УТВЕРЖДЕНА приказом председателя Оленегорского городского суда от 12 ноября 2009 г. № 72

УТВЕРЖДЕНА
приказом председателя
Оленегорского городского суда
от 12 ноября 2009 г. № 72
ИНСТРУКЦИЯ
о порядке рассмотрения обращений
и приема граждан в районном суде
1. Общие положения
1.1. Работа по рассмотрению обращений граждан и организации личного приема
осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации,
федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений
граждан
Российской
Федерации»,
иным
федеральным
законодательством, регулирующим правоотношения граждан при обращении в
государственные органы и органы местного самоуправления, а также
требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде
(далее – Инструкция по делопроизводству), а также настоящей Инструкцией,
Положением о приёмной и регламенте организации деятельности приёмной суда.
1.2. Инструкция определяет единый подход к работе с обращениями граждан и
организации личного приема граждан в районном (городском) суде (далее - суд).
1.3. Обращение гражданина (далее - обращение) – письменные предложение,
заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных
нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов
местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению
социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.
Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных
прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о
нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе
государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц,
либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных
прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов
других лиц.
1.4. Обращения, поступившие в суд, подлежат обязательному рассмотрению, за
исключением случаев, предусмотренных Инструкцией. Отказ в приеме
обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию суда, недопустим.
1.5. Письменное обращение должно содержать фамилию, имя, отчество автора,
почтовый адрес для ответа или уведомления о переадресации обращения,
изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.
1.6. Обращение, поступившее в суд по информационным системам общего
пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей
Инструкцией.
1.7. Работа с обращениями является прямой
государственных гражданских служащих суда.
служебной
обязанностью
1.8. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений,
содержащихся в нем, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина,
без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в
обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган
местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых
входит решение поставленных в обращении вопросов.
1.9. Председатель суда, в пределах своих полномочий:
- своевременно, всесторонне и объективно рассматривает обращения, принимает
по ним основанные на законе решения, сообщает заявителям о результатах
рассмотрения их обращений;
- систематически анализирует обращения для выявления и устранения причин,
порождающих нарушение прав граждан, а также для совершенствования работы
суда.
2. Порядок рассмотрения обращений
2.1. Централизованный учет поступивших обращений ведет отдел судебного
делопроизводства суда (далее – отдел).
2.2. Ответственность за организацию рассмотрения и разрешения обращений,
соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним в суде
возлагается на начальника отдела судебного делопроизводства, при его
отсутствии на сотрудника аппарата, ответственного за работу отдела.
2.3. Прошедшие регистрацию обращения в тот же день передаются председателю
суда, который определяет исполнителя, срок рассмотрения и дает конкретные
указания исполнителю.
Исполнителям для рассмотрения по существу обращения передаются отделом.
2.4 Обращения, не требующие доклада председателю суда, рассматриваются
сотрудником аппарата суда, ответственным за работу отдела суда, либо
администратором.
2.5. На рассмотрение председателя передаются обращения, поступившие из
высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного
Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных
органов исполнительной власти и с грифом "Лично". Подлежат докладу жалобы
на действия государственных служащих аппарата суда, судей, а также другие
материалы по вопросам, требующим решения председателя.
2.6. Обращение с поручением председателя суда передается исполнителю в день
наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано
нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует
лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой «Ответственный».
2.7. В соответствии с резолюцией председателя суда исполнение обращения
может быть поставлено на контроль.
2.8. Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не
снимается.
Решение о снятии с контроля принимает председатель суда, его установивший,
после полного рассмотрения обращения, если по нему дан исчерпывающий ответ.
2.9. Обращения, переадресованные в другие учреждения и организации для
разрешения с предложением сообщить о результатах рассмотрения в суд, ставятся
отделом на контроль.
2.10. Запрещается направлять обращение на рассмотрение тем должностным
лицам или организациям, действие (бездействие) которых обжалуется.
Если невозможно направление жалобы на рассмотрение в соответствующий орган
или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных
в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права
обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в
установленном порядке в суд.
2.11. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в
нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.
2.12. Письменное обращение, не относящееся к компетенции суда по содержанию
поставленных вопросов, в семидневный срок со дня его регистрации направляется
в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу по
принадлежности с уведомлением об этом автора обращения, за исключением
случая, когда ответ заявителю не дается.
2.13. Обращение, относящееся к компетенции суда, рассматривается в течение 30
дней.
2.14. Письменный запрос государственного органа, органа местного
самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением
поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней.
2.15. Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со
дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения
приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается
предшествующий ему рабочий день.
2.16. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для
рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц
председателем суда может быть продлен срок рассмотрения обращения не более
чем на 30 дней с уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения его
обращения.
Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем
подается в отдел материал проверки по обращению и докладная записка с
указанием причин продления срока.
2.17. Председателем суда могут устанавливаться сокращенные
рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.
сроки
2.18. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения,
угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его
семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем
вопросов. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости
злоупотребления правом.
2.19. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на
рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или
должностному лицу, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
Однако, если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию заявителя, ему
сообщается о причинах оставления обращения без ответа.
2.20. Не подлежат рассмотрению обращения, лишенные смыслового содержания.
2.21. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на
который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с
ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся
новые доводы или обстоятельства, председатель суда вправе принять решение о
безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с
гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее
направляемые обращения направлялись в один и тот же суд. О данном решении
уведомляется гражданин, направивший обращение.
2.22. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина,
направившего обращение, и почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если
в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом
или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его
подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит
докладу председателю суда.
2.23. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу,
поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения,
считаются первичными.
2.24. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица
по одному и тому же вопросу, если:
- заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному заявлению;
- со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения
и ответ заявителю не дан.
2.25. Коллективным обращением признается обращение, подписанное двумя и
более авторами, а также обращение, поступившее от имени организаций или
общественных объединений.
2.26. Работники структурных подразделений аппарата Управления Судебного
департамента в Мурманской области при проведении комплексных и целевых
проверок работы судов Мурманской области, помимо выполнения своего
основного задания, оказывают практическую помощь в рассмотрении обращений
в пределах своей компетенции.
2.27. Ответственный работник, назначенный председателем суда, обобщает и
анализирует работу с обращениями по результатам полугодия и года, о чем
представляет соответствующие обзорные справки председателю.
2.28. Информация о состоянии работы с обращениями граждан один раз в год
представляется в отдел организационно – правового обеспечения деятельности
судов Управления Судебного департамента в Мурманской области отдельным
отчетом по установленной форме.
3. Делопроизводство по обращениям
3.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов
делопроизводства в отделе суда с соблюдением необходимых требований
Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.
3.2. Прием и первичная обработка обращений осуществляется централизованно
отделом.
Обращения, поступившие почтой, передаются отделом в тот же день после
регистрации.
3.3. Обращение, поступившее с сопроводительным документом государственного
органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с
указанием реквизитов сопроводительного документа.
3.4. Обращения подлежат регистрации в отдел в день получения, но не позднее
трех дней после поступления.
3.5. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Не допускается
перерегистрация обращений, не рассмотренных в истекшем году, с последующим
присвоением порядкового номера текущего года.
3.6. Регистрация обращений осуществляется в учетных формах (приложения 1, 2).
Одновременно на впервые поступившее обращение составляется алфавитноучетная карточка (приложение 3) по первой букве фамилии гражданина (на
коллективные обращения карточка заполняется по фамилии первого заявителя
или по наименованию организации, делается пометка «Коллективная»).
3.7. На алфавитно-учетной карточке проставляется номер, в котором первая
цифра обозначает порядковый номер алфавитно-учетной карточки на день
поступления, вторая и последующие - год поступления обращения.
3.8. При регистрации обращения на оборотной стороне последнего листа
обращения или на свободном от текста месте проставляется штамп суда для
входящих документов, на котором указываются регистрационный номер, дата
поступления и количество листов. Если обращение поступило с
сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на
сопроводительном письме.
3.9. Присваиваемый обращению регистрационный номер состоит из следующих
частей. Первая часть - порядковый номер по учетной форме; вторая - порядковый
номер алфавитно-учетной карточки; третья и последующие - год поступления
обращения.
3.10. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением и
сохраняется при регистрации ответов (писем) на данное обращение. В ходе
рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении
обращения внутри суда, осуществляется за одним номером, присвоенном ему при
регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.
3.11. По обращению, приобщенному к ранее поступившим материалам, срок его
рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. При этом в
ответе гражданину обязательна ссылка на все поступившие обращения и адресаты
(если они имеются).
3.12. Повторное обращение регистрируется так же, как первичное.
На обращении в свободном от текста месте проставляется штамп «ПОВТОРНО».
О повторности делается отметка в алфавитно-учетной карточке.
3.13. Данные каждого обращения заносятся в хронологическом порядке в
учетную форму - программный комплекс автоматизированной системы учета,
контроля и анализа обращений граждан (подсистема «Обращения граждан»)
незамедлительно после её установки.
3.14. После регистрации обращение в тот же день передается исполнителю для
исполнения.
3.15. Если в обращении затрагиваются вопросы, подлежащие рассмотрению
несколькими исполнителями, сотрудник отдела готовит предложения
председателю суда, о рассмотрении обращения.
Подлинник обращения передается ответственному исполнителю, указанному в
резолюции первым, или с отметкой «Ответственный», копии -соисполнителю.
Решение, принятое по такому обращению, должно быть согласовано между всеми
исполнителями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения
разногласий окончательное решение принимает председатель суда.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и
достоверность информации, использованной при подготовке ответа заявителю
или письма в государственный орган, орган местного самоуправления или
должностному лицу, а также за рассмотрение обращения в установленный срок.
3.16. Обращения, переданные на исполнение ошибочно, возвращаются в тот же
день в канцелярию суда.
3.17. Передача зарегистрированных обращений осуществляется через работников,
ответственных за ведение делопроизводства суда под роспись. При этом в
учетные формы обязательно вносится дата передачи, фамилия исполнителя,
подпись.
3.18. Председатель суда определяет исполнителя, срок и порядок рассмотрения, а
также необходимость осуществления контроля. Запрещается на тексте обращения
делать какие - либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные
участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого
внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.
3.19. Принятые на работу в аппарат суда работники должны быть ознакомлены с
настоящей Инструкцией администратором суда под расписку.
3.20. При исполнении обращения исполнитель готовит ответ за подписью
председателя суда.
3.21. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его
служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или
оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
3.22. Ответ гражданину по обращению выполняется в письменной форме на
официальном бланке суда за подписью председателя суда.
3.23. На коллективное обращение ответ направляется на фамилию первого
заявителя с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам.
В необходимых случаях по просьбе авторов ответ направляется конкретному
лицу или отдельно каждому адресату.
На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их
руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся
подчиненным работникам.
3.24. Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках
писем регламентирован Инструкцией по судебному делопроизводству.
3.25. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает председатель
суда.
В случаях, когда ответ заявителю не направляется, ответственный исполнитель
списывает обращение справкой с изложением причины.
3.26. Материалы исполненного обращения с ответом заявителю передаются в
отдел для доклада председателю суда и последующей отправки адресатам.
Материалы формируются в отдельное производство.
3.27. Представляемые на подпись председателя суда проекты ответов заявителям
или писем в соответствующие органы с материалами исполненных обращений
должны иметь необходимые визы: исполнителя, соисполнителей.
3.28. Об утере обращения или документов по нему исполнитель сообщает
сотруднику отдела суда, ответственному за ведение делопроизводства. В этом
случае последний назначает служебную проверку и о результатах докладывает
председателю суда. Материалы проверки передаются председателю суда.
3.29. Законченные производством обращения передаются и хранятся в архиве в
течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.
3.30. Пакеты, в которые были вложены обращения, приобщаются к материалам
дела в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя,
даты отправки и получения обращения.
3.31. Нерассмотренные обращения и неправильно оформленные документы
подшивать в дела запрещается.
3.32. По письменной просьбе гражданина он может быть ознакомлен с
документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и
находящимися в распоряжении суда.
3.33. Ознакомление гражданина с интересующими его документами и
материалами производится сотрудником отдела суда, ответственным за ведение
делопроизводства.
По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов,
поступивших в суд из государственных органов, органов местного
самоуправления, в связи с его предыдущим письменным обращением, а также
копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его
обращения в суде, если указанные письменные ответы не были получены
гражданином по не зависящим от него обстоятельствам.
Выдача гражданину копии истребуемого им документа осуществляется
сотрудником отдела суда, ответственным за ведение делопроизводства, по
согласованию с председателем суда, о чем делается запись в учетных формах.
4. Личный прием граждан
4.1. Прием граждан осуществляется в целях оперативного рассмотрения их
обращений, относящихся к компетенции суда.
4.2. Организация личного приема граждан в суде возлагается на администратора
суда. Прием граждан осуществляется с 9.00 до 18.00 (кроме праздничных,
выходных дней и перерыва на обед - с 12.30 до 13.45), в пятницу с 9.00 до 14.00 в
Приёмной суда, в которое посетитель проходит, предъявив документ,
удостоверяющий личность.
4.3. Приём граждан проводится помощниками судей по графику, утвержденному
председателем суда.
4.4. Прием граждан ведется в порядке очередности.
Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются.
4.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий
личность.
Работники суда, проводящие прием, обязаны сообщить посетителю свои
фамилию, имя, отчество, должность и дать в пределах своих полномочий
разъяснения по поставленным вопросам.
4.6. Сведения о гражданине, краткое содержание обращения заносятся в учетные
формы (приложения 6, 7).
4.7. При проведении личного приема граждан оформляется карточка личного
приема гражданина (приложение 8).
4.8. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету,
являются:
- дата и время приема;
- фамилия, имя, отчество гражданина, почтовый адрес, реквизиты документа,
удостоверяющего его личность;
- краткое содержание устного обращения;
- фамилия должностного лица, осуществляющего прием;
- сведения о результатах приема.
4.9. Во время личного приема граждан, а также при их обращении по телефону
могут даваться устные разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции
суда.
4.10. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не
входит в компетенцию суда, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке
следует обратиться.
4.11. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются
очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с
согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем
делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях
дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке,
предусмотренном Инструкцией.
4.12. Устный ответ или разъяснение на устное обращение дается гражданину, как
правило, в день обращения. Если дать устный ответ в день обращения не
представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении
письменного ответа, ему дается разъяснение о сроке и порядке получения ответа.
4.13. Для получения письменного ответа по устному обращению гражданину
предлагается удостоверить собственноручной подписью в карточке личного
приема гражданина (регистрационной карточке) правильность изложения его
обращения работником суда.
4.14. Обращение, полученное в ходе личного приема, регистрируется,
учитывается и рассматривается с учетом требований Инструкции.
4.15. Председатель суда и другие работники аппарата суда осуществляют прием в
установленные для этих должностных лиц дни и часы приема.
4.16. Предварительную запись гражданина на личный прием к председателю суда,
подготовку документов и оформление обращения осуществляет администратор
или сотрудник отдела суда, ответственный за ведение делопроизводства.
4.17. Обращение, подлежащее рассмотрению на приеме, не менее чем за три дня
до даты приема с другими документами докладывается председателю.
4.18. Не относящиеся к компетенции суда письменные обращения, принятые по
настоянию посетителя, направляются по принадлежности с уведомлением
заявителя либо возвращаются заявителю по почте с указанием, куда и в каком
порядке ему следует обратиться.
4.19. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем
рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу
поставленных в обращении вопросов.
4.20. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть
прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны.
Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема
гражданина.
5. Ответственность
Нарушения установленного настоящей Инструкцией порядка рассмотрения
обращений и приема граждан, нарушение сроков рассмотрения обращений или
принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление
недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина
влекут ответственность виновных гражданских служащих в соответствии с
Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной
гражданской службе Российской Федерации».