2. Лекция: Работа с документами Страницы: 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | вопросы | » для печати и PDA Если Вы заметили ошибку - сообщите нам или выделите ее и нажмите Ctrl+Enter Содержание 2.1. Документы Word o Создание документа o Открытие документа o Упражнение 2.1. Изменение папки, открываемой по умолчанию в окне Открытие документа o Упражнение 2.2. Добавление папки в список быстрого доступа o Упражнение 2.3. Изменение количества запоминаемых программой файлов o Сохранение документа o Упражнение 2.4. Изменение заданного по умолчанию типа сохраняемых файлов o Сохранение в форматы PDF и XPS o Упражнение 2.5. Основные операции с файлами o Автоматическое сохранение o Свойства документа 2.2. Одновременная работа с несколькими документами o Сравнение документов o Разделение окна на две области 2.3. Масштаб документа 2.4. Режимы просмотра документа o Черновик o Веб-документ o Разметка страницы o Структура o Режим чтения o Схема документа o Предварительный просмотр Из этой лекции вы узнаете следующее: как создать, открыть и сохранить документ в Word; как не потерять данные в результате сбоя программы; как задать свойства документа в Word; как работать с несколькими открытыми документами одновременно; как изменить масштаб просмотра документа; как изменить режим просмотра документа. 2.1. Документы Word Файлы программы Word называются документами и имеют расширение DOC или DOCX. Когда вы открываете окно программы Word, в нем автоматически создается документ. Когда в окне Word не открыто ни одного документа, большинство команд главного меню и кнопок на панелях неактивны, нет также линеек и полос прокрутки (рис. 2.1). увеличить изображение Рис. 2.1. Окно программы без открытого документа Создание документа Несмотря на то, что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Создание документа — это одна из простейших операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно выполнить одно из следующих действий: нажать сочетание клавиш Ctrl+N; нажать кнопку Office и выбрать команду Создать в меню (рис. 2.2); Рис. 2.2. Выполнение команды Файл-Создать При использовании первого способа документ будет создан на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой пустой файл, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений. Подробнее о шаблонах и работе с ними рассказано в разд. 4.9. При выполнении второй команды появится окно Создание документа. (рис. 2.3). увеличить изображение Рис. 2.3. Окно Создание документа Данное окно содержит несколько разделов, где можно выбрать тип нового документа. В разделе Пустые и последние, который открывается по умолчанию, доступно два типа документа: Новый документ — простой документ, который создается на основе шаблона Normal, и Новая запись блога – документ, позволяющий создать запись в блоге. Раздел Из имеющегося документа — может пригодиться, когда нужно сохранить исходный документ, но в то же время внести изменения в новый, основываясь на исходном. ПРИМЕЧАНИЕ. Выбор типа нового документа в области задач Создание документа дублирует команду Сохранить как в меню Файл. Однако она более удобная, потому что для создания документов на основе уже имеющегося пользователю не приходится открывать исходный файл. Подробнее о команде Сохранить как рассказано ниже. При помощи окна Создание документа можно также создать документ на основе одного из имеющихся в программе шаблонов. При выборе раздела Установленные шаблоны (рис. 2.4) будет выведен список доступных шаблонов, а также эскизы для них. Раздел Мои шаблоны дает возможность создать документ на основе одного из шаблонов, сохраненных пользователем. увеличить изображение Рис. 2.4. Установленные шаблоны Если необходимый шаблон отсутствует, но компьютер подключен к Интернету, то можно воспользоваться поиском шаблона на сайте Microsoft. Для этого нужно перейти в один из разделов, которые отделены ссылкой Microsoft Office Online. Если вы хотите использовать шаблон, размещенный на сайте Office Online, его необходимо будет загрузить на компьютер. Просматривая эскизы, вы сможете посмотреть, каков размер шаблона, сколько времени потребуется на загрузку, и тут же скачать его, нажав кнопку Загрузить (рис. 2.5). увеличить изображение Рис. 2.5. Поиск и загрузка шаблонов с сайта Office Online ПРИМЕЧАНИЕ. Шаблоны могут облегчить работу над документами определенного типа: письмами, факсами, резюме и др. Подробнее о работе с шаблонами читайте в разд. 4.9. Открытие документа В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ. Открывать документы необязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, то открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок файла (рис. 2.6). Рис. 2.6. Значок файла, который может быть открыт в Word Открыть документ Word вне окна программы можно несколькими способами: дважды щелкнув на его названии мышью в окне Проводника; щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в Проводнике и выбрав в контекстном меню строку Открыть (рис. 2.7); увеличить изображение Рис. 2.7. Открытие документа Microsoft Word из Проводника дважды щелкнув мышью на названии документа в окне любой другой программы для работы с файлами (например, Total Commander); дважды щелкнув мышью на названии файла в окне папки; щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла в окне папки и выбрав в контекстном меню пункт Открыть (рис. 2.8); Рис. 2.8. Открытие документа Microsoft Word из окна папки выполнив команду Пуск-Документы. ВНИМАНИЕ. Открыть документ Microsoft Word последним способом можно только в случае, если вы работали с ним недавно. В меню Документы находятся документы, которые открывались последними. При открытии файла одним из перечисленных способов будет запущена программа Microsoft Word, и в ней будет открыт выбранный документ. Если программа была запущена, то откроется дополнительное окно. Если же программа была запущена, но в ней не был открыт ни один документ, то файл откроется в том же окне. СОВЕТ. Если вы часто используете документ, то его ярлык можно вынести на Рабочий стол, чтобы иметь возможность быстро открывать файл, когда потребуется (см. разд. 1.2). Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Открыть документ в программе можно несколькими способами: нажать кнопку Office и выбрать команду Открыть в меню; Рис. 2.9. Выбор команды Открыть в меню Office воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl+O; щелкнуть на кнопке Открыть на панели инструментов быстрого запуска (рис. 2.10); Рис. 2.10. Кнопка Открыть на панели инструментов быстрого запуска ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию кнопка Открыть не вынесена на панель быстрого запуска. Чтобы добавить ее туда, нажмите кнопку Настройка панели быстрого запуска и выберите команду Открыть в меню. Какой бы способ открытия документа вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.11). увеличить изображение Рис. 2.11. Окно Открытие документа Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее. 1. Выберите диск, на котором находится файл. 2. Выберите папку, в которой хранится файл (рис. 2.12). увеличить изображение Рис. 2.12. Выбор папки открытия документа 3. Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть. По умолчанию в окне Открытие документа отображается содержимое папки Мои документы. Если вы откроете документ из какой-нибудь другой папки, то программа запомнит ваш выбор и в следующий раз при вызове окна Открытие документа покажет содержимое этой папки. Однако если вы закроете Microsoft Word и вызовите окно Открытие документа во время следующего сеанса работы, программа снова отобразит содержимое папки Мои документы. Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, то можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ. Упражнение 2.1. Изменение папки, открываемой по умолчанию в окне Открытие документа Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office. 2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение. 3. Перейдите к области Сохранение документов и нажмите кнопку Обзор напротив поля Расположение файлов по умолчанию. 4. Перейдите в папку, которая будет использоваться по умолчанию, и нажмите кнопку OK. Путь должен иметь вид Диск:\Папка или, если вы хотите сохранять файлы в корень диска, Диск:\ (рис. 2.13). увеличить изображение Рис. 2.13. Изменение открываемой по умолчанию папки После выбора папки нажмите кнопку ОК в окне Параметры Word. В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки папок, документы из которых открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки: Надежные шаблоны – шаблоны, работа с которыми признана безопасной; Мои последние документы — документы, с которыми пользователь недавно работал; Рабочий стол — файлы, вынесенные на Рабочий стол; Мои документы — документы, находящиеся в папке Мои документы; Мой компьютер — позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков; Мое сетевое окружение — позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете. СОВЕТ. Язык ярлыков окна Открытие документа зависит не от версии Word, а от версии операционной системы, поэтому если вы работаете с английской версией Windows, то и названия будут на английском языке. Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов. Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию с помощью раскрывающегося списка Папка или кнопок перехода, которые расположены справа от списка (рис. 2.14). Рис. 2.14. Кнопки перехода Кнопка с изображением папки позволяет переместиться на уровень выше, а с изображением стрелки влево — вернуться к директории, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, то можно выбрать одну из трех последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.15). Рис. 2.15. Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса. Упражнение 2.2. Добавление папки в список быстрого доступа Для добавления ярлыка часто используемой папки на панель адресов выполните следующие действия. 1. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Мелкие значки (рис. 2.16). Вы увидите, что ярлыки папок стали занимать гораздо меньше места. В освободившуюся область можно добавить свои папки. увеличить изображение Рис. 2.16. Выбор в контекстном меню команды Мелкие значки 2. Перейдите в папку, которую вы хотите добавить в список, или просто выделите ее в окне. 3. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите строку Добавить (рис. 2.17). После слова Добавить отобразится название вашей папки. увеличить изображение Рис. 2.17. Добавление нового ярлыка на панель адресов Ярлык появится на панели (рис. 2.18). Рис. 2.18. Панель адресов после добавления папки Чтобы удалить, переименовать или переместить ярлык, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду. ПРИМЕЧАНИЕ. Изменения, которые вы внесете в окно Открытие документа, коснутся и окна Сохранение документа. Подробнее о работе с этим окном рассказано ниже. Если папка с нужным документом содержит очень много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа, часть имени или расширение (например, DOCX). Таким образом вы отсеете все неподходящие документы. Задать требуемое расширение файла можно также при помощи списка Тип файлов (рис. 2.19). Если выбрать нужный формат, то файлы с другими расширениями отображаться не будут. Рис. 2.19. Список Тип файлов в окне Открытие документа После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно щелкнуть два раза на названии этого файла. Другой способ — выделить и нажать кнопку Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Щелкнув на ней, можно выбрать вариант открытия документа (рис. 2.20). Рис. 2.20. Список вариантов открытия файла Открыть — открывает документ в обычном режиме. Открыть для чтения — в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения. Открыть как копию — открывает копию существующего документа для того, чтобы исходный документ не был изменен. Открыть в обозревателе — открывает документ в программе просмотра веб-страниц (например, Internet Explorer). Данная команда доступна только для HTML-документов. Открыть с преобразованием – работает только для файлов XML и дает возможность применить определенное форматирование к таким файлам. Открыть и восстановить — позволяет восстановить поврежденный файл. Названия документов, с которыми вы недавно работали, отдельно вынесены в подменю Последние документы (рис. 2.21) в меню Office, поэтому для их открытия не нужно использовать окно Открытие документа, а достаточно щелкнуть на кнопке Office, а затем – на соответствующей ссылке. Рис. 2.21. Список документов, с которыми пользователь работал последними, в подменю Последние документы Количество последних открываемых документов, отображаемых в подменю Последние документы, можно изменить. Если вы постоянно работаете с небольшим количеством документов, то вам будет вполне достаточно семнадцати файлов, которые программа запоминает по умолчанию. Если же вам приходится иметь дело с большим числом документов, то имеет смысл увеличить количество запоминаемых файлов. В этом случае вы получите возможность открывать все рабочие документы одним щелчком мышью, а не с помощью окна Открытие документа. Упражнение 2.3. Изменение количества запоминаемых программой файлов Чтобы увеличить количество файлов, которые запоминает Word, сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office. 2. В окне Параметры Word выберите раздел Дополнительно. 3. Перейдите к области Экран и укажите нужное количество файлов в диапазоне от одного до пятидесяти в поле Число документов в списке последних файлов. (рис. 2.22) увеличить изображение Рис. 2.22. Изменение количества файлов, которые запоминает программа 4. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить свой выбор. 5. Поочередно откройте и закройте несколько разных файлов. Убедитесь, что Word запоминает все открываемые вами файлы, посмотрев подменю Последние документы (рис. 2.23). увеличить изображение Рис. 2.23. В подменю Последние документы сохранились ссылки на 30 файлов Если вы не хотите, чтобы кто-нибудь видел, с какими файлами вы работаете, то можете отключить запоминание программой последних открываемых файлов. Для этого достаточно установить в поле Число документов в списке последних файлов значение 0. В этом случае Word не будет запоминать названия открываемых файлов. Сохранение документа При работе в Word очень важно постоянно сохранять документы. Набрать и отредактировать текст — это полдела. Главное — сохранить вашу работу. Пока документ не сохранен, вся информация, которую вы видите на экране, находится в памяти компьютера и пропадает после закрытия программы. Чтобы иметь возможность использовать ее впоследствии, необходимо записать данные в файл и сохранить на жесткий диск. Сохранять работу можно разными способами: при помощи кнопки Сохранить на панели инструментов быстрого доступа (рис. 2.24); Рис. 2.24. Кнопка Сохранить на панели инструментов быстрого запуска нажать кнопку Office и выбрать команду Сохранить в меню (рис. 2.25); Рис. 2.25. Выбор команды Сохранить в меню Office воспользовавшись сочетанием клавиш Ctrl+S. ПРИМЕЧАНИЕ. Сохранять работу каждые несколько минут, используя эту комбинацию клавиш — очень хорошая привычка. К сожалению, далеко не на всех компьютерах установлены блоки бесперебойного питания, а перепады напряжения или кратковременное отключение электричества — не редкость. Поэтому сохраняйте файлы как можно чаще, иначе вы рискуете потерять выполненную работу. При первом сохранении документа нужно указать его имя, а также выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Необходимые параметры указываются в диалоговом окне Сохранение документа (рис. 2.26), которое появляется при выполнении одной из указанных выше команд. увеличить изображение Рис. 2.26. Окно Сохранение документа Это окно напоминает окно Открытие документа: слева находится панель адресов, содержащая ссылки на папки, которые чаще всего используются для сохранения документов, вверху — список дисков и папок, а также кнопки перехода, внизу — поле Имя файла и список Тип файла. Для сохранения документа сделайте следующее. 1. При помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4 (рис. 2.27). Рис. 2.27. Кнопка Создать папку на панели инструментов окна Сохранение документа 2. Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим). 3. Выберите тип файла. Чаще всего для документов Microsoft Word используется формат Open XML, который установлен по умолчанию. 4. Нажмите кнопку Сохранить. Файл сохранен. В Office 2007 представлен новый формат сохранения документов - Microsoft Office Open XML. Файлы, сохраненные в этом формате, имеют расширение DOCX. Его особенности – улучшенное восстановление файлов после повреждения и наличие встроенной поддержки сжатия файлов в формате ZIP, которая дает возможность уменьшить размер до пятидесяти процентов. Однако этот формат несовместим с более ранними версиями Word, поэтому если ваши партнеры еще не успели перейти на новую версию офисного пакета, вам придется отказаться от сохранения документов в этом формате. Для сохранения файлов в формат, совместимый с более ранними версиями программы, выберите вариант Документ Word 1997-2003 в списке Тип файла. Значки файлов, которые сохраняются в Word 2007 в формат, совместимый с Word 2003, отличаются от значков документов, сохранных в формате Open XML (рис. 2.28) (сравните с рис. 2.6). Рис. 2.28. Значок файла Word, сохраненного в формате, совместимым с Word 1997-2003 Если вы обычно сохраняете файлы не в формате Open XML, а в каком- нибудь другом (например, RTF или DOC), то заметите, что каждый раз выбирать нужный формат из списка Тип файла неудобно. Упростить процедуру сохранения можно, изменив тип файла, используемый по умолчанию для сохранения. Например, RTF-файлы часто используются, когда предполагается, что с документом будут работать на компьютерах с разным программным обеспечением. Этот формат более универсальный, чем Open XML. Упражнение 2.4. Изменение заданного по умолчанию типа сохраняемых файлов Чтобы изменить тип файлов, используемый по умолчанию для сохранения, сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office. 2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение. 3. Перейдите к области Сохранение документов и выберите в списке Сохранять файлы в следующем формате формат, который будет использоваться для сохранения документов по умолчанию (рис. 2.29). 4. Нажмите кнопку ОК, чтобы подтвердить свой выбор увеличить изображение Рис. 2.29. Установка расширения файла, с которым Word будет по умолчанию сохранять документы Если вам необходимо сохранить внесенные в документ изменения и одновременно оставить исходный файл, то можно воспользоваться командой Сохранить как, которая доступна в меню Office. По умолчанию при выборе команды Сохранить как появляется рассмотренное выше диалоговое окно Сохранение документа, в котором также нужно указать имя документа, выбрать папку, в которой он будет храниться на диске, и формат файла. Однако если задержать курсор на команде Сохранить как или же щелкнуть по небольшой стрелке, направленной вправо, Word предложит несколько вариантов сохранения (рис. 2.30): Рис. 2.30. Выбор команды Сохранить как в меню Office Документ Word – после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Open XML. Шаблон Word – эта команда дает возможность сохранить текущий документ как шаблон. Это означает, что на его основе могут создаваться другие документы. Подробнее о шаблонах см. разд. 4.9. Документ Word 1997-2003 - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором выбрано сохранение в формат Найти надстройки для других форматов файлов – этот пункт стоит выбрать, если вы хотите сохранить файл в виде электронного документа в форматах PDF или XPS. Другие форматы - после выбора этого варианта открывается окно Сохранение документа, в котором для сохранения выбран формат по умолчанию. Вы можете выбрать другой формат для сохранения. ВНИМАНИЕ. После сохранения файла с помощью команды Сохранить как исходный файл будет закрыт, а в окне Word откроется новый файл. Чтобы вернуться к работе над старым файлом, необходимо его снова открыть. Сохранение в форматы PDF и XPS Изначально планировалось, что поддержка формата PDF будет внедрена в Microsoft Office 2007. Эта опция анонсировалась как одна из передовых новинок офисного пакета. Однако под давлением разных организаций Microsoft была вынуждена от этого отказаться. В частности, против поддержки PDF в Office 2007 выступила компания Adobe – разработчик этого формата. Специалисты компании посчитали, что Microsoft вполне может использовать свою монополию для того, чтобы отнять у Adobe пользователей. Если бы все пользователи Word, Excel и PowerPoint могли по умолчанию сохранять документы в формате PDF, у большинства пользователей Adobe отпала бы необходимость работы с программой Acrobat, что, конечно же, сказалось бы на ее продажах. Поэтому в конечной версии Microsoft Office 2007 поддержка PDF реализована в виде дополнения. То же самое касается и нового формата XPS, который также предназначен для сохранения документации и разрабатывается самой Microsoft. Этот формат, который ранее был известен как Metro, основан на XML и дает возможность отображать документы в том виде, в котором они были сохранены, на любой платформе. Многие функции XPS дублируют возможности PDF. Этот формат поддерживается новой операционной системой Windows Vista. Чтобы иметь возможность сохранять документы в форматы PDF и XPS, нужно скачать дополнение 2007 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS, которое доступно на сайте Microsoft. Для этого выполните следующие действия: Убедитесь, что ваш компьютер подключен к интернету. Нажмите кнопку Office, а затем переместите курсор на строку Сохранить как и задержите его, чтобы раскрылось подменю. Выберите команду Найти надстройки для других форматов файлов. Откроется окно Справка Word. В области Предполагаемое действие щелкните на ссылке Установка и использование надстройки Microsoft для публикации в формате PDF или XPS (рис. 2.31). Вы будете перемещены к соответствующему разделу веб-страницы (рис. 2.32). увеличить изображение Рис. 2.31. Окно Справка Word увеличить изображение Рис. 2.32. Переход по ссылке на страницу, откуда можно выполнить загрузку дополнения Щелкните по ссылке Надстройка Microsoft для сохранения в формате PDF или XPS для программ выпуска 2007 системы Microsoft Office. Откроется окно браузера, который используется в системе по умолчанию. В нем вы увидите страницу сайта Microsoft, с которой можно скачать дополнение (рис. 2.33). увеличить изображение Рис. 2.33. Страница сайта Microsoft, откуда можно скачать дополнение Нажмите кнопку Continue, чтобы засвидетельствовать, что вы используете лицензионную версию Microsoft Office. После проведения проверки и подтверждения того, что на компьютере установлен лицензионный продукт, вы сможете скачать дополнение. ПРИМЕЧАНИЕ. Проверка подлинности Microsoft Office осуществляется посредством программы Windows Genuine Advantage, которая работает с июля 2005 года. Ее суть состоит в том, что при попытке загрузить какие-либо файлы с сайта Microsoft пользователь обязан проверить свою операционную систему или офисный пакет на предмет лицензионности. Когда загрузка будет завершена, перейдите в папку, в которую вы сохранили дополнение, и дважды щелкните по файлу SaveAsPDFandXPS.exe. Подтвердите, что соглашаетесь с условиями лицензионного соглашения, и нажмите кнопку Continue. Установка займет около минуты или меньше, после чего появится окно о завершении инсталляции. Нажмите кнопку OK. ПРИМЕЧАНИЕ. Обратите внимание, что для установки дополнения закрывать Word не требуется. Однако если вы захотите деинсталлировать дополнение, необходимо будет предварительно закрыть все документы Word. После успешной установки дополнения вы можете сохранять файлы в форматах PDF или XPS. Для сохранения файла в одном из этих форматов выполните следующие действия: Нажмите кнопку Office, а затем переместите курсор на строку Сохранить как и задержите его, чтобы раскрылось подменю. Выберите команду PDF или XPS (рис. 2.34). Рис. 2.34. После установки дополнения файл можно сохранить в формате PDF или XPS В окне Опубликовать как PDF или XPS при помощи панели адресов или списка перехода между папками выберите папку, в которую вы хотите сохранить документ. Вы также можете создать новую папку, воспользовавшись кнопкой Создать папку или сочетанием клавиш Alt+4. Введите имя файла в соответствующем поле. По умолчанию программа назовет файл Документ1 (порядковый номер может быть другим). Выберите желаемый формат сохранения в списке Тип файла – PDF или Документ XPS (рис. 2.35). увеличить изображение Рис. 2.35. Выбор формата для сохранения Если вы хотите просмотреть документ сразу после сохранения установите флажок Открыть файл после публикации. Выберите положение переключателя Оптимизация (рис. 2.36). Если вы хотите, чтобы качество было высоким, выберите вариант Стандартная. При выборе варианта Минимальный размер качество будет ниже, однако и размер файла – тоже. Рис. 2.36. Параметры оптимизации Нажмите кнопку Параметры, чтобы указать дополнительные параметры для сохранения документа в выбранный формат. Например, при сохранении в формат PDF можно выбрать, какие страницы будут сохранены, будут ли включены в выходной файл свойства документа, теги структуры документа, будут ли созданы закладки для более удобного перемещения (рис. 2.37). Рис. 2.37. Параметры сохранения в формат PDF Нажмите кнопку Опубликовать, чтобы сохранить файл в выбранном формате. Если флажок Открыть файл после публикации был установлен, документ откроется (рис. 2.38). увеличить изображение Рис. 2.38. Открытие документа Word, сохраненного в формат PDF, в программе Adobe Reader СОВЕТ. Для просмотра файлов в формате PDF на вашем компьютере должна быть установлена программа Adobe Reader. Вы можете бесплатно скачать ее с сайта Adobe (http://www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html) Для просмотра файла в формате XPS на компьютере обязательно должна быть установлена среда .NET Framework 3. Если эта среда не установлена, вам будет предложено загрузить ее из интернета (рис. 2.39). Рис. 2.39. Окно с предложением установить .NET Framework 3 Упражнение 2.5. Основные операции с файлами Чтобы научиться быстро выполнять основные операции с файлами Word, выполните следующее упражнение. 1. Запустите программу Word, выполнив команду Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Word 2007. Вы увидите, что программа автоматически создала документ с названием Документ1. Создадим еще один документ. 2. Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню (см. рис. 2.2). 3. В открывшемся окне Создание документа щелкните на ссылке Новый документ (см. рис. 2.3). При этом окно Создание документа исчезнет, и откроется новое окно документа с названием Документ2. 4. Введите произвольный текст и нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого запуска. 5. В появившемся окне Сохранение документа при помощи панели адресов перейдите на Рабочий стол. 6. В поле Имя файла введите название документа (например, Мой первый документ). Убедитесь, что в списке Тип файла выбран тип Документ Word (рис. 2.40). увеличить изображение Рис. 2.40. Окно Сохранение документа 7. Нажмите кнопку Сохранить. 8. Убедитесь, что в строке заголовка окна Word вместо названия Документ2 появилось название вашего файла (рис. 2.41). увеличить изображение Рис. 2.41. Документ Word сохранен 9. Закройте окно программы, щелкнув на кнопке Закрыть в области заголовка. 10. Перейдите на Рабочий стол, найдите среди других файлов созданный вами и, щелкнув на его значке правой кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Открыть (рис. 2.42). Вы увидите, что загрузилась программа Word, и в ней открыт ваш файл. Рис. 2.42. Открытие документа Word с Рабочего стола Чтобы лучше закрепить основные операции с файлами, попробуйте проделать те же действия, выполняя их другими способами: создавая файл при помощи сочетания клавиш Ctrl+N, сохраняя его, используя команду Сохранить в меню Office, открывая из окна программы при помощи команды Открыть в меню Office и т. д. Умение быстро работать с документами вам еще очень пригодится. Если вы работаете сразу с несколькими документами, то часто бывает удобно пользоваться командой Сохранить все. При ее выполнении будут сохранены изменения во всех открытых документах. Для удобства можно вынести кнопку данной команды на панель инструментов следующим образом. 1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа и выберите пункт Другие команды в меню. 2. В появившемся окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш раскройте список Выбрать команды из и выберите вариант Команды не на ленте (рис. 2.43). Рис. 2.43. Выбор варианта Команды не на ленте в списке Выбрать команды из 3. Выберите команду Сохранить все и нажмите кнопку Добавить (рис. 2.44). увеличить изображение Рис. 2.44. Добавление кнопки для вызова команды Сохранить все на панель быстрого запуска 4. Чтобы изменить положение новой кнопки на панели быстрого запуска, выделите строку Сохранить все и нажмите кнопку Вверх один или несколько раз. Команда, расположенная в списке внизу, будет находиться на панели справа, команда, расположенная вверху – слева. 5. Нажмите кнопку OK, чтобы сохранить изменения. Посмотрите на обновленную панель быстрого запуска (рис. 2.45). Рис. 2.45. Обновленная панель быстрого запуска Еще одна возможность сохранения всех открытых документов — назначение соответствующей команде сочетания клавиш, например Ctrl+S, которое, напомним, по умолчанию используется для сохранения одного документа. Если же назначить его команде Сохранить все, то это может облегчить работу. Для назначения команде сочетания клавиш сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office. 2. В окне Параметры Word выберите раздел Настройка. 3. Перейдите к области Сочетания клавиш и нажмите кнопку Настройка (рис. 2.46) Рис. 2.46. Кнопка Настройка в окне Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш 4. В окне Настройка клавиатуры из списка Категории выберите строку Команды не на ленте, а из списка Команды — FileSaveAll. 5. Из списка Категории выберите строку Файл, а из списка Команды — FileSaveAll. 6. В строке Новое сочетание клавиш введите соответствующее сочетание (рис. 2.47). увеличить изображение Рис. 2.47. Окно Настройка клавиатуры 7. Нажмите кнопку Назначить, а затем — Закрыть. Автоматическое сохранение В Word есть много возможностей, которые помогают пользователям не забывать сохранять свою работу. Одна из них — автоматическое сохранение документа. С его помощью можно задать интервал времени, через который программа будет автоматически сохранять все внесенные в документ изменения. При этом в случае сбоя программы будет шанс, что последние введенные, но не сохраненные вручную данные сохранятся. По умолчанию функция автоматического сохранения включена, и данные сохраняются каждые 10 минут. Чтобы изменить интервал автосохранения, сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office, а затем нажмите кнопку Параметры Word в нижней части меню Office. 2. В окне Параметры Word выберите раздел Сохранение. 3. Перейдите к области Сохранение документов и в строке Автосохранение каждые укажите промежуток времени, через который Word будет сохранять вашу работу (рис. 2.48). Вы можете увеличить его до двух часов или уменьшить до одной минуты. Рис. 2.48. Область Сохранение документов Свойства документа Работая с документами Word, часто необходимо сохранить их свойства, то есть указать, что представляет собой данный документ, кто его создал и редактирует, вынести ключевые слова и заметки. Это особенно актуально для документов, которые содержат большое количество данных на многих страницах. Если кто-то захочет посмотреть вашу работу, то свойства документа позволят быстро определить, какие данные особенно важны. Чтобы произвести необходимые записи, сделайте следующее. 1. Нажмите кнопку Office и выберите команду Подготовить в меню 2. Выберите команду Свойства в подменю (рис. 2.49) Рис. 2.49. Выбор команды Свойства в подменю Подготовить Под лентой появится область Свойства документа (рис. 2.50). Она состоит из обязательного поля, в котором указано название документа и его расположение, а также ряда необязательных полей. Значение обязательного поля изменить нельзя, зато все остальные поля можно заполнить. Для перемещения между ними используйте клавишу Tab. увеличить изображение Рис. 2.50. Область Свойства документа ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые из этих полей заполнены по умолчанию. Например, в поле Название записано первое предложение документа, в поле Автор — имя пользователя, которое было введено при установке Microsoft Office. При необходимости данные можно изменить. Чтобы получить доступ к дополнительным свойствам документа, щелкните по ссылке Свойства документа и выберите пункт Дополнительные свойства (рис. 2.51). Рис. 2.51. Вызов окна с дополнительными свойствами Откроется окно Свойства, которое содержит пять вкладок. Все данные, которые вы внесли в области Свойства документа, отображаются на вкладке Документ (рис. 2.52). Если установить флажок Создать рисунок для предварительного просмотра, то программа создаст изображение того листа документа, который в момент сохранения был виден на экране. Это изображение и все введенные на вкладке Документ данные будут показаны в окне папки (рис. 2.53). Рис. 2.52. Окно Свойства, вкладка Документ увеличить изображение Рис. 2.53. Вид файла, для которого был создан рисунок предварительного просмотра, в окне папки Вкладка Общие (рис. 2.54) содержит информацию, которая автоматически записывается при сохранении файла: путь к папке, в которой он хранится, размер, формат, даты создания и последнего изменения. Рис. 2.54. Окно Свойства, вкладка Общие На вкладке Статистика (рис. 2.55) представлена информация о том, кем и когда в документ были внесены изменения, а также сколько времени заняла его правка. Рис. 2.55. Окно Свойства, вкладка Статистика На вкладке Состав (рис. 2.56) можно просмотреть структуру документа. Рис. 2.56. Окно Свойства, вкладка Состав На вкладке Прочие (рис. 2.57) можно задать дополнительные свойства: рабочую группу, имя редактора и др. Рис. 2.57. Окно Свойства, вкладка Прочие Для ввода дополнительных пользовательских свойств выполните следующие действия: 1. выберите свойство из списка Название; 2. выберите тип значения свойства из списка Тип; 3. введите значение в поле Значение; 4. нажмите кнопку Добавить. Завершив работу над свойствами документа, закройте окно Свойства, нажав кнопку OK, а затем нажмите кнопку Закрыть область сведений о документе, чтобы закрыть область Статистика документа (рис. 2.58). Рис. 2.58. Закрытие области Статистика документа 2.2. Одновременная работа с несколькими документами Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне, а пользователь, работая в полноэкранном режиме, видит только последний открытый документ. Если нужно перейти из одного открытого документа в другой, можно воспользоваться одним из следующих способов: щелкнуть на кнопке одного из открытых документов на Панели задач (рис. 2.59); увеличить изображение Рис. 2.59. Выбор документа Word на Панели задач перейти на вкладку Вид, нажать кнопку Перейти в другое окно в группе Окно и выбрать один из файлов (рис. 2.60); Рис. 2.60. Меню Перейти в другое окно использовать сочетание клавиш Ctrl+F6; нажать Alt+Tab и, удерживая нажатой клавишу Alt, нажимать Tab до тех пор, пока нужный документ Word не будет выбран (рис. 2.61). Рис. 2.61. Список открытых приложений, возникающий при нажатии сочетания клавиш Alt+Tab ПРИМЕЧАНИЕ. При нажатии клавиш Alt+Tab в появившемся окне будут не только открытые документы Word, но и все остальные окна, открытые в Windows. В каждом документе Word есть кнопка закрытия, которая расположена в нижней части меню Office (рис. 2.62). Рис. 2.62. Кнопка закрытия документа С ее помощью можно закрыть окно текущего документа. Если на момент закрытия изменения в документе не были сохранены, программа задаст вопрос Сохранить изменения в документе? (рис. 2.63). Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения — Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, щелкните на кнопке Отмена. Рис. 2.63. Окно с запросом на сохранение документа ВНИМАНИЕ. Если при закрытии документа игнорировать запрос на сохранение документа, то несохраненные данные будут утеряны. Сравнение документов В более ранних версиях Microsoft Word (например, в Word 97) каждый документ имел не одну, а три кнопки управления размером окна, которые дублировали кнопки управления размером окна программы и отличались лишь тем, что их действие распространялось на текущий документ. С их помощью можно было свернуть документы, расположить их рядом в окне программы. В Microsoft Word 2007 это можно сделать с помощью команды Рядом в группе Окно на вкладке Вид (рис. 2.64). Рис. 2.64. Выполнение команды Рядом в группе Окно на вкладке Вид Если при выполнении этой команды открыты два окна, то программа расположит их на экране рядом (рис. 2.65). увеличить изображение Рис. 2.65. Вид документов после выполнения команды Сравнить рядом с Если же открыто более двух окон, то на экране появится окно Сравнить рядом (рис. 2.66), в котором необходимо будет указать, с каким документом нужно сравнить текущий. Рис. 2.66. Окно Сравнить рядом При переходе в режим сравнения документов в группе Окно на вкладке Вид появляется дополнительная команда Синхронная прокрутка (рис. 2.67), которая позволяет просматривать документы в синхронном и несинхронном режимах. В первом случае при прокрутке одного документа будет прокручиваться и другой, а во втором перемещение по одному документу никак не будет влиять на второй. Рис. 2.67. Команда Синхронная прокрутка Кнопка Восстановить расположение окна (рис. 2.68) служит для восстановления исходного положения документов, если оно было изменено. Например, при сравнении может понадобиться на некоторое время просмотреть документ в полноэкранном режиме. При помощи этой кнопки можно легко вернуться в исходный режим. Рис. 2.68. Команда Восстановить расположение окна Чтобы выйти из режима сравнения документов, необходимо еще раз нажать кнопку Рядом в группе Окно на вкладке Вид. Если нужно сравнить сразу несколько документов, то можно использовать команду Упорядочить все в группе Окно на вкладке Вид (рис. 2.69). Рис. 2.69. Выбор команды Упорядочить все После ее выполнения на экран будут помещены все открытые документы, и вы легко сможете их сравнивать и вносить нужные коррективы (рис. 2.70). Размер любого окна при необходимости можно изменять. Для того чтобы снова открыть документ во весь экран достаточно щелкнуть по его заголовку. Рис. 2.70. Три окна Word после упорядочивания открытых документов ВНИМАНИЕ. При закрытии одного из документов или открытии нового упорядочивание сохранено не будет. Разделение окна на две области В некоторых случаях (например, при работе с большими документом) может понадобиться держать в поле зрения два участка документа одновременно. Для этого существует команда Разделить (рис. 2.71). Рис. 2.71. Выбор команды Разделить После ее выполнения на экране появится линия разбивки, положение которой можно установить щелчком мышью (рис. 2.72). увеличить изображение Рис. 2.72. Вид окна Word после разбивки В разделенный таким образом документ можно вносить любые правки. Когда разбивка больше не будет нужна, выберите команду Снять разделение (рис. 2.73) или установите курсор на линию разбивки и дважды щелкните мышью. Рис. 2.73. Выбор команды Снять разделение 2.3. Масштаб документа Масштаб помогает увеличить или уменьшить размер документа, который выводится на экран. Масштаб влияет исключительно на вид документа на экране компьютера, а не на изображение, полученное при печати. Используя масштаб, можно увидеть сразу большое количество страниц документа или просмотреть всего лишь несколько строк, если нужно рассмотреть данные подробно. Для изменения масштаба документа используется ползунок в нижней части окна Word, а также группа Масштаб на вкладке Вид. Чтобы изменить масштаб документа, выполните одно из следующих действий. Передвиньте ползунок Масштаб в строке состояния в нижней части окна Word, устанавливая значение в пределах от 10 до 500 %. Щелкните по кнопке - или +, которые расположены по краям от ползунка, чтобы уменьшить или увеличить значение масштаба на 10% (рис. 2.74). Рис. 2.74. Ползунок Масштаб Нажмите кнопку Выбор масштаба, представленную в виде цифры (например, 194%) слева от ползунка масштаба (рис. 2.75) и в появившемся окне выберите масштаб документа (рис. 2.76). Рис. 2.75. Кнопка Выбор масштаба Рис. 2.76. Окно Масштаб Нажмите кнопку Масштаб в одноименной группе на вкладке Вид (рис. 2.77) и в появившемся окне выберите масштаб документа. Рис. 2.77. Группа Масштаб В окне Масштаб можно установить произвольное значение масштаба, а также указать масштаб 200, 100 или 75%. Если вы не знаете, какое числовое значение использовать, выбирайте масштаб по ширине страницы, по ширине текста, целая страница или несколько страниц. ПРИМЕЧАНИЕ. Некоторые из этих вариантов доступны не во всех режимах просмотра документа. Подробнее о режимах просмотра документа см. разд. 2.4. В группе Масштаб на вкладке Вид есть кнопки, дублирующие возможности окна Масштаб, но позволяющие более быстро изменять его в процессе работы. Щелкнув по кнопке 100%, можно установить масштаб 100%. Также есть кнопки Одна Страница, Две страницы и По ширине страницы. При выборе первой устанавливается такой масштаб, чтобы одна страница целиком помещалась в окне, кнопка Две страницы позволяет поместить в окне две страницы, а кнопка По ширине страницы изменять масштаб так, чтобы ширина страницы совпадала с шириной окна. 2.4. Режимы просмотра документа Microsoft Word — многофункциональная программа, поэтому создаваемые в ней документы могут быть самыми разными: от небольших текстовых заметок до веб-страниц и объемных проектов, над которыми работает большое количество пользователей. Очевидно, что такие разные документы нужно просматривать по-разному. Если конечным этапом работы над документом является его вывод на печать, то желательно просмотреть, как он будет выглядеть на листе бумаги и сколько страниц он будет содержать. Если вы создаете веб-страницу, то обязательно нужно оценить, как она будет выглядеть в браузере. Наконец, если вы работаете с большим документом, который содержит много разделов и подразделов, то для быстрой навигации по нему гораздо удобнее работать с его заголовками. В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: Черновик; Веб-документ; Разметка страницы; Структура; Режим чтения. Вы можете переключаться между режимами просмотра документа при помощи группы Режимы просмотра документа на вкладке Вид (рис. 2.78) или используя кнопки, расположенные в правой части строки состояния (рис. 2.79). увеличить изображение Рис. 2.78. Выбор режима просмотра в меню Вид Рис. 2.79. Кнопки переключения режимов просмотра документа Кроме этих режимов просмотра, которые являются основными, существует несколько дополнительных: Предварительный просмотр — в него можно перейти, выбрав одноименный пункт в подменю Печать меню Office; Схема документа — в него можно перейти, установив флажок Схема документа в группе Показать или скрыть на вкладке Вид. Рассмотрим особенности работы с каждым режимом. Черновик Режим Черновик (рис. 2.80) создан для набора и форматирования текста. В нем не видна разбивка на страницы и некоторые элементы оформления страницы (например, колонтитулы), а также не отображаются рисунки, выполненные при помощи инструментов группы Иллюстрации вкладки Вставка. Зато в этом режиме видны элементы форматирования текста. увеличить изображение Рис. 2.80. Окно Microsoft Word в режиме Черновик Работая в режиме Черновик, можно видеть максимально большие участки текста на экране, поскольку в нем не отображаются поля страницы. В нем также удобно прокручивать текст в окне. Если вы работаете с многостраничным документом, то нижние границы страницы отобразятся в этом режиме в виде пунктирных линий. Веб-документ Режим Веб-документ (рис. 2.81) предназначен для создания веб-страниц или документов, которые предназначены для просмотра на экране. В этом режиме можно видеть фон страницы. увеличить изображение Рис. 2.81. Окно Microsoft Word в режиме Вебдокумент Независимо от компоновки страницы, в режиме Вебдокумент текст всегда помещается в окне документа. Графика в этом режиме располагается так, как она будет видна в браузере. Таким образом, окно Microsoft Word в этом режиме напоминает окно Интернет-обозревателя, и вы можете видеть, как будет выглядеть ваш документ в браузере. Разметка страницы В режиме Разметка страницы (рис. 2.82) документ отображается в том виде, в котором он будет напечатан. увеличить изображение Рис. 2.82. Окно Microsoft Word в режиме Разметка страницы В этом режиме видны все рисунки, колонтитулы, линейки, колонки, поля и границы страницы. Сам документ разбит на страницы, которые наглядно отделены друг от друга. Такой режим удобен при работе с документами, которые впоследствии будут выведены на печать. В режиме Разметка страницы удобно вручную устанавливать поля документа при помощи горизонтальной и вертикальной линеек. Структура Режим Структура (рис. 2.83) используется при создании больших документов, насыщенных заголовками и подзаголовками. Для работы в этом режиме нужно, чтобы документ был отформатирован при помощи стилей (см. разд. 4.8), иначе этот режим не сможет помочь в работе. увеличить изображение Рис. 2.83. Окно Microsoft Word в режиме Структура Режим Структура позволяет проконтролировать стройность и логичность изложения материала в тексте. В этом режиме абзацы и заголовки снабжаются отступами, которые показывают их уровень. Чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. Чтобы уровень каждого заголовка был более наглядным, текст можно свернуть и наблюдать лишь положение заголовков. В режиме Структура удобно работать с главным документом, позволяющим сгруппировать в большом документе файлы нескольких частей или глав. В режиме Структура не отображаются колонтитулы, графические объекты, фон и форматирование абзацев. В режиме Структура в левой части окна документа появляются специальные символы, которые позволяют быстро сворачивать и разворачивать текст, а также перекомпоновывать документ: — заголовок содержит подзаголовок и основной текст; щелчок мышью на этом значке приведет к выделению заголовка и подчиненного текста, двойной щелчок скроет или отобразит подчиненный текст; — заголовок не содержит подзаголовков и основного текста (основным в режиме Структура считается текст, который не был отформатирован с помощью одного из встроенных заголовков); — основной текст. ПРИМЕЧАНИЕ. Режим Структура требует специальных навыков работы в Word. Он сложен для неопытных пользователей, поэтому подробное описание этого режима приведено в разд. 7.3. Режим чтения Режим чтения (рис. 2.84) создан для того, чтобы пользователи могли свободно читать и перемещаться по документу, не распечатывая его. Название этого режима говорит само за себя — в нем удобнее всего работать с документом, если нужно подробно изучить то, что в нем написано. увеличить изображение Рис. 2.84. Окно Microsoft Word в Режиме чтения В Режиме чтения текущая страница отображается во весь экран, а в верхней части окна есть стрелки для перехода между страницами. Если щелкнуть на такой стрелке, то просматриваемая страница изменится (рис. 2.85). Рис. 2.85. Меню для переключения между страницами в режиме чтения При переходе в Режим чтения появляется меню Параметры просмотра (рис. 2.86). Используя его, можно настроить просмотр документа в удобном для вас виде, например, включить отображение двух страниц, одной печатной страницы, увеличить размер текста и т.д. Рис. 2.86. Меню Параметры просмотра ПРИМЕЧАНИЕ. Режим Чтения, который появился в Word 2003, в текущей версии полностью заменил дополнительный режим Во весь Экран, который существовал в предыдущих версиях Word Схема документа Режим Схема документа является дополнительным и работает с любым из рассмотренных выше. С его помощью можно быстро перемещаться между разделами и подразделами документа, а также просматривать структуру документа. Для применения этого режима, как и при использовании режима Структура, документ обязательно должен быть отформатирован при помощи стилей. Для перехода в режим Схема документа установите одноименный флажок в группе Показать или скрыть на вкладке Вид (рис. 2.87). Рис. 2.87. Переход в режим Схема документа При переходе в этот режим окно Microsoft Word разделяется на две части (рис. 2.88). В правой отображается сам документ в выбранном ранее режиме, а в левой — заголовки. Чтобы быстро перейти в какое-нибудь место документа, щелкните на нужном заголовке в левой части. увеличить изображение Рис. 2.88. Окно Microsoft Word в режиме Схема документа ПРИМЕЧАНИЕ. Подробнее о работе с режимом Схема документа читайте в разд. 7.3. Предварительный просмотр Режим Предварительный просмотр позволяет просмотреть документ перед печатью. В этом режиме можно видеть на экране одну или несколько страниц документа полностью (рис. 2.89). увеличить изображение Рис. 2.89. Окно Microsoft Word в режиме Предварительный просмотр Такой режим помогает определить, как будет выглядеть документ на печати. Он особенно полезен, если в документе присутствует графика и другие внедренные объекты. Даже если документ не содержит ничего, кроме текста, перед выводом на печать все равно обязательно просмотрите документ в этом режиме. Часто бывает, что в нем можно увидеть несколько строк текста, которые перешли на следующую страницу, или другие мелкие недостатки и сразу исправить их. Предварительный просмотр — это единственный режим, в который нельзя перейти при помощи вкладки Вид на ленте. Для перехода в режим Предварительный просмотр выполните одно из следующих действий: нажмите сочетание клавиш Ctrl+F2; Нажмите кнопку Office, выберите команду Печать в меню, а затем – Предварительный просмотр (рис. 2.90). Рис. 2.90. Выполнение команды ФайлПредварительный просмотр В режиме Предварительный просмотр вместо стандартных вкладок появляется вкладка Предварительный просмотр (рис. 2.91). увеличить изображение Рис. 2.91. Вкладка Предварительный просмотр С помощью инструментов данной вкладки можно изменять количество страниц в документе, отображать или скрывать линейки, увеличивать отдельные части страницы. Кроме того, в группе Просмотр находится кнопка Сократить на страницу (рис. 2.92). Рис. 2.92. Кнопка Сократить на страницу в группе Просмотр на вкладке Предварительный просмотр Если при просмотре вы заметите, что несколько строк не поместились на последней странице, то воспользуйтесь этой кнопкой. Программа внесет некоторые коррективы в форматирование (например, немного уменьшит шрифт), которые будут почти незаметны, а смотреться документ при этом будет гораздо лучше, так как последняя страница будет заполнена, а не будет содержать всего две строки. Для выхода из режима Предварительный просмотр нажмите кнопку Закрыть окно предварительного просмотра (рис. 2.93). Рис. 2.93. Кнопка для выхода из режима предварительного просмотра