Фундаментальная библиотека Технологические

Фундаментальная
библиотека
Технологические
цепочки
2
Технологические цепочки .......................................................................................... 4
Введение ...............................................................................................................................4
Технологические цепочки .....................................................................................................5
Проект 1. Обработка первого экземпляра издания: номер экземпляру присваивается в
момент принятия решения о взятии издания в фонд. ........................................................5
Проект 1А. Обработка первого экземпляра издания: номер экземпляру присваивается
на этапе Учета и является аналогом инвентарного номера. ..............................................5
Проект 2. Обработка первого экземпляра издания, предварительное БО существует со
статусом ЗТП/ПРВ.................................................................................................................6
Проект 3. Обработка партии дублетных экземпляров – из покупки по счету. ...................6
Проект 4. Оформление предварительного заказа на издание. ..........................................7
Проект 5. Работа со списком предварительного заказа на издание. .................................7
Примеры ....................................................................................................................... 7
Работа с записями ....................................................................................................... 7
Пример 1. Создание библиографического описания. .........................................................7
Пример 2. Создание записей о Комплектовании ................................................................8
Пример 3. Создание записей об Экземпляре при наличии каталога Комплектование. ....8
Пример 4. Создание записи об Экземпляре при отсутствии каталога Комплектование...8
Пример 5. Копирование записи. ...........................................................................................8
Пример 6. Копирование записи в редакторе записи. ..........................................................9
Пример 7. Добавление/редактирование информации в БО. ..............................................9
Пример 8. Редактирование записи о комплектовании. .......................................................9
Пример 9. Редактирование записей о комплектовании нескольких изданий. ...................9
Пример 10. Добавление номера КСУ в запись о комплектовании. ....................................9
Пример 11. Добавление номера КСУ в запись о комплектовании, используя счетчик. ...9
Пример 12. Редактирование записи об Экземпляре. ........................................................10
Пример 13. Создание БО для издания, имеющего электронную версию. .......................10
Пример 14. Создание БО локального электронного ресурса. ..........................................10
Пример 15. Просмотр информации о комплектовании издания. .....................................11
Пример 16. Переход на БО из записи об Экземпляре. .....................................................11
Пример 17. Получение информации о комплектовании и поступивших экземплярах
издания. ...............................................................................................................................11
Поиск ........................................................................................................................... 11
Пример 18. Поиск в каталоге Книги....................................................................................11
Пример 19. Поиск в каталоге Комплектование. .................................................................11
Пример 20. Поиск в каталоге Экземпляры. .......................................................................11
Пример 21. Добавление результатов к поиску. ................................................................11
Пример 22. Тематический поиск с использованием логического оператора «ИЛИ». .....12
Пример 23. Поиск книг, входящих в оплаченный счет. .....................................................12
Пример 24. Поиск записей об Экземплярах, которые Вы создали за текущий день. .....12
Пример 25. Поиск информации об экземплярах издания, вставших на полку и
обработанных в период с 1 января 2006 года по 31 марта 2006 года. ............................12
Пример 26. Поиск книг издания 2007 года для сиглы 1м, на которые выставлен счет, но
не оплачен. ..........................................................................................................................12
Выходные документы .............................................................................................. 13
Пример 27. Печать каталожной карточки ..........................................................................13
Пример 28. Создание списка литературы для заказа. .....................................................13
Пример 29. Создание листа инвентарной книги. ...............................................................13
Пример 30. Создание КСУ. .................................................................................................13
Пример 31. Создание бюллетеня новых поступлений. ....................................................13
Пример 32. Создание списка литературы для заказа без использования каталога
Комплектование. .................................................................................................................14
3
Технологические цепочки
Введение
В этом разделе на простых примерах показана организация технологической цепочки в
библиотеке.
Представлены технологические цепочки – для большой библиотеки со сложной организацией
(Проект расширенный) и для небольшой библиотеки, где всю работу выполняет один сотрудник
(Проект минимальный).
В программе существуют три каталога, необходимые для работы: Книги, Комплектование,
Экземпляры. Обработка книги предполагает, последовательное
создание записей:
библиографического описания [БО], о комплектовании и об экземпляре.
В кратком варианте отсутствует каталог Комплектование. Создание записи включает: создание БО
и создание записи об экземпляре. В этом варианте процесс комплектования осуществляется в
«полуавтоматическом режиме» и процесс комплектования через программу полностью не
контролируется.
Отдельные составляющие технологических процессов (примеры) описаны каждый
как
независимый этап, который всегда начинается с поиска записи и заканчивается сохранением
записи.
Процесс регистрации пользователя в системе отдельно не описывается, т.к. подразумевается, что
пользователь зарегистрирован.
В разных библиотеках существуют разные технологические цепочки. Используя наше руководство,
Вы сможете построить свои технологические процессы на основе программы.
Наша программа, будучи инструментом для автоматизации технологических процессов в
библиотеке, легко адаптируется к особенностям любой библиотеки. Обладая большой гибкостью,
она является основой для построения работы в соответствии с потребностями библиотеки и
читателя.
Основные термины и сокращения
(В алфавитном порядке)
БО – библиографическое описание.
Добавление информации – внесение изменений в информацию - это может быть запись БО,
запись о комплектовании или запись об экземпляре - путем добавления новой, без
редактирования существующей.
Дублетный экземпляр издания [ДЭ] – это экземпляр издания, повторно поступивший в
библиотеку и на который ранее сделано БО.
Вкладка – переключение на информацию о комплектовании и экземплярах при нахождении в
редакторе БО.
Каталогизатор – сотрудник, составляющий БО на издание в электронном виде.
Комплектатор – сотрудник, занимающийся покупкой книг и работающий со счетами.
Область - часть окна.
Обозначение БОК => ПЛН – показывает изменение статуса записи на данном этапе
технологического процесса.
Окно – область программы, в которой возможно совершать определенные действия.
Первый экземпляр издания [ПЭ] – это экземпляр издания, поступивший в библиотеку и
используемый для составления библиографического описания.
Проект Минимальный – вариант технологической цепочки, подразумевающий наличие в
библиотеке одного отдела, совмещающего функции учета, комплектования, хранения и т.д. Не
используется каталог Комплектование.
Проект Расширенный – вариант технологической цепочки, подразумевающий наличие в
библиотеке поэтапной обработки литературы в разных отделах – комплектования, учета, научной
обработки и т.д..
Редактирование записи – внесение изменений в существующую информацию в БО, в записи о
комплектовании или записи об экземпляре.
Создание записи – создание новой записи БО, комплектования или об экземпляре.
4
Специалист – сотрудник, отвечающий за комплектование фонда библиотеки и ведущий научную
обработку книги.
Статус ВМН – статус временного местонахождения экземпляра.
Счетчик – инструмент для присваивания номеров внутренним документам. Учет номеров ведется
автоматически. Текущее значение счетчика обозначает последний взятый в системе номер,
Полученное значение – то значение, которое было получено на данном компьютере. Оно
сохраняется по завершении сеанса работы.
Учет – сотрудник сектора учета, оформляющий книги на баланс библиотеки.
Хранение – сотрудник хранения, принимающий книги в фонд и выдающий их читателям.
Шаблон – набор полей для составления описания - это может быть БО, описание экземпляра,
комплектования, описание индексов, читателей, описание периодики, статей и пр.
Технологические цепочки
Проект 1. Обработка первого экземпляра издания: номер экземпляру присваивается в
момент принятия решения о взятии издания в фонд.
Создание БО, записи комплектования на пришедший экземпляр, создание дублетного
комплектования.
Расширенный
Каталогизатор
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги. [Пример 18].
2. Создание БО [Пример 1]. Статус записи: БОК.
Специалист
3. Научная обработка издания – добавление предметной и систематической информации в
БО [Пример 7]. Статус записи: БОК => ПЛН.
4. Создание записи о текущем комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): ВЫП.
5. Создание записи о дублетном комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): НЧЛ.
6. Создание записи о текущем экземпляре [Пример 3]. Ввод номера экземпляра. Статус ВМН:
СПЦ.
Учет
7. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра. [Пример 12]. Ввод
инвентарного номера. Статус ВМН: СПЦ => УЧТ.
8. Добавление информации в запись о комплектовании – ввод номера КСУ [Пример 10].
9. Печать каталожной карточки [Пример 27].
10. Печать сопроводительных документов [Пример 20].
Хранение
11. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра. [Пример 12]. Статус
ВМН: УЧТ => ПХР.
Минимальный
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги. [Пример 18].
2. Создание БО, научная обработка издания [Пример 1]. Статус записи: ПЛН.
3. Создание записи об экземпляре [Пример 4]. Ввод номера экземпляра, инвентарного
номера. Статус ВМН: ПХР.
4. Печать каталожной карточки [Пример 27].
5. Печать сопроводительных документов [Пример 29].
Комплектование осуществляется вручную.
Проект 1А. Обработка первого экземпляра издания: номер экземпляру присваивается на
этапе Учета и является аналогом инвентарного номера.
Создание БО, записи комплектования на пришедший экземпляр, создание дублетного
комплектования.
Расширенный
Каталогизатор
5
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
2. Создание БО [Пример 1]. Статус записи: БОК.
Специалист
3. Научная обработка издания – добавление предметной и систематической информации в
БО [Пример 7]. Статус записи: БОК => ПЛН.
4. Создание записи о текущем комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): ВЫП.
5. Создание записи о дублетном комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): НЧЛ.
6. Создание записи о текущем экземпляре [Пример 3]. Статус ВМН: СПЦ.
Учет
7. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра. [Пример 12]. Ввод
номера экземпляра. Статус ВМН: СПЦ => УЧТ.
8. Добавление информации в запись о комплектовании – ввод номера КСУ [Пример 10].
9. Печать каталожной карточки [Пример 27].
10. Печать сопроводительных документов [Пример 29].
Хранение
11. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра. [Пример 12]. Статус
ВМН: УЧТ =>ПХР.
Минимальный
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги. [Пример 18].
2. Создание БО, научная обработка издания [Пример 1]. Статус записи - ПЛН.
3. Создание записи об экземпляре [Пример 4]. Ввод номера экземпляра. Статус ВМН: ПХР.
4. Печать каталожной карточки [Пример 27].
5. Печать сопроводительных документов [Пример 29].
Комплектование осуществляется вручную.
Проект 2. Обработка первого экземпляра издания, предварительное БО существует со
статусом ЗТП/ПРВ.
Расширенный
Каталогизатор
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
2. Редактирование и добавление информации в БО [Пример 7]. Статус записи: ЗТП/ПРВ =>
БОК.
Специалист
3. Научная обработка издания – добавление предметной и систематической информации в
БО [Пример 7]. Статус записи: БОК => ПЛН.
4. Редактирование записи о комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): СЧТ => ВЫП.
5. Создание записи об экземпляре [Пример 3]. Статус ВМН: СПЦ.
Учет
6. Поиск издания в каталоге Книги. [Пример 18] Редактирование описания экземпляра
[Пример 12]. Ввод номера экземпляра, инвентарного номера. Статус ВМН: СПЦ => УЧТ.
7. Добавление информации в запись о комплектовании – ввод номера КСУ [Пример 10].
8. Печать каталожной карточки [Пример 27].
9. Печать сопроводительных документов [Пример 29].
Хранение
10. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра [Пример 12].Статус
ВМН: УЧТ => ПХР.
Минимальный
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
2. Научная обработка издания - добавление предметной и систематической информации в
БО [Пример 7]. Статус записи: ЗТП/ПРВ => ПЛН.
3. Создание записи об экземпляре [Пример 4]. Ввод инвентарного номера, номера
экземпляра. Статус ВМН: ПХР.
4. Печать каталожной карточки [Пример 18].
5. Печать сопроводительных документов [Пример 29].
Комплектование осуществляется вручную.
Проект 3. Обработка партии дублетных экземпляров – из покупки по счету.
Расширенный
6
Комплектатор
1. Поиск в каталоге Комплектование по номеру счета [Пример 23].
2. Редактирование записи о Комплектовании [Пример 8/9]. Статус счета: ОПЛ => ВЫВ.
Статус (заказа): СЧТ => ВЫП.
Учет
3. Создание записи об Экземпляре [Пример 3]. Ввод инвентарного номера, номера
экземпляра. Статус ВМН: УЧТ.
4. Редактирование информации в записи о Комплектовании [Пример 8/9]. Добавление
информации о номере КСУ [Пример 10]. Статус счета: ВЫВ => ОТР.
Хранение
5. Редактирование и добавление информации в описание экземпляра. [Пример 12]. Статус
ВМН: УЧТ => ПХР.
Минимальный
1. Поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
2. Создание записи об Экземпляре [Пример 4]. Ввод номера экземпляра, инвентарного
номера. Статус ВМН: ПХР.
Проект 4. Оформление предварительного заказа на издание.
Расширенный
Комплектатор
1. Проверка на дублетность – поиск издания в каталоге Книги [Пример 18]. Создание
краткого БО при его отсутствии [Пример 1]. Статус записи: ПРВ.
2. Создание записи о Комплектовании [Пример 2]. Статус (заказа): НЧЛ.
3. Формирование выходного документа – списка литературы для заказа [Пример 28].
Минимальный
1. Проверка на дублетность - поиск издания в каталоге Книги [Пример 18]. Создание краткого
БО при его отсутствии [Пример 1]. Статус записи: ПРВ.
2. Оформление документа для заказа на бумажном носителе [Пример 32].
Проект 5. Работа со списком предварительного заказа на издание.
Комплектатор
Определено место приобретения издания
1. Редактирование записи о комплектовании [Пример 8/9]. Ввод информации о месте
приобретения, цене.
2. Формирование выходного документа – список для заказа [Пример 28].
Получен счет от продавца
3. Редактирование записи о комплектовании [Примеры 8/9]. Ввод информации о номере
счета и дате его выставления. Статус счета: ВЫС. Статус (заказа): СЧТ.
Счет оплачен
4. Поиск в каталоге Комплектование [Пример 23].
5. Редактирование записи о комплектовании [Пример 8/9]. Статус счета: ВЫС => ОПЛ.
Примеры
Работа с записями
Пример 1. Создание библиографического описания.
1) Зарегистрируйтесь с правами Каталогизатора.
2) Выберите элемент меню Запись – Новая.
3) В левой части окна Новая запись выберите Тип записей – Библиография, в правой части
выберите шаблон из предложенного списка. Откроется окно Редактор.
4) Заполните необходимую информацию для библиографического описания [БО].
7
5) Сохраните запись - нажмите Ctrl+F4. Для сохранения записи не выходя из редактора
нажмите на пиктограмму
в правой нижней части экрана, выберите Сохранить.
Пример 2. Создание записей о Комплектовании
Запись о Комплектовании можно создать только к существующему БО. Единицей информации для
каталога Комплектование является сигла.
1) Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18]. В области Результаты выберите запись.
Войдите в Редактор БО.
2) Нажмите на пиктограмму Комплектование
во вкладке Редактор. В новом окне
Комплектование заполните поля: Сигла, Количество, Статус, Способ комплектования,
Источник комплектования согласно технологическим инструкциям. Нажмите кнопку
<Добавить>. Информация о новом комплектовании отразится в нижней области окна.
3) Для создания записи о следующем комплектовании заполните поля еще раз и нажмите
кнопку <Добавить>. Повторите необходимое количество раз для каждой сиглы. Сохраните
введенные значения в каталоге, нажав кнопку <ОК>.
4) Для просмотра информации о созданном комплектовании во вкладке Комплектование
нажмите пиктограмму Обновить
.
Пример 3. Создание записей об Экземпляре при наличии каталога Комплектование.
1)
Проведите поиск в каталоге Комплектование [Пример 19]. В области Результаты выберите
нужную запись. Войдите в Редактор БО.
2)
Нажмите на пиктограмму Экземпляры
. В новом окне Экземпляры заполните поля:
Сигла, Цена, Источник комплектования, Статус ВМН, Количество, Инв.номер, Номер книги
согласно технологическим инструкциям. Нажмите кнопку <Добавить>. Информация о новом
экземпляре отразится в нижней области окна.
Для создания записи о следующем экземпляре заполните поля еще раз и нажмите кнопку
<Добавить>. Повторите необходимое количество раз. Сохраните введенные значения в
каталоге, нажав кнопку <ОК>.
3)
Пример 4. Создание записи об Экземпляре при отсутствии каталога Комплектование.
1)
Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18]. В области Результаты выберите нужную
запись. Войдите в Редактор БО.
2)
Нажмите на пиктограмму Экземпляры
. В новом окне Экземпляры заполните поля:
Сигла, Цена, Источник комплектования, Статус ВМН, Количество, Инв.номер, Номер книги
согласно технологическим инструкциям. Нажмите кнопку <Добавить>. Информация о новом
экземпляре отразится в нижней области окна.
Для создания следующего экземпляра заполните поля еще раз и нажмите кнопку
<Добавить>. Повторите необходимое количество раз. Сохраните введенные значения в
каталоге, нажав кнопку <ОК>.
3)
Пример 5. Копирование записи.
При поступлении второго тома издания или переиздания для составления БО можно
воспользоваться функцией копирования.
1)
2)
3)
4)
Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18]. В области Результаты выберите нужную
запись.
Вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и выберите Копирование записи.
Система предложит сохранить запись в каталог Книги. Нажмите кнопку «ОК».
Для перехода к редактированию записи повторите поиск ,отметив временной интервал
«записи за сегодня». В окне Результаты появится запись.
Войдите в редактор, внесите исправления в БО в соответствии с необходимостью.
Сохраните запись. Закройте окно Редактора.
8
Пример 6. Копирование записи в редакторе записи.
При обработке нескольких томов издания для составления БО можно воспользоваться
функцией копирования в редакторе записи.
1)
Создайте БО на первый том [Пример 1]. Сохраните запись, не выходя из редактора.
2)
Выберите элемент меню Запись – Сохранить в…/пиктограмму Сохранить
Выберите
каталог Книги. Нажмите кнопку «ОК». В Редакторе появится новая запись.
Если у Вас были заполнены вкладки Комплектование/Экземпляры, то в новой записи они
будут обнулены.
Отредактируйте БО в соответствии с необходимостью. Сохраните запись. Закройте окно
Редактора.
3)
4)
Пример 7. Добавление/редактирование информации в БО.
1)
2)
3)
Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18].
В окне Результаты выберите запись. Войдите в Редактор БО.
Добавьте/отредактируйте информацию. При необходимости измените статус записи на
ПЛН. Сохраните данные в окне редактора.
Пример 8. Редактирование записи о комплектовании.
1) Проведите поиск в каталоге Комплектование [Пример 23].
2) В области Результаты выберите запись. Войдите в Редактор комплектования.
3) Измените требуемые значения. Сохраните данные в окне Редактора.
Пример 9. Редактирование записей о комплектовании нескольких изданий.
Изменить Статус счета (метка 917q) в записях о комплектовании в двух счетах одновременно.
Для внесения одинаковых изменений в большое количество записей мы рекомендуем
воспользоваться опцией Замена.
1)
4)
5)
6)
7)
Отберите записи, входящие в оплаченные счета [Пример 21].
Для изменения Статуса счета выберите поле 917q:
В Поле ввода старого значения выберите Статус счета из справочника ОПЛ.
В Поле ввода нового значения выберите Статус счета из справочника ВЫВ.
Нажмите кнопку <Заменить>. Появится информационное окно с сообщением, сколько
записей изменено. Сверьте количество, указанное в информационном окне, с количеством
записей в области Результаты. Их количество должно быть одинаковым.
Если количество измененных записей не равно количеству записей в области Результаты, значит
не во всех записях Статус счета было значение ОПЛ.
Если надо заполнить пустое поле в записи, для ввода нового значения надо в окне Замена Поле
ввода старого значения не заполнять, а в Поле ввода нового значения ввести данные для
изменения.
Пример 10. Добавление номера КСУ в запись о комплектовании.
1) Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18].
2) В области Результаты выберите требуемую запись. Войдите в Редактор БО.
3) Перейдите во вкладку Комплектование. Выберите запись. Войдите в Редактор
комплектования, перейдите на подполе Номер КСУ с меткой 919n. Вручную введите значение.
Сохраните запись.
Используйте буфер компьютера Ctrl+C для сохранения номера КСУ и Ctrl+V для последующего
его занесения в следующую запись.
Пример 11. Добавление номера КСУ в запись о комплектовании, используя счетчик.
1)
2)
Проведите поиск в каталоге Комплектование [Пример 19].
В области Результаты выберите запись. Войдите в Редактор комплектования.
9
3)
Перейдите на подполе Номер КСУ с меткой 919n. Вызовите счетчик, дважды щелкнув
левой кнопкой мышки на правый конец строки, или нажав F7.
4)
Нажмите «Увеличить». Появится сообщение «Увеличить значение?» Выберите «ОК».
Новый номер автоматически занесется в поле Номер КСУ.
Используйте кнопку «Установить» для занесения полученного значения в следующие
обрабатываемые записи.
5)
Пример 12. Редактирование записи об Экземпляре.
1) Проведите поиск в каталоге Экземпляры [Пример 20] .
2) В области Результаты выберите требуемую запись. Войдите в Редактор экземпляра.
3) Отредактируйте требуемые значения. Сохраните данные в окне Редактора.
Пример 13. Создание БО для издания, имеющего электронную версию.
Создать БО для электронного ресурса: отсканированного текста издания.
1) Выберите элемент меню Запись – Новая.
2) В левой части окна Новая запись выберите Тип записей – Библиография, в правой части
выберите шаблон из предложенного списка. Откроется окно Редактор.
3) Заполните необходимую информацию для БО издания в печатном варианте. Для электронного
ресурса заполните подполе 856u, занеся в него относительный адрес электронного ресурса,
доступ к которому есть со всех компьютеров.
4) Сохраните запись - нажмите Ctrl+F4. Для сохранения записи не выходя из редактора нажмите
на пиктограмму
в правой нижней части экрана, выберите Сохранить.
Пример 14. Создание БО локального электронного ресурса.
Создать БО для информации на электронном носителе – CD диске/электронной книге в
аудиоформате.
1) Выберите элемент меню Запись – Новая.
2) В левой части окна Новая запись выберите Тип записей – Библиография, в правой части
выберите шаблон из предложенного списка. Откроется окно Редактор.
3) Заполните необходимую информацию для БО издания в соответствии с ГОСТ 7.82-2001 для
электронных ресурсов.
Метки и области важные для заполнения:
245h - Обозначение материла
256 - Область: Характеристики электронного ресурса
538а - Примечания о системных требованиях и режиме доступа
534 – Область: Примечания об оригинале
856 – Область: Местонахождение электронного ресурса и доступ к нему
Более подробно с описание электронных ресурсов можно ознакомиться в издании «Чернова А.В.,
Рубина С.С. Электронные ресурсы. Правила ввода библиографической информации. – М., БКС,
2004.»
10
4) Сохраните запись - нажмите Ctrl+F4. Для сохранения записи не выходя из редактора нажмите
на пиктограмму
в правой нижней части экрана, выберите Сохранить.
Пример 15. Просмотр информации о комплектовании издания.
1) Проведите поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
2) В области Результаты выберите требуемую запись БО.
3) В появившемся окне БО перейдите во вкладку Комплектование. Здесь отражена информация
о том, было ли сделано предварительное комплектование.
Пример 16. Переход на БО из записи об Экземпляре.
Например, нашли страницу из книги со штрих-кодом и надо узнать, из какой она книги.
1)
2)
3)
Проведите поиск в каталоге Экземпляры [Пример 20]. Войдите в запись.
Нажмите Ctrl+B для быстрого перехода к БО текущей записи.
Появится окно с библиографическим описанием.
Пример 17. Получение информации о комплектовании и поступивших экземплярах издания.
1) Проведите поиск в каталоге Книги [Пример 18].
2) В области Результаты выберите нужное издание. Войдите в Редактор БО.
3) Во вкладке Комплектование будет показан список сигл, количество заказанных изданий и
Статус (заказа).
4) Во вкладке Экземпляры будет показан список сигл и номера экземпляров.
5) Если количество экземпляров превышает 150, то для просмотра распределения экземпляров
по сиглам, во вкладке Экземпляры нажмите пиктограмму По сиглам
.
Поиск
Пример 18. Поиск в каталоге Книги.
Найти издание Пушкина А.С. Капитанская дочка, вышедшее в 2007 году.
1) В окне Поиск выберите каталог Книги.
2) В строке ввода введите: Пушкин 2007 Капитанская дочка.
3) Нажмите кнопку Найти/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат поиска.
Пример 19. Поиск в каталоге Комплектование.
Найти запись о комплектовании со статусом ВЫП, созданную в прошлый сеанс работы.
1) В окне Поиск выберите каталог Комплектование. Нажмите кнопку <Больше>.
2) Выберите поисковый элемент Статус (заказа), введите: ВЫП. Выберите поисковый элемент
Дата создания, введите дату в формате ГГММДД.
3) Нажмите кнопку <Найти>/клавиша <Enter>. В области Результаты отразится результат
поиска.
Пример 20. Поиск в каталоге Экземпляры.
Найти издание с номером экземпляра 00007240
1) В окне Поиск выберите каталог Экземпляры.
2) В строке ввода для поиска введите номер экземпляра: 00007240.
3) Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат поиска.
Пример 21. Добавление результатов к поиску.
В системе существует возможность не обнулять результаты предыдущего поиска, а добавлять
данные к результатам предыдущего поиска. Например, при одновременном поступлении двух
11
или более оплаченных счетов необходимо объединить записи в один результат для их
совместной обработки.
1)
2)
3)
4)
Выберите элемент меню Поиск – Заменить.
В окне Замена в области Каталог выберите каталог Комплектование. Выберите поисковый
элемент Номер счета, введите значение. Активируйте область Поиск по датам: «записи
текущего года», чтобы избежать двойного подбора счетов.
Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразятся результаты
поиска.
Повторите поиск по другому номеру счета. Введите новые данные в область Найти. Новые
результаты будут добавлены к предыдущим.
Пример 22. Тематический поиск с использованием логического оператора «ИЛИ».
1) В окне Поиск выберите каталог Книги.
2) В
строке
ввода
для
поиска
введите
поисковые
элементы:
лизинг* | налоги | налогообложение лизинга. Данные вводите через вертикальную черту,
звездочка после слова «лизинг*» означает, что будут найдены все словоформы этого слова. В
этом случае поиск осуществляется по логическому оператору «ИЛИ», т.е будут найдены
записи, содержащие все эти поисковые элементы.
3) Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат поиска.
Пример 23. Поиск книг, входящих в оплаченный счет.
Найти сведения о партии издания, пришедшего по счету номер 2594 за текущий год.
1) Выберите элемент меню Поиск – Заменить.
2) В окне Замена в области Каталог выберите каталог Комплектование. Выберите поисковый
элемент Номер счета, введите значение 2594. Активируйте область Поиск по датам: «записи
текущего года», чтобы избежать двойного подбора счетов.
3) Выберите поисковый элемент Номер счета.
4) Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразятся результаты поиска.
Проверьте, чтобы результаты поиска совпадали с данными из счета.
Пример 24. Поиск записей об Экземплярах, которые Вы создали за текущий день.
1) В окне Поиск выберите каталог Экземпляры.
2) В строке ввода введите автора записи (имя пользователя, создавшего запись) и активируйте
область Поиск по датам: «записи за сегодня». Нажмите кнопку <Найти>/клавишу <Enter>.
3) В области Результаты появятся записи об экземплярах, которые обработаны Вами за
текущий день.
Пример 25. Поиск информации об экземплярах издания, вставших на полку и обработанных
в период с 1 января 2006 года по 31 марта 2006 года.
1) В окне Поиск выберите каталог Экземпляры. Нажмите кнопку <Больше>.
2) Выберите поисковый элемент Сигла, в строке ввода введите место хранения, выберите
поисковый элемент Дата создания и введите интервал даты получения: >060110* <060331*.
3) Нажмите кнопку <Найти>/клавишу <Enter>.
4) В области Результаты отразятся записи об экземплярах, которые поступили в фонд за этот
период.
Пример 26. Поиск книг издания 2007 года для сиглы 1м, на которые выставлен счет, но не
оплачен.
1) В окне Поиск выберите каталог Комплектование. Нажмите кнопку <Больше>.
2) Выберите поисковый элемент Сигла, в строке ввода введите «1м», выберите поисковый
элемент Год издания, введите «2007», выберите поисковый элемент Статус (заказа) и
введите «СЧТ».
3) Нажмите кнопку <Найти>/клавишу <Enter>.
4) В области Результаты появятся записи об изданиях, на которые выставлен счет, но не
оплачен.
12
Выходные документы
Пример 27. Печать каталожной карточки
1)
2)
3)
4)
Проведите поиск издания в каталоге Книги [Пример 18].
В области Результаты поиска отметьте запись, для которой должна быть распечатана
карточка.
Настройте вид карточки. Выберите элемент меню Поиск – Выбрать вид, отметьте курсором
нужный формат. Выберите элемент меню Поиск – Вид. В правой части экрана появится окно
с карточкой.
Для печати вызовите контекстное меню, выберите Печать.
Пример 28. Создание списка литературы для заказа.
Сформировать список изданий для покупки в Академкниге.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
В окне Поиск выберите каталог Комплектование. Нажмите кнопку <Больше>.
Выберите поисковый элемент Статус (заказа), введите НЧЛ, выберите поисковый элемент
Источник комплектования, введите Академкнига.
Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат
поиска.
Выберите элемент меню Отчеты ->КМПЛ.Список для издательства.
В окне сформируется список изданий. Список содержит краткое библиографическое
описание с указанием общего количества книг, которые были заказаны для разных сигл.
Распечатайте отчет или сохраните его в одном из стандартов (*.doc, *.pdf, *.xls, *.rtf) для
отправки по электронной почте.
Пример 29. Создание листа инвентарной книги.
1)
2)
3)
Проведите поиск по интервалу инвентарных номеров (правила ввода интервала см.
Руководство по программе, раздел Расширенный поиск.Правила ввода информации).
Выберите элемент меню Отчеты ->ЭКЗМ.Инвентарная книга. Заполните параметры.
Нажмите <OK>.
В окне Отчет сформируются листы инвентарной книги. Информация упорядочена по
инвентарным номерам. В конце может быть указано общее количество книг и общая цена,
это зависит от заполнения параметров.
Проверьте, чтобы для каждого экземпляра в его записи были заполнены поля Цена,
Инвентарный номер, так как эта информация отражается в отчете.
Если у Вас в программе нет каталога Комплектование, то при заполнении параметров для
создания листа инвентарной книги уберите галочку напротив «Автоматическое заполнение».
Пример 30. Создание КСУ.
1)
2)
3)
4)
5)
В окне Поиск выберите каталог Комплектование.
В области Опции поиска введите номер КСУ, для которого Вы хотите сформировать отчет.
Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат
поиска
Выберите элемент меню Отчеты ->КМПЛ.Обзор по номерам КСУ. Заполните параметры.
Нажмите <OK>.
В окне Отчет сформируются листы КСУ. Информация отсортирована по видам документов
и по содержанию.
Программа позволяет составлять отчет КСУ для одного или нескольких номеров КСУ. Для
составления отчета по нескольким номерам проведите поиск по этим номерам и при заполнении
параметров введите интервал номеров КСУ, для которых создается отчет.
Пример 31. Создание бюллетеня новых поступлений.
1)
2)
В окне Поиск выберите каталог Книги.
Активируйте область Поиск по датам: «записи за месяц».
13
3)
4)
5)
6)
Нажмите кнопку <Найти>/клавишу Enter. В области Результаты отразится результат
поиска.
Выберите элемент меню Отчеты ->Книги.Бюллетень. Заполните форму. В области
Классификаторы выберите нужный классификатор. Нажмите <OK>. Появится окно Отчета.
В окне Отчет сформируется бюллетень новых поступлений.
Распечатайте отчет или сохраните его в одном из стандартов (*.doc, *.pdf, *.xls, *.rtf) для
отправки по электронной почте.
Пример 32. Создание списка литературы для заказа без использования каталога
Комплектование.
Сформировать список для заказа изданий при отсутствии каталога Комплектование. Для этого
можно использовать форму документа для каталога Книги - Книги.Бюллетень.
1)
2)
3)
4)
В окне Поиск выберите каталог Книги. Нажмите кнопку <Больше>.
Выберите поисковый элемент Статус БО, введите ПРВ. Нажмите кнопку <Найти>/клавишу
Enter. В области Результаты отразится результат поиска.
Выберите элемент меню Отчеты ->Книги.Бюллетень. Заполните форму, в области
Классификаторы выберите: «нет». Нажмите <OK>. Появится окно Отчета.
Сохраните отчет в одном из стандартов (*.doc, *.pdf, *.xls, *.rtf). Таким образом, Вы получите
документ для дальнейшего его редактирования и подготовки на его основе списка для
заказа изданий.
14