1 Общие понятия ..............................................................................................................................2 Назначение. ................................................................................................................................2 Особенности для разных форм собственности и внутренней организации ........................2 Частота обновления информации с нашей стороны, со стороны клиентов ........................2 Поиск и варианты поиска .........................................................................................................2 Полное описание программы .......................................................................................................4 Выход ..........................................................................................................................................4 Справка .......................................................................................................................................4 Служебные .................................................................................................................................4 Настройки -> Настройки программы ......................................................................................4 Настройки -> Реквизиты СКЛИТ .............................................................................................8 Статистика -> Справочная 227-1111........................................................................................8 Настройки -> Условия работы с поставщиками .....................................................................9 Прайсы -> Обновить ................................................................................................................10 Прайсы -> Просмотреть ..............................................................................................................11 Три группы закладок. Краткие характеристики. ..................................................................11 Основная («Товары», «Заявка») .............................................................................................11 Вспомогательная («Поставщики», «Архив заявок», «Товары-Заказы») ............................16 Информационная («Забракованные», «Сообщения», «Нормативная документация») ....17 Типичная схема работы ..............................................................................................................19 Накладные ....................................................................................................................................20 Как получить накладные .........................................................................................................20 Реестр накладных ....................................................................................................................20 Проверка на браки ...................................................................................................................21 Ценообразование .....................................................................................................................22 Корректировка цен и наценок. Изменение свойства ЖВ ....................................................23 Кнопка «Печать» .....................................................................................................................23 Типичная схема работы ..........................................................................................................23 Что сделать, что бы оптовики присылали накладные .........................................................24 Есть недокументированные возможности ................................................................................25 Установка программы и начало работы ....................................................................................25 2 Общие понятия Назначение. Основное назначение программы – это помощь в снабжении фармацевтического предприятия, работе с товарными запасами и реализации. Идея, положенная в основу программы, заключается в приведении всех наименований к одному виду и объединении прайсов в единую информационную базу. Организованная таким образом информация позволяет быстро находить нужный товар, и выбирать самое выгодное предложение. Также в программе есть возможность сформировать заявки и отправлять их оптовикам. В ответ на ваши заявки оптовики высылают электронные накладные. В них оптовики указывают серии товаров, количество, цены. Пока товар находится в пути, вы имеете возможность проверить товары на наличие браков, рассчитать розничные цены, распечатать ценники и другие документы. Так как все подготовительные действия выполнены, то по фактическому приходу товара, его можно сразу отправлять на реализацию. Помимо основного, у программы есть сопутствующие направления. Это информационное, правовое и справочное. По каждому наименованию приводится информация о МНН, группе товара, фармацевтической группе, к которым относится данное наименование. Отношение к спискам ЖВ, товарам рецептурного отпуска, к спискам ПККН, А, Б. В программе размещается информация от фирм производителей, нормативная документация с сайта аптечного управления, полный перечень забракованных товаров с сайта центра сертификации, объявления наших клиентов. В 2005 году организована справочная служба по аптекам города Краснодара. Наши операторы отвечают на звонки граждан по наличию медикаментов в аптеках. Все звонки и запросы граждан фиксируются и объединяются в базу звонков. Потом эта информация попадает в Вашу программу и вы можете наблюдать неудовлетворенный спрос населения на различные фармацевтические товары. Особенности для разных форм собственности и внутренней организации Программа насыщена разными инструментами. В зависимости от формы собственности, масштаба вашей организации, стиля работы вы пользуетесь теми инструментами, которые в большей степени отвечают вашим нуждам. Частота обновления информации с нашей стороны, со стороны клиентов Сервер автоматической обработки входящей информации работает круглосуточно без выходных. Постоянно происходит получение и обработка прайсов. Каждый час происходит отправка обновлений в Интернет. Обновление информации в Вашей программе необходимо производить по мере необходимости. То есть непосредственно перед формированием заявки необходимо обновить информацию в программе. Обновление обычно занимает не более 5 минут при условии ежедневного обновления и устойчивой связи. Поиск и варианты поиска Во всех списках в программе есть поиск. Реализовано два режима поиска. Поиск по первым буквам слова - «первый» и поиск по первым буквам слов в наименовании - 3 «второй». В большинстве форм списки настроены на «первый» режим поиска. То есть для поиска ремантадина достаточно набрать «реман», для поиска фирмы Полимед достаточно набрать «по». Этот поиск работает быстро даже на старых компьютерах. Однако он не всегда удобен, так как для поиска Бальзама золотой шелк активатор роста 170 мл необходимо набирать «Бальзам золотой ш». Для таких случаев разработан «второй» поиск. Достаточно набрать «Бал» <пробел> «17». Причем очередность набора поисковых строк безразлична. При наборе «17» <пробел> «Бал» результат будет тем же. (Рис.1). Этот поиск более удобен, однако требует скоростного компьютера. В любом случае попробуйте установить «второй» поиск. Если скорость поиска будет приемлема, останьтесь на нем. Установка производится на закладке «Настройки» в пункте меню «Настройки -> «Настройки программы». Описание всех настроек будет дано ниже. Рис. 1 4 Полное описание программы Далее будет дано полное описание программы. В конце приведена типичная схема работы. Это значит, что постоянно вы пользуетесь только небольшой частью программы. Однако Вам стоит иметь представление обо всех возможностях программы, и знать какие инструменты есть в Вашем распоряжении. Есть несколько правил, которых мы придерживаемся при разработке наших программ. Первое – ничего не нужно запоминать. Мы либо даем понятные описания прямо на форме, как, например «Не добавлять товар в заявку, если не указано количество», либо пишем выпадающие комментарии к кнопкам. Например, при наезде курсором мыши на кнопку «Реквизиты» выпадает комментарий «Посмотреть реквизиты поставщика». Во многих местах программы есть помощь, выпадающая при нажатии правой кнопки мыши. Второе – все необходимые на текущем этапе работы инструменты находятся у вас под рукой. Если вам нужно выделить товары, забракованные в этом месяце, у вас будет инструмент для выделения диапазона дат. Если эти товары вы захотите распечатать, ищите кнопку печать. Третье – ключевые места программы выделяются цветом текста или фона. Выход Пункт меню «Выход» предназначен для закрытия программы. Справка Вызовом пункта меню «Справка» вы откроете окно с описанием программы. Выбирайте интересующий раздел щелчком мыши. Служебные При зависании компьютера во время работы программы, при обрыве связи с Интернет во время загрузки прайсов, при сбоях в сети электропитания возможно нарушение целостности информации в программе. При возникновении проблем в работе с программой позвоните нашим специалистам для получения консультации. Для восстановления работоспособности программы вы будете пользоваться служебными процедурами. Настройки -> Настройки программы Пункт меню «Настройки -> Настройки программы» открывает форму в которой вы должны занести реквизиты вашей компании и уточнить настройки программы. Закладка «Реквизиты аптеки» (рис.2) 5 Рис. 2 На этой закладке вы заносите все реквизиты аптеки. Эта информация используется для формирования заявок оптовикам, при подготовке документов по приходным накладным, размещении ваших сообщений на электронной доске объявлений и т.д. Занесите реквизиты головного предприятия и установите флажок «Головное предприятие». Программа рассчитана на снабжение сети аптек и поддерживает формирование заявок от имени нескольких точек. Для занесения реквизитов еще одной точки вашей сети, нажмите кнопку «Новая», чтобы очистить поля реквизитов. Занесите реквизиты новой точки. Назначение поля «SMS – сообщение о получении накладных присылать на телефон» будет описано в разделе «Работа с приходными накладными». Закладка «Настройки» Поля на этой закладке отвечают за настройку программы под специфику работы пользователя. Значения полей установленные по умолчанию подходят для подавляющего большинства аптек. (Рис. 3). Перечислим поля и объясним их назначение. 6 Рис. 3 «Максимальная наценка аптеки, %». В программе указывается не только отпускная цена оптовика, но и рассчитывается розничная цена, исходя из вашей торговой надбавки. Если при расчете розничных цен вы нацениваете не более 25%, то занесите в это поле 25, и все розничные цены будут рассчитываться исходя из этого процента вне зависимости от свойства ЖВ. Если оставить 0, то на жизненноважные товары будет наценено 25%, на остальные 30 «Формат заявки». Программа может формировать заявки в формате TEXT, WORD и EXCEL. Заявки в формате WORD выглядят эстетичнее. Заявки в EXCEL более удобны оптовикам для занесения в свои программы. TEXT’овый формат понимается любым программным обеспечением. Так как наша программа формирует заявки для большинства оптовиков в их специфическом формате, оставьте TEXT для того, чтобы остальные оптовики гарантированно могли прочитать ваши заявки. Если на вашем компьютере не установлен пакет программ MS Office, то нельзя выбирать WORD и EXCEL. «При добавлении товара в заявку предлагать указать количество». Реализовано две схемы формирования заявки. Первая состоит в том, чтобы занести все товары для закупки с указанием оптовиков, после чего указать количество. Вторая схема подразумевает выбор товара, указание оптовика и сразу же указание количества. Обычно используется вторая схема. Оставьте флажок, и после выбора поставщика будет выдаваться запрос количества. «Не добавлять товар в заявку, если не указано количество». Если установлена эта опция, то будет блокирована возможность добавления товара в заявку с нулевым количеством. Иногда в процессе работы возникают ситуации, когда наименование товара для закупки известно, но еще не определено количество. Если снять этот флажок, то у вас будет возможность добавить наименование в заявку с количеством 0, а когда вы определитесь с количеством, внесете его в соответствующее поле. «Добавлять товар в заявку для всех аптек». Если вы работаете в рамках сети аптек и ваша программа учета материалов формирует заявку автоматически для всех аптек вашей сети, то имеется возможность добавлять товар в заявки, указывая количество сразу по всем аптекам. То есть формировать заявки не по очереди для каждой аптеки, а параллельно для всех сразу. 7 «При печати предлагать выбор принтера». Если вы работаете в локальной сети, то вашему компьютеру может быть доступно несколько принтеров. Установив этот флажок, вы можете указывать на какой принтер отправлять документ. Если в вашем распоряжении один принтер или вы печатаете только на установленный по умолчанию принтер, этот флажок должен быть снят. «Заголовок заявки при распечатке» Если вы планируете формировать не заявки, а на пример тендерное предложение, то в этом поле вы можете внести заголовок вашей заявки. Оптовики получат от вас перечень товаров, озаглавленный так, как вы напишете в этом поле. «Автоматически удалять заявки из архива через». Все заявки прошедшие процедуру отправки помещаются в архив заявок. Эта информация может понадобиться, если необходимо узнать когда, у кого и по какой цене закупался тот или иной товар. Кроме того, вы можете поднять заявку на любую дату. Эта информация достаточно компактна и занимает мало дискового пространства. При этом она может оказаться весьма полезной в работе. Если все-таки по каким-то причинам она вам мешает, и вы хотите ограничить ее объем, установите флажок и укажите количество дней, по истечении которых заявки будут автоматически удаляться из архива. «Автоматическое снятие поиска через». В первом варианте поиска происходит автоматическое снятие набранных букв по истечении заданного промежутка времени. Если вы пользуетесь первым вариантом поиска и плохо ориентируетесь в расположении букв на клавиатуре, установите значение 10. Тогда только если в течение 10 секунд не будет нажата следующая клавиша, поисковое сочетание будет стерто. «Варианты поиска». Описание доступных поисковых схем было дано в разделе «Поиск и варианты поиска». Выберете наиболее подходящую схему для вашего компьютера. «Получать приходные накладные». Если вы планируете работать с приходными накладными, установите этот флажок. Описание работы будет дано ниже. «Получать в папку» Электронные накладные будут поступать в программу и сохраняться в этой папке. Оставьте значение по умолчанию, если нет веских причин ее менять. «Экспорт в папку» Электронные накладные интересны аптекам, не имеющих программ складского учета, а также тем компаниям, которые имеют учет материалов и получают электронные накладные от оптовиков на свои адреса. Наша программа автоматически проверяет товары в накладных на присутствие в них браков и выполняет ценообразование. Самое интересное для Вас может оказаться то, что нашей программой накладные всегда формируются в одном формате для всех оптовиков. Если оптовик меняет формат своих накладных, то вы этого не заметите, так как на выходе нашей программы формат не поменяется. Экспорт приходных накладных будет производиться в папку указанную в этом поле. «Автоматически удалять накладные через». Информация в накладных компактна и полезна. Если она может вам повредить, например при ошибочном ценообразовании в сезон высоких продаж, установите флажок и количество дней по истечении которых накладные будут удаляться автоматически. Если вы не установите этот флажок, то у вас будет храниться информация о ваших закупках за любой период. Закладка «Цвета и шрифты» В программе постоянно отображается большое количество информации. Ориентироваться в таком потоке затруднительно. Для большей читабельности ключевые позиции выделяются цветом. На этой закладке вы можете по своему усмотрению настроить цвета фона, размер и цвет шрифта. (Рис.4) 8 Рис. 4 Выделение цветом колонок «Отпускная цена», «Цена max», «Поставщик». Настройка выполняется щелчком мыши по квадрату слева. Добавленный в заявку товар выделяется цветом фона записи. Также выделяется и оптовик. Цвет записей товаров с признаком ЖВ по умолчанию синий. Изготовители товаров занесенных в Государственный реестр цен красный. Снимите соответствующий флажок и выделение пропадет. Наша программа масштабируется. То есть если ваш монитор поддерживает разрешение больше чем 800 на 600 точек, вы можете развернуть ее. При этом стандартный шрифт может оказаться слишком мелким. Установите крупный размер шрифта. Если вы внесли изменения, от которых хотите отказаться на пример слишком яркий фон строк, то есть возможность вернуться к настройкам по умолчанию нажатием кнопки «Стандартные цвета». Настройки -> Реквизиты СКЛИТ Пункт меню «Настройки -> Реквизиты СКЛИТ» открывает форму, в которой перечислены наши контактные телефоны для разных регионов. С нами можно связаться электронной почтой по указанным адресам. Ниже идет адрес сайта в Интернете и ФИО директора. В последней строке указан регистрационный номер, который вы должны сообщить нам при установке или переустановке программы. (Рис. 5) Рис. 5 Статистика -> Справочная 227-1111 На базе нашего предприятия организована справочная служба по аптекам города. Операторы выдают справки населению по наличию медикаментов в аптеках. Обычно это товары с неудовлетворенным спросом. Информация по звонкам аккумулируется и поступает в программу. По ней можно судить, что пользуется спросом и при формировании заявок делать соответствующие поправки. Для просмотра списка товаров откройте пункт меню «Статистика -> Справочная 227-1111». На второй закладке «Общая 9 статистика» вы видите таблицу с колонками «Товар» - запрошенное наименование, «Все» - сколько раз всего интересовались этим наименованием, «Отказанные» - сколько раз наши операторы отказали по причине отсутствия в аптеках. Установите флажок «Только отказанные» в правом верхнем углу для того, чтобы оставить только те наименования, по которым спрос был неудовлетворен. По умолчанию показывается информация за последний месяц. Вы можете изменить временной диапазон, меняя даты. Рядом с полями дат есть кнопки для быстрой установки диапазонов. «Мес.», «Нед.», «День» устанавливают месячный, недельный и однодневный диапазоны соответственно. Таблицу можно переупорядочить по любой колонке щелчком мыши по заголовку. Настройки -> Условия работы с поставщиками На этой форме производиться описание договоренностей между вами и оптовыми предприятиями. Суть заключается в том, что оптовые фирмы присылают прайсы с базовыми ценами. У вас есть договоренность с каждым оптовиком о скидке, отсрочке платежа, и минимальной сумме заявки. Для правильного отображения прайсов в программе необходимо указать условия работы с оптовиками. (Рис. 6) Ниже приведено описание колонок. Рис. 6 Поставщик. В таблице сведены все оптовики, размещающие прайс в нашей программе. Здесь указываются их названия. По этой колонке работает поиск. Наберите первые буквы названия оптовика, программа тут же найдет его в таблице. Если вы не находите в таблице ведущих фирм, значит вы не зарегистрировали программу или не обновили прайсы после регистрации. Сообщите нашим операторам регистрационный номер программы, обновите прайсы через 10-15 минут. В таблице появятся все оптовики вашего региона. Регистрационный номер программы и телефоны операторов можно узнать в «Настройки -> Реквизиты СКЛИТ». Корректировка наценки. В этой колонке необходимо внести скидку, которую предоставляет каждый конкретный оптовик вашему предприятию. Предположим, фирма Интеркер предоставляет скидку на товар в прайсе 7%. Набором «ин» находим фирму и во второй колонке набираем «-7». Все цены в прайсе фирмы Интеркер уменьшаться на 7%. Вы можете узнать о скидках у менеджеров фирм. Эта информация конфиденциальна. Ей располагаете вы и менеджер оптовой фирмы. Правильно внести скидку очень важно, так как в нашей программе имеется возможность выбирать предложение с минимальной ценой. Если скидки не указывать, то цены в программе будут базовыми, и вы сделаете ошибку при выборе фирмы-поставщика. Отсрочка. В этой колонке необходимо указать отсрочку платежа, которую предоставляют вам фирмы. Эта информация подскажет, где предпочтительнее закупить 10 товар при одинаковых ценах на одно и тот же наименование. Оставьте 0 если вы работаете по предоплате. Минимальная сумма заявки. При формировании заявки подсчитывается ее сумма. Будет выдано предупреждение, если сумма заявки на конкретную фирму будет недостаточна. Код аптеки. Для скорейшей обработки ваши заявки могут поступать прямо в программы оптовиков. Некоторые программы требуют внесения кода вашей аптеки. Если он необходим для обработки заявки, вам будет выдано сообщение. Код вашей аптеки можно узнать у менеджера фирмы-поставщика. Для уменьшения количества ошибок и более оперативного изменения скидок разработана программа, в которой сам оптовик указывает все параметры. Если цвет фона серый, значит это поле заполнено оптовиком и вам не нужно вносить коррективы по этой компании. Прайсы -> Обновить Программа работает с разнородной информацией. С течением времени ее актуальность теряется. Обновление информации в программе подразумевает получение свежих прайс-листов, сообщений, приходных накладных, пополнение перечня забракованных товаров и т.д. Выполнять обновление нужно по мере необходимости. Обновление всех данных происходит в одном сеансе связи с интернет. Пунктом меню «Прайсы -> Обновить» вызывается программа, которая производит обмен информацией с нашим сервером через Интернет. Оператору достаточно вызвать ее и установить соединение с Интернет. Выполнять обновление рекомендуется по мере необходимости, во-первых, потому, что прайсы устаревают и товары по низким ценам вымываются из прайсов. Если формировать заявку по старым прайсам, вы получите много отказов. Вовторых, алгоритмы, положенные в основу обновления программы предполагают регулярное обновление. В этом случае пакеты имеют небольшой объем и при ежедневном обновлении редко превышают 400 кБ. Для получения такого обновления будет достаточно 3-5 минут связи с Интернет обычным модемом. Если обновляться раз в неделю обновление может превысить 4 Мб, что потребует не меньше 25-35 минут при условии, что соединение будет достаточно быстрым и устойчивым. Таким образом, наиболее рациональным будет обновление прайсов непосредственно перед их использованием. То есть перед тем как делать заявку необходимо обновить прайсы. В программе щелкните «Прайсы -> Обновить». Закроется программа просмотра, откроется программа получения прайсов и будет предложено соединиться с Интернет. Если после появления на экране программы обновления прайсов автоматически не появилось удаленное соединение с Интернет вам необходимо выполнить настройку соединения. Для этого щелкните «Пуск > Панель управления». Найдите и щелкните по значку «Свойства обозревателя». Закладка «Подключения». В окне «Настройка удаленного доступа и виртуальных частных сетей» выберите соединение, которым вы пользуетесь для доступа в Интернет. Щелкните кнопку «По умолчанию» выберите пункт «Всегда использовать принятое по умолчанию подключение». Нажмите «ОК». Нажмите «Подключиться». После соединения с Интернет программа свяжется с одним из наших серверов, и обменяется информацией. После чего соединение будет разорвано, программа загрузки вызовет программу просмотра и закроется. После подготовки прайсов к просмотру программа откроет закладку «Товары». Признаком того, что программа готова к работе, является бегущая строка в заголовке окна. При удачной связи с Интернет помощь оператора в процессе обновления не требуется. Если связь с Интернет прервалась во время получения прайсов, попробуйте восстановить ее и продолжайте загрузку. 11 Прайсы -> Просмотреть В пункте меню «Прайсы -> Просмотреть» сконцентрирована большая часть программы. Здесь вам предоставляется возможность искать товары, формировать заявку, видеть заказы прошлых периодов и т.д. Три группы закладок. Краткие характеристики. Для удобства навигации в верхней части формы расположены закладки. В зависимости от текущих потребностей вы выбираете ту или иную закладку формы. Все закладки условно можно разделить на три группы: основная, вспомогательная и информационная. Основные закладки непосредственно участвуют в формировании и отправке заявок. Это суть программы. На этих закладках вы проводите основную часть времени работы с программой. Вспомогательные закладки служат для решения иногда возникающих вопросов. Они, впрочем, очень полезны в разрешении спорных ситуаций. К информационным относятся закладки со списком забракованных товаров, сообщениями и нормативной документацией. Они не участвуют в процессе формирования заявки, однако полезно всегда иметь их под рукой. Основная («Товары», «Заявка») К основной группе относятся закладки «Товары» и «Заявка». Работая на этих закладках, вы формируете заявки и отправляете их оптовикам. Закладка «Товары». В начале описания формы необходимо напомнить, что с помощью этой программы вы можете снабжать сеть аптек. Автор заявки это аптека, от имени которой ведется формирование заявки. Автор указывается в правом верхнем углу формы. Для изменения автора заявки кликните мышью по полю с автором и выберите нужного. Вся организация закладки «Товары» основана на двух таблицах. Левой верхней, где перечислены все товары всех прайсов; верхней правой, где отображаются все предложения по выбранному наименованию. (Рис. 7) Рис. 7 Левая верхняя таблица имеет ряд дополнительных инструментов. В левом верхнем углу таблицы есть кнопка с изображением зеленого круга. Если щелкнуть по ней, то появится колонка с такими же кнопками и несколько кнопок под таблицей. Это инструмент для составления перечня из нескольких товаров с указанием текущего предложения по ним. Вы должны найти наименования, выделить их щелчком мыши по соответствующим кнопкам слева от наименований и тем самым определить список. Этот список вы можете вывести в формате EXCEL или распечатать. Для этого есть кнопки внизу формы. Для снятия выделений со всех товаров достаточно нажать кнопку с кругом внизу. Обычно этот инструмент применяется муниципальными аптеками для отчета о том, почему товар был выбран у той или иной фирмы или медицинскими 12 представителями фирм изготовителей. Коммерческие аптеки обычно не пользуются этим инструментом. Щелкните мышью по кнопке с кругом в заголовке, чтобы убрать эту колонку. В правом верхнем углу таблицы с товарами есть кнопка с изображением знака «+». Щелкните по ней, и появится колонка, в которой вы увидите количество заявленного товара. Если вы добавите в заявку 5-НОК то увидите здесь количество. Если вы заявите в двух фирмах, то вы увидите здесь общее количество. Заявка в двух фирмах может применяться, на пример, если товар нужен вам срочно, но фирма, у которой этот товар самый дешевый, в ближайшее время не доставит вам товар. Тогда вы берете небольшое количество дорогого, но с быстрой доставкой, а остальное заявляете по низкой цене, но с отсрочкой в доставке товара. В колонке рядом с товаром вы увидите общее заявленное количество, в таблице справа как этот товар распределен по фирмам. Справа от кнопки со знаком «+» есть еще одна кнопка, которая выполняет переключение правой колонки из строки прокрутки в колонку с цветными метками. При включении цветных меток внизу вы увидите назначение цветов. Красный – товар рецептурного отпуска, зеленый – товар относится к спискам ПККН, синий – список А, голубой – товар из списка Б. Обычное состояние – левая маркерная кнопка выключена, правые включены. Правая верхняя таблица помещает в себе все предложения по текущему наименованию. Она содержит следующие поля. Количество заявленного товара у оптовика, страна и завод изготовитель, оптовик, цена изготовителя/контрактодержателя, торговая надбавка оптовика, отпускная цена оптовика (ваша закупочная, пересчитанная с учетом вашей скидки), отсрочка платежа, максимальная наценка розничного звена, максимальная розничная цена, срок годности, остаток товара на складе оптовика, фасовка или день и час размещения прайса. Обычно все доступные колонки не используются в работе. Справа внизу, слева от кнопки «Выход», есть кнопка, которая позволяет оставить только те колонки, которые постоянно нужны вам в работе. Щелкните по ней и на новой форме оставьте флажки напротив нужных вам колонок. Нажмите «ОК». Записи в таблице можно упорядочить по производителю, названию оптовика или отпускной цене. По умолчанию записи в таблице выстроены в порядке увеличения отпускной цены. То есть самые низкие цены расположены вверху. Чем ниже запись, тем выше цена предложения. Нижняя часть формы меняется по желанию пользователя. Для установки разных режимов справа внизу над кнопками есть переключатель. Возможно два режима: «Синонимы» («Формы выпуска») и «Описание товара». В режиме «Синонимы» («Формы выпуска») нижняя часть - это две таблицы такой же шириной, как и верхние. Если по набранному товару в основных таблицах не найдено удовлетворительного предложения, то можно попытаться подобрать синоним. Есть возможность оставить в левой нижней таблице или все синонимы или синонимы с учетом формы выпуска. Если вы выбираете «Формы выпуска», то в таблице останутся синонимы в той же форме выпуска, что и наименование в левой верхней таблице. Для выбора используйте поле над левой нижней таблицей. Щелкните по полю, выпадет окно, выберете то, что вам нужно. Обычно переключатель просмотра переводят в состояние «Описание товара». (Рис. 8) 13 Рис. 8 Слева внизу располагается таблица с историей заявок по выбранному товару. То есть если вы уже заказывали 5-НОК раньше, то вы увидите в этой таблице последние закупки. Колонки изготовитель или поставщик, цена закупки, количество, дата. Первая колонка может отсутствовать или содержать оптовика или изготовителя. Переключение производится по кнопке включения дополнительных колонок слева от кнопки «Выход», поле «История заявок». Под правой нижней таблицей располагается информация по товару. Тут вы можете увидеть МНН выбранного товара, группу, фармацевтические группы к которым относится товар. То есть справочная информация. Кроме того, справа от каждого поля есть кнопка «Спр.» Вы можете выбрать из справочника конкретное значение МНН, группы, фармацевтической группы. В основной таблице с товаром останутся товары, отобранные по выбранному критерию. Например, откройте справочник справа от первой фармгруппы. Наберите «вит», курсор будет установлен на «Витамины и витаминоподобные вещества», щелкните кнопку «Выбрать». В таблице товаров останутся товары только этой фармгруппы. Для снятия фильтра уберите щелчком мыши флажок справа от кнопки «Спр.». Переключатель просмотра может содержать еще один пункт «Аптеки». Он виден аптекам, размещающим свой прайс в справочной службе 227-1111. Включая этот режим, аптека видит не только предложения этого товара на оптовом рынке, но и в аптеках. Кроме того, внизу появляется кнопка «Конкуренты». По нажатию на нее появляется новая форма. На ней перечисляются все аптеки доступные для просмотра. Здесь вы можете выбрать ближайшие к вам аптеки, то есть те с кем вам нужно держаться в одном ценовом коридоре. После выбора нажмите «Сохранить». Программа сама подскажет цветом, в какой фирме вам стоит закупить товар, чтобы не превысить цену коллег. Набор конкурентов для каждого автора заявки может быть своим. Кнопки в правой нижней части формы. «В заявку». Если вы предпочитаете формировать заявку мышью, то щелчок по этой кнопке вызовет окно для занесения количества. Большинство специалистов предпочитают пользоваться клавиатурой при формировании заявки. Эта кнопка обычно не используется. «Изготовители». Если вы при формировании заявки принципиально не закупаете товар конкретного изготовителя, например, вы считаете его заведомо низкокачественным, то этой кнопкой будет вызвана форма, где вы сможете исключить его товар из всех прайсов. Применяется редко. «Реквизиты». В программе вы можете узнать реквизиты любого оптовика. В правой верхней таблице, где перечислены все, кто предлагает товар, выберете оптовика и щелкните по «Реквизиты». В открывшейся форме вы почерпнёте всю интересующую вас информацию. 14 «Выход» Для того чтобы закрыть форму используйте кнопку «Выход». Теперь, после описания всех дополнительных возможностей перейдем собственно к процессу формирования заявки. Так как это основное назначение формы, мы постарались сделать его простым и понятным. Формирование заявки - это повторение трех простых действий. Первое – поиск наименования, второе – выбор оптовика, третье – ввод количества. Предположим вам нужно заказать Актовегин мазь 10 единиц и Преднизолон в таблетках в количестве 5. Щелкните мышью по таблице с товарами. Наберите «акто ма» (если установлен «второй» поиск). Нажмите Enter. Курсор переместился в таблицу с оптовиками. Перемещаясь сверху вниз, то есть в порядке возрастания цены, выберите оптовика наиболее подходящего по цене и условиям работы. Нажмите Enter. Укажите количество 10. Нажмите Enter. Курсор вернулся в таблицу с товарами, поиск снят. Наберите «пред та». Так как преднизилон в таблетках бывает нескольких видов, то, перемещаясь клавишами на клавиатуре «Стрелка вверх» и «Стрелка вниз», выберите нужный Вам. Нажмите Enter. Курсор переместился в таблицу с оптовиками. Перемещаясь сверху вниз, то есть в порядке возрастания цены, выберите оптовика наиболее подходящего по цене и условиям работы. Нажмите Enter. Укажите количество 5. Нажмите Enter. Курсор вернулся в таблицу с товарами, поиск снят. Повторяя такие действия, закажите весть товар. Все товары, прошедшие через такую процедуру попадают на закладку «Заявка». Закладка «Заявка». Две таблицы на этой закладке содержат информацию по вашей текущей заявке. Слева вверху указан автор заявки. Если уже после формирования заявки окажется, что вы забыли изменить автора, щелкните по кнопке «Переместить» справа от поля автора. (Рис. 9) Рис. 9 Будет предложен список всех авторов. Выберите нужного, нажмите «ОК». В левой таблице перечислены фирмы, на которые пришлась заявка. Справа заявленный товар. В левой таблице две колонки. Поставщик и сумма. Если цвет суммы зеленый, то это говорит о том, что минимальная сумма по этому оптовику набрана, если красный нет, черный – минимальная сумма не указана. Минимальная сумма по фирме устанавливается в пункте меню «Настройки -> Условия работы с поставщиками». Первая строка в левой таблице «Все». Устанавливая курсор на эту строку, правая таблица покажет все товары вашей заявки. Если установить курсор на одну из фирм, в правой таблице останется только товар, заказанный у этой фирмы. Правая таблица содержит наименование товара, код по прайсу оптовика, заявленное количество, фактически отгруженное количество, страна и завод производитель, торговая надбавка оптовика, отпускная цена оптовика, остаток товара на складе оптовика и фасовку. Правая таблица поддерживает первый режим поиска. Двигаясь в правой таблице по товару, слева меняется цвет фона суммы заявки, таким образом показывается, у какого оптовика закупается данный товар. Над правой таблицей пишется название фирмы, ее адрес и телефоны. Слева внизу группа кнопок. «Удалить» Удаляет выделенное наименование из заявки. «Очистить» Удаляет все наименования из заявки. Удаляется только товар выбранного оптовика или весь товар, если в левой таблице курсор установлен на первую строку «Все». 15 «В архив» Наименования перемещаются из текущей заявки в архив. Описание архива заявок будет дано ниже. Перемещается только товар выбранного оптовика или весь товар, если в левой таблице курсор установлен на первую строку «Все». «На принтер» Заявка выдается на печать. Появляется окно «Вид печати». Возможны три режима печати заявки. «Все фирмы печатаются подряд» сгруппирует товары заявки по фирмам и выдаст на печать. На одном листе может помещаться несколько фирм. Эта форма печати удобна, если вы планируете диктовать заявку по телефону. В режиме «Каждая фирма на отдельном листе» под заявку каждой фирмы будет выделен отдельный лист. Удобна, если вы собираетесь переправлять заявки факсом. Третий вариант «Печать всей заявки по алфавиту» применяется, если вы хотите ознакомить персонал о ближайших поступлениях товара. Печатается только товар выбранного оптовика или весь товар, если в левой таблице курсор установлен на первую строку «Все». «На диск» Заявку можно сформировать в виде файла TXT. Применяется в очень редких случаях, когда не удается наладить распечатывание заявки непосредственно из программы. Тогда можно сохранять заявку в файл, и распечатывать его из WINDOWS. «Отправить» Вам предоставляется возможность оправить поставщикам заявки электронной почтой. Выберите «Все» в списке поставщиков. Щелкните по кнопке «Отправить». Вызывается форма «Подготовка заявок к отправке» (Рис.10). Рис. 10 В левой таблице вы видите список поставщиков, для которых есть сейчас заявка. Во второй колонке указана сумма заявки. В третьей колонке установлены флажки. Флажок говорит о том, что для этой фирмы будет подготовлена заявка и отправлена. Снимите флажок щелчком мыши со строки с фирмой которой вы не хотите отправлять заявку. На пример недостаточная сумма заявки. После отправки остальных заявок вы сможете вернуться на закладку «Товары» или «Поставщики» и доработать заявку по этим фирмам. Вместе с заявкой вы можете отправить сообщение любому оптовику. Выберите оптовика и щелкните мышью в поле под таблицей. Наберите текст. Вместе с вашей заявкой оптовик получит это сообщение. 16 В нижней части формы размещается реклама фирм. Вы можете отправить предложение о сотрудничестве. Поставите флажок в поле «Отправить предложение о сотрудничестве» и фирма получит от вас электронное письмо с вашими реквизитами и соответствующим текстом. После того, как вы просмотрели фирмы, для которых отправляется заявка, при необходимости сняли флажки с фирм, для которых не хотите отправлять заявки, включили предложение о сотрудничестве, нажимайте кнопку «Отправить». Выдается предложение соединиться с Интернет и при подключении все заявки с флажками будут отправлены оптовикам. В течении 10 минут заявки будут доставлены в электронные ящики оптовиков. На этом процесс отправки заявок заканчивается. Все подготовленные к отправке заявки автоматически перемещаются на закладку «Архив заявок» и «Товары - Заказы». Заявки с которых были сняты флажки остаются в текущей заявке. В случае если связь с Интернет не состоялась, например, телефонная линия была занята, кнопка «Отправить» на закладке «Заявка» окрашивается в красный цвет. Это говорит о том, что отправка не состоялась и ваши заявки не получены оптовиками. Щелкните по кнопке «Отправить». Открывается все та же форма «Подготовка заявок к отправке». В левой таблице перечень фирм которые есть сейчас на закладке «Заявка». В правой таблице фирмы отправка заявок которым не удалась «Список ранее подготовленных, но не отправленных заявок». В правой таблице указывается название фирмы, дата отправки и сумма заявки. Если вы хотите повторить попытку отправки заявок, проверьте правильность расстановки флажков в левой таблице (снимите флажки с ненужных фирм) и нажмите кнопку «Отправить». Будет снова выдано приглашение соединиться с Интернет. Будут отправляться все заявки из правой таблицы и все с флажками из левой. Удалите фирму из правой таблицы нажатием кнопки «Удалить» под таблицей, если по каким-то соображениям вы хотите отказаться от отправки заявки этому оптовику. Нажатие по «Очистить» уберет все фирмы из правой таблицы. Закрыть форму «Подготовка заявок к отправке» можно щелчком по кнопке «Выход» или крестиком в правом верхнем углу формы. Вспомогательная («Поставщики», «Архив заявок», «ТоварыЗаказы») К этой группе относятся закладки, обычно не участвующие в процессе формирования заявки. Однако к ним регулярно происходит обращение. Закладка «Поставщики». Слева таблица с оптовиками, справа прайс выбранного поставщика. Можно сказать, что это традиционная форма подачи информации. Первична фирма и ее предложение. Вторична потребность аптеки в товаре. Для формирования заявки в нашей программе эта форма не предназначена. Она иногда применяется, если нужно посмотреть полный перечень оптовиков разместивших свои прайсы или дозаказать товар у конкретной фирмы если минимальная сумма не набрана, а отказаться от ее поставки нельзя. В левой таблице с оптовиками работает поиск в первом режиме. Наберите «инт» курсор упадет на фирму Интеркер. В правой таблице - прайс Интеркера. Перейдите в правую таблицу щелчком мыши и набором «ром» вы сможете найти ромазулан. Синим цветом выделены строки с жизненноважным товаром. Выделенние красным цветом производителя говорит о том, что товар этого производителя внесен в государственный реестр цен. В полях над таблицами указана текущая фирма, ее телефоны, дата и время размещения прайса. Под таблицами кнопка «Реквизиты» откроет форму с реквизитами оптовика. Прайс оптовика можно сохранить в формате EXCEL или распечатать. Закладка «Архив заявок». Эта закладка дает возможность иметь под рукой историю выполненных заявок. В таблице слева вы видите номер и дату заявки, справа товары по этой заявке. Любая заявка, отправленная оптовикам электронной почтой или 17 отправленная в архив кнопкой «В архив» на закладке «Заявка» попадает сюда. В левой таблице появляется новая запись со следующим порядковым номером заявки и датой ее сохранения. В правую таблицу заливается собственно товар заявки. По каждому автору ведется собственный архив. Автор указывается в поле над таблицами. Щелчком по этому полю можно поменять автора. В поле справа от автора указывается поставщик. Щелчком по этому полю вызывается перечень поставщиков по этой заявке. Таким образом, вы можете увидеть, что вы заявляли в аптеку №2 (выбор автора) 24.04.2006 (установите дату) в Интеркере (укажите поставщика). Если Вы заявляете товар несколько раз в день и при сохранении в архив вы указали «Создать новую заявку» на закладке «Заявка», то в архиве заявок в левой таблице будут созданы две записи с разными порядковыми номерами и одной датой. Вы можете сгруппировать заявки по датам. Для этого установите флажок «Группировать даты» под левой таблицей. Если вы установите в колонке «Факт» значение меньшее чем в колонке «Кол», то при установке флажка «Показать только отказанные товары» из всей заявки выбираются такие товары. Это применяется если на заявке товара работают несколько фармацевтов и необходимо передавать информацию об отказах оптовиков для закупки этого товара в других фирмах. Заявка в архиве может быть распечатана, сохранена на диск, из нее может быть удалено наименование или она может быть стерта. Эти кнопки повторяют соответствующие кнопки на закладке «Заявка». Кнопка «Восстановить» перемещает выбранную заявку из архива в текущую заявку (закладка «Заявка»). Закладка «Товары – Заказы». Это та же информация что содержится за закладке «Архив заявок», но в другом виде. В таблице слева весь товар, попавший в архив, в таблице справа - у кого, когда, сколько, по какой цене и т.д. закупался этот товар. Левая таблица поддерживает первый режим поиска. Может применяется если встает вопрос когда у кого и по каким ценам закупался конкретный товар. Историю заявок по товару можно распечатать или сохранить в формате EXCEL или DBF. Каждому автору заявки соответствует своя история заявок. Информационная («Забракованные», «Сообщения», «Нормативная документация») Закладки «Забракованные», «Сообщения» и «Нормативная документация» относятся к информационным. В формировании заявки эти закладки участия не принимают. Закладка «Забракованные» содержит полный перечень браков с начала их опубликования до текущей даты. Пополнение списка осуществляется во время получения прайсов. Свежие прайсы в программе обозначают полный перечень браков. Наши операторы отслеживают поступление новой порции браков на сайте КГУ "Центр по контролю качества и сертификации лекарственных средств Краснодарского края" lab.kuban.su и при поступлении обновлений выкладывают их на сервер. Получая прайсы, вы получаете и браки. Наши операторы не производят обработку браков. То есть названия товаров, изготовители и параметры выбраковки остается оригинальным. Поэтому нередко написание товаров оказываются неполными. Так же можно найти несколько записей с одним и тем же товаром и серией. Это объясняется тем, что брак найден несколькими лабораториями. Программа просмотра обрабатывает пакет браков и формирует общий перечень. По умолчанию выводится полный перечень. Если вы хотите ограничить перечень каким-то определенным временным участком, установите флажок «Фильтр по датам» в левом верхнем углу и установите интересующий диапазон. В таблице три колонки. Серия, наименование и производитель. Колонка, по которой упорядочен список, выделяется зеленым фоном. Набирая на клавиатуре символы, вы будете выполняться поиск по этой колонке. По умолчанию «зеленая» колонка – серия товара. Если вы получили товар, который вам внушает подозрение, зайдите на закладку 18 «Забракованные» наберите его серию. Если серия найдена и совпадает наименование и производитель, то у вас в руках брак. Есть возможность выделить цветом колонку с наименованиями. Для этого щелкните по заголовку второй колонки. Когда фон колонки наименований стал зеленый, набором первых букв попробуйте найти наименование. Если наименование в браках найдено, сравнивайте серию. Иногда наименование, серия или изготовитель не помещается в колонку. Для этого под таблицей эта информация дублируется. Ниже поле с информацией об органе контроля, забраковавшем данное наименование, письме, дате и параметре браковки. Информация о браках может быть сохранена в формате EXCEL, DBF или распечатана. Закладка «Сообщения» это ничто иное, как электронная доска объявлений. В верхней таблице колонки отправитель, тема и дата. Внизу текст сообщения. Нижними кнопками вы можете удалить выбранное сообщение, распечатать и сохранить сообщение в текстовом файле. Также вам предоставляется возможность составить собственное сообщение. Щелкните по кнопке «Написать сообщение». В форме заполните поля «Тема сообщения» и «Текст сообщения». Ваше сообщение может быть доставлено не всем, а группе адресатов. Установите флажки напротив тех групп получателей, которые вас интересуют. В правом верхнем окне установите срок действия сообщения. По истечении этого срока сообщение будет удалено. Нажмите «Отправить». В ближайшем сеансе связи получения прайсов или передача заявок, ваше сообщение отправится на сервер и будет опубликовано. Другой способ разместить сообщение – это созвониться с нашими операторами и продиктовать его. Закладка «Нормативная документация» содержит в себе нормативные документы, опубликованные на сайте аптечного управления краснодарского края. Все документы поделены на разделы. Щелкните мышью по полю раздел и выберите из списка интересующий вас. В таблице показаны названия документов, которые относятся к этому разделу. Перемещаясь по этому списку, внизу вы увидите собственно этот документ. Слева внизу кнопки для печати документа, предварительного просмотра печати и сохранения документа в виде текстового файла. Если вы не знаете, в каком разделе нужно искать нужный документ или хотите получить подборку по какому-то критерию, наберите поисковое слово или фразу в строке поиска в правом верхнем углу формы. Нажмите Enter или щелкните мышью по кнопке «поиск» справа от поля. В таблице останутся те документы, в которых найдена поисковая фраза. 19 Типичная схема работы В работе, обычно вы будете использовать небольшую часть программы. Приведем типичную последовательность действий при формировании заявки. Первое, что нужно сделать – это обновить прайсы. Второе – сформировать заявку. Третье – отправить заявку оптовикам. Запустите программу просмотра прайсов. Пунктом меню «Прайсы -> Обновить» Вы запустите программу получения прайсов. Подключитесь к Интернет. Если подключение к Интернет настроено правильно, то для обновления прайсов вам ничего делать больше не придется. После получения прайсов и обработки полученной информации будет открыта программа просмотра на закладке «Товары». Начинаем формировать заявку. - Шаг 1. Найти наименование набором первых букв и клавишами «стрелка вверх», «стрелка вниз» на клавиатуре. Нажмите Enter. - Шаг 2. Двигаясь по таблице с оптовиками сверху вниз, то есть в порядке увеличения цены выберите оптовика. Нажмите Enter. - Шаг 3. В окне укажите количество. Нажмите Enter. Курсор вернется в таблицу наименований. Повторите действия с 1-го по 3-е. После обработки всей дефектуры переходите на закладку «Заявка». Проверьте наименования и заявленные количества. В левой таблице обратите внимания на суммы заявок. Нет ли среди них «красных». Если есть, минимальная сумма по оптовику не набрана. Установите курсор на эту сумму. Справа вы видите, что вы у него заказали. Увеличьте количество товара, закажите что-нибудь еще или удалите его товар и закажите этот товар в других фирмах. Нажмите кнопку «Отправить». Проверьте перечень фирм и суммы. Если в какую-то фирму вы не хотите отправлять заявку, снимите с нее флажок. Нажмите кнопку «Отправить» и подключитесь к Интернет. На этом заканчивается формирование и доставка заявок оптовикам. 20 Накладные Чрезвычайно удобным инструментом нашей программы является возможность получать и обрабатывать приходные накладные. (Рис. 11) Суть в том, что после получения вашей заявки оптовики готовят товар и документы, но еще до фактического поступления товара в аптеку вы имеете возможность получить электронную накладную. По электронной накладной вы выполняете поиск браков, ценообразование и печатаете все необходимые документы. Когда товар поступает в аптеку, у Вас все готово, чтобы сразу же передать его в реализацию. Рис. 11 Как получить накладные Накладные вы получаете автоматически при получении прайсов. То есть, чтобы получить накладные, обновите прайсы. Если при обновление прайсов к вам поступили электронные накладные, то после обработки полученной информации вам будет выдано сообщение «Получены новые накладные». После нажатия ОК вы попадаете в просмотр прайсов. Если вы планируете работать с накладными, закройте просмотр прайсов и зайдите в пункт меню «Накладные». Реестр накладных Прежде всего, будет выполнена проверка каждого наименования новых накладных по полному перечню браков. В случае если найдено совпадение серий строка в реестре с этой накладной будет выкрашена в красный цвет. Перечень накладных в реестре можно менять. Во-первых, есть возможность определить диапазон дат, в котором получены накладные. Для определения начала и конца периода внесите начальную и конечную даты в соответствующие поля. Во-вторых, вы можете ограничить весь список накладными, полученными от одного оптовика. Для этого щелчком по полю «Поставщик» получите список и выберите одного из возможных оптовиков. Если вы работаете с накладными разных точек сети, выберите нужную щелчком по полю «Покупатель». Сочетанием этих фильтров вы сможете отобрать нужную вам группу накладных. Таблица это собственно и есть реестр накладных. В нем указывается номер накладной, дата накладной, дата приходования товара, оптовая сумма, розничная сумма, сумма НДС по оптовым ценам, сумма НДС по розничным ценам, поставщик. До тех пор пока по накладной не выполнен расчет розничных цен колонки дата приходования, сумма розничная и розничный НДС будут пусты. Реестр накладных может быть переупорядочен по любой колонке кроме НДС. Для переупорядочивания щелкните по заголовку нужной колонки. В левой нижней части формы несколько полей показывают сумму товара и сумму НДС в оптовых и розничных ценах. Суммы подсчитываются по накладным, попавшим в реестр после наложения фильтров. Перейдем к обработке накладных. Она состоит из трех этапов. Первый проверка на браки, второй ценообразование, третий печать документов. По умолчанию реестр ограничивается накладными с первого числа месяца по текущую дату. К концу месяца в реестре может быть много накладных. Кроме перечисленных ранее фильтров можно наложить еще два. Слева над таблицей поставьте флажок 21 «Показать только не расцененные накладные» и в реестре останутся только накладные не прошедшие ценообразование. Флажок «Показать только не проверенные на браки» оставит только «красные» накладные. Слева внизу формы вы всегда видите сумму накладных и сумму НДС в розничных и оптовых ценах. Кнопка «Удалить» удаляет текущую накладную и весь товар. Кнопка «Экспорт» позволяет накладную, проверенную на браки и прошедшую процедуру ценообразования, вывести в формате DBF или EXCEL. Щелкните по кнопке, в форме «Сохранить как … » выберите формат и нажмите кнопку «Выполнить». Файл с накладной будет помещен в папку указанную в поле «Экспорт в папку» в настройках программы (пункт меню «Настройки -> Настройки программы», закладка «Настройки», поле «Экспорт в папку…» внизу формы). Кнопка «Изменить» позволит вам изменить общие данные по накладной, такие как дата приходования накладной и покупатель. Если дата выписки накладной отличается от даты фактического поступления товара, то для того, чтобы накладная попала в реестр нужного месяца, установите правильную дату поступления товара. Если вы заказали весь товар этой накладной для своего подразделения, измените покупателя. Он будет указан при печати расходной накладной. Кнопка «Выход» закроет форму работы с приходными накладными. Проверка на браки Проверка на браки выполняется, если накладная выделена красным цветом. Установите курсор на строку с красной накладной, нажмите кнопку «Браки». (Рис.12) Рис. 12 Появится окно «Проверка браков». В верхних полях красным цветом пишется серия, наименование и изготовитель товара, который поступит в аптеку. В таблице перечислены все товары из списка забракованных с такой же серией. Вам остается проверять наименование и при совпадении уточнять изготовителя. После проверки одного наименования переходите к следующему. Для этого воспользуйтесь кнопкой на клавиатуре «стрелка вправо». Вы можете вернуться к предыдущему наименованию кнопкой на клавиатуре «стрелка влево». Кроме того, вы можете листать наименования кнопками на форме «След.» и «Пред.». По достижению последнего наименования будет 22 выдано сообщение «Все товары проверены. Закончить работу с накладной?». Щелкните «Да» и вы вернетесь в реестр. После проверки на браки эта накладная выкрашивается в зеленый цвет. То есть накладная проверена. Можно выполнить расчет розничных цен по «черной» накладной (нет серий совпадающих с сериями в браках), или по «зеленой» накладной (совпадающие серии есть, проверка выполнена). Ценообразование Щелкните кнопку «Расценить». (Рис.13) Рис. 13 В форме «Правила ценообразования» занесите наценку на медикаменты. Здесь имеется в виду не жизненноважный товар. Наценка на не медикаменты. То есть товар, облагаемый НДС 18%. Наценка на этот товар не ограниченна. Установите флажок «Учитывать ЖВ товары» если вы делаете торговую надбавку с учетом этого признака и ниже установите процент наценки. Это может оказаться ненужным, если вы весь поступающий товар цените под 25%. Если вы сталкиваетесь с проблемой нехватки мелкой монеты при выдаче сдачи, поставьте флажок «Использовать округление цен» и определите правила округления. Всего можно определить четыре правила. Каждое звучит так: округлять до X копеек при цене больше Y. Это значит, что если при расчете цена на товар превысит Y, то она будет округлена до X копеек в меньшую сторону. Например, правило звучит так: округлять до 10 копеек при цене больше 5 рублей. Это значит, что если расчетная розничная цена составит 6 рублей 48 копеек, то она будет округлена до 6 рублей 40 копеек. Обычно чем выше расчетная цена, тем больше величина округления. Проверьте правила и нажмите «ОК». По всему товару в этой накладной будет рассчитана розничная цена и занесены дата приходования, сумма розничная и НДС по розничным ценам. Если работют правила округления, приведенные на рис.13, то цена 3,49 руб будет округлена до 3,45 руб., а 8,96 руб. до 8,90 руб. и т.д. ЖВ признак товара оптовики устанавливают сами. Если оптовик не указал признак ЖВ, программа выдаст предупреждение и определит торговую надбавку как на не ЖВ товары. Если работют 23 Корректировка цен и наценок. Изменение свойства ЖВ Если вы хотите установить признак ЖВ самостоятельно или поменять цены или наценки на некоторые товары накладной, вам нужно зайти в нее. Для этого установите курсор на эту накладную, и откройте закладку «Товары по накладной». В таблице перечислены все данные по всем наименованиям. Вы можете изменить признак ЖВ установкой флажка в самой первой колонке. При этом цена и наценка будут пересчитаны по схеме ЖВ указанной при ценообразовании этой накладной. Цена будет округлена согласно правилам. Кроме признака ЖВ вы можете изменить цену товара или розничную торговую надбавку. Установите курсор в колонку с наценкой, поставьте нужный процент. Будет пересчитана цена. Или в колонке с ценой укажите другое значение, будет пересчитан % наценки. Просмотрите все цены. Вернитесь в реестр щелчком по закладке «Реестр накладных». После проверки накладной на браки и выполнения ценообразования вы можете печатать ряд документов. Вернитесь в реестр. Кнопка «Печать» Щелкните по кнопке «Печать». В окне «Выбор отчета» установите флажки напротив тех документов, которые вам нужны. В вашем распоряжении «Протокол расчета розничных цен», «Ценники на витрину» трех размеров, «Расходная накладная», «Реестр». После печати документов у вас есть все, чтобы по приходу товара сразу пустить его в реализацию. В конце отчетного периода у вас есть возможность распечатать реестр приходных накладных. Все накладные из диапазона будут сведены в реестр, рассчитаны итоговые цифры. По нажатию кнопки «Печать» в форме «Выбор отчета» оставьте флажок только на «Реестр накладных» Типичная схема работы Как и в работе с прайсами, работа с накладными обычно ограничивается несколькими стандартными манипуляциями. Первое – если получены накладные, зайти в реестр пунктом меню «Накладные». Установить флажок «Показать только не проверенные на браки» и проверить все «красные» накладные на наличие браков. Снять флажок «Показать только не проверенные на браки». Щелчком по заголовку колонки «Дата приходования» выстроить накладные и выполнить ценообразование новой накладной. Зайти на закладку «Товары по накладной» и уточнить цены и наценки. Вернуться в реестр накладных. Выполнить ценообразование по следующей накладной и т.д. По фактическому приходу товара распечатать необходимые документы. 24 Что сделать, что бы оптовики присылали накладные Для того чтобы получать электронные накладные необходимо сообщить оптовикам электронные адреса нашего сервера накладных. Получив эти накладные, наш сервер автоматически обработает их и переправит Вам. Оптовики должны отправлять накладные на два адреса электронной почты: nakl@tsrv.ru и nakl@mail.kubtelecom.ru . Один адрес является основным, другой - резервным. Вы можете разместить сообщение о переходе на электронные накладные в нашей программе. Достаточно сообщить нашим операторам название вашей аптеки. 25 Есть недокументированные возможности В программе есть дополнительные возможности сопряжения с программами учета материалов. Есть схемы, при которых программа учета передает дефектуру в нашу программу. В этом случае вы не ищете наименования, а только выбираете поставщика. Количество предлагается автоматически. Есть возможность передать полную базу предложений в вашу программу учета и формировать заявки в ней. После чего в нашу программу передать заявки и отправить всем оптовикам. Наши специалисты готовы внести изменения в программу для повышения эффективности Вашей работы. Установка программы и начало работы У вас есть возможность самостоятельно установить программу и начать работать с ней, не дожидаясь приезда нашего специалиста. Для этого вам необходимо скачать инсталляционную программу с нашего сайта www.sklit.ru «Розничный вариант» и запустить ее. Соглашайтесь с мастером установки. В результате работы мастера на рабочем столе появится ярлык «Просмотр прайсов» с изображением весов. Запустите программу. Зайдите в пункт меню «Настройки -> Реквизиты СКЛИТ». Свяжитесь с нашими операторами и продиктуйте регистрационный номер Вашей копии программы. Зайдите в пункт меню «Настройки -> Настройки программы» и занесите ваши реквизиты. На закладке «Настройки» установите второй режим поиска. Если вы планируете работать с приходными накладными, установите флажок «Получать приходные накладные». Нажмите кнопку «Выход», подтвердите сохранение изменений. После этого необходимо проверить настройку подключения к Интернет. Для этого щелкните «Пуск -> Панель управления». Найдите и щелкните по значку «Свойства обозревателя». Закладка «Подключения». В окне «Настройка удаленного доступа и виртуальных частных сетей» выберите соединение, которым вы пользуетесь для доступа в Интернет. Щелкните кнопку «По умолчанию» выберите пункт «Всегда использовать принятое по умолчанию подключение». Нажмите «ОК». Теперь все готово для полноценной работы с нашей программой. Обновите информацию, проверьте перечень фирм и начинайте. Следует напомнить, что для правильного отображения цен в прайсах фирм вам необходимо установить скидки в таблице «Настройки -> Условия работы с поставщиками». На закладке «Товары» установите дополнительные колонки. Возможно некоторое несоответствие между описанием и работой программы в связи с ее постоянной модернизацией. На все вопросы Вы можете получить исчерпывающую консультацию по телефонам (861) 239-62-80, 70-10-07. Желаем успехов!