Порядок приобретения, учета и выбытия материальных
advertisement
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский университет дружбы народов» ИНСТРУКЦИЯ О порядке приобретения, учета, перемещения и выбытия материальных ценностей в Российском университете дружбы народов Москва -2006 1. Общие положения 1.1 Документы по учету материальных ценностей. 1.2 Виды материальных ценностей 1.3 Материально-ответственные лица 1.4 Функции подразделений 2. Приобретение материальных ценностей 2.1 Планирование закупок материальных ценностей и внеплановые приобретения 2.2 Заявка на приобретение материальных ценностей 2.3 Рассмотрение заявок 2.4 Отбор поставщиков 2.5 Тендерная комиссия 2.6 Котировочная комиссия 2.7 Тендерная документация 2.8 Согласование документов 2.9 Оплата 2.10 Доставка материальных ценностей и оприходование их на склад 2.11 Получение товарно-материальных ценностей со склада. 3. Использование материальных ценностей 3.1 Ввод в эксплуатацию основных средств. 3.2 Передача материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому 3.3 Ремонт оборудования 3.4 Модернизация оборудования 3.5 Выдача оборудования в пользование сотрудникам подразделения 3.6 Обеспечение сохранности материальных ценностей 3.7 Инвентаризация материальных ценностей. 3.8 Смена материально-ответственного лица 3.9 Документация, хранящаяся у материально-ответственных лиц 4. Выбытие материальных ценностей 4.1 Списание материалов 4.2 Сроки эксплуатации основных средств. 4.3 Амортизация 4.4 Списание основных средств, пришедших в негодность 4.5 Списание основных средств, не отслуживших свой срок 4.6 Утилизация 4.7 Недостачи и хищения 5. Особенности учета отдельных видов материальных ценностей 5.1 Особенности учета спирта 5.2 Особенности учета продуктов питания 5.3 Драгметаллы 5.4 Строительные материалы 6. Приложения 6.1 Формы первичных учетных документов и регистров 2 1. Общие положения 1.1 Документы по учету материальных ценностей. Настоящая инструкция определяет порядок приобретения, учета, перемещения и выбытия товарно-материальных ценностей в РУДН и разработана на основе следующих документов: Федерального Закона от 21.11.96 №129 – ФЗ «О бухгалтерском учете», Налогового кодекса РФ, Инструкции Минфина РФ по бюджетному учету № 25н от 10.02.06 Положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, организации, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13.07.76 №4204-IX; Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 №85 Инструкции по приемке, хранению, отпуску, транспортированию и учету этилового спирта от 25 сентября 1985 года, Федерального Закона "О драгоценных металлах и драгоценных камнях" от 26.03.98 №41-ФЗ, Правил учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней и продукции из них, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 сентября 2000 г. № 731, Приказа Минфина № 68н от 29.08.01 г. «Об утверждении инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов». 1.2 Виды материальных ценностей В целях настоящей Инструкции под материальными ценностями понимаются основные средства, нематериальные активы, материалы и запчасти. К основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности Университета при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд Университета, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев. К основным средствам, в частности, относятся: жилые помещения, нежилые помещения, сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, производственный и хозяйственный инвентарь, библиотечный фонд, драгоценные металлы и ювелирные изделия. Нематериальные активы имеют следующие отличительные признаки: 3 отсутствие материально-вещественной (физической) структуры; возможность идентификации (выделения, отделения) от другого имущества; использование в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения; использование в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев; не предполагается последующая перепродажа данного имущества; наличие надлежаще оформленных документов, подтверждающих существование самого актива и исключительного права у учреждения на результаты интеллектуальной деятельности (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договор уступки (приобретения) патента, товарного знака и т.п.). К материалам и запасным частям относятся материальные ценности, предназначенные для однократного использования в процессе деятельности Университета, а также для перепродажи, расходуемые в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, либо предметы, используемые в деятельности Университета в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам. К материальным запасам в частности относятся: медикаменты и перевязочные средства, продукты питания, горюче-смазочные материалы, строительные материалы, готовая продукция. мягкий инвентарь посуда Материалы в процессе использования расходуются в отличие от основных средств, которые переносят свою стоимость на вновь создаваемые товары (работы, услуги) посредством амортизации. 1.3 Материально-ответственные лица Все материальные ценности, принадлежащие Университету, либо переданные ему на ответственное хранение независимо от источника приобретения должны быть закреплены за материально-ответственными лицами. Материально-ответственные лица назначаются приказом по Университету по представлению руководителя кафедры, отдела, подразделения на основании заключенного договора о материальной ответственности. Договор составляется в 2-х экземплярах: один – хранится в бухгалтерии, второй остается у материальноответственного лица. Оформление договора осуществляет отдел учета товарноматериальных ценностей УБУ и ФК. Договор заключается с лицами, достигшими восемнадцатилетнего возраста, занимающие должности или выполняющими работы, связанные с движением материальных ценностей. Перечень должностей или ра4 бот, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства утвержден Постановлением от 31 декабря 2002 г. № 85 Перемещение (увольнение) материально-ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером (начальником отдела − заместителем по учету товарно-материальных ценностей). 1.4 Функции подразделений Снабжение подразделений университета оборудованием, материалами осуществляется через управление материально-технического обеспечения. Приобретение вычислительной техники и запасных частей к ней происходит через управление информатизацией. Приобретение автотранспортных средств и запасных частей к автомашинам осуществляется через автохозяйство РУДН. Приобретение строительных материалов производится через РСГ. Приобретение библиотечных фондов осуществляется через НБ РУДН. Приобретение продуктов питания − через столовые. Приобретения полиграфических материалов через ИПК. Приобретение медикаментов - через Медицинский центр РУДН 2. Приобретение материальных ценностей 2.1 Планирование закупок материальных ценностей и внеплановые приобретения Планирование приобретения материальных ценностей производится в соответствии с годовыми заявками подразделений. Порядок представления заявок определяется приказом Ректора. Управление материально-технического обеспечения, Управление информатизации систематизирует поданные заявки и, исходя из объема средств выделенных на материально-техническое обеспечение в бюджете Университета, готовит предложения для первого проректора по экономической деятельности по включению заявок в план закупок. После утверждения плана закупок внеплановые заявки удовлетворяются только при наличии средств на приобретение товарно-материальных ценностей в бюджете Университета. 2.2 Заявка на приобретение материальных ценностей Заявка от подразделений на приобретение ТМЦ в обязательном порядке должна содержать: обоснование приобретения (цель использования ТМЦ); 5 расчет потребности (количества) ТМЦ (расчет может быть составлен в произвольной форме и должен прилагаться к заявке). При этом в целях недопущения создания излишних складских запасов, расходные материалы (канцтовары, картриджи, чистящие и моющие средства) приобретаются не более чем на 6 месяцев работы подразделения; название ТМЦ, основные технические характеристики ОС; срок приобретения ТМЦ; 2.3 Рассмотрение заявок Рассмотрение заявок производится лицами, имеющими право распоряжаться средствами в соответствии с утвержденными сметами. В случае принятия решения о необходимости приобретения ТМЦ, заявки, с соответствующей резолюцией руководителя, направляются в УМТО или УИ, которые отвечают с этого момента за всю процедуру прохождения заявки вплоть до выдачи ТМЦ со склада. Заявки на расходные материалы, перечень которых определен утвержденными в РУДН нормами, и не требующие проведения тендерных комиссий, переданные в УМТО с положительной резолюцией лица, имеющего право распоряжаться средствами в соответствии с утвержденными сметами, выполняются УМТО в течение 10 дней. 2.4 Отбор поставщиков Если указанных в заявке ТМЦ нет на складе, то УМТО или УИ обеспечивает проведение необходимых процедур по оформлению закупки – запроса котировок, проведения тендера и т.д. в соответствии с требованиями действующего законодательства. 2.5 Тендерная комиссия Тендерная комиссия назначается приказом Ректора из числа лиц имеющих соответствующие свидетельства, дающие право на участие в тендерной комиссии. По закупке различных видов товарно-материальных ценностей могут быть созданы различные комиссии. Регламент работы тендерных комиссий утверждается приказом Ректора. Тендерные комиссии производят отбор поставщиков, протокол тендерной комиссии называющий победителя конкурса передается в Управление, обеспечивающее закупку ТМЦ. 2.6 Котировочная комиссия В тех случаях, когда в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов для заключения договора с поставщиком не требуется проведения конкурса, отбор поставщиков производится по упрощенной форме методом запроса котировок. В целях наиболее полного удовлетворения потребностей подразделений по номенклатуре, качеству приобретаемых ТМЦ, подразделения, направляющие заявки, 6 вправе приложить к ней счет на оплату, коммерческое предложение поставщика и иные документы, которые котировочная комиссия обязана рассмотреть как одно из имеющихся предложений по закупке ТМЦ. Решение котировочной комиссии оформляется протоколом, который передается в подразделение, обеспечивающее закупку материальных ценностей. 2.7 Тендерная документация Документация тендерной комиссии (включая конкурсную документацию, предложения поставщиков, протоколы) по истечении календарного года подлежит передаче в архив в соответствии с порядком, установленным в Университете. Ответственность за передачу в архив документов несут председатели тендерных комиссий. 2.8 Согласование документов После оформления необходимых документов по отбору поставщика, УМТО или УИ формирует пакет документов, служащих основанием для оплаты (заявка, протокол заседания котировочной комиссии (конкурсного отбора) договор, счет на предоплату и др.), начальник УМТО или УИ визирует документы. После регистрации документов в книге регистрации счетов сотрудники УМТО или УИ направляют их ПФУ. ПФУ подтверждает возможность финансирования, определяет смету, статью на которую будут отнесены расходы по приобретению и использованию ТМЦ. При отсутствии средств по смете, УМТО или УИ возвращает заявку в инициировавшее подразделение. После согласований УМТО или УИ передает завизированные документы для принятия решения лицам, имеющим право подписи банковских документов (Ректор, первые проректоры). В случае принятия решения об оплате, УМТО или УИ весь пакет документов передает в УБУ и ФК для оплаты. 2.9 Оплата Поступившие в УБУ и ФК документы проверяются арифметически и по содержанию. Не позднее 3 дней главный бухгалтер либо его заместитель рассматривает поступившие документы и дает указание своим сотрудникам о подготовке платежных документов, либо возврате документов на доработку. УБУ и ФК вправе не принимать к оплате счета поставщиков в случаях: - если за поставщиком числится просроченная дебиторская задолженность (более 1 месяца, если иное не оговорено в договоре на поставку товаров), - при наличии просроченной задолженности по смете соответствующего подразделения, - отсутствие в документах (заявке, обосновании) указания цели приобретения материальных ценностей, - недостаточности комплекта документов, либо ошибок в их оформлении, не читаемости реквизитов, противоречий в оформлении, нарушении действующего законодательства, установленного порядка оформления и т.п. 7 О причинах непринятия документов к оплате УБУ и ФК сообщает в УМТО или УИ. 2.10 Доставка материальных ценностей и приемка их на склад. После осуществления платежа, в соответствии с графиком поставок предусмотренном договором, УМТО или УИ оформляет в УБУ и ФК на своего сотрудника (экспедитора) доверенность на получение материальных ценностей, накладной и счета-фактуры от поставщика и обеспечивает доставку материальных ценностей на склад. Оформление и выдача доверенностей для получения товарно-материальных ценностей производится только материально-ответственным лицам, при условии отсутствия задолженности за ранее полученные доверенности. Приемка товаров на склад осуществляется на основании товарнотранспортной накладной ф. ТОРГ-12 и иных товаросопроводительных документов поставщика. При этом при оформлении поставки по накладной отличной от формы ТОРГ-12, экспедитор и кладовщик составляют приемный акт в 2-х экземплярах, первый экземпляр вместе с товаросопроводительными документами и счетомфактурой кладовщик сдает в УБУ и ФК, второй экземпляр служит отчетным документом экспедитора по полученной доверенности. Прием ТМЦ кладовщиком производится путем тщательной проверки количества, качества и комплектности ТМЦ в полном соответствии с сопроводительными документами в присутствии лица, доставившего ТМЦ на склад. ТМЦ кладовщиком принимается только при отсутствии недостатков. Количество поступивших ТМЦ должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Кладовщик не вправе вносить какие-либо изменения в сопроводительные документы, поступающие вместе с ТМЦ. Прием ТМЦ оформляется подписями на накладной принявшего ТМЦ кладовщика и лица, сдавшего ТМЦ на склад. Кладовщик указывает на накладной фактическую дату получения ТМЦ от поставщика, проставляет номенклатурные номера, после чего документ сдается в УБУ и ФК. Места хранения материальных ценностей должны быть оснащены необходимым весовым оборудованием, измерительными приборами, мерной тарой. Учет материальных ценностей на складе ведется материально ответственным лицом в книге складского учета или на карточках складского учета материалов только по наименованиям, сортам и количеству. При использовании компьютерных технологий учета ведение и хранение карточек складского учета производится на электронных носителях. Заведующий складом должен предоставлять в бухгалтерию два раза в неделю документы по приходу и расходу материальных ценностей. Первичные учетные документы, для придания им юридической силы, должны иметь следующие данные: наименование документа; код формы; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; 8 сорт; количество (вес); цена; НДС; сумма; номер и дата доверенности, на основании которой выданы ТМЦ; подпись и расшифровка подписи материально-ответственного лица, принявшего эти ценности; подпись и расшифровка подписи лица, выдавшего ТМЦ. В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется акт приемки по форме 429. Акт составляется приемной комиссией в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителями от поставщика. Один экземпляр акта используется для учета принятых материальных ценностей, другой – для направления письма поставщику. 2.11 Получение товарно-материальных ценностей со склада в подразделение В трехдневный срок после поступления товара на склад УМТО или УИ: 1. На основании имеющейся заявки оформляет документы (на основные средства стоимостью до 1000 руб. и материальные запасы – ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210 в пределах установленных месячных норм; на основные средства стоимостью свыше 1000 руб., мягкий инвентарь, посуду, библиотечные фонды, независимо от стоимости, оформляется требованиенакладная ф.0315006) на материально-ответственных лиц, указанных в документах на оплату. Требования составляются в 3-х экземплярах; один экземпляр сдается в бухгалтерию, остальные остаются у материально-ответственного лица и кладовщика. Ведомости оформляются в одном экземпляре. 2. Подписывает расходные документы у руководителя, либо у лиц на то уполномоченных. 3. Извещает подразделение-заявитель о поступлении материальных ценностей, сроках и времени выдачи материальных ценностей со склада. Ответственность за выдачу товарно-материальных ценностей лицам, не являющимся материально-ответственными несет УМТО или УИ. При поставке громоздких товаров, в целях экономии средств на погрузочноразгрузочных работах, возможна доставка материальных ценностей непосредственно в подразделение, при этом УМТО или УИ обязано предварительно оформить все необходимые документы для передачи товаров материально-ответственному лицу подразделения. Выдача материальных ценностей по неоформленным надлежащим образом документам рассматривается как недостача у кладовщика. Порядок выдачи запасных частей на ремонт и модернизацию описан в п.3.3 и3.4 3. Использование материальных ценностей 3.1 Ввод в эксплуатацию основных средств 9 Ввод в эксплуатацию основных средств оформляется актом формы ОС-1. Акт оформляется в одном экземпляре материально-ответственным лицом. Бланки формы ОС-1 можно получить в отделе учета материальных ценностей УБУ и ФК, подразделении снабжения, на сайте Университета. Акт подписывается членами постоянно действующей инвентаризационной комиссии, назначенной приказом по Университету, и утверждается проректором по подчиненности. Утвержденные акты передаются в бухгалтерию, где объекту присваивается инвентарный номер. Копия акта с указанным инвентарным номером объекта передается материальноответственному лицу. Полученный инвентарный номер наносится материальноответственным лицом на объект несмываемой краской в присутствии руководителя подразделения. 3.2 Передача материальных ценностей от одного материальноответственного лица другому При перемещении основных средств из одного подразделения в другое применяют форму ОС 2– накладная на внутреннее перемещение основных средств. Накладная оформляется в трех экземплярах. По одному для каждого из материально-ответственных лиц, первый (оригинал) экземпляр передается в бухгалтерию в сроки определенные графиком документооборота. Основные средства стоимостью до 1000 руб. передаются по требованию-накладной. Ответственность за доставку документа в бухгалтерию лежит на материально-ответственном лице, передающем материальные ценности. Запрещается передача материальных ценностей между подразделениями без надлежащего оформления. 3.3 Ремонт оборудования При получении запасных частей для ремонта применяется ведомость выдачи материалов на нужды учреждения. К ведомости прикладывается дефектная ведомость или служебная записка. Дефектная ведомость прилагается в случаях получения со склада стройматериалов, хозяйственных товаров (лампочки, стартеры и т.п.). Служебные записки прилагаются в случае получения запасных частей для ремонта объекта основных средств (оборудования, с указанием инвентарного номера объекта). 3.4 Модернизация оборудования При модернизации оборудования в отличие от ремонта происходит изменение качественных характеристик используемых основных средств. Стоимость запасных частей использованных для модернизации включается в стоимость оборудования. Срок эксплуатации основных средств после модернизации может увеличиться. При получении со склада запасных частей для модернизации, применяется требование накладная. К требованию прикладывается заявка для модернизации оборудования. 10 Для оформления операций по модернизации оборудования применяется акт формы ОС−3. 3.5 Выдача оборудования в пользование сотрудникам подразделения Выдача оборудования производятся материально ответственным лицом сотрудникам кафедр, лабораторий и других подразделений по картам – обязательствам с указанием срока возврата. Материально ответственное лицо обязано следить за своевременным возвратом имущества, а в случае необходимости продления срока пользования – производить соответствующую отметку в карте-обязательстве, о чем должна быть расписка получателя. 3.6 Обеспечение сохранности материальных ценностей Материально-ответственные лица в целях обеспечения сохранности материальных ценностей на ответственном хранении обязаны: − во всех случаях передавать материальные ценности только после оформления передачи в соответствии с требованиями настоящей инструкции; − обеспечивать порядок в местах хранения материальных ценностей; − сообщать о поломках, принимать меры для организации ремонта; − не передавать ключи от помещений случайным лицам, обо всех случаях утери ключей ставить в известность непосредственного руководителя. 3.7 Инвентаризация материальных ценностей Плановая инвентаризация материальных ценностей в Университете производится в сроки определенные нормативными документами и учетной политикой. В обязательном порядке инвентаризация материальных ценностей у отдельных материально-ответственных лиц проводится при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях. Для проведения инвентаризации приказом по Университету создается комиссия. Этим же приказом устанавливаются порядок проведения, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности, а также представления на утверждение протокола заседания инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии не включаются материальноответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации. До начала инвентаризации бухгалтерия обязана закончить обработку всех документов по приходу и расходу материальных ценностей, произвести в учетных документах записи, что все ценности учтены, и определить остатки на день инвентаризации. У лиц, материально-ответственных за сохранность вверенных им ценностей, до начала инвентаризации берется подписка о том, что все документы, относящиеся 11 к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких неучтенных ценностей у них не имеется. На время проведения инвентаризации операции по приему и отпуску ценностей приостанавливаются. При длительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера, ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись, а в расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии. Ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись и в акт инвентаризации не включаются. Описи прилагаются к акту инвентаризации. В случаях, когда инвентаризация не может быть закончена в один день, допускается начало ее ранее, а окончание позднее первого числа. Результаты в этих случаях подлежат корректировке по состоянию на первое число. Если инвентаризация не закончена в тот же день, помещения при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются председателем комиссии. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии материальных ценностей, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Руководитель подразделения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в установленные сроки (взвешивания и перемещения ценностей, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.д.). Инвентаризационные описи (акты) могут быть выполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи (акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей указывают в описи (акте) по номенклатуре, а их количество и массу - в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи (акта) указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях (актах) не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи (акты) подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) фактического наличия материальных ценностей по каждому материально- 12 ответственному лицу передаются в бухгалтерию для сличения фактических и учетных данных. При выявлении отклонений от учетных данных бухгалтерией составляется ведомость расхождений. По всем отклонениям инвентаризационной комиссией должны быть получены от соответствующих материально-ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия определяет характер и причины выявленных отклонений от данных бухгалтерского (оперативного) учета и вносит свои заключения и предложения по их регулированию, которые фиксируются в протоколе, утверждаемом Ректором. При выявлении расхождений между фактическими и учетными данными устанавливаются причины их возникновения и виновные в этом лица, а сами расхождения регулируются в следующем порядке: - излишки подлежат оприходованию; - недостачи в пределах утвержденных норм потерь списываются на потери; - недостачи при отсутствии утвержденных норм потерь рассматриваются как сверхнормативные потери, кроме потерь при проведении научно - исследовательских, опытно - конструкторских и ремонтных работ, для которых нормы в отдельных случаях могут не разрабатываться и не утверждаться. 3.8 Смена материально-ответственного лица При смене материально-ответственного лица в обязательном порядке издается приказ по Университету, на основании которого производится инвентаризация товарно-материальных ценностей находящихся на ответственном хранении у сменяемого материально-ответственного лица. Инвентаризационная опись подписывается сдающим и принимающим материально-ответственными лицами, членами инвентаризационной комиссии и утверждается проректором по подчиненности. В случае смерти и иных случаях отсутствия материально-ответственного лица инвентаризация производится в установленном выше порядке, при этом передача материальных ценностей новому материально-ответственному лицу производится по факту их наличия. При отсутствии на момент передачи сменяющего материально-ответственного лица в штате подразделения, материальные ценности в установленном выше порядке могут быть временно переданы материально-ответственному лицу другого подразделения, либо закреплены за руководителем при условии заключения с ним договора о материальной ответственности. При этом в месячный срок должна быть произведена передача материальных ценностей постоянному материальноответственному лицу в установленном выше порядке. При отсутствии постоянного материально-ответственного лица в течении периода, превышающего один месяц, материальные ценности подлежат передаче на склад. При увольнении (перемещении) материально-ответственного лица без надлежащего оформления передачи материальных ценностей их сохранность обеспечивает руководитель подразделения. 13 3.9 Документация, хранящаяся у материально-ответственных лиц Материально-ответственные лица ведут учет основных средств в инвентарных списках нефинансовых активов. Материально-ответственные лица ведут учет материальных запасов в книге учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству. Хранению у материально-ответственного лица подлежат следующие документы: Техническая документация на эксплуатируемые основные средства. Реестры формы 0504053 о передаче документов в бухгалтерию. Карты-обязательства с расписками сотрудников, получивших материальные ценности в пользование. Копии актов формы ОС-1 о вводе в эксплуатацию основных средств. Накладные на внутреннее перемещение материальных ценностей. Акты на списание материальных ценностей. Книга регистрации боя посуды. 4. Выбытие материальных ценностей 4.1 Списание материалов Материалы списываются на основании актов на списание установленной формы, с обязательным указанием направления использования материалов в соответствии с утвержденными нормами. Акт подписывается членами постоянно действующей инвентаризационной комиссии и утверждается проректором по подчиненности. 4.2 Сроки эксплуатации основных средств Сроки эксплуатации основных средств определяются бухгалтерией в момент постановки основного средства на учет, в соответствии с номером амортизационной группы в порядке, предусмотренном нормативными документами. Сроки эксплуатации не могут меняться за исключением случаев модернизации оборудования. 4.3 Амортизация Амортизация начисляется бухгалтерией в соответствии с нормами в течение срока полезного использования основных средств. На основные средства ценности стоимостью от 1000 руб. до 10000 рублей амортизация начисляется в размере 100% в момент ввода основных средств в эксплуатацию. При выводе из эксплуатации основных средств на срок свыше 3 месяцев начисление амортизации приостанавливается. 4.4 Списание самортизированных основных средств 14 Начисление полной суммы амортизации не является основанием для списания основных средств. 4.4.1. Для оформления списания материально-ответственные лица заполняют акт формы ОС-4 или акт о списании мягкого и производственного инвентаря с паспорта изделия. Форму ОС-4 можно получить в отделе учета товарно-материальных ценностей УБУ и ФК, либо найти на сайте РУДН в разделе Административнохозяйственные подразделения / УБУ и ФК. Акт подписывается членами постоянно действующей инвентаризационной комиссии и сдается в УБУ и ФК для проверки и подписания акта у проректора. 4.4.2. Вместе с актом материально-ответственные лица представляют следующие документы: 1. Копии документов технического учета (технического паспорта транспортного средства, паспорт изделия); 2. Оригинал технического заключения (для техники и автомобилей) независимого эксперта, (обладающего лицензией на осуществление соответствующей деятельности), о состоянии имущества (с приложением копии указанной лицензии и фотографии объекта). 4.4.3. Управление бухгалтерского учета и финансового контроля обеспечивает согласование Акта о списании основных средств с учредителем (Федеральным агентством по образованию) и утверждение акта в Территориальном управлении Росимущества по городу Москве. 4.4.4. После утверждения акта на списание в Территориальном управлении Росимущества по городу Москве бухгалтерия передает оригиналы утвержденных актов о списании основных средств начальнику Управления материальнотехнического обеспечения для осуществления утилизации по реестру сдачи документов. 4.4.5. Управление материально-технического обеспечения в течение 10 дней обязано согласовать срок вывоза списанного оборудования с материальноответственным лицом подразделения. 4.4.6. Управление материально-технического обеспечения после вывоза передает основные средства на склад утилизации, где осуществляется демонтаж поступившего оборудования. Запрещается демонтаж основных средств до утверждения акта на списание основных средств в Территориальном управлении Росимущества по городу Москве. 4.5 Списание основных средств, не отслуживших свой срок При оформлении списания основных средств, не отслуживших установленный срок, в обязательном порядке должно быть получено заключение ремонтной организации (гарантийной мастерской) уполномоченной производителем о невозможности или экономической нецелесообразности ремонта. Списание производится в соответствии с пунктом 4.4. 15 4.6 Утилизация Утилизацию списанных материальных ценностей производит склад утилизации. При утилизации осуществляются следующие действия: Подтверждается факт наличия списываемого оборудования. При наличии в оборудовании драгоценных металлов, подтвержденном технической документацией, оно передается для дальнейшей переработки специализированной организации. Производится демонтаж. Материалы и запасные части, пригодные для дальнейшего использования оцениваются комиссией УМТО, приходуются и передаются на склад снабжения для дальнейшего использования. Не подлежащий использованию лом черных и цветных металлов реализуется соответствующим предприятиям, средства, полученные от реализации лома, зачисляются на счет Университета и используются в установленном порядке. Не подлежащие использованию и реализации отходы вывозятся на свалку. После осуществления утилизации оригиналы актов о списании основных средств с отметкой о произведенной утилизации и оприходовании материалов и запасных частей, полученных при демонтаже, передается в отдел учета товарно-материальных ценностей УБУ и ФК по реестру сдачи документов. 4.7 Недостачи и хищения Недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, оформляются в установленном порядке. Взыскание сумм недостач с виновных лиц производится по рыночной стоимости. При обнаружении материально-ответственным лицом признаков хищения материальных ценностей следует в обязательном порядке предпринять следующие действия: Поставить в известность руководителя подразделения, при невозможности – его непосредственного начальника. Не устраняя следов проникновения, взлома и т.п., вызвать милицию для того, чтобы зафиксировать факт кражи. В трехдневный срок направить документы по хищению материальных ценностей в бухгалтерию. 5. Особенности учета отдельных видов материальных ценностей 5.1 Особенности учета спирта 16 Под спиртом понимается все виды и сорта этилового спирта, водно-спиртовые растворы. Единицей измерения этилового спирта является литр (декалитр) безводного спирта при температуре +20 град. С. При учете этилового спирта определению подлежат: - объем водно-спиртового раствора; - концентрация спирта (крепость) в процентах (по объему); - объем содержащегося в нем безводного спирта. Учет спирта на складе, у материально ответственных лиц и в бухгалтерии ведется в литрах безводного спирта (л б/с) до сотых долей, тысячные доли литра менее 0,005 отбрасываются, а 0,005 и более принимаются за одну сотую литра. Содержание спирта в водно-спиртовых растворах в объемных процентах (крепость спирта) определяется металлическим или стеклянным спиртометром в соответствии с ГОСТом 3639-79. Количество безводного спирта находится при помощи таблиц для определения содержания этилового спирта в водно-спиртовых растворах при температуре 20 град. С, утвержденных Государственным комитетом СССР по стандартам. 5.1.1 Получение и хранение спирта Получение спирта от поставщика производится через УМТО на основании годовых заявок. Годовые заявки составляются на основе норм расхода спирта, утвержденных ректором или лицом им уполномоченным. Для хранения основного запаса спирта выделяется отдельное помещение (склад) безопасное в пожарном отношении. Спирт должен храниться в металлических резервуарах различной вместимости и формы с обязательным условием возможности измерения в них наличия спирта по объему. Склад должен при уходе лица, ответственного за хранение спирта, запираться и опечатываться. Ответственность за принятый спирт, сохранность его, отпуск в соответствии с данной инструкцией несет заведующий складом. Небольшое количество спирта, отпускаемое на лабораторные, научные и производственные нужды, можно хранить в металлических бутылях или бидонах тщательно закупоренных пробками, запломбированные и опечатанные. Ответственность за сохранность спирта, получаемого с основного склада для подразделений, несут материально ответственные лица этих подразделений. Списание предельно допускаемых потерь спирта при хранении, перемещении и разливе в мелкую тару производится по нормам только в том случае, если при инвентаризации выявлена недостача. Взыскание с виновных лиц стоимости недостающего или испорченного спирта (всех сортов и видов) производится по прейскурантной розничной цене питьевого спирта-ректификата. Складской, бухгалтерский учет по приходу и расходу спирта ведется в мерном (объемном) исчислении (литр) по наименованиям и крепости. 17 5.1.2 Отпуск спирта Отпуск спирта производится заведующим складом на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения. Ведомость составляется на основании норм расхода спирта на учебные, лабораторные, научные и производственные нужды. Отпуск спирта на кафедры, в лаборатории, подразделения в зависимости от условий его хранения и наличия тары, может производиться на 60 дней потребности. Нормы расхода спирта и разовые расчеты утверждаются ректором или лицом им уполномоченным. Кафедры, отделы, лаборатории учет поступления и расход спирта осуществляют в журнале прихода и расхода спирта. Журнал ведется материально ответственным лицом в разрезе наименований и крепости спирта. По данным этого журнала материально ответственное лицо составляет и представляет в бухгалтерию акт-отчет в 1-ом экземпляре. Акт-отчет утверждается ректором или лицом им уполномоченным. Без представления утвержденного акта в бухгалтерию об израсходовании ранее полученного спирта, отпуск спирта прекращается впредь до получения актаотчета. Если допущен сверхнормативный расход спирта, руководитель подразделения представляет объяснение с указанием причин перерасхода. 5.1.3 Учет и инвентаризация спирта Заведующий складом обязан в день совершения операции отражать в карточках складского учета операции по приходу и расходу спирта и выводить на конец дня его остаток. Карточки ведутся раздельно по наименованиям и крепости спирта. В соответствии с графиком документооборота заведующий складом обязан предоставить отчет в бухгалтерию. Отпущенный со склада спирт на кафедры, отделы бухгалтерия относит подотчет материально-ответственному лицу подразделения. Списание бухгалтерией спирта с материально-ответственного лица производится на основании составленных актов-отчетов ( с обязательным указанием норм расхода спирта и целей, на которые он был израсходован). Утвержденные нормы расходов спирта хранятся в бухгалтерии, УМТО и материально-ответственного лица подразделения. Порядок проведения инвентаризации спирта, оформление ее результатов производится в соответствии с инструкцией по приемке, хранению, отпуску, транспортированию и учету этилового спирта от 25.09.1985 г. 5.2 Особенности учета продуктов питания Продукты питания учитываются на складе по отпускной цене, включающей в себя торговую наценку. Размер торговой наценки устанавливается приказом Ректора в соответствии с действующими нормативными документами. Выдача продуктов питания в производство производится в соответствии с утвержденным меню и 18 оформляется накопительной ведомостью по приходу и расходу продуктов питания или заборной картой. Документы по расходованию продуктов питания передаются в бухгалтерию в сроки установленные графиком документооборота. 5.3 Драгметаллы Драгоценные металлы - золото, серебро, платина и металлы платиновой группы (палладий, иридий, родий, рутений и осмий). Драгоценные металлы могут находиться в любом состоянии, виде, в том числе в самородном и в аффинированном виде, а также в сырье, сплавах, полуфабрикатах, промышленных продуктах, химических соединениях, ювелирных и иных изделиях, монетах, ломе и отходах производства и потребления. Аффинаж драгоценных металлов - процесс очистки извлеченных драгоценных металлов от примесей и сопутствующих компонентов, доведение драгоценных металлов до качества, соответствующего государственным стандартам и техническим условиям, действующим на территории Российской Федерации, или международным стандартам на аффинированные драгоценные металлы. Использование драгоценных металлов - применение драгоценных металлов в производственных, научных целях. 5.3.1 Организация учета расходования драгоценных металлов Учет драгоценных металлов ведется во всех видах и состояниях, включая драгоценные металлы, входящие в состав покупных комплектующих деталей, изделий, приборов, инструментов, оборудования, материалов, полуфабрикатов содержащиеся в ломе и отходах драгоценных металлов. Учет драгоценных металлов при использовании и обращении осуществляется по массе и качеству, а также в стоимостном выражении. Лом и отходы драгоценных металлов, образующиеся в процессе использования драгоценных металлов, учитываются по массе и качеству, а также в стоимостном выражении. Драгоценные металлы, входящие в состав покупных комплектующих деталей, а также изделий, приборов, инструментов, оборудования, используемых в научной и других видах деятельности, учитываются по массе. Списание драгоценных металлов осуществляется только при документальном подтверждении их фактического расходования. При списании покупных комплектующих деталей, изделий, приборов, инструментов, оборудования учет драгоценных металлов, входящих в их состав, ведется в пересчете на массу химически чистых драгоценных металлов на основании сведений о содержании драгоценных металлов, имеющихся в технической документации (паспортах, формулярах, руководствах по эксплуатации). При отсутствии этих сведений (в отношении импортного, устаревшего отечественного оборудования) учет ведется по актам, составляемым на основе данных предприятий - разработчиков (изготовителей), или по решению комиссии на основе сведений о содержании драгоценных металлов в аналогичных изделиях. 19 Записи в карточках, книгах учета по драгоценным металлам, производятся на основе оформленных в установленном порядке актов приемки - передачи основных средств, актов о приемке материалов, инвентарных карточек учета основных средств, карточек учета материалов, требований, актов выбытия, товарных накладных и других форм первичной учетной документации. 5.3.2 Учет лома, отходов драгоценных металлов при их использовании Сбор всех видов лома и отходов драгоценных металлов осуществляют от всех источников их образования. Собранные лом и отходы драгоценных металлов подлежат обязательному учету в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 5.3.5 настоящей Инструкции. Собранные лом (пришедшие в негодность, утерявшие эксплуатационную ценность или подлежащие ликвидации изделия и (или) их составные части, которые изготовлены из драгоценных металлов или их сплавов или содержат их) и отходы (остатки материалов, содержащих драгоценные металлы или их сплавы, которые образовались в процессе потребления) драгоценных металлов могут обрабатываться (перерабатываться) самостоятельно или реализовываться организациям, осуществляющим деятельность по заготовке лома и отходов, первичной обработке и переработке для дальнейшего производства и аффинажа, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Первичная обработка лома драгоценных металлов предполагает подготовку собранного или заготовленного лома драгоценных металлов, включая демонтаж и разборку аппаратуры, производственного оборудования, вычислительной и прочей техники, с целью извлечения деталей и узлов, содержащих драгоценные металлы. Порядок переработки лома и отходов драгоценных металлов и оплаты за произведенные работы и услуги устанавливается на договорной основе с организациями, перерабатывающими драгоценные металлы. Организации, перерабатывающие лом и отходы драгоценных металлов определяют классификацию видов вторичного сырья и устанавливают нормативы извлечения драгоценных металлов при переработке по этим видам. 5.3.3 Хранение драгоценных металлов и драгоценных камней Хранение драгоценных металлов, лома и отходов, их содержащих, осуществляется таким образом, чтобы была обеспечена сохранность их во всех местах хранения, Соли, кислоты и другие химические соединения, содержащие драгоценные металлы, во избежание их порчи хранятся в соответствующей таре, предусмотренной ГОСТ или техническими условиями. Хранение драгоценных металлов, а также их лома и отходов осуществляется в помещениях, оборудованных средствами охранной и пожарной сигнализации. Вскрытие их по мере необходимости производится материально ответственным лицом. В отсутствие материально ответственного лица вскрытие производится с разрешения руководителя, с составлением акта. 20 Кладовые, где осуществляется хранение драгоценных металлов, их лома и отходов, а также несгораемые шкафы, металлические ящики и сейфы должны по окончании работы закрываться на замок, опечатываться. Не допускается хранение драгоценных металлов вместе с другими материалами. Драгоценные металлы, являющиеся составной частью громоздкого оборудования, инструмента, а также химические соединения, лом и отходы, содержащие драгоценные металлы, при невозможности хранения в несгораемых шкафах, сейфах или металлических ящиках, могут храниться в лабораториях, на складах материалов или химических реактивов с обеспечением условий их полной сохранности. Драгоценные металлы, выданные под отчет исполнителю работ по карте - обязательству, должны храниться в индивидуальной, опечатываемой таре. Исполнитель работ несет личную ответственность за выданные ему под отчет ценности, которые находятся на его рабочем месте в течение рабочего дня. Все помещения, в которых производится прием, хранение и отпуск драгоценных металлов, оснащаются весовыми и измерительными приборами. При этом должны соблюдаться общие правила по их установке, требования по безопасности и условия их эксплуатации, определяемые ГОСТом. Весы, разновесы и калибровочные гири ежегодно должны подвергаться поверке в соответствии с требованиями ГОСТа. Взвешивание драгоценных металлов, лома и отходов из них производится на весах, обеспечивающих необходимую точность взвешивания. Предел допускаемой погрешности применяемых весов не должен превышать значений, определяемых ГОСТом. 5.3.4 Инвентаризация драгоценных металлов Инвентаризация драгоценных металлов, а также лома и отходов, образующихся при использовании драгоценных металлов, проводится два раза в год (по состоянию на 1 января и на 1 июля) во всех местах их хранения и использования. Инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в покупных комплектующих деталях, изделиях, приборах, инструментах, оборудовании, находящихся в эксплуатации, а также размещенных в местах хранения (включая снятые с эксплуатации), проводится один раз в год (по состоянию на 1 января). Инвентаризация драгоценных металлов проводится при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях. Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы, изделия из них, а также драгоценные металлы, находящиеся в составе любых материальных ценностей Для проведения инвентаризации приказом Ректора создается комиссия. Этим же приказом устанавливаются порядок проведения, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности, а также представления на утверждение протокола заседания инвентаризационной комиссии. 21 В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. До начала инвентаризации бухгалтерия обязана закончить обработку всех документов по приходу и расходу драгоценных металлов, произвести в учетных документах записи, что все ценности учтены, и определить остатки на день инвентаризации. У лиц, материально ответственных за сохранность вверенных им ценностей, до начала инвентаризации берется подписка о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких неучтенных ценностей у них не имеется. На время проведения инвентаризации операции по приему и отпуску ценностей приостанавливаются. При длительном проведении инвентаризации, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера, ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись, а в расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии. Ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную опись и в акт инвентаризации не включаются. Описи прилагаются к акту инвентаризации. В случаях, когда инвентаризация не может быть закончена в один день, допускается начало ее ранее, а окончание позднее первого числа. Результаты в этих случаях подлежат корректировке по состоянию на первое число. Если инвентаризация не закончена в тот же день, помещения при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются печатями материально ответственного лица и председателя комиссии. Сведения о фактическом наличии драгоценных металлов по каждому отдельному наименованию материальных ценностей записываются в акты инвентаризации (описи), составляемые не менее чем в двух экземплярах, один из которых передается материально ответственному лицу. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и достоверность внесения в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии драгоценных металлов, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие драгоценных металлов, драгоценных камней при инвентаризации определяется путем обязательного взвешивания, подсчета, обмера, отбора и анализа проб. Ценности предъявляются комиссии материально ответственным лицом. Руководитель подразделения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в установленные сроки (взвешивания и перемещения ценностей, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой и т.д.). 22 Наличие драгоценных металлов и драгоценных камней, находящихся в составе оборудования, и невозможности в момент инвентаризации проверки в натуре устанавливается по учетным, техническим документам. Наличие драгоценных металлов в сплавах, химических соединениях, находящихся во время инвентаризации в опломбированной специальной таре, предохраняющей их от порчи, также устанавливается и вносится в инвентаризационную опись на основании учетной и технической документации, документов поставщика или данных входного контроля. Инвентаризационные описи (акты) могут быть выполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи (акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей указывают в описи (акте) по номенклатуре, а их количество и массу - в единицах измерения, принятых в учете. Масса драгоценных металлов указывается в лигатуре и в химически чистых металлах. На каждой странице описи (акта) указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях (актах) не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи (акты) подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи (акта) материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи (акте) ценностей на ответственное хранение. По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) фактического наличия драгоценных металлов по каждому материально ответственному лицу передаются в бухгалтерию для сличения фактических и учетных данных. При выявлении отклонений от учетных данных бухгалтерией составляется сличительная ведомость. Инвентаризационная комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей. По всем отклонениям инвентаризационной комиссией должны быть получены от соответствующих материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия определяет характер и причины выявленных отклонений от данных бухгалтерского (оперативного) учета и вносит свои заключения и предложения по их регулированию, которые фиксируются в протоколе, утверждаемом руководителем организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации. 23 При выявлении расхождений между фактическими и учетными данными устанавливаются причины их возникновения и виновные в этом лица, а сами расхождения регулируются в следующем порядке: - излишки подлежат оприходованию; - недостачи в пределах утвержденных норм потерь, образовавшиеся в связи с износом лабораторной посуды и алмазного инструмента списываются на потери производства; - недостачи при отсутствии утвержденных норм потерь рассматриваются как сверхнормативные потери, кроме потерь при проведении научно - исследовательских, опытно - конструкторских и ремонтных работ, для которых нормы в отдельных случаях могут не разрабатываться и не утверждаться. 5.3.5. Учет и отчетность по драгоценным металлам Учет драгоценных металлов должен обеспечить контроль за их движением и использованием. Учет драгоценных металлов должен обеспечивать: - своевременность и точность сведений об их количестве и местонахождении; - оставление отчета о движении драгоценных металлов; - достоверность данных в составляемых формах отчетности. Учет драгоценных металлов ведется во всех видах и состояниях, включая драгоценные металлы входящие в состав основных и оборотных средств, покупных комплектующих деталей, изделий, приборов, инструментов, оборудования, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, включая используемые в научной и других видах деятельности, а также содержащиеся в ломе и отходах драгоценных металлов. Данные о наименовании, массе и количестве драгоценных металлов содержащихся в соответствующих объектах учета, отражаются в первичной учетной документации на основании сведений о содержании драгоценных металлов, указанных в технической документации (паспортах, руководствах по эксплуатации, справочниках), либо при отсутствии этих сведений (импортное, устаревшее отечественное оборудование и т.п.) - по данным организаций, разработчиков, изготовителей или на основе аналогов, расчетов. При передаче или реализации изделий (оборудование, приборы, инструменты и т.п.), в том числе лома и отходов, содержащих драгоценные металлы, отправитель обязан в сопроводительных документах указать наименование, массу находящихся в этих изделиях драгоценных металлов, а также метод определения содержания в них драгоценных металлов. Учет драгоценных металлов при их использовании осуществляется по наименованию, массе (граммах) и качеству, а также в стоимостном выражении. Лом и отходы драгоценных металлов, образующиеся в процессе использования драгоценных металлов, учитываются: - лом и отходы драгоценных металлов - по наименованию драгоценных металлов, виду лома и отходов, массе лома и отходов в лигатуре и массе химически чистых драгоценных металлов, а также в стоимостном выражении. 24 Драгоценные металлы, входящие в состав покупных комплектующих деталей, а также изделий, приборов, инструментов, оборудования, используемых в научной и других видах деятельности, учитываются по массе. Драгоценные металлы в виде полуфабрикатов учитываются по наименованию, массе и качеству. Учет драгоценных металлов и содержащих их изделий в местах хранения (склады, и т.п.) осуществляется в учетных документах строгой отчетности типовых форм (карточки складского учета материальных ценностей, журналы), которые регистрируются в бухгалтерии и выдаются материально ответственным лицам под расписку. Книги, журналы и т.п., используемые для ведения учета драгоценных металлов, должны быть до начала записей пронумерованы постранично, прошнурованы, подписаны руководителем организации или лицом, им уполномоченным, скреплены печатью и учтены. Сроки хранения учетной и отчетной документации устанавливаются Ректором в соответствии с требованиями законодательства по срокам хранения бухгалтерской документации. Для каждого наименования вида драгоценных металлов, а также их назначения оформляется отдельная карточка или страница в книгах (журналах) с обозначением всех реквизитов, характеризующих учитываемые ценности, а именно: - по металлам - наименование (золото, серебро, платина, родий, палладий, иридий, рутений, осмий), вид (слитки, проволока, лента, фольга и т.п.), размер (ширина, толщина, диаметр, т.п.), проба или процентное содержание в растворе, сплаве и т.п., масса химически чистых металлов или лигатура, номер партии. Под массой в лигатуре следует понимать массу в натуральном выражении сплава, соли, кислоты или других химических соединений, содержащих драгоценные металлы; - по изделиям из драгоценных металлов или с их содержанием - наименование изделия, количество, тип, марка, номер изделия и размер, для драгоценных металлов - наименование, масса в лигатуре и проба. Записи в карточках, книгах учета строгой отчетности по драгоценным металлам и содержащим их изделиям производятся на основе оформленных в установленном порядке актов (накладных) приемки - передачи основных средств, актов о приемке материалов; инвентарных карточек учета основных средств, карточек учета материалов; требований; накладных; актов списания; товарных накладных и других форм первичной документации. Масса ценностей отражается в учете в точном соответствии с исходными данными первичной документации, химических анализов, показаниями весов и других измерительных приборов. Поступление драгоценных металлов оформляются актом, в котором указываются название организации - поставщика, номер и дата сопроводительного документа и все реквизиты ценностей, предусмотренные в учете. В акте указываются (цифрами и прописью) фактическое количество и масса поступивших драгоценных металлов (масса в лигатуре и масса химически чистого драгоценного металла), наличие расхождений с сопроводительными документами. В тех случаях, когда определение фактической массы поступивших драгоценных металлов, содержащихся в изделиях, приборах, инструменте, оборудовании и 25 т.п., не представляется возможным, их масса отражается в акте на основании паспортов и других сопроводительных документов. Отпуск драгоценных металлов со склада в места хранения отдельных подразделений производится по требованиям, оформленным в установленном порядке. Количество и масса ценностей в этих документах указываются цифрами и прописью. Отпуск ценностей осуществляется при предъявлении получателем требований с разрешительными подписями руководителя (или уполномоченного им лица) и бухгалтерии организации. Количество и масса ценностей в этих документах указываются цифрами и прописью. Передача драгоценных металлов в любом виде и состоянии, в том числе в ломе и отходах, между подразделениями осуществляется с оформлением актов приема передач, накладных, в которых количество и масса ценностей указываются цифрами и прописью. Списание драгоценных металлов осуществляется только при документальном подтверждении их фактического расходования. Драгоценные металлы, которые изменяют свою форму и масса их может быть определена взвешиванием, в расход не списываются, а продолжают учитываться по своим реквизитам. Драгоценные металлы, находящиеся на рабочих местах в составе инструментов, оборудования, лабораторной посуды и т.п., независимо от степени их износа, учитываются по первоначальной массе, указанной в паспортах, технических условиях или других первичных документах на эти изделия. Те из перечисленных предметов, масса драгоценных металлов в которых может быть определена взвешиванием (лабораторная посуда и т.п.), в период проведения инвентаризации, а также при смене материально ответственных лиц подвергаются обязательному взвешиванию с составлением актов на изменение массы и отражением результатов в учетных документах. Списание ценностей осуществляется актом на списание материальных запасов. В актах указывается масса драгоценных металлов, подлежащих оприходованию в виде лома и отходов. В случаях преждевременного списания ценностей в актах указываются его причины и виновные в этом лица. При списании покупных комплектующих изделий, приборов, инструментов, оборудования, лома и отходов учет драгоценных металлов, входящих в их состав, ведется в пересчете на массу химически чистых драгоценных металлов на основании сведений о содержании драгоценных металлов, имеющихся в технической документации (паспортах, формулярах, руководствах по эксплуатации). При отсутствии этих сведений (в отношении импортного, устаревшего отечественного оборудования) учет ведется по актам, составляемым на основе сведений о содержании драгоценных металлов в аналогичных изделиях или экспертной оценки. При списании приборов и изделий из этих приборов изымают детали, содержащие драгоценные металлы и их сплавы, самостоятельно или с привлечением организаций, осуществляющих проведение таких работ в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом составляется акт списания основных средств, в котором указывается отдельно масса в лигатуре изъятых деталей, а также масса в чистоте драгоценных 26 металлов согласно паспорту или учетным документам на данный прибор или изделие. На основании этих актов соответствующие приборы и изделия списываются с карточек учета и одновременно изъятые детали приходуются на карточки учета отходов по общей массе отходов и массе в чистоте содержащихся в них драгоценных металлов согласно паспортам. 5.3.6. Заключительные положения Лица, виновные в хищениях, недостачах драгоценных металлов, независимо от привлечения их к уголовной, административной или дисциплинарной ответственности, несут материальную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Должностные лица РУДН, не обеспечившие соблюдения или допустившие нарушения установленных правил получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней или изделий, их содержащих, полноты сбора лома и отходов, содержащих драгоценные металлы, а также непредставление в установленные сроки или недостоверность представленных сведений государственного статистического наблюдения, несут административную ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. 5.4 Строительные материалы Строительные материалы могут быть списаны только на основании актов установленной формы при проведении ремонтных и строительных работ. Ответственность за соответствие количества списываемых материалов объему произведенных работ несут должностные лица, составившие и подписавшие акты приемки выполненных работ, назначенные приказами по Университету. 6. Приложения 6.1 Формы первичных учетных документов и регистров 1. Типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности 2. Книга учета материальных ценностей 3. Карточка учета материальных ценностей 4. Акт приемки ф. 429 5. Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения 6. Требование-накладная ф.0315006 7. Акт о приеме-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) ф.ОС-1, ф.ОС-1б 8. Накладная на внутреннее перемещение основных средств ф. ОС-2 9. Дефектная ведомость 10. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, модернизированных объектов основных средств ф. ОС-3 11. Карта обязательство 12. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) 27 13. Инвентарные списки нефинансовых активов 14. Реестр сдачи документов ф. 0504053 15. Книга регистрации боя посуды 16. Акт о списании материальных запасов 17. Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) ф. ОС-4, ф. ОС-4б 18. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря 19. Журнал учета спирта 20. Акт - отчет 28
