Пример 1. Планирование материально

Утверждаю
Генеральный директор
ОАО «Хххххэнерго»
Хххххххххх Х.Х.
"
"
200__ г.
Рабочий регламент
ПТБ-04
Планирование материально-технического
снабжения на месяц
Согласовано:
Х.Х.Ххххххххххх
Заместитель Генерального директора
ОАО «Хххххэнерго» по общим вопросам
Х.Х.Ххххххххххх
Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго»
Подпись
Дата
Подпись
Дата
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
1. ОБЩИЕ
ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Назначение
1.1.1.Регламент ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц"
предназначен для осуществления планирования работ по снабжению Отделений
Филиалов ОАО «Хххххэнерго» материально-техническими ресурсами.
1.1.2.Регламент основан на принципах и правилах приводимых в следующих
регламентирующих документах:
a)
Приказ ОАО «Хххххэнерго» от 04.07.2003 года №443 «О централизации закупок»;
b)
Ежегодное распоряжение Генерального директора ОАО «Хххххэнерго» о выделении
филиалам квот на самостоятельную закупку материально-технических ресурсов.
1.2. Область применения
1.2.1.Регламент определяет следующую последовательность действий:
a)
Планирование потребностей в МТР по Отделению;
b)
Утверждение заявок на МТО
c)
Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу;
d)
Утверждение финансового плана закупок МТР;
e)
Разделение финансового плана по принципу централизации закупок, срочности;
f)
Подготовка служебной записки;
g)
Утверждение служебной записки.
1.2.2.Модель выполнения работ по планированию закупок на месяц приведена в
приложении 1.
1.2.3.Данный регламент должны знать и использовать в своей работе следующие
должностные лица ОАО "Хххххэнерго":
a)
Главный инженер ОАО «Хххххэнерго»;
b)
Заместитель Генерального ОАО «Хххххэнерго» по общим вопросам;
c)
Персонал ОМТС ОАО «Хххххэнерго»;
d)
Заместитель директора Филиала по общим вопросам;
e)
Персонал ОМТС Филиала;
f)
Персонал ПТС Филиала;
g)
Персонал секторов МТС Отделений Филиала;
h)
Персонал ПТО Отделений Филиала.
1.3. Термины и сокращения
1.3.1.В настоящем регламенте используются следующие сокращения:
a)
МТС – материально-техническое снабжение;
b)
ОМТС – отдел материально-технического снабжения;
c)
МТР - материально-технические ресурсы;
d)
ПТО – производственно-технический отдел;
e)
ПТС – производственно-техническая служба.
2. УСЛОВИЯ
И ОГРАНИЧЕНИЯ
2.1. Предварительные условия
2.1.1.Планирование работ по МТС Отделений Филиала на месяц начинается не позднее 10
числа каждого месяца;
2.1.2.Планирование работ производится на месяц, следующий за отчетным;
2.1.3.Планирование работ по МТС Отделений начинаются с момента получения начальником
сектора МТС следующих заявок по форме ПТБ-04-01 (приложение 2):
a)
цеховых на приобретение оборудования, материалов от начальника ПТО Отделения;
b)
на приобретение материалов для эксплуатации и ремонта зданий и сооружений от
начальника профильного сектора.
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 2 из 10
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
2.2. Требования к конечному результату
2.2.1.Конечным результатом работ является переданная в казначейство ОАО «Хххххэнерго»
служебная записка на оплату централизованно приобретаемых материалов,
оборудования;
2.3. Ограничения
2.3.1.Настоящий документ не распространяется на материально-техническое снабжение
работ выполняемых в срочном порядке (аварийные, текущий ремонт).
3. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ РАБОТ
3.1. Планирование потребностей в МТР по Отделению
3.1.1.Составление заявки на приобретение МТР организует начальник сектора МТС
Отделения после получения заявок перечисленных в п.2.1.3.
3.1.2.Для составления заявки начальник сектора МТС выполняет следующие действия:
a)
Поручает сотруднику своего сектора составление заявок на приобретение материально
технических ресурсов (кроме оборудования, строительных материалов) по форме ПТБ04-01 (приложение 2);
b)
Поручает сотруднику своего сектора объединение всех заявок в заявку на
приобретение МТР по Отделению и структурирование их;
c)
Проверяет соответствие данных заявки данным цехов, отделов;
d)
Визирует заявку.
3.1.3.Результатом проведения данных работ является заполненная по форме ПТБ-04-02
(Приложение 3) заявка на приобретение МТР, завизированная начальником сектора
МТС Отделения.
3.1.4.Составленную заявку на приобретение МТР начальник сектора МТС Отделения
передает в срок до 15 числа каждого месяца Главному инженеру Отделения.
3.1.5.Если в ходе проверки заявки, начальник сектора МТС Отделения выявляет отсутствие
каких либо данных, то он организует внесение в документ соответствующих
изменений.
3.2. Утверждение заявок на МТО
3.2.1.Утверждение заявки на приобретение МТО производит Главный инженер Отделения
после получения ее от начальника сектора МТС.
3.2.2.В ходе утверждения заявки Главный инженер производит следующие действия:
a)
Проверяет данные заявки на предмет полноты предоставленной информации и ее
актуальности;
b)
Визирует заявку.
3.2.3.Результатом данной работы является завизированная Главным инженером Отделения
заявка на приобретение МТР по Отделению.
3.2.4.Главный инженер Отделения передает заявку на приобретение МТР в срок до 20 числа
текущего месяца начальнику ОМТС Филиала через начальника сектора МТС
Отделения.
3.2.5.Если в процессе проверки заявки Главный инженер Отделения выявляет данные не
являющиеся актуальными на настоящий момент, либо отсутствие каких либо
необходимых данных, то он инициирует процесс внесения в документ
соответствующих поправок.
3.3. Составление проекта финансового плана закупок МТР по Филиалу
3.3.1.Планирование закупок МТР по Филиалу организует начальник ОМТС Филиала после
получения от начальников секторов МТС Отделений заявок на приобретение МТР.
3.3.2.Для составления проекта финансового плана начальник ОМТС Филиала выполняет
следующие действия:
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 3 из 10
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
a)
Поручает сотруднику своего отдела объединение заявок Отделений в финансовый
план по форме ПТБ-04-03 (приложение 4);
b)
Проверяет соответствие данных плана данным Отделений;
c)
Визирует финансовый план;
d)
Согласует перечень с начальником ПТС Филиала, в ходе которого последний
проверяет актуальность и целесообразность данных, и соответствие их «Графику
ремонта оборудования по Филиалу» и «Титульному списку» ремонтов оборудования,
производственных зданий и технологических сооружений;
e)
Согласует перечень с Главным инженером Филиала, в ходе которого последний
проверяет актуальность и целесообразность данных.
3.3.3.Результатом проведения данных работ является заполненный по форме ПТБ-04-03
(Приложение 4) финансовый план закупок МТР по Филиалу, завизированный
начальником ОМТС, Главным инженером и начальником ПТС Филиала.
3.3.4.Составленный финансовый план приобретения МТР начальник ОМТС Филиала
передает в срок до 25 числа каждого месяца Заместителю Директора Филиала по
общим вопросам.
3.3.5.Если в ходе проверки перечня, начальник ОМТС Филиала выявляет отсутствие каких
либо данных, то начальник ОМТС организует внесение в документ соответствующих
изменений.
3.4. Утверждение финансового плана закупок МТР
3.4.1.Утверждение финансового плана закупок производит Заместитель Директора Филиала
по общим вопросам после получения его от начальника ОМТС Филиала.
3.4.2.В ходе утверждения документа Заместитель Директора Филиала выполняет следующие
действия:
a)
Проверяет правильность его оформления;
b)
Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на реализацию данного вида
работ;
c)
Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие заявленных данных
фактическим потребностям;
d)
Визирует план.
3.4.3.Результатом проведения данных работ является финансовый план закупок МТР по
Филиалу завизированный Заместителем директора Филиала по общим вопросам.
3.4.4.По окончании процедуры утверждения Заместитель Директора передает финансовый
план закупок начальнику ОМТС ОАО «Хххххэнерго» через начальника ОМТС Филиала.
3.4.5.Если в процессе утверждения финансового плана Заместитель Директора Филиала
выявляет недоработки, ошибки, неточности, то он организует процесс внесения в
документ соответствующих поправок и принимает меры для исключения подобных
случаев в дальнейшем.
3.5. Разделение финансового плана по принципу централизации закупок
3.5.1.Разделение финансового плана производит начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» после
получения его от начальника ОМТС Филиала.
3.5.2.В ходе разделения перечня начальник ОМТС производит следующие действия:
a)
Оценивает каждый пункт перечня на предмет целесообразности приобретения,
указанных в нем МТР централизовано;
b)
Принимает решение о номенклатуре МТР, которая будет приобретаться
централизовано и отмечает ее в заявке;
c)
Подсчитывает итоговую сумму средств, необходимых для приобретения МТР
централизовано и фиксирует ее в финансовом плане в соответствующей графе;
d)
Сравнивает полученную сумму с разрешенной распоряжением Генерального директора
ОАО «Хххххэнерго»;
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 4 из 10
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
e)
При превышении разрешенной суммы производит корректировку перечня по
согласованию с начальником ПТС Филиала и/или с Главным инженером Филиала;
f)
Информирует начальника ОМТС Филиала о внесении корректировки в финансовый
план;
g)
Визирует план.
3.5.3.Результатом данной работы является финансовый план с отметками и визой
начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго».
3.5.4.Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает:
a)
Информацию о выделении Филиалу средств на децентрализованные закупки с
указанием их величины и назначения начальнику ОМТС Филиала;
b)
Финансовый план начальнику отдела бюджетирования для составления бюджета на
месяц;
c)
Копию финансового плана экономисту ОМТС ОАО «Хххххэнерго» для составления
служебной записки на оплату.
3.5.5.Если в ходе сравнения суммы необходимой для приобретения МТР с разрешенной,
первая оказывается меньше второй, то согласование и корректировка перечня не
производится.
3.6. Подготовка служебной записки
3.6.1.Подготовку служебной записки производит экономист ОМТС ОАО «Хххххэнерго» после
получения копии финансового плана разделенного по принципу централизации
закупок.
3.6.2.В ходе подготовки служебной записки экономист ОМТС ОАО «Хххххэнерго» выполняет
следующие действия:
a)
Разрабатывает на основе финансового плана проект служебной записки на имя
Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго» от имени Главного инженера ОАО
«Хххххэнерго»;
b)
Передает служебную записку вместе с копией финансового плана начальнику ОМТС
для визирования и утверждения у Главного Инженера ОАО «Хххххэнерго».
3.6.3.Результатом проведения данных работ является подготовленный проект служебной
записки.
3.6.4.Начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго» передает подготовленный проект служебной
записки и копию финансового плана Главному Инженеру ОАО «Хххххэнерго.
3.7. Утверждение служебной записки
3.7.1.Утверждение служебной записки производит Главный инженер ОАО «Хххххэнерго»
после получения проекта служебной записки от Начальника ОМТС ОАО «Хххххэнерго».
3.7.2.В процессе утверждения служебной записки Главный Инженер выполняет следующие
действия:
a)
Проверяет правильность оформления служебной записки;
b)
Проверяет достаточность средств заложенных в бюджете на реализацию данного вида
работ;
c)
Контролирует (выборочно и при необходимости) соответствие заявленных данных
фактическим потребностям;
d)
Визирует служебную записку.
3.7.3.Результатом выполнения данных работ является завизированная служебная записка.
3.7.4.Главный Инженер передает служебную записку в Отдел Казначейства ОАО
«Хххххэнерго» для оплаты через начальника ОМТС.
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 5 из 10
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
4. КОНТРОЛЬ
И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Контроль выполнения процедур
4.1.1.Процедуры, требования к которым приведены в данном регламенте, являются
обязательными для всех лиц перечисленных в п.1.2.3.
4.1.2.Контроль соблюдения регламента осуществляет начальник ОМТС ОАО «Хххххэнерго».
При обнаружении нарушений в соблюдении требований регламента Начальник отдела
проводит детальный анализ ситуации, в результате которого может принять
следующие решения:
a)
В случае, если нарушение связано с недостаточным знанием или пониманием
сотрудником требований к нему, проводит с ним разъяснительную беседу, а при
необходимости обучение.
b)
В случае, если нарушение связано с недобросовестным выполнением своих
обязанностей, Начальник отдела составляет служебную записку на имя Заместителя
Генерального директора по общим вопросам с указанием факта нарушения и
предложением о мере воздействия.
c)
В случае, когда нарушение является систематическим и является следствием
изменения условий выполнения работ – готовит предложения об изменении
настоящего регламента, которые оформляет в виде служебной записки на имя
Заместителя Генерального директора по общим вопросам.
4.2. Ответственность должностных лиц за соблюдение данного регламента
4.2.1.Все сотрудники и руководители, участвующие в выполнении работ несут
дисциплинарную ответственность за соблюдение требований приведенных в данном
регламенте.
4.2.2.Наложение дисциплинарных взысканий за некачественное, несвоевременное или
недобросовестное выполнение своих обязанностей проводится на основании приказа
Генерального Директора ОАО «Хххххэнерго».
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 6 из 10
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
Приложение 1
C1 Год овой п еречен ь МТР с
C2
C3
Бюджет на год
I1
Цех овые заявки на
при обретение
МТР на месяц
Планирова ние
пот ребностей в
МТР по
Отде лению
C4
Приказ п о ОАО №443
от 0 4.07.03г. о
центр ализац ии
заку пок
отметками
Бюджет на месяц
Заявка на МТО
по Отделению
A1
Утве рждение
за явок
Заявка +
ви за
A2
Сост авление
проекта финплана
за купок МТР
Проект
фин план а
заку пок
A3
Утве рждение
финплана
Проект финплана
заку пок+ виза
A4
Разделе ние
финплана по
принципу
централизации
за купок
Извещение о
выдел ении
ср едств
A5
Коп ия
фин план а
заку пок
Подготовка
служебной
за писки
Финп лан
заку пок дл я
со ставлени я
бюджета на
месяц
Слу жебн ая
записка(пр оект)
+визы тех.служб
O3
O1
A6
Нач альник
сектора МТС
Отд еления
Главн ый
инженер
Отд еления
M1
NODE:
M2
TITLE:
Нач альник ОМТС
Фили ала
M3
Главн ый
Инженер
Фили ала
M4
Утве рждение
служебной
за писки
Нач альник
ОМТС ОАО
"Липецкэнер го"
M5
Планирование МТС на месяц
A0
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 7 из 10
Слу жебн ая запи ска
A7
Нач альник
ОМТС ОАО
"Липецкэнер го"
M6
Главн ый Инжен ер
ОАО "Лип ецкэнерго"
M7
NUMBER:
O2
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
Форма ПТБ-04-01
Приложение 2
_________________________________________________
наименование Цеха, Отделения
Заявка на приобретение МТР в ___________ 200_ г.
Наименование материала, детали,
узла
ГОСТ
Вид
деятельности
(ремонт,
ТПиР)
Ед.изм.
Кол-во
Цена за
ед., руб
Возможность замены аналогами,
наименование/ГОСТ
____________________________________________________________________________________
наименование оборудования, объекта
____________________________________________________________________________________
наименование оборудования, объекта
Заявку составил:________________________ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
дата
Полноту данных заявки подтвердил:
_____Начальник цеха_____ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
дата
Среднюю стоимость единицы материала проставил:
________________________ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
дата
Актуальность данных заявки подтвердил:
_____Начальник ПТО_____ _____________________ ___________________ ________________
должность
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
фамилия, инициалы
подпись
дата
стр. 8 из 10
В состав «Заявки на приобретение МТР
в ___________ 200_ г.» по Отделению
внес:
___________________________________________
должность
___________________________________________
фамилия, инициалы
______________________/____________________
подпись
дата
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
Форма ПТБ-04-02
Приложение 3
_________________________________________________
наименование Отделения
УТВЕРЖДАЮ
Главный инженер
___________________
наименование Отделения
_____________ ______
ФИО
Заявка на приобретение МТР в ___________ 200_ г.
Наименование материала, детали,
узла
ГОСТ
Вид
деятельности
(ремонт,
ТПиР)
Ед.изм.
Кол-во
Цена за
ед., руб
Объединение данных заявок цехов и их структурирование по материалам произвел:
_____________________ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
дата
Соответствие данных заявки данным цехов проверил:
___Начальник СМТС__ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
Подпись
Возможность замены аналогами,
наименование/ГОСТ
В состав «Заявки на приобретение МТР
в ___________ 200_ г.» по Филиалу
внес:
___________________________________________
должность
дата
___________________________________________
фамилия, инициалы
______________________/____________________
подпись
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
стр. 9 из 10
дата
ПТБ-04 «Планирование материально-технического снабжения на месяц»
РЕГЛАМЕНТ
Нормативный документ
Форма ПТБ-04-03
Приложение 4
_________________________________________________
наименование Филиала
СОГЛАСОВАНО
Главный инженер
______________________________
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель директора
______________________________
наименование Филиала
наименование Филиала
ФИО
______________________________
ФИО
Финансовый план закупок МТР в ___________ 200_ г.
Наименование материала,
детали, узла
ГОСТ
Вид
деятельнос
ти (ремонт,
ТПиР)
Ед.изм.
Кол-во
Цена за
ед., руб
Стоимость,
тыс. руб
Возможность замены
аналогами,
наименование/ГОСТ
Централиз.
закупки
______________________________
ИТОГО по Филиалу:
в том числе по централизованным закупкам
Объединение данных заявок закупок Отделений и их структурирование по материалам произвел:
_____________________ _____________________ ___________________ ________________
должность
фамилия, инициалы
подпись
фамилия, инициалы
подпись
дата
Актуальность, целесообразность и соответствие «Графику ремонта оборудования» и «Титульному списку» поверил:
____Начальник ПТС___ _____________________ ___________________ ________________
должность
ЕвроменеджменТ - ОАО "Хххххэнерго"
фамилия, инициалы
подпись
централизации
дата
Соответствие данных финансового плана закупок заявкам отделений проверил:
___Начальник ОМТС__ _____________________ ___________________ ________________
должность
По
принципу
закупок разделил:
дата
стр. 10 из 10
___________________________________________
должность
___________________________________________
фамилия, инициалы
______________________/____________________
подпись
дата