Распоряжение 13 февраля 2012 г. №______ г.Москва В целью

Распоряжение
13 февраля 2012 г.
№__________
г.Москва
В целью оптимизации командировочных расходов по ГК ФораФарм
Обязываю:
1. Утвердить и ввести с 13 февраля 2012 года внутренний регламент
по организации командировок работников компаний ГК «ФораФарм»
2. Контроль за исполнением данного распоряжения оставляю за собой.
Приложение №1 - Внутренний регламент по организации командировок работников
компаний ГК «ФораФарм».
Генеральный директор
Сергеев А.В.
Cтарший кассир
Улусова Г.М.
Бухгалтер-кассир
Анисимова О.М.
Приложение №1
к Распоряжению №________от ____________________
Внутренний регламент
по организации командировок работников компаний ГК «ФораФарм»
1. Настоящий внутренний регламент (далее – Регламент) устанавливает:
- общие условия организации бронирования и приобретения авиа, железнодорожных и
иных проездных билетов при командировании работников любой из компаний ГК
«ФораФарм» (далее – работники);
- общие условия организации бронирования и оплаты отелей (гостиниц) для
проживания работников во время командировок;
- условия и размер возмещения работникам расходов на проезд к месту командировки
и обратно;
- условия и размер возмещения работникам расходов по найму жилого помещения.
2. Для целей настоящего Регламента под командировкой подразумевается любая
оплачиваемая за счет любой компании ГК «ФораФарм» поездка работника по служебным
целям как по территории России, так и за ее пределы.
3. Все командировки работников головного офиса, для осуществления которых
требуется проживание командируемых в отеле (гостинице) и (или) приобретение билета
на проезд к месту командировки и обратно, организовываются через ООО «ФораФарм
Трэвел» (далее - ФФТ).
Организация командировок для сотрудников филиалов передается компании ФФТ.
Сотрудники финансового департамента осуществляют проверку по факту исполнения
месячного бюджета и сквозные проверки по затратам на командировочные расходы
(стоимость проездных документов, гостиниц и прочее).
4. Отели (гостиницы) и билеты на проезд работников к месту командировки и обратно,
бронируются ФФТ на основании заявок, оформленных и переданных в ФФТ в
соответствии с настоящим Регламентом.
В подтверждение бронирования и оплаты отеля (гостиницы) и билетов на проезд к
месту командировки и обратно ФФТ предоставляет командируемым работникам
электронные документы подтверждения бронирования через бухгалтерию организации,.
Наличные денежные средства на оплату отеля (гостиницы) и проезда к месту
командировки и обратно командируемым работникам не выдаются.
В случае если работник следует к месту командировки и обратно на личном
транспорте или на автобусе, он получает под отчет наличные денежные средства, которые
могут быть израсходованы только на оплату бензина или приобретение билетов на
автобус.
Наличные денежные средства, самостоятельно потраченные командируемыми
работниками на оплату отеля (гостиницы) и (или) билетов на проезд к месту
командировки и обратно возмещению работникам со стороны компаний ГК «ФораФарм»
не подлежат.
Работники, принимающие отчеты по командировкам, несут персональную
ответственность за соответствие отчетов по командировкам настоящему Регламенту.
5. Организация командирования работников на территории России:
5.1. Руководители структурных подразделений составляют график планируемых
командировок на следующий месяц до 20 числа текущего месяца. График направляется
для предварительной подготовки поездок в ФФТ на адрес: mice@forafarm.ru
5.2. Не позднее, чем за 5 рабочих дней до даты выезда работника в командировку,
составляется Заявка. В случае не соблюдения сроков подачи заявки, стоимость услуг по
ораганизации командировочной поездки, может возрасти*, что приведет к
дополнительным затратам. Ответственность за дополнительные затраты несут
руководители подразделений, от которого командируется работник.
5.3. Утвержденная руководителем структурного подразделения, от которого
командируется работник, заявка на командировку заблаговременно (т.е. не позднее, чем за
5 рабочих дней до даты выезда работника в командировку) подается по электронной почте
в ФФТ. Заявление может быть подано как руководителем подразделения, так и самим
командируемым, - в этом случае к заявке должна быть приложена ее сканированная копия
с подписью руководителя.
Заявка отправляется по адресу: mice@fft.msk.ru в копии отдел персонала
stihanova@forafarm.ru,
ФораФармКонсалт
korosteleva@forafarm.ru,
генеральному
директору
ФораФармКонсалт l.molla@forafarm.ru,
гл. бухгалтеру ФФЛ
sergeeva_i@forafarm.ru, гендиректору ФораФарм Sergeev@forafarm.ru и заинтересованным
лицам (просьба вписать или заменить адреса)
5.4. Заявка на командировку подается по указанной ниже форме:
Заявка на командировку
№
Организа
ция
Даты
командировки
ФИО
командируемо
го работника
Должность
Маршрут
командировки (из
какого города
работник уезжает, в
какой приезжает)
Проезд
Бюджет
(вид
транспорта)
(проезд,
проживание)
Паспортные данные
командируемого
работника (ФИО, дата
рождения, серия и
номер паспорта, кем и
когда выдан)
5.5. В случае согласованного руководителем структурного подразделения
изменения в маршруте и (или) продолжительности командировки командируемый
работник незамедлительно извещает об этом ФФТ.
При изменении маршрута и (или) продолжительности командировки, по которой
оплата бронирования отеля (гостиницы) и (или) проезда командируемого к месту
командировки и обратно уже оплачена, а за аннуляцию и (или) внесение изменений в
условия бронирования предусмотрено наложение штрафных санкций (данные о штрафах
предоставляет ФФТ), командируемый работник обязан предоставить письменное согласие
своего
непосредственного
руководителя,
подтверждающее
согласие
на
изменения/аннуляцию, невзирая на штрафные санкции.
5.6. Не позднее 14.00 рабочего дня, предшествующего дню убытия работника в
командировку, ФФТ обязано направить на электронный адрес командируемого работника
электронные билеты на проезд от постоянного места работы к месту командировки и
обратно, и точный адрес отеля (гостиницы), в котором для сотрудника забронирован
номер.
5.7. Подбор билетов на проезд работника к месту командировки и обратно
осуществляется ФФТ исходя из критериев максимального охвата рабочего времени
командируемого работника и стоимости билета. Фактическое место проживания
работника при бронировании билетов на проезд работника к месту командировки и
обратно учитывается только в случае заказа такси за счет компании ГК «ФораФарм»,
осуществляемого в соответствии с п. 5.6 настоящего Регламента.
ФФТ осуществляет подбор билетов на проезд работника к месту командировки и
обратно таким образом, чтобы прибытие и убытие командируемого работника
максимально совпадало с началом и концом его официального рабочего времени. При
этом график прибытия и убытия командируемого работника должен подстраиваться под
график работы компании, в которую командируется работник.
Проездные билеты к месту командировки подбираются с таким расчетом, чтобы
командируемый работник прибывал на рабочее место в командировке не позднее 13-00
местного времени. При этом железнодорожные билеты подбираются преимущественно на
поезда ночного следования.
Проездные билеты от места командировки в место расположения компании ГК
«ФораФарм», от которой командируется работник, подбираются с таким расчетом, чтобы
рабочий день работника в командировке заканчивался не ранее 17-00 по местному
времени.
Для командируемых работников устанавливаются следующие ограничения по
определению вида транспорта и категориям билетов для проезда к месту командировки и
обратно:
А) если место командировки расположено на расстоянии менее 1000 км от места
нахождения компании ГК «ФораФарм», от которой командируется работник, для проезда
командированного работника к месту командировки и обратно приобретаются билеты на
проезд железнодорожным транспортом или авиабилеты в зависимости от стоимости
поездки:
- для должностных лиц компании ГК «ФораФарм» от руководителя департамента и
выше – в купе вагона СВ;
- для других работников – в купе пассажирского вагона;
в случае, если стоимость авиаперелета не превышает стоимость железнодорожных
билетов, приобретаются авиабилеты эконом-класса.
Б) если место командировки расположено на расстоянии более 1000 км от места
нахождения компании ГК «ФораФарм», от которой командируется работник, для проезда
командированного работника к месту командировки и обратно приобретаются авиабилеты
в салон эконом-класса самолета.
5.6. Расходы на оплату такси при следовании в командировку или обратно
возмещаются командируемому работнику компанией ГК «ФораФарм», от которой
командируется работник, в следующих случаях:
при отправке (в соответствии с данными проездного документа) транспортного
средства (самолет или поезд) из пункта отправления в интервале от 22-00 до 10-00 по
местному времени;
при фактическом прибытии транспортного средства в пункт назначения в интервале
от 22-00 до 9-00 по местному времени.
При этом в отчете работника о командировке не допускается любое, в том числе
минимальное) округление времени нормативного убытия и (или) фактического прибытия
транспортного средства (самолет или поезд) с целью возмещения затрат, понесенных
работником на оплату такси.
Для должностных лиц ГК «ФораФарм» от руководителя департамента и выше такси
оплачивается при любом временном интервале отправки транспортного средства.
5.7. Подбор отеля (гостиницы) для размещения командированного работника в месте
командировки осуществляется ФФТ исходя из критериев:
удаленность от места работы командированного работника в командировке;
стоимость размещения.
При этом для командируемых работников устанавливается следующие ограничения
по размещению в отеле (гостинице) в месте командировки:
стоимость проживания работника в отеле (гостинице) в месте командировки не
должна превышать 3000 рублей (?) в сутки при одноместном размещении;
стоимость проживания должностного лица компании ГК «ФораФарм» от
руководителя департамента и выше в отеле (гостинице) в месте командировки не должна
превышать 4200 рублей (?) в сутки при одноместном размещении;
должностные лица компании ГК «ФораФарм» от руководителя департамента и выше
в отеле (гостинице) имеют право на одноместное размещение;
для других командируемых работников допускается двухместное или трехместное
размещение (в случае поездки в командировку нескольких сотрудников одного пола).
Подселение командированного работника к другим постояльцам отеля (гостиницы)
не допускается.
5.8. Положения настоящей статьи Регламента применяются к организации
командирования работников и за пределы России, если иное напрямую не оговорено в
статье 6 настоящего Регламента.
6. Особенности организации командировок работников за пределы России:
6.1. Утвержденная руководителем структурного подразделения, от которого
командируется работник, заявка на командировку заблаговременно (в день принятия
решения о командировке, но не позднее, чем за 14 рабочих дней до даты выезда работника
в командировку) подается командируемым работником по электронной почте в ФФТ
(адрес электронной почты: mice@forafarm.ru).
В случае не соблюдения сроков подачи заявки, стоимость услуг по размещению в
отеле и билетов, может возрасти*, что приведет к дополнительным расходам.
Ответственность за дополнительные затраты несут руководители подразделений, от
которого командируется работник.
* пояснение: удорожание поездки возникает в связи с возможным отсутствием
билетов по дешевым тарифам и мест в отелях эконом-класса, а также отсутствием
достаточного времени для подбора альтернативных недорогих вариантов
6.2. Заявка на командировку должна в обязательном порядке содержать следующую
информацию:
 ФИО командируемого сотрудника, занимаемая им должность с указанием
наименования компании ГК «ФораФарм»;
 Бланк заявки с подписью руководителя;
 ФИО и должность лица (Генеральный директор компании ГК «ФораФарм» или
руководитель структурного подразделения, от которого командируется работник),
утвердившего командировку работника;
 срок командировки с указанием даты выезда к месту командировки и даты
обратного выезда;
 требуется ли оформление визы для въезда в страну, куда командируется работник;
 маршрут командировки (из какого города работник уезжает, в какой приезжает);
 адрес преимущественного пребывания работника во время командировки (для
участия в выставке – полное название выставки и место проведения);
 паспортные данные работника (ФИО, дата рождения, серия и номер заграничного
паспорта, кем и когда выдан, до какого срока действителен).
6.3. В случае необходимости оформления визы для въезда в страну, куда
командируется работник, работник обязан предоставить в установленные ФФТ сроки
оригинал заграничного паспорта (предоставляется не позднее минимально допустимого
срока для оформления визы), оригиналы предыдущих заграничных паспортов, а также
иные документы, фотографии необходимые для оформления визы, перечень которых
передается работнику ФФТ.
6.4. Не позднее 14.00 рабочего дня, предшествующего дню убытия работника в
командировку, ФФТ обязано направить на электронный адрес в бухгалтерию ФФТ
электронные билеты на проезд от постоянного места работы к месту командировки и
обратно, и точный адрес отеля (гостиницы), в котором для сотрудника забронирован
номер. Не позднее 16: 00 того же дня бухгалтерия ФФТ передает по акту приема передачи
пакет документов в бухгалтерию командируемой организации.
В случае если для оформления визы работник предоставлял ФФТ свой заграничный
паспорт, то ФФТ обязано в указанные в настоящем пункте сроки возвратить работнику
его заграничный паспорт с оформленной визой.
6.5. Подбор отеля (гостиницы) для размещения командированных работников в
месте командировки за пределами России, а также ограничения по размещению
работников в отеле (гостинице) согласуются ФФТ с Генеральным директором компании
ГК «ФораФарм», от которой командируется работник.
7. Отмена командировки.
7.1 В случае отмены командировки незамедлительно подается аннуляция Заявки.
Порядок подачи аннуляции аналогичен порядку подачи Заявки согласно п. 5.3..
7.2 Все расходы по отмене поездки несет организация, командируемая работника. В
свою очередь ФФТ прилагает все усилия по минимизации данных расходов. При этом
вознаграждение за организацию поездки (сборы за авиа и ж/д билеты, возможные сборы
за бронирование отеля, консульский сбор в случае подачи на визу, др.) не возвращаются.
8. Во всем, что не урегулировано настоящим Регламентом, действуют нормы
внутренних документов каждой из компаний ГК «ФораФарм» о порядке и размерах
возмещения командировочных и хозяйственных расходов работникам.
9. Настоящий Регламент вступает в силу с момента подписания.
10. Контроль за выполнением настоящего регламента возлагается на генеральных
директоров каждой из компаний ГК «ФораФарм».