Договора дарения

Государственное казенное
учреждение Волгоградской области
«Государственный архив
Волгоградской области»
Отдел работы с источниками
комплектования и планирования
Информация
25.04.2012
о комплектовании ГКУ ВО «ГАВО»
документами личного происхождения
и о работе с держателями фондов
личного происхождения
Государственное казенное учреждение Волгоградской области
«Государственный архив Волгоградской области» /ГКУ ВО «ГАВО»/
комплектуется документами личного происхождения, поступающими от
граждан - собственников или владельцев архивных документов.
Документы личного происхождения – это документы, образовавшиеся в
процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода. Они
имеют историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и
культурное значение и являются неотъемлемой частью историко - культурного
наследия Волгоградской области.
Своеобразие документов личного происхождения как исторических
источников заключается в том, что события и факты реальной жизни отражены
в них через личностное восприятие конкретных людей, являющихся
очевидцами, а нередко и участниками происходивших событий, людей,
активно проявивших себя в профессиональном, общественном, творческом
или ином отношении.
В государственных архивах хранятся документы писателей, художников,
актеров и режиссеров, ученых, краеведов, коллекционеров и т.д.
Физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный
фонд, является фондообразователем, собственником документов. Физическое
или юридическое лицо, владеющее документальным фондом другого
фондообразователя на законном основании (например, по завещанию), является
владельцем документов. Собственники и владельцы документов выступают в
качестве держателей личных фондов.
В составе личного фонда на государственное хранение принимаются
следующие документы: авторские рукописи, биографии, дневники, записные
книжки, воспоминания; биографические материалы, служебная и личная
переписка, фотографии, материалы о фондообразователе и об увековечении его
памяти, материалы, подобранные держателем личного фонда для творческой
работы и отложившиеся в его личном архиве, другие материалы.
2
ГКУ ВО «ГАВО» комплектуется документами известных деятелей
науки, культуры, руководителей крупных предприятий и др. Волгограда и
Волгоградской области. Регулярно пополняется
коллекция документов
«Народный архив», содержащая воспоминания граждан
Волгограда и
Волгоградской области о гражданской войне, периоде сталинских репрессий
1930-х годов, Великой Отечественной войне, Сталинградской битве, о жизни в
послевоенный период.
Документы личного происхождения могут поступать в ГКУ ВО «ГАВО»
от следующих источников:
фондообразователей, передающих свои архивы лично или по
завещанию;
- лиц, владеющих архивом по праву наследования;
- собирателей и коллекционеров;
- других государственных архивов, а также музеев, библиотек и
учреждений, передающих документы в порядке уточнения их профильной
принадлежности;
- граждан, проживающих за границей;
- зарубежных учреждений и организаций в порядке дара или обмена
копиями.
В ГКУ ВО «ГАВО» документы граждан включаются в состав Архивного
фонда Российской Федерации и Волгоградской области по договору дарения.
Отбор физических лиц, фонды которых могут быть приняты на хранение
в архив, осуществляется на основании следующих критериев:
- вклад фондообразователя в развитие науки, культуры и других областей
деятельности;
- его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни
общества;
- родственные, дружеские, творческие связи фондообразователя, место работы,
занимаемая должность;
- типичность архивных документов для данного времени (документы
«рядовых» граждан);
- состав и содержание собранных физическим лицом архивных документов.
Таким образом, в качестве источников комплектования ГКУ ВО «ГАВО»
документами личного происхождения могут выступать следующие категории
граждан:
- заслуженные работники, руководители, экспериментаторы, которые
трудятся (трудились) в государственных учреждениях и организациях;
- Герои Социалистического Труда, лауреаты Государственных премий,
кавалеры орденов, участники новаторских движений, рационализаторы,
ветераны труда, рабочие династии, руководители и главные инженеры,
трудящиеся (трудившиеся) на промышленных и сельскохозяйственных
предприятиях, предприятиях транспорта, строительства, связи;
- ученые, заслуженные врачи, учителя, деятели культуры;
- заслуженные и народные артисты, художники, писатели, журналисты,
редакторы средств массовой информации;
3
- заслуженные тренеры, мастера спорта, чемпионы Мира, Европы, СССР,
России, области, города, члены Олимпийских сборных СССР, России;
- Герои Советского Союза, России, кавалеры орденов, командиры воинских
частей, участники и ветераны Великой Отечественной войны, современных
вооруженных конфликтов;
лидеры региональных отделений политических партий, известные
политические и общественные деятели;
- семьи, внесшие вклад в развитие города и области;
- «рядовые» граждане, являющиеся очевидцами и участниками исторических
событий.
Документы личного происхождения принимаются на хранение в ГКУ ВО
«ГАВО» на безвозмездной основе.
ГКУ ВО «ГАВО» оформляет отношения с фондообразователем и
собственником /владельцем/ документов личного происхождения посредством
Договора дарения документов личного происхождения в собственность
государства.
Договор должен соответствовать следующим требованиям:
- обязательно указывается, чьи документы передает гражданин: свои или
другого фондообразователя, принадлежащие ему на законном основании;
- обязательно согласовываются условия хранения и использования
документов.
Владелец документов может поставить некоторые условия:
- оставить за собой исключительное право публикации документов на
определенный срок;
- ограничить использование всех или некоторых документов на
определенный срок, указав формы ограничиваемого использования
(экспонирование, публикация, выдача в читальный зал архива и др.);
- закрыть для использования отдельные документы на определенный по
договоренности срок;
- предоставить членам комиссии по наследию данного фондообразователя
право исключительного пользования документами;
- передать отдельные документы при условии предоставления ему фото- или
ксерокопий, изготовленных за счет архива.
Обязательно согласовывается использование следующих документов:
- объектов авторского права, использование которых в соответствии с
Законом РФ "Об авторском праве и смежных правах" может осуществляться
при жизни автора и в течение 50 лет после его смерти только с согласия
правообладателя;
- документов, содержащих сведения о личной жизни граждан, а также
создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, которым архивное
законодательство устанавливает срок ограничения доступа в 75 лет со времени
их создания, если доступ к этим документам не разрешен ранее этого срока
самим гражданином или его наследником.
В договоре могут не оговариваться:
- выдача документов во временное пользование самому держателю личного
фонда, передавшему свой архив в собственность государства безвозмездно;
4
- ограничение использования документов ныне здравствующих граждан, так
как эти документы выдаются для использования только с их согласия;
- копирование отдельных документов архивом безвозмездно.
С фондообразователями ведутся переговоры о пополнении фондов
документами, специалист архива при необходимости выезжает на дом или на
работу для предварительной экспертизы документов.
В данный момент в список фондообразователей ГКУ ВО «ГАВО»
включены:
- академик, доктор исторических наук, профессор Б.С. Абалихин, академик,
доктор экономических наук М.М. Загорулько, академик Российской академии
сельскохозяйственных наук и Нью-Йоркской академии наук, профессор И.П.
Кружилин, академик, заслуженный деятель науки РФ Е.С. Павловский,
профессор, доктор медицинских наук, председатель Волгоградского общества
офтальмологов, зав. кафедрой офтальмологии Волгоградской государственной
медакадемии А.М. Водовозов и др.,
- деятели культуры и искусства: засл. архитектор РСФСР Е.И. Левитан,
скульпторы, члены Союза художников РСФСР М.Д. и Н.А. Павловские,
поэтесса, член Союза писателей СССР, почетный гражданин г. Волгограда
М.К. Агашина, хирург и писатель, автор стихов и дневников блокадного
Ленинграда З.С. Седельникова, писатель, автор книг «Южный крест», «Боль»,
«Дубовка. Эхо далекое и близкое» П.И. Селезнев, засл. художник России А.А.
Прокопенко, засл. художник РСФСР, член союза художников РСФСР А.И.
Бородин, засл. артистка Белорусской ССР, актриса Драматического театра им.
А.М. Горького Т.Ф. Коновалова, автор книг «Художественный облик
Царицына-Сталинграда», «Как Царицын развлекался», «Они остались в нашей
истории» краевед Г.Н. Андрианова и др.,
- руководящие работники: директор Волгоградского комбината силикатных
строительных материалов, лауреат Ленинской премии А.П. Адамян, зав.
архивным отделом Волгоградского облисполкома В.П. Злобина, ответственный
секретарь Волгоградского отделения Союза художников Российской
Федерации В.В. Костылев и др.
В 2012 году планируется прием документов от фондообразователей:
академика, доктора экономических наук М.М. Загорулько, архитекторахудожника Ф.М. Коимшиди, историка-политолога, автора изданий и
публикаций Е.А. Чемякина, краеведа Г.Н. Андриановой и др.
ГКУ ВО «ГАВО» практикует поздравление фондообразователей и
владельцев документов личного происхождения с днями рождения и др.
праздниками, помещает заметки и статьи о фондообразователях в газету
«Вести из архивов» к юбилейным датам, дает предложения о проведении
выставок отделу использования документов, научно-исследовательской работы
и социально-правовой информации, принимает участие в организации и
проведении торжественных мероприятий, посвященных юбилейным датам
держателей личных фондов, сотрудничает по вопросу работы с держателями
личных фондов с другими организациями (ГУК «Волгоградский областной
краеведческий музей», Волгоградская областная библиотека им. М. Горького и
др.).
5
Работа с документами держателей фондов личного происхождения
ведется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов в государственных и муниципальных архивах,
музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) и в
соответствии с Методическими рекомендациями по работе с держателями
фондов личного происхождения и комплектованию архива документами
личного происхождения.
Предлагаем Вашему вниманию образец Договора дарения и прилагаемый
к нему Примерный перечень документов, передаваемых «Собственником» в
дар ГКУ ВО «Государственный архив Волгоградской области».
ДОГОВОР ДАРЕНИЯ
документов личного происхождения в собственность государства
Волгоград
N
(дата)
Исходя из необходимости сохранения для истории Волгоградской области
документальных источников о жизни и деятельности краеведа Ивана Ивановича
Иванова__________________________________________________________________
(указать сферу деятельности)
и руководствуясь Законом Волгоградской области «Об Архивном деле в
Волгоградской области» от 31 декабря 2009 г. №1891-ОД, а также законодательными
и правовыми актами РФ, регламентирующими развитие архивного дела, Собственник
в лице Ивана Ивановича Иванова ______________________________________ ___,
(Ф.И.О.)
именуемый в дальнейшем «Собственник», с одной стороны, и ГКУ ВО
«Государственный архив Волгоградской области»
в лице директора А.И.
Коломыткина, именуемый в дальнейшем «Архив», действующий на основании
Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора и принципы взаимоотношений сторон
1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и
передачи «Собственником» «Архиву» на хранение документов, отнесенных к составу
Архивного фонда Волгоградской области, а также их последующего использования в
научных, практических и иных целях.
1.2. «Собственник» безвозмездно передает в собственность государства в лице
«Архива» принадлежащие ему лично документы, а «Архив» принимает в дар эти
документы на следующих условиях:
без особых условий и форм ограничения в использовании документов, кроме
указанных в данном договоре дарения-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1.3. «Собственник» проводит передачу документов собственными силами и за
счет своих средств в сроки, установленные настоящим договором.
6
1.4.Отдельные документы------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------,
необходимые «Собственнику» для практического использования, передаются в
«Архив» в виде заверенных копий. Изготовление копий проводится силами и за счет
«Собственника».
Последующая замена копий документов подлинниками проводится
«Собственником» по истечении --------------------------------------------------------------------.
(указать срок)
1.5. «Архив» осуществляет учет поступления документов «Собственника»,
замену копий документов подлинниками.
1.6. «Архив» принимает на себя безвозмездно:
- оказание консультативно- методической помощи «Собственнику» по вопросам
отбора документов на государственное хранение;
составление сдаточной описи, описи дел личного происхождения и научносправочного аппарата к ней;
проведение научно-технической обработки документов в соответствии с
действующими «Правилами организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007);
обеспечение сохранности документов «Собственника», переданных в «Архив»;
- организацию использования документов «Собственника» в научных,
информационных и иных общественно-значимых целях с учетом условий
«Собственника» на переданные документы;
выдачу дел во временное пользование и для работы в читальном зале «Архива»
по требованию «Собственника»;
- предоставление «Собственнику» по его просьбе ксеро- и фотокопий, переданных
документов с учетом технических возможностей «Архива».
2. Порядок реализации договора
2.1. Передача документов «Собственником» «Архиву» осуществляется на
условиях данного договора.
2.2. Состав передаваемых в дар документов оформляется отдельным
приложением и является неотъемлемой частью настоящего договора.
2.3. Отбор документов для экспертизы ценности и научно-технической
обработки проводится «Архивом» совместно с «Собственником» в течение срока,
указанного «Собственником»-----------------------------------------------------------------------.
(указать срок)
2.4. По результатам предварительной экспертизы ценности документов
составляется сдаточная опись в двух экземплярах по одному экземпляру для каждой
стороны.
2.5. Дальнейшая научно-техническая обработка документов проводится
«Архивом» в плановом порядке.
Документы, прошедшие полную научно-техническую обработку в
соответствии с требованиями архивной службы, включаются в архивную опись.
Опись дел личного происхождения и научно-справочный аппарат к ней составляются
7
в 4-х экземплярах и представляются на рассмотрение Экспертно-проверочной
методической комиссии (ЭПМК) Комитета по управления архивами Администрации
Волгоградской области (далее – Комитета). После утверждения описей ЭПМК
Комитета документы «Собственника» ставятся на государственный учет, один
экземпляр описи передаётся «Собственнику».
Передача дел в архивохранилище «Архива» осуществляется по
утвержденным описям с научно-справочным аппаратом к ним и оформляется актом
приема-передачи дел на государственное хранение. Акт приема-передачи дел на
государственное, хранение составляется в двух экземплярах по одному экземпляру
для каждой стороны.
2.6. «Архив» оставляет за собой право решения вопроса о создании архивного
фонда документов личного происхождения (личного фонда, архивной коллекции,
объединенного архивного фонда, семейного или родового фонда) и возвращения
«Собственнику» документов, не вошедших в архивную опись.
2.7. Принятые документы поступают в состав государственной части
Архивного фонда Волгоградской области и Российской Федерации и с момента
подписания данного договора являются государственной собственностью.
2.8. Последующие передачи документов «Собственником» оформляются
новыми заявлениями «Собственника», если условия передачи документов не
меняются. Если условия передачи документов изменяются, то заключается новый
договор.
3. Права и обязанности сторон
3.1. «Собственник» имеет право:
- вносить предложения по вопросам формирования архивного фонда документов
личного происхождения и его научно-справочного аппарата;
- предоставлять дополнительные сведения для научного описания документов;
требовать согласования с ним вопросов режима, условий хранения и
использования документов;
- приоритетно пользоваться переданными на хранение документами, включая право
на их первую публикацию.
3.2. «Собственник» обязуется:
- предоставить «Архиву» документы на условиях настоящего договора в течение
без определённого срока---------------------------после подписания настоящего договора;
(указать срок)
обеспечить полную сохранность документов до передачи в «Архив».
3.3. «Архив» имеет право:
приглашать «Собственника» для рассмотрения вопросов формирования
архивного фонда из документов личного происхождения и его научно-справочного
аппарата;
- запрашивать у «Собственника» дополнительные сведения для научного описания
документов;
- согласовывать с «Собственником» режим и условия хранения документов.
3.4. «Архив» обязуется:
- провести отбор, научно-техническую обработку и передачу на государственное
хранение документов на условиях настоящего договора;
- возвратить «Собственнику» по акту документы, не вошедшие в состав архивного
фонда;
-
8
- осуществлять использование документов
предусмотренных настоящим договором.
«Собственника»
на
условиях,
4. Срок действия договора.
4.1. Договор вступает в силу после его подписания и действует до тех пор, пока
одна из сторон не расторгнет договор, уведомив об этом вторую сторону за два
месяца до расторжения.
4.2. Если условия последующих передач документов меняются, то
заключается новый договор.
5. Прочие условия.
5.1. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, по одному
экземпляру для каждой стороны.
6. Юридические адреса сторон.
«СОБСТВЕННИК»: Гр. Иван Иванович Иванов_________________________________
АДРЕС:
________________________________________________________
________________________________________________________
Телефоны:
________________________________________________________
Паспорт:
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Дата рождения:
«АРХИВ»:
государственное казенное учреждение Волгоградской области___
«Государственный архив Волгоградской области»______________
АДРЕС:
ул. Коммунистическая, д.30, г. Волгоград, 400131______________
Телефоны:
30-99-06 /приемная/, 30-97-87 /отдел работы с источниками______
комплектования и планирования/, 30-97-83 /отдел организации___
хранения, государственного учета документов и научно-________
справочного аппарата/_____________________________________
«СОБСТВЕННИК»
____________ И.И. Иванов
(подпись) (расшифровка подписи)
«АРХИВ»
_______________ А.И. Коломыткин
М.П.
(подпись)
Е.Ю. Моисеева
30-97-87
9
Приложение N 1 к договору
дарения от __________ N __
Примерный перечень документов,
передаваемых «Собственником» в дар
ГКУ ВО «Государственный архив Волгоградской области»
- Автобиография;
- Публикации (статьи, опубликованные в периодической печати как о фондообразователе,
так и написанные им);
- Дневники (в том числе рабочие ежедневники и записные книжки);
- Личные документы (свидетельства: о рождении, образовании, получении ученых степеней,
званий; дипломы: об образовании, изобретениях, присвоении почетных званий и др.,
удостоверения: служебные, о членстве в общественных организациях; пригласительные
билеты; адреса и др.);
- Документы служебной деятельности, связанные с работой фондообразователя в различных
учреждениях, на предприятиях, на выборных должностях (черновики и копии отчетов о
работе, справки, протоколы совещаний, тексты докладов, выступлений на конференциях,
собраниях, совещаниях; программы мероприятий, в которых принимал участие
фондообразователь; переписка);
- Документы научной деятельности (рукописи диссертаций, отзывы, рецензии на научные
работы и статьи других авторов, планы и наброски статей, конспекты работ других авторов,
вырезки из газет и журналов по интересующим фондообразователя темам, переписка по
этим вопросам);
- Документы общественной деятельности (тексты выступлений, плакаты, фотографии,
протоколы встреч, предвыборные программы, переписка и т.д.);
- Переписка с различными лицами и
фондообразователем и письма, полученные им);
организациями
(письма,
написанные
- Воспоминания;
- Изобразительные материалы (фотографии, рисунки, портреты фондообразователя, его
семьи и близких);
- Материалы о праздновании юбилеев, награждении, присвоении почётных званий;
- Материалы, собранные фондообразователем по интересующим его темам;
- Материалы членов семьи;
- Аудиовизуальные документы (кино- видео-фонодокументы).