Тема 12 Учет в операционных кассах

Учет в операционных кассах
Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, которые
получают наличные средства за проданные ценности. Оформляются данные расчеты с
применением кассовых аппаратов. Наличные расчеты по Закону РФ от 22.05.2003 г. №
54 ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов с использованием платежных карт” производятся с обязательным
применением ККМ (о чем говорилось раньше, см. раздел 1.2).
ККМ является инструментом контроля со стороны государства за наличноденежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной денежной
выручки.
К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации
кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила
эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с
населением. Подготовку кассиров-операционистов по вопросам применения ККМ
осуществляют Центры технического обслуживания с выдачей документа о том, что
данный кассир прошел курс обучения и подготовлен к работе на данной модели
машины.
На каждую ККМ администрация организации должна завести Журнал кассираоперациониста по форме № КМ-4. Форма журнала, действующая с 1 января 1999 г.,
приводится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по
учету денежных расчетов.
Журнал по форме № КМ-4 применяется для учета операций по приходу и расходу
наличных денег по каждой ККМ организации, а также является контрольнорегистрационным документом показаний счетчиков. Он должен быть прошнурован,
пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного
(старшего) бухгалтера организации и печатью.
Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в
хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в
журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями
кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.
В журнале кассира-операциониста указываются:
- дата (число, месяц, год);
- номер счетчика – номера секционных счетчиков;
- показания контролирующего счетчика, регистрирующего перевод суммирующих
денежных счетчиков – счетчика в режиме “Z”, который увеличивается на единицу при
переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;
- показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);
- подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных
счетчиков на начало дня (смены);
- показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);
- сумма выручки за день (смену) по показаниям суммирующих денежных
счетчиков;
- сумма денежной наличности, сданной директору (кассиру, старшему кассиру);
- сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателями покупок
расчетными чеками и другими платежными средствами);
- общая сумма выручки;
- денежный остаток на конец дня в кассе;
- сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;
- сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам (в случае
возврата товара покупателем или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека)
с приложением акта;
-подписи на конец дня кассира и администрации о том, что деньги и оплаченные
документы сдал (кассир); показатели снимал, деньги оплаченными документами принял
(представитель администрации).
В организациях, где имеется несколько ККМ, на каждую из них должен быть
заведен отдельный журнал кассира-операциониста.
Учет денежных документов и хранение денежных средств
К денежным документам относят марки государственных пошлин и сборов,
почтовые и вексельные марки, оплаченные, но не выданные авиабилеты, путевки в дома
отдыха и санатории, извещения о денежных переводах, не поступивших на счета в
банке или в кассу, и др. Акционерные общества собственные акции, выкупленные у
акционеров для их последующей перепродажи или аннулирования, учитывают на
специальном счете 81 “Собственные акции (доли)”.
Денежные документы хранятся обычно в кассе организации и учитываются на
отдельном субсчете к бухгалтерскому счету Кассы. Аналитический учет этих ценностей
ведется по их видам.
Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и
расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу
движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета
денежных документов. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет
по поступившим и выбывшим документам.
Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3.
По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги
движения денежных документов.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение,
предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и
обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из
учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей
организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность
денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном
законодательством порядке ответственность.
Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения
операций заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не
имеющим отношения к ее работе, воспрещается.
Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим
законодательством.
Все наличные деньги и ценные бумаги в организациях хранятся, как правило, в
несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и
обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются
ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от шкафов и печати хранятся у
кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать
посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. п.
хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их
проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее
фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о
происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка
металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной
организации, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан
осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в
исправности охранной сигнализации.
Кассир – должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема,
хранения и выдачи денег из кассы. Кассир в соответствии с действующим
законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную
ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный
организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного
или недобросовестного отношения к своим обязанностям.
Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим
лицам.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его
замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по
письменному приказу руководителя организации (решению, постановлению). С этим
работником заключается договор о материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у
него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому
они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в
присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах
пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В организациях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых
центральными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному
страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя
организации (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми
заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются
все права и обязанности, установленные настоящим Порядком для кассиров.
В малых организациях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего
может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному
распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о
материальной ответственности.
Инвентаризация и ревизия кассы
Инвентаризация наличия финансовых средств в кассе производится согласно
положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.
Ревизия кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом
руководителя организации, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются
наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.
Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми
ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не
принадлежащих организации, запрещается, и при их обнаружении они считаются
излишками.
Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных
ценностей и документов не производятся. Результаты инвентаризации оформляются
актом по форме № ИНВ-15, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18
августа 1998 г. № 88. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо
пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных
инвентаризацией, а руководитель организации – решение по результатам
инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим
перечислением их в доход организации:
Дебет счета 50 “Касса”
Кредит счета 99 “Прибыли и убытки”
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально
ответственного лица (кассира) и оформляются записью:
1. Дебет счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”
Кредит счета 50 “Касса”
2. Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”
Кредит счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна проводиться
проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на
руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в
неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в
соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых
операций систематически проверяют банки (не реже одного раза в два года).
Практическая часть.
1. Что относится к денежным документам?
2. Какие функции выполняет кассир?
3. Что означает ККМ?