печатаются через 1 интервал. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например: Директор филиала Личная подпись И.О.Ф. Главный бухгалтер Личная подпись И.О.Ф. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись И.О.Ф. Члены комиссии Личная подпись И.О.Ф. Личная подпись И.О.Ф. Личная подпись И.О.Ф. Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий. Документы коллегиального органа, например, протокол заседания научнометодического совета, подписываются председателем этого органа и секретарем. 2.16.2.Одним из способов подписания документа является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи, проставление которого допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Факсимиле в филиале может 70 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 изготавливаться для директора филиала. Подлинная подпись не может быть заменена факсимиле на распорядительных документах и документах финансового характера. 2.16.3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. ЭЦП директора филиала и главного бухгалтера филиала используется для подписания документов электронных документов. 2.16.4. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом по кадрам (К)о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ. 2.17.Гриф утверждения Все документы утверждается директором филиала. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, и проставляется в правом верхнем углу документа, например: УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми Личная подпись И.О.Ф. Дата 71 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 В грифе утверждения документа допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми Личная подпись И.О.Ф. Дата Утверждению подлежат следующие документы: акты, задания, программы, инструкции, отчеты, перечни, планы, Положения, Устав, сметы, штатные расписания, структура и штатная численность и т.п.. Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. 2.18.Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. 2.19.Отметка о заверении копии Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например: Верно Инспектор по кадрам Личная подпись И.О.Ф. Дата 72 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению филиала. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Верхнем левом углу на каждом листе оформляется реквизит «Копия». 2.20.Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом размером № 10 через 1 межстрочный интервал, например: П.О. Николаев (812) 234-56-88 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. 2.21.Указания по исполнению документов (резолюция) Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. прошу подготовить проект договора с ОАО «Северные регионы» к 05.10.2010 Личная подпись И.О.Ф. Дата 73 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается к делу. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается, названный первым в резолюции; ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 2.22.Отметка о контроле Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль; проставляется в правом верхнем углу штампом «На контроле». 2.23.Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. 2.24.Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа в филиал содержит очередной порядковый номер и дату поступления. 2.25.Отметка о конфиденциальности документа Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду 74 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 2.26.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.26.1. Состав документов филиала В деятельности филиала создается комплекс организационно- распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, аналитические справки, отчеты, протоколы заседаний, акты, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности филиала информации, т.е. в создании документа. Комплекс документов определяется: кругом вопросов, решаемых филиалом для обеспечения уставной деятельности; структурой филиала; объемом и характером взаимосвязей с другими учреждениями и организациями. Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы филиала, производится на основе сводной номенклатуры дел филиала, утвержденной ректором Института с указанием сроков хранения. Распорядительные документы, поступающие в филиал из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений, посредством: издания распорядительных документов, в которых излагается 75 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам филиала, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению; ссылки на наименование, номер и дату документа вышестоящей организации, при издании документов на их основе. 2.26.2. Приказ Приказ – основной, правовой, распорядительный документ, издаваемый директором филиала на правах единоначалия и в пределах его компетенции, для решения основных оперативных задач, стоящих перед филиалом . Приказ может быть как нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы внутривузовских отношений, так и актом применения нормы права (приказ о назначении на должность). Приказы подписываются лично директором филиала. В ее отсутствие право подписи приказов предоставляется лицу, исполняющему обязанности директора филиала в соответствии с приказом по филиалу. В филиале издаются следующие виды приказов, их индексация: 1. Приказы по основной деятельности (ОД). 2. Приказы по движению контингента (С). 3. Приказы общим вопросам (ОВ). 4. Приказы по кадрам (К). 5. Приказы по графику дежурств и на отгулы (ГД/О). 6. Приказы по финансам (Ф). 7. Приказы по центру качества образования (ЦКО). Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются и вносятся студенческим отделом кадров в пределах их компетенции, в зависимости от характера, содержания и масштабности возникшего вопроса. Проекты приказов по движению контингента готовит студенческий отдел кадров на основании протоколов заседаний приемной комиссии, заявлений студентов, представлений зав. кафедр и деканов. Проекты приказов по общим вопросам готовит студенческий отдел кадров на основании протоколов заседаний приемной комиссии, заявлений студентов, 76 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 представлений зав. кафедр и деканов. Проекты приказов по кадрам готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений. Проекты приказов по графику дежурств и на отгулы готовит отдел кадров на основании графиков дежурств, по согласованию с сотрудниками. Проекты приказов по финансам готовит бухгалтерия филиала на основании решения директора филиала. Проекты приказов по центру качества образования готовит заведующий центром качества образования на основании распоряжений директора. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят проект приказа. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет директор филиала. Приказ имеет следующие реквизиты: логотип института, полное наименование Института, сокращенное наименование Института в скобках, ниже полное наименование филиала, сокращенное наименование филиала в скобках, наименование вида документа – приказ, дата и номер приказа, заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, печатается слева листа . Например: Об организации проведения зимней сессии Текст отделяется от заголовка двумя - тремя межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться 77 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ: » , которое печатается по центру . Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются внизу текста приказа, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Приложение к приказу визируется руководителем структурного 78 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство филиала не установило иной срок. В приказах по личному составу указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и подразделение работающего или факультет, номер группы, индивидуальный код и год рождения студента. Заверенные копии приказа или выписки из него подшиваются в личное дело. Проект приказа, согласованный с соответствующими подразделениями, проходит экспертизу у юриста филиала в части применения и использования действующих норм права и соответствующих нормативных документов. Первый лист приказа печатается на бланке приказа (приложение № 6), а последующий текст на стандартных листах бумаги формата А4; второй и последующий должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа. Приказы регистрируются в книге регистрации приказов (название, номер, дата) в структурном подразделении в день подписания их директором филиала. Первый экземпляр приказа остается в структурном подразделении, второй экземпляр передается исполнителям и ответственным за контроль исполнения приказа. Формирование приказов на увольнение сотрудников должно производиться в день увольнения сотрудника и передаваться в бухгалтерию в этот же день в соответствии Трудового кодекса РФ. 2.26.3. Схема прохождения проекта распорядительного документа Исполнитель осуществляет подготовку текста приказа в соответствии с установленными требованиями и оформляет его на бланке и в виде компьютерного файла, с помощью разработанного шаблона соответствующего распорядительного документа. 79 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Подготовленный проект приказа представляется директору филиала, который проверяет правильность его оформления, наличие необходимых реквизитов, содержание списка виз согласования и визирует. При наличии замечаний к оформлению, директор филиала вносит соответствующие изменения в проект и возвращает его исполнителю на доработку. После проверки правильности оформления приказа (распоряжения) директором филиала исполнитель в необходимых случаях осуществляет предварительное согласование его содержания с юристом (на предмет соответствия с нормативными актами Российского законодательства) и далее с должностными лицами, указанными в списке виз согласования. Согласование приказов осуществляется в следующей последовательности: руководители структурных подразделений, круг деятельности которых затрагивается проектом приказа; зам. директора филиала по учебной и научной работе; главный бухгалтер, отдел кадров (по соответствующему содержанию приказа); юрист. Необходимость рассылки приказа структурным подразделениям и его тираж устанавливает исполнитель и согласовывает с директором филиала (в список рассылки в обязательном порядке должны включаться визирующие должностные лица). Внесение изменений в подписанный приказ, а так же в согласованный проект документа не допускается. 2.26.4. Положения, инструкции Положение регламентирует - нормативный правовые правовой взаимоотношения акт, с который другими детально органами, организациями, учреждениями и гражданами. Положения рассматриваются на заседании Совета филиала и утверждаются ректором института или директором филиала. 80 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 В филиале действует 9 структурных подразделений. Положения всех структурных подразделений утверждаются ректором института: 1.Положение о центре качества образования филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. 1.Положение об отделе по воспитательной работе со студентами филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. 1.1.Положение о студенческом научном обществе филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. 2.Положение об юридическом факультете филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2.1.Положение о кафедре уголовного права и прокурорского надзора филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2.2.Положение о кафедре криминалистики, уголовного и гражданского процесса филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2.3.Положение о кафедре государственно-правовых дисциплин филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2.4.Положение о кафедре гражданско- правовых дисциплин филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 2.5. Положение о научно-исследовательской лаборатории по проблемам прав человека филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 3. Положение об экономическом факультете филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 3.1.Положение о кафедре бухгалтерского учета, анализа и аудита экономического факультета филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 3.2.Положение о кафедре экономики и менеджмента экономического факультета филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 3.3. Положение о научно-исследовательской лаборатории экономики филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 4.Положение о кафедре гуманитарных, общематематических и естественнонаучных дисциплин филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 81 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 4.1.Положение о компьютерной лаборатории информационных технологий филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 5.Положение о студенческом отделе кадров филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. 6.Положение о библиотеке филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 7. Положение о бухгалтерии филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 8.Положение об отделе кадров филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 8.1. Положение об архиве филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 8.2. Положение об административно-хозяйственном отделе филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. 9. Положение об отделе по воспитательной работе со студентами филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» г. Перми. 9.1.Положение о студенческом клубе филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми. Положения, утверждаемые директором филиала: 1.Положение о внутреннем аудите филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 2. Положение об апелляционной комиссии филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 3.Положение об экзаменационной комиссии в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 4.Положение о приемной комиссии в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 5.Положение о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности профессорско – преподавательского состава. 6.Положение об аттестации административно – хозяйственного и учебно – вспомогательного персонала. 7. Положение об аттестационных комиссиях. 8.Положение о должностной инструкции. 9.Положение о научно – исследовательской работе студентов в филиале НОУ 82 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 10.Положение о порядке направления студентов на научно – практические, конкурсные, спортивные и иные мероприятия. 11.Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов, обучающихся в филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 12. Положение о проведении защиты курсовых работ (проектов). 13. Положение об аттестационных комиссиях 14.Положение об индивидуальном учебном плане обучения студентов по сокращенным образовательным программам. 15.Положение об организации методической работы в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 16.Положение об организации научной работы в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 17. Положение о совете старостат студенческих групп НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми. 18.Положение о редакционно- издательской деятельности в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 19. Положение о повышении квалификации работников филиала. 20. Положение об организации научной - исследовательской работы в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми и др. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные документы, которые подписываются директором филиала и согласовываются зам. директора филиала по учебной и научной работе. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Первый лист текста проекта Положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке филиала. Если проект Положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то он печатается на стандартном листе формата А 4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», 83 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту Положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого?». Констатирующей частью Положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения и ответственность за нарушение установленных правил. Основной текст Положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими цифрами. Инструкция (правила) — документ, издаваемый филиалом Института, в целях оказания методической помощи структурным подразделениям по вопросам образовательной или управленческой деятельности. В инструкциях излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности филиала, порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции в филиале рассматриваются советом филиала и утверждаются директором филиала . 1.Инструкция по заполнению и выдаче справки – вызова студенту для прохождения государственной итоговой аттестации. 2.Бланк портфолио студента (для заполнения студентом очного отделения). 3. Инструкция по планированию и учету педагогической нагрузки ППС, работы кафедр и их отчетности филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 4.Бланк: рецензии на выпускную квалификационную работу, отзыва на выпускную квалификационную работу. 5.Форма отчета о научно – исследовательской работе профессорско – преподавательского состава. 6.Заключение о результатах испытательного срока. 7. Индивидуальный план преподавателя. 84 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 8. Руководство системой менеджмента качества образования в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 9.Бланк направления на пересдачу, сдачу экзаменов (зачетов), курсовых работ (проектов). 10.Руководство по качеству образования в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми . 11.Анкета выявления индивидуальных потребностей в повышении квалификации молодых преподавателей. по 12.Инструкция планированию и учету педагогической нагрузки профессорско – преподавательского состава института. 13. Нормы времени для расчета объема учебной работы в НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми . 14.Инструкция о порядке заключения и исполнения хозяйственных договоров в филиале НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми и др. 2.26.5. Методические рекомендации - методическое издание, содержащее комплекс кратких и четко сформулированных предложений и указаний, способствующих внедрению в практику наиболее эффективных методов и форм обучения и воспитания. Методические рекомендации согласовываются советом филиала и утверждаются директором филиала или ректором института. 1.Методические рекомендации по составлению рабочих программ дисциплин высшего профессионального образования. 2. Методические рекомендации по формированию портфолио студента очного отделения. 3. Методические рекомендации по составлению учебно – методических комплексов высшего профессионального образования. 4. Программа и методические рекомендации по организации и проведению преддипломной практики для студентов специальности 080507.65 – Менеджмент организации. 85 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 5. Программа и методические рекомендации проведения практики для студентов 2-го курса по специальности 080507.65 – Менеджмент организации. 6. Учебно- методический комплекс по прохождению практик на юридическом факультете НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» по специальности «Юриспруденция» (направлению подготовки бакалавров «Юриспруденция». 7. Методические рекомендации по составлению авторской образовательной программы (курса). Методические рекомендации разрабатываются на основе изучения или обобщения опыта профессорско- преподавательского состава вуза или проведенного исследования. Создаются для оказания помощи ППС в выработке решений, основанных на достижении науки и результативного педагогического опыта с учетом конкретных условий и особенностей деятельности ППС. Раскрывают одну или несколько частных методик, выработанных на основе результативного педагогического опыта. Их задача рекомендовать наиболее эффективные, рациональные варианты, образцы действий, применительно к определенной группе лиц или мероприятий (воспитательных дел, деятельности). В методических рекомендациях обязательно содержится указание по организации и проведению одного или нескольких конкретных дел, иллюстрирующих методику на практике. Рекомендации имеют точный адрес. Примерная схема написания рекомендации: 1.Вступительная часть - пояснительная записка, где обосновывается актуальность, необходимость данных рекомендаций, дается краткий анализ положения дел по данному вопросу, указывается адрес, разъясняется, какую помощь призвана оказать настоящая работа. 2.Изложение главного тезиса, что именно рекомендуется сделать по улучшению существующего положения. 86 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 3.Методические указания по решению организационных вопросов. Примерные варианты проведения с советами как лучше сделать, на какие трудные моменты обратить внимание, какие технические и др. средства использовать и т.д. 4.Описание перспективы результатов рекомендованного, какие задачи поможет решить, какое конкретное действие окажет на участников, чему научит. Здесь же дается краткое перечисление других форм работы, способных закрепить образовательный эффект, развить приобретенные навыки. 5.Методические рекомендации содержат список рекомендованной литературы по данной теме, список использованной литературы при подготовке данной работы, а также И. О. Ф. автора, год написания, внутреннюю рецензию, выданную научно - методическим советом, группой специалистов и т. д. 2.26.6.Методическая разработка - комплексная форма, включающая в себя рекомендации по планированию, организации и проведению отдельных массовых мероприятий, методические советы, сценарии, планы выступлений, выставок и т.д. Помогает лучше понять теоретические идеи и практические возможности рекомендованного материала. Примерная схема методической разработки: 1.Название разработки; 2.Название и форма проведения мероприятия; 3.Пояснительная записка, в которой указываются цели и задачи, предлагаемые методы, условия для его проведения; 4.Оборудование, оформление (технические средства, варианты текстов, плакатов); 5. Методические советы на подготовительный период; 6. Сценарный план, ход проведения; 7.Сценарий, где соблюдаются все композиционные, сюжетные части; 8.методические советы организаторам и постановщикам (на какие особо важные моменты следует обратить внимание, каких ошибок необходимо остерегаться, где лучше проводить и т.д.); 9.Методические советы на период ближайшего последействия (как подвести 87 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 итоги, какие дела провести для закрепления полученного результата и т.д.); 10.Список использованной литературы; 11. И. О. Ф. автора разработки, должность, место работы. 2.26.7. Протокол заседания (совещания) Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколированию подлежат заседания Совета филиала, научно- методического совета, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, заседаний кафедр, научных семинаров. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Датой протокола является дата заседания. Нумерацию протоколов вести с начала учебного года, а протокола заседаний Совета филиала и совещаний - с начала календарного года. Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В первой части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание). Фамилии располагаются по алфавиту. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющейся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается) Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций, указывается место работы и должность каждого лица. 88 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против -…, воздержалось - …». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» подчеркивается, после слова печатается ставится от границы двоеточие. левого Ниже поля, печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: 89 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Заместитель директора филиала по учебной и научной работе И.О. Фамилия Заведующие кафедрами И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, … В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Утвержденный документ должен прилагаться к протоколу и иметь отметку об утверждении, например: УТВЕРЖДЕНО: Протокол заседания Совета филиала от 11.07.2010 № 23 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного или учебного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний кафедры, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Первый лист первого экземпляра протокола заседания кафедры печатается на общем бланке, а последующие листы и приложения к протоколу на бумаге того же формата и качества, что и бланк (Приложение № 8). Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий и квалификационных комиссий формируются в специальные книги, которые прошнуровываются и заверяются печатью филиала; листы книги нумеруются. Протоколы печатаются только на одной стороне листа. 90 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Слово « Протокол » (вид документа) печатается, полужирным шрифтом и выравнивается по центру); вид заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Выписки из протоколов оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках). К протоколам прилагаются тексты и тезисы докладов и выступлений, конспекты обсуждаемых лекций, стенограммы заседания, если они стенографировались. 2.26.8. Служебная переписка Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией. К видам служебной переписки, используемой в филиале, относится: деловое (служебное) письмо, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). 91 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый университетом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, которые выполняются на бланке письма (Приложение № 9). Служебные письма регистрируются у секретаря директора филиала. Исполнитель визирует копию письма, остающуюся в деле структурного подразделения. В служебном письме присутствует реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением, » в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Филиал Института не считает возможным …», «Руководство филиала предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа 92 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Письма финансового характера, а так же письма, содержащие обязательства, заверяются печатью филиала. В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнить адресату. В письмах-ответах сообщается запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом. Уведомление о невозможности предоставления необходимых сведений, а также указывается индекс и дата соответствующего письма-запроса (в реквизите ссылка на номер и дату). Сроки подготовки ответных писем установлены нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки других писем определяются руководителями структурных подразделений филиала. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства. При отправлении служебного письма исполнитель может использовать почтовую или факсимильную связь в соответствии с решением директора филиала. 2.26.9. Записка (докладная, объяснительная) Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в филиале используются докладная, объяснительная записки. 93 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Докладная записка адресовывается только директору филиала. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др. 2.27. Порядок снятия и выдачи копий документов Копия документа изготовляется и выдается с разрешения директора филиала. Копия заверяется подписью должностного лица, определенного приказом директора филиала. В верхнем правом углу первого листа копии проставляется слово «Копия». В случае если копия на одном листе в нижнем левом углу проставляется отметка о заверении копии и гербовая печать (печать структурного подразделения выдающего копию). В необходимых случаях, когда копия на двух и более листах, листы сшиваются и пронумеровываются. Отметка о заверении копии (с указанием количества листов копии) и гербовая печать ставятся на оборотной стороне последнего листа. 94 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА II. 3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов Поступающие документы принимают отдел кадров, лаборатория информационных технологий и библиотека. Документы, полученные сотрудниками филиала, должны быть переданы директору филиала в день поступления или не позднее следующего рабочего дня. При приеме документов проверяется сохранность упаковки, правильность адресации и комплектность. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому отделению или пересылаются по назначению. Конверты с корреспонденцией вскрывает директор филиала. В случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу. Посылки, прибывшие в адрес филиала, получает библиотека, зав.хозяйственной частью, после вскрытия извещают руководство филиала о поступивших материалах. 3.2. Предварительное рассмотрение документов Документы, конкретного адресованные руководству филиала, а также без указания лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются директором филиала, а затем направляются в структурное подразделение с пометкой «Для исполнения». 3.3. Регистрация поступающих документов Для регистрации входящих документов применяются регистрационные журналы. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Двойная регистрация документов запрещается. Входящие документы регистрируются в день поступления в канцелярии филиала в регистрационном журнале с присвоением порядкового номера, даты поступления (Приложение №11). 95 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Регистрации не подлежат документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: печатные издания (газеты, книги, журналы, брошюры, бюллетени, рекламные издания, проспекты, авторефераты); сводки и информация, присланные для сведения; материалы информационно-справочного характера, статистические сборники, книги, проспекты с научно-технической информацией; программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий; рекламные извещения, плакаты, проспекты; поздравительные письма, открытки и телеграммы, пригласительные билеты и т.п. Документы регистрируются независимо от способа их доставки. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, постоянно осуществляет учет и контроль за прохождением документов, а также заносит все входящие документы в специальный журнал. 3.4. Порядок рассмотрения документов руководством филиала и доведение документов до исполнителей Документы и другая корреспонденция доставляются руководству филиала в течение рабочего дня работником канцелярии. Структурные подразделения получают корреспонденцию в канцелярии через лиц, ответственных за делопроизводство, которые докладывают о ней руководителю. 3.5. Порядок подготовки и регистрации отправляемых документов Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку. Исполнитель готовит проект документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа, на бланке установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовится 96 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 сопроводительное письмо, в нижнем левом углу проставляется И.О.Ф. исполнителя, его номер рабочего телефона. До передачи документа на подпись директору филиала, исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, адресации, наличие необходимых реквизитов, виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанный директором филиала или зам.директора филиала по учебной и научной работе, зарегистрированный в журнале исходящей корреспонденции, поступает к исполнителю или в канцелярию для отправки. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сотрудник канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, проставляет исходящий номер и дату на оригинале и копии. Затем оригинал отправляется адресату одним из используемых в филиале видов связи, а копия подшивается в дело канцелярии. Решение о способе доставки документа адресату, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение – директор филиала. 3.6. Порядок отправки документов Подготовленная корреспонденция, к отправке структурными подразделениями сдается в канцелярию в заклеенных конвертах, где на корреспонденции проставляется стоимость почтовых услуг и дата для дальнейшей передачи на отправку в местное отделение связи в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Сотрудники канцелярии могут вскрыть любой конверт или бандероль для проверки правильности оформления документов. Неправильно оформленная корреспонденция возвращается для переоформления. На конверте проставляется: в правом нижнем углу: наименование учреждения, почтовый адрес и почтовый индекс; в левом верхнем углу: вид отправления (заказное, простое). 97 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Устанавливается следующий перечень документов, отправляемых заказными письмами и бандеролями: трудовые книжки; дипломы об окончании учебных заведений; диссертации; отчеты; академические справки; выездные документы; архивные справки. Возможность отправки корреспонденции, не указанной в настоящем перечне, согласовывается с директором филиала. 3.7. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов Внутренние документы (докладные записки, служебные письма, справки, сводки и др.) оформляются и исполняются (используются) в пределах филиала ; рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. 3.8. Контроль за исполнением документов Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие и внутренние документы. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное использование. Обязательному контролю подлежат: постановления, распоряжения и приказы вышестоящих организаций и другие документы, по которым требуется ответ в эти организации; документы, поставленные на контроль руководством института и филиала. Ответственность исполнения за возлагается организацию на своевременного руководителей и структурных качественного подразделений. Контроль за исполнением документов осуществляется директором филиала. Сроки исполнения устанавливаются директором филиала (зам. директора филиала по учебной и научной работе) по согласованию с юридическим отделом. 98 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента поступления его в филиал. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. За своевременное исполнение поступающих документов отвечают руководители структурных подразделений и непосредственно исполнители, которым адресован документ. Если в резолюции руководства указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным. Ответственность за своевременное и правильное исполнение документа несут все исполнители, перечисленные в резолюции. Отметка о контроле ставится на левом поле документа штемпелем «На контроле» или буквой «К». Контроль за исполнением приказов и поручений руководства института возлагается на директора филиала, а документов, поступающих в структурные подразделения – на руководителей этих подразделений. Срок исполнения документа может быть продлен только директором филиала. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. В случае задержки в исполнении документов сотрудник, обязан сообщить руководству филиала и объяснить причину задержки и обеспечения своевременного исполнения документов. 99 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ФИЛИАЛА III. 4.1. Разработка номенклатуры дел Номенклатура дел филиала - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в филиале, с указанием сроков их хранения. Сводная номенклатура дел составляется отделом кадров филиала на основе изучения существующих номенклатур дел структурных подразделений утверждается ректором Института и и вводится в действие с 01 января следующего года (Приложения № 5, 6). Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом института, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел кадров. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в отдел кадров (Приложение № 6) Сводная номенклатура дел готовится в двух экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного срока хранения, помещается в дело отдела кадров института; второй – хранится у директора филиала. Копии – в отдел кадров и в структурные подразделения. Названиями разделов сводной номенклатуры дел филиала являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из: код подразделения – порядковый номер (обозначается арабскими цифрами). В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей), которые располагаются по степени важности документов. Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела 100 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 указывается наименование видов документов, например: Приказы директора филиала по основной деятельности. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например: Документы по дипломным и выпускным квалификационным работам). В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: Планы и отчеты кафедры на учебный год …. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале - заголовки дел, содержащие организационнораспорядительную документацию, далее плановые, отчетные документы, переписку. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. 101 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 В графе 3 указывается количество дел (томов, частей), заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень. В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел; проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде); о переходящих делах; о выделении дел к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование и хранение дел. В конце сводной номенклатуры составляется итоговая запись о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве филиала в течение года, вносятся следующие записи; Одобрено Протокол заседания ЭК филиала от» ___»_______ г. № __ Директор филиала ______________________ О.И.Ф. Исполнитель: Инспектор по кадрам ______________________ О.И.Ф. Согласовано: Начальник отдела кадров «СПб ИВЭСЭП» ______________О.И.Ф. При составлении сводной номенклатуры применяются: перечни типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения; примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. Если в течение года в филиале участки работы, на них возникают новые документированные формируются соответствующие дела и они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 4.2. Формирование дел и их текущее хранение 4.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 102 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Дела в филиале формируются в структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство. Структурные подразделения формируют в дела документы в соответствии с профилем своего подразделения. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел осуществляет архив филиала и центр качества образования. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного или учебного года, за исключением переходящих дел; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела факсограммы, телеграммы, а также документы, присланные по электронной почте, на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный, т.е. имеющий все необходимые реквизиты; не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу -75 лет. При полном оформлении дел: дела объемом 30 листов и более - переплетаются, а до 30 листов подшиваются в стандартную обложку и прошиваются прочной ниткой в 4-5 проколов; 103 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 все листы в деле, кроме чистых и заверительного листа, нумеруются простым графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста. Количество листов в деле не должно превышать 250 (при толщине корешка 3-4 см). В конце дела на чистом листе делается заверительная надпись, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов; в необходимых случаях составляется внутренняя опись документов дела (Приложение № 14). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, то есть допускается их хранение на скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительная надпись не составляется. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. С момента заведения и до передачи в архив филиала дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела должны находиться в запирающихся шкафах, обеспечивающих им полную сохранность, и предохраняющих от солнечного света и пыли. Дела располагают в соответствии с номенклатурой, что дает возможность быстрого поиска. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. 104 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при смене руководителя структурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения, внутреннем аудите. Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Выдача дел сотрудникам подразделений филиала для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. 4.2.2. Составление описей дел Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу филиала института, которые готовит архив филиала. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложение № 8) и представляются в архив филиала института не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве. В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано 105 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование. Описательная часть описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. Перед внесением формирования и заголовков оформления дел. дел В в описи случае проверяется обнаружения качество нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); 106 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим архивом и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив филиала института, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 4.3. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения На дела с истекшим сроком хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, который согласовывается с архивом и ЭК филиала, и утверждается директором филиала. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК филиала одновременно). 107 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 После согласования акта с архивом и ЭК структурное подразделение может уничтожить документы в установленном порядке. 4.4. Передача дел на архивное хранение В архив филиала передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу в соответствии со сводной номенклатурой дел по описям. Опись составляется в двух экземплярах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений. Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. В случае, если на момент сдачи документов в архив ответственный за делопроизводство обнаруживает отсутствие каких-либо дел, он вместе с руководителем структурного подразделения составляет Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и согласовывает его с архивом и ЭК филиала . При ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив филиала по описи, независимо от сроков хранения. 108 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 IV. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЕЙ С ДОКУМЕНТАМИ 5.1.Руководитель филиала обеспечивает оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качеством исполнения документов по существу вопросов. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, требующие согласования, рассматриваются в день их поступления. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией директора филиала . 5.2.Для передачи срочного документа вызывается ответственный делопроизводитель подразделения по телефону для немедленного вручения документа. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) руководством филиала, подготовку к пересылке адресату. 5.3.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей для выработки совместного решения. 5.4.Исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут 109 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора филиала по актам. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист - заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора филиала с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Контроль за правильным формированием дел, а так же проверку наличия и состояния дел осуществляет архив филиала и центр качества образования. 5.5. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение включает в себя: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности. 5.6.Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов в филиале проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, их отбора на хранение или к уничтожению, в филиале создается приказом директора филиала постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) по общему делопроизводству. Функции и права ЭК, организация ее работы определяется положением об 110 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 ЭК, разработанным на основании соответствующего типового положения. Положение об ЭК филиала утверждается ректором. Отбор документов на постоянное хранение проводится на основании перечня типовых документов с указанием сроков хранения и сводной номенклатуры дел филиала методом полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются также описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, акты о выделении дел к уничтожению. 111 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 V. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ 6.1.Виды печатей и штампов, порядок их изготовления Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в филиале используются печать, утвержденная и изготовленная головным институтом. В филиале также используются печати: «отдел кадров», «приемная комиссия», штампы: «выдан вкладыш», «верно», «собственноручную подпись удостоверяю», полное наименование института и филиала. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи директора филиала определяется непосредственно ректором института. 6.2.Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов в филиале возлагается на главного бухгалтера филиала. С этой целью все изготовленные печати и штампы из института должны поступать в бухгалтерию для обязательного их учета и проставления их оттиска в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 21). Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом директора филиала назначается ответственное лицо. Выдача печатей (штампов) работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Ответственный за использование, установку оттиска и хранение гербовой печати филиала назначается приказом директором филиала. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе 112 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 увольняемого. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания филиала, не допускается. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом директору филиала. Гербовая печать филиала, закрепленная за должностным лицом, хранится в личном сейфе. По окончании рабочего дня сейф опечатывается и служебное помещение, в котором он находится, установленным порядком сдаются под охрану. Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках). 6.3.Порядок использования печатей (штампов) В филиале используются гербовая мастичная печать в одном экземпляре, которая закрепляется за главным бухгалтером и используется для проставления оттиска на следующие документы: доверенности, выдаваемые и удостоверяемые директором филиала; договоры, заключаемые филиалом; акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.); представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и т.д.); гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.); командировочные удостоверения (для заверения отметок отдела кадров об убытии и прибытии работника); доверенности на получение товарно-материальных ценностей; заключения и отзывы организаций на диссертации, авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию; образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; 113 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.); реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк; бухгалтерские и статистические отчеты; сметы расходов; справки (лимитные, о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.); извещения по централизованным выплатам; иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности филиала, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации; иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени филиала, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Печатью заверяются подписи директора филиала, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом директора филиала или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи директора филиала используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись директора филиала, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является главный бухгалтер. Не допускается проставление печатей и штампов на документах и материалах, не относящихся к сфере деятельности или превышающих компетенцию филиала, его структурных подразделений. 114 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 При заверении документа гербовой печатью, ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ. Применение других печатей и штампов, не указанных в данной Инструкции , не допускается. 6.4.Порядок уничтожения печатей и штампов Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в отдел кадров для централизованного уничтожения и списания с учета. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом директора филиала. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт . Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются. Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается ректором. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану. 115 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение штампов и печатей производится путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета и представляет копию акта в головной вуз. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах отдела кадров, а затем уничтожаются в установленном порядке. 6.5.Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей филиала возлагается на директора филиала, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении филиалом или его структурным подразделением юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности. 116 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 6.6.Учет бланков документов Бланки строгой отчетности - это разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. В филиале подлежат обязательному учету бланки; дипломы о высшем образовании и приложения к ним, академические справки, хозяйственной и финансовой деятельности. Получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности осуществляют структурные подразделения, за которыми приказом директора филиала закреплены данные функции, с использованием журналов учета бланков . Приемка должна производиться в день поступления бланков в филиал. Бланки присутствии принимаются комиссии. материально При приемке ответственным нужно работником проверить в соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составить акт приемки бланков документов. Данный акт утверждается директором филиала и является основанием для принятия бланков документов на учет указанным работником. Хранить бланки строгой отчетности нужно в металлических шкафах, сейфах и (или) специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов должно опечатываться, а помещение сдаваться под охрану. Бланки выдаются под роспись работникам структурных подразделений, которые назначаются ответственными за бланки строгой отчетности приказом директора филиала. В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача бланков другим организациям и лицам не допускается. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за бланки в подразделениях и 117 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 руководители подразделений. Выдача дипломов, приложений к ним и академических справок осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов», утвержденной приказом Минобрнауки России от 10 марта 2005 г. № 65 (в редакции приказов Минобрнауки России от 01.04. 2008 г. № 106 и от 22.03.2010 г № 197). Для регистрации выдаваемых академических справок в филиале дипломов, приложений к ним и ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся следующие данные: а) порядковый регистрационный номер; б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку); в) номер бланка диплома (академической справки); г) дата выдачи диплома (академической справки); д) наименование направления подготовки (специальности); е) наименование присвоенной степени или квалификации; ж) дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии; з) номер приказа об отчислении студента (слушателя); и) подпись руководителя подразделения вуза, выдающего дипломы; к) подпись лица, получившего диплом (академическую справку). Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью филиала и хранятся как документы строгой отчетности. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в филиале ведутся: приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. 118 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в приложениях № 2 и 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет отдел кадров, оформляющий прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь поступившим работникам, не имеющим трудового стажа. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью директора филиала, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила)). Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам, на основании приказа (распоряжения) директора филиала о проведении инвентаризации. В ходе инвентаризации устанавливается фактическое наличие бланков, осуществляются их пересчет и сверка остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности и бухгалтерского учета. При инвентаризации необходимо проверять и порядок ведения журналов учета бланков – полноту заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков. 119 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 1 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОБЩЕГО ДОКУМЕНТА НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (Филиал НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми) __________________________________________ 614022 г. Пермь, ул. 9Мая, 21; e-mail: perm-ivesep@yandex.ru 120 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 2 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА ФИЛИАЛА (ПРИКАЗА) НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (ФИЛИАЛ НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» В Г.ПЕРМИ) ПРИКАЗ «____» ______ 20____ г. г. Пермь № ____-_____ О постановке на воинский учет студентов филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных и призывников на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях» п р и к а з ы в а ю: 1. Заведующим кафедр_________________ факультета______________ обеспечить , декану юридического явку студентов мужского пола (независимо от возраста и состояния здоровья), зачисленных в филиал института в 1999 году, в военный комиссариат Индустриального района по адресу:______________ с паспортами и воинскими документами в срок до 15.02.2014 года. 2. Заведующим кафедр, декану юридического факультета довести до сведения студентов (мужского пола), что они лично обязаны представлять до 01.10.2014 года в военный комиссариат по месту жительства справку по форме № 26 , выданную ________, для получения отсрочки от призыва на действительную военную службу. 121 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 3. Заведующим кафедр, декану юридического факультета запретить выдачу студентам справок для военных комиссариатов. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора отдела кадров С.С. Большакову. Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми _____________ И.О.Ф С приказом ознакомлены: И.О.Ф. _______________ И.О.Ф. _______________ И.О.Ф. _______________ И.О.Ф. _______________ Исполнитель: тел. 122 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 3 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПИСЬМА ФИЛИАЛА НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (ФИЛИАЛ НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» В Г.ПЕРМИ) Е.В.Ивановой Зав.отделом лицензирования, аккредитации, аттестации НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» Исх. № ____ от 17.04.2013г. Темы выпускных квалификационных работ (июнь) Уважаемая Елена Вадимовна Высылаем Вам исправленные темы выпускных квалификационных работ по специальности: 030501.65 «Юриспруденция» - 6 курс, заочное отделение. Приложение: на 4 л. в 2 экз. Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми _____________ И.О.Ф. 123 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 4 ИНДЕКСЫ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ Индекс Структурное подразделение 01 Руководство филиалом 02 Студенческий отдел кадров 03 Приемная комиссия 04 Отдел кадров 05 Юридический факультет 05/1 Кафедры юридического факультета 06 Кафедра экономики и менеджмента. Кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита 07 Кафедра гуманитарных, общематематических и естественнонаучных дисциплин 08 Центр качества образования 09 Административно-хозяйственный отдел 10 Бухгалтерия 11 Библиотека 12 Юридический отдел 12/1 Общественная приемная по защите прав человека 14 Архив 15 Отдел внеучебной работы со студентами 124 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 5 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ФИЛИАЛА НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» в г. ПЕРМИ Филиал НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» г.Перми Номенклатура дел библиотеки на 20___ год УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г. Перми _________________В.М. Чернышева «____»_______________201__ Индекс Заголовок дела (тома, части) дела 11-01 Приказы и инструктивные письма Минобразования и науки РФ по вопросам библиотечной деятельности в ВУЗе 11-02 Положение о библиотеке филиала, утвержденное ректором института. Должностные инструкции сотрудников библиотеки. Копии 11-03 11-04 11-05 11-06 11-07 11-08 11-09 11-10 11-11 11-12 11-13 Колво дел Срок хранения и статья по перечню До минования надобности ст.1б Приме чания Постоянно ст. 50 Подлин ник – в ЦКО, в отделе кадров. Приказы и распоряжения ректора и директора института по вопросам работы библиотеки. Копии Годовой план и отчет о работе библиотеки филиала До минования надобности ст. 19 5 лет ст. 93 Правила пользования библиотечным фондом филиала Книга суммарного учета библиотечного фонда До замены новыми ст. 27 До ликвидации библиотеки ст. 247 1 год ст. 239а Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно- информационных материалах Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на периодические издания Акты списания книг и периодических изданий Договоры на информационное обслуживание Журнал учета печатных изданий редакционноиздательской деятельности филиала Инвентарные книги Номенклатура дел библиотеки филиала, утвержденная директором филиала 1 год ст. 244 10 лет ст. 246 5 лет ст.248 Постоянно ст. 695 До ликвидации библиотеки ст. 247 До замены новой ст.199 Зав. библиотекой филиала ________________________ И.О.Ф. 125 СМК.СТФ. 08-37/001-2014 Приложение 6 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА АКТА УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала негосударственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «СанктПетербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г.Перми к.э.н., доцент, профессор РАЕ, _______________ В.М. Чернышева 126 АКТ «___ » __________ 20__ г. ____________________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основаии__________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) __________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №__________________ (название фонда) № Заголовок п/п дела или групповой заголовок дел Дата дела Номера или описей крайние (номенкл даты дел атур) за год(ы) Индекс дела Кол-во дел (тома, части) (томов, по номенкла частей) туре или № дела по описи Сроки хранен ия дела (тома, части) и номера статей по перечню Приме чание 1 3 5 7 8 2 4 6 Итого___________________________________________дел за___________ годы, (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за________________годы утверждены , а по Личному составу согласованы с ЭПК__________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________________№__________________). Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Подпись подписи Дата Согласовано Расшифровка СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Протокол ЭК от________№_______ Документы в количестве______дел, весом _____ ______________________кг (цифрами и прописью) сданы в ____________________ _____________на переработку по приемо(наименование организации) сдаточной накладной от ___________№ __________________. Наименование должности работника, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи Изменения в учетные документы внесены Зав. архивом Дата Подпись Расшифровка подписи 128 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 7 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОБЛОЖКИ ДЕЛА НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (ФИЛИАЛ НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» В Г.ПЕРМИ) Юридический факультет Дело 10-17 Учебные карточки студентов, окончившие институт в 20_____ году На 50 листах Хранить 75 лет 129 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 8 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ ____________________________________________________________________ (НАЗВАНИЕ КРАЕВОГО, ОБЛАСТНОГО,ГОРОДСКОГО АРХИВА) ФОНД №_________ ОПИСЬ №________ ________________________________________________________________ (название описи) КРАЙНИЕ ДАТЫ ДЕЛ______________________ (ЗАПОЛНЯЕТСЯ В АРХИВЕ) 130 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 9 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ДЕЛ ДОЛГОВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКА ХРАНЕНИЯ Филиал НОУ ВПО «Санкт Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г. Перми УТВЕРЖДАЮ: директор филиала ________В.М. Чернышева «________»___________20____ Фонд N ОПИСЬ N дел долговременного (свыше 10 лет) хранения за ___________ год _____________________________________________________ (название раздела (структурного подразделения филиала )) N Индекс Заголовок п/п дела дела (тома, части) 1 2 3 Дата дела (тома, части) 4 Срок Количество хранения листов в дела деле (томе, (тома, части) части) 5 6 В данный раздел описи внесено _______________________________ дел, (цифрами и прописью) с N ____________ по N ______________________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи Дата Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК учебного заведения от ____________ N ________ 131 Примечание 7 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 10 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СОТРУДНИКОВ Филиал НОУ ВПО «Санкт Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права» в г. Перми УТВЕРЖДАЮ: директор филиала ________О.И.Ф. «____»__________20____ Фонд N ОПИСЬ N дел по личному составу за ________ год ___________________________________________________ (название раздела) N п/п 1 Индекс дела Заголовок дела Дата дела Срок хранения Количество Приме(тома, части) (тома,части) дела (тома, листов в деле чание части) (томе, части) 2 3 4 5 6 7 В данный раздел описи внесено _______________________________ дел, (цифрами и прописью) с N _____________________ по N _____________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя Подпись Расшифровка подписи Дата Инспектор по кадрам Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК учебного заведения Протокол ЭПК архивного учреждения от ______________ N __________ от ______________ N __________ 132 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 11 ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ УТВЕРЖДАЮ: Директор филиала НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» в г.Перми _______________И.О.Ф. 00.00.2000 Документальные материалы постоянного хранения с 19__ по 20__ гг. ОПИСЬ п/п Индекс дела, тома, части 1 01-05 Заголовок дела, тома, части Дата Приказы директора филиала 1999 по премированию В данную опись внесено 7 (семь) дел с 1-го по 7-е, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Инспектор И.О.Ф. Передала: 7 (семь) дел И.О.Ф. Приняла: 7 (семь) дел Зав. архивом И.О.Ф. Дата 133 Кол-во Сроки листов в хранения деле 83 Постоянно СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 12 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (ФИЛИАЛ НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» В Г.ПЕРМИ) Протокол № ____________ __________ Заседания (собрания, совещания) Председатель — И.О. Фамилия Секретарь — И.О. Фамилия Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О … Доклад заместителя директора филиала по учебной и научной работе . 2. О ………………………………… Доклад декана юридического факультета 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления / текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия — краткая запись выступления И.О. Фамилия — краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ : 1.1. Утвердить (поручить, представить,....)... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: 2.1.... Председатель Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия Личная подпись Инициалы, фамилия 134 СМК. СТФ. 08-37/002-2014 Приложение 13 ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕГИСТРАЦИОННОГО ЖУРНАЛА ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» ( НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП») ФИЛИАЛ НОУ ВПО «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ИНСТИТУТ ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХ СВЯЗЕЙ, ЭКОНОМИКИ И ПРАВА» В Г. ПЕРМИ (ФИЛИАЛ НОУ ВПО «СПб ИВЭСЭП» В Г.ПЕРМИ РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИИ № п/п Дата поступления документа Откуда поступил Вид документа, краткое содержание 135 Кому направлен Дата и роспись в получении
