УТВЕРЖДЕНО Решением Правления Нотариальной палаты Республики Татарстан, 9 июня 2010 года, протокол № 3 Президент НП РТ ___________ О.И. Гришина ПОЛОЖЕНИЕ о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан. 1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Положением о порядке изготовления, обращения, учёта и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий, утвержденным решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 21-22 декабря 2009 года (Протокол № 14/09) регулирует порядок обращения, учёта и использования бланка установленного образца в сфере нотариального делопроизводства для совершения нотариальных действий (далее - бланк) нотариусами Республики Татарстан. Бланк единого образца вводится в нотариальное делопроизводство нотариусов России с 01 июля 2010 года. 2. Бланк вводится с целью повышения эффективности защиты прав и законных интересов граждан и юридических лиц при совершении ими юридически значимых действий, оформляемых в нотариальном порядке. 3. Бланк изготавливается типографским способом с применением нескольких степеней защиты для защищённой от подделок полиграфической продукции (уровень «В»), согласно Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 07.02.2003 г. № 14Н. Бланк имеет формат 210*297 мм (А4), изготавливается на специальной бумаге с водяными знаками ограниченного распространения плотностью 90 г/м2, а также с использованием иных видов защиты. Оригинал – макет и техническое описание бланка утверждены Правлением Федеральной нотариальной палаты. Бланк имеет сквозную нумерацию с указанием учётной серии, кода региона и семизначного порядкового номера. Бланк относится к документам строгой отчётности. 4. Бланк применяется нотариусами, занимающимися частной практикой (далее - нотариус), при совершении ими всех видов нотариальных действий за исключением: - свидетельствования верности копий документов и выписок из них; - свидетельствования верности перевода документа с одного языка на другой; - свидетельствования подлинности подписи переводчика; 2 - совершения исполнительных надписей; - свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом; В случае, если нормативным актом предусмотрено, что бланк применяется нотариусами и для свидетельствования подлинности подписи на документе, форма которого установлена законодательным или иным правовым актом, применение бланка нотариусами осуществляется в порядке, установленном данным нормативным актом. На бланке оформляются все страницы всех экземпляров нотариального акта. Не подлежат оформлению на бланках и выполняются на обычной бумаге экземпляры документов, которые остаются в делах у нотариуса, а также экземпляр стороны договора, производящей отчуждение имущества по соответствующему договору, с отметкой на оставшихся у нотариуса экземплярах серии и номера бланка. Не допускается применение бланков, предназначенных для совершения нотариальных действий, при изготовлении писем нотариуса или иных документов, не связанных с оформлением нотариального действия. Не допускается применение бланков при оформлении нотариальных документов, предназначенных для действия за границей. Дубликаты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариусов, в случаях выдачи подлинников на бланках также выдаются на бланках. При оформлении сделки, основанием для удостоверения которой является правоустанавливающий документ, выполненный на бланке установленного образца, ссылка в последующем договоре или ином документе, удостоверяемом нотариусом, на серию и номер бланка обязательна. Копии нотариально удостоверенных документов, выполненных на бланках, должны содержать сведения о серии и номере бланка оригинала документа. 5. Нотариальная палата Республики Татарстан (далее – Палата) заключает договор с изготовителем на изготовление и поставку бланков с указанием необходимого количества бланков, сроков их изготовления, поставки и условий оплаты. Бланки поставляются спецсвязью в Палату в упаковках. 6. Получение бланков от изготовителя и их выдача нотариусам осуществляется в централизованном порядке Палатой. 7. Передача Палатой бланков нотариусам и получение от нотариусов испорченных, неиспользованных бланков осуществляется в следующем порядке: - после получения от изготовителя бланки хранятся в Палате; - бланки передаются нотариусам только в Палате, вывоз бланков из Палаты для передачи их нотариусам не допускается; - лицами, имеющими право получать бланки в Палате, являются: нотариусы; лица, временно исполняющие обязанности нотариуса; помощники нотариусов; стажеры нотариусов; сотрудники нотариальных контор; иные представители нотариуса. Сотрудник нотариальной конторы или иной представитель нотариуса должны подтверждать свои полномочия на получение бланков доверенностью, скреплённой печатью «Для документов» выдаваемой нотариусом (доверенности хранятся в Нотариальной Палате Республики Татарстан); 3 - выдача бланков производится строго по порядку возрастания цифровых индексов номеров; - после получения бланков в Палате они в упаковке доставляются в нотариальную контору лицом, их получившим, и помещаются в металлический сейф, шкаф и (или) специально оборудованное помещение нотариальной конторы. Нотариус отвечает за создание условий, исключающих порчу и хищение бланков; - передача бланков от одного нотариуса другому не допускается. При прекращении деятельности нотариуса, оставшиеся неиспользованными бланки с элементами защиты подлежат возврату в Палату, при этом составляется соответствующий акт. 8. Палата ведёт в соответствующем разделе Единой Информационной Системы (ЕИС) централизованный учёт бланков, полученных от изготовителя; бланков, выданных в Палате нотариусам, или возвращённых ими в Палату. Информация о бланках, полученных Палате от изготовителя, выданных в Палате нотариусам или возвращённых ими в Палату, вводится в ЕИС уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день совершения операции. Информация о недействительных бланках (дубликатах, браке, недовложении, а также утраты и хищении) вводится в ЕИС нотариусом, подтверждается уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день получения соответствующего письменного сообщения от нотариуса или обнаружения факта невозможности использования бланка в Палате. Информация о бланках, использованных нотариусами для изготовления нотариальных документов (по перечню видов нотариальных действий, утвержденному Правлением ФНП), вводится в ЕИС нотариусом и передается на сервер ФНП в день совершения нотариального действия, при этом также указываются дата, реестровый номер и вид нотариального действия. Информация об испорченных и неиспользованных бланках вводится в ЕИС нотариусом, подтверждается уполномоченным сотрудником Палаты и передается на сервер ФНП в день получения испорченных и неиспользованных бланков с соответствующим письменным актом приёма – передачи от нотариуса. 9. Централизованный учёт бланков, а также размещение заказов, заключение договоров на изготовление и поставку бланков, передача их нотариусам и принятие бланков, возвращённых нотариусами (испорченных бланков, неиспользованных бланков, экземпляров бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами, а также бланков с техническим браком), возлагается Президентом НП РТ на уполномоченного на это сотрудника (сотрудников) Палаты, который осуществляет весь комплекс мер по указанным вопросам согласно настоящего положения и в том числе оперативное взаимодействие с организациями, нотариусами, нотариальными палатами и другими заинтересованными лицами. Нотариусом учёт бланков ведётся в соответствующем разделе ЕИС и путём ведения дел учёта бланков, формируемых из операционных выписок. 4 Палата ведёт учёт бланков посредством пооперационного введения информации в соответствующий раздел ЕИС и путём ведения дел учёта бланков, формируемых из операционных выписок. Информация в соответствующий раздел ЕИС вводится при передаче бланков после их получения нотариусом в Палате. При получении нотариусом в Палате бланков оформляется операционная выписка в двух экземплярах (один экземпляр – для Палаты, другой – для нотариуса), подписываемых нотариусом (другим лицом, получившим бланки) и сотрудником Палаты, отвечающим за работу с бланками. Операционные выписки регистрируются Палатой в журнале регистрации операционных выписок, ведущемся в письменном виде. Образец операционной выписки см. в Приложении № 1 к настоящему Положению. В операционных выписках не допускается наличие подчисток, приписок и неоговоренных исправлений. Внесённые исправления оговариваются, подтверждаются подписями нотариуса (лица, получившего бланки) и сотрудника Палаты, отвечающего за работу с бланками, заверяются печатью Нотариальной палаты РТ. Дела учёта бланков (выписок) подлежат включению в номенклатуру дел нотариуса и Палаты. Срок хранения дел учета бланков (выписок) – 10 (десять) лет. Форму Дела учёта бланков (выписок) НП РТ см. в Приложении № 2, форму Дела учёта бланков (выписок) нотариуса см. в Приложении № 3. 10. Испорченные бланки целиком передаются нотариусом в Палату вместе с отчётом об их использовании не позднее первого числа первого месяца квартала, следующего за отчётным. В Палате для уничтожения бланков создаётся комиссия в составе Президента либо Вице – президента НП РТ, исполнительного директора НП РТ, члена Правления НП РТ и двух сотрудников НП РТ, один из которых является лицом, указанным в абзаце первом пункта 9 настоящего Положения. В состав комиссии может входить нотариус, чьи испорченные бланки подлежат уничтожению. 11. Испорченные бланки, неиспользованные бланки, бланки с техническим браком, а также бланки с одинаковыми серийными и порядковыми номерами уничтожаются комиссией в Нотариальной палате Республики Татарстан способом разрезания и измельчения с помощью электрического аппарата, что полностью обеспечивает невозможность восстановления бланков и дальнейшего полного либо частичного использования. О факте и дате уничтожения бланков составляется акт, подписываемый всеми членами комиссии. Соответствующая информация подлежит внесению в ЕИС. 12. В случае обнаружения утраты, хищения или недовложения бланков в сформированных изготовителем пачках, бланков с техническим браком, а также бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами, нотариус в тот же день направляет письменное сообщение об этом в Нотариальную палату Республики Татарстан. Сообщение составляется в двух экземплярах, один из 5 которых остается в делах нотариуса. Указанное сообщение подлежит хранению в делах учёта бланков. В вышеуказанном сообщении нотариусом указываются следующие сведения: - фамилия, имя, отчество нотариуса, местонахождение его нотариальной конторы; - дата выдачи нотариусу бланков; - серия и порядковые номера бланков; - дата обнаружения факта утраты, хищения, недовложения бланков или обнаружения бланков с техническим браком, а также бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами. К сообщению прилагаются копия ярлыка (ярлыков) пачки бланков, экземпляры бланков с техническим браком или бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами. Оригиналы ярлыков хранятся у нотариуса. В день получения письменного сообщения нотариуса или обнаружения в Палате утраты или хищения бланков, Палата вносит соответствующую информацию в ЕИС. При наличии признаков хищения бланка (бланков) нотариус обязан заявить об этом в установленном порядке также в органы внутренних дел в минимально возможный срок с момента выявления хищения бланка (бланков). 13. При получении письменного сообщения об утраченных или похищенных бланках, либо при обнаружении в Палате утраты или хищения бланков, комиссией Палаты, создаваемой в соответствии с пунктом 10 настоящего Положения, составляется акт по факту утраты/хищения бланков с указанием причин происшедшего и реквизитов утраченных/похищенных бланков. Копия акта в течение пяти рабочих дней с момента получения сообщения об утраченных или похищенных бланках, или с момента обнаружения в Палате утраты или хищения бланков, направляется в Федеральную нотариальную палату. 14. В случае обнаружения недовложения бланков изготовителем, изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим браком, комиссией нотариальной палаты создаваемой в соответствии с пунктом 10 настоящего Положения, в двух экземплярах составляется акт, в котором указываются дата и номер договора, на основании которого осуществлялась поставка бланков, реквизиты и количество недостающих (продублированных) бланков или бланков с техническим браком, дата получения Палатой бланков, фамилия или номер упаковщика данной партии бланков, указанные на ярлыке каждой пачки бланков, в которой обнаружен недостаток, дублирование или технический брак бланков. Первый экземпляр акта хранится в деле учёта бланков (выписок) Палаты, а второй экземпляр акта, с приложением копии ярлыка (ярлыков), высылается Палатой в адрес изготовителя бланков в течение пяти рабочих дней с момента составления акта. Копия акта с приложением копии ярлыка (ярлыков) направляется в Федеральную нотариальную палату. Палата вносит соответствующую информацию в ЕИС в порядке, установленном Положением о ЕИС. 15. Настоящее Положение вступает в силу с 01 июля 2010 года. 6 7 ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3. ОБРАЗЕЦ ОПЕРАЦИОННОЙ ВЫПИСКИ: НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН 420021, г. Казань, ул. Левобулачная, д. 56 тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03, e-mail: info@nprt.ru «___» ____________ 20__ г. № _____________________ ОПЕРАЦИОННАЯ ВЫПИСКА Бланки серии № __________________ _________________ с в количестве __________ штук ______________________________________. № ________________ выданы по нотариусу Настоящая операционная выписка оформлена в двух экземплярах, один из которых хранится в Деле учёта бланков (выписок) Нотариальной палаты Республики Татарстан, второй экземпляр выдается нотариусу. Бланки передал: ________________________________________ Бланки принял: _________________________________________ 8 ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3. ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК) НОТАРИАЛЬНОЙ ПАЛАТЫ: Обложка НОТАРИАЛЬНАЯ ПАЛАТА РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН __________________________________________________________________ _________________ 420021, г. Казань, ул. Левобулачная, д. 56 тел.: (8843) 236-24-24,факс: 236-33-03, e-mail: info@nprt.ru ДЕЛО УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК) ___ квартал 20__ г. Срок хранения: 10 лет 9 Внутри дела хранятся: - экземпляры операционных выписок, выдаваемых нотариальной палатой нотариусам; -квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков; - сводный отчёт нотариальной палаты об использовании нотариусами бланков; - акты об уничтожении испорченных бланков; - сообщения нотариусов об обнаружении утраты, хищения или недовложения бланков в пачках, бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами; - акты комиссии об обнаружении недовложения бланков изготовителем, изготовления нескольких бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами (дублирование бланков), или изготовления бланков с техническим браком; - копии ярлыков пачек бланков 10 ПРИЛОЖЕНИЕ № 3 к Положению о порядке обращения, учёта и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий нотариусами Республики Татарстан, утверждённому Решением Правления Нотариальной палаты Республики Татарстан от 9 июня 2010 года, протокол № 3. ФОРМА ДЕЛА УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК) НОТАРИУСА: Обложка НОТАРИУС __________________________________________________________________ наименование нотариального округа __________________________________________________________________ фамилия и инициалы нотариуса ДЕЛО УЧЁТА БЛАНКОВ (ВЫПИСОК) Начато: ______________________ Окончено: ____________________ Срок хранения: 10 лет 11 Внутри дела хранятся: - экземпляры операционных выписок, выдаваемых нотариальной палатой нотариусам; -квартальные отчёты нотариусов об использовании бланков; - сообщения нотариусов об обнаружении утраты, хищения или недовложения бланков в пачках, бланков с техническим браком и бланков с одинаковыми серийными и порядковыми номерами; - ярлыки пачек бланков (хранятся в деле в том случае, если в отчётном квартале были обнаружены утрата, хищение или недовложение бланков в пачках, бланки с техническим браком и бланки с одинаковыми серийными и порядковыми номерами) 12 - удостоверение времени предъявления документа; - обеспечение доказательства (приложения к протоколу осмотра доказательств).