Оформление сотрудника на работу

Оформление сотрудника на работу
К.В. Кондрашова,
юрисконсульт консалтинговой компании
Когда на работу принимают нового сотрудника, перед специалистом по
кадровой работе стоит задача: как правильно оформить начало трудовых
отношений с ним.
Согласно Трудовому кодексу РФ (далее - ТК РФ) основанием для
возникновения трудовых отношений является трудовой договор (ст. 16 ТК
РФ). Кроме того, Кодексом предусмотрено еще одно основание для
возникновения трудовых отношений: случай, когда работник фактически
приступил к работе с ведома работодателя, но без надлежащего оформления
трудового договора (ст. 16 ТК РФ "Основания возникновения трудовых
отношений"). Заметим, что эта ситуация крайне неудобна для работодателя,
т. к. в отсутствие трудового договора остается неурегулированным вопрос о
том, на каких условиях работает человек. Это касается и заработной платы, и
продолжительности рабочего дня, и даже условия о сроке трудового
договора. Данные вопросы придется решать в любом случае, но работник
получит возможность требовать условий, к которым работодатель может
оказаться не готов. При возникновении разногласий об обязанностях
работник может ответить, что не знал о них и никаких документов не
подписывал. Все сомнения - в пользу работника. И работодатель должен
будет доказать, что работник знал условия заключения договора. В случае
конфликта, доходящего до суда, сомнения будут трактоваться в пользу
работника: например, он будет считаться принятым на неопределенный срок.
Но даже если человек приступил к работе без трудового договора,
работодатель обязан заключить с ним таковой не позже чем через три
рабочих дня с момента фактического начала работы (ст. 67 ТК РФ).
До заключения трудового договора нужно соблюсти ряд процедур.
Работник должен предоставить необходимые документы, а работодатель ознакомить его с условиями труда.
В соответствии с ТК РФ и практическим опытом работодатель должен
получить от будущего работника необходимые документы до подписания
трудового договора. В противном случае работодателю будет трудно
выполнить ряд обязанностей (например, обязанности налогового агента
работника), а просьбы о представлении документов впоследствии могут
перерасти в затяжной процесс.
Согласно ст. 65 ТК РФ при поступлении на работу будущий сотрудник
представляет следующие документы:
■ паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
■ трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
■ страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
■ документы воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу
■ документ об образовании, о квалификации или наличии специальных
знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или
специальной подготовки).
По закону работодатель не вправе требовать от работника наличия
регистрации по месту жительства, причем не только в том месте, где
находится работодатель, но и в любом другом. Статьи 2, 3 и 64 ТК РФ
запрещают дискриминацию трудовых отношений (и при приеме на работу)
по любому признаку, в т. ч. по месту жительства. На основании этого
Верховный Суд РФ в постановлении Пленума от 17.03.2004 № 2 (ред. от
28.12.2006) "О применении судами Российской Федерации Трудового
кодекса Российской Федерации" разъяснил следующее:
"Отказ работодателя в заключении трудового договора с лицом,
являющимся гражданином РФ, по мотиву отсутствия у него регистрации
по месту жительства, пребывания или по местонахождению работодателя
является незаконным, поскольку нарушает право граждан РФ на свободу
передвижения, выбор места пребывания и жительства".
Это право гарантировано:
■ Конституцией РФ (ч. 1 ст. 27);
■ Законом РФ от 25.06.1993 № 5242-1 (с изм. 25.12.2008) "О праве
граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места
пребывания и жительства в пределах Российской Федерации";
■ частью 2 ст. 64 ТК РФ, где говорится о запрете ограничивать права
или устанавливать какие-либо преимущества при заключении трудового договора по указанному основанию.
Таким образом, требование наличия регистрации является незаконным.
Работодатель не вправе требовать представления иных документов, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами
Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65 ТК РФ). Однако
работник может представить их по собственной инициативе или по просьбе
работодателя. Обычно работник представляет сведения о себе в объеме,
который необходим работодателю для выполнения его обязанностей,
например обязанностей налогового агента работника. Для этого
работодателю нужно знать идентификационный номер налогоплательщика,
иметь информацию о наличии у работника детей и пр.
Чтобы предоставить работнику все предусмотренные трудовым законодательством права и гарантии, работодатель должен быть осведомлен,
например, о возрасте работника, составе семьи и лицах, находящихся на
обеспечении работника, или о наличии у него инвалидности. Однако
работник не обязан представлять о себе какие-либо сведения, помимо
непосредственно связанных с работой.
Согласно ст. 23, 24 Конституции РФ работник, как и любой
гражданин, имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и
семейную тайну.
Сбор, хранение, использование и распространение информации о
частной жизни лица без его согласия не допускаются. При составлении анкет
и ведении личных дел на работников следует также учитывать положения гл.
14 ТК РФ "Защита персональных данных работника". Так, все персональные
данные работника следует получать от него самого. Если персональные
данные работника могут быть получены только от третьей стороны, то
работник должен быть уведомлен об этом заранее, и от него должно быть
получено письменное согласие. Работодатель не вправе получать и
обрабатывать персональные данные работника о его политических,
религиозных и иных убеждениях, а также частной жизни. В случаях,
непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель
вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с
его письменного согласия. Так, работодатель не может получать и
обрабатывать персональные данные работника о его членстве в
общественных объединениях или о его профсоюзной деятельности, за
исключением случаев, предусмотренных законом.
Отдельно следует указать, что в некоторых случаях для поступления на
работу сотрудник должен пройти обязательный медицинский осмотр
(обследование). Такая обязанность предусмотрена ст. 69 ТК РФ,
Федеральным законом от 30.03.1999 № 52-ФЗ (ред. от30.12.2008) "О
санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" и некоторыми
другими нормативными актами. Медицинское обследование является
обязательным для всех работников моложе 18 лет (согласно ст. 69 и 266 ТК
РФ), а также для работников транспорта, пищевой промышленности,
общественного питания и торговли, и т. д. (в соответствии с приказом
Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 16.08.2004 №
83 (ред. от 16.05.2005) "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных
производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся
предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и
Порядка проведения этих осмотров (обследований)" и другими
нормативными актами). В этом случае до заключения трудового договора
работодателю необходимо получить документ о прохождении работником
медицинского осмотра (обследования). Как правило, сведения о
медицинском осмотре (обследовании) содержатся в личной медицинской
книжке работника.
Со своей стороны, работодатель обязан ознакомить работника с
условиями труда в организации: правилами внутреннего трудового
распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно
связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Эта обязанность закреплена в ст. 68 ТК РФ. Подчеркнем, что это предписанная законом обязанность работодателя. Работник должен быть не
просто ознакомлен, а ознакомлен под роспись, и это следует сделать до
заключения трудового договора.
Перед заключением трудового договора работник должен быть ознакомлен со всеми документами, которые так или иначе касаются его
работы, организации его деятельности, прав и обязанностей.
Поскольку законом не предусмотрена обязательная форма этих
документов, можно составить лишь приблизительный их перечень:
■ должностная инструкция работника;
■ положение о структурном подразделении;
■ положение о системе оплаты труда;
■ положение о премировании;
■ правила внутреннего трудового распорядка;
■ положение о порядке предоставления отпусков;
■ приказ о порядке компенсации работникам использования личного
имущества;
■ коллективный договор;
■ корпоративные кодексы, своды правил поведения и т. п.;
■ иные документы (независимо от их названия), касающиеся прав и
обязанностей работника.
Отдельно ст. 86 Трудового кодекса РФ предписывает ознакомить
работника с документами работодателя, устанавливающими порядок
обработки персональных данных сотрудников, а также об их правах и
обязанностях в этой области.
Закон не определяет, как должно быть зафиксировано ознакомление
работника с документами. Например, трудовой договор может содержать
перечень документов, с которыми работник ознакомился. Или кадровая
служба может вести отдельные журналы ознакомления с внутренними
документами организации. В любом случае необходимо наличие подписи
работника под записью о том, что он ознакомлен с локальными
нормативными актами, регулирующими его работу. Желательно при этом
точно указывать названия таких актов.
После того как работник предоставит необходимые документы и
ознакомится с условиями труда, можно будет подписывать трудовой
договор.
Содержание трудового договора - отдельная тема. Здесь же заметим
лишь то, что закон обязывает заключать письменный трудовой договор со
всеми работниками, включая работающих временно, на определенный срок,
по совместительству, на работах, не требующих специальной квалификации,
и т. п.
Единой формы трудового договора законом не предусмотрено, все широко распространенные типовые формы и прочие образцы не являются
обязательными. Закон исходит из того, что стороны сами составляют текст
трудового договора. Некоторым исключением могут быть организации,
финансируемые из федерального бюджета. Для них разработана примерная
форма трудового договора, имеются рекомендации по его заключению
(приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от
14.08.2008 № 424н "Об утверждении Рекомендаций по заключению
трудового договора с работником федерального бюджетного учреждения и
его примерной форме"). Но и они не являются обязательными, а
предлагаются федеральным организациям в качестве методической помощи.
Полагаем, что эти рекомендации могут быть полезны и другим
организациям, независимо от их формы собственности.
Примерный перечень условий трудового договора, которым надо руководствоваться при его написании, содержится в ст. 57 ТК РФ.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в
двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один
экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у
работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора
должно подтверждаться его подписью на экземпляре, который будет
храниться у работодателя (ст. 67 ТК РФ).
После подписания трудового договора, но до того, как работник
приступил к работе, работодатель обязан выполнить требования, связанные с
охраной труда.
Согласно ст. 225 ТК РФ и Порядку обучения по охране труда и
проверки знаний требований охраны труда работников организаций (утв.
постановлением Минтруда России и Минобразования России от 13.01.2003
№ 1/29), работодатель обязан проводить инструктаж по охране труда для
всех принимаемых на работу лиц.
Инструктаж проводит специалист по охране труда или работник, на
которого соответствующие обязанности возложены работодателем
(приказом, должностной инструкцией).
Инструктаж по охране труда включает ознакомление работников с
имеющимися опасными или вредными производственными факторами,
изучение требований охраны труда, содержащихся в локальных нормативных
актах организации, инструкциях по охране труда, технической,
эксплуатационной документации, а также применение безопасных методов и
приемов выполнения работ.
Инструктаж по охране труда завершается устной проверкой знаний и
навыков безопасных приемов работы, приобретенных работником.
Проведение
всех
видов
инструктажа
регистрируется
в
соответствующих журналах (в установленных случаях в наряде-допуске на
производство работ) с указанием подписей инструктируемого и
инструктирующего, а также даты проведения инструктажа.
Если занимаемая работником должность или выполняемая им работа
предполагают заключение договора о полной материальной ответственности
(согласно постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85 "Об
утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых
работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)
материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной
материальной ответственности"), то такое условие необходимо указать в
трудовом договоре, а договор о полной материальной ответственности
следует заключать одновременно с трудовым договором.
За подписанием трудового договора и на основании его следует издать
приказ о приеме на работу. Такой приказ доводят до сведения работника под
роспись в трехдневный срок со дня фактического начала его работы (ст. 68
ТК РФ).
Форма приказа № Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на
работу" утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты". Эта форма обязательна для всех организаций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности.
После издания приказа о приеме на работу в трудовую книжку
работника вносят соответствующую запись. Она должна быть внесена не
позднее чем через пять рабочих дней с момента начала работы (ст. 66 ТК
РФ). Порядок ведения трудовой книжки установлен Правилами ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от
16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008)) и Инструкцией по заполнению
трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №
69).
С записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под
роспись в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.
Если работник принят на работу по совместительству, то
соответствующую запись вносят в трудовую книжку по месту основной
работы по желанию работника на основании документа, подтверждающего
работу по совместительству.
Затем необходимо заполнить документы по учету кадров (личную
карточку). Форма карточки № Т 2 "Личная карточка работника" установлена
упомянутым постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Карточка заполняется специалистом по кадрам на основе предоставленных
работником сведений и документов.
Отдельно
следует
оговорить
необходимость
выполнения
работодателем требований по воинскому учету в отношении лиц,
подлежащих призыву или состоящих на воинском учете. Обязанности по
ведению воинского учета в организациях установлены ТК РФ, Федеральным
законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ (ред. от 21.12.2009) "О воинской обязанности
и военной службе" и регламентируются Положением о воинском учете (утв.
постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009))
и Инструкцией Генерального штаба Вооруженных Сил РФ по ведению
воинского учета в организациях.
В соответствии с этими документами работники, осуществляющие
воинский учет в организациях, в целях обеспечения постановки граждан на
воинский учет по месту работы при приеме на работу граждан, которые
подлежат призыву или должны состоять на воинском учете, осуществляют
следующее:
■ проверяют у принимаемых на работу граждан наличие в паспорте
отметки об их отношении к воинской обязанности; наличие и подлинность
документов воинского учета; а также подлинность записей в них, отметок о
постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания;
наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных запаса при
наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания); жетонов с личными номерами Вооруженных Сил РФ (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки о вручении жетона);
■ заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах
воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении,
образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте
жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащиеся в
документах граждан, принимаемых на воинский учет. Личные карточки
заполняются по форме Т-2 "Личная карточка работника";
■ направляют в двухнедельный срок в соответствующие военные
комиссариаты и (или) органы местного самоуправления сведения о
гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или
увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений).
При приеме граждан на работу (учебу) в сведениях, направляемых в военные
комиссариаты по месту их жительства (месту пребывания) и (или) в органы
местного самоуправления, указываются следующие сведения: воинское
звание, Ф.И.О., год рождения, военно-учетная специальность, состав семьи и
место жительства гражданина, дата приема его на работу и должность, а
также полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов
военно-учетного стола (отдела кадров).
В случае отсутствия на 13-й странице паспорта гражданина РФ отметок
об отношении к воинской обязанности или постановке на воинский учет в
документах воинского учета организации обязаны направлять призывников
или граждан, подлежащих воинскому учету, в военный комиссариат по месту
их жительства или пребывания.
Организации также обязаны информировать военные комиссариаты об
обнаруженных в документах воинского учета неоговоренных исправлениях,
неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях
неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета,
мобилизационной подготовки и мобилизации.
Подводя итог, можно составить следующий список действий,
необходимых для правильного оформления приема сотрудника на работу:
1. Получение от работника необходимых документов.
2. Ознакомление работника под роспись с условиями труда в
организации и затрагивающими его локальными нормативными актами.
3.Заключение трудового договора.
4. Проведение вводного инструктажа и ознакомление под роспись с
правилами охраны труда.
5. Издание приказа о приеме на работу.
6. Внесение записи в трудовую книжку.
7. Оформление документов по учету кадров.
8. При необходимости - оформление документов воинского учета и
передача сведений в военный комиссариат.
Справочник руководителя учреждения культуры. – 2010. - № 3. – С.
41 - 48.