Политика по использованию корпоративных

Утверждено
«_____» _______________ 2014г
ПОЛИТИКА
О ПОРЯДКЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
КОРПОРАТИВНЫХ АВТОМОБИЛЕЙ
1. ЗАДАЧА
Определить
процедуру
организации
и
(корпоративными) автомобилями в ООО …
контроля
пользования
служебными
2. ЦЕЛЬ
Целью данной Политики является:
2.1. Определение категорий сотрудников, имеющих право пользования служебным
(корпоративным) автомобилем;
2.2. Определение надлежащих стандартов пользования
автомобилями сотрудниками в служебных целях;
служебными (корпоративными)
2.3. Определение прав пользования служебными (корпоративными) автомобилями при их
сервисном и техническом обслуживании, а также в случае ДТП;
2.4. Определение ответственности за нарушение правил безопасного пользования
служебным (корпоративным) автомобилем.
Положения данной Политики касаются всех сотрудников ООО
3. ТЕРМИНЫ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ В ДОКУМЕНТЕ
3.1. Компания - ООО
3.2. Сотрудник - сотрудник Компании, имеющий право пользования автомобилем для
исполнения служебных обязанностей, включая Водителей;
3.3. Автомобиль - служебный (корпоративный) автомобиль Компании;
3.4. Заявка на Автомобиль - заявка, оформленная и подписанная в соответствии с
установленным правилам в Компании;
3.5. Ущерб - прямой действительный ущерб Компании, выразившийся в
утрате/повреждении автомобиля, а также необходимости для Компании произвести
затраты или излишние выплаты на приобретение/восстановление автомобиля либо на
возмещение ущерба, причиненного сотрудником третьим лицам;
3.6. Размер ущерба – фактические потери Компании при утрате и порче Автомобиля,
исчисляемые исходя из рыночных цен, действующих в г. Москва на день причинения
ущерба, но не ниже стоимости Автомобиля по данным бухгалтерского учета с учетом
степени износа Автомобиля;
3.7. Сервисный центр/Дилерский центр Компании – станция технического обслуживания
(филиал/обособленное подразделение ООО…), на котором производится техническое
обслуживание и ремонт Автомобилей;
3.8. ДТП – дорожно-транспортное происшествие с участием Автомобиля;
3.9. Сотрудник отдела регистрации и обслуживания автомобилей (ОРОА) – ответственный
сотрудник Компании, осуществляющий контроль за использованием Автомобилей,
находящихся в пользовании Сотрудников Компании;
3.10.
Менеджер по поддержке продаж (МПП) – ответственный сотрудник Дилерского
Центра Компании, осуществляющий контроль за пользованием Автомобилей, находящихся
в пользовании Сотрудников Дилерского Центра Компании.
4. ПРИНЦИПЫ
4.1. Право пользования Автомобилями предоставляется:
4.1.1.
Сотрудникам, занимающим должности 1 – 5 грейда;
4.1.2.
Сотрудникам, имеющим разъездной характер работы;
4.1.3.
Сотрудникам, уже имеющим Автомобиль на дату утверждения настоящей
Политики до момента прекращения их трудовых отношений с Компанией, либо ухода в
отпуск по беременности и родам.
4.2. Компания вправе лишить Сотрудника права пользования Автомобилем в следующих
случаях:
- если Сотрудник не выполняет установленные настоящей Политикой требования и
правила по обслуживанию Автомобиля/возмещения ущерба Компании;
- если Сотрудник совершил нарушение Правил дорожного движения, повлекшее за собой
существенный материальный ущерб Компании (более 100.000 руб.) и/или причинение
жизни и здоровью третьих лиц.
4.3. Сотрудник вправе без объяснения причин отказаться от права пользования
Автомобилем.
4.4. Право пользования дополнительной корпоративной услугой «личный водитель»
предоставляется сотрудникам, занимающим должности 1-2 грейдов, и сотрудникам,
утвержденным приказом Главного управляющего директора Компании;
4.5. Сотруднику выдается Автомобиль любой марки, модели в рамках настоящей
Политики, на основании рекомендаций сотрудника ОРОА\МПП и доступности
Автомобилей в Компании, с учетом следующих ограничений по стоимости приобретаемых
Автомобилей (закупочная цена основного средства вкл. НДС):
4.5.1. Грейды 1-2 – без ограничений стоимости Автомобиля;
4.5.2.
Грейд 3 и Директора Дилерских Центров – Автомобили со стоимостью не
более 2 500 000 руб;
4.5.3.
Грейд 4 – Автомобили со стоимостью не более 2 000 000 руб;
4.5.4.
Грейд 5 – Автомобили со стоимостью не более 1 500 000 руб;
4.5.5.
Сотрудники, имеющие разъездной характер работы – Автомобили со
стоимостью не более 1 200 000 руб.
4.5.6.
Сотрудники, указанные в п. 4.1.3. Политики – Автомобили со стоимостью не
более 1 200 000 руб.
4.6. Приобретение Автомобилей стоимостью выше, указанных в п. 4.5. лимитов, возможно
только при утверждении приказом Главного управляющего директора Компании.
4.7. Сотрудникам Дилерских Центров, включая директоров данных Дилерских центров,
рекомендуется выдавать в пользование Автомобили тех марок, торговлю которыми
осуществляет их Дилерский Центр. Исключения возможны при утверждении приказом
Главного управляющего директора Компании.
4.8. Пользование Сотрудником Автомобилем связано с представлением интересов
Компании в государственных органах, при официальных переговорах с деловыми
партнерами; при проведении переговоров и презентаций, при заключении сделок и т.д.;
4.9. Сотрудник имеет право на пользование Автомобилем, только если это необходимо для
выполнения служебных заданий в рамках осуществления Компанией текущей
хозяйственной деятельности;
4.10. Предоставление Автомобиля в качестве части компенсационного пакета не
предусматривается и не допускается;
4.11. Максимальный срок использования Сотрудником Автомобиля устанавливается в
зависимости от марки и стоимости Автомобиля и указывается в Заявке .Устанавливает срок
использования Автомобиля сотрудник Отдела планирования и бизнес анализа Компании на
основании внутренних расчетов максимально приемлемой доходности при перепродаже
Автомобиля. Ответственным за соблюдение максимальных сроков использования каждого
Автомобиля является сотрудник ОРОА\МПП;
4.12. При истечении срока пользования Автомобилем, он подлежит замене в соответствии
с настоящей Политикой;
4.13. Ответственность Компании и Сотрудника:
4.13.1.
Плановое (регламентировано производителем)
Автомобиля осуществляется за счет Компании;
техническое
обслуживание
4.13.2. Слесарный ремонт* Автомобиля осуществляется за счет Компании, за исключением
следующих случаев:
4.13.2.1. слесарного ремонта, проводимого для устранения последствий ДТП, виновником
которого по решению соответствующего государственного органа признан Сотрудник.
Если Сотрудник решением соответствующего государственного органа привлечен к
административной ответственности, то Сотрудник в полном объеме возмещает Компании
затраты на выполнение слесарного ремонта.
Если Сотрудник виновен в ДТП, но не привлечен решением соответствующего
государственного органа привлечен к административной ответственности, то Сотрудник
возмещает Компании затраты на выполнение слесарного ремонта в размере своего
среднего месячного заработка,
4.13.2.2. слесарного ремонта, проводимого для устранения последствий повреждения
Автомобиля в результате виновных действий самого Сотрудника, подтвержденных
решением соответствующего государственного органа, В этом случае Сотрудник в полном
объеме возмещает Компании затраты на выполнение слесарного ремонта,
*Слесарный ремонт - ремонтные работы, проводимые для восстановления и поддержания
работоспособности механизма, узла, агрегата и Автомобиля в целом.
4.13.3. Кузовной ремонт* осуществляется за счет Сотрудника в полном объеме, за
исключением следующих случаев:
4.13.3.1. кузовного ремонта, проводимого для устранения последствий ДТП, в котором
Сотрудник по решению соответствующего государственного органа признан невиновным,
при предоставлении Сотрудником документов, указанных в Приложении 3 к Политике.
4.13.3.2. кузовного ремонта, проводимого для устранения последствий повреждения
Автомобиля в результате действий третьих лиц, при предоставлении Сотрудником
документов, указанных в Приложении 3 к Политике.
4.13.3.3. кузовного ремонта, проводимого для устранения последствий повреждения
Автомобиля в результате чрезвычайного и непреодолимого обстоятельства (непреодолимая
сила).
4.13.4. В случае угона, хищения (кража, разбой, грабеж) Автомобиля Сотрудник не
возмещает Компании ущерб. Факт угона или кражи Сотрудник обязан в течение 3 рабочих
дней с даты угона/кражи подтвердить оригиналами следующих документов:
-Талона-уведомления о принятии заявления в органы МВД РФ,
-Постановление о возбуждении уголовного дела и принятия его к производству,
-Постановления о признании потерпевшим,
-Постановления о признании и приобщении к уголовному делу вещественных
доказательств (2 комплекта ключей, свидетельство о регистрации транспортного средства).
Сотрудник возмещает ущерб Компании, связанный с кражей/угоном Автомобиля, в
следующих случаях:
1.
При не предоставлении Компании, указанных выше документов, в определенные
выше сроки;
2.
При не предоставлении в органы МВД РФ 2-х комплектов ключей от Автомобиля
и Свидетельства о регистрации Автомобиля, за исключением случаев хищения Автомобиля
посредством грабежа или разбоя.
4.13.5. В случае уничтожения (признание Компанией нецелесообразности проведения
восстановительного ремонта) Автомобиля Сотрудник возмещает ущерб в случаях,
предусмотренных в следующих пунктах:
4.13.5.1. При ДТП:
Если Сотрудник решением соответствующего государственного органа привлечен к
административной ответственности, то Сотрудник в полном объеме возмещает ущерб
Компании.
Если Сотрудник виновен в ДТП, но не привлечен решением соответствующего
государственного органа привлечен к административной ответственности, то Сотрудник
возмещает Компании ущерб в размере своего среднего месячного заработка.
4.13.5.2. Виновные действия Сотрудника, подтвержденные решением соответствующего
государственного органа,
4.13.6. В случае, если Сотрудник самостоятельно обратился для выполнения ремонта в
стороннюю сервисную компанию, то затраты Сотрудника по оплате выполненных
сторонней сервисной компанией ремонтных работ не возмещаются Сотруднику
Компанией, за исключением случаев предварительного согласования указанных расходов с
непосредственным руководителем.
*Кузовной ремонт – это процесс возврата кузову или его деталям утраченной формы,
механической прочности, коррозионной устойчивости и внешнего вида
4.14. Материальная ответственность сотрудника в полном размере причиненного
Компании ущерба возлагается на Сотрудника в случае причинения вреда в состоянии
алкогольного, наркотического, или иного токсического опьянения, умышленного
причинения вреда.
4.15. Сотрудник имеет право застраховать Автомобиль по КАСКО за свой счет.
4.16.
Сотруднику запрещено курить в Автомобиле.
4.17. С момента утверждения данной Политики, все Принципы и положения, указанные в
ней, являются обязательными для Сотрудников. В кратчайшие сроки Сотрудники обязаны
устранить все возможные препятствия для реализации данной Политик и фактические
несоответствия данной Политики.
5. ПРАВО НА ПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕМ
5.1. Право пользования Автомобилем предоставляется Сотрудникам, занимающим
должности, указанные в пункте 4.1. настоящей Политики;
5.2. Департамент управления персоналом оставляет за собой право по уточнению и
изменению формы заявки на предоставление Сотруднику Автомобиля;
5.3. В случае изменения статуса Сотрудника, его право на пользование Автомобилем
меняется в соответствии с настоящей Политикой;
5.4. Все Автомобили
оборудованием:






оснащаются
следующим
стандартным
дополнительным
система сигнализации;
радио/ проигрыватель компакт-дисков;
резиновые коврики;
зимняя резина;
знак аварийной остановки;
огнетушитель.
Допускается установка дополнительного оборудования сверх стандарта, указанного в п.5.4
настоящей Политики, за счет сотрудника и только в Сервисных центрах Компании.
Последующее изъятие Сотрудником такого оборудования запрещено, если это повлечет
потерю товарного вида. Поврежденное дополнительное оборудование, которое было
установлено за счет Сотрудника, повлекшие потерю товарного вида Автомобиля,
восстанавливаются за счет Сотрудника, установившего данное оборудование.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Сотрудник несет ответственность за:
6.1.1. Безопасность эксплуатации Автомобиля Компании;
6.1.2. Эксплуатацию Автомобиля согласно Инструкции/Руководству по эксплуатации
транспортного средства;
6.1.3. Соблюдение Правил дорожного движения, а также правил безопасности;
6.1.4. Постоянное наличие страхового полиса в Автомобиле;
6.1.5. Сохранность ключей, дубликатов ключей и документов на Автомобиль на весь
период эксплуатации автомобиля;
6.1.6. Поддержание Автомобиля в чистом виде;
6.1.7. Получение фискального чека при заправке автомобиля (данное положение
относится к сотрудникам штатной должности «Водитель»);
6.1.8. Передачу всех чеков за ГСМ, с указанием показаний спидометра на конец
месяца, и всю необходимую финансовую документацию в службу бухгалтерского
обслуживания Компании 1-го рабочего дня следующего за отчетным месяцем (данное
положение относится к сотрудникам штатной должности «Водитель»);
6.1.9. Своевременное прохождение осмотра Автомобиля, согласно утвержденному
Графику и Плану подразделением ОРОА/МПП. Осмотр Автомобиля проводится
сотрудником ОРОА/МПП два раза в год, с момента (даты) выдачи Автомобиля
Сотруднику, по результатам которого составляется акт об Осмотре и Оценке текущего
состояния Автомобиля: техническое состояние, кузовные повреждения, своевременное
прохождение технического обслуживания, согласно сервисной книжке и прочее.
6.1.10. Своевременно (не позднее 1 месяца с даты осмотра автомобиля сотрудниками
ОРОА/МПП ) предоставить Автомобиль на любой из Сервисных центров Компании
для ремонта повреждений Автомобиля, при этом возмещение расходов Сервисного
центра по устранению повреждений Автомобиля производится согласно п. 4.13.
Политики. Своевременное (согласно Сервисной книжке) регламентное техническое
обслуживание автомобиля Компании на любом (в зависимости от марки автомобиля)
Сервисном центре Компании, с предоставлением сервисной книжки в сервисное бюро
Сервисного центра в день осуществления технического обслуживания;
6.1.11. Необходимость
соблюдения
графика
технического
обслуживания,
предусмотренные заводом-изготовителем. «Перепробег» («недопробег») может
составлять до 2 000 км;
6.1.12. Точное соблюдение указаний настоящей Политики, Памятки по действиям
водителя при ДТП (Приложение 3), Памятки водителю (Приложение 2), а также
незамедлительное уведомление Координатора корпоративного парка в отношении
случаев аварии и/ или страховых требований;
6.1.13. Уведомление не менее чем за одну неделю до увольнения или ухода в отпуск по
уходу за ребенком сотрудника ОРОА/МПП для проведения осмотра Автомобиля и
составления акта об Осмотре и Оценке текущего состоянии автомобиля и своего
Непосредственного руководителя.
6.1.14. Возврат Автомобиля, полного пакета документов на Автомобиль, комплекта
ключей в Компанию перед уходом в отпуск по беременности и родам/ увольнении.
Право Сотрудника на Автомобиль прекращается с даты выдачи медицинским
учреждением листка временной нетрудоспособности по беременности и родам/ с даты
последнего дня работы Сотрудника в Компании. Возвращаемый Автомобиль должен
быть передан Сотрудником в чистом виде.
6.1.15. Сдачу Автомобиля Сотруднику ОРОА/МПП.
6.1.16. Своевременную оплату штрафов (см.Памятка об оплате штрафов)
6.1.17. Своевременное информирование о ДТП или повреждении Автомобиля.
6.2.Сотрудник ОРОА/МПП ответственен за:
6.2.1. Выдачу Автомобиля Сотруднику, проведение осмотра автомобиля, оформление
акта выдачи Автомобиля.
6.2.2. Прием Автомобиля от Сотрудника Компании, проведение осмотра Автомобиля,
оформление акта приема Автомобиля.
6.2.3. Проведение плановых осмотров Автомобилей, оформление акта осмотра
Автомобиля.
6.2.4. Соблюдение максимальных сроков использования Сотрудником Автомобиля,
который устанавливается в зависимости от марки и стоимости Автомобиля,
сотрудником Отдела планирования и бизнес анализа на основании внутренних
расчетов максимально приемлемой доходности при перепродаже Автомобиля.
6.2.5. Своевременное информирование Сотрудника, непосредственного руководителя
Сотрудника об истечении срока использования Автомобиля и необходимости его
замены;
6.2.6. Согласование расходов, связанных с ремонтом, эксплуатацией и обеспечением
минимизации затрат, связанных с приобретением и предоставлением Сотруднику
Автомобиля.
6.3. Непосредственный руководитель Сотрудника ответственен за:
6.3.1. Одобрение (утверждение) использования и замены Автомобиля.
6.3.2. Оказание содействия по выполнению данной Политики. Организацию передачи
Автомобиля в Компанию и его осмотр при получении от Сотрудника заявления об
увольнении, в случае ухода в отпуск по беременности и родам.
6.4. Департамент управления персоналом несет ответственность за:
6.4.1. Разъяснение настоящей Политики в отношении использования предоставляемых
Автомобилей новым сотрудникам;
6.4.2. Своевременное уведомление Сотрудника ОРОА\МПП об изменениях,
связанных с приобретением / утратой Сотрудником права пользования Автомобилем
(увольнение и т.п.);
6.4.3. Утверждение Заявок на Автомобили.
7. ПРОЦЕДУРА
7.1. Порядок выдачи автомобиля:
7.1.1. В день приема Сотрудника на работу/перевода на должность, предоставляющую
право на пользование Автомобилем, Непосредственный руководитель Сотрудника
оформляет Заявку на Автомобиль в соответствии с настоящей
Политикой
(Приложение 1). Сотруднику необходимо подписать заявку на Автомобиль у
вышестоящего руководителя и передать ее для расчетов финансовому аналитику
Дилерского Центра и после произведенных расчетов в Департамент управления
персоналом или Зональному Менеджеру по персоналу.
7.1.2. Департамент управления персоналом проверяет правомерность предоставления
Автомобиля Сотруднику согласно данной Политике;
7.1.3. Департамент управления персоналом подписывает Заявку у Директора по
персоналу (или Зональный Менеджер по персоналу) и передает ее Сотруднику
ОРОА/МПП для организации процесса выдачи (при необходимости и приобретения)
требуемого Автомобиля.
7.1.4. Сотрудник ОРОА/МПП осуществляет перечень следующих действий:
оформление необходимых документов (ДКП, Договоров аренды, актов п/п, заявки на
установку дополнительного оборудования), а так же выдачу автомобиля Сотруднику
по акту приема-передачи (Приложение 6.1.);
7.1.5. Вместе с автомобилем Сотрудник ОРОА/МПП передает сотруднику:
 Два комплекта ключей;
 Два брелка сигнализации;
 Коврики резиновые;
 Блок радио + 6 КД-плеер;
 Набор автомобильный;
 Сервисная книжка;
 Руководство по эксплуатации автомобиля;
 Свидетельство о регистрации ТС;
 Талон ГТО;
 Полис ОСАГО;
 Доверенность на право управления, эксплуатации Автомобилем;
 Памятку водителю (Приложение 2);
 Памятку по действиям водителя при ДТП, угоне, хищении (Приложение 3).
 Инструкцию для водителей о действиях при наступлении страхового случая
(Приложение 4).
7.1.6. Порядок сдачи Автомобиля Сотрудником:
7.1.7. Не менее чем за 7 (семь) рабочих дней до даты прекращения трудового договора
или ухода в отпуск по беременности и родам, Сотрудником ОРОА/МПП проводится
осмотр Автомобиля, по результатам которого составляется акт приема Автомобиля
(Приложение 6.2.);
7.1.8. В случае наличия повреждений, Сотруднику необходимо обратиться на любой (в
зависимости от марки Автомобиля) Сервисный центр Компании за калькуляцией
(расчет стоимости ремонтных работ); .
7.1.9. На основании акта приема Автомобиля и калькуляции Дилерского центра,
Сотрудник обязан возместить Компании ущерб в соответствии с п. 4.13. Политики до
даты увольнения (включительно) / ухода в отпуск по беременности и родам.
7.1.10. После ремонта Автомобиля Сотрудник обязан предоставить Автомобиль
сотруднику ОРОА/МПП для повторного осмотра Автомобиля, по результатам которого
составляется акт приема Автомобиля (Приложение 6.2.).
7.2. Эксплуатационные затраты на Автомобиль:
7.2.1.
Компания несет следующие эксплуатационные расходы на Автомобиль:
 Плановое (регламентировано производителем) техническое обслуживание
Автомобиля (п. 4.13.1.)
 Предоставление автошин и работы Сервисного Центра Компании по
монтажу/демонтажу автошин, связанные с сезонной заменой, и хранением
автошин.
7.2.2. Компания компенсирует только Сотруднику, занимающему должность
Водителя в Компании, затраты, связанные с эксплуатацией Автомобиля:
 Стоимость топлива;
 Стоимость мойки и чистки автомобиля;
 Стоимость парковки, стоянки, в том числе в местах ожидания;
 Ремонт колес (шиномонтаж);
 Незамерзающая жидкость для омывателя стекол (в случае ее отсутствия в
Сервисных центрах Компании);
 Расходы на эвакуатор;
 Приобретение аптечки первой медицинской помощи;
 Прочие расходы, связанные с эксплуатацией и пользованием Автомобилем,
согласованные
7.3.
Отчетность:
7.3.1. 1-го числа следующего месяца Сотрудник в должности Водитель должен
предоставить в службу бухгалтерского облуживания Компании следующее:
 все чеки за топливо за истекший месяц с указанием показаний спидометра;
 все чеки о произведенных эксплуатационных затратах, указанных в п. 7.2.3.;
 всю необходимую финансовую информацию (Приложение 5).
В чеках должна содержаться следующая информация:
 Название организации – продавца (АЗС);
 ИНН организации продавца;
 Номер кассового аппарата;
 Марка ГСМ;
 Цена за единицу топлива и его количество;
 Чек должен быть выбит в фискальном режиме (не должно быть: «залоговая
ведомость», «до полного бака» и т.п.);
 Номер и дата выдачи чека (за исключением выходных и праздничных дней),
время (желательное время с 7:00 до 21:00).
7.3.2. 1-го числа следующего месяца
Сотрудник (за исключением Сотрудника
должности Водителя) должен предоставить в службу бухгалтерского облуживания
Компании следующее:
 показания спидометра на конец отчетного месяца;
8.
1.
2.
3.
4.
5.
ПРИЛОЖЕНИЯ
Форма Заявки на получение Автомобиля
Памятка Водителю
Памятка по действиям Водителя при ДТП, угоне, хищении
Инструкция для водителей о действиях при наступлении страхового случая
Форма отчета по ГСМ
6.1.
6.2.
7.
Форма Акта передачи Автомобиля Сотруднику
Форма Акта приема Автомобиля Сотруднику
Форма Гарантийного письма