НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИПК «Единый реестр разработок ТПУ» Инструкция пользователя 2011 Начало работы Для работы в приложении пользователю необходимо иметь учетную запись в домене ТПУ (tpu.ru). Если учетной записи нет, необходимо зарегистрироваться в домене ТПУ, для этого необходимо обратиться в Главный информационный узел (http://portal.tpu.ru/departments/head/inform/org/reg). При себе иметь документ, удостоверяющий личность. Рекомендуемые браузеры для работы с ИПК «Командировки» - Internet Explorer 7.0 и выше, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.6 и выше. Начало работы в приложении начинается с авторизации пользователя. Для того, чтобы авторизоваться в системе, нужно перейти по ссылке http://roster.tpu.ru. Рисунок 1. Авторизация в ИПК Имя пользователя – имя пользователя в домене ТПУ, присвоенное сотруднику. Пароль – пароль пользователя в домене ТПУ. После того, как введены Имя пользователя и Пароль, нужно нажать кнопку «Войти» на форме, либо клавишу Enter на клавиатуре. Введенные данные будут обработаны системой, и пользователю будет присвоена роль, определенная администратором ИПК «Единый реестр разработок ТПУ» (далее ИПК). При успешной авторизации Имя пользователя текущего сотрудника отображается в приложении на нижней панели (Рисунок 4). 2 В случае, если введено неправильное Имя пользователя или Пароль, пользователь увидит сообщение: «Invalid Login Credentials» (Рисунок 2). Рисунок 2. Авторизация не одобрена Пользователь ИПК может относиться к нескольким ролям одновременно, в этом случае его интерфейс может отличаться от рисунков, приведенных в настоящей инструкции. Главная навигационная панель в приложении, для сотрудника, который относится к нескольким группам пользователя, может содержать дополнительные вкладки, которые также описаны в настоящей инструкции в разделе для соответствующих ролей. Рисунок 3. Главная навигационная панель ИПК 3 Инструкция пользователя для роли «Автор» Авторизованный сотрудник, которому присвоена роль «Автор», может видеть Разработки, в которых он является автором или соавтором (Рисунок 4). Рисунок 4. Список разработок Список разработок – список текущих разработок пользователя, в которых пользователь является автором/соавтором. Строки в таблице можно отсортировать по любому столбцу нажатием на его название. Список договоров подряда – список договоров подряда, которые заключены с пользователем. Строки в таблице можно отсортировать по любому столбцу нажатием на его название. Просмотр договоров подряда Чтобы открыть договор для просмотра, нужно нажать на Уникальный номер (Уник. N) договора в таблице: 4 Рисунок 5. Список договоров подряда Форма договора отображает все атрибуты Договора подряда: Рисунок 6. Форма договора подряда Если форма договора содержит неверные данные, либо данные отсутствуют, вам нужно обратиться к сотрудникам ПФО ТПУ. Чтобы вернуться к списку договоров, нужно нажать кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу на форме договора подряда: Список разработок В список разработок попадают все договоры, по которым создана Анкета разработки. Анкета разработки может быть одна на несколько договоров, в этом случае договор, на основании которого была создана разработка, считается главным, автор этого договора может вносить изменения в разработку. Договоры, которые были добавлены в качестве соавторских, считаются второстепенными, а сотрудники, которые являются Контрагентами по ним, вносить изменения в Анкету разработки такого договора не могут. В этом случае на форме анкеты разработки появляется блок, представленный на Рисунке 7: 5 Рисунок 7. Информационное сообщение Создание и Редактирование Анкеты разработки по договору подряда Чтобы заполнить Анкету разработки по договору подряда, нужно нажать на форме кнопку редактирования соответствующего договора (Рисунок 8). Рисунок 8. Кнопка редактирования договора подряда После нажатия на кнопку редактирования открывается форма для заполнения анкеты текущего договора (Рисунок 9). Редактировать существующие атрибуты Договора подряда нельзя. 6 Рисунок 9. Форма договора и Анкета разработки Заполнение анкеты разработки Для того чтобы заполнить анкету, нужно выбрать из предложенного списка Вид материала, на форме Анкета разработки: Рисунок 10. Выбор атрибута «Вид материала» из списка доступных значений Если в предложенном выпадающем списке нет необходимого значения, необходимо обратиться в службу поддержки (см. Контакты). После того, как будет заполнен атрибут Вид материала, становится доступным для заполнения следующий атрибут Наименование (Рисунок 11). 7 Если не заполнить эти два атрибута, то добавление соавторов и сохранение текущих изменений будет невозможно: появится сообщение в верхней части приложения (Рисунок 12) и рядом с незаполненными обязательными атрибутами (Рисунок 13). Рисунок 11. Уточняющий выбор атрибута «Вид материала» Рисунок 12. Ошибка заполнения атрибутов Рисунок 13. Ошибка заполнения обязательных атрибутов Название – в поле указывается название разработки. Электронная версия (URL) – указывается ссылка (URL) разработки, если она есть. Поле не обязательно для заполнения. 8 Добавление материалов по разработке Текущая разработка должна быть подкреплена документами, для этого нужно воспользоваться формой добавления материалов (Рисунок 14). Рисунок 14. Форма «Материалы» Для добавления документа нужно нажать кнопку «Добавить», после этого появится форма, представленная на Рисунке 15: Рисунок 15. Форма добавления файла Тип документа – тип добавляемого документа, может принимать значения: Материал Рецензия Выписка из решения Программа испытаний Материал – могут входить любые материалы по разработке. «Рецензия», «Выписка из решения» – предназначены для заполнения одноименными документами по текущей разработке за исключением разработки «Информационнопрограммный комплекс». «Программа испытаний» - предназначен для заполнения одноименным документом по текущей разработке только для разработки «Информационно-программный комплекс». Примечание – в поле нужно указывать описание добавляемого материала. Для того чтобы добавить документ, нужно нажать кнопку «Выберите файл», после чего появится стандартное окно выбора документа (Рисунок 16). Если необходимо добавить несколько однотипных документов, то можно все документы предварительно добавить в архив (WinRAR, WinZIP) стандартными средствами операционной системы, и добавить сразу архив документов. Пример добавления файлов в архив находится в приложении 1 настоящей инструкции. 9 Рисунок 16. Выбор файла Имена файлов должны быть на английском языке. Добавление Договора подряда в Список разработок После того, как все обязательные атрибуты анкеты заполнены, пользователь может добавить договор подряда в Список разработок, для этого необходимо нажать кнопку «Добавить», расположенную в верхней правой части формы Анкета разработки: Рисунок 17. Добавление договора подряда в Список разработок После нажатия кнопки «Добавить» текущий договор подряда перемещается в Список разработок, и получает статус «Не готово» (Рисунок 18). После того как Договор подряда стал Разработкой появляется возможность добавить соавторов к разработке и отправить текущую разработку на согласование эксперту. Эксперт видит все разработки, по которым Направление и Номер закупки НИУ совпадает с его областью видимости. Редактировать разработку может только Автор, и только в том случае, когда ее статус «Не готово» или «Отклонено». 10 Рисунок 18. Анкета разработки Если Договор подряда был добавлен в Список разработок ошибочно, то для удаления из списка нужно нажать кнопку «Удалить» на форме Анкета разработки, расположенной в правом верхнем углу блока «Анкета разработки». Чтобы сохранить текущие изменения на форме Анкета разработки, нужно нажать на кнопку «Сохранить изменения», расположенную в правом верхнем углу формы. Если в анкету были добавлены файлы, после ее сохранения появляется ссылка на соответствующие документы: Рисунок 19. Список документов При нажатии на кнопку откроется форма редактирования файла (Рисунок 20). С помощью этой формы можно изменить и просмотреть загруженный файл, поменять его атрибуты. 11 Рисунок 20. Форма редактирования файла Просмотреть файл – ссылка на сохранение файла на диск компьютер пользователя. Удалить – удаление текущего файла. Сохранить изменения – если текущий файл был изменен пользователем, то нажав эту кнопку все изменения фиксируются. Закрыть – закрытие текущей формы без сохранения текущих изменений. Добавление соавторов к разработке Соавтор – сотрудник ТПУ, имеющий учетную запись в домене ТПУ, который совместно с текущим пользователем работает по созданию текущей разработки. Соавторов может быть несколько. Анкета разработки в этом случае будет одна на все договоры подряда, контрагенты по которым включены в текущую разработку как соавторы. Чтобы к текущей разработке добавить соавтора, нужно нажать на кнопку «Добавить», расположенную на форме соавторов (Рисунок 21): Рисунок 21. Добавление соавтора После нажатия на кнопку «Добавить» на форме Соавторы открывается форма редактирования соавторов: Рисунок 22. Выбор соавтора Чтобы выбрать сотрудника, который является соавтором по текущей разработке, нужно нажать на иконку поиска . После нажатия на иконку поиска появляется форма с выбором сотрудника (Рисунок 23). 12 Рисунок 23. Выбор сотрудника из списка Чтобы выполнить поиск нужного сотрудника в списке сотрудников ТПУ, нужно ввести в поле поиска Фамилию (или часть фамилии) нужного сотрудника и нажать кнопку поиска «Search». Для эффективного поиска лучше вводить 3 и более символов: Рисунок 24. Поиск сотрудника Чтобы добавить сотрудника в список соавторов нужно нажать на соответствующую Фамилию в списке. 13 Если кнопка выбора была нажата ошибочно, то чтобы закрыть окно выбора сотрудника, надо нажать кнопку «Close», либо закрыть окно с помощью кнопок окна браузера . После того, как пользователь выбрал сотрудника ТПУ в качестве Соавтора, форма с выбором сотрудников будет закрыта, и в таблице соавторов появится запись (Рисунок 25). Рисунок 25. Список соавторов При нажатии на кнопку (Рисунок 26). открывается форма редактирования соавтора Рисунок 26. Редактирование соавтора Удалить – удаление текущего соавтора из списка соавторов. При нажатии на кнопку появится окно с подтверждением удаления (Рисунок 27). Рисунок 27. Удаление записи Сохранить изменения – если атрибуты текущего сотрудника были изменены, нажав на эту кнопку, изменения фиксируются, и форма редактирования закрывается. Закрыть – закрытие текущей формы без сохранения текущих изменений на форме. Чтобы удалить запись, нужно нажать «ОК», чтобы отменить удаление нужно нажать «Отмена». 14 Отправка разработки на согласование эксперту Когда Разработка готова для просмотра экспертом и начала этапа согласования и утверждения, нужно нажать кнопку «Отправить на согласование» на форме Этапы согласования: Рисунок 28. Отправка на согласование разработки эксперту Отправить на согласование можно разработки только со статусом «Не готово» или «Отклонено». После того, как пользователь нажал кнопку «Отправить на согласование», Разработка меняет свой статус на «На проверке». Разработка становится недоступна Автору для редактирования. Если разработка была отправлена на согласование ошибочно, нужно попросить Эксперта (по своему направлению или Номеру закупки НИУ) отклонить заявку, либо обратиться в тех поддержку. Список экспертов по текущему договору указывается после блока «Этапы согласования» (Рисунок 29). Рисунок 29. Список экспертов по договору Разработка получает статус «Отклонено», если эксперт принял решение ее отклонить. Разработка получает статус «Принято», если эксперт принял решение ее принять. Список руководителей мероприятий указывается после списка экспертов (Рисунок 30). Рисунок 30. Список руководителей мероприятий 15 Инструкция пользователя для роли «Эксперт» Авторизованный сотрудник, которому присвоена роль «Эксперт», может видеть Разработки, в которых он является автором или соавтором, а также Документы на согласовании (Рисунок 31). Рисунок 31. Список документов на согласовании Разработки – список разработок, в которых текущий пользователь является автором или соавтором. Работа со списком разработок подробно описана в пункте Инструкция пользователя для роли «Автор» настоящей инструкции. Документы на согласовании – список разработок, по которым текущий пользователь является экспертом. Строки в таблице можно отсортировать по любому столбцу нажатием на его название. Если по договору подряда не создана анкета разработки, Эксперт в документах на согласование этот договор не увидит. Если статус текущей разработки «Не готово», это обозначает, что автор разработки создал Анкету разработки, но не закончил работу над формированием материалов по разработке и не отправил ее на согласование эксперту. Если статус текущей Разработки «На проверке», это обозначает, что автор закончил формирование Анкеты разработки и отправил на согласование эксперту текущие материалы. Пользователь (Эксперт) может просмотреть информацию по разработке, введенную автором, и принять решение, утвердить или отклонить текущий вариант. Чтобы принять решение, нужно нажать кнопку «Решение» на форме Этапы согласования (Рисунок 32). 16 Рисунок 32. Принятие решение После нажатия кнопки «Решение», отобразится форма принятия решения, на которой можно выбрать Решение и написать Комментарий, который объясняет выбранное решение (Рисунок 33). Рисунок 33. Выбор варианта решения по разработке Чтобы решение вступило в силу, нужно нажать кнопку «Добавить» на форме Согласование, расположенную в правом верхнем углу формы. После того, как эксперт принял Разработку, ее статус меняется на «Принято». Чтобы отменить принятие Разработки нужно повторно нажать кнопку «Решение» и выбрать на появившейся форме «Отклонено». Чтобы закрыть форму или отменить текущие изменения на форме, нужно нажать кнопку «Закрыть», расположенную в правом вернем углу формы Согласование. Если статус текущей разработки «Не готово» или «Отклонено», пользователь может просматривать материалы, но не может принимать решения об утверждении/отклонении, пока автор не отправил Разработку на согласование. 17 Инструкция пользователя для роли «Руководитель мероприятий» Авторизованный сотрудник, которому присвоена роль «Руководитель мероприятий», может видеть разработки, в которых он является автором или соавтором, формировать отчеты и назначать экспертов. Пользователь работает с отчетами и экспертами только по тем мероприятиям, для которых он назначен руководителем (Рисунок 34). Рисунок 34. Отчеты Разработки – список разработок, в которых текущий пользователь является автором или соавтором. Работа со списком разработок подробно описана в пункте Инструкция пользователя для роли «Автор» настоящей инструкции. Отчеты – функционал для формирования отчетов в рамках ограничения по назначенным мероприятиям для текущего пользователя. Эксперты – функционал работы с экспертами в рамках ограничения по назначенным мероприятиям для текущего пользователя. Формирование отчетов. Реестр договоров подряда Текущий пользователь может сформировать отчеты по реестру договоров подряда и по списку руководителей направлений. Реестр договоров подряда – реестр, в который входят все договоры подряда, ограниченные областью видимости назначенными мероприятиями для текущего пользователя. 18 Чтобы найти договор(ы) подряда по определенным признакам, нужно нажать на ссылку «Реестр договоров подряда» на форме Список отчетов (Рисунок 34). После нажатия на ссылку отобразится форма поиска (Рисунок 35): Рисунок 35. Форма поиска по атрибутам Форма позволяет найти договор(ы), удовлетворяющий одному или нескольким значениям атрибутов. Статус в реестре может принимать значения: На проверке – Автор отправил Разработку на согласование Эксперту. Не готово – Автор работает над заполнением анкеты Разработки и еще не отправил ее Эксперту. Отклонено – Эксперт принял решение отклонить Разработку. Принято - Эксперт принял решение принять Разработку. Уник. № - поле для ввода уникального номера договора подряда. Вводится текст, поиск осуществляется по вхождению в номер введенных символов, чем больше символов будет введено, чем точнее будет осуществлен поиск. Дата регистрации с/по – указывается интервал времени, в рамках которого будут найдены все договора, с датой заключения договора, попадающей в указанный период. Граничные даты интервала также включаются в поиск. Краткое содержание – атрибут для поиска по краткому содержанию договора подряда. Контрагент – атрибут для поиска по Сотруднику, с которым заключен договор подряда. Чтобы выбрать сотрудника, нужно нажать кнопку поиска . Выбор сотрудника аналогичен выбору сотрудника, описанному в разделе «Добавление соавторов к разработке». Чтобы начать поиск по заданным критериям, нужно нажать кнопку «Поиск». Найденные договоры подряда отобразятся в виде списка на текущей странице. Строки в таблице найденных договоров можно отсортировать по любому столбцу нажатием на его название. Чтобы закрыть текущий отчет и вернуться к Списку отчетов (Рисунок 34), нужно нажать кнопку «Закрыть» на форме найденных отчетов (Рисунок 36). 19 Рисунок 36. Атрибутивный поиск разработок Формирование отчетов. Список руководителей подразделений Список руководителей подразделений – отображает список сотрудников ТПУ, которые являются руководителями подразделений. По умолчанию отображаются все руководители подразделений ТПУ. Чтобы найти конкретного сотрудника(ков) и посмотреть его должность, подразделение и уникальный номер, нужно ввести строку в поле для поиска. Строка для поиска может содержать начальные буквы фамилии, должности, подразделения или уникальный номер. Поиск осуществляется по всем атрибутам таблицы, приведенной на Рисунке 37. Строки таблицы Список руководителей подразделений могут быть отсортированы по любому столбцу нажатием на его название. Рисунок 37. Полнотекстовый поиск руководителей направлений Назначение экспертов Для работы с экспертами в ИПК перейдите на вкладку «Эксперты» на главной форме. После перехода на вкладку отобразится форма Список экспертов (Рисунок 38). 20 Рисунок 38. Список экспертов На форме Список экспертов попадут все эксперты, назначенные на направление, входящее в область видимости текущего пользователя – Руководителя мероприятий. Список можно отсортировать по ФИО эксперта нажатием на заголовок «ФИО» таблицы экспертов. Добавление Чтобы добавить нового эксперта в ИПК, нужно нажать на кнопку «Добавить» на форме Список экспертов (Рисунок 38). После нажатия кнопки появится форма Карты эксперта (Рисунок 39). Рисунок 39. Добавление эксперта Чтобы выбрать эксперта из списка, нужно нажать кнопку поиска на форме Карта эксперта. Выбор сотрудника аналогичен выбору сотрудника, описанному в разделе «Добавление соавторов к разработке». После того, как эксперт, которого нужно добавить, выбран, нужно нажать кнопку «Добавить» на форме, представленной на Рисунке 39, чтобы появилась заполненная карта эксперта (Рисунок 40): Рисунок 40. Заполненная карта эксперта Для того чтобы эксперт мог принимать и отклонять разработки, необходимо для него добавить Мероприятия и определить Номер (а) закупок по НИУ. Эксперт в списках 21 Документов на согласовании увидит только те разработки, которые входят в определенное для него Направление и относятся к назначенным на него Номерам закупок по НИУ. Чтобы добавить Закупку НИУ, нужно нажать кнопку «Добавить» на форме Номер закупки НИУ (Рисунок 41). Рисунок 41. Добавление закупки НИУ После нажатия кнопки «Добавить» на форме, приведенной на Рисунке 41, появится форма, на которой нужно выбрать подходящее Направление и нажать кнопку «Добавить» (Рисунок 42). Рисунок 42. Выбор закупки НИУ После нажатия кнопки «Добавить» на форме, приведенной на Рисунке 41, форма добавления закроется, и выбранное Направление добавится в список доступных закупок НИУ для текущего эксперта (Рисунок 43). Рисунок 43. Карта эксперта Просмотр и редактирование Для просмотра и редактирования данных по эксперту нужно нажать кнопку на форме напротив фамилии эксперта. После нажатия кнопки отобразится форма Карта эксперта с заполненными атрибутами текущего эксперта (Рисунок 43). Чтобы закрыть Карту эксперта нужно нажать кнопку «Закрыть». 22 Чтобы внести изменения в выбранную закупку, нужно нажать кнопку на форме Номер закупки НИУ для выбранной записи. После нажатия кнопки откроется форма редактирования (Рисунок 44). Рисунок 44. Форма редактирования мероприятия Чтобы выбрать другое направление нужно нажать кнопку поиска представленной на Рисунке 44, и выбрать подходящее направление. на форме, Для сохранения изменений на текущей форме нужно нажать кнопку «Сохранить изменения». Для закрытия текущей формы нужно нажать кнопку «Закрыть». Если внести изменения на форме и не сохранить их, то при нажатии на кнопку «Закрыть» все изменения будут утеряны. Удаление Чтобы удалить Эксперта из Списка экспертов, нужно открыть карту эксперта (Рисунок 43) и в левом верхнем углу нажать кнопку «Удалить» (Рисунок 45). Рисунок 45. Удаление эксперта После нажатия кнопки «Удалить» появится окно с подтверждением удаления записи (Рисунок 27). Чтобы удалить Номер закупки НИУ, по которому работает текущий эксперт, нужно открыть на просмотр Мероприятие и нажать кнопку «Удалить» (Рисунок 46). Рисунок 46. Удаление мероприятия После нажатия кнопки «Удалить» появится окно с подтверждением удалении записи (Рисунок 27). Чтобы удалить Закупку, с которой работает текущий эксперт, нужно открыть на просмотр текущую закупку и нажать кнопку «Удалить» (Рисунок 47). 23 Рисунок 47. Удаление номера закупки НИУ После нажатия кнопки «Удалить» появится окно с подтверждением удаления записи (Рисунок 27). Завершение работы в приложении Для того чтобы выйти из приложения, нужно нажать ссылку «Выйти» (Рисунок 48): Рисунок 48. Выход из ИПК Нажатие на кнопку «Выйти» приводит к завершению сессии в работе ИПК. Если выйти из приложения, закрыв браузер, то сессия будет некоторое время еще доступна, и при переходе по ссылке http://roster.tpu.ru авторизация не потребуется. Если вы не уверены, что никто кроме вас не запустит приложение «Единый реестр разработок ТПУ» с вашего персонального компьютера, используйте всегда кнопку «Выйти». 24 Контакты Вопросы по значениям атрибутов договоров подряда направлять в ПФО ТПУ http://tpu.ru/html/pfostaff.htm. 25 Приложение 1 Пример добавления файлов в архив с помощью программы WinRAR 1. Откройте папку (каталог), в котором находятся файлы, которые нужно добавить в архив. Если файлы находятся в разных папках, скопируйте их в одну папку. 2. Выделите все файлы, которые нужно добавить в архив (удерживайте клавишу ctrl и нажимайте на файлы): Рисунок 1 3. После того, как файлы выделены, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, выберите пункт меню «Добавить в архив». 26 4. Рисунок 2 В появившемся окне задайте имя архива и нажмите «ОК». Рисунок 3 27