Инструкция по оформлению первичной документации

Инструкция по оформлению первичной документации
Комплект накладных на доставку состоит из следующих документов:
- Счет-фактура-2 экземпляра
- Товарная накладная ТОРГ – 12 – 2 экземпляра;
- Товарно-транспортная накладная – 2 экземпляра.
- Заказ-Спецификация -2 экземпляра
- Водительский лист на доставку -1 экземпляр
В зависимости от типа накладных, комплект документов может меняться.
Порядок оформления накладных
1. Представитель Покупателя, получающий товарно – материальные ценности по
накладной, должен предоставить доверенность на получение, оформленную на
его имя с обязательной расшифровкой подписи;
В случае отсутствия у представителя Покупателя доверенности на получение ТМЦ,
доставленный товар подлежит возвращению на склад Компании ТБМ (далее Поставщик).
В случае если представитель Покупателя заверяет, что доверенность подвезут через
какое-то время, то максимальное время ожидания должно составлять не более 15 минут
2. Представитель Покупателя, получивший ТМЦ по накладной, должен расписаться в
получении товара с обязательной расшифровкой подписи;
3. Только руководитель, указанный в учредительных документах организации, может
представлять интересы Покупателя без предоставления доверенности. Все остальные
представители Покупателя действуют на основании доверенности.
5. Записи в накладных должны производиться чернилами, пастой шариковой ручки,
химическим карандашом, при помощи пишущих машин, средств механизации,
обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их
хранения в архиве и одним подчерком. Запрещается использовать для записи в
накладных простой карандаш.
Инструкция по приемке товара при доставке
Покупатель должен:
1. Осуществить разгрузку доставленного товара и оформление сопроводительных
документов на товар не более чем за 30 минут, с момента прибытия автомобильного
транспорта;
2. Создать для правильной и своевременной разгрузки и приемки условия, при которых
обеспечивалась бы сохранность и предотвращалась бы возможность образования
недостач и хищений доставленного груза;
3. Обеспечить разгрузку и приемку товара без перерывов. В случае если по каким-либо
уважительным причинам работа по приемке товара была прервана, то представитель
Покупателя обязан обеспечить сохранность груза и возобновить работы по приемке в
кратчайшие сроки.
4. Систематически осуществлять контроль за работой лиц, на которых возложена
функция по разгрузке и приемке товарно-материальных ценностей, с целью
предупреждения нарушений правил приемки товара.
5. Использовать, полученный товар в производстве или продаже, только после
полной приемки по качеству и количеству ответственными лицами.
Порядок разгрузки и приемки товара
1. Представитель Покупателя, ответственный за приемку товара, должен предъявить
водителю-экспедитору доверенность на получение ТМЦ, оформленную на его имя с
расшифровкой подписи.
В случае отсутствия у представителя Покупателя доверенности, товар возвращается на
склад Поставщика, повторная доставка осуществляется только за счет Покупателя.
2. Представитель Покупателя должен произвести разгрузку транспортного средства в
соответствии с указаниями водителя – экспедитора.
Водитель – экспедитор должен указать количество мест товара, подлежащих разгрузке
по данному адресу и место их расположения в транспортном средстве, руководствуясь
реестром погрузки и маркировкой, нанесенной на упаковку груза.
Представитель Покупателя не имеет права производить разгрузку транспортного
средства в отсутствие водителя-экспедитора.
3. Разгрузка транспортного средства должна производиться силами Покупателя с
применением специального технического оборудования или без него, обеспечивающими
целостность упаковки и сохранность груза.
4. Приемка товара осуществляется по сопроводительным документам на груз ( счетфактура, товарная накладная, товарно-транспортная накладная).
5. Представитель Покупателя должен проверить точное количество мест и сделать
отметку в водительском листе.
Оформление рекламаций
1. Все претензии по качеству (брак), количеству (недостача, излишек, некомплект), а
также пожелания по Возврату товара должны оформляться через Рекламацию.
2. Рекламации принимаются в сроки указанные в договоре поставки.
3. Особенности работы с рекламациями определяются способом доставки:
 в случае «доставки ООО Донской крепеж/ИП Абдулбасиров И. А» –
рассматривается все заявленные Рекламации;
 в случае «самовывоза» - рассматриваются только Рекламации, связанные с
браком производителя.
4. В случае оформления Рекламаций на бумажном носителе клиент составляет
рекламацию и направляет ее курирующему клиента менеджеру (по электронной
почте, факсу или в оригинале). Менеджер обязан проверить корректность
заполнения рекламации от клиента. При отсутствии необходимой информации
менеджер запрашивает ее у клиента.
5. Менеджер принимает решение по рекламации и информирует клиента о принятом
решении в течение 3-х дней с момента ее поступления.
.Менеджер принимает решение в зависимости от причины рекламации и способа
доставки:
 допоставить в случае заявленной недостачи. Доставка товара клиенту по
рекламации осуществляется ближайшей доставкой. После получения товара по
рекламации клиент должен отметить данный факт в копии Карточки рекламации (с
указанием ФИО и даты получения товара) и передать ее водителю,
осуществляющему доставку;
 вернуть – в случае заявленного излишка. Клиент возвращает лишний товар
водителю, осуществляющему доставку товара, отмечая в копии Карточки
рекламации факт возврата (с указанием ФИО и даты возврата по рекламации).
6. В случае самовозврата (при самовывозе) клиент отмечает в Карточке рекламации
факт замены товара (с указанием ФИО и даты замены).
7. После получения товара по рекламации клиент должен вернуть бракованный товар
водителю, отметить факт возврата и получения замены бракованного товара в
копии Карточки рекламации (с указанием ФИО и даты получения товара) и
передать ее водителю.
8. В случае отсутствия товара на складе в момент поступления рекламации от
клиента офис-менеджер принимает решение:
 о возврате денежных средств клиенту с оформлением возвратной накладной;
 о замене другим артикулом и допоставке.
9. Если рекламация клиента не подтверждается, то после второго случая не
подтверждения срок рассмотрения рекламации (а также срок уведомления
Клиента о решении по рекламации) увеличивается до 7рех рабочих дней, и
решение по рекламации принимается только после проверки на складе.
10. Менеджер информирует клиента в случае не подтверждения рекламации на складе
в течение 7-ми рабочих дней.
11. В случае возврата товара, который был куплен не в компании Донской крепеж,
клиенту оформляется отказ по рекламации.
12. В случае возврата товара, который был испорчен не в компании Донской крепеж,
клиенту оформляется отказ по рекламации.
13. В случае отказа от товара, обнаружения несоответствия по количеству или брака в
момент его получения клиент оформляет Рекламацию (Приложение 1) с указанием
причины. Изменения в документы поставки (накладные, счета-фактуры) не
вносятся. Рекламация составляется в присутствии водителя, осуществляющего
доставку. Клиент передает рекламацию и товар (в случае отказа, излишка или
брака) водителю.