Как оформить личное дело сотрудника

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как оформить личное дело сотрудника
Н.З. Ковязина
заместитель директора
департамента заработной
платы, охраны труда и
социального партнерства
Минздравсоцразвития России
Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма
систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на
руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.
Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников
Нет, не обязана.
Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений
государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).
Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе
Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему
личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше
нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления
документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие
постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных
решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Также существуют нормативные акты,
регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах
(п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если
такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в
приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются
следующие документы:
– внутренняя опись документов дела;
– личный листок по учету кадров;
– анкета;
– дополнение к личному листку по учету кадров;
– автобиография;
– заявление о приеме на работу;
– копия документа, удостоверяющего личность;
– копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
– копия ИНН;
– должностная инструкция;
– копии документов об образовании;
– характеристики и рекомендательные письма;
– личные заявления работника;
– трудовой договор;
– копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
– аттестационные листы;
– отзывы должностных лиц о работнике;
– справки о состоянии здоровья;
– фотографии;
– лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления
приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на
работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.
Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении
трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных
решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления
(п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела
Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него
документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в
которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.
Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии
Росархива от 6 февраля 2002 г.
Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах,
наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте
отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил,
одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю
опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного
сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать
внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.
Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты
В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.
Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию,
что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.
Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только
если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам
сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность
сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок
вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.
Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения
личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.
«Главбух» советует
Чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите
в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных,
включенных в личный листок по учету кадров».
В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся
сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре
прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы
можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как
подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта
3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки
листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля
2002 г.).
Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления
ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за
образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября
2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по
учету кадров.
Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих,
исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и
иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры
России от 25 августа 2010 г. № 558).
Пример оформления личного дела сотрудника
Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.
Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:
– внутренняя опись;
– анкета;
– личный листок по учету кадров;
– дополнение к личному листку;
– лист-заверитель.
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»