1 ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ
ФАЙЛА – ШАБЛОНА ДЛЯ ПРЕМИЙ И НАГРАД
Контакты
Орлова Елена Евгеньевна
(гор.) +375 17 284 06 58
(мтс) +375 29 771 08 63
Буркут Ольга Юрьевна
(гор.) +375 17 294 90 80
(мтс) +375 29 770 43 72
1 ОБЩИЕ ФУНКЦИИ ПОДСИСТЕМЫ
Подсистема «Премии, награды» предназначена для мониторинга:

наград, полученных на международных мероприятиях (медали, дипломы
и др.) организациями и сотрудниками НАН Беларуси;

международных и зарубежных премий организациям и сотрудникамНАН
Беларуси за научные достижения.
Подсистема содержит средства:
- просмотра существующих премий и наград по категориям;
- ввода новых и редактирования существующих премий и наград;
- автоматического получения и обработки файлов с премиями и наградами,
заполненных в соответствии с шаблонами.
Уважаемые пользователи системы, данная инструкция поможет исключить
ошибки в процессе заполнения информационного файла (далее файл). Пожалуйста,
прочитайте её внимательно и следуйте ей.
В данный момент вам необходимо заполнять следующие типы файлов
“Премии, награды», «Премии, награды сотрудников». Наборы полей этих файлов
будут детально рассмотрены ниже.
Если поле по каким-то причинам не имеет значения, то нет необходимости
вносить туда какое-либо значение (пробел или ноль). Оставьте поле пустым.
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для
точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке
файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование
премии(награды)»,
«Премированная(награжденная)
организация
НАНБ»,
«Награждающая организация (для наград)», «Дата получения премии(награды)»,
«За что присуждена премия(награда)», должны быть заполнены.
ШАБЛОНЫ ПРЕМИЙ И НАГРАД
В системе предусмотрена возможность ввода премий и наград через
заполнение файлов-шаблонов в формате Excel. Файл содержит те же поля для
заполнения, что и документы «Премия» и «Награда». Однако в данный файл
можно внести сразу несколько премий и наград. После заполнения файл
сохраняется и передается в систему для дальнейшей обработки.
По двойному
щелчку мыши по файлу шаблона с расширением «.xls»
пользователь имеет возможность сохранить для себя данный файл, а затем
работать с ним для создания новых документов.
Файлы-шаблоны премий и наград организаций
Рис. 1 – Файлы-шаблоны для организаций в формате .xls
Набор полей файла «Премии, награды» для «Премии»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для
точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке
файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование
премии», «Премированная организация НАНБ», «Дата получения премии» и «За
что присуждена премия» должны быть заполнены.
Поле «Наименование премии»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение.
Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет
отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Премированная организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Значение выбирается из списка во
избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строиться
выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «Организация-партнёр»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
премированной организации-партнера при выполнении совместных исследований
и работ. Значение вводится вручную.
Поля «Коллектив сотрудников»
Данные поля имеет текстовый формат. Поля «Коллектив сотрудников» для
организации НАНБ и организации-партнера являются многозначными полями,
куда можно вводить несколько значений(ФИО сотрудника, должность, ученую
степень). Все значения (запись о каждом из участников) разделяются только
точкой с запятой (;) для дальнейшей обработки информации и ее представления по
категориям.
Поле рекомендовано к заполнению.
Пример: академик А.Гордиенко; к.т.н. И.Поболь; н.с. И.Олешук,
зав.лаб., д.ф-м.н. Лебедев С.С.; и.о.директора, академик Петров И.Р.
но не
академик А.Гордиенко, к.т.н. И.Поболь, н.с. И.Олешук
зав.лаб., д.ф-м.н. Лебедев С.С. и.о.директора, академик Петров И.Р.
Поле «Дата получения премии”
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться
из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд.мм.гггг
(11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена премия»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить
любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для
отражения наиболее полной информации о премии. Поле рекомендовано к
заполнению.
Набор полей файла «Премии, награды» для «Награды»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для
точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке
файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование
награды», «Награжденная организация НАНБ», «Дата получения награды» и «За
что присуждена награда» должны быть заполнены.
Поле «Наименование награды»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение.
Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет
отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Награждающая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
награждающей организации. Значение вводится вручную. Поле рекомендовано к
заполнению.
Поле «Награжденная организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Значение выбирается из списка во
избежание ошибок при ручном вводе, так как в дальнейшем будут строится
выборки по данному параметру. Поле рекомендовано к заполнению.
Поля «Коллектив сотрудников»
Данное поле имеет текстовый формат. Поле «Коллектив сотрудников» для
организации НАНБ является многозначным полем, куда можно вводить несколько
значений (ФИО сотрудника, должность, ученую степень). Все значения (запись о
каждом из участников) разделяются только точкой с запятой (;) для дальнейшей
обработки информации и ее представления по категориям.
Поле рекомендовано к заполнению.
Пример: академик А.Гордиенко; к.т.н. И.Поболь; н.с. И.Олешук,
зав.лаб., д.ф-м.н. Лебедев С.С.; и.о.директора, академик Петров И.Р.
но не
академик А.Гордиенко, к.т.н. И.Поболь, н.с. И.Олешук
зав.лаб., д.ф-м.н. Лебедев С.С. и.о.директора, академик Петров И.Р.
Поле «Дата получения награды»
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться
из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд.мм.гггг
(11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена награда»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить
любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для
отражения наиболее полной информации о награде.
Файлы-шаблоны премий и наград сотрудников
Рис. 2 - Файлы-шаблоны премий и наград сотрудников в формате .xls
Набор полей файла «Премии, награды сотрудников”
для «Премии сотрудников»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для
точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке
файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование
премии»,
«Премированная
организация
НАНБ»,
«Фамилия
премируемого
сотрудника», «Дата получения премии» и «За что присуждена премия» должны
быть заполнены.
Для каждого сотрудника заполняется свой документ «Премия» («Награда»).
Поле «Наименование премии»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение.
Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет
отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Премирующая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
премирующей организации. Значение вводится вручную.
Поля «Фамилия премируемого сотрудника»,
«Имя премируемого сотрудника», «Отчество премируемого сотрудника»
Значения фамилии, имени и отчества премируемого сотрудника вводятся
каждое в свою ячейку. В отличие от документа «Премия организации» поле
«Фамилия премируемого сотрудника» является обязательным к заполнению.
Достаточно заполнить только поле «Фамилия». Это поле является однозначным.
Поля «Должность», «Ученая степень», «Ученое звание»
Значения «Должность», «Ученая степень» и «Ученое звание» хранятся в
отдельных ячейках и выбираются как из раскрывающегося списка, так и вносятся
вручную.
Поле «Организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
организации НАНБ, в которой работает премируемый сотрудник. Значение
выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в
дальнейшем будут строиться выборки по данному параметру. Поле рекомендовано
к заполнению.
Поле «Дата получения премии»
Поле «Дата получения премии» имеет формат даты и может либо выбираться
из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд.мм.гггг
(11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена премия»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить
любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для
отражения наиболее полной информации о премии. Поле рекомендовано к
заполнению.
Набор полей файла «Премии, награды сотрудников» для
«Награды сотрудников»
Следует отметить, что все поля допускают пустые значения. Но для
точности вводимой информации, отсутствия ошибок при дальнейшей обработке
файла и последующего представления документов в системе поля «Наименование
награды», «Награждающая организация», «Награжденная организация НАНБ»,
«Дата получения награды» и «За что присуждена награда» должны быть
заполнены.
Поле «Наименование награды»
Данное поле имеет текстовый формат и может принимать любое значение.
Значение вводится вручную. Очень важно всякий раз перед отправкой ввести
правильное значение в это поле. Если данное поле не заполнено, то файл будет
отклонен и его обработка будет остановлена. Поле обязательно к заполнению.
Поле «Награждающая организация»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
премирующей организации. Значение вводится вручную.
Поля «Фамилия награждаемого сотрудника»,
«Имя награждаемого сотрудника», «Отчество награждаемого
сотрудника»
Значения фамилии, имени и отчества премируемого сотрудника вводятся
каждое в свою ячейку. В отличие от документа «Премия организации» поле
«Фамилия награжденного сотрудника» является обязательным к заполнению.
Достаточно заполнить только поле «Фамилия». Это поле является однозначным.
Поля «Должность», «Ученая степень», «Ученое звание»
Значения «Должность», «Ученая степень» и «Ученое звание» хранятся в
отдельных ячейках и выбираются как из раскрывающегося списка, так и вносятся
вручную.
Поле «Организация НАНБ»
Данное поле имеет текстовый формат. Оно содержит наименование
организации НАНБ, в которой работает награжденный сотрудник. Значение
выбирается из списка во избежание ошибок при ручном вводе, так как в
дальнейшем будут строиться выборки по данному параметру. Поле рекомендовано
к заполнению.
Поле «Дата получения награды»
Поле «Дата получения награды» имеет формат даты и может либо выбираться
из готовой календарной формы, либо вводиться вручную в формате дд.мм.гггг
(11.11.2011). Поле рекомендовано к заполнению.
Поле «За что присуждена награда»
Поле «За что присуждена» имеет текстовый формат и позволяет вводить
любые символы (буквы и цифры). Поле является обязательным к заполнению для
отражения наиболее полной информации о награде. Поле рекомендовано к
заполнению.