«Маршрутизация документов» информационно

УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии…
А.А. КОВРАЖКИН, Д.А. ПОТАПОВ, В.И. МЕТЕЧКО
Московский инженерно-физический институт (государственный университет)
МАРШРУТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В ИНФОРМАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ СИСТЕМЕ
«СТУДЕНТ»
В настоящей работе приводится краткое описание разрабатываемого в Центре
новых информационных технологий (ЦНИТ МИФИ) модуля «Маршрутизация
документов» информационно-управленческой системы «Студент».
В настоящее время ЦНИТ МИФИ активно занимается разработкой
системы
автоматизированного
электронного
документооборота
университета. Разрабатываемая система электронного документооборота
должна повысить эффективность управления процессами создания,
обработки, хранения и публикации документов, а также автоматизировать
выполнение основных процедур делопроизводства МИФИ.
В соответствии с планом работ, на первом этапе разработки системы
электронного документооборота МИФИ производится автоматизация
делопроизводства, связанного с поддержанием жизненного цикла
студента, включающего в себя следующие основные процедуры:
- зачисление студента в университет;
- контроль успеваемости студента (семестровый контроль, зачётная
сессия и экзаменационная сессия);
- перевод студента с курса на курс (возможно, с одного факультета на
другой);
- взятие студентом академического отпуска;
- подготовка и проведение преддипломной практики, дипломного
проектирования и защиты дипломного проекта;
- отчисление студента (по причинам неуспеваемости, перевода в
другое учебное заведение, успешного окончания университета и
т.д.).
Каждая из этих процедур сопровождается большим количеством
разнообразных бумажных документов. Для повышения эффективности
документооборота
университета
предлагается
автоматизировать
подобные процедуры делопроизводства. В процессе автоматизации
соответствующие бумажные документы будут постепенно полностью
заменены электронными документами.
________________________________________________________________________
ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10
17
УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии…
Разрабатываемая
ЦНИТ
МИФИ
в
рамках
электронного
документооборота
университета
подсистема
«Маршрутизация
документов» обеспечивает прозрачное для пользователей перемещение
документов между указанными рецензентами.
Подсистема «Маршрутизация документов» поддерживает следующие
два типа маршрутизации документов:
- свободная маршрутизация;
- жёсткая маршрутизация.
При свободной маршрутизации автор документа сам выбирает
адресатов, которым будет доставлен этот документ. Порядок
рассмотрения полученного документа адресатами в общем случае не
определён. Прекрасным примером такого типа маршрутизации может
служить электронная почта: автор электронного письма сам определяет
адресатов, которым будет направлено это письмо. В рамках системы
электронного документооборота университета свободная маршрутизация
идеально подходит для служебных записок.
При жёсткой маршрутизации автор документа может выбрать только
тип создаваемого документа. С каждым типом документа связан маршрут,
т.е.
дальнейший
путь
документа
в
системе
электронного
документооборота строго регламентирован.
Маршруты определяют, через каких пользователей должен пройти
указанный документ и какие действия каждый из этих пользователей
должен с ним совершить. Пользователи могут быть как и чётко
определёнными (например, Иванов И.И.), так и абстрактными (например,
начальник какого-либо отдела). Также в маршруте документа
определяется, кому надо передать документ, если адресат недоступен
(например, находится в отпуске).
Время каждого действия в маршруте может быть строго
регламентировано. Если превышено время какого-либо действия, то
документ автоматически перенаправляется с соответствующими
пометками контроллёру (лицу, определённому в маршруте в качестве
проверяющего за исполнением данного типа документов).
Жёсткая маршрутизация документов идеально подходит для сложных
и чётко определённых деловых процессов таких как, например,
подготовка и утверждение приказов.
В
подсистеме
«Маршрутизация
документов»
маршруты
представляются в виде направленных графов (возможно циклических) с
одной начальной вершиной (создание документа) и несколькими
конечными вершинами (последнее действие для данного типа
________________________________________________________________________
ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10
18
УДК 001(06) Телекоммуникации и новые информационные технологии…
документов: например, архивация). Для создания и изменения маршрутов
разрабатывается утилита с интуитивно понятным интерфейсом.
________________________________________________________________________
ISBN 5-7262-0710-6. НАУЧНАЯ СЕССИЯ МИФИ-2007. Том 10
19