Государственное областное учреждение «Государственный архив Кировской области» (ГОУ «ГАКО») Создание автоматизированного программного комплекса

Государственное областное учреждение
«Государственный архив Кировской области»
(ГОУ «ГАКО»)
Создание автоматизированного программного комплекса
по документам ГОУ «ГАКО», содержащим генеалогическую информацию.
Опыт. Проблемы. Перспективы.
Доклад на научно-методическом совете архивных учреждений Приволжского федерального округа
в г. Нижний Новгород, 2008 г.
Автор – начальник отдела
информационно-поисковых систем
ГОУ «ГАКО» М.В. Меланин
В 90-х годах XX в. в Государственном архиве Кировской области
значительно возросли число пользователей документной информацией,
занимающихся в читальном зале архива генеалогическими исследованиями
и число генеалогических запросов, в т.ч. и родословных на несколько поколений. В связи с этим перед архивом встала задача обеспечения исследований по данной тематике информационно-поисковыми системами.
Основными источниками для поиска генеалогической информации
являются метрические книги, исповедные росписи и ревизские сказки.
В Государственном архиве Кировской области объем находящихся на хранении документов этих видов значителен, что объективно обусловлено историей нашего региона.
Большой объем и наличие этих документов в нескольких десятках описей разных фондов обусловили выбор формы информационно-поисковой системы по метрическим книгам и исповедным росписям – электронная база
данных.
В
настоящее
время
автоматизированный
программный
комплекс
по документам ГОУ «ГАКО», содержащим генеалогическую информацию
включает 2 завершенные базы данных: «Метрические книги церквей Вятской
епархии. XVIII-XX вв.» и «Исповедные росписи церквей Вятской епархии.
XVIII-XX вв.», а также 2 незавершенные – «Клировые ведомости церквей Вятской епархии. XVIII-XX вв.» и «Списки населенных пунктов Вятской губернии
– Кировской области. 1905-2002 гг.».
Базы данных «Метрические книги» и «Списки населенных пунктов»
являются сетевыми.
Разработку программ для баз данных в архиве осуществляет главный
специалист-программист отдела организационно-методической работы и автоматизированных архивных технологий на основании технического задания, составленного сотрудниками отдела информационно-поисковых систем
и одобренного Советом НОТ архива. Главный специалист составляет инструкцию пользователю программой, которую рассматривает и одобряет ме-
тодическая комиссия архива. Непосредственное ведение баз данных осуществляет отдел информационно-поисковых систем.
К каждой программе в архиве имеется инструкция пользователю,
подробно описывающая все возможности программы, в т.ч. порядок ввода
и поиска информации в базе данных. Инструкции снабжены рисунками,
наглядно демонстрирующими различные окна и поля программы, а также
процесс работы с ними.
Базы данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» построены по единым принципам. В настоящее время базы
данных содержат информацию о местонахождении в фондах ГОУ «ГАКО»
порядка 74 тысяч метрических книг за период 1724-1938 гг. (10361 ед. хр.) и
21 тысячи исповедных росписей за 1731-1917 гг. (1191 ед. хр.), т.е. всех выявленных на данный момент в архиве документов этих видов), а также 4890
клировых ведомостей за 1830-1915 гг. – всего 153 ед. хр. (на данный момент
введена информация только о церквях Сарапульского уезда Вятской губернии).
Единицей учета баз данных является запись, под которой для баз данных «Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости»
понимается совокупность сведений об одном документе, а для базы данных
«Списки населенных пунктов» – совокупность сведений об одном населенном пункте из одного списка населенных пунктов, введенного в базу данных.
Программа «Метрические книги церквей Вятской епархии. XVIII-XX
вв.» была разработана в архиве в 1999 г. с целью создания межфондового
указателя, содержащего сведения о местонахождении всех выявленных
в архиве метрических книг православных церквей. В 2005 г. программа была
усовершенствована с целью устранения выявившихся в процессе использования недостатков, добавлены новые функции.
В базу данных внесена следующая информация по каждой метрической
книге:

название церкви (собора);

название и тип населенного пункта (город, завод, слобода, село),
в котором находилась церковь (собор);

название уезда (в период 1780-1796 гг. – округи), на территории
которого находилась церковь;

название епархии, к ведомству которой относилась церковь;

год составления;

поисковые данные (номера фонда, описи, дела, листов).
К настоящему времени в базу данных внесены сведения о всех метрических книгах православных церквей, находящихся на хранении в архиве,
в т.ч. и церквей других епархий, кроме Вятской – Вологодской, Казанской,
Костромской.
Программа «Исповедные росписи» была создана в архиве в 2005 г.
также с целью создания межфондового указателя, содержащего сведения
о местонахождении всех выявленных в архиве исповедных росписей.
В нее введены сведения об исповедных росписях, аналогично базе данных «Метрические книги».
База данных «Клировые ведомости церквей Вятской епархии. XVIIIXX вв.» создана в 2007 г. для создания указателя в процессе усовершенствования описи клировых ведомостей церквей Сарапульского уезда.
Созданные программы позволяют осуществлять с базами данных
«Метрические книги», «Исповедные росписи» и «Клировые ведомости»:

поиск информации о местонахождении одного документа или
комплекса документов по сочетанию различных заданных параметров (например, метрические одной церкви за заданный период,
метрические книги церквей одного населенного пункта, одного
уезда, епархии и т.д.);

создание на бумажной основе географических указателей документов одного вида к описям дел, содержащим значительный объем таких документов.

для исповедных росписей и клировых ведомостей – формирование
и вывод на печать внутренних описей дел.
С помощью этих программ в архиве уже созданы 5 указателей: 2 – метрических книг, 2 – исповедных росписей, 1 – клировых ведомостей.
Указатели построены по географическому принципу: по алфавиту
названий населенных пунктов, в которых имелись церкви; в тех случаях,
когда в одном населенном пункте имелось две или более церквей, или когда
название церкви, находившейся в одном населенном пункте, изменилось –
по алфавиту названий церквей. Документы одной церкви расположены
в хронологическом порядке.
База данных «Списки населенных пунктов Вятской губернии – Кировской области. 1905-2002 гг.» была создана в 2007 г. на основе материалов,
подготовленных для справочника «Административно-территориальное деление Вятской губернии – Кировской области. 1918-2002 гг.».
Появление этой базы данных было вызвано интенсивным использованием сотрудниками архива и пользователями документной информацией
в читальном зале списков населенных пунктов, готовившихся для публикации в качестве приложений к указанному справочнику.
Общее количество записей в базе данных – более 54 тысяч.
В базу данных путем экспорта текстовых документов в формате Word
были внесены списки населенных пунктов: Вятской губернии на 1905 г.;
Вятской губернии на 1919-1923 гг.; Кировской области 2002 г.; трех волостей
Никольского уезда Северо-Двинской губернии, переданных в 1920 г. в состав
Котельничского уезда Вятской губернии; трех районов Архангельской области, переданных в 1941 г. в состав Кировской области.
В базу данных внесена следующая информация по каждому населенному пункту:

название и дата списка населенных пунктов, из которого берется
информация;

тип и название населенного пункта;

административно-территориальные единицы разных звеньев, к которым относился населенный пункт;

поисковые данные списка (номера фонда, описи, дела, листов);

примечания (данное поле предусмотрено для введения любых
дополнительных сведений о населенном пункте, например о том,
что данный населенный пункт является центром какой-либо административно-территориальной единицы).
Программа позволяет осуществлять при работе с базой данных
построение списка населенных пунктов конкретной административнотерриториальной единицы на заданный год;
База данных «Списки населенных пунктов» при исполнении генеалогических запросов используется для подтверждения факта существования
населенного пункта под конкретным названием на территории Вятской
губернии – Кировской области, поиска информации о принадлежности
конкретного
населенного
пункта
к
административно-территориальной
единице (уезду, волости, району и т.п.) на заданный момент времени, наличии у населенного пункта второго названия и др.
Созданные в архиве программы удобны и просты в использовании.
При вводе информации в базы данных широко используются функции
автозавершения и ввода группы значений. Оба эти механизма облегчают
ввод повторяющихся данных, что ускоряет ввод и уменьшает число ошибок.
Особое внимание уделено процессу редактирования записей баз данных. Редактирование проводится сотрудниками отдела информационнопоисковых систем после завершения ввода информации и осуществляется
при помощи специального окна просмотра и редактирования, в котором
в виде таблицы отображаются все записи, введенные в базу данных.
Просмотр и редактирование являются необходимыми этапами работы
в процессе создания баз данных. Введенные записи просматриваются с це-
лью устранения ошибок и опечаток, введения в базу данных вновь установленных или исправленных данных.
При пользовании такими базами данных, как «Метрические книги»,
«Исповедные росписи» и «Клировые ведомости» следует иметь в виду, что
названия населенных пунктов, в которых находились церкви, и самих церквей могли меняться. В таких случаях сведения о документах одной церкви
следует искать в базах данных по нескольким названиям, что требует применения дополнительных справочных материалов в виде списков старых и новых названий населенных пунктов и церквей.
Для создания географических указателей документов возникла необходимость приведения различных вариантов названий одного населенного
пункта или одной церкви к единообразному написанию. Например, из двух
вариантов названия одного села – Бахта и Бахтинское, или двух вариантов
названия одной церкви – Свято-Троицкая и Троицкая, встречающихся в документах, в базе данных оставляется одно. При этом изменять названия следует очень осторожно, отличая случаи вариативности названий от случаев
формального переименования. Следует иметь в виду, что в некоторых случаях один вариант названия церкви мог исторически закрепиться за церковью.
Проблемы, возникающие при работе с базами данных, не создают значительных затруднений при их использования по основному назначению.
В перспективных планах архива – ведение уже созданных баз данных и
совершенствование методики работы с ними.
На ближайшие годы запланировано создание межфондового указателя
– базы данных «Ревизские сказки Вятской губернии. XVIII-XIX вв.», в которую будет введена информация обо всех находящихся на хранении в архиве
ревизских сказках на уровне населенных пунктов.
Будут созданы базы данных «Планы приходов Вятской епархии начала
XX в.» и «Списки землевладельцев и домохозяев Вятской губернии на 1891 г.».
База данных «Планы приходов Вятской епархии начала XX в.» будет
представлять собой комплекс оцифрованных (сканированных) планов (всего
около 300) с поисковой системой в виде алфавитных списков наименований
уездов и населенных пунктов, в которых имелись церкви, и самих церквей.
База данных возможно будет дополнена историческими и статистическими сведениями по истории церквей или другими картографическими
материалами, с помощью которых возможно установить местоположение
населенных пунктов, существовавших в XIX-XX вв.
В базу данных «Списки землевладельцев и домохозяев Вятской губернии на 1891 г.» будут введены поименные списки домохозяев, охватывающие
всю территорию Вятской губернии, в разрезе уездов, волостей, сельских
обществ и населенных пунктов.
В настоящее время данные списки интенсивно используются в архиве
для установления точного места проживания (приписки) семей, в тех случаях,
когда таковое известно лишь приблизительно.
Все созданные в архиве на данный момент базы данных значительно
облегчают работу сотрудников архива и пользователей документной информацией при генеалогических исследованиях. Базы данных «Метрические
книги» и «Исповедные росписи» и созданные на их основе географические
указатели являются основными справочниками для поиска документов данных видов в архиве. Без их использования не обходится ни одно генеалогическое исследование.