Сохранение, создание SWIFT

Автоматизированная система
«Учёт обязательных пенсионных взносов
и социальных отчислений»
Руководство пользователя.
Версия 2013 г.
Назначение и функции АС
Автоматизированная система "Учет обязательных пенсионных взносов и социальных
отчислений" (далее - АС) разработана ТОО "Business Insight" в рамках совместного проекта с
Государственным центром по выплате пенсий и предназначена для автоматизации процесса
удержания социальных отчислений и пенсионных взносов (обязательных и пени).
Основные функции АС




Ведение картотек, реестров и архива перечислений;
Печать реестров, платежных поручений, счетов к оплате, карточек, списков сотрудников;
Подготовка информации для банков на дискетах (реестр и SWIFT-файл);
Формирование и печать отчетов;
Установка АС
1.
Запустите файл GCVP_Setup.exe (может называться по-другому, например
GCVP_free_2013_280213.exe).
2.
В открывшемся окне укажите папку, в которую будет установлена
программа, или используйте вариант, предложенный программой установки,
например "C:\GCVP-2013". Необходимо выбрать папку отличную от той,
где установлена предыдущая версия программы.
3.
4.
Нажмите кнопку "Извлечь" и дождитесь окончания процесса установки.
На рабочем столе появится ярлык программы, изображённый на рисунке
слева.
Подготовка к работе
Для подготовки программы к работе нужно ввести ваши данные о предприятии и
сотрудниках. Это можно сделать вручную, начав ведение базы данных «с нуля» или
воспользоваться одной из следующих функций:
Переход к новой версии.
Используется для перехода к текущей, вступающей в действие с января 2013 года,
версии программы с предыдущей версии этой же программы. Программа копирует
необходимые файлы из указанной папки, где находится предыдущая версия.
Конвертация данных предыдущих версий пенсионных программ ГЦВП.
Конвертация производится, как правило, один раз после установки программы на
компьютер. Для выполнения конвертации из меню "Сервис" выберите команду "Конвертация".
Учёт социальных и пенсионных отчислений, руководство пользователя
2
Откроется окно конвертации, в котором следует указать папку, где находятся данные
программы ГЦВП и нажать кнопку <Конвертировать>. После успешной конвертации
необходимо проверить созданные картотеку и справочник предприятий.
Если Вы ранее не работали с программами пенсионных отчислений и не имеете данных
для конвертации, необходимо вручную ввести данные своего предприятия в справочник
предприятий и заполнить картотеку сотрудников. Остальные справочники едины для
большинства пользователей и, как правило, не требуют внесения изменений.
В картотеке, в версии 2013 года, необходимо указывать ИИН и ИИК сотрудника, а в
карточке предприятия – БИН (ИИН для ИП) и ИИК (ранее было СИК и РНН).
Структура программы
После запуска программы на экране появляется её главное окно:
Элементы главного окна



Кнопки и элементы меню, расположенные в левой верхней части главного окна,
предоставляют доступ ко всем функциям программы. Для открытия нужного меню,
щёлкните мышью по его кнопке. Так на рисунке открыто меню "Реестр". Выбор конкретного
элемента меню также выполняется щёлчком мыши.
Вид и период отчислений. В программе предусмотрено четыре вида отчислений обязательные пенсионные, обязательные социальные, пени пенсионных и пени социальных
отчислений. Единовременно на экране могут отображаться данные только по одному виду
отчислений, выбираемому из соответствующего выпадающего списка. Если изменить вид
отчислений после того как уже сформированы платёжные поручения - вид отчислений будет
выделен цветом, что означает, что вид отчислений созданных платёжных поручений не
совпадает с выбранным и необходимо заново сформировать платёжные поручения или
вернуть предыдущий вид отчислений.
Текущий реестр отчислений - список плательщиков располагается в верхней части
главного окна и предназначен для ввода сумм и периодов отчислений по каждому из них.
Учёт социальных и пенсионных отчислений, руководство пользователя




3
Список платёжных поручений - отображается в нижней части главного окна программы и
соответствует текущему реестру.
В заголовках реестра и платёжных поручений в скобках можно увидеть количество записей,
содержащихся в данный момент в текущем реестре и списке платёжных поручений с учётом
фильтра.
Фильтр по предприятию. При выборе из выпадающего списка предприятия, на экране
остаются только записи сотрудников, принадлежащих выбранному предприятию.
Кнопки для работы с реестром и платёжными поручениями выполняют основные
функции при заполнении реестра.
Меню главного окна





Реестр. Функции для работы с реестром более подробно описаны в разделе «Заполнение
реестра».
Отчёты. В данном меню доступны следующие отчёты:
Сведения о перечисленных взносах. Выбирается тип перечислений, период (обычно
квартал года) и предприятие. После чего полученные сведения можно откорректировать и
распечатать или экспортировать в Excel.
Отчёт по месяцам. Отчёт по пенсионным взносам и социальным отчислениям за данный год
по данному предприятию по каждому месяцу.
Просмотр сумм отчислений. Просмотр сумм по всем видам отчислений сотрудников
предприятия за определённый месяц. Данный отчёт предназначен только для просмотра.
Справка о суммах перечислений. Справка о суммах пенсионных или социальных
взносов/отчислений сотрудника. Перед печатью данного отчёта необходимо выбрать
сотрудника, для чего автоматически открывается окно картотеки.
Списки (справочники)
В программе существует ряд справочников: картотека, предприятия, ГЦВП пенсионный и
социальный, удостоверения личности, сектора экономики и виды платежей.
Сервис.
Настройка программы. Установка различных опций АС.
Переход к новой версии и конвертация базы данных описана в разделе «Подготовка к
работе».
Дизайнер отчётов используется для ручной настройки отчётов, выводимых на печать.
Из меню «Помощь» доступно открытие окна электронной справочной системы с более
подробным, чем в данном руководстве, описанием функций АС. Открытие справки
происходит также по нажатию клавиши <F1> из многих мест программы.
Создание и заполнение реестра
Для создания нового реестра нажмите кнопку <Новый> в нижней части главного окна
программы. Перед созданием нового реестра данные текущего реестра и список платёжных
документов очищаются, после чего новый реестр формируется из списка сотрудников,
отмеченных в картотеке как "прошедшие контроль и включённые в реестр".
Кроме создания нового реестра по всем сотрудникам сразу, существует возможность
создать реестр, состоящий из выбранных сотрудников. Для этого необходимо сначала
очистить текущий реестр и список платёжных поручений, выполнив команду "Очистить
реестр...", доступную из меню "Реестр" или из локального меню (щелчок правой кнопкой мыши
по любой записи реестра). После очистки, нужно открыть картотеку и выбирая сотрудников по
одному или несколько человек (клавишей пробел) включать их в реестр соответствующей
командой картотеки.
Реестр можно также создать на основе любого ранее созданного реестра, хранящегося
в базе данных, нажатием кнопки <Из архива>. В реестре, созданном на основе существующего,
Учёт социальных и пенсионных отчислений, руководство пользователя
сохраняются предыдущие суммы, а также номера и даты платёжных поручений. Список
платёжных поручений также переходит из ранее сохранённого во вновь созданный.
Созданный "Новый" реестр или реестр, загруженный из архива, становится «текущим».
4
В текущем реестре для заполнения доступны столбцы "Сумма платежа" и "Период
платежа" (месяц / год). При правильном заполнении суммы и периода платежа, запись реестра
становится "отмеченной" и будет учтена при формировании списка платёжных поручений.
Чтобы указать месяц или год платежа для всех плательщиков сразу, нужно щелкнуть по
соответствующей кнопке "Месяц…" или "Год…", которые находятся вверху окна, рядом с полем
"Назначение платежа". Также можно щёлкнуть по заголовку соответствующего столбца.
Для занесения в реестр нескольких периодов
оплаты для одного сотрудника, следует воспользоваться
функцией "Добавить период", доступной из меню
"Реестр", или при щелчке правой кнопкой мыши по
сотруднику в реестре.
В реестре появится ещё одна запись для
выбранного сотрудника, в которой можно указать
следующий период и сумму платежа. Количество таких
записей для каждого сотрудника – не ограничено.
Следует только соблюдать уникальность периодов для
одного сотрудника, в противном случае, при
сохранении реестра, программа выдаст предупреждение о повторяющихся периодах.
Функции для работы с реестром






Проверка реестра производится по желанию пользователя.
Добавить период. Для занесения в реестр нескольких периодов оплаты для одного
сотрудника.
Удалить из списка. Удаление одной записи из реестра. При этом сотрудник не будет помечен
в картотеке как "не включённый в реестр".
Очистить суммы - очистка столбца "Сумма" во всех записях текущего реестра.
Исключить из реестра - удалить выделенную запись сотрудника из текущего реестра и
пометить его в картотеке как "не включённый в реестр".
Удалить платёжное поручение - удаление выделенного платёжного поручения и очистка
сумм в соответствующих записях текущего реестра.
Платёжные поручения
После заполнения реестра можно формировать список платёжных поручений на его
основе. Для этого предназначена кнопка <Пл. поручения> в нижней части главного окна.
Учёт социальных и пенсионных отчислений, руководство пользователя
5
Для каждого предприятия формируется одно платёжное поручение. В поле "Дата"
каждого нового платёжного поручения будет автоматически проставлена текущая дата, которую
пользователь может изменить, а поле "Номер" будет оставлено пустым для заполнения вручную.
У всех сформированных платёжных поручений должны быть указаны номера и даты
платежа. Иначе сохранение реестра и формирование SWIFT-файлов будет невозможно.
Платежные поручения формируются по выбранному виду отчислений, поэтому при
изменении вида отчислений (выделяется синим цветом в главном окне) платёжные поручения
нужно сформировать заново или вернуть предыдущий вид отчислений.
Сохранение, создание SWIFT-файлов
Сохранение заполненного реестра и сформированных платёжных поручений в базу
данных возможно только при полном соответствии данных реестра и картотеки. Если эти
условия выполнены, после нажатия кнопки <Сохранить>, появится окно сохранения.
Для формирования SWIFT-файлов нужно указать путь для сохранения (папку или диск) и
отметить желаемые опции сохранения SWIFT-файлов:


Добавлять номер предприятия в имя файла - означает что к имени SWIFT-файла будут
добавляться цифры, например: SWIFT_01.TXT, где 01 – номер предприятия из карточки.
Добавлять номер платёжного поручения в имя файла – к имени SWIFT-файла будут
добавляться цифры, например: SWIFT-123.TXT, где 123 – номер платёжного поручения.
Если выбраны обе эти опции, имя файла будет выглядеть, например, так: SWIFT_01123.TXT, где 01 – номер предприятия, 123 – номер платёжного поручения.
Учёт социальных и пенсионных отчислений, руководство пользователя



6
Запрос на вставку очередной дискеты будет выдаваться пользователю перед записью
очередной группы файлов.
Запись в разные папки (по именам предприятий). Программа автоматически будет
создавать для каждого предприятия отдельную папку (по краткому наименованию,
указанному в карточке предприятия), где будут размещаться SWIFT-файлы.
Запись в разные папки (по виду отчислений). Программа автоматически будет создавать
для каждого вида отчисления отдельную папку, где будут размещаться SWIFT-файлы.
В те же папки или на дискеты и с теми же опциями, что и SWIFT, автоматически
записывается реестр в формате DBF. Для создания реестра в текстовом формате используется
кнопка "Сохранить" в окне предварительного просмотра при печати реестра.
Просмотреть созданные SWIFT-файлы, реестры в формате DBF и текстовые реестры
можно воспользовавшись командой "Просмотр" в выпадающем меню кнопки <Сохранить> или
нажав кнопку "Просмотр файлов" в окне сохранения в поле "Папка для сохранения".
Печать реестра и платёжных поручений
Кнопка <Печать> в нижней части главного окна программы предназначена для печати
платёжных поручений, счётов к оплате и реестра.
Не рекомендуется печатать платёжные поручения или реестр, не сохранив
предварительно данные, т.к. перед сохранением происходит полная проверка на корректность
введённых данных и формирование контрольной суммы.
Дополнительные возможности
Предлагаются две расширенные версии программы:
1) для одного предприятия;
2) для нескольких предприятий.
Расширенные версии программы являются платными и включают дополнительные
возможности:
 конвертацию данных сотрудников из программы 1С:Бухгалтерия (версия 7);
 прием сумм отчислений из программы 1С:Бухгалтерия (версия 7);
 прием сумм отчислений и списков сотрудников из текстовых или dbf-файлов, SWIFTфайлов;
 другие функции, облегчающие учет отчислений.
В главном окне программы нажмите кнопку меню «Помощь», выберите элемент
«Дополнительные возможности» и ознакомьтесь с инструкцией по приобретению.
ТОО «Business Insight» готово выполнить работы по реализации других
дополнительных функций АС «Учет социальных и пенсионных отчислений» по Вашим
предложениям.
г. Алматы, Наурызбай-Батыра 122
тел. (727) 2725-730, 2722-726, 2723-416
e-mail: dit@bi.kz
web: bi.kz
ТОО "Business Insight" оказывает консультации по телефону только для клиентов
расширенной версии программы. По всем вопросам, связанным с работой свободно
распространяемой версии, обращайтесь в региональное представительство ГЦВП.