Возврат товара

Краткая инструкция
для операторов
Оглавление
Поступление товаров ...................................................................................................... 4
Списание товаров ............................................................................................................ 7
Возврат товара ................................................................................................................. 8
Возврат товара поставщику ........................................................................................ 8
Возврат от покупателя по претензии ....................................................................... 10
Перемещение товаров между подразделениями ........................................................ 11
Перемещение товаров в другой магазин ................................................................. 11
Перемещение из другого магазина ........................................................................... 13
Реализация товаров ....................................................................................................... 14
Переоценка ..................................................................................................................... 16
Учет оприходованных излишков ................................................................................. 17
Пересортица товаров ..................................................................................................... 18
Перетаривание товаров ................................................................................................. 20
Понижение сортности ................................................................................................... 21
Инвентаризация .......................................................................................................... 22
Подготовка к инвентаризации .................................................................................. 22
Проведение инвентаризации .................................................................................. 22
Печать ценников и этикеток......................................................................................... 32
2
Рабочий день оператора магазина начинается с учета оприходованных излишков. Если
не проводить эту работу ежедневно, то все эти оприходованные излишки выявятся при
инвентаризации в виде недостачи и концы их появления будет сложно найти. Как правило они
появляются из-за неоформленных вовремя документов поступления товаров или из-за
пересортицы. Необходимо выяснить, что послужило причиной образования излишков и
осуществить соответствующие операции – сформировать документы поступления товаров либо
документ пересортица товаров.
При поступлении товаров от поставщика необходимо сформировать документ
поступления товаров. Порядок действий при этом такой: оператор принял товар по
накладным, если необходимо, осуществил возврат поставщику тары либо доставленной ранее
продукции, распечатал ценники и этикетки. ВНИМАНИЕ! Перед поступлением товара
необходимо заранее проверить наличие данного товара в базе, также убедиться, что в базе
заведён поставщик и договор поставки. Если какого-то товара (или поставщика) нет в базе, а
товар уже пришёл, то товар не попадёт на кассу и следовательно не будет продаваться.
Если при поступлении товаров были товары, у которых изменилась цена, то переоценка
товаров производится автоматически при проведении документа поступление товаров,
оператору остается лишь распечатать новые ценники и этикетки. Если же цена изменилась не
при поступлении товаров, а по решению, например, руководителя магазина, то необходимо
провести переоценку товаров. После чего также распечатываются новые ценники и этикетки.
Если товар поступил в упаковке большого объема и для продажи необходимо
перефасовать его в упаковки поменьше (например, поступил 10 кг мешок сахара, который
необходимо перефасовать в 1 кг пакеты), следует воспользоваться документом перетаривание
товаров.
Товар в магазин может поступать не только от поставщиков, но и перемещением из
других магазинов или с распределительного склада. В таких случаях приход товара
оформляется через документы перемещения товаров. В случае перемещения товаров из
данного магазина в другой магазин, также следует использовать документы перемещения
товаров.
Товар может продаваться не только через основную кассу магазина. Он может
реализовываться при выездной торговле либо за него могут заплатить с помощью безналичного
расчета. Для фиксации таких продаж используется документ реализация товаров.
В течение рабочего дня может быть выявлен товар, у которого истекает срок годности,
либо который утратил свой торговый вид. Такой товар можно вернуть поставщику, понизить
сортность и выставить его на продажу по сниженной цене или же списать его.
Инвентаризация проводится в определенное руководством магазина время и
предваряется определенной подготовительной работой.
3
Поступление товаров
Откройте список документов поступления товаров
В открывшемся списке документов нажмите кнопку добавления нового документа.
В появившемся окне выберите «Поступление товаров» и нажмите кнопку ОК.
Откроется форма нового документа поступления товаров. В ней вам необходимо выбрать
склад вашей организации (1), контрагента – поставщика (2), договор (3, если есть хотя бы один
ранее созданный договор с выбранным поставщиком, то он проставится автоматически) и если
есть, номер входящего документа с накладной на поступивший товар (4).
4
Если нужного вам контрагента (поставщика) или договора нет, напишите заявку
региональному оператору на их создание. После их появления в базе магазина продолжите
формирование документа поступления товаров.
Затем сканируйте штрих-код (ШК) товара, и он добавится в табличную часть. Введите
количество товара (1), цену поставщика (2) и цену розничную (3). Вместо розничной цены вы
можете также написать процент наценки (4), цена розничная рассчитается автоматически.
Если товар идет без штрих-кода (ШК), то найдите его в номенклатуре по наименованию.
Для этого нажмите на кнопку добавления товара (5), и в новой строчке для товара в табличной
части на многоточие (6). Откроется номенклатура, в которой вам необходимо будет найти товар
по названию.
5
Искать товар можно несколькими способами:
1) В открывшемся окне с номенклатурой перейти на вкладку «Поиск и отбор» (1),
поставить флажок на штрих-код и ввести его в поле (2), нажать кнопку «Поиск по условию» (3).
Будет произведен поиск товара с указанным штрихкодом. Этот способ не сработает с весовым
товаром или с товаром, у которого новый штрихкод, которого еще нет в базе. Поэтому в случае
отсутствия результатов поиска, воспользуйтесь вторым способом.
2)
В открывшемся окне с номенклатурой перейти на вкладку «Поиск и отбор» (1),
нажмите кнопку «Быстрый поиск и отбор по коду, наименованию и штрихкоду» (2) или кнопку
F7 на клавиатуре, введите часть наименования товара (3) и нажмите ОК. Будет произведен
поиск по вхождениям указанных слов.
6
Если товар не найден по ШК или по наименованию, то отправьте заявку на добавление
региональному оператору, который этим занимается. После того, как товар появится в базе
магазина, добавьте его в документ поступления товаров.
В случае с алкоголем оператору следует отправлять как можно более полную
информацию (крепость, объем, вид напитка).
В случае с сигаретами, если в продаже есть несколько пачек одних и тех же сигарет с
указанной на них разной ценой, следует отправить оператору заявку со всеми вариантами цен
на добавление в карточку товара минимальных рекомендованных цен (МРЦ).
После заполнения всех товаров поступления нажмите кнопку ОК в нижней части формы.
Документ сохранится и проведется, товары попадут на остатки склада, а цены на них
установятся (если ранее на товар была уже установлена цена, а в поступлении товар с новой
ценой, то после проведения будет установлена новая цена на товар).
Списание товаров
Документы – Складские акты – Списание товара:
Создайте новый документ нажатием кнопки
- ОК:
7
- выберите операцию Списание товаров
Выберите склад компании и статью списания. В «Цены и валюта» - должна быть
выбрана розничная цена вашего подразделения.
Добавить новую строку нажатием кнопки
на функциональной панели табличной
части документа
В табличной части выберите нужную позицию товара для списания, укажите количество
списываемого товара. Проведите документ – ОК.
Возврат товара
Возврат товара поставщику
Документ создается накладная через меню:
Документы – Отгрузка ТМЦ – Реализация товаров или значок
8
на панели инструментов:
Открывается журнал документов «Реализация товаров»:
Создаем новый документ нажатием кнопки
или нажатием клавиши «Insert»:
Выбираем вид хозяйственной операции «Возврат поставщику (отгрузкой)» и нажимаем
«ОК»:
Создается новый документ.
9
Заполняем: склад компании (склад магазина), контрагент (поставщик которому
возвращается товар), договор (соответствующий данному поставщику).
«Тип цен» – закупочная цена данного подразделения.
В табличной части добавляем новую строчку нажатием кнопки
или нажатием
клавиши «Insert». И заполняем возвращаемыми товарами с помощью сканера либо вручную,
проставляем количество, цена проставляется автоматически.
Сверяем итоговые значения количества и суммы, проводим документ – ОК.
Возврат от покупателя по претензии
Если возврат от покупателя производится в тот же день, когда этот товар был куплен, то
возврат производится на кассе. Если же возврат производится позже, то необходимо
сформировать в 1С документ «Возврат от покупателя».
Документы - Отгрузка ТМЦ - Возврат от покупателя:
Создать новый документ
, возврат товаров от покупателя, ОК:
10
Заполнить: организацию, склад компании, документ отгрузки (выбрать документ
Закрытие кассовой смены за то число, за которое был сделан возврат), контрагент (Частное
лицо), договор.
Добавьте новую позицию (данные о возврате подает кассир, наличие штрихкода товара,
количество и цена - обязательны).
Проведите документ – ОК.
Перемещение товаров между подразделениями
Перемещение товаров в другой магазин
Документы – Складские акты – Перемещение товаров
В случае, если перемещаете товар в неавтоматизированный магазин, выберите вид
хозяйственной операции «Перемещение товаров».
Если же производится перемещение в автоматизированный магазин, то выберите
«Перемещение товаров в филиал».
11
Проверьте шапку документа – должны стоять ваша Организация и подразделение.
Заполните Склад отправитель (ваш склад) и Склад получатель (склад магазина, в который
перемещаете товар).
Заполните табличную часть документа товаром и его количеством.
Проведите документ – ОК.
12
Перемещение из другого магазина
В магазине-получателе создаем документ перемещение с операцией «Перемещение
товаров из филиала»
Документы – Складские акты – Перемещение товаров
Заполняется шапка документа, склад отправитель и склад получатель.
Далее, если производится перемещение из неавтоматизированного филиала, то
табличная часть заполняется товарами вручную.
Если же перемещение из автоматизированного филиала, то табличная часть
формируется через обработку:
Заполнение – Заполнить транзитной спецификацией.
Появляется
окно
с
транзитными
спецификациями
–
выбираем
спецификацию,
соответствующую вашему перемещению (номер печатной формы перемещения) - выбрать.
13
Система автоматически заполняет документ товарами
Проведите документ – ОК.
Реализация товаров
Для оформления реализации товаров контрагенту или частному лицу создается документ
«Реализация товаров».
Документы – Отгрузка ТМЦ – Реализация товаров.
Создаем новый документ: Действия – Добавить или кнопку «+» - Реализация товаров –
ОК.
14
Заполняем склад, контрагента и договор. В табличную часть добавляем возвращаемые
товары, указываем количество. Проводим документ – Ок.
15
Переоценка
Для проведения переоценки товаров перейдите в Документы – Складские акты –
Переоценка.
Откроется список документов переоценки. Нажмите кнопку «+» для добавления нового
документа. Откроется окно выбора хоз. операции. Выберите «Переоценка товаров в рознице».
В шапке документа проверьте организацию и подразделению. Выберите склад компании.
В табличной части добавьте товары, у которых необходимо изменить розничные цены и
укажите для них измененную цену в столбце «Цена новая». Проведите документ – кнопка ОК.
Остатки товаров будут переоценены. После этого можете распечатать новые этикетки и
ценники.
16
Учет оприходованных излишков
Частая проблема, встречающаяся практически во всех магазина - когда количество
проданного в течение смены товара превышает количество, доступное для списания
(числящееся на остатках). Причины этого:

Несвоевременное
оформление
документов
поступления
и/или
некорректное
указание времени проведения операций.

Пересортица в результате ошибок кассиров.

Нарушение правил фасовки товара, а именно – неправильная установка тары в
момент взвешивания, неправильная маркировка товара этикетками.
Необходимо ежедневно отслеживать появление оприходованных излишков и принимать
необходимые меры.
Проконтролировать оприходованные излишки можно здесь: Документы – Отгрузка
ТМЦ
–
Закрытие
кассовой
смены.
Откройте
«Оприходованные товары».
17
документ
закрытия
смены,
вкладка
Необходимо проанализировать оприходованные излишки и принять решение о
последующих действиях.
Если излишек образовался по причине несвоевременного оформления документов
поступления товаров, то необходимо оформить пропущенные документы и провести
восстановление последовательности (обратитесь к ИТ-специалисту).
Если же излишек образовался по причине пересортицы, то необходимо сформировать
документ пересортицы.
Пересортица товаров
Документ пересортицы можно создать на основании документа закрытия смены. Для
этого в списке документов закрытия смен необходимо выделить нужный документ, на
основании которого будет создана пересортица и нажать кнопку «Ввести на основании». В
открывшемся списке выберите «Пересортица товаров».
18
Будет создан документ «Пересортица по закрытию смены». В нем необходимо будет
указать причину проведения пересортицы и заполнить табличную часть.
Правая часть табличной формы уже будет заполнена оприходованными товарами.
Необходимо определить из них те, которые появились в результате пересортицы. Строки с
лишними товарами удаляем, выделяя их по одному и нажимая на красный крестик «Удалить
текущий».
Для оставшихся товаров в левой части таблицы необходимо добавить товары, которые
следует списать.
По окончанию проведите документ – Ок.
.
Документ пересортицы может быть также создан вручную, не на основании документа
19
закрытия смены.
Документы – Складские акты – Пересортица товаров. Действия – Добавить –
Пересортица товаров.
Работа с ним аналогична работе с документом пересортицы по основанию закрытия
смены за исключением того, что необходимо будет заполнить вручную обе части таблицы.
Перетаривание товаров
Иногда появляется необходимость перетарить товар. Сделать это можно так: Документы
– Складские акты – Пересортица товаров. Действия – Добавить – Перетаривание товаров.
В открывшейся форме укажите причину перетаривания. В левой части табличной формы
выберите товар, который необходимо перетарить, а в правой – товар, которым он станет после
перетаривания. Не забывайте учитывать кратность количества, веса и цен.
20
Понижение сортности
Документы – Складские акты – Пересортица товаров. Действия – Добавить –
Понижение сортности.
В открывшейся форме укажите причину понижения сортности. В левую часть табличной
формы добавьте товар, сортность которого собираетесь понизить, в правую товар, которым он
станет после понижения сортности. Не забудьте установить новую розничную цену на
приходуемый товар.
21
Инвентаризация
Подготовка к инвентаризации
До инвентаризации в магазине для получения корректных книжных остатков требуется
провести следующие процедуры:
 Провести все оформленные возвраты
 Провести все приходные накладные. В информационной системе не должно быть не
проведенных документов.
 Обработать документ «Закрытие кассовой смены» (документ «Закрытие кассовой
смены» должен быть за предыдущий день.
 Провести переоценку товаров, для которых она еще не была проведена.
 Провести документы списания товаров для товара, подлежащего списанию.
 Проверить оприходованные излишки. При необходимости провести пересортицу.
 Восстановить последовательность (обратитесь к ИТ-специалистам).
 Закрыть период для редактирования (обратитесь к ИТ-специалистам).
Если во время ревизии ведется торговля, тогда необходимо учитывать данный товар.
Если товар еще не прошел инвентаризацию и его продали, тогда необходимо добавить колво проданного товара в инвентаризацию. Иначе при закрытии смены данный товар спишется и
будет висеть отрицательным остатком либо недостачей.
Если товар прошел инвентаризацию и его продали, тогда с данным товаром ничего делать
не надо. Он уже учтен в инвентаризации и при закрытии смены будет списан.
Если магазин во время ревизии не закрывается, тогда лучше будет если вначале
инвентаризация будет проведена в отделах с ходовым товаром. Или открывать отделы по мере
проведения ревизии.
Внимание! После проведения документа «Инвентаризация», никакие документы с датой,
предшествующей проведению ревизии, обрабатываться не должны.
Проведение инвентаризации
После проведения всех предварительных действий приступаем к проведению
инвентаризации.
22
Для начала создадим документ инвентаризации с книжными остатками:
Документы - Складские акты – Инвентаризация.
Создаем документ «Предварительная инвентаризация товаров» (Действия – Добавить –
Предварительная инвентаризация товаров – ОК).
Проверяем реквизиты документа (1) Подразделение; 2) Склад компании; 3) Дата; 4)
Время выставляем примерно на конец дня, 23:00:00). Если, что-то не верно исправляем под
необходимые значения.
Заполняем данный документ складскими остатками (Заполнение - Заполнить складскими
остатками).
23
Заполняем колонку «Цена розн.» (Заполнение – Изменить).
Появиться окно «Обработка табличной части» выбираем в «Действие» строку
«Установить цены по типу» и нажимаем «Параметры действия».
Появиться окно «Настройка параметров», в данном окне заполнить «Для ценового
реквизита» параметром «ЦенаОтпускная»; значение «Установить тип цен» выбрать тип цен,
соответствующий розничному типу цен магазина. Нажать кнопку «Выполнить», дождаться
окончания обработки и нажать кнопку «ОК» в окне «Обработка табличной части», на вопрос
«Таблица была изменена. Сохранить изменения в документе?» нажать кнопку «Да».
24
Результатом должна стать таблица с проставленными значениями в колонке «Цена
розн.»
Далее необходимо обнулить фактическое количество товара, для этого нажимаем пункт
«Заполнить» - «Обнулить фактическое количество», на вопрос нажимаем кнопку «Да». После
чего в таблице в колонке «Кол-во факт.» станет пусто. Сохраняем документ и закрываем его.
Проводить его не надо.
25
После сохранения документа он появиться в общем списке документов Инвентаризации
Вносим фактическое количество товара, посчитанное при ревизии
Создавать документы «Предварительная инвентаризация товаров» можно сколько
угодно. Например, в один документ вводиться товар добавленный из ТСД, в другой документ
добавляются весовые товары, и товары, чей штрихкод не был найден (актуально для
инвентаризации при запуске магазина).
Создаем следующий документ «Предварительная инвентаризация товаров» (Действия –
Добавить – Предварительная инвентаризация товара – ОК).
26
Проверяем реквизиты документа (1) Подразделение; 2) Склад компании; 3) Дата; 4)
Время выставляем примерно на конец дня, 23:00:00) Если, что-то не верно исправляем под
необходимые значения.
Заполняем товары с терминала сбора данных ТСД, для этого нажимаем «Заполнение» «Заполнить из ТСД»
Проверяем что ТСД выбран правильный, Ставим галочку в пункте «Выгружать суммы
как цены» и нажимаем кнопку «Выполнить»
Выбираем какие документы необходимо загрузить и подтверждаем.
27
В таблицу добавятся товары которые были проинвентаризированы с помощью ТСД. В
служебных сообщения могут выявиться штрихкоды товаров, которые отсутствуют в
справочнике номенклатуры (актуально для инвентаризации при запуске магазина). Эти товары
необходимо отправить заявкой регилнальному оператору для добавления в базу. И после
появления в базе этих товаров добавить вручную в инвентаризиционную ведомость.
Далее необходимо, чтобы в документе появились данные в колонке «Цена розн.». Для
этого нажимаем кнопку «Заполнение» - «Пересчет цены от суммы в инвентаризации» и ждем
окончания обработки. Проверяем корректность данных в документе. Сохраняем и закрываем
документ.
В такой же последовательности заносим данные ревизии по весовым товарам и товарам
с отсутствующими штрихкодами (актуально для инвентаризации при запуске магазина). Товар
заносится подбором номенклатуры из справочника.
Объединение документов "Предварительной инвентаризации товаров" в
результирующий документ инвентаризации
После проведения всех предварительных инвентаризаций, и их проверки. Необходимо
сформировать результирующий документ инвентаризации. Для этого делаем следующие шаги:
Заходим в пункт меню Обработки – Функции специализированного назначения –
Объединение документов.
28
Появиться окно «Объединение документов» в нем проставляем галочки на нужных нам
документах «Предварительная инвентаризация товаров» и нажимаем кнопку «Выполнить»
Создастся документ «Инвентаризация товаров» объединяющий все выделенные
документы «Предварительная инвентаризация товаров». Проверяем реквизиты документа (1)
Подразделение; 2) Склад компании; 3) Дата; 4) Время выставляем примерно на конец дня,
23:00:00) Если, что-то не верно исправляем под необходимые значения.
29
Далее необходимо привести к общей единице измерения для этого нажимаем
«Заполнение» - «Привести к базовым единицам измерения» и ждем окончания обработки.
Далее сворачиваем одинаковые строки «Заполнение» - «Свернуть одинаковые строки» и
ждем окончания обработки.
Далее «Заполнение» - «Пересчитать книжное количество», ждем окончания обработки.
30
Сформируется документ инвентаризации, в данном документе необходимо проверить
цены розничные, чтобы стояли во всех позициях товара. Также необходимо пробежаться
глазами по всему документу – возможно встретятся товарные позиции с чрезмерно большим
количеством либо ненормально низкой ценой (такое возможно, если при инвентаризации с
помощью ТСД перепутали количество с ценой). После проверки документа проводим документ
нажимаем кнопку «ОК». Если документ проведется, значит все нормально, и ревизия
закончена. Если документ не проведется, тогда смотрим информацию в служебных сообщениях
и исправляем данные ошибки.
31
Если
выводятся
строки
вида
«Таблица
<Товары>
значения
колонок
<Номенклатура,ЕдиницаИзмерения> не уникальны ! Строки: 75,3 348», тогда скорее всего в
строках с этими номерами один и тот же товар с различной розничной ценой. Их необходимо
привести к одинаковым значениям. УДАЛЯТЬ в документе «Инвентаризация товаров»
строки с товаром КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩАЕТСЯ. После исправления всех ошибок
снова производим сворачивание одинаковых строк «Заполнение» - «Свернуть одинаковые
строки» дожидаемся окончания обработки, и делаем пересчет книжного количества
«Заполнение» - «Пересчитать книжное количество» ждем окончания обработки. Проводим
документ. Если документ проведется, значит все нормально, и ревизия закончена. Если
документ не проведется, тогда смотрим информацию в служебных сообщениях и исправляем
данные ошибки.
Окончательный вид документа инвентаризации должен выглядеть так:
Печать ценников и этикеток
Ценники и этикетки можно печатать, запуская обработку для печати вручную и выбирая
каждый раз нужные товары по отдельности, либо вызывая обработку из документа, например,
поступления или перемещения товаров, переоценки.
Вручную обработка вызывается в Обработки – Функции специализированного
назначения – Печать этикеток и ценников.
32
Откроется обработка для печати. В ней выберите нужную вкладку – этикетки или
ценники (1), принтер этикеток для этикеток или обычный принтер для ценников (2),
подходящий вам шаблон этикеток (3), количество этикеток/ценников в строке и столбце на
листе (4). Проверьте, чтобы была выставлена ваша организация (5), тип цен – розничная для
вашего магазина (6). Теперь вы можете добавить товары, для которых хотите напечатать
ценники или этикетки (7) и укажите количество экземпляров (8).
Нажмите кнопку «Печать». Откроется предварительный просмотр. Проверьте, все ли
нормально и отправляйте на печать.
33
Откроется окно с выбором принтера, в котором нужно будет выбрать нужный (обычный
принтер или принтер этикеток) и нажать Печать.
Распечатать ценники и этикетки можно также из документов поступления товаров или
переоценки товаров. Откройте нужный документ, нажмите кнопку со стрелкой у кнопки
«Печать» и выберите Печать этикеток и ценников. Будет запущена обработка для печати
этикеток и ценников с уже заполненными товарами, взятыми из документа. Далее отметьте
нужные товары и можете распечатать ценники.
34