Инструкция о порядке замены утерянных читателями

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ФУНДАМЕНТАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА
УТВЕРЖДАЮ
Директор Фундаментальной библиотеки БГУ
____________________________
“16 ” декабря
П. М. Лапо
2005 г.
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ЗАМЕНЫ УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДА
ФУНДАМЕНТАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКИ БГУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция предназначена сотрудникам структурных подразделений
Фундаментальной библиотеки Белорусского государственного университета (далее –
библиотека), которые оформляют замену утерянных читателями документов.
1.2.Настоящая Инструкция разработана с целью обеспечения сохранности библиотечного
фонда в ходе его использования. Инструкция определяет порядок замены утерянных
читателями документов из библиотечного фонда и обязанности сотрудников библиотеки,
участвующих в этих процессах.
1.3.Ответственными за своевременность, полноту и правильность оформления замены
утерянных читателями документов являются руководители отделов обслуживания,
книгохранения, комплектования и каталогизации фондов.
1.4.Настоящая Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:
1.4.1.Законом Республики Беларусь «О библиотечном деле в Республике Беларусь» от
22.03.1995 № 3680-ХІІ (в редакции закона Республики Беларусь от 11.11.2002 № 147-3);
1.4.2.«Інструкцыяй па ўліку і захаванасці бібліятэчных фондаў у Рэспубліцы Беларусь”,
зацверджанай загадам Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 28.08.1998
№ 300 (у рэдакцыі пастановы Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 2.10.2001 №
14);
1.4.3.«Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному
имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении
проверок
(ревизий)
финансово-хозяйственной
деятельности
государственных
юридических лиц», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики
Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003 № 39/69;
1.4.4.«Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств организациями,
финансируемыми из бюджета», утвержденной постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 20.12.2001 № 125;
1.4.5.«Правилами
пользования
Фундаментальной
библиотекой
Белорусского
государственного
университета»,
утвержденными
приказом
ректора
БГУ
от 8.09.2004 № 304-ОД;
1.4.6.«Положением о фондовой комиссии Фундаментальной библиотеки БГУ»,
утвержденным приказом ректора БГУ от 26.09.2003 № 330-ОД
1.4.7.«Методическими рекомендациями по работе с актами в подразделениях
Фундаментальной библиотеки БГУ», утвержденными на заседании фондовой комиссии
ФБ БГУ протоколом от 27.04.2004 № 1.
2.ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАМЕНЫ
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Оформление замены утерянных читателями документов осуществляет
заведующий отделом обслуживания (книгохранения).
2.2.В случае утери читателем документа из фонда библиотеки заведующий
соответствующим отделом обслуживания (книгохранения) проверяет наличие документа
на полке, в читательском алфавитном каталоге соответствующего отдела обслуживания
или в индикаторе выданных документов (в отделе книгохранения), в инвентарной книге1.
2.2.1.Если документ стоит на полке, выдан другому читателю, ранее списан, сотрудник
соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) исключает из читательского
формуляра сведения о читательской задолженности.
2.2.2.В случае утери издания сотрудник соответствующего отдела обслуживания
(книгохранения) решает вопрос о возмещении утерянного документа.
2.3.Утерянные документы заменяют такими же документами или их копиями в
переплете, или другими документами, признанными библиотекой равноценными.
2.4.Замену утерянных документов необходимо производить в эквиваленте 1:1, т.е.
один утерянный документ заменяется равнозначным (одним) документом. Замена
одного документа двумя допускается в исключительных случаях.
2.5.Заведующий отделом обслуживания (книгохранения):
2.5.1.Принимает у читателя документ для замены.
2.5.2.В присутствии читателя проставляет на документ штемпель библиотеки.
2.5.3.На последней странице принятого у читателя документа карандашом проставляет его
цену.
2.5.4.Заполняет «Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных»,
аннулирует читательскую задолженность.
2.6.Идентичные издания2 заменяются без оформления в «Тетради учета документов,
принятых от читателей взамен утерянных». На принятом документе проставляется
инвентарный номер утерянного документа, штемпель библиотеки, цена и шифр
документа, оформляется книжный формуляр.
2.7.В целях уменьшения количества утерянных читателями документов после
оформления замены в читательский формуляр вносится запись с указанием даты
замены и количества утерянных документов.
2.8.Заведующий
подразделением
обслуживания
(книгохранения)
передает
в отдел комплектования и каталогизации фондов:
2.8.1.Утвержденный директором библиотеки «Акт на замену документов, утерянных
читателями» (см. п.5 Инструкции и Приложение 1).
2.8.2.Книжные формуляры утерянных документов.
2.8.3.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных»
соответствующего подразделения обслуживания (книгохранения).
2.8.4.Документы, полученные от читателей взамен утерянных.
2.9.Сотрудники отдела комплектования и каталогизации фондов:
2.9.1.Исключают утерянные читателями документы из:
 инвентарных книг;
 учетных карточек;
 книг суммарного учета библиотеки;
Перед составлением акта на замену документов, утерянных читателями, необходимо проверить их по
инвентарной книге.
2
Копии в переплете не являются идентичными изданиями.
1
2

основных карточных каталогов библиотеки (генерального алфавитного,
читательского алфавитного, систематического);
 электронного каталога.
2.9.2.Осуществляют учет и обработку документов, принятых от читателей взамен
утерянных.
2.9.3.Распределяют по фондам документы, полученные от читателей взамен утерянных, в
соответствии с принятым в библиотеке порядком распределения документов.
2.10.Сотрудники соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) после
получения из отдела комплектования и каталогизации фондов списка документов,
списанных из фонда отдела, исключают утерянные читателями документы из:
 книг суммарного учета отдела;
 каталогов на подсобные фонды отдела.
2.11.Сотрудники отдела книгохранения после получения из отдела комплектования и
каталогизации фондов формуляров на списанные документы, исключают утерянные
читателями документы из:
 центрального алфавитного каталога библиотеки;
 топографического каталога на подсобные фонды.
подпись
библиотекаря
подпись
читателя
цена на момент
замены
Сведения о принятых документах
автор и
название
отдел
цена на момент
замены
цена
автор и
название
Сведения об утерянных документах
инвентарный
номер
№ читательского
формуляра
Ф.И.О.
Дата
№ п/п
3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ «ТЕТРАДИ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ,
ПРИНЯТЫХ ОТ ЧИТАТЕЛЕЙ ВЗАМЕН УТЕРЯННЫХ»
3.1.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» ведется в
каждом структурном подразделении библиотеки, обслуживающем читателей, отделе
книгохранения и имеет следующие графы:
3.2.На обложке указываются следующие сведения:
 Название библиотеки - Фундаментальная библиотека БГУ.
 Название отдела фондодержателя.
 Номер дела в «Номенклатуре дел библиотеки» - Дело № 5506-54
 Номер «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных».
 Срок начала ведения «Тетради» - Начата « . . » …………. 20 . . г.
 Срок хранения – Постоянно.
3.3.Каждая запись в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен
утерянных» получает отдельный порядковый номер.
3.4.Нумерация в каждой тетради начинается заново.
3.5.После оформления «Акта на замену документов, утерянных читателями» в «Тетради
учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» сотрудником отдела
комплектования и каталогизации фондов подбивается черта и производится запись «с
№___по № ___ Акт № ___».
4. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ,
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ
4.1.Переоценка утерянных документов осуществляется в период их замены по ценам,
которые сложились на момент замены.
3
4.2.При переоценке утерянных документов учитывается год их поступления в фонд
и цена, по которой они были приобретены.
4.2.1.Первоначальная стоимость и год поступления документов устанавливается
по записям в инвентарных книгах библиотеки.
4.3.Стоимость утерянных документов определяется в соответствии с индексом
потребительских цен на товары и платные услуги населению, установленного
Министерством статистики и анализа Республики Беларусь на момент осуществления
замены.
4.3.1.Стоимость документа определяется путем умножения цены документа в момент его
приобретения
на
коэффициент
перерасчета
цен
соответствующего
года
(года приобретения документа) с округлением до десяти рублей (См. Приложение 2).
4.3.1.1.Коэффициент перерасчета цен (см. Приложение 3) ежемесячно рассчитывают
сотрудники научно-методического отдела библиотеки и рассылают его по электронной
почте во все структурные подразделения библиотеки, осуществляющие замену утерянных
читателями документов.
4.3.1.2.Коэффициент перерасчета цен вычисляется исходя из индекса потребительских
цен на товары и платные услуги населению за отчетный месяц по отношению к декабрю
1990 года, публикуемого ежемесячно на web-сайте Министерства статистики и анализа
Республики Беларусь (http://belstat.gov.by/) в соответствии со Специальным стандартом
распространения данных Международного Валютного Фонда.
4.4.Стоимость утерянных редких изданий определяется фондовой комиссией библиотеки.
5. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ АКТА НА ЗАМЕНУ ДОКУМЕНТОВ,
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ
5.1.Акт составляется в трех экземплярах: для Главного управления планирования,
бухгалтерского учета и финансов БГУ, для отдела комплектования и каталогизации
фондов, для подразделения, готовящего акт.
5.2.При утере документов длительного срока хранения (т.е. взятых на баланс) к акту
прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами.
5.2.1.Вверху списка необходимо указывать: «Список к акту № _____», в конце списка
обязательно должны быть проставлены подписи членов фондовой комиссии.
5.2.2.Список должен формироваться по возрастанию инвентарных номеров книг и
порядковых номеров учетных карточек.
5.2.3.Количество экземпляров, включаемых в списки, не должно превышать 300
экземпляров.
5.3.При утере документов временного срока хранения список не составляется, к акту
прилагаются книжные формуляры, которые располагаются по фамилиям авторов или
заглавий в алфавитном порядке.
5.4.На формулярах к акту обязательно должен стоять штамп подразделенияфондодержателя, оформившего акт.
Главный библиотекарь
научно-методического отдела
Е.Н. Садовская
4
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор ФБ БГУ
_________________ П.М.Лапо
«____» ___________ 200___г.
АКТ № ________________
«____» _________ 200___г.
Составлен комиссией в составе: зав. отделом книгохранения
_____________________________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ____________________________
фамилия, имя, отчество
зав. отделом-фондодержателем _______________________________________________
фамилия, имя, отчество
Фундаментальной библиотеки БГУ о том, что ______________________________________
отдел-фондодержатель
осуществил
замену документов,
утерянных
читателями
согласно записям
с № ____________ по № ____________ «Тетради учета документов, принятых от
читателей взамен утерянных» № ________.
Утеряно ____________ экз. книг, в том числе:
_______________ экз. брошюр, _______________ экз. литературы временного хранения
на сумму _________________________________________________________________ руб.
Список утерянных книг прилагается.
Получено книг ____________ экз. на сумму ___________________________________ руб.
Книги записаны в инвентарную книгу с № ________________ по № ________________.
№ суммарного учета _____________________.
Просим оприходовать по бухгалтерии на наш счет разницу в сумме
__________________________________________________________ руб.
Литература распределяется:
общественно-политическая ___________ экз.
художественная
___________ экз.
учебная
___________ экз.
научная
___________ экз.
на бел. языке
___________ экз.
на иностранных языках
___________ экз.
Зав. отделом книгохранения ____________________________________________________
подпись, фамилия
Зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ______________________________
подпись, фамилия
Зав. отделом-фондодержателем _________________________________________________
подпись, фамилия
5
Списанная литература исключена:
Из инвентарных книг, учетных карточек ______________________________________
подпись, фамилия
Из книг суммарного учета:
библиотеки ____________________________________________________________
подпись, фамилия
отдела-фондодержателя ________________________________________________
подпись, фамилия
Из каталогов:
основных ______________________________________________________________
подпись, фамилия
электронного __________________________________________________________
подпись, фамилия
подсобных фондов ______________________________________________________
подпись, фамилия
топографического ______________________________________________________
подпись, фамилия
центрального алфавитного ______________________________________________
подпись, фамилия
6
Приложение 2
ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН
1.Документ приобретен в 1978 году. Цена документа в момент его приобретения – 75 коп.
0,75 х 8 489,24 = 6 366,93  6 370 бел. руб.
2.Документ приобретен в 1985 году. Цена документа в момент его приобретения – 1 р. 40 коп.
1,40 х 8 489,24 = 11884,94  11 890 бел. руб.
3.Документ приобретен в 2000 году. Цена документа в момент его приобретения – 2 200 р.
2 200 х 4,02 = 8 844  8 840 бел. руб.
4.Документ приобретен в 2001 году. Цена документа в момент его приобретения – 6 135 р.
6 135 х 2,44 = 14969,4  14 970 бел. руб.
5.Документ приобретен в 2003 году. Цена документа в момент его приобретения – 27 560 р.
27 500 х 1,33 = 36 654,8  36 650 бел. руб.
Приложение 3
ПРИМЕР ТАБЛИЦЫ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН
Коэффициент перерасчета цен. Октябрь 2005 года (с учетом деноминации)
до 31.12.1990 1991
8489,24
1992
1993
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
495,46 56,22 7,07
0,29
0,19
0,12
0,07
0,05
0,01
4,02
2,44
1,70
1,33
1,12
1,02
Стоимость документа определяется путем умножения
цены документа в момент его приобретения на коэффициент перерасчета цен соответствующего года (года приобретения
документа)
7