Устав проекта

Вариант оглавления устава проекта
1. Список изменений...............................................................................................2
2. Лист согласований..............................................................................................2
3. Описание проекта................................................................................................3
3.1 Общая информация..........................................................................................3
3.2 Цели проекта....................................................................................................3
3.3 Обоснование целесообразности реализации проекта.........................................3
3.4 Ожидаемые результаты проекта.......................................................................5
3.5 Продукт проекта и его структура......................................................................5
3.6 Основные этапы и результаты реализации проекта...........................................6
3.7 Заинтересованные стороны проекта..................................................................9
3.8 Ожидания заинтересованных сторон................................................................9
3.9 Риски проекта................................................................................................10
3.10 Допущения и ограничения............................................................................11
3.11 Периодичность отчетности участников проекта............................................12
4. Общие принципы выполнения работ.................................................................12
4.1 Передача и утверждение результатов проекта.................................................12
4.2 Управление проектной документацией...........................................................13
5. Связанные документы.......................................................................................13
Формат Устава проекта
№
Раздел/Поле
1. Аннотация
Описание
Устав
проекта
является
нормативным
регламентирующим
реализацию
проекта
взаимодействия участников проекта.
документом,
и
порядок
Устав проекта нацелен на создание эффективной системы
управления проектом, которая позволит обеспечить выполнение
необходимого объема работ определенными ресурсами в заданные
сроки при обеспечении требуемого качества результатов,
включая обеспечение команды проекта согласованной Заказчиком
и Исполнителем непротиворечивой информацией, необходимой
для управления проектом.
№
Раздел/Поле
Описание
Цель Устава проекта – установление правил организации работ
по проекту путем документирования терминологии, целей,
стратегии, границ, организационной структуры, методологии
ведения проекта, ролевых функций и планов проекта,
необходимых для достижения бизнес-целей проекта и компании в
целом.
Устав проекта может изменяться в ходе выполнения работ и
является обязательным для выполнения всеми участниками
проекта.
Устав проекта вступает в силу после его подписания
полномочными представителями Заказчика и Исполнителя и
действует вплоть до подписания протокола о завершении
проекта или до принятия одной из сторон решения об
одностороннем выходе из проекта.
2. Терминология
Проблема – любой вопрос или ситуация, которая воспринимается
членом команды проекта как угроза успешному выполнению
работ проекта.
Проект – уникальная деятельность, имеющая начало и конец во
времени, направленная на достижение заранее определённого
результата/цели, создание определённого, уникального продукта
или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а
также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.
Риск проекта – потенциальная, численно измеримая
возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними
последствий в виде ущерба, убытков, неблагоприятного
изменения основных управляемых параметров проекта.
Руководитель проекта – сотрудник, назначенный Приказом о
запуске проекта для управления проектом и отвечающий за
результаты проекта, исполнение бюджета, качество и сроки
проекта.
Стейкхолдер
–
физическое
или
юридическое
лицо,
заинтересованное в финансовых и иных результатах проекта.
Данным лицом может быть акционер, кредитор, член органа
управления, сотрудник компании, клиент, орган государственной
власти, общественная организация, а также другое лицо,
заинтересованное в реализации/нереализации проекта.
Управление проблемами – это процедура выявления,
регистрации и разрешения проблем, а также минимизации их
влияния на цели и качество выполняемого проекта.
Управление проектом – методология организации, планирования,
руководства, координации трудовых, финансовых и материальнотехнических ресурсов на протяжении жизненного цикла проекта,
направленная на эффективное достижение его целей путем
применения современных методов, техники и технологии
управления для достижения определенных в проекте результатов
по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и
удовлетворению участников проекта.
№
Раздел/Поле
Описание
Участники проекта - все сотрудники Заказчика и Исполнителя,
работающие над проектом, включая органы управления
проектом.
3. Полное
наименование
проекта
4. Краткое
наименование
проекта*
5. Дата
начала
проекта*
Наименование
проекта,
которое
впоследствии
будет
фигурировать в проектной документации и отчетных
документах
Указывается наименование проекта, которое впоследствии
будет фигурировать в справочной документации и внутренних
документах
Указывается плановая дата начала работ по проекту
6. Дата
завершения
проекта*
7. Цели проекта
Указывается плановая дата завершения работ по проекту
8. Предпосылки
проекта
9. Благоприятству
ющие связи с
проектами
10.Препятствующи
е
связи
с
проектами
11.Критерии
оценки
успешной
реализации
проекта
Перечень целей, на достижение которых направлен данный
проект. Указываются цели, достижение которых позволит
удовлетворить потребность/решить проблемы потенциального
заказчика.
Описание
предпосылок
проекта
(краткая
обобщенная
характеристика существующей ситуации в рассматриваемой
области деятельности компании, российского и зарубежного
опыта).
Указывается
перечень
потребностей
заказчика,
на
удовлетворение которых направлен проект (в том числе факты,
события, позволяющие судить о наличии потребности в
результатах проекта), а также перечень основных проблем, на
решение которых направлен проект.
Перечень проектов, создающих возможности и дополнительные
выгоды для реализации проекта.
Указывается наименование данных проектов, период их
реализации, а также предполагаемые возможности и выгоды от
благоприятствующих связей.
Перечень проектов, создающих угрозы и дополнительные
ограничения для реализации проекта (в соответствии с прочими
рисками проекта).
Указывается наименование данных проектов, период их
реализации, а также предполагаемые угрозы и ограничения при
реализации проекта.
Указываются критерии оценки успеха/эффективности проекта в
привязке к классификации. Выделяются следующие типы
критериев:
 ключевые показатели эффективности – ключевые
показатели эффективности, принятые в компании, к
изменению значений которых приведет внедрение
решения;
 ожидаемые характеристики результата проекта
характеристики разрабатываемого решения;
–
№
Раздел/Поле
Описание
 степень решения проблемы – проблемы, которые частично
или полностью позволит решить внедряемое решение;
 степень удовлетворения потребности
потребности
Заказчика,
которые
внедряемое решение;
12.Ожидаемые
эффекты
проекта*
13.Объем проекта
14.Необходимые
материальные
ресурсы
15.Менеджер
проекта
16.Стейкхолдеры
проекта
Заказчика –
удовлетворит
 соответствие основным параметрам проекта – качество,
сроки, ресурсы.
Указывается описание ожидаемых эффектов при использовании
результатов проекта.
Объем проекта включает работы по проектированию,
реализации
и внедрению логически завершенных и
взаимосвязанных функциональных блоков и компонентов
продукта проекта и определяется в четырех ракурсах:
 Функциональный
объем
определяет
функциональные
характеристики внедряемого продукта. Решение об
использовании той или иной функциональности продукта
диктуется бизнес-процессами предприятия, на котором
внедряются результаты проекта.
 Организационный
объем,
который
определяется
подразделениями предприятия – организационными единицами
(отделами, конкретно определенными рабочими местами)
внутри этих подразделений, охваченными внедрением
продукта.
 Технический объем, который определяется требованием
нормального функционирования продукта проекта в заданном
функциональном и организационном объеме.
 Иной объем, который определяется требованиями по
взаимодействию с другими продуктами на предприятии или
другими
требованиями,
не
входящими
в
состав
функционального, организационного и технического объемов.
Необходимо привести описание материалов и сырья с
требованиями к количеству и качеству: наименование,
качественные характеристики, марка или модель, единица
измерения, количество единиц.
Ф.И.О. руководителя проекта.
Указывается перечень стейкхолдеров проекта и предмет их
интересов в проекте. Стейкхолдеры могут быть заинтересованы
в реализации проекта, либо могут выставлять ограничения и
быть заинтересованы в нереализации проекта. Необходимо
учитывать оба типа интересов.
Также указывается перечень мероприятий по развитию или
удержанию отношений со стейкхолдерами - комплекс действий,
позволяющих
преодолевать
ограничения,
выставленные
стейкхолдерами, либо позволяющих сохранить позитивный
интерес стейкхолдеров в проекте.
№
Раздел/Поле
Описание
17.Организационна Указывается ролевая схема реализации проекта: роли в проекте и
я
схема их функциональное подчинение, а также взаимодействия с
Заказчиком и внешними контрагентами.
реализации
проекта
Проектная команда
Куратор проекта
Куратор проекта
со стороны
Заказчика
Руководитель проекта
Заказчик проекта
Администратор
проекта
Архитектор
проектных
решений
Специалист по
управлению
персоналом
18.Функциональна
я
ответственность
участников
проектной
команды
Специалист по
маркетингу
Указывается описание состава команды проекта с указанием
функциональных обязанностей каждого участника. Состав
проектной команды указан в Приказе о запуске проекта. В
примечании необходимо указать дополнительные возможности,
ограничения и другие ключевые особенности данной роли при
осуществлении ее конкретным участником.
Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы
с полями:
Роль в проекте – ФИО - Функции, выполняемые в проекте –
Примечание
Функции участников:
 Куратор проекта – осуществляет общее руководство
ходом реализации проекта, ответственный за обеспечение
финансирования работ и выделение необходимых ресурсов
для выполнения проекта. Осуществляет рассмотрение, по
мере необходимости, проблем проекта, затрагивающих
взаимодействие Заказчика и Исполнителя, принимает
участие в управлении рисками проекта.
 Руководитель проекта – ответственный за формирование
команды проекта, распределение ресурсов, организацию
взаимодействия между участниками проектной команды и
заказчиком, а также за планирование, организацию и
контроль выполнения работ по достижению целей проекта
с требуемыми затратами, качеством и в заданный срок.
Осуществляет управление рисками проекта, управление
процессом решения проблем, принимает участие в
разрешении противоречий в проектных решениях
 Архитектор проектных решений – ответственный за
определение состава, продолжительности и технологии
выполнения работ по проекту, определение ресурсов в
рамках, заданных условиями проекта, распределение их по
задачам, планирование трудозатрат, организацию работ и
верификацию результатов в процессе реализации проекта.
Участвует в подготовке решений межпроектных
интеграционных вопросов, разрешении противоречий в
№
Раздел/Поле
19.Коммуникации
проекта
Описание
проектных решениях.
 Администратор проекта – ответственный за обеспечение
руководителя проекта структурированной информацией,
необходимой для контроля проекта, планами, ресурсами и
приоритетами, а также за обеспечение своевременной
подготовки, движения и архивации документов по проекту.
Осуществляет контроль согласования документов проекта.
 Специалисты – ответственные за реализацию отдельных
работ по проекту.
Для эффективного управления проектом необходимо управлять
коммуникациями как внутри проектной команды, так и с
внешними заинтересованными сторонами. Возможны следующие
варианты коммуникаций:
 осуществление деловой переписки по электронной почте;
 проведение статусных совещаний, на которых обсуждаются
вопросы динамики реализации проекта и принимаются
решения по дальнейшим задачам проекта;
 проведение совещаний на уровне куратора проекта 1 раз в
месяц в случае невозможности принятия эффективного
решения по проекту на уровне руководителя проекта.
 проектные документы подписываются лицами, имеющими
полномочия для принятия решений по проекту, в печатном
виде.
Результаты проведенных совещаний должны оформляться в виде
протокола
совещания.
Протокол
совещания
служит
инструментом формирования единого понимания дальнейших
действий по реализации проекта как для участников проектной
команды, так для всех заинтересованных сторон проекта.
В приложении к Уставу проекта указываются координаты
участников проекта.
20.Перечень этапов Для заполнения данного раздела необходимо разбить конечный
работ
и
их результат проекта на несколько промежуточных результатов и
выделить этапы проекта, необходимые для достижения
результатов*
обозначенных результатов.
В случае дальнейшего разбиения промежуточных результатов
этапы могут разбиваться на подэтапы.
Если результат одного этапа необходим для реализации другого
этапа, то такие этапы могут исполняться только
последовательно. В противном случае этапы могут исполняться
параллельно, независимо друг от друга.
Указываются как этапы проекта, так и их результаты,
подлежащие приемке при его завершении (документы,
организационные схемы, изделия, модели и др.).
Результат заполнения данного поля оформляется в следующем
виде: Наименование этапа – Результат.
21.Матрица
В матрице ответственности указываются члены проектной
ответственности команды, отвечающие за подготовку, согласование или
утверждение проектной документации по каждому этапу
*
проекта:
 У – утверждает;
№
Раздел/Поле
Описание





С – согласовывает;
Э – экспертиза;
О – ознакомлен;
ФОтв - ответственное лицо за формирование документа;
ФИсп - исполнитель, формирует (создает) документ.
Состав проектной команды указан в Приказе о запуске проекта.
Результат заполнения данного поля оформляется в виде таблицы
с полями: № - Документы – Проектная роль 1 – Проектная Роль 2
-…
В столбце «Документы» перечисляются этапы проекта и
документы, подлежащие приемке заказчиком, по каждому этапу.
Этапы и результаты должны совпадать с указанными в разделе
«Перечень этапов работ и их результатов»
22.Риски проекта
Указывается описание рисков и мероприятий по их
предотвращению. Выделяются следующие типы рисков:
 риски участников проекта – риски, связанные с выполнением
участниками своих обязательств в рамках проекта, с
появлением новых участников;
 коммерческие риски – риски, связанные с реализацией
продукта (получением результатов проекта);
 финансовые риски – риски, связанные с финансированием
проекта, сроками его реализации и возвратом вложенных
средств;
 политические риски –
риски, связанные политическими
аспектами;
 юридические риски – риски, связанные с законодательством и
оформлением юридических документов;
 экологические риски – риски, связанные с окружающей средой;
 технические риски – риски, связанные с технологиями,
компетенциями, материалами и техникой;
 прочие – риски, связанные с реализацией других проектов
(указываются в соответствии с препятствующими связями с
проектами компании).
23.Решение
Процедуры управления проблемами проекта, состоят из
проблем проекта следующих шагов:
 выявление и регистрация проблемы;
 определение ответственных за решение проблемы;
 определение необходимых действий для решения проблемы;
 регистрация результатов решения проблемы;
 отслеживание неразрешенных проблем.
Управление проблемами происходит на всем протяжении этапа
реализации и мониторинга проекта.
Общую ответственность за управление процессом решения
проблем проекта несет руководитель проекта.
Принятые проблемы рассматриваются на совещаниях по
проблемным вопросам.
Ответственный сотрудник разрабатывает план мероприятий по
№
Раздел/Поле
Описание
решению проблемы и согласовывает его с руководителями
проекта.
Решение проблемы может требовать изменения Устава проекта
и Плана-графика проекта.
Шаблон 1. Устав проекта
ИНФОРМАЦИЯ О ПРОЕКТЕ
Наименование проекта
Спонсор проекта
Руководитель проекта
Другие участники проекта
Дата создания документа
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Причины инициации проекта:
<Указать бизнес-причины и основания для инициации проекта>
Содержание проекта:
<Дать общее описание содержания проекта, указать работы входящие и не входящие в
содержание>
Цели проекта:
<Указать бизнес-цели проекта>
Результат проекта:
<Указать результаты проекта и бизнес-цели, которые будут решены посредством реализации
проекта>
Ограничения проекта и допущения проекта:
<Указать факторы, ограничивающие исполнение проекта (бюджетные, ресурсные ограничения,
ограничения, связанные с законодательством, окружающей средой и т.д.), а также факторы, для
которых существует предположение, что они будут действовать во время исполнения проекта>
УТВЕРЖДЕНО:
Должность
Должность
Дата
Дата
Подпись
Подпись
Основные элементы устава проекта
Для составления устава вам или куратору потребуются дополнительные доку¬менты: содержание
проектных работ, включающее описание продукции, и стратегический план организации.
Рассмотрим каждый из них отдельно.
• Содержание работ (Statement of Work) по проекту характеризует продукцию или услуги,
производство которых является целью проекта. Содержание работ для внутренних проектов
организации составляется запрашивающей стороной или куратором. Содержание работ для внешних проектов прилагается потребителем к проектному запросу.
Содержание работ (SOW) — включает характеристику продукции или ус¬луг, производимых в
рамках проекта, описание проектных работ и краткие спецификации необходимых товаров и
услуг. Часто прилагается к контрак¬там как характеристика проектных работ.
Фактически содержание работ составляется на стадии разработки кон¬цептуальной
документации. Оно характеризует проектные работы, об¬щие задачи, экономическую
целесообразность проекта. Помимо этого, сюда входят описание содержания продукта и ссылка
на стратегиче¬ский план организации.
• Описание содержания продукта. Как вы догадываетесь, описание со¬держания продукта
представляет собой спецификацию проектной продукции. Этот документ содержит подробное
описание качеств и свойств продукции или услуг, производимых в рамках проекта. Его не
обязательно включать в список проектных документов, но необходимо хранить в папке
проектного журнала. Описание содержания продукта составляется практически одновременно с
концептуальной документа¬цией, но в любом случае до опубликования устава проекта. Оно даст
вам некоторые ключи к пониманию основных проектных задач.
Описание проекта — включает характеристики продукта, в том числе спе¬цификации, изменения
или другие ключевые параметры.
Описание содержания продукта должно быть ясным и лаконичным. Если, например, проект
создается с целью производства корпусов кар¬манных ПК, в описании приводятся конкретные
данные по размерам, цвету, материалам и другим спецификациям и характеристикам
про¬дукции.
• Стратегический план. В стратегическом плане представлена важ¬ная информация об основном
направлении развития компании. Ме¬неджер проекта должен рассматривать эти данные с
позиции своих не¬посредственных целей и задач. Например, если компания в течение
следующего года планирует открытие новых офисов в трех городах Европы, а проект направлен на модернизацию сети, общий план проекта составляется с учетом
последствий возникновения новых представи¬тельств.
Стратегический план — описание долгосрочных целей и планов органи¬зации.
Устав проекта и концептуальная документация имеют много общего, но устав всегда составляется
более подробно и детально. Все проектные доку¬менты содержат раздел «Общая информация»,
где указаны название проек¬та, номер, дата, имя автора, оставлено место для даты
корректировки доку-мента или номера копии. Остальные разделы устава включают следующие
информационные блоки.
• Общее содержание проекта — в общем обзоре проекта указаны цель (сформулированная в
концептуальной документации по проекту) и причина его инициации. В этом разделе также
описывается проектная продукция или услуга и приводится ссылка на описание содержания
продукта. Можно приложить копию описания содержания продукта к уставу либо включить
информацию о том, где при необходимости можно получить этот документ. (Совет: основную
часть данной инфор¬мации можно скопировать из концептуальной документации по проек¬ту,
которую вы готовили для отборочного комитета.)
• Цели и задачи проекта — в этом разделе перечислены факторы, опре¬деляющие возможность
успешного выполнения проекта. Например, вам поручено ввести в эксплуатацию новую систему
формирования и обработки изображений в технологической зоне компании. Цель про-екта
можно сформулировать примерно так: «Ввод в эксплуатацию но¬вой системы формирования
изображений, интегрированной в действу¬ющие информационные системы и программы. Ввод в
эксплуатацию осуществляется без прерывания производственных потоков многокра¬сочной
печати». Более конкретные требования и ожидаемые результа¬ты мы разработаем при
составлении описания содержания проекта.
• Требования — на данной стадии формулируются проектные требова¬ния первого порядка. Их
можно рассматривать как более подробную характеристику промежуточных результатов проекта,
так как они представляют конкретные данные по ожидаемым результатам. Деталь¬но эта тема
будет рассмотрена в главе 4 «Определение целей проек¬та». В этом разделе необходимо
перечислить требования и ожидания потребителей, куратора, заинтересованных сторон, а также
возможно¬сти их удовлетворения.
• Коммерческое обоснование — в уставе полезно еще раз сформулиро¬вать коммерческое
обоснование проекта, сопроводив его финансовым обоснованием, например данными о прибыли
на инвестиции. Конфи¬денциальная документация не имеет официальных подписей
заинтере¬сованных сторон, а устав заверяется всеми руководителями высшего звена (вскоре мы
рассмотрим значение данного этапа работы), поэто¬му коммерческое обоснование,
содержащееся в концептуальной до¬кументации, можно скопировать в устав проекта. Не
забывайте, что в данном разделе излагается проблема или вопрос, которые должны быть решены
посредством осуществления проекта, а также описание преимуществ инициации проекта и
отрицательных последствий для организации в случае отказа от него. (Совет: скопируйте текст из
Опи¬сания работ, приведенного в концептуальной документации.)
• Оценка затрат и ресурсов — если в вашем распоряжении имеется предварительная оценка
затрат, включите ее в данный раздел. Здесь также приводятся сумма расходов на ТЭО (если оно
подготовлено) и стоимость предлагаемых альтернатив. Разработкой детального бюд¬жета
проекта и управлением ресурсами мы займемся позже, на этапе планирования.
• Функции и обязанности — раздел включает сводную таблицу функций и обязанностей,
аналогичную табл. 3.3, с именами участников и указа¬нием их должностей. Помните: в проекте
работают только один менед¬жер и один куратор, но существует множество позиций для
функцио¬нальных менеджеров, поставщиков, потребителей и т. д. Именно этот раздел
предоставляет вам официальные полномочия инициировать проект и обеспечивать проектные
ресурсы.
• Подписи участников — это один из самых важных разделов устава. Здесь должны стоять
подписи куратора, основных заинтересованных сторон, высшего руководства, потребителей, а
также всех уполномо¬ченных лиц.
• Приложения — им может стать любая документация, поясняющая проект, включая описание
содержания проекта и технико-экономиче¬ское обоснование, если оно уже выполнено.
Если вы уже наметили некоторые промежуточные результаты проекта, перечислите их в
соответствующем разделе, включив также предварительный график выполнения. Но, исходя из
собственного опыта, хочу предупредить, что на данной стадии работы поэтапные планы не
бывают точными и могут обратиться против вас, если заинтересованные стороны склонны
проявлять особую дотошность. Скорее всего, вы услышите что-то вроде: «В проекте ука¬зана
такая-то дата, и я хочу, чтобы вы соблюдали все оговоренные сроки». Тем не менее примите к
сведению, что заинтересованные лица иногда требуют предоставить им предварительный график.
Следовательно, список ожидае¬мых промежуточных результатов или «контрольных событий»
первого поряд¬ка, относящихся к проекту, с указанием предположительных сроков выполне¬ния
должен быть всегда наготове. Не забудьте особо отметить, что сроки являются
предварительными, или ориентировочными, — называйте как хоти¬те. Главное, чтобы
заинтересованные лица не потеряли дар речи от изумле¬ния, когда вы начнете менять эти сроки
при планировании проекта.
Вполне возможно, что в концептуальной документации проект характеризу¬ется недостаточно,
лишь в общих чертах. Менеджер проекта мог не прини¬мать участия в процессе отбора и/или не
иметь отношения к составлению концептуальной документации. (Иногда подобные документы
разрабатыва¬ются другим менеджером или заинтересованным лицом.) В таком случае он должен
приложить дополнительные усилия, чтобы обеспечить наличие всей информации, необходимой
для инициации проекта. Если этого не сделать, то впоследствии можно сильно пожалеть о своей
небрежности.
Некоторая специфика подписания проекта
Устав проекта не может считаться завершенным без подписей уполномо¬ченных лиц, среди
которых решающее значение имеют подписи куратора про¬екта, менеджера проекта, основных
заинтересованных сторон, руководителей высшего звена, потребителей и других участников. При
возникновении сомне¬ний в отношении состава подписантов следует посоветоваться с
куратором.
Подписанию проекта придается такое значение потому, что подписи упол¬номоченных лиц
являются гарантией того, что каждый из них ознакомился с уставом, понял цели и первостепенные
задачи проекта. Подписи свидетель¬ствуют их одобрение и поддержку проекта. Это также
означает, что вы можете рассчитывать на их содействие и участие в ключевых этапах работы.
Убедиться в том, что заинтересованные лица приняли устав и осознали значимость своих
автографов, лучше всего путем проведения общего собра¬ния участников проекта. Если у них
возникают вопросы или личные замыслы в отношении устава (проекта), сбор всех подписей
может занять уйму време¬ни. Общее собрание дает возможность вам и всем участникам задавать
любые вопросы, обсуждать планы, разрешать возникшие разногласия.
Без подписей куратора и основных заинтересованных лиц устав проекта не признается
официальным документом. Подписи свидетельствуют согласие участников с данным документом
и гарантируют их содействие в проектных мероприятиях.
Получив все необходимые подписи, нужно предоставить каждому подпи¬санту копию устава.
Одновременно можно передать копии текста на рассмот¬рение оставшимся заинтересованным
лицам, которые не подписывали доку¬мент. После раздачи копий текста начинается главное
развлекательное мероприятие этапа инициации — организация и проведение установочного
собрания. Но сначала рассмотрим образец устава, который пригодится для следующего проекта.
Образец следует скорректировать с учетом потребно¬стей организации и вашей личной точки
зрения. Да, и не забудьте: копия уста¬ва тоже хранится в папке журнала проекта. Если проектная
документация представлена в интранете для всеобщего доступа, текст устава должен быть
выложен и там.
Образец устава проекта
Давайте соберем всю информацию в единый формат и посмотрим, как выглядит устав проекта.
Как упоминалось выше, вы можете без каких-либо ограничений изменять этот шаблон в
соответствии со своими задачами: на¬пример, вставить в верхний колонтитул логотип компании,
использовать раз¬ные цвета или оттенки. Здесь представлен лишь остов документа,
предназна¬ченный для того, чтобы дать представление об отчетной информации.
Пример Устава проекта
Привожу пример устава проекта, который явился результатом бесплатного экспресс-обследования. Он
отличается по форме от рекомендуемого 1С. Но, для понимания того, что именно должно быть указано
в этом документе – вполне достаточно. Как и для того, чтобы понять, стоит ли начинать такой проект.
Устав проекта «Создание и внедрение системы 1С:Предприятие 8 в ХХХ»
Инициатор(ы) проекта
Дата представления проекта на защиту
Итоговое решение проектного комитета о
запуске проекта
Планируемая дата начала проекта
Главный бухгалтер – зам. Генерального директора по
финансам; Начальник отдела АСУ
01.07.ХХ
….
01.08.ХХ
Содержание проекта (Scope)
1. Обоснование
целесообразности
проведения проекта
На предприятии используются несколько автоматизированных систем управления:
 Навигационная система движения автотранспорта (АСУТП)
 Система оперативного учета и обработки путевых листов в DOS;
 Система расчета заработной платы ХХХ
 Система учета ХХХ
 Система учета расчетов с поставщиками, бюджетом, учёта банковских и
кассовых операций ХХХ
 Система сдачи налоговой отчетности «Контур-Экстерн»
В отдельных файлах Excel производится:
 Расчёт себестоимости по видам перевозок и статьям затрат;
 Учёт расчетов с заказчиками;
 Ведение операционного бюджета движения денежных средств;
 Регистры бухгалтерского учёта;
 Бухгалтерская отчётность.
Вручную ведётся множество операций, которые могут быть автоматизированы,
например:
 Выдача доверенностей;
 Журналы регистрации кассовых и банковских документов;
 Журналы регистрации счетов-фактур;
 Заполнение налоговых деклараций и регистров налогового учета
 Ведение книги покупок и книги продаж
Составление различных планов осуществляется в смешанном режиме.
Необходимо отметить, что удалённость разработчика систем ПП ХХХ затрудняет
поддержку системы и в итоге делает невозможным получение из неё необходимой
информации.
Данная ситуация приводит к несопоставимости данных в системах из-за влияния
следующих факторов:
 Различные требования пользователей систем;
 Отличия в методологическом основании систем;
 Несовпадение нормативно-справочного наполнения систем;
 Ошибки при вводе данных и при составлении отчетности (человеческий
фактор)
Это приводит к постоянной неопределенности при принятии управленческих решений
менеджерами всех уровней.
Таким образом, назрела необходимость создания единого информационного
пространства.
2. Цель(и) проекта
Стратегическая: повышение определенности при принятии управленческих решений
через создание единого информационного пространства планирования и учёта
финансово-хозяйственной деятельности.
Оперативные:
 Повышение прозрачности и достоверности данных
 Повышение скорости получения запрашиваемой информации
 Уменьшение трудоемкости учётных работ и увеличение аналитических
функций пользователей
 Повышение технической надежности системы
 Построить систему с чистого листа, избегая известных существующих ошибок
 Получить экспертную оценку системы учёта и управления от Консультантов
3. Ожидаемые результаты
 Получение отчетности «по нажатию одной кнопки»:
проекта
o Оперативной
o По сравнению плана и факта
o Финансовой и налоговой отчетности
o Повышение квалификации пользователей;
4. Продукт проекта
Информационная система 1С, работающая в соответствии с поставленными задачами
5.
Структура
продукта
 Методологическое обеспечение (методологии планирования и учёта;
проекта
нормативно-справочная информация)
 Техническое обеспечение (сервер, сети, места пользователей)
 Программное обеспечение (система 1С, интегрированная с АСУТП и прочим
внешним ПО)
 Обученный персонал (пользователи, администратор, служба поддержки)
 Документационное обеспечение ИС (техническая документация на изменения,
инструкции пользователей)
6.
Заинтересованные
в
 Генеральный директор
развитии проекта стороны
 Менеджеры различных уровней
 Начальник отдела АСУ
 Заказчики проекта (Главный бухгалтер, Главный экономист)
 Члены команды проекта со стороны предприятия
 Консультанты (ООО NNN)
 Пользователи ИС
Также в качестве заинтересованных сторон могут рассматриваться контрагенты
предприятия и сотрудники.
7.
Ожидания
 Генеральный директор: достижение целей проекта с минимальными затратами
заинтересованных сторон
 Менеджеры различных уровней: увеличение информированности при
принятии управленческих решений
 Начальник отдела АСУ: снижение трудоемкости обслуживания ИС; повышение
роли своей службы в системе управления; бонус за успешное выполнение
проекта, опыт
 Заказчик проекта: снижение трудоемкости ведения учета; увеличение
прозрачности учета; повышение профессионализма подчиненных.
 Члены команды проекта со стороны предприятия: бонус за успешное
выполнение проекта, опыт, возможно, карьерный рост
 Консультанты: своевременная оплата работ, интересная работа, успешность
проекта
 Пользователи ИС: повышение профессионализма, повышение рыночной
стоимости
8. Риски проекта
 Выход из бюджета проекта
 Недостаток финансовых ресурсов
 Ошибки в планировании работ по проекту
 Отсутствие необходимых технических возможностей в требуемый момент
 Недостаток квалификации пользователей
 Противодействие системы управления
 Страхи и опасения пользователей и команды проекта
 Саботаж пользователей при внедрении
 Потеря ожидаемого функционала информационной системы
 Изменение законодательства
 Изменения в составе команды проекта
 Ошибки в организации работы по проекту
 Низкая скорость принятия решений по проекту (затягивание процедуры
согласования)
 Недостаточная компетентность членов команды проекта
 Не кому проводить аналитическую работу по документации проекта
 Узость интересов членов команды
 Самоустранение руководства от участия в проекте
Ограничения проекта
1.
Время
исполнения До 1 года – первый этап проекта (автоматизация бухгалтерского и оперативного
проекта
учёта).До 1 года – постановка и автоматизация бюджетного управления и BSC
2. Затраты по проекту
Не более 3,5 млн. руб. на оплату услуг Консультантов в первый год и 4 млн.руб. – во
второй год
3. Организационные
 Работы по проекту осуществляются в тесном контакте и под руководством
Консультанта (компании – внедренца);
 Внедрение всех контуров учёта осуществляется единовременно, что требует
серьёзной подготовительной работы и работы с персоналом (пользователей);

4. Время команды проекта
Поддержка пользователей после окончания работ по проекту должна
обеспечиваться силами сотрудников службы АСУ
% рабочего времени участников проекта отличается на различных фазах проекта.В
связи с тем, что проект выполняется под руководством Консультанта, время команды
проекта на фазах 1-3 не значительно.
На фазах 4-6:
5.
Критерии
оценки
успешности проекта




Руководитель проекта выделяет 30% своего рабочего времени
Программист – 80% рабочего времени
Начальник АСУ – 50% рабочего времени
Остальные члены команды проекта – до 10 % рабочего времени

Вывод из эксплуатации программных продуктов, заменяемых ИС 1С с
01.02.ХХ+1
Получение бухгалтерской отчетности за 1 квартал 20ХХ+1 года из ИС 1С;
Выполнение бюджета проекта


Фазы жизненного цикла проекта
1. Инициация и запуск До 01.08.ХХг.
проекта





Решение о целесообразности проекта.
Выбор схемы финансирования.
Назначение руководителя проекта.
Заключение договора с ООО NNN.
Приказ Генерального директора о запуске проекта
2.
Предпроектное До 06.10.20ХХ г.
обследование и разработка
технического задания
 Проведение Консультантом анализа методологии и принципов организации
учета на предприятии.
 Составление технического задания на проектирование ИС 1С.
 Выбор базовой конфигурации.
 Описание рисков проекта и мероприятий по их снижению.
 Разработка плана проекта.
3. Проектирование
До 25.11.20XX г.

4. Реализация проекта
Разработка Консультантом технического проекта на основании согласованного
технического задания
До 22.01.20XX+1 г.





Создание Консультантом информационной системы согласно технического
проекта.
Закупка программного обеспечения
Модернизация
аппаратно-технического
обеспечения
и
сетевой
инфраструктуры в соответствии с техническими рекомендациями Технического
задания.
Подготовка нормативно-справочной информации
Подготовка данных по остаткам активов и пассивов
5.
Опытно-промышленная До 07.05.20XX+1 г.
эксплуатация


Обучение администрированию базы данных
Ввод в ИС начальных остатков (по всем участкам учета) по состоянию на
01.01.20XX+1.




6. Завершение проекта
Ввод первичных документов Пользователями с одновременным обучением и
под контролем Консультантов по всем участкам учёта
Работа Пользователей при дистанционной поддержке Консультантов
Доработка ИС по результатам опытно-промышленной эксплуатации
Разработка и оформление индивидуальных инструкций по наиболее сложным
процессам учета и эксплуатации ИС
До 04.06.20XX+1 г.




Переход в режим промышленной эксплуатации
Консультационная поддержка Пользователей в режиме «горячей линии»
Подведение итогов проекта, оценка достижения целей и задач проекта
Принятие решения о развитии ИС
Документы по проекту, требующие согласования и утверждения
Приказ о запуске проекта
Готовит Начальник АСУ, утверждает – Генеральный директор компании
План проекта
Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают –
Генеральный директор и Консультант
Техническое задание
Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают –
Генеральный директор и Консультант
Технический проект
Составляет Консультант, Согласовывает – Руководитель проекта, Утверждают –
Генеральный директор и Консультант
Итоговый отчет по проекту Готовит Начальник АСУ, утверждает Руководитель проекта
Ресурсы проекта
Команда проекта
Руководитель проекта – Главный бухгалтерЧлены команды проекта
1.
2.
3.
Начальник АСУ
Программист
Начальник планово-экономического отдела
Отчетность по проекту
Ежедневная
Еженедельная
По вехам
Ежемесячная
Итоговая
Нет
Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается
статус и проблемы проекта
Совещание, проводимое Консультантами и руководителем проекта, на котором обсуждается
статус проекта (по согласованным критичным точкам промежуточного контроля выполнения
работ)
Финансовый отчет и отчёт о ходе проекта Руководителя проекта Генеральному директору
Итоговый отчет перед руководством предприятия по результатам проекта