Об утверждении Порядка рассмотрения запросов на

УКРАЇНА
УКРАИНА
ХАРКІВСЬКА
МІСЬКА РАДА
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ХАРЬКОВСКИЙ
ГОРОДСКОЙ СОВЕТ
ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РЕШЕНИЕ
От 10.06.2015 № 337
Об
утверждении
Порядка
рассмотрения
запросов
на
публичную информацию в
Харьковском городском совете
и его исполнительных органах
С целью обеспечения реализации права каждого на доступ к публичной
информации, соблюдения требований действующего законодательства в сфере
доступа к публичной информации, на основании Законов Украины «О доступе
к публичной информации», «Об информации», ст. 25 Закона Украины «О местном
самоуправлении в Украине», руководствуясь ст. 59 указанного Закона,
исполнительный комитет Харьковского городского совета
РЕШИЛ:
1. Утвердить Порядок рассмотрения запросов на публичную информацию в
Харьковском городском совете и его исполнительных органах (прилагается).
2. Контроль за исполнением решения возложить на заместителя городского
головы – управляющего делами исполнительного комитета городского совета
Чечетову-Терашвили Т.М.
Городской голова
Потёмин 760 77 73
Г.А. Кернес
2
Приложение
к решению исполнительного комитета
от 10.06.2015 № 337
ПОРЯДОК
рассмотрения Запросов на публичную информацию
в Харьковском городском совете и его исполнительных органах
1. Общие положения
1.1. Порядок рассмотрения Запросов на публичную информацию в Харьковском
городском совете и его исполнительных органах (далее – Порядок) разработан в
соответствии с Законами Украины «О доступе к публичной информации» (далее –
Закон), «Об информации», «О защите персональных данных» и другими
нормативно-правовыми актами.
1.2. Порядком определяются основные принципы организации работы с
Запросами на публичную информацию в Харьковском городском совете и его
исполнительных органах, а также механизм реализации предусмотренного законом
права на доступ к информации, распорядителями которой является Харьковский
городской совет и его исполнительные органы.
1.3. В Порядке термины употребляются в значении, приведенном в Законе
Украины «О доступе к публичной информации».
1.4. Делопроизводство по Запросам на информацию (далее – Запросы) в
Харьковском городском совете и его исполнительных органах осуществляется
отдельно от других видов делопроизводства Департаментом делопроизводства
Харьковского городского совета и другими исполнительными органами
Харьковского городского совета.
1.5. Действие Порядка не распространяется на Запросы о получении
информации субъектами властных полномочий при осуществлении ими своих
функций, а также на правоотношения, регулируемые специальными законами.
2. Прием и первичная обработка Запросов
2.1. Отдел обеспечения доступа к публичной информации Департамента
делопроизводства
Харьковского
городского
совета
(далее
–
Отдел)
и исполнительные органы Харьковского городского совета (далее – Исполнительные
органы) организовывают прием Запросов в устной, письменной или иной форме (по
почте, факсу, телефону, электронной почте) на выбор запрашивающего, а также
3
предоставляют консультации запрашивающим при оформлении Запросов.
2.2. Первичная обработка всех Запросов осуществляется
(Исполнительном органе), которым поданы Запросы.
в
Отделе
2.3. Целью первичной обработки является обособление Запросов от других
видов входящей корреспонденции.
2.4. Корреспонденция рекламного характера, а также письма, предложения
(замечания), заявления (ходатайства) и жалобы приему и регистрации как Запросы
не подлежат.
2.5. В случае поступления в Харьковский городской совет устного или
телефонного Запроса по вопросу, ответ на который может быть предоставлен сразу,
должностное лицо предоставляет такой ответ устно, если запрашивающий не
требует ответа в письменной форме.
2.6. Если запрашивающий на устный или телефонный Запрос требует ответа в
письменной форме или содержание запрашиваемой информации при представлении
таких Запросов непонятно, должностное лицо Отдела (Исполнительного органа)
предлагает запрашивающему составить Запрос письменно, кроме случаев,
предусмотренных п. 2.11 Порядка.
2.7. При поступлении Запроса по электронной почте должностное лицо Отдела
(Исполнительного органа) печатает весь текст Запроса с сопроводительными
данными (адрес электронной почты, с которой он получен, время поступления и
другие) и в дальнейшем обрабатывает по правилам, установленным Порядком.
2.8. При поступлении по электронной почте Запроса по вопросу, ответ на
который может быть предоставлен сразу, допускается предоставление такого ответа
на адрес электронной почты запрашивающего, если запрашивающий (в том числе
после дополнительных уточнений) на письменном ответе не настаивает.
2.9. Ящик электронной почты Отдела (Исполнительного органа) проверяется
должностным лицом не реже двух раз в день (в начале и в конце каждого рабочего
дня).
2.10. Письма, поступившие в Отдел (Исполнительный орган) по электронной
почте или по факсу и не содержат просьбу предоставить определенную информацию
или документ, передаются в соответствующее структурное подразделение,
ответственное за работу с обращениями граждан (юридических лиц), для
регистрации и дальнейшего рассмотрения в соответствии с Законом Украины
«Об обращениях граждан» и Инструкции по делопроизводству в Харьковском
городском совете и его исполнительных органах.
4
2.11. В случае если по уважительным причинам (инвалидность, ограниченные
физические возможности и т.д.) лицо не может подать письменный Запрос, его по
требованию запрашивающего должно оформить должностное лицо Отдела
(Исполнительного органа), обязательно указав в Запросе свое имя, контактный
телефон и предоставить копию Запроса лицу, которое его подало.
2.12. С целью предотвращения разглашения конфиденциальной информации о
лице запрашивающий подает Запрос о себе только в письменной форме лично или
через уполномоченное им лицо, если эти полномочия оформлены в соответствии с
действующим законодательством.
2.13. Если Запрос о лице подает уполномоченное им лицо, к Запросу
прилагаются копии документов, подтверждающих его полномочия в соответствии с
действующим законодательством.
3. Регистрация Запросов
3.1. Общие положения
3.1.1. В Отделе регистрируются Запросы, поступившие в Харьковский
городской совет как распорядителю информации или на имя городского головы,
секретаря городского совета, председателей постоянных комиссий и депутатов
Харьковского городского совета, первого заместителя городского головы,
заместителя городского головы – управляющего делами исполнительного комитета
городского совета, заместителей городского головы.
3.1.2. Запросы, поступившие по факсу или на адрес электронной почты Отдела
и адресованы руководителям Исполнительных органов, без регистрации передаются
по принадлежности для рассмотрения и дальнейшей работы.
3.1.3. Все Запросы регистрируются в день их поступления в журналах или с
помощью автоматизированной системы делопроизводства «ДокПроф» (далее –
АСД). Конверты (вырезки из них) хранятся вместе с Запросами.
3.1.4. Журнальная форма регистрации Запросов допускается в Исполнительных
органах с годовым объемом поступления до 600 Запросов.
3.1.5. Регистрация в АСД проводится путем набора текста с клавиатуры и с
помощью сканирующих устройств, оптического карандаша и т.д.
3.1.6. Запрос, поступивший после 18.00 (по факсу или электронной почте),
подлежит регистрации на следующий рабочий день.
3.1.7. Автоматизированная регистрация Запросов осуществляется путем
введения в АСД таких элементов: дата поступления Запроса; имя (наименование)
5
запрашивающего, почтовый адрес или адрес электронной почты; номер средства
связи, если такой имеется; индекс, отметка о контроле; затронутые вопросы,
определенные
в
Классификаторе
обращений
граждан,
утвержденном
постановлением Кабинета Министров Украины от 24.09.2008 № 858; краткое
содержание; содержание и дата резолюции, фамилия автора, исполнитель
(исполнители), срок исполнения; дата передачи на исполнение, индекс и содержание
документа, принятые решения; дата снятия с контроля; номер дела по номенклатуре.
3.1.8. Состав указанных элементов при необходимости может быть дополнен.
3.1.9. Регистрационный номер Запроса указывается в регистрационном штампе
или посредством нанесения штрих-кода. Штамп ставится на нижнем поле первого
листа документа справа или на другом свободном от текста месте, кроме места,
предназначенного для подшивки. Штрих-код наносится на нижнем поле первого
листа документа на свободном от текста месте, кроме места, предназначенного для
подшивки.
3.1.10. При подаче Запроса лично или через курьера лицу, осуществляющему
передачу Запроса распорядителю информации, по его требованию возвращается
копия Запроса со штампом, в котором вписывается дата поступления, номер Запроса
при регистрации и осуществляется личная подпись должностным лицом, принявшим
документ.
3.1.11. На свободном месте первого
на інформацію /Запрос на информацию».
листа
ставится
штамп
«Запит
3.1.12. После регистрации Запросов выполняется их сканирование.
Отсканированный образ этого документа присоединяется к регистрационноконтрольной карточке соответствующего Запроса.
3.2. Регистрация Запросов физических лиц
3.2.1. Регистрационный номер Запроса физического лица (объединения граждан
без статуса юридического лица) состоит из начальной буквы фамилии
запрашивающего (для коллективных – «Ко»), индекса вида получения Запроса,
показателя района проживания запрашивающего, порядкового номера Запроса,
номера картотеки для регистрации и года поступления.
3.2.2. Индекс вида получения Запроса отделяется дефисом и обозначается
цифрой: 0 – получено персонально, 1 – по почте, 2 – по телефону, 3 – по электронной
почте, 4 – по факсу, 5 – получено на личном приеме (устно).
3.2.3. Показатель района проживания запрашивающего отделяется дефисом и
отражается такими цифрами: Дзержинский – 1, Киевский – 2, Коминтерновский – 3,
Ленинский – 4, Московский – 5, Октябрьский – 6, Орджоникидзевский – 7,
6
Фрунзенский – 8, Червонозаводский – 9, другие города – 10, электронная почта – 11,
без подписи (анонимные) – 12.
3.2.4. Следующие цифры, указанные через дробь, означают порядковый номер
Запроса.
3.2.5. Цифры, указанные через дробь, означают: первая – номер картотеки для
регистрации, две цифры после дефиса указывают на год поступления.
Например: О-1-3/10/180-15, где О – начальная буква фамилии запрашивающего,
1 – получено по почте, 3 – показатель района, 10 – порядковый номер Запроса, 180 –
номер картотеки для регистрации, 15 – год поступления.
3.2.6. Регистрационные индексы Запросов физических лиц могут быть
дополнены другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск,
анализ и хранение Запросов.
3.3. Регистрация Запросов юридических лиц
3.3.1. Регистрационный номер Запроса юридического лица состоит из индекса
вида получения Запроса, его порядкового номера, номера картотеки для регистрации
и года поступления.
3.3.2. Индекс вида получения Запроса указывается цифрой: 0 – получено
персонально, 1 – по почте, 2 – по телефону, 3 – по электронной почте, 4 – по факсу,
5 – на личном приеме (устно).
3.3.3. Порядковый номер Запроса указывается цифрами через дробь.
3.3.4. Цифры, которые указываются через дробь, означают такое: первая –
номер картотеки для регистрации, две цифры после дефиса указывают на год
поступления.
Например: 1/10/181-15, где 1 – получено по почте, 10 – порядковый номер
Запроса, 181 – номер картотеки, 15 – год поступления.
3.3.5. Регистрационные индексы Запросов юридических лиц могут быть
дополнены другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск,
анализ и хранение Запросов.
4. Предварительное рассмотрение Запросов
4.1. Все Запросы, поступившие в Харьковский городской совет, подлежат
обязательному предварительному рассмотрению должностными лицами Отдела
(Исполнительного органа).
7
4.2. Целью предварительного рассмотрения Запросов является их проверка на
предмет соблюдения требований статей 2 и 19 Закона, потребности обязательного
рассмотрения
руководством,
определение
распорядителя
запрашиваемой
информации, а также установление срока предоставления ответа.
4.3. Во время предварительного рассмотрения Запроса должностное лицо
Отдела (Исполнительного органа) проверяет наличие всех предусмотренных
Законом реквизитов, которые должен содержать Запрос.
4.4. Запрос считается не соответствующим требованиям п. 5 ст. 19 Закона, если:
1) в нем не указана фамилия и имя (инициалы или инициал) запрашивающего –
физического лица или наименование юридического лица, объединения граждан;
2) в нем не указан почтовый адрес или адрес электронной почты запрашивающего;
3) из Запроса не понятно, какая информация или документ запрашивается;
4) Запрос является письменным и не содержит даты (кроме отправленных по факсу);
5) письменный Запрос не содержит личной подписи запрашивающего (кроме
Запросов, составленных в порядке ч. 7 ст. 19 Закона, от имени лиц с ограниченными
физическими возможностями).
4.5. В случаях, если Запрос оформлен без соблюдения требований п. 5 ст. 19
Закона и п. 4.4 Порядка, должностное лицо Отдела (Исполнительного органа) в
течение пяти рабочих дней со дня получения Запроса по правилам, установленным
п. 10.2 и п. 10.3 Порядка, оформляет и направляет (в случае возможности)
запрашивающему ответ об отказе в удовлетворении Запроса в соответствии с
требованиями п. 4 ч. 1 ст. 22 Закона.
4.6. Не является Запросом документ, который независимо от названия или
наличия ссылки на Закон не содержит просьбу предоставить определенную
информацию или документ.
4.6.1. Письмо, в котором изложены предложения (замечания), заявления
(ходатайства) и жалобы, считается обращением и дальнейшее его рассмотрение
осуществляется в соответствии с Законом Украины «Об обращениях граждан» и
Инструкцией по делопроизводству в Харьковском городском совете и его
исполнительных органах.
4.6.2. О принятом решении должностное лицо Отдела (Исполнительного
органа) или исполнитель в течение пяти рабочих дней со дня получения письма
сообщает его автору.
4.6.3. В случае, предусмотренном п. 4.6.1 Порядка, должностное лицо Отдела
8
(Исполнительного органа) или исполнитель передает обращение для
перерегистрации: в структурное подразделение городского совета, ответственное за
работу с обращениями граждан (юридических лиц) – если Запрос поступил в Отдел;
в соответствующее структурное подразделение Исполнительного органа – если
Запрос поступил в Исполнительный орган.
4.6.4. Зарегистрированное соответствующим образом обращение на повторное
рассмотрение руководству не передается, а направляется ответственному
исполнителю согласно ранее данному поручению.
4.6.5. Сроком, с которого начинается рассмотрение обращения, считается день
его поступления в Отдел (Исполнительный орган).
5. Установление срока предоставления ответа
5.1. Ответ должен предоставляться не позднее пяти рабочих дней со дня
получения Запроса. Первым днем пятидневного срока считается первый рабочий
день после даты поступления Запроса.
5.2. В случае если Запрос касается информации, необходимой для защиты
жизни или свободы лица, состояния окружающей среды, качества пищевых
продуктов и предметов быта, аварий, катастроф, опасных природных явлений и
других чрезвычайных событий, которые произошли или могут произойти и
угрожают безопасности граждан, ответ должен быть предоставлен не позднее 48
часов со дня получения Запроса. Ходатайство о срочной обработке Запроса должно
быть обоснованным. Течение этого сокращенного срока не прерывается выходными,
праздничными или нерабочими днями.
5.3. В случае если Запрос касается предоставления большого объема
информации, требует поиска информации среди значительного количества данных
или запрашиваемая информация находится во владении различных исполнительных
органов городского совета, а также для ее обобщения, подготовки полного и
обоснованного ответа необходимо использовать значительное количество времени,
исполнитель может продлить срок рассмотрения Запроса до 20 рабочих дней с
обоснованием такого продления. О продлении срока исполнитель сообщает
запрашивающему в письменной форме не позднее пяти рабочих дней со дня
получения Запроса.
5.4. На свободном месте первого листа должностным лицом Отдела
(Исполнительного органа) проставляется
штамп «Виконати доручення
до/Выполнить поручение до « __ »_____ 20___» с указанием последнего дня, когда
исполнитель обязан отправить (направить) ответ запрашивающему.
6. Передача Запросов на рассмотрение руководству
9
6.1. После предварительного рассмотрения Запросы передаются на
рассмотрение руководству в день их поступления, а в случае их поступления в
нерабочее время – не позднее следующего рабочего дня.
6.2. Должностным лицом Отдела (Исполнительного органа) на рассмотрение
руководству передаются:
1) Запросы, поступившие на имя городского головы, секретаря городского совета,
первого заместителя городского головы, заместителя городского головы –
управляющего делами исполнительного комитета городского совета, заместителей
городского головы – соответствующим руководителям через Службу помощников
Харьковского городского совета;
2) Запросы, поступившие на имя заместителей городского головы – директоров
департаментов, председателей администраций районов, директоров департаментов,
руководителей управлений, отделов, других исполнительных органов городского
совета – руководителю соответствующего Исполнительного органа.
6.3. К каждому Запросу может прилагаться аннотация, составленная
должностными лицами Отдела (Исполнительного органа) по результатам его
предварительного рассмотрения. Аннотация прилагается к Запросу обязательно,
если в Харьковский городской совет, его исполнительные органы поступали
аналогичные Запросы от того же запрашивающего.
6.4. Обязательными элементами резолюций руководителей по рассмотрению
Запросов должны быть: фамилия исполнителя (исполнителей), определение
ответственного исполнителя, содержание поручения по рассмотрению Запроса,
подпись руководителя и дата.
6.5. Ответственными исполнителями, как правило, определяются руководители
исполнительных органов или других структурных подразделений Харьковского
городского совета, которые являются распорядителями запрашиваемой информации
или к сфере компетенции которых отнесено (может быть отнесено) решение
указанных в Запросе вопросов.
6.6. Резолюция оформляется на специальном бланке, на котором проставляются
регистрационные реквизиты документа, которому она принадлежит.
6.7. В отдельных случаях резолюция может размещаться непосредственно на
Запросе на свободном от текста месте.
7. Передача Запросов на выполнение
7.1. Запросы, поступившие на имя председателей постоянных комиссий и
депутатов Харьковского городского совета, передаются соответствующим
10
председателям постоянных комиссий и депутатам Харьковского городского совета
для рассмотрения и дальнейшей работы.
7.2. Должностным лицом Отдела Запросы, поступившие с резолюциями
руководителей, отрабатываются в АСД в таком порядке:
1) информация, содержащаяся в резолюциях руководителей городского совета,
вносится в регистрационно-контрольную карточку Запроса;
2) бланки резолюций или листы, на которых размещены резолюции, сканируются и
их отсканированный экземпляр присоединяется к соответствующей регистрационноконтрольной карточке.
7.3. Если в резолюции к Запросу указано несколько исполнителей,
ответственных за выполнение поручения, должностные лица Отдела направляют
оригинал Запроса и резолюции исполнителю, указанному в резолюции первым, или
который определен «ответственным», а соисполнителям направляются копии
Запроса и соответствующего поручения.
7.4. Передача Запросов на выполнение осуществляется в Отделе специально
предназначенным должностным лицам Исполнительных органов под личную
подпись.
7.5. Если срок рассмотрения Запроса составляет 48 часов или имеет отметку
«срочно», должностные лица Отдела приглашают работников соответствующих
исполнительных органов городского совета для получения документов
безотлагательно.
7.6. Запросы, зарегистрированные (маркировка штрих-кодом на первом листе
письма) в Отделе, в случае поступления их с поручениями руководителей,
принимаются к работе департаментами, администрациями районов, управлениями,
отделами и другими исполнительными органами городского совета через картотеку
текущей работы в АСД и не подлежат повторной регистрации.
8. Рассмотрение Запросов непосредственными исполнителями
и подготовка ответов на них
8.1. Департаменты, администрации районов, управления, отделы и другие
исполнительные органы городского совета получают Запросы с поручениями
руководства в Отделе.
8.2. После получения Запроса непосредственный исполнитель должен
установить обладает ли соответствующий исполнительный орган как распорядитель
11
запрашиваемой информацией в соответствии со своей компетенцией, а также
досконально изучить суть изложенных в Запросе вопросов, поручения руководства и
определить необходимые меры по предоставлению информации в полном объеме в
установленный срок.
8.3. Если после изучения Запроса исполнителем установлено, что поручение
руководителя требует уточнения, исполнитель в день получения Запроса возвращает
его руководителю, который дал поручение, для внесения изменений, о чем
информирует Отдел.
8.4. В том случае если в поручении руководителя указано несколько лиц,
ответственных за предоставление информации по Запросу, подготовку обобщенного
ответа автору Запроса осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым,
или тот, напротив фамилии которого сделана отметка «Сбор» или «Ответственный».
8.5. Ответственный исполнитель обобщает предоставленные соисполнителями
материалы, предоставляет информацию на все изложенные в Запросе вопросы. Для
выполнения поручения он имеет право привлекать к выполнению задач, не
обусловленных резолюцией руководства, должностных лиц других отраслевых
подразделений, в случае необходимости включения их информации в обобщенный
документ, координировать действия соисполнителей по своевременному и
качественному выполнению заданий, а также инициировать проведение совещаний
для выполнения общего задания.
8.6. Срок исполнения данных поручений по рассмотрению Запросов
соисполнителями определяется на один рабочий день меньше ответственного
исполнителя.
8.7. В случае если письмо одновременно состоит из Запроса и обращения, их
рассмотрение осуществляется одновременно по правилам, установленным в
соответствующих Законах: в части, являющейся Запросом – согласно Закону
Украины «О доступе к публичной информации»; в части, являющейся обращением
(жалобой, ходатайством, предложением) – в соответствии с Законом Украины
«Об обращениях граждан». О порядке рассмотрения такого письма автор
информируется исполнителем во время предоставления ответа в части, являющейся
Запросом.
8.8. В случае, предусмотренном п. 8.7 Порядка, исполнитель передает письмо
для перерегистрации в части, которая является обращением: в структурное
подразделение Харьковского городского совета, ответственного за работу с
обращениями граждан (юридических лиц) – если Запрос поступил в Отдел; в
соответствующее структурное подразделение Исполнительного органа – если Запрос
поступил в Исполнительный орган.
12
8.9. Ответ на Запрос должен содержать достоверную, точную и полную
информацию.
8.10. Если Харьковский городской совет и его исполнительные органы не
владеют и не обязаны в соответствии с их компетенцией, предусмотренной
законодательством, владеть информацией, относительно которой сделан Запрос,
должностное лицо Отдела (Исполнительного органа) или исполнитель оформляет и
в течение пяти рабочих дней со дня получения Запроса направляет запрашивающему
ответ об отказе в удовлетворении Запроса.
8.11. В случае если Харьковский городской совет и его исполнительные органы
не владеют запрашиваемой информацией, но должностному лицу Отдела
(Исполнительного органа) или исполнителю известно о надлежащем распорядителе
запрашиваемой информации, этот Запрос в срок не более пяти рабочих дней со дня
его получения направляется надлежащему распорядителю информации, о чем
уведомляется запрашивающий.
8.12. Информация на Запрос предоставляется, как правило, в том виде,
в котором она хранится у распорядителя информации.
8.13. Если Запрос касается справочных, информационных, статистических,
аналитических и других материалов, такие материалы предоставляются на Запрос,
если они были ранее созданы и Харьковский городской совет и его исполнительные
органы ими владеют. Если это требует поиска среди значительного количества
данных, то ответственный исполнитель может продлить срок предоставления ответа
согласно Порядку.
8.14. Если Запрос касается информации, которая в обобщенном
и систематизированном виде в Харьковском городском совете и его исполнительных
органах отсутствует или которой Харьковский городской совет и его
исполнительные органы как распорядители информации не владеют, а для
удовлетворения Запроса необходимо создание нового документа, в том числе путем
аналитической работы, то в удовлетворении такого Запроса может быть отказано.
8.15. В случае если установлено, что информация, относительно которой сделан
Запрос, относится к информации с ограниченным доступом (является
конфиденциальной, секретной или служебной), исполнитель рассматривает Запрос и
готовит обоснованный ответ запрашивающему с учетом требований действующего
законодательства.
8.15.1. Ограничение доступа к информации в каждом случае происходит только
после применения «трехсоставного теста» (проверки наличия совокупности трех
критериев, предусмотренных ч. 2 ст. 6 Закона).
8.15.2. Ограничение доступа может произойти к информации, а не к документу.
13
8.16. В случае если объем запрашиваемой информации составляет более 10
страниц, информация предоставляется запрашивающему, в том числе на его
электронный адрес, после возмещения фактических расходов на копирование или
печать.
8.16.1. Оплата печати (копирования) документов, предоставляемых по Запросу,
взимается, начиная с первой страницы.
8.16.2. При предоставлении лицу информации о себе и информации,
представляющей общественный интерес, оплата за копирование или печать не
взимается. Принадлежность информации к такой, которая представляет
общественный интерес, устанавливается судом, если другое не предусмотрено
законом.
8.16.3. Исполнитель не позднее пяти рабочих дней, а в случае продления срока
рассмотрения Запроса – не позднее 20 рабочих дней со дня регистрации Запроса
сообщает запрашивающему об объеме документов, содержащих запрашиваемую
информацию, необходимость внесения платы за их получение, размер и порядок
оплаты счета на возмещение фактических расходов, связанных с копированием или
печатью документов, а также направляет ему платежный документ для финансового
учреждения.
8.16.4. Предоставление копий документов по Запросу осуществляется после
подтверждения в течение двух недель со дня отправки запрашивающему платежного
документа оплаты стоимости фактических расходов, связанных с копированием или
печатью документов.
8.16.5. Предоставление копий документов осуществляется в течение трех
рабочих дней после получения документа, подтверждающего оплату стоимости
фактических расходов, связанных с копированием или печатью документов.
8.17. Ответ о том, что информация может быть получена из общедоступных
источников, или ответ не по существу Запроса не допускается.
8.18. Если в течение пяти рабочих дней со дня получения Запроса поступило
письмо запрашивающего с просьбой не рассматривать его Запрос, ответственный
исполнитель по поручению руководства останавливает дальнейшее рассмотрение
этого Запроса. В этом случае ответ не предоставляется, что отображается в
соответствующей регистрационно-контрольной карточке.
8.19. Если от одного и того же запрашивающего поступило два или более
Запроса по одному вопросу или по вопросам, рассмотрение которых взаимосвязано,
такие Запросы могут рассматриваться одновременно и ответы на них
предоставляться в одном письме.
14
8.20. Запросы от одного и того же запрашивающего одним и тем же
распорядителем информации повторно не рассматриваются, если первый Запрос
рассмотрен и ответ на него предоставлен. В таком случае исполнитель в адрес
запрашивающего направляет ответ о результатах рассмотрения предыдущего
Запроса и, в случае необходимости, копию ответа на предыдущий Запрос.
8.21. Ответы на Запросы, завизированные руководителями соответствующих
Исполнительных органов, кроме ответов о продлении сроков рассмотрения
Запросов, подлежат согласованию с Юридическим департаментом Харьковского
городского совета.
8.22. Тексты ответов на Запросы готовятся в двух экземплярах и
подписываются руководителем, один из экземпляров обязательно изготавливается
на бланке.
9. Регистрация ответов на Запросы и их отправка
9.1. Ответы по результатам рассмотрения Запросов в обязательном порядке
предоставляются органом, получившим такие Запросы и в компетенцию которого
входит решение поставленных в Запросе вопросов, за подписью руководителя или
лица, исполняющего его обязанности.
9.2. Департаменты, администрации районов, управления, отделы и другие
исполнительные органы Харьковского городского совета проводят регистрацию
ответов на Запросы в регистрационно-контрольных карточках соответствующих
картотек.
9.3. Для облегчения идентификации Запросов порядковый номер Запроса
указывается на всех документах, направляемых запрашивающему в связи
с обработкой его Запроса.
9.4. Индексы исходящих писем и ответов на Запросы состоят из индексов
Запросов и через точку индексов дел по номенклатуре.
Например: В-1-3/10/180-15.08-49, где В-1-3/10/180-15 – регистрационный номер
Запроса, 08-49 – индекс дела по номенклатуре.
9.5. После регистрации ответа на Запрос выполняется его сканирование вместе
с копиями документов, предоставляемых по Запросу. Сканированные образы этих
документов
присоединяются
к
регистрационно-контрольной
карточке
соответствующего Запроса.
9.6. Информация на Запросы направляется лицу, подавшему Запрос, одним из
выбранных им способов.
15
9.6.1. Отправка осуществляется:
1) ответов за подписью городского головы, секретаря Харьковского городского
совета, председателей постоянных комиссий и депутатов Харьковского городского
совета, заместителей городского головы, руководителей исполнительных органов
городского совета, входящих в состав аппарата городского совета и
исполнительного комитета – Отделом;
2) ответов за подписью заместителей городского головы – директоров
департаментов,
председателей
администраций
районов,
руководителей
исполнительных органов городского совета, не входящих в состав аппарата
городского совета и исполнительного комитета, – соответствующим
исполнительным органом.
9.6.2. Ответы, отправка которых осуществляется Отделом, передаются для
отправки в Отдел до 15 часов последнего дня рассмотрения Запроса.
9.7. Информация об отправке ответов, которые направляются с использованием
средств почтовой связи, вносится в соответствующий реестр (простых почтовых
отправлений, заказных писем и т.д.).
9.8. Ответы, которые направляются на адрес электронной почты, готовятся
непосредственными исполнителями в бумажном виде и после их подписания и
регистрации ответственным исполнителем отправляются на электронные адреса
запрашивающих в сканированном виде.
9.8.1. Отправка осуществляется:
1) ответов за подписью городского головы, секретаря Харьковского городского
совета, председателей постоянных комиссий и депутатов Харьковского городского
совета, заместителей городского головы, руководителей исполнительных органов
городского совета, входящих в состав аппарата городского совета и
исполнительного комитета – с адреса электронной почты Отдела.
2) ответов за подписью заместителей городского головы – директоров
департаментов,
председателей
администраций
районов,
руководителей
исполнительных органов городского совета, не входящих в состав аппарата
городского совета и исполнительного комитета, – с адреса электронной почты
соответствующего Исполнительного органа.
9.8.2. Должностное лицо, осуществившее отправку, на обратной стороне ответа
проставляет отметку и ставит свою подпись.
Например: «Ответ отправлен 01.04.2015 на электронный адрес muster@mail.uа
(подпись) Борисенко».
16
9.8.3. Оригиналы таких ответов передаются в Отдел (Исполнительный орган).
9.9. По просьбе запрашивающего, изложенной
предоставляются распорядителем информации ему лично.
в
Запросе,
ответы
9.9.1. Должностным лицом в установленный Законом срок осуществляются
мероприятия по информированию запрашивающего о готовности ответа и его
приглашению для его получения.
9.9.2. При получении ответа запрашивающий проставляет отметку о получении,
дату и подпись в журнале.
9.9.3. Если в течение дня, следующего после сообщения о получении ответа,
запрашивающий не явился, исполнителем составляется соответствующий акт и ответ
на Запрос направляется в адрес запрашивающего по почте (электронной почте,
факсу и т.п.). Отметка об отправке проставляется исполнителем в журнале.
9.10. В случаях, когда Запрос должен быть удовлетворен в течение 48 часов,
ответ по предварительному согласованию с запрашивающим может предоставляться
устно, по электронной почте, факсу или курьером.
10. Отказ и отсрочка в предоставлении информации
10.1. Отказ в удовлетворении Запроса допускается в случаях, если:
1) распорядитель информации не владеет и не обязан в соответствии с его
компетенцией, предусмотренной законодательством, владеть информацией,
относительно которой сделан Запрос;
2) запрашиваемая информация относится к категории информации с ограниченным
доступом;
3) лицо, подавшее Запрос, не оплатило предусмотренные Законом фактические
расходы, связанные с копированием или печатью;
4) Запрос оформлен без соблюдения требований п. 5 ст. 19 Закона и п. 4.4. Порядка.
10.2. Ответ об отказе в удовлетворении Запроса предоставляется в письменной
форме.
10.3. В ответе об отказе должны быть указаны:
1) мотивированное основание отказа;
2) фамилия, имя, отчество и должность лица, ответственного за рассмотрение
17
Запроса;
3) порядок обжалования отказа;
4) подпись должностного лица.
10.4. Отсрочка в удовлетворении Запроса допускается в случае, если
запрашиваемая информация не может быть предоставлена для ознакомления
в предусмотренный Законом срок.
10.5. Ответ об отсрочке предоставляется в письменной форме.
10.6. В ответе об отсрочке должны быть указаны:
1) причины, в связи с которыми
в установленный Законом срок;
Запрос
не
может
быть
удовлетворен
2) фамилия, имя, отчество и должность лица, ответственного за рассмотрение
Запроса;
3) дата передачи или вручения уведомления об отсрочке;
4) срок, в который будет удовлетворен Запрос;
5) подпись должностного лица.
11. Контроль за рассмотрением Запросов
11.1. Контроль за своевременным и качественным рассмотрением Запросов
в Харьковском городском совете и его исполнительных органах должны
осуществлять:
1) должностные лица Отдела;
2) должностные лица Исполнительных органов, назначенные ответственными по
вопросам обеспечения доступа к публичной информации в этих органах;
3) один из заместителей директоров департаментов, председателей администраций
районов, начальников управлений, отделов и других исполнительных органов
городского совета, на которых согласно приказу соответствующего руководителя
возложены эти обязанности.
11.2. Ответственность за предоставление по Запросу недостоверной или
неполной информации, с нарушением установленных сроков или других требований
законодательства в сфере доступа к публичной информации несут руководители
исполнительных органов и непосредственные исполнители в соответствии
с действующим законодательством.
18
11.3. С целью обеспечения своевременного выполнения поручений руководства
по рассмотрению Запросов должностные лица Отдела (Исполнительного органа)
обязаны:
11.3.1. Предупреждать ответственных исполнителей (по телефону или
с помощью АСД) об окончании срока предоставления ответа на Запрос не позднее
дня, предшествующего последнему дню рассмотрения Запроса.
11.3.2. Направлять ответственным исполнителям напоминания на бумажных
носителях в случаях, если до конца дня предоставления ответа в Отдел
(Исполнительный орган) не переданы все документы по рассмотрению и
предоставлению ответа на Запрос.
11.4. С целью предупреждения нарушений сроков рассмотрения Запросов и
других недостатков в этой работе должностными лицами Отдела (Исполнительного
органа) осуществляется анализ:
1) ежедневно – состояния исполнительской дисциплины по рассмотрению Запросов;
2) постоянно – выполнения поручений руководства, данных по Запросам,
по результатам которого информируются руководители, давшие поручения, о
каждом факте нарушения срока предоставления ответа на Запрос, не предоставление
ответа на Запрос, предоставление неполной или недостоверной информации и т.п.
для принятия соответствующих мер;
3) ежеквартально – состояния работы с Запросами и предоставляются служебные
записки руководству с предложениями по совершенствованию работы в этом
направлении.
11.5. С целью обеспечения контроля за выполнением требований действующего
законодательства в сфере доступа к публичной информации Департаментом
делопроизводства с участием Юридического департамента не реже одного раза в год
проводятся проверки.
11.5.1. График проведения проверок на год утверждается заместителем
городского головы – управляющим делами исполнительного комитета городского
совета в начале каждого текущего года.
11.5.2. По результатам проверок на имя заместителя городского головы –
управляющего делами исполнительного комитета городского совета составляется
докладная записка о выявленных фактах нарушения законодательства при
рассмотрении Запросов.
11.6. В случае поступления в Харьковский городской совет или его
исполнительные органы постановления об открытии производства по судебному
19
делу по иску об обжаловании решений, действий или бездеятельности Харьковского
городского совета, его исполнительных органов как распорядителей информации и
должностных лиц, Юридическим департаментом с привлечением других
исполнительных органов осуществляется внеплановая проверка, по результатам
которой составляется заключение о соблюдении исполнителем Запроса требований
действующего законодательства в сфере доступа к публичной информации.
12. Снятие Запросов с контроля
12.1. Запросы снимаются с контроля после предоставления на них
окончательного ответа, кроме случаев, определенных Порядком, и возвращения всех
материалов в Отдел (Исполнительный орган).
12.2. Запросы, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не
снимаются.
13. Учет и формирование дел, их хранение
13.1. Оригиналы Запросов, поручений руководства по их рассмотрению и копии
(в случаях, определенных Порядком, – и оригиналы) всех предоставленных
ответов формируются в дела.
13.2. Копии документов, прилагаемых к ответам на Запросы, к делам
не прилагаются.
13.3. Каждый Запрос и все документы по его рассмотрению формируются
в самостоятельное дело и помещаются в специальную обложку. Документы по этим
делам размещаются в хронологическом или алфавитном порядке.
13.4. При формировании дел проверяется правильность направленности
документов к делу и их комплектность.
13.5. Для централизованного формирования дел с Запросами исполнитель
(исполнители) после предоставления ответа на Запрос обязан передать все
документы в Отдел (Исполнительного органа) в срок не позднее последнего дня
предоставления информации запрашивающему.
13.6. Формирование и хранение дел у исполнителей не допускается.
13.7. Отдел (Исполнительный орган) обеспечивает хранение Запросов.
13.8. Срок хранения документов по Запросу определяется перечнями
документов и номенклатурами дел, образующихся в процессе деятельности
департаментов, администраций районов, управлений, отделов и других
исполнительных органов Харьковского городского совета, утвержденными
20
руководителями этих исполнительных органов.
Директор
Департамента делопроизводства
А.В. Хохлов
Заместитель городского головы –
управляющий делами исполнительного
комитета городского совета
Т.М. Чечетова-Терашвили