функции управленияx

ТЕМА: ПРИРОДА И СОСТАВ ФУНКЦИЙ МЕНЕДЖМЕНТА
1. Понятие функции менеджмента
2. Основные функции менеджмента
3. Конкретные (специальные) функции менеджмента
1. Понятие функции управления
Сущность и содержание процесса управления определяются его функциями, поэтому в теории управления вопрос о его функциях всегда был одним из главных. Он связан с общественным характером труда и сложностью
производства, необходимостью дифференциации целенаправленных воздействий, разделением и специализацией труда в сфере управления.
Слово «функция» (от лат. functio – исполнение, осуществление) означает обязанность, круг деятельности, назначение, роль. Функции управления –
относительно обособленные направления управленческой деятельности, которые позволяют осуществить определенное воздействие на управляемый
объект в целях достижения поставленной задачи. Функции управления тесно
связаны с другими категориями науки управления: структурой, методами,
техникой, кадрами управления, информацией и управленческими решениями.
Изучение содержания функций управления и их четкая классификация
необходимы для разработки рациональных основ построения аппарата
управления, установления объема работ по каждой функции, определения
численности по ней, в конечном счете – проектирования самой структуры,
установления оптимального уровня централизации и децентрализации, обязанностей, прав и ответственности структурных звеньев (отделов, групп) и
отдельных работников.
Каждая функция управления как самостоятельный целенаправленный
вид деятельности подразделяется на отдельные части: операции, элементы.
Например, в осуществлении функции планирования сельскохозяйственного
производства, кроме экономистов, принимают участие агрономы, зооинженеры, другие руководители и специалисты. Каждый из них выполняет определенную операцию. Знание объема этих операций дает возможность определить численность необходимых работников для выполнения каждой функции, построить аппарат управления более рационально и целенаправленно.
Аппарат управления представляет собой систему различных служб,
секторов и отдельных работников, которые обеспечивают выполнение всей
совокупности функций управления, необходимой для правильного функционирования предприятия.
Как и процесс управления, его функции отличаются богатством содержания и многообразными формами проявления, что получает отражение в их
классификации. Методологической основой любой такой классификации является определенная концепция управления производством.
Необходимость выполнения той или иной функции управления определяется характером производства. Требования производства с учетом возможностей использования достижений научно-технического прогресса определяют состав функций управления. Не орган управления, а производство
рождает ту или иную функцию. В свою очередь, функция определяет необходимость в соответствующем органе управления.
В литературе встречаются различные виды классификаций функций
управления в зависимости от признаков, положенных в их основу. Например,
по содержанию управленческого труда различают управление подготовкой
производства, управление кадрами (персоналом), управление снабженческосбытовой деятельностью и т.д.; по объектам – управление бригадой, отделением, предприятием; по видам деятельности – управление экономическое,
организационное, социальное; по однородности работ – управление общее
(линейное), специальное и обслуживающее.
Различают также основные и конкретные (специальные) функции
управления.
2 Основные функции управления
К функциям общего руководства относится: планирование, организация,
мотивация, контроль и координация. Рассмотрим их боле подробно.
Содержание и задачи планирования как функции управления состоят
в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития
производства с учетом материальных источников его обеспечения и спроса
рынка. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития
фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период;
определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.
Таким образом, назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внешние и
внутренние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятия. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и предприятием в целом. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимосвязку
структурных подразделений по всей технологической цепочке: научные исследования и разработки, производство и сбыт. Эта деятельность опирается
на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку
имеющихся ресурсов и перспектив предприятия, конъюнктуры на рынке. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта.
Потребность в планировании вытекает из огромных размеров
В зависимости от содержания, целей и задач можно выделить следующие формы планирования:
- стратегическое, или перспективное;
- текущее.
Перспективное планирование призвано определить общие стратегические цели и направления развития фирмы, необходимые для этого ресурсы и
этапы решения поставленных задач. Текущее планирование ориентировано
на фактическое достижение намеченных целей, исходя из конкретных условий и состояния рынка на каждом этапе развития. Поэтому текущие планы
дополняют, развивают и корректируют перспективные направления развития
с учетом конкретной обстановки.
Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью руководства на всех уровнях управления; квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях; наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техникой.
Планирование предполагает: обоснованный выбор целей; определение
политики; разработку мер и мероприятий (образа действий); методы достижения целей; обеспечение основы для принятия последующих долгосрочных
решений.
Оно заканчивается перед началом действий по реализации плана. Планирование – это начальный этап управления, представляющий собой не единовременный акт, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого
комплекса операций.
Организация как функция призвана обеспечить реализацию намеченной в плане цели путем установления пропорций между элементами трудовой деятельности и порядка их взаимодействия. Организация предполагает
формирование управляемой и управляющей систем; определение места и роли каждого работника в системе, распределение их по подразделениям и звеньям; организацию четкого взаимодействия между ними; разработку документов, регламентирующих деятельность аппарата управления, отдельных
служб и работников, с тем чтобы обеспечить заданное течение производственного процесса и выполнение всех функций в соответствии с программой.
Организация – это обоснование и выбор элементов управляющей и
управляемой подсистем, а также установление пространственно-временных и
причинно-следственных связей между ними. Например, в сфере производства в ее функции входят обоснование и выбор оборудования, организация
рабочих мест, выбор технологии и т. д.; в сфере управления – это подбор,
расстановка, продвижение кадров, профессиональное обучение, управление
деятельностью работников, создание структур управления.
В современных условиях производственные системы превращаются в
многофакторные социально-экономические, в которых осуществляются производственная, маркетинговая, воспитательная, информационная и другие
виды деятельности коллектива. Поскольку организаторская деятельность
синтезирует все виды деятельности в системах, такие системы часто называют организационными. Предмет организационной деятельности – социальноэкономические системы, целенаправленные процессы их систематизации,
упорядочения, формирования или реформирования, учитывающие экономические, производственные, экологические, эстетические связи и отношения.
Организаторская деятельность наиболее трудоемка и имеет значительную
долю в труде руководителей (до 60–80 %), поэтому их нередко называют организаторами коллектива. Важнейшая задача руководителя как организатора
– установление и развитие системы тонких и точных динамических связей
между всеми членами коллектива, формирование коллектива как целостной
динамической и устойчивой системы. Для этого требуется высокий уровень
профессиональной и общей культуры.
Организаторская деятельность включает в себя:
- совершенствование организационных связей, структурных образований и отношений;
- формирование системы духовных ценностей, представлений, атмосферы взаимного уважения;
- поиск компромиссов, которые призваны обеспечить успешное ведение
дел, эффективное общественное производство.
Мотивация представляет собой комплекс условий или мотивов, оказывающих воздействие на поведение человека, направляющих его деятельность в
нужную для организации сторону, регулирующих интенсивность труда, трудозатраты, побуждающих проявлять добросовестность, настойчивость, старательность в достижении целей.
Мотивы деятельности могут быть внутренними и внешними; последние
обусловлены стремлением человека обладать какими-либо не принадлежащими
ему объектами. Внутренние мотивы связаны с получением удовлетворения от
имеющегося объекта который работник желает сохранить, или неудобствами,
которые приносит обладание им, а следовательно, стремлением от него избавиться. Например, интересная работа приносит человеку наслаждение, он
зачастую готов трудиться почти даром; в противном случае работник готов на
все, лишь бы от работы избавиться.
Мотивы, формирующиеся под воздействием множества внешних и
внутренних, субъективных и объективных факторов, начинают действовать
под влиянием стимулов. Стимулы могут быть материальными, в виде действий других людей, представляющихся возможностей, надежд и пр.
По содержанию стимулы могут быть экономическими и неэкономическими. Концепция стимулирования основывается на том, что любые действия подчиненного должны иметь положительные, отрицательные или
нейтральные последствия в зависимости от того, как он выполняет порученную работу. Стремясь избежать отрицательных последствий, наступающих
при отклонении от заданных параметров, устраивающих организацию, или
заслужить поощрение, работник ведет себя стабильно или меняет поведение
в требуемую сторону.
Соотношение различных мотивов, обусловливающих поведение людей,
образует мотивационную структуру, являющуюся достаточно стабильной,
хотя и поддающуюся целенаправленному формированию, например в процессе воспитания. У каждого человека мотивационная структура индивидуальна и обусловливается множеством факторов: уровнем благосостояния, социальным статусом, квалификацией, должностью, ценностными ориентациями и т. д.
Для успешного руководства людьми каждый менеджер должен хотя бы
в общих чертах представлять, чего хотят или не хотят его подчиненные, каковы внешние и внутренние мотивы их поведения, в каком соотношении они
находятся, как можно воздействовать на них и каких результатов при это
следует ожидать. Исходя из этого, он либо формирует определенную мотивационную структуру поведения подчиненных, развивает у них желательные
мотивы и ослабляет нежелательные, либо осуществляет прямое стимулирование их действий.
В то же время необходимо отметить, что между мотивацией и конечным результатом деятельности человека нет однозначной связи, ибо этому
препятствует много случайных или субъективных факторов, таких, как способности работника, его настроение в данный момент, понимание ситуации,
влияние третьих лиц.
В зависимости от того, что именно необходимо стимулировать –саму
деятельность или ее результат, – мотивация выступает в двух формах: текущего поощрения (наказания) или вознаграждения (наказания) по итогам.
Текущие поощрение или наказание предназначены для стабилизации
или корректировки в необходимую сторону продолжающейся работы и относятся к тому поведению, которое уже проявилось.
Величина вознаграждения должна быть минимальной, чтобы постоянно поддерживать заинтересованность в продолжении нужной деятельности и
при этом не истощать ресурсы организации. Нужно иметь в виду: важна не
столько величина, сколько форма, способ, режим вознаграждения. Так, оно
может быть регулярным, эпизодическим (неожиданным), вариабельным
(комбинация того и другого). Иногда целесообразным бывает поощрение
«авансом», обязывающее человека работать лучше. Однако всегда вознаграждение должно быть своевременным и конкретным, чтобы человек знал, с
чем оно связано и как ему быть дальше.
Итоговое вознаграждение (или наказание) связывается с достигнутым
результатом, поэтому оно должно отражать истинный вклад в него, быть
справедливым, создавать у человека стремление в будущем еще лучше работать.
Основные задачи мотивации:
- формирование у каждого сотрудника понимания сущности и значения
мотивации деятельности;
- обучение персонала и руководящего состава психологическим основам
внутрифирменного общения;
- формирование у руководителей демократических подходов к управлению персоналом с использованием современных методов мотивации.
Контроль – одна из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль и планирование, тесно связанные между собой, были непрерывными. Сущность контроля заключается в трех основных
элементах:
установление контролируемых стандартов деятельности;
измерение и анализ результатов деятельности, информация о которых
получена с помощью контроля;
корректировка технологических, хозяйственных и иных процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.
Без надежной системы контроля ни одна организация не может успешно
функционировать. Его задачи следующие.
Во-первых, контроль позволяет обнаружить во внешней или внутренней
среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее
функционирование и развитие, и своевременно на них отреагировать.
Во-вторых, контроль помогает вскрыть неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки и оперативно принять меры к их
устранению.
В-третьих, результаты контроля служат основой для оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности
системы управления ею.
Итак, контроль позволяет избежать неудовлетворительных результатов
деятельности и создает необходимые предпосылки для стимулирования персонала.
Цели контроля будут достигнуты только в том случае, если он осуществляется в соответствии с определенными принципами. Прежде всего контроль
должен быть всеохватывающим, то есть удерживающим в поле зрения основные
сферы деятельности организации – внешнюю ситуацию и внутренние процессы. Это не значит, что он должен быть тотальным, мелочным, фиксировать
любые события. Нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий
получать достаточно полную и объективную картину ситуации. Такой контроль
не может осуществлять одно лицо или небольшая группа лиц. К его осуществлению нужно привлекать весь персонал организации или его значительную
часть, ибо лучший вид контроля – это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому нужно максимально расширить
полномочия людей в процессе выполнения определенных обязанностей и
проверять лишь результаты.
В то же время главная цель контроля – не исправление, а предотвращение ошибок, что значительно дешевле. Поэтому контроль представляет собой
неотъемлемый элемент планирования на всех его стадиях.
Эффективный контроль должен увязываться не только с планированием, но и с изменениями в структуре организации и системе управления, поэтому важным его принципом является гибкость, иначе он будет запаздывать и окажется бесполезным.
Контроль должен быть экономичным, чтобы выгоды, приносимые им,
превышали затраты на его проведение. Поэтому необходимо сократить до
минимума все связанные с контролем издержки на технические средства,
сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля
свидетельствует о том, что не удается повысить степень владения руководством организации реальной ситуацией.
Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты и людей с учетом их личных качеств, должностного положения, связей в коллективе. Ориентация на человеческий фактор предполагает
не только объективность контроля, но и его доброжелательность, исключение какой бы то ни было слежки за членами организации, что существенно
ухудшает морально-психологический климат. Все это возможно в условиях
максимальной открытости, гласности. Чрезмерного контроля следует избегать. Однако продолжительное отсутствие его – также неблагоприятный фактор, свидетельствующий о безразличном отношении руководства к людям и
делам организации, что неминуемо вызывает соответствующую обратную
реакцию.
Руководитель, для которого контроль наряду с планированием является
главной служебной обязанностью, должен проявлять при его проведении заботу о деле и людях, поощрять за любые позитивные результату. Это стимулирует рост производительности труда сотрудников, их стремление к самосовершенствованию. Возложение на то или иное должностное лицо функций
контроля требует учета не только его формального положения в служебной
иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к нему коллег и
подчиненных.
Основными объектами контроля в организации являются важнейшие
характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, ее
финансового состояния; промежуточные и конечные результаты выполнения
плановых заданий; показатели расходования ресурсов, экономической эффективности.
Заключительный момент в организационном процессе – это координация. Целью координации является объединение всех организационных усилий менеджера для достижения поставленных целей.
Координация основывается на трех составляющих: групповом усилии,
единстве действий, общей цели. Она помогает объединить устремления отдельных работников в групповое усилие. Управленческая координация
должна обеспечить эффективность группового усилия путем объединения
действий различных групп или отделов внутри предприятия, поддержания
связи между общей целью и индивидуальными или групповыми видами деятельности.
Помимо общих функции в управлении сельскохозяйственным производством используются специальные функции основными из которых являются: обще линейное руководство, оперативное управление, техническое руководство, технологическое управление, маркетинговая деятельность и т.д.
3. Конкретные (специальные) функции управления.
Комплекс специальных (конкретных) функций управления предприятием состоит из общего (линейного) руководства предприятием, его цехами,
производственными участками, а также функционального руководства. По
характеру работ функции управления можно разделить на административные, технические, производственные, экономические и хозяйственные.
К административным относятся функции общего руководства. Их выполняют, как правило, линейные руководители (директор, управляющий,
бригадир). К этой группе может быть отнесена и кадровая служба.
К техническим (технологическим) функциям относятся технологическая и техническая подготовка производства, контроль качества продукции,
охрана труда и техники безопасности и т.п., к производственным – оперативное управление, экономическим – технико-экономического планирования,
организации труда и заработной платы, бухгалтерского учета, управления
финансами и др. Наконец, к хозяйственным относятся функции материальнотехнического снабжения, общее делопроизводство и хозяйственное обслуживание.
Рекомендуется типовой состав конкретных функций:
– перспективное и текущее экономическое и социальное планирование;
– организация работ по стандартизации;
– учет и отчетность;
– экономический анализ;
– техническая подготовка производства;
– организация производства;
– управление технологическими процессами;
– оперативное управление производством;
– метрологическое обеспечение;
– технологический контроль и испытания;
– сбыт продукции;
– организация работы с кадрами;
– организация труда и заработной платы;
– материально-техническое снабжение;
– капитальное строительство;
– финансовая деятельность.
Каждая из перечисленных функций расчленяется на составные части
(подфункции, работы, операции), характеризующиеся разной степенью
сложности. Например, функция технологической подготовки и обслуживания производства состоит из подфункций организации семеноводства, агрохимического обслуживания, защиты растений и т.д. В свою очередь, каждая
подфункция делится на отдельные работы (предпосевная обработка семян,
внесение гербицидов на посевы, апробация посевов различных культур и
т.д.). Подфункции и работы затем делятся на выполнение отдельных операций (установление норм внесения удобрений, пестицидов, отбор образцов и
т.д.).
Высокий уровень управления производством достигается тогда, когда
функции четко распределены между конкретными исполнителями и выполняются качественно, при тесном взаимодействии руководителей, специалистов и технических исполнителей.
В настоящее время с развитием научно-технического прогресса, индустриализацией сельского хозяйства, ростом масштабов производства и
управления объем работ по каждой функции возрастает, происходит неизбежный процесс сокращения количества функций управления, выполняемых
одним работником или даже группой работников, при одновременном
усложнении их содержания. Например, в зависимости от отраслей производства технологическая функция дифференцируется на управление технологией в зерновом хозяйстве, овощеводстве, кормопроизводстве, молочном животноводстве, птицеводстве, химизации сельского хозяйства, защите растений и т.д.
Процесс дифференциации управленческих работ на предприятиях АПК
отчетливо проявляется в деятельности инженерной службы. В крупных хозяйствах, где широко внедряется механизация и автоматизация производственных процессов, нужны специалисты не только по эксплуатации машинно-тракторного парка и его ремонту, но и по механизации ферм, холодильным установкам, контрольно-измерительным приборам и автоматике, электрохозяйству и теплоэнергетике и др. Для этого создаются самостоятельные
структурные подразделения в хозяйствах. Становление и развитие коммунально-бытового хозяйства тоже требует создания соответствующей службы
управления.