Ввод дополнительных соглашений по договорам ПОУ

НИУ ВШЭ
Инструкция пользователя
№ 4_ПОУ Ввод дополнительных соглашений
по договорам ПОУ
Описание порядка ввода и корректировки дополнительных соглашений к договорам ПОУ
Система ИС-ПРО 7.09
Версия
Дата
Разработал
0.1
11.04.2011
Сахарова О.И.
Первоначальная
0.2
20.05.2011
Сахарова О.И
Дополненная (добавлено дс22)
0.3
24.11.2011
Сахарова О.И.
Переработана для версии 7.09
0.4
03.04.2012
Сахарова О.И.
Дополненная (добавлено дс24)
0.5
09.10.2012
Сахарова О.И.
Дополненная (добавлено дс26)
0.6
29.01.2013
Сахарова О.И.
Дополненная и измененная (добавлено дс27, дс 28)
Поддержка ОФС ДИТ:
Комментарии
Сахарова О.И., тел.17-11
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Оглавление
1.
ВВЕДЕНИЕ. ...................................................................................................................................................3
2.
ТИПЫ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ СОГЛАШЕНИЙ, ПОРЯДОК ВВОДА. ................................................................3
2.1.
Доп.соглашения на изменение стоимости договора (скидка) (дс01). ...........................................5
2.2.
Доп.соглашение на изменение стоимости договора (не скидка!) (дс17). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ! .7
2.3.
Доп. соглашение на изменение стоимости договора (отмена скидки) (дс18). ............................8
2.4. Доп.соглашение на продление сроков действия договора – выход из академического
отпуска (дс05). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ! ..............................................................................................................9
2.5.
Доп.соглашение на индивидуальный план обучения (дс07) . .................................................... 11
2.6.
Доп.соглашение на расторжение договора (по соглашению сторон) (дс03). ............................ 14
2.7.
Доп.соглашение на изменение ФИО, реквизитов студента/Ф.Зак/Ю.Зак (дс19). ..................... 15
2.8.
Доп.соглашение на отсрочку оплаты (дс20). ................................................................................. 19
2.9.
Доп.соглашение на рассрочку оплаты (дс21)................................................................................ 19
2.10.
Доп.соглашение на изменение наименования ВШЭ (дс22). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ! ................ 20
2.11.
Доп.соглашение на изменение наименования отделения деловой и политической
журналистики факультета прикладной политологии на факультет медиакоммуникаций (дс23). НЕ
ИСПОЛЬЗОВАТЬ! .......................................................................................................................................... 21
2.12.
Доп.соглашение на смену ступени обучения (бакалавр, специалист) (дс24). ....................... 21
2.13.
Доп.соглашение на изменение наименования лицензии (дс26). ........................................... 23
2.14.
Доп. соглашение на выход из академического отпуска + индивидуальный план обучения
(ИУП) (дс27). ................................................................................................................................................. 24
2.15.
Доп. соглашение на изменение стоимости обучения (в связи с выходом из
ак.отпуска)(дс28). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ! ...................................................................................................... 26
3.
КОРРЕКТИРОВКА ДОП. СОГЛАШЕНИЙ И ДОГОВОРОВ .......................................................................... 28
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
2 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
1. ВВЕДЕНИЕ.
Доп.соглашениями в системе ИС-ПРО вносятся различные изменения в действующие
договоры. От типа доп.соглашения зависит порядок его ввода в карточку договора,
заполнение определенных групп полей пользователя, изменение текущего статуса
студента, а также печатная форма доп.соглашения.
Поскольку на печать может быть выведено только текущее состояние договора и
последнее введенное доп.соглашение к нему, необходимо при заключении доп.соглашения
в обязательном порядке сохранить его печатную форму в Word в специально созданной
папке. Порядок сохранения печатной формы документа описан в инструкции на вывод
печатных форм в Word.
2. ТИПЫ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ СОГЛАШЕНИЙ, ПОРЯДОК
ВВОДА.
В настоящий момент действуют следующие типы соглашений:
 дс01 – изменение стоимости обучения (скидка)
 дс03 – расторжение по собственному желанию - применяется в случаях отчисления
студента по собственному желанию, перевода на другой факультет или в другой
вуз, перехода на бюджетное отделение
 дс05 – продление: выход из академич.отпуска
 дс07 – индивидуальный план обучения
 дс17 – изменение стоимости (не скидка) – используется в случаях, когда нужно
изменить стоимость обучения по каким-либо причинам, например, когда договор
заключен с учетом индекса пересчета текущего уч.года, а позже было принято
решение оставить курс пересчета на уровне прошлого года
 дс18 – отмена скидки
 дс19 – изменение реквизитов студента, заказчика - изменение реквизитов студента,
заказчика – изменение фамилии и/или паспортных данных и/или адреса студента,
фамилии и/или паспортных данных и/или адреса физ. заказчика, наименования
и/или адреса местонахождения и/или платежных реквизитов юр.заказчика (вместо
дс04,08,09,11-14)
 дс20 – отсрочка оплаты
 дс21 – рассрочка оплаты
 дс22 – изменение наименования ВШЭ.
 дс23 – изменение наименования отд.деловой и полит.журналистики ф-та
прикладной политологии на факультет медиакоммуникаций.
 дс24 – смена ступени обучения (специалист, бакалавр)
Ввод и корректировка доп.соглашений к договорам выполняется в разделе УЧЕТ
ДОГОВОРОВ - КАРТОТЕКА ДОГОВОРОВ. После открытия картотеки договоров
нужно выбрать вид деятельности ТОВАРООБМЕН и журнал соответствующего
факультета или специальности.
Доп.соглашение можно ввести в договор при его первоначальном вводе (только для
доп.соглашения на скидку дс01!). При вводе договора на экране появляется запрос, как
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
3 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
показано на рисунке. Если доп.соглашение нужно ввести – нажать на кнопку ОК, для
отказа Отмена.
Если доп.соглашение нужно внести в уже существующий договор, надо найти этот договор в
реестре. Для осуществления поиска нужно в картотеке договоров установить курсор на
любую строку в колонке, по которой будет осуществляться поиск, и набрать с клавиатуры
реквизиты искомой записи, например, установив курсор в колонку «Контрагент» ввести
фамилию студента. По мере набора букв фамилии, которые будут отображаться внизу экрана
в строке поиска, система будет осуществлять мгновенный поиск и установит курсор на строку
договора с искомыми реквизитами, в данном случае (см.рис.ниже) с заданной фамилией
Кравчук. Таким же образом поиск можно вести и по внутреннему номеру договора (или
значению любой другой колонки реестра), только предварительно нужно выделить курсором
ту колонку, по которой будет вестись поиск.
Затем нужно войти в найденный договор по клавише F4 и нажать сочетание клавиш Alt-U.
В появившемся окне отметить любым знаком, например, «*» тип доп.соглашения, которое
нужно ввести и нажать на ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
4 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
После ввода доп.соглашение должно быть распечатано и сохранено в виде документа
Word в специально созданной для этого папке. Порядок печати доп.соглашений описан в
инструкции № 5 _ПОУ Вывод печатных форм в Word.
Далее описаны правила ввода доп. соглашений в порядке их следования как показано на
рисунке.
2.1.
Доп.соглашения на изменение стоимости договора (скидка)
(дс01).
Это доп. соглашение вводится либо при первоначальном вводе договора либо при
предоставлении скидки в период действия договора.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
5 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В появившемся окне нужно указать доверенное лицо со стороны ВШЭ, справочник
открывается по клавише F3. Затем нажать на ОК.
В следующем окне ввести номер и дату доп.соглашения, период действия, выбрать
вид скидки (из справочника по F3), указать процент скидки для каждого семестра,
Основание для предост/отмены скидки - НЕ ЗАПОЛНЯТЬ, примечание (приложение)
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
6 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
- можно вписать произвольный комментарий. Затем нажать на ОК. Затем по кнопке
Esc выйти из договора, утвердительно ответив на запрос о сохранении внесенных
изменений.
ВНИМАНИЕ! Если коммерческому студенту предоставлена скидка ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ
ФАКУЛЬТЕТА, оформлять ее в системе ИС-ПРО доп.соглашением на
изменение стоимости НЕ НАДО !!! Данная скидка оформляется в УБУ
(отдел образовательных услуг) специальной карточкой инвентаризации
расчетов и отражается в модуле «Учет расчетов» на закладке «расчеты»
договора документом ИнвРс как приход. Таким образом, студент
оплачивает обучение со скидкой, начисление дохода (документ СчОнк)
производится на полную стоимость за полугодие, разница погашается
карточкой инвентаризации расчетов ИнвРс на сумму предоставленной
скидки.
2.2.
Доп.соглашение на изменение стоимости договора (не
скидка!) (дс17). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!
Применяется когда необходимо изменить стоимость по договору не по причине
предоставления скидки на оплату, а по каким-либо иным причинам. Порядок ввода
аналогичен описанному в п.2.1 Отличие заключается в том, что поля вид скидки и
процент скидки для 1-го и 2-го семестров не заполняется, а вручную изменяется
стоимость 1-го или 2-го семестров в зависимости от периода действия доп.соглашения
на изменение стоимости.
Сохранение внесенных изменений выполняются, как указано в п.2.1.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
7 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
2.3.
Доп. соглашение на изменение стоимости договора (отмена
скидки) (дс18).
Применяется, если необходимо отменить действие доп.соглашения на предоставление
скидки досрочно.
При вводе этого доп.соглашения также необходимо ввести доверенное лицо, номер и
дату, период действия доп.соглашения, затем обнулить % скидки за тот семестр, за
который производится отмена скидки. Затем нажать на ОК, после этого выйти из
договора подтвердив сохранение внесенных изменений.
В примере на картинке доп.соглашение отменяет скидку на 2-ой семестр. Если после
сохранения доп.соглашения вновь войти в карточку договора, то будет видно, что
стоимость 2-го семестра отображается без учета скидки.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
8 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
2.4.
Доп.соглашение на продление сроков действия договора –
выход из академического отпуска (дс05). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!
Применяется для договоров, где текущий статус студента «отпуск». Оформляется при
выходе студента из академического отпуска.
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, НОВУЮ дату
окончания договора, нажать на ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
9 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В следующем окне указать валюту договора. По умолчанию отметка устанавливается
рядом с валютой действующего договора, ВАЛЮТУ НЕ МЕНЯТЬ! Затем нажать на
клавишу ОК.
В следующем окне подтвердить курс пересчета (поле будет отображено на экране
только если договор заключен в у.е.), ввести стоимость обучения за год и по
семестрам. Стоимость обучения за год равна стандартной стоимости обучения для
того курса, НА который студент попадает, выходя из академического отпуска.
Стоимость по семестрам равна половине годовой стандартной стоимости. Нажать на
ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
10 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Подтвердить стоимость по договору в рублях, далее снова нажать на ОК.
В случае, если договор заключен в У.Е., то будет выведено последовательно 4 окна
запроса, в предпоследнем будем указан курс пересчета и стоимости в У.Е., а в
последнем стоимости по семестрам, пересчитанные в рубли по курсу.
Выйти из договора по Esc, подтвердив сохранение изменений договора.
После доп.соглашения на выход из академического отпуска, как правило, заключается
доп.соглашения на инд.план. Доп.соглашения на инд.план не будет только в случае,
если студент выходит из отпуска строго в начале семестра – 1 сентября или 1 января и
будет обучаться по стандартной программе с оплатой стандартной стоимости
обучения.
2.5.
Доп.соглашение на индивидуальный план обучения (дс07) .
Применяется в случае, если для студента устанавливается индивидуальный план
обучения, например, при переводе с одного факультета/специальности на другой, при
выходе из академического отпуска и т.п.
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, период действия
доп.соглашения, нажать на ОК.
В случае, если заключается ДС на инд план со студентом выпускного курса, который
будет обучаться на своем курсе повторно с последующим прохождением
госаттестации, то дата в поле «Период действия по…» будет превышать срок
действия договора, указанный на его титульном листе. При этом система
автоматически заполнит поле «Пролонгация ПО…» и на печать будет выведен
шаблон ДС с текстом о пролонгации срока действия договора.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
11 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В следующем окне отображаются возможные виды валют договора. По умолчанию
отметка устанавливается рядом с валютой действующего договора, ВАЛЮТУ НЕ
МЕНЯТЬ! Далее нужно указать сроки обучения по индивидуальному плану. По
умолчанию они совпадают со сроком действия доп.соглашения. Затем нажать на ОК.
В случае, если доп.соглашение вносится к договору, который был заключен при
переводе студента с другого факультета/специальности, с бюджетного отделения
или из другого ВУЗа, восстановления после отчисления по собственному желанию,
смены заказчика, заключения договора на гос.аттестацию, на экран будут выведены
2 доп.окна запроса:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
12 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В этих окнах НИЧЕГО МЕНЯТЬ НЕ НУЖНО, поскольку ссылка на предыдущий
договор уже присутствует в данном договоре, просто подтвердить отображенную
информацию, нажав на ОК.
В следующем окне запроса нужно указать стоимость обучения по индивидуальному
плану для каждого семестра текущего учебного года и будущего учебного года, в
случае если срок действия доп.соглашения и индивидуального плана
распространяется и на следующий год.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
13 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ВНИМАНИЕ!
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Для текущего года нужно изменить стоимость обучения только для того
семестра, в котором она отлична от указанной по умолчанию, если же
стоимость семестра не должна измениться или период действия
индивидуального плана не затрагивает данный семестр – стоимость
изменять НЕ НУЖНО!
Справочно нужно указать вид и % скидки от стоимости 1-го и/или 2-го семестра, если
данный вид скидки применялся по предыдущему или текущему договору.
ВНИМАНИЕ!
В данном случае % скидки не участвует в расчете стоимости по
семестрам, стоимость должна быть указана уже с учетом применения этих
скидок.
После заполнения данных в этом окне запроса, нужно нажать на ОК и выйти из
договора, подтвердив запрос на сохранение изменений.
2.6.
Доп.соглашение на расторжение договора (по соглашению
сторон) (дс03).
Применяется при расторжении договора по собственному желанию при переводе в
другой ВУЗ, на другой факультет/отделение, при переходе на место с бюджетным
финансированием, при смене заказчика по договору и при отчислении по иным
причинам (не по инициативе ВШЭ).
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, дату расторжения
договора, поле примечание будет заполнено по умолчанию, затем нажать на ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
14 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
После заполнения данных в этом окне запроса, нужно нажать на ОК и выйти из
договора, подтвердив запрос на сохранение изменений договора.
ВНИМАНИЕ! Если есть заявление студента об отчислении по собственному желанию и на
его основе учебная часть уже выпустила приказ об отчислении, ему
возвращены все аттестационные документы и т.д., а СТУДЕНТ на момент
доведения приказа до сотрудника, ведущего на факультете договорную
деятельность, так и НЕ ЯВИЛСЯ к нему для расторжения договора. В этом
случае процедуру оформления доп.соглашения заменяют процедурой
оформления приказа на отчисление по собственному желанию, т.е. делается
только приказ, доп.соглашение не делается. Приказ вызывается по
клавишам Alt-G в картотеке договоров, номер приказа ПОУ 83. Порядок
обработки приказа описан в инструкции «№ 6_ПОУ Обработка договоров
приказами».
2.7.
Доп.соглашение на изменение ФИО, реквизитов
студента/Ф.Зак/Ю.Зак (дс19).
Применяется при изменении каких-либо реквизитов одной из сторон договора –
студента или заказчика (физического или юридического лица).
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, период действия
соглашения, дата начала действия доп. соглашения – дата с которой изменения
вступают в силу, дата окончания – дата окончания действия договора, затем нажать
на ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
15 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В следующем окне отметить любым значком, те реквизиты студента или заказчика,
которые будут изменены. При этом по договорам, где в качестве заказчика выступает
физическое лицо – окно запроса будет выглядеть, как показано на картинке ниже:
Для договора – где заказчик юридическое лицо – окно запроса будет таким:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
16 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В зависимости от отмеченных пунктов в следующем запросе будут выведены
соответствующие строки.
Для физического лица:
Или для юридического:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
17 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
При изменении реквизитов студента или заказчика - юр. лица данные должны быть
изменены в справочнике, как указано в запросе. Войти в справочник можно по кнопке
F3, Поскольку все данные по студенту загружаются в ИС-ПРО из системы АСАВ,
менять данные по студенту НЕ НУЖНО, надо просто проверить загружена ли
обновленная информация. Для этого, находясь в картотеке контрагентов и установив
курсор на запись соответствующего студента, нажать на клав. F4, и проверить данные
на закладках «Общие сведения» и «Адреса». Затем выйти из карточки по клавише Esc,
и если данные по студенту исправлены, далее нужно обратиться в службу поддержки
ОФС ДИТ для их корректного отображения в карточке договора. Если данные по
студенту не исправлены – произвести исправления в системе АСАВ, из которой
данные автоматически будут загружены в ИС-ПРО.
При изменении любых реквизитов заказчика - юридического лица – следует
обратиться в службу поддержки ОФС ДИТ.
Реквизиты заказчика – физ.лица изменяются непосредственно в окне запроса.
После внесения изменений в этом окне, нужно нажать на ОК и выйти из договора,
подтвердив запрос на сохранение изменений договора.
ВНИМАНИЕ!!! Если у студента изменилось гражданство, то после внесения
доп.соглашения и сохранения изменений договора, нужно вновь
войти в договор по клавише F4, перейти на закладку Поля
пользователя, в разделе Студенты найти поле Вид договора и из
справочника по клавише F3 выбрать новый вид договора. Если
студент был иностранным гражданином, а стал гражданином РФ –
то старый вид договора (поу04, поу05 или поу06) нужно сменить на
поу 01, поу02 или поу03 – в зависимости от сторон договора. Если
россиянин сменил гражданство на иностранное, то договоры поу01,
поу02 и поу03 нужно сменить на поу04, поу05 или поу06. Опять же
в зависимости от сторон договора. Соответствие видов договора:
поу01- поу04, поу02 - поу05, поу03 - поу06.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
18 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
2.8.
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Доп.соглашение на отсрочку оплаты (дс20).
Применяется при предоставлении отсрочки платежа по договору.
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, период действия
соглашения, затем нажать на ОК.
ВНИМАНИЕ!!! Дата начала периода действия ДС как правило равна дате
доп.соглашения.
После внесения изменений в этом окне, нужно нажать на ОК и выйти из договора,
подтвердив запрос на сохранение изменений.
2.9.
Доп.соглашение на рассрочку оплаты (дс21).
Применяется при предоставлении возможности оплаты в рассрочку. Порядок
заполнения аналогичен описанному в п.2.8.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
19 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ВНИМАНИЕ!
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Непосредственно в печатной форме доп.соглашений на рассрочку
платежа в редакторе Word указываются семестр/модули текущего
учебного года при оплате которых предоставляется отсрочка или рассрочка
(например, «…за 1,2 модули 2011/2012 уч.года…»), график платежей и
суммы оплаты (по доп.соглашению на рассрочку платежа). Эти сведения
сохраняются ТОЛЬКО в печатной форме и в системе ИС-ПРО отсутствуют.!
2.10.
Доп.соглашение на изменение наименования ВШЭ (дс22). НЕ
ИСПОЛЬЗОВАТЬ!
Доп.соглашение вводится по всем действующим договорам ПОУ в случае изменения
наименования и реквизитов ВШЭ.
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, при необходимости
заполнить поле примечание, затем нажать на ОК.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
20 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Затем выйти из договора, подтвердив запрос на сохранение изменений.
2.11.
Доп.соглашение на изменение наименования отделения
деловой и политической журналистики факультета
прикладной политологии на факультет медиакоммуникаций
(дс23). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!
Доп.соглашение можно ввести только по договорам, находящимся в журналах
«02.05.08 Отделение журналистики ф. пр. политологии» и «02.19 Ф-т
медиакоммуникаций», в остальных журналах данный тип доп.соглашения не
доступен.
Как и при вводе предыдущих доп.соглашений нужно выбрать доверенное лицо от
ВШЭ, в следующем окне указать номер и дату доп.соглашения, при необходимости
заполнить поле примечание, затем нажать на ОК.
2.12.
Доп.соглашение на смену ступени обучения (бакалавр,
специалист) (дс24).
В некоторых случаях бывает необходимо сменить ступень обучения у студента. Это
происходит, например, когда студент, ранее обучавшийся как специалист, ушел в
академический отпуск, а после выхода из него, он попадает на курс, где специалитет
отсутствует, а есть только бакалавриат. В этом случае в договоре у студента
необходимо поменять ступень обучения. Кроме того, этим доп.соглашением можно
воспользоваться и в случае, когда при первоначальном вводе договора была ошибочно
выбрана ступень обучения, договор был распечатан, подписан и вступил в силу, а
ошибка со ступенью обучения была выявлена спустя продолжительное время. (В
случае, если ошибка со ступенью обучения была выявлена в процессе ввода договора
или вскоре после этого, когда договор еще не подписан или его возможно
переподписать, нужно обратиться в службу поддержки и ступень обучения будет
исправлена в рабочем порядке, без ввода доп.соглашения).
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
21 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ВНИМАНИЕ!!!
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В настоящий момент данное доп.соглашение предусматривает
возможность смены ступени обучения «специалист» на «бакалавр»
или наоборот. Работа с прочими ступенями обучения данным
доп.соглашением не предусмотрена.
После выбора данного ДС нужно выбрать доверенное лицо, в следующем окне указать
номер и дату доп.соглашения, затем его период действия (дата начала = дате ДС, дата
окончания = дате окончания срока действия договора, с учетом его продления, если
оно предусмотрено). А также указать новую ступень обучения (по умолчанию в
соответствующей строке отображается текущая ступень обучения студента). При
необходимости заполнить поле «Примечание» и нажать на ОК.
Затем ДС можно распечатать стандартным способом.
ВНИМАНИЕ!!!
Если доп.соглашение делается в связи с изменением ступени
обучения при выходе из академического отпуска специалиста на
курс, где есть только бакалавриат, то делать доп.соглашения нужно
в такой последовательности:
1. ДС на выход из акад.отпуска
2. ДС на смену ступени обучения
3. ДС на инд.план (если он предусмотрен)
Перед вводом каждого последующего ДС не забывайте
распечатывать предыдущее ДС!!!
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
22 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
2.13.
Доп.соглашение на изменение наименования лицензии
(дс26).
С 05.09.2012 НИУ ВШЭ получена новая лицензия на право ведения образовательной
деятельности в связи с этим по всем договорам, которые были заключены до этой даты,
необходимо сделать новое доп.соглашение на изменение лицензии.
Ввод доп.соглашения производится стандартным способом (комбинация клавиш Alt-U
в карточке договора).
После появления на экране окна ввода доп.соглашения нужно выбрать доверенное
лицо, а в следующем окне указать тип, номер и дату доп.соглашения, при
необходимости заполнить поел примечание.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
23 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
2.14.
Доп. соглашение на выход из академического отпуска +
индивидуальный план обучения (ИУП) (дс27).
Данное доп.соглашение предназначено для оформления выхода студента из
академического отпуска, назначения ему новой даты окончания договора и новой
годовой стоимости обучения (она соответствует стоимости обучения на курсе, куда
выходит студент), а также назначения сроков и стоимостей обучения по ИУП,
который действует для студента вне зависимости от сроков его допуска к занятиям.
Ввод доп.соглашения производится стандартным способом (комбинация клавиш Alt-U
в карточке договора).
После появления на экране окна ввода доп.соглашения нужно выбрать доверенное
лицо, а в следующем окне указать новую дату окончания договора.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
24 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Затем указать номер и дату ДС и период действия специального ИУП, который
назначается студенту при выходе из академического отпуска, вне зависимости от даты
выхода на занятия и наличия или отсутствия отличий по сравнению со стандартным
учебным планом!
Далее будут отображены стандартные окна, которые появляются при вводе ДС на
инд.план. Валюта договора и сроки действия инд.плана, введенные на предыдущей
закладке. Их нужно подтвердить, нажав на ОК.
Затем, нужно указать стандартную годовую стоимость обучения для того курса, НА
который студент выходит (это именно стандартная стоимость, которая будет
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
25 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
действовать у студента по окончании его ИУП и до конца срока обучения по
договору, а не годовая стоимость с учетом инд.плана). А вот в строках со стоимостями
по семестрам текущего и будущих учебных годов следует указать уже стоимость с
учетом инд.плана, рассчитанную согласно правилам, установленным Управлением
организации учебного процесса.
Также, если у студента есть действующие скидки, их тоже необходимо указать
справочно.
ВНИМАНИЕ!
Стоимость по семестрам вносится вручную, уже с учетом ИУП
и действующих скидок. Автоматически системой не
рассчитывается.
После ввода всех указанных сведений, в договоре сохраняются все внесенные
изменения, и производится печать данного ДС в форме, утвержденной правовым
управлением. Данная форма содержит сведения о продлении сроков действия
договора, в связи с выходом из ак. отпуска, сведения о новой годовой стоимости
обучения и о сроках действия и стоимости обучения для каждого семестра по
специальному ИУП.
2.15.
Доп. соглашение на изменение стоимости обучения (в связи
с выходом из ак.отпуска)(дс28). НЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ!
Предназначено ТОЛЬКО для оформления задним числом новой стандартной
стоимости обучения по договору, после выхода из ак.отпуска. Используется в случае,
если выход из ак.отпуска был оформлен ДС № 5, а не ДС № 27 и если студент изъявит
желание подписать такое ДС, т.к. в нем произойдет увеличение стоимости, по
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
26 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
отношению к той, которая была изначально прописана в договоре. Поэтому
вероятность использования данного ДС на практике минимальна.
Ввод доп.соглашения производится стандартным способом (комбинация клавиш Alt-U
в карточке договора).
После появления на экране окна ввода доп.соглашения нужно выбрать доверенное
лицо. В следующем окне указать номер, дату, период действия ДС (датой окончания
должна быть дата окончания действия договора, т.к. новая стоимость устанавливается
на весь период обучения), новую стандартную годовую стоимость и стоимости
обучения по семестрам, а также, в случае наличия действующих скидок, справочно
указать сведения о них.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
27 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ВНИМАНИЕ!
3.
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Годовая стоимость и стоимости обучения по семестрам,
вносятся вручную и системой автоматически не
рассчитываются, т.к. на момент ввода данного ДС, а вводится
оно задним числом, у студента может быть действующий ИУП,
скидки, которые невозможно учесть автоматически.
КОРРЕКТИРОВКА ДОП. СОГЛАШЕНИЙ И ДОГОВОРОВ.
Этот раздел инструкции предназначен для службы поддержки или опытных
пользователей. Если у пользователей при корректировке договоров или доп.соглашений
возникнут сложности с прочтением данного раздела – следует обратиться в службу
поддержки.
В случае если необходимо исправить ошибочные данные или внести ранее не
внесенную информацию в договор или доп.соглашение, порядок действий будет
следующим:
ШАГ 1: Найти договор в реестре (порядок поиска договора в картотеке описан в п.2
данной инструкции), открыть его по (К) F4, затем нажать сочетание клавиш Alt-U. В
открывшемся окне отметить любым значком 1-ый пункт «Корректировка договора,
доп.соглашения на скидку» и нажать на ОК.
В случае если по договору действует доп.соглашение на скидку (дс01) см. ШАГ 2,
иначе см. ШАГ 3.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
28 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
ШАГ 2 Корректировка договора при наличии доп.соглашения на скидку: Окно
корректировки договора будет иметь следующий вид и корректировать в нем можно
ТОЛЬКО! следующие данные:
a) Реквизиты заказчика-физ.лица (ФИО, пасп.данные, адрес, телефон)
b) Реквизиты заказчика – юр.лица (только выбор существующего заказчика из
справочника, ввод данных доверенного лица или правоустанавливающего
документа )
c) Форма обучения
d) Ступень обучения
e) Направление/специальность
f) Магистерская программа
g) Номер курса
h) Статус студента
В следующем окне вводится контактное лицо по доп.соглашению на скидку, затем,
данные самого соглашения. Здесь изменяются данные, перечисленные ниже (п.п.i-m),
за исключением стоимости по семестрам! Она будет рассчитана автоматически, от
годовой стоимости с учетом применяемых по доп.соглашению скидок.
i) Стоимость годового обучения
j) Стоимость обучения по семестрам (ТОЛЬКО если нет скидки)
k) Номер, дата, период действия доп.соглашения
l) Вид скидки
m) Процент скидки для каждого семестра
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
29 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
После внесения изменений нажать на ОК. Если на экране больше не появляются окна
запроса, то следует выйти из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на
вопрос о сохранении внесенных изменений. Корректировка договора и доп.
соглашения завершена. Если на экране появляется следующее окно запроса и если
статус студента по договору – индивид. план или в карточке договора есть
доп.соглашение на индивидуальный план (дс07) – перейти к ШАГУ 10. В остальных
случаях перейти к ШАГУ 4.
Переход к ШАГУ 4 происходит, если поле статус студента в договоре содержит
одно из следующих значений:
 Восстановлен (восстановление после отчисления по собств. желанию)
 Перевод внутренний (перевод с одного факультета/отделения на другой)
 Перевод внешний (перевод из другого ВУЗа)
 Смена заказчика (сменился заказчик по договору)
 Перевод с гос.бюджета (переход с бюджетного отделения на платное)
 Аттестация (назначена повторная гос.аттестация)
ШАГ 3: Если по договору существуют другие виды доп.соглашений, либо
доп.соглашений по договору нет, окно корректировки договора будет выглядеть так:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
30 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Т.е. помимо сведений, описанных в п. ШАГ 1 (п.п.a-h), будут доступны данные по
стоимости и скидкам. Здесь можно исправить ошибочно введенные стоимости как
годовую, так и по семестрам, выбрать вид скидки, указать дату окончания ее действия
(в том случае, если вид скидки и дата окончания ее действия задаются напрямую в
договоре, а не через доп.соглашение на скидку!). Затем нажать на ОК и если на экране
больше не появляются окна запроса, то следует выйти из договора по кнопке Esc,
утвердительно ответив на вопрос о сохранении внесенных изменений. Корректировка
договора завершена. Если статус студента по договору – индивид. план или в карточке
договора есть доп.соглашение на индивидуальный план (дс07) – перейти к ШАГУ 10.
В остальных случаях перейти к ШАГУ 4.
ШАГ 4: В следующем окне выводится валюта договора, менять ее НЕ НУЖНО!
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
31 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Нажать на ОК. Если на экране больше не появляются окна запроса, то следует выйти
из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на вопрос о сохранении внесенных
изменений. Корректировка договора завершена Если значение поля «Статус студента»
- с гос. бюджета и валюта договора У.Е, - см. ШАГ 5, если тот же статус и знаком
«*», отмечена валюта РУБ - см. ШАГ 6,, в остальных случаях ШАГ 7.
ШАГ 5: В случае, если в предыдущем окне значком «*» была отмечена строка У.Е.,
т.е. расчеты по договору ведутся в условных единицах, то на экране появится след.
окно запроса:
Здесь можно изменить курс пересчета. Стоимости по семестрам на этой странице
менять не нужно, их нужно было изменить при корректировке данных по договору
или доп.соглашению , как описано на ШАГЕ 2 или ШАГЕ 3. Здесь стоимости по
семестрам будут отображены уже с учетом ранее внесенных изменений.
Затем нажать на ОК и перейти к ШАГУ 6.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
32 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
ШАГ 6: В следующем окне будет отражена стоимость по договору в рублях.
Затем нажать на ОК и выйти из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на
вопрос о сохранении внесенных изменений. Корректировка договора завершена.
ШАГ 7: Далее появится окно запроса кода предыдущего договора. Если ссылка на
предыдущий договор была внесена ранее, то ее нужно подтвердить или исправить,
если этот код был введен ошибочно либо ввести заново – если ссылки не было ранее.
Если же ссылка на предыдущий договор не требуется, то это и следующее за ним окна
нужно оставить пустыми, закрыв их нажатием на ОК
В следующем окне будут отображены данные выбранного договора.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
33 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Затем нужно нажать на ОК. Если на экране больше не появляются окна запроса, то
следует выйти из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на вопрос о
сохранении внесенных изменений. Корректировка договора завершена. Если статус
студента по договору – Смена заказчика, на экране появляется следующее окно
запроса - см. ШАГ 8. Если статус студента по договору – аттестация – см. ШАГ 9.
ШАГ 8: Если изменения вносятся в договор, созданный при смене заказчика, то на
экране появится следующее сообщение:
Затем нужно нажать на ОК. Далее следует выйти из договора по кнопке Esc,
утвердительно ответив на вопрос о сохранении внесенных изменений. Корректировка
договора завершена. В случае необходимости ввести доп.соглашения, согласно
указанному напоминанию. Порядок ввода описан в данной инструкции выше.
ШАГ 9: Если статус студента – аттестация, на экране появится следующее окно
запроса:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
34 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Стоимости по семестрам на этой странице менять не нужно, Эти данные нужно было
изменить при корректировке данных по договору или доп.соглашению , как описано
на ШАГЕ 2 или ШАГЕ 3. Здесь стоимости по семестрам будут отображены уже с
учетом ранее внесенных изменений, их нужно подтвердить, нажав на ОК. Далее
следует выйти из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на вопрос о
сохранении внесенных изменений. Корректировка договора завершена.
ШАГ 10: Если статус студента по договору – индивид. план, и он был введен в
действие соответствующим доп.соглашением (дс07) на экране появится след. окно
запроса:
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
35 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
В нем можно корректировать номер, дату и период действия доп.соглашения на
индивидуальный план обучения. Затем нажать на ОК.
Если индивидуальный план введен не доп.соглашением, а договором, то предыдущего
окна запроса не будет.
Если в договоре есть доп.соглашение на индивидуальный план, но статус студента –
повторно, то корректировка договора на этом заканчивается. Нужно нажать на Esc и
утвердительно ответить на запрос о сохранении изменений в договоре. Корректировка
договора завершена. Если статус – индив.план. – появится след.запрос.
В следующем окне изменить при необходимости сроки действия индивидуального
плана, валюту договора менять НЕ НУЖНО!
Нажать на ОК.
Если в действующем договоре есть ссылка на предыдущий договор, то на экран будут
выведены доп.окна запроса, которые описаны в ШАГЕ 7 (код предыдущего договора и
его реквизиты).
В следующем окне при необходимости изменить стоимости обучения для тех
семестров, на которые распространяется действие индивидуального плана. Справочно
указать или подтвердить если уже указан вид и % скидки по семестрам.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
36 из 37
Отдел Финансовых Систем ДИТ
ИС-ПРО 7.09. Руководство пользователя
Затем нужно нажать на ОК. Если на экране больше не появляются окна запроса, то
следует выйти из договора по кнопке Esc, утвердительно ответив на вопрос о
сохранении внесенных изменений. Корректировка договора завершена.
Ввод доп. соглашений по договорам ПОУ
37 из 37