предупреждающих действий

Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
УТВЕРЖДАЮ
________________________
_________________________
«_____» __________ 201 г.
Процедура проведения
предупреждающих действий
Документ является собственностью ________________________ и носит конфиденциальный характер. Содержание данного документа не может воспроизводиться целиком или
по частям, либо передаваться третьим лицам, не являющимися сотрудниками предприятия, без предварительного согласования с Представителем Руководства по Качеству
Стр 1 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
Должность
Ф. И. О
Подпись
Стр 2 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
СОДЕРЖАНИЕ
Лист регистрации изменений
3
1
Цель документа
4
2
Область применения
4
3
Определения и сокращения
4
4
Перекрестные и нормативные ссылки
4
5
Ответственные за применение
4
6
Процесс
5
6.1.
Несоответствия. Выявление и регистрация.
5
6.2.
Анализ несоответствий и определение их причин
6
6.3.
Определение необходимости проведения
определение самих действий
7
6.4.
Проведение предупреждающих действий
6.5.
Проверка выполнения предпринятых предупреждающих действий и анализ
8
их эффективности
7.
Хранение
9
8.
Перечень записей
9
9.
Приложения
10
предупреждающих действий и
8
Стр 3 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
Лист регистрации изменений
Номера листов (страниц)
Изм.
1
измененных
2
Замененных
новых
3
4
Всего листов (страниц) в доизъятых
кументе
5
6
№ документа
Входящий №
сопроводительного документа
7
8
Подпись
9
Дата
10
Стр 4 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
1. ЦЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Опишите, для чего был разработан данный документ.
Например:
««Процедура разработана в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008.
Целью настоящей процедуры является установление методов определения и выполнения предупреждающих действий, направленных на устранение потенциальных причин несоответствий, для того, чтобы
избежать их повторения, а также для выработки мероприятий, необходимых для эффективного внедрения корректирующих действий.»»
2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
Напишите, в каких процессах и подразделениях применяется настоящая процедура.
Например:
««Настоящая процедура распространяется на все процессы/подразделения, определенные в системе менеджмента качества..»»
3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
В случае, если в тексте документа встречаются какие либо термины, непонятные для
тех, кто будет руководствоваться данным документом, специфические отраслевые понятия или определения, дайте им объяснения.
В случае отсутствия таковых напишите «Отсутствуют».
Например:
Предупреждающее действие
Действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой нежелательной
ситуации, направленное на улучшение продукции или
деятельности процесса.
4. ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ
В случае, если в тексте документа встречаются какие либо ссылки на другие документы,
напишите наименования документов и их регистрационные номера.
В случае отсутствия таковых напишите «Отсутствуют».
Например:
Процедура ПСК-3 – Проведения внутреннего аудита.
Процедура ПСК-4 – Управление несоответствующей продукцией.
5. ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА ПРИМЕНЕНИЕ
Напишите должности тех сотрудников, которые должны регламентироваться настоящим документом. (В дальнейшем, на основании этой информации будет осуществляться
рассылка копий документа).
Например:
Директор, Зам.директора по производственным вопросам, ОГК, ОГТ, Представитель Руководства по качеству, начальник ОТК, руководители процессов и подразделений.
Стр 5 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
6. ПРОЦЕСС
Установите порядок проведения корректирующих действий. Установите процесс выполнения. Перечислите основные этапы выполнения корректирующих действий
Например, это может быть схема, для наглядности:
Тенденции приближения значений показателей процессов к критическим
границам диапазона критериев («пределу тревоги»)
Результаты аудитов
Потенциальное
несоответствие
(предложение по
улучшению)
Анализ со стороны Высшего руководства
Информация и пожелания потребителей
Определение
причин возможных
несоответствий
Раппорт по
улучшению
Разработка
мероприятий по
улучшению
Рац.
предложение
нет
проведениемер
оприятий
Раппорт по
улучшению
Проверка
эффективности
предпринятых
действий
да
Поощрение
сотрудников
Рац.
предложение
приказ
6.1 Установление возможных проблем, потенциальных несоответствий определение их
причин и регистрация.
Установите возможные проблемы, в результате чего выявляются потенциальные несоответствия в Вашей организации (в каких ситуациях, кто, где, как регистрирует и пр).
Например:
В процессах: закупки и хранения ТМЦ, сбыта, комплектования и подготовки кадров,
формирования заказов.
Для улучшения деятельности этих процессов руководители должны анализировать деятельность процессов, выявлять тенденции, разрабатывать предложения и рекомендации,
Стр 6 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
оформлять их в виде рапортов по улучшению (ПСК-6 Ф-1) и предоставлять их на рассмотрение на «Днях системы качества». Рапорта должны регистрироваться ПРК в журнале
(ПСК-6 Ф-2). В данных рапортах руководители процессов и сотрудники подразделений описывают суть действительного положения дел, по какому либо вопросу, анализируют причины
и предлагают свои рекомендации с описанием возможного положительного эффекта предпринятых мер в случае их исполнения. Участники «Дня системы качества» из этих рапортов выбирают наиболее приоритетные и важные для предприятия и составляют планы мероприятий
по выполнению указанных предложений.
Регистрация данных проблем и возможных несоответствий и предложения по улучшению, фиксируются в отчете ПРК для анализа со стороны Высшего руководства. При необходимости ПРК может привлекать на согласование предложений соответствующих специалистов предприятия.
6.2 Оценка необходимости проведения предупреждающих действий и их определение.
Установите, каким образом определяется необходимость проведения предупреждающих
действий и мероприятий для их выполнения в Вашей организации, с учётом специфики деятельности и организационной структуры.
Например:
По рапортам по улучшению.
Все рапорта с предложениями по улучшению и предупреждению возможных потенциальных проблем и несоответствий рассматриваются руководителями процессов по мере их
появления и предоставляются на дни качества. Мероприятия, принятые участниками дня качества должны фиксироваться в (ПСК-6Ф-1).
Сроки проведения предупреждающих действий по рапортам по улучшению определяют
руководители процессов и подразделений по согласованию с ПРК. В случае, если мероприятия требуют выделения ресурсов (людских, финансовых, материальных и т.п.), рапорта согласовываются с главными специалистами предприятия и эти сроки утверждает Главный инженер.
6.3 Осуществление необходимых действий.
Установите, каким образом должны выполняться предупреждающие действия и мероприятия для их выполнения в Вашей организации, с учётом специфики деятельности и организационной структуры. Кто, когда и в какой срок выполняет и контролирует, как это
будет фиксироваться для дальнейшего анализа.
Например:
Определенные предупреждающие действия по рационализаторским предложениям и рапортам по улучшению должны быть выполнены в полном объеме и в указанный срок. Проверку хода работ по выполнению предупреждающих действий делают: руководители процессов, Представитель Руководства по качеству.
Если в результате проведения предупреждающих действий необходимо внести изменения
в действующие документы системы менеджмента качества, то эти изменения должны быть
оформлены и введены в действие согласно процедуре ПСК-1 «Процедура управления документацией».
Стр 7 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
В случае, когда по ряду причин предупреждающие действия не проведены в срок, руководитель процесса должен обосновать причину невыполнения и получить разрешение на продление срока у Представителя Руководства по качеству и/или Зам.директора по производственным вопросам .
Представитель Руководства по качеству и руководители подразделений должны проводить мониторинг предупреждающих действий и обеспечивать их своевременное проведение.
6.4 Анализ предпринятых предупреждающих действий
Установите, каким образом должен производиться анализ предпринятых корректирующих действий. Как оценивается их эффективность?
Например:
По рапортам по улучшению.
Анализ выполненных предупреждающих действий в других процессах производится
на очередном квартальном дне качества руководителей процессов и ПРК. Анализируются
сроки выполнения, эффективность предпринятых мер и определяется возможность поощрения
сотрудников, участвовавших в осуществлении мероприятий. По результатам анализа заполняются соответствующие графы (ПСК-6 Ф-1), где дается оценка результативности предупреждающих действий решения о поощрении лиц, принимавших участие в реализации этих мероприятий.
Представитель Руководства по качеству должен подготовить рапорт на имя зам.директора по
производственным вопросам о поощрении работников, с копией заполненной формы (ПСК-6
Ф- 1).
7. ХРАНЕНИЕ
Установите, кто, как долго и в каком виде хранит настоящий документ
Например:
Представитель руководства по качеству хранит оригинал настоящего документа под номером
ПСК-6 до истечения срока его действия.
8. ЗАПИСИ
Установите, перечислите записи, которые должны вестись при проведении корректирующих действий. Установите коды записей, ответственных за ведение записей, срок хранения и порядок изъятия записей
Например:
№
Наименование
1 Заявление на рационализаторские предложения.
2 Рапорт по улучшению.
3
Журнал регистрации рапортов.
Срок
хранения
5 лет
Порядок
изъятия
В архив
№ Р-1
Ответственный
за ведение
Инженер по рационализации
ПСК-6Ф1
ПРК
3 года
В архив
ПСК-6Ф2
ПРК
3 года
В архив
Код
Стр 8 из 9
Наименование предприятия
Место для
логотипа
предприятия
ДОКУМЕНТ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Управление предупреждающими
Название:
Обозначение:
действиями
Срок действия:
Редакция:
3 года
ПСК 6
1
9. ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложите все формы записей, которые используются в процедуре.
Например:
ПСК-6Ф-1
Р а п п о р т п о у л у ч ш е н и ю №____
«___»_________200__г.
Процесс/подразделение____________________________________ код процесса___________
Прошу рассмотреть предложение по улучшению деятельности процесса (предупреждающему
действию) под наименованием:________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Описание проблемы (возможного несоответствия) или текущего состояния дел по вопросу:
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Предлагаемые действия:
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Руководитель процесса
____________________________________ подпись
дата «____»______________200__г.
Р е ш е н и е.
План мероприятий.
Ответственные
Плановый
срок.
Требуемые ресурсы.
Участники дня системы качества
Должность _________________________ Ф.И.О.________________________ подпись __________
Должность _________________________ Ф.И.О.________________________ подпись __________
Должность _________________________ Ф.И.О.________________________ подпись __________
Должность _________________________ Ф.И.О.________________________ подпись __________
Представитель Руководства по качеству _______________________________подпись ___________
Стр 9 из 9