ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ по организации работы архива в

УТВЕРЖДЕНА
Приказом начальника управления
по обеспечению деятельности
мировых судей Новосибирской
области
«___» ____________________
__________________А.В. Редько
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы архива в судебных участках
Новосибирской области
1. Общие положения.
1.1. Упорядочение работы архива мирового судьи, своевременное и
квалифицированное формирование нарядов и оформление судебных дел,
обеспечение долговременной сохранности всех документов, имеющих
научную и практическую ценность, является одной из важных задач,
стоящих перед работниками аппаратов мировых судей.
Правильно организованная работа с документами, своевременный и
квалифицированный отбор дел для постоянного хранения, четкий порядок
передачи документов в архив судебного участка и надлежащее их хранение
служат важным средством в деле оперативного получения достоверной
справочной и научной информации о деятельности судебного участка.
Настоящие методические рекомендации составлены в соответствии с
«Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов
общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования
отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции»,
утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации от 28.12.2005 № 157. и «Перечнем документов
федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»,
утвержденным Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 01.06.2007 г. № 70, с «Инструкцией о ведении делопроизводства в
судебных участках Новосибирской области» утвержденной Приказом
начальника управления по обеспечению деятельности мировых судей в
Новосибирской области от 20.10.2005 № 46.
2. Подготовка к сдаче в архив и оформление уголовных и
гражданских дел, дел об административных правонарушениях
2.1. В уголовных и гражданских делах, делах об административных
правонарушениях подлежащих сдаче в архив, секретарь судебного участка
должен подшить и пронумеровать все приобщенные к делу документы,
удалить из дела металлические скрепки и скобки, закончить внутреннюю
опись находящихся в деле документов в конце дела, на отдельном листе
составить заверительную надпись, внести либо уточнить необходимые
реквизиты обложки.
2.2. Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив
должен давать мировой судья.
2.3. При этом необходимо руководствоваться следующими правилами:
По уголовным делам
1) в отношении осужденного к лишению свободы – получение сведений о
месте отбывания наказания осужденным;
2) в отношении осужденных условно с испытательным сроком к лишению
свободы, ограничению свободы или исправительным работам – поступление
уведомления о получении копии приговора от органа, осуществляющего
контроль за поведением осужденного, в отношении осужденных
несовершеннолетних – также комиссии по делам несовершеннолетних;
3) в отношении осужденного к исправительным работам – поступление
уведомления о получении копий приговора от уголовно-исполнительной
инспекции;
4) в отношении осужденного к штрафу – представление осужденным
квитанции об уплате наложенного штрафа либо возвращение
исполнительного документа с отметкой о произведенном принудительном
исполнении;
5) в отношении осужденного к лишению права занимать определенные
должности или заниматься определенной деятельностью – поступление от
администрации по месту его работы о расторжении трудового договора (либо
освобождении от должности, на занятие которой приговором установлен
запрет) или органа, правомочного аннулировать разрешение на занятие
определенной деятельностью, подтвержденных уголовно исполнительной
инспекцией или судебным приставом-исполнителем, на которых был
возложен контроль за исполнением приговора;
6) в случае лишения прав на управление транспортными средствами –
поступление сообщения органов государственной инспекции безопасности
дорожного движения об изъятии водительских прав;
7) в отношении лица, к которому применены принудительные меры
медицинского характера – получение сообщения о направлении лица в
психиатрическое учреждение;
8) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать
определенные должности или заниматься определенной деятельностью –
возвращение документа с отметкой о произведенном принудительном
исполнении;
9) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального
воинского или почетного звания, классного чина или государственных
наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду,
сообщения об исполнении приговора в этой части;
10) в отношении осужденного с которого приговором суда взыскан ущерб,
причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю
либо направление исполнительных документов для производства взысканий
по его просьбе;
11) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход
государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на
лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие
перечислению в доход государства, - возвращение документа с отметкой о
произведенном принудительном исполнении.
При рассмотрении мировым судьёй представлений и ходатайств в
порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием лишения
свободы, основаниями для списания материалов в архив являются:
1) в случае изменений условий содержания в местах лишения свободы –
получение сообщений об исполнении постановления от исправительных
учреждений по старому и новому месту отбывания наказания;
2) в случае условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от
отбывания наказания по болезни или в связи с предоставлением отсрочки от
отбывания наказания беременной женщине либо женщине имеющей
малолетних детей, - получение сообщения исправительного учреждения об
освобождении осужденного из-под стражи;
3) в случае освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с
психическим заболеванием - поступление сообщений: исправительного
учреждения о направлении его в
психиатрическое учреждение для
применения принудительных мер медицинского характера
или об
освобождении осужденного из-под стражи; органа здравоохранения – об
учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением
мирового судьи;
4) в случае замены лишения свободы более мягким видом наказания в
порядке ст. 80 УК РФ – получение сообщения о принятии постановления к
исполнению (либо его реальном исполнении) от органа, ведающего
исполнением либо контролирующего исполнение вновь назначенного
наказания;
5) в случае отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке стать
74 УК РФ, направления осужденной для отбывания наказания в порядке ст.
82 УК РФ, а также замены исполнительных работ ограничением свободы,
арестом или лишением свободы в порядке ч.3 ст.50 УК РФ – получение
сообщения органа внутренних дел о взятии осужденного ( осужденной) под
стражу и сообщения исправительного учреждения о месте отбывания
наказания.
6) в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания
исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных
работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими
наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам –
при
поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции
соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка
его исполнения, об обращении приговора к исполнению;
7) во всех других случаях – по получении сообщения о принятии
постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по
закону возложено исполнение постановления либо контроль за его
исполнением.
По гражданским делам
- гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается
законченным после выдачи взыскателю исполнительного документа, либо
направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для
исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР).
- гражданское депо, по которому в иске отказано, или иск оставлен без
рассмотрения, либо производство по делу прекращено, подлежит списанию в
архив после вступления в законную силу постановленного решения или
определения.
-если суд вынес решение, постановление или определение о наложении
штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход
государства, дело считается законченным после приобщения к нему
документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной
суммы.
Дело об административном правонарушении считается законченным и
подлежит списанию в архив:
1) при назначении ареста – по поступлении сообщения органа, ведающего
исполнением данного вида наказания, о принятии постановления к
исполнению;
2) при наложении взыскания в виде лишения специального права (права
управления транспортными средствами) – по поступлении сообщения органа
государственной
инспекции
безопасности
дорожного
движения,
должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у наказанного
документа на право управления транспортными средствами ( разрешения на
эксплуатацию радиоэлектронных средств или высокочастотных устройств,
охотничьего билета);
3) при применении штрафа и взыскании материального ущерба – по
поступлении квитанции об их уплате или копий постановления с отметками
судебного пристава-исполнителя об их принудительном взыскании;
4) при конфискации – по поступлении копии постановления с отметкой
судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов
налоговому органу;
5) при прекращении дела по другим основаниям – после вынесения
постанволения.
2.4. Проверив производство по делу, мировой судья дает разрешение на
сдачу его в архив и в левом верхнем углу обложки дела после проставления
штампа «Архив» ставит свою подпись и дату. Здесь же, на обложке, мировой
судья, руководствуясь «Перечнем», указывает дату (год), до которой
включительно дело должно храниться в архиве суда, или сделать надпись
«Постоянно», если дело согласно «Перечню» подлежит постоянному
хранению.
Эта дата переносится секретарем судебного участка в учетностатистическую карточку и указывается красным карандашом в правом
верхнем углу карточки.
2.5. На обложках уголовных, гражданских и дел об административных
правонарушениях, сданных в архив судебного участка
должны быть
уточнены:
наименование судебного участка
фамилия, имя, отчество осужденного и полное наименование статьи
Уголовного кодекса, по которой лицо осуждено – по уголовным делам;
фамилия и инициалы, наименование организации истца, ответчика, суть
иска (заявления) – по гражданским делам;
фамилия, имя, отчество и статья КоАП
3. Подготовка и оформление нарядов.
3.1. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов производит
секретарь судебного участка, на которого возложена обязанность по их
ведению.
3.2. В законченных нарядах подшиваются и нумеруются все листы, на
отдельном чистом листе делается заверительная надпись.
На обложке наряда указывается наименование судебного участка,
индекс (номер) наряда по номенклатуре, заголовок наряда, дата его начала и
окончания, срок хранения и количество листов в наряде.
Заголовок наряда переносится на обложку из номенклатуры нарядов.
В тех случаях, когда наряд состоит из нескольких томов, всем томам дается
общий заголовок по номенклатуре, а затем уточняется содержание каждого
тома в отдельности.
3.3. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую
обложку. Все металлические скрепления (булавки, скрепки) из них
удаляются.
3.4. Наряды временного хранения (до 10 лет включительно) оформляются
упрощенно, они не подшиваются (могут оставаться в скоросшивателях). В
них должна быть составлена внутренняя опись подшитых документов.
3.5. Законченные регистрационные журналы, книги, картотеки, готовятся
к сдаче в архив секретарем судебного участка, который
проверяет
нумерацию листов, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает
заверительную надпись. На обложке журнала или книги уточняется дата
начала и окончания журнала и согласно «Перечню» проставляется срок
хранения.
4. Порядок нумерации листов и составления заверительной надписи.
4.1. Нумерация листов в делах и нарядах производится с соблюдением
следующих правил:
Листы дела, разделенного на тома, должны быть пронумерованы по
каждому тому отдельно.
Фотографии и другие иллюстрированные документы нумеруются на
оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями должны быть пронумерованы,
причем каждое вложение в конверт нумеруется очередным номером вслед за
конвертом.
4.2. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью
количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности
нумерации листов, наличие в деле фотографий, иллюстрированных
материалов и других вложений.
4.3.Заверительная надпись должна быть подписана секретарем судебного
участка с указанием должности и даты составления этой надписи.
5. Порядок определения сроков хранения.
5.1. Сроки хранения дел, нарядов и других документов устанавливаются в
соответствии с «Перечнем».
Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной
значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок
хранения.
Сроки хранения документов, которые не предусмотрены «Перечнем»,
устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и
практической ценности.
5.2. Срок хранения, указанный в «Перечне», исчисляется с 1 января года,
следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных
делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.
5.3. Делопроизводство считается законченным
для уголовных дел:
- со дня окончания срока отбытия наказания, определенным приговором,
вступившим в законную силу;
- со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также
определения или постановления о прекращении дела
- для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск,
учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска;
для гражданских дел:
- со дня вступления решения в законную силу;
- со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без
рассмотрения;
для дел об административном правонарушении:
- со дня вступления постановления в законную силу.
6. Передача дел, нарядов и других документов в архив суда, порядок их
хранения в архиве.
6.1. Уголовные и гражданские дела передаются в архив по учетностатистическим карточкам. О передаче дела делается отметка на обороте
карточки с указанием даты и подписи секретаря судебного участка или
специалиста.
6.2.Если по делу не закончено исполнение, оно в архив не сдается, на учетностатистической карточке в этом случае делается отметка о том, у кого оно
находится на хранении. По окончании исполнения на карточке делается
отметка о передаче дела.
6.2. Судебные дела, наряды, материалы, регистрационные журналы и книги,
картотеки передаются в архив суда по сдаточным описям.
6.3. В графах описи «Индекс наряда», «Номер дела» проставляется номер,
присвоенный делу или материалу при регистрации его в суде, для нарядов,
журналов, картотек - индекс по номенклатуре нарядов.
В графе описи «Заголовки нарядов и дел» для нарядов проставляется его
наименование по номенклатуре.
В графе «Срок хранения» указывается год, в котором истекает срок
хранения. Если по «Перечню» определен постоянный срок хранения, то в
описи делается отметка «Постоянно».
В графе «Примечания» в дальнейшем делаются отметки о передаче
документов в государственный архив или о выделении их к уничтожению.
6.4. Описи печатаются в трех экземплярах, два из них хранятся в отдельной
папке у секретаря судебного участка, один — у мирового судьи.
6.5. Опись подписывается лицом, сдающим дела и принимающим их на
хранение, и утверждается мировым судьей.
6.5. При передаче дел в архив суда особое внимание должно быть обращено
на правильность оформления дел и нарядов, которые согласно «Перечню»
должны храниться постоянно.
6.6. Поступившие в архив участка уголовные и гражданские дела, наряды и
другие документы хранятся по годам в порядке номеров.
6.7. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек секретарь
судебного участка проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных
реквизитов.
6.8. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны
храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по
уголовным, гражданским делам,
делам
об
административных
правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно
быть не более 200 карточек.
6.9. Учетно-статистические карточки
передаются в архив вместе с
алфавитным указателем.
7. Порядок использования документов архива
7.1. Использование
документов архива проводится только по
письменному заявлению и с разрешения мирового судьи.
7.2. Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии
этих документов и письменные справки по делам выдаются работником
аппарата мирового судьи, ответственным за архив, по письменному
заявлению с разрешения мирового судьи. Эти заявления приобщаются к
делу.
7.3. Подлинные документы, представленные сторонами возвращаются им
с обязательным оставлением копий, заверенных мировым судьёй. Лицо,
получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении
этого документа на копии, оставленной в деле.
7.4. В случае направления документа почтой копия сопроводительного
письма подшивается в дело.
7.5. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и
определений, в том числе и определений и постановлений, вынесенных
вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и
скреплены печатью.
В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление
были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой
копии.
7.6. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В
случае направления копии документа по почте в справочном листе делается
об этом отметка.
7.7. Ознакомление с судебным делом, находящимся в архиве участка, без
его выдачи производится в рабочем помещении судебного участка в
обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов,
либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо
изменений. Лицо, знакомившееся с документами или с делом должно
расписаться в справочном листе.
7.8. Судебные дела выдаются для ознакомления в помещении суда при
предъявлении:
а)
обвиняемыми,
подсудимыми,
осужденными,
оправданными,
потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами и их законными
представителями – документа, удостоверяющего личность
б) адвокатами, выступающими по делам в суде первой и апелляционной
инстанций, а также адвокатами, знакомящимися с делами, оконченными
производством, ордера юридической консультации и
удостоверения
личности.
в) другими лицами, выступающими по гражданским делам, гражданскими
истцами, ответчиками и их представителями, выступающими по уголовным
делам, делам об административных правонарушениях – доверенности на
ведение дела и документа, удостоверяющего личность;
г) судьями и другими ответственными работниками вышестоящих судов,
прокурорами,
работниками управления по обеспечению деятельности
мировых судей – удостоверения личности;
д) общественными обвинителями и защитниками – документов,
удостоверяющих личность и полномочия.
7.9. Из архива судебного участка дело может быть выдано или выслано в
случае служебной необходимости для временного пользования. Разрешение
на выдачу или высылку дела дает мировой судья. Отметка о выдаче дела
производится в специальном журнале, где указывается: № дела, дата выдачи,
кому выдано, с какой целью или основание высылки, роспись в получении
дела или № почтового отправления и дата возвращения дела.
7.10. На выданное дело заводится карточка-заментиель, к которой
прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней
указывается номер дела, его наименование, кем оно запрошено или
получено, дата выдачи, расписка получателя, предположительная дата
возвращения в архив и подпись специалиста архива.
7.11. Лицо, ответственное за ведение архива обязано контролировать
возврат дел не реже одного раза в месяц и докладывать об этом мировому
судье.
8. Экспертиза ценности документов.
Отбор документов и оформление их на уничтожение.
8.1. Находящиеся в архиве суда документы, по которым истек
установленный «Перечнем» срок хранения, отбираются экспертной
комиссией к уничтожению.
8.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных
дел, составлении номенклатуры дел, и проверке правильности отнесении
документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве и
их передаче на постоянное хранение.
8.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по
заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
8.4. Экспертная комиссия на судебном участке создаётся из числа
наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3-х человек.
Председателем экспертной комиссии является мировой судья, секретарем –
работник, ответственный за ведение архива. В состав экспертной комиссии
целесообразно включить работников, ответственных за ведение архива в
районном суде либо работников отдела по обеспечению судопроизводства
районного суда.
8.2. Отбор дел и других документов к уничтожению оформляется актами.
Акты рассматриваются экспертной комиссией суда, подписываются
председателем и членами комиссии и утверждаются председателем
районного суда.
8.3. Отбор уголовных и гражданских дел к уничтожению первоначально
производится по учетно-статистическим карточкам (в правом верхнем углу
каждой карточки должен быть поставлен конечный год хранения дела), а
затем подбираются дела, по которым истек срок хранения.
8.4. Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное
хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и
постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются
определения о прекращении дела.
На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и
постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера
дел, из которых они изъяты. Приговоры и последующие определения и
постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и
последующих определений и постановлений по гражданским делам.
По истечении срока хранения последних дел, рассмотренных в
определенном году, наличие подлинников приговоров и решений сверяется
по учетно-статистическими карточкам. Затем приговоры и решения
подшиваются в порядке номеров дел, нумеруются, помещаются в твердую
обложку.
В каждый том наряда следует помещать документы, изъятые не более чем
по 40-50 уголовным или 50 гражданским делам и 100 дел об
административных правонарушениях.
На обложке каждого тома пишется заголовок: «Подлинные приговоры
(решения) по уголовным (гражданским) делам, делам об административных
правонарушениях рассмотренным в ... году. Том № ..., дела с № по №...».
8.5. При составлении акта на отобранные к уничтожению уголовные и
гражданские дела должны соблюдаться следующие правила:
— дела располагаются в акте по годам их рассмотрения и в порядке
регистрационных номеров;
— в графе «Заголовки дел» указывается номер дела, фамилия и инициалы
осужденного, статья УК, (ГК, КоАП) фамилия и инициалы истца и ответчика
и о чем дело;
— в графе «Годы дел и документов» проставляется год рассмотрения дела;
— в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинные
приговоры и решения с последующими определениями и постановлениями
вышестоящих судов.
8.6. В учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении
дела с указанием даты составления акта.
8.7. Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные
документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую
внутреннюю опись документов. В опись вносится: Ф. И. О. владельца
документа, наименование документа и номер дела, из которого он изъят, год
рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела.
Невостребованные личные документы хранятся в архиве судебного участка
50 лет, после чего уничтожаются.
8.8. Судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению,
сдаются на бумагоперерабатывающие фабрики или сжигаются.
Перед сдачей они должны быть упакованы, а в необходимых случаях
опечатаны.
Сдача оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых
указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии
документов.
Использование отобранных к уничтожению дел и документов для
хозяйственных нужд, а равно для сдачи в макулатуру запрещается.
9. Сроки и порядок сдачи дел на государственное хранение.
9.1. Все дела постоянного хранения подлежат сдаче на государственное
хранение после того, как истек срок хранения последнего дела,
рассмотренного в определенном году, и технически оформлены наряды с
подлинными приговорами и решениями, изъятыми из уничтоженных дел.
При этом следует иметь в виду, что дела должны сдаваться на
государственное хранение не ранее сроков, установленных «Положением о
государственном архивном фонде СССР», утвержденным Постановлением
Совета Министров СССР 4.04.80 г. – для судебных дел постоянного хранения
и нарядов с подлинными приговорами и решениями суда - срок хранения в
архиве судебного участка составляет 75 лет.
9.2. На дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности
документов, составляются архивные описи.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой
систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для
раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является
учетным документом, обеспечивающий оперативный поиск дел.
9.3. До передачи в госархив на дела постоянного хранения составляется
опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов,
9.2. Перед сдачей дел в государственный архив экспертная комиссия
судебного участка мирового судьи организует проверку наличия и состояния
дел и нарядов. При необходимости следует заново провести техническую
обработку нарядов и дел.
9.3. Сдача дел в государственный архив производится по месту нахождения
судебного участка и оформляется актом, который составляется в 2
экземплярах. Сдатчик (архив судебного участка) и приемщик (госархив)
расписываются в сдаче-приеме нарядов и дел на всех экземплярах описей и
акте сдачи документов.
Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в
государственном архиве, третий экземпляр описи со вторым экземпляром
акта возвращаются в судебный участок.