Книга доходов и расходов

ООО «БАРС Груп»
ПРАВИЛА И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ
ФОРМЫ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
БАРС-Бюджет
2012
Версия 1.0
ОГЛАВЛЕНИЕ
1. Общие положения ............................................................................................. 3
2. Способы заполнения книги доходов и расходов ........................................... 5
3. Условия автоматической сборки книги доходов и расходов ........................ 6
4. Порядок заполнения книги доходов и расходов ........................................... 9
-2-
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период организации на
упрощенной системе налогообложения должны отражать в Книге учета доходов и
расходов. Форма и Порядок ее ведения утверждены Приказом Минфина России от 31
декабря 2008 г. N 154н.
Порядок ведения книги учета доходов и расходов (КУДИР) утвержден приказом №
154 Министерства финансов РФ. Налогоплательщики обязаны обеспечивать полноту,
непрерывность и достоверность всех показателей деятельности, заносимых в КУДИР,
что позволит правильно исчислять налоговую базу и сумму уплачиваемых налогов.
Книгу учета доходов и расходов можно вести как на бумаге, так и в электронном
виде (п. 1.4 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. N
154н).
В зависимости от того, в каком виде ведется Книга учета доходов и расходов
(бумажном или электронном), порядок ее оформления различается. Если организация
ведет Книгу учета на бумаге, то до момента начала внесения записей в нее необходимо
сделать следующее:

заполнить титульный лист;

сшить и пронумеровать страницы. На последней странице прошнурованной и
пронумерованной Книги указать количество содержащихся в ней страниц;

заверить у руководителя с проставлением печати организации, а также в
налоговой инспекции (в случае принятия решения об этом).
Если организация ведет Книгу учета в электронном виде, то по окончании каждого
отчетного периода ее нужно распечатывать на бумаге (заверение при этом не
требуется). А по окончании налогового периода следует ее:

вывести на печать;

сшить, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице;

заверить подписью руководителя с проставлением печати организации, а также в
налоговой инспекции (в случае принятия решения об этом). Для заверения в
налоговой инспекции распечатанную Книгу нужно представить не позднее срока,
установленного для подачи налоговой декларации. То есть не позднее 31 марта
(для предпринимателей - не позднее 30 апреля) года, следующего за отчетным
(налоговым) периодом. Такой порядок следует из положений п. п. 1.4 и 1.5
Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н.
-3-
Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н
не содержит правил, касающихся оформления титульного листа Книги учета доходов и
расходов.
Правила заполнения раздела I "Доходы и расходы" Книги учета доходов и
расходов приведены в п. п. 2.1 - 2.11 Порядка заполнения Книги учета доходов и
расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н. Раздел состоит из четырех таблиц и справки к
разд. I.
Таблицы раздела I предназначены для хронологического отражения операций
налогоплательщика, в результате которых он получил доходы или понес расходы,
учитываемые при исчислении "упрощенного" налога. Таблиц всего четыре - по одной
для каждого квартала налогового периода. Таким образом, в каждом новом квартале в
разделе I Книги учета доходов и расходов будет добавляться новая таблица. Ее форма
будет зависеть от того, о каком отчетном (налоговом) периоде идет речь (I квартал,
полугодие, 9 месяцев, год). Каждая таблица раздела I заканчивается итоговыми
строками. Они заполняются по окончании соответствующего отчетного (налогового)
периода, по которому заполнялась таблица. При этом итоговые значения указываются
только по графам 4 и 5 таблиц.
Справка к разделу I заполняется по итогам налогового периода. В ней обобщаются
данные о налоговой базе по "упрощенному" налогу за год.
К сведению. Напомним, что минимальный налог компания уплачивает, когда сумма
исчисленного в общем порядке "упрощенного" налога по итогам года составила менее
1% от суммы полученных за год доходов (п. 6 ст. 346.18 НК РФ). При этом в
следующих налоговых периодах компания вправе учесть образовавшуюся разницу
между исчисленным налогом и уплаченным минимальным налогом в расходах по
"упрощенному" налогу, в том числе увеличить убытки, которые потом можно списать
на расходы.
Раздел II заполняют учреждения у которых объект налогообложения «Доходы
уменьшенные на величину расходов». В раздел II заносятся данные по объектам
основных средств и нематериальных активов при условии, что эти затраты признаются
расходами по "упрощенному" налогу в особом порядке, установленном п. п. 3 и 4 ст.
346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17, п. п. 2.1 и 4 ст. 346.25 НК РФ.
Раздел III Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиками,
которые получили по итогам одного или нескольких прошлых лет убытки по
осуществляемой предпринимательской деятельности. Правила заполнения раздела III
Книги учета доходов и расходов установлены в п. п. 4.1 - 4.7 Порядка заполнения Книги
учета доходов и расходов от 31 декабря 2008 г. N 154н.
-4-
2. СПОСОБЫ ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
В ПК БАРС-Бюджет Книга учета доходов и расходов может быть заполнена автоматически или вручную. При автоматической сборке данные собираются на основании
следующих документов: Кассовые документы, Банковские документы, Прочие финансовые документы, Товарные документы, Внутренние документы, Картотека ОС, Документы
оплат (платные услуги). При этом:
Раздел 1 ― собирается из кассовых документов, банковских документов, прочих
финансовых документов, товарных документов, документов оплат (платные
услуги)
Раздел 2 ― собирается из картотеки ОС.
Раздел 3 ― заполняется вручную.
Рис. 1. Книга учета доходов и расходов
-5-
3. УСЛОВИЯ АВТОМАТИЧЕСКОЙ СБОРКИ КНИГИ ДОХОДОВ И
РАСХОДОВ
Для возможности автоматической сборки книги учета доходов и расходов должны
быть выполнены следующие условия:
1) Справочники -> Справочники -> Учреждения: в справочнике учреждений на
закладке «Налоговый учет» должен быть задан период применения УСНО – это общее
условие сборки книги доходов и расходов.
Рис. 2. Период применения УСНО в справочнике учреждений
2) Бухгалтерия -> Документы: в первичных документах должен быть установлен
признак «Отражать в налоговом учете» – это условие сборки первичных документов
функционального блока «Бухгалтерия».
Рис. 3. Признак «Отражать в налоговом учете» в первичных документах
-6-
3) Бухгалтерия -> Документы -> Товарные документы: в товарных документах
должна быть привязка к банковским документам – это дополнительное условие сборки
товарных документов функционального блока «Бухгалтерия»:
Рис. 4. Привязка товарных документов к банковским документам
К сведению. В Раздел 1 попадет сумма по документу, дата проводки которого позже,
например: платежное поручение от 31.03.11 г. на сумму 10000.00, товарная накладная
от 02.04.11 г. на сумму 8000.00 ― в расход попадает сумма 8000.00 02.04.11 г. во
второй квартал.
4) Платные услуги -> Справочники -> Справочник видов оплат: в справочнике
видов оплат должен быть установлен признак «Отражать в НУ» – это условие сборки
документов оплат функционального блока «Платные услуги».
Рис. 5. Признак «Отражать в НУ» в справочнике видов оплат
-7-
5) Бухгалтерия -> Учет -> Основные средства -> Картотека основных средств: в
картотеке основных средств должен быть установлен признак «Налоговый учет» – это
условие сборки основных средств функционального блока «Бухгалтерия».
Рис. 6. Признак «Налоговый учет» в картотеке основных средств
Примечание. При необходимости, после автоматической сборки также существует
возможность ручного редактирования данных.
-8-
4. ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ КНИГИ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ
Для того чтобы заполнить книгу доходов и расходов необходимо:
1) Открыть формы налоговой отчетности:
Рис. 7. Формы налоговой отчетности
Примечание. Если формы «Книга доходов и расходов» нет в списке, то ее следует
добавить с помощью нажатия клавиши <Insert>.
2) Открыть форму Книги доходов и расходов по учреждению:
Рис. 8. Книга доходов и расходов по учреждению
-9-
3) Для того чтобы выполнить автоматическую сборку книги доходов и расходов
необходимо на панели инструментов формы выбрать операцию «Заполнение формы»:
Рис. 9. Автоматическое заполнение формы
4) Откроется окно «Функции обработки отчетов», где следует выбрать учреждение и дату, на которую собираются данные:
Рис. 10. Функции обработки отчетов
5) Нажать кнопку «Применить», после чего форма будет собрана.
Важно! Необходимо собрать книгу доходов и расходов отдельно за 4 квартала: на
01.04.11 г., 01.07.11 г. 01.10.11 г. 01.01.12 г.
- 10 -