Положение о порядке заключения, учета и хранения

Приложение № 1 к приказу
ректора СГТУ
от «__»_______2009 г. №____
Положение
о порядке заключения, учета и хранения договоров
в СГТУ
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок заключения, учета, хранения и контроля
за исполнением всех хозяйственно-финансовых договоров.
1.2. Настоящее Положение определяет единый порядок подготовки, согласования,
заключения, хранения и контроля за исполнением договоров, поступающих на подписание, и
инициируемых в СГТУ.
1.3. Термины, используемые в настоящем Положении, означают следующее:
СГТУ – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального
образования «Саратовский государственный технический университет».
Договор - соглашение двух и более лиц об установлении, изменении или прекращении
взаимных прав и обязанностей.
Договорная работа – деятельность по подготовке, согласованию, визированию
подписанию, регистрации, учету, хранению договоров и контролю за их исполнением.
Проект договора – текст договора на бумажном носителе до момента его
подписания уполномоченными представителями всех сторон договора.
Оферта – договор, подписанный полномочным представителем одной из сторон
договора.
Контрагент - сторона в двустороннем или многостороннем договоре с участием
общества.
Инициатор договора, Исполнитель – руководитель профильного структурного
подразделения университета, инициирующий заключение договора, в целях выполнения
собственных функциональных обязанностей, осуществляющий процедуру согласования
проекта договора, его заключения и исполнения.
1.4. Настоящее Положение применяется в отношении договоров, протоколов
разногласий, протоколов урегулирования разногласий, дополнительных соглашений к
договорам, соглашений о расторжении договоров, а также документов преддоговорного
характера (переданные/полученные средствами связи и имеющие характер оферты и акцепта).
1.5. Подготовка проектов договоров, организационное обеспечение их заключения,
оформление листа согласования договора (Приложение № 2 к настоящему Положению),
контроль за исполнением договоров возлагаются на инициатора договора.
1.6. Перечень должностных лиц структурных подразделений, согласовывающих проекты
договоров (оферты), указан в таблице согласования и визирования договоров в СГТУ
(Приложение № 1 к настоящему Положению).
1.7. Учёт и хранение договоров и иных документов, предусмотренных пунктом 1.4.
настоящего Положения, осуществляет ответственное должностное лицо структурного
подразделения СГТУ, назначенное в установленном порядке руководителем этого
подразделения.
1.8. В случае, если законодательством предусмотрена необходимость государственной
регистрации договора, инициатор договора передает в отдел договорной и претензионной
работы правового управления СГТУ необходимые документы для регистрации
соответствующего договора в уполномоченных государственных органах РФ.
2.
Заключение договора
2.1. Договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по
всем его существенным условиям - договор (в случае наличия - протоколы разногласий,
протоколы согласования разногласий) подписан всеми сторонами.
Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в
законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного
вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть
достигнуто соглашение.
Помимо существенных условий, стороны вправе включить в договор иные условия, по
которым между ними достигнуто соглашение.
2.2. Договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить
договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.
Оферта должна содержать существенные условия договора.
2.3. Моментом заключения договора является момент получения лицом, направившим
оферту, ее акцепта.
Акцепт должен быть полным и безоговорочным. Акцепт на иных условиях (протокол
разногласий) признается отказом от оферты и одновременно новой офертой. Молчание не
является акцептом, если иное не вытекает из закона, обычая делового оборота или из прежних
деловых отношений сторон.
Договор, подлежащий государственной регистрации, считается заключенным с момента
его государственной регистрации, если иное не установлено законом.
2.4. Договор, стороной по которому выступает университет, должен содержать
следующие положения и соответствовать следующим требованиям:
1) точную дату его подписания (день, месяц, год);
2) полное наименование сторон (организационно-правовая форма и наименование –
для юридических лиц; фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место регистрации (если
постоянное место жительства не совпадает с местом регистрации – указать и то, и другое) - для
физических лиц, номер и дата свидетельства о регистрации в качестве предпринимателя,
фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место регистрации (если постоянное место
жительства не совпадает с местом регистрации – указать и то, и другое) - для
предпринимателей без образования юридического лица );
3) исчерпывающие сведения о лице, подписывающем договор, от имени юридического
лица, в том числе: должность, фамилия, имя, отчество, ссылка на документ, в соответствии с
которым предоставлено право подписания договора: Устав (Положение), доверенность
(с указанием даты и номера (если номер присвоен при выдаче), решение (приказ)
уполномоченного органа (должностного лица) и другие необходимые сведения;
4) конкретно определенный предмет договора;
5) обязательства сторон по договору (права и обязанности сторон);
6) срок (сроки) выполнения обязательств сторон по договору;
7) цена договора; порядок расчетов между сторонами;
8) технические требования (исходные данные и технические задания), предъявляемые к
проведению работ;
9) указание на авторские и смежные права;
10) способы обеспечения исполнения обязательств (неустойка, залог, удержание
имущества должника, поручительство, банковская гарантия, задаток или другой способ
обеспечения, предусмотренный законом, иными правовыми актами или договором);
11) ответственность сторон по каждому из указанных в договоре обязательств;
12) порядок разрешения споров (разногласий);
13) срок действия, порядок изменения и расторжения (в том числе в одностороннем
порядке) договора;
14) реквизиты сторон: юридический адрес, адрес фактического местонахождения,
почтовый адрес. При этом указания только на абонентский ящик недостаточно, контактные
телефоны (минимум – телефоны приемной, главного бухгалтера), банковские реквизиты;
2
15) подписи лиц, уполномоченных на подписание договора, печати сторон (печать
должна быть проставлена таким образом, чтобы она не закрывала полностью подпись лица,
подписывающего договор, а слегка находила на подпись);
16) приложения к договору, являющиеся его неотъемлемой частью, указанные в тексте
договора (на каждом приложении должен быть проставлен номер приложения, а также указаны
даты и номер договора, все приложения должны содержать строку «Подписи сторон»);
17) отсутствие в тексте договора незаполненных пробелов, предназначенных для
вписывания каких-либо данных (размера процентов, суммы, сроков, реквизитов сторон и т.д.)
18) ссылка на то, что договор заключён «…по результатам _____________ (открытого или
закрытого) конкурса, аукциона объявленного _______________________ (указать источник
публикации) на основании протокола о результатах конкурса, аукциона № __________ от «____»
__________ 200_____ г. …» - в случае заключения договора по итогам проведённого конкурса,
аукциона на закупку товаров, работ или услуг.
2.5. Проект договора или оферта рассматриваются ответственным специалистом
структурного подразделения СГТУне более 20 рабочих дней с момента их поступления в адрес
СГТУ, если иной срок не предусмотрен действующим законодательством, не согласован
сторонами или не указан в оферте.
Указанный срок рассмотрения и подписания проекта договора (оферты) может быть
сокращен или увеличен по решению ректора, соответствующего проректора по направлению
работы, либо иного уполномоченного на подписание договора должностного лица.
2.6. Срок для рассмотрения и визирования проекта договора (оферты) составляет: для
отдела договорной и претензионной работы правового управления СГТУ – 3 рабочих дня, не
включая дня поступления в отдел договорной и претензионной работы правового управления;
для других структурных подразделений университета – 1 рабочий день, не включая дня
поступления в соответствующее структурное подразделение.
2.7. По истечении срока, предусмотренного п. 2.5. настоящего Положения, СГТУ обязан:
-либо подписать представленный проект договора (оферту) в окончательной редакции;
-либо направить контрагенту протокол разногласий к
договору (протокол
урегулирования разногласий).
3.
Порядок договорной работы, ответственность
3.1. Исполнитель в предусмотренные в пунктах 2.5, 2.6. настоящего Положения сроки
предпринимает необходимые действия по согласованию и подписанию проекта договора.
3.2. Исполнитель, исходя из направлений своей деятельности и поставленных его
руководителем задач, осуществляет следующие действия:
3.2.1. Оценивает целесообразность, своевременность и обоснованность заключаемого
договора;
3.2.2. В случае заключения договора на долевое строительство, капитальное
строительство, либо в случае превышения цены договора на общую сумму 50 000 рублей,
исполнитель - по требованию ответственного специалиста отдела договорной и претензионной
работы правового управления (в случае необходимости) в обязательном порядке истребует у
контрагента следующие документы и данные:
- надлежащим образом заверенную копию Устава (Учредительного договора,
Положения);
- надлежащим образом заверенную копию Свидетельства о государственной
регистрации юридического лица (в случае, если контрагентом является индивидуальный
предприниматель – копию его паспорта и копию Свидетельства о государственной регистрации
данного лица в качестве индивидуального предпринимателя);
- надлежащим образом заверенную копию Свидетельства о внесении записи в Единый
государственный реестр юридических лиц (копию Свидетельства о постановке на налоговый
учет);
- надлежащим образом заверенные копии документов о назначении руководителя
юридического лица (протокол общего собрания, приказ, распоряжение, при необходимости –
3
контракт и т.п.), при подписании договора иным должностным лицом – решение (приказ,
распоряжение), предоставляющее право на подписание договора, доверенность лица,
подписывающего договор (в случае подписания на основании доверенности);
- надлежащим образом заверенные копии документов о правах юридического
(физического) лица на имущество - в случае, если для договора данного вида необходимо
подтверждение прав контрагента на имущество;
- в случаях, когда для осуществления вида деятельности, являющегося предметом
договора, требуется наличие лицензии либо разрешения, - надлежащим образом заверенные
копии данных документов;
3.2.3. Проверяет соответствие содержания проекта договора (оферты) фактическим
отношениям, которые возникнут между сторонами договора в результате его заключения;
3.2.4. Проводит проверку проекта договора (оферты) на соответствие его локальным
актам университета;
3.2.5. Оформляет лист согласования к договору по форме, указанной в Приложении № 2
к настоящему Положению.
Перечень должностных лиц и структурных подразделений СГТУ, визирующих проект
договора (иной документ согласно п. 1.4. настоящего Положения), указан в таблице
согласования и визирования договоров в университете, (Приложение № 1 к настоящему
Положению).
Проект договора подлежит обязательному визированию также инициатором договора.
3.3. Согласованный исполнителем проект договора (оферта) передается с листом
согласования на согласование должностным лицам и структурным подразделениям
университета, в последовательности, указанной в Приложении №1.
3.4. Отдел договорной и претензионной работы правового управления проводит
экспертизу договора:
- на наличие всех необходимых для заключения договора документов;
- на соответствие действующему законодательству;
3.5. Завизированный начальником отдела договорной и претензионной работы правового
управления (в его отсутствие – замещающим его специалистом, или вышестоящим по
должности руководителем в пределах его компетенции) проект договора (оферта) подлежит
обязательному парафированию путем проставления на каждом листе договора (протокола
разногласий/урегулирования разногласий, приложений к договору) с обратной стороны
штампа: Отдел договорной и претензионной работы правового управления СГТУ. Договоры
парафируются только в отделе договорной и претензионной работы правового управления
СГТУ.
3.6. Исполнитель осуществляет согласование проекта договора (оферты) во всех
необходимых структурных подразделениях СГТУ.
3.7. Замечания и дополнения по проекту договора отражаются в листе согласования в
разделе «Замечания к договору» или на отдельном листе.
При отсутствии замечаний, а также после их устранения ставится отметка об этом в
листе согласования в разделе «Подпись, дата согласования».
3.8. В соответствии с полученными замечаниями исполнитель изменяет проект договора
или оформляет протокол разногласий к оферте.
3.9. Протокол разногласий должен содержать: дату составления протокола разногласий,
номер и наименование договора, нумерацию и редакцию оспариваемых и (или) дополняемых
пунктов договора сторон (представившей и оспаривающей/дополняющей). Во всех экземплярах
договора, подписываемого с протоколом разногласий, рядом с подписью лица, заключающего
договор от имени университета, делается отметка: «С протоколом разногласий».
При подписании протокола разногласий с протоколом урегулирования/согласования
разногласий в протоколе разногласий рядом с подписью лица, заключающего договор от имени
университета, делается отметка: «С протоколом урегулирования разногласий» («С протоколом
согласования разногласий»).
3.10.
Исполнитель
передает согласованный всеми ответственными лицами и
структурными подразделениями университета и парафированный проект договора (оферту),
4
протокол разногласий, протокол урегулирования разногласий – при их наличии на подпись
лицу, уполномоченному на его подписание Уставом СГТУ, доверенностью ректора СГТУ.
Подписание договоров неуполномоченными на то лицами не допускается.
3.11. В случае, когда подписанный уполномоченным лицом СГТУ проект договора
(оферта) направляется для подписания контрагенту, а также при наличии протокола
разногласий, протокола согласования разногласий, инициатор договора обязан обеспечить
подписание контрагентом экземпляра договора, протокола разногласий, протокола
согласования разногласий не позднее 30 календарных дней после подписания вышеуказанных
документов уполномоченным лицом СГТУ.
3.12. Исполнитель передает оригинал заключенного договора (подписанный
уполномоченными лицами и скреплённый печатями) на хранение ответственному
должностному лицу структурного подразделения СГТУ в течение 7 календарных дней с
момента его заключения (подписания всеми сторонами по договору).
3.13. После подписания уполномоченным лицом СГТУ исполнитель направляет
контрагенту с сопроводительным письмом по почте (заказным письмом с уведомлением о
вручении):
- либо договор (экземпляр контрагента);
- либо 2 экземпляра договора (если договор подписан только уполномоченным лицом
университета);
- либо договор с протоколом разногласий (экземпляр договора контрагента и 2
экземпляра протокола разногласий);
- либо протокол разногласий с протоколом согласования/урегулирования разногласий
(экземпляр
протокола
разногласий
контрагента
и
2
экземпляра
протокола
согласования/урегулирования разногласий).
В случае направления контрагенту документов договорного характера, подлежащих
возврату в СГТУ, в тексте сопроводительного письма указывается срок их возврата.
Вышеуказанные документы могут быть доставлены представившей договор стороне с
нарочным. При этом на втором экземпляре сопроводительного письма должна быть сделана
отметка о получении документов, указанных в сопроводительном письме, контрагентом (штамп
организации с датой, входящим номером – если документы передаются в канцелярию
организации; фамилия, имя, отчество, должность лица, принявшего документы, штамп (печать)
организации, дата принятия документов – при передаче документов не в канцелярию).
3.14. Исполнитель обеспечивает контроль за исполнением договора.
3.15. В процессе подготовки и согласования проекта договора (оферты), в случае
необходимости, заинтересованные специалисты СГТУ вправе получать консультации у
инициатора договора, а также в отделе договорной и претензионной работы правового
управления университета.
3.16. Руководитель структурного подразделения СГТУ, иные должностные лица и
специалисты, согласовывающие проект договора, несут ответственность:
- за законность содержания договора в целом;
- за нарушение сроков рассмотрения проекта договора, указанных в п.п. 2.5., 2.6.
настоящего Положения;
- за достоверность и достаточность содержащихся в договоре данных.
3.16.1. Исполнитель несёт ответственность:
- за целесообразность, своевременность и обоснованность заключаемого договора, его
эффективность, ценовую версию и стоимость;
- за несоответствие договора требованиям локальных актов;
- за несоответствие содержания договора фактическим отношениям, которые должны
возникнуть между сторонами по договору после его заключения;
- за несвоевременное рассмотрение и заключение договора;
- за несвоевременное направление оригинала заключённого договора на хранение
ответственному специалисту структурного подразделения СГТУ;
- за несвоевременную передачу на хранение ответственному специалисту структурного
подразделения СГТУ договоров (протоколов разногласий, протоколов согласования
5
разногласий, дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договора, а также
документов договорного характера), не соответствующих требованиям п. 2.4, 6.4 настоящего
Положения;
- за неосуществление контроля за исполнением заключённого договора;
- за направление незарегистрированного договора (иного документа) контрагенту;
- за несвоевременное предоставление информации о ненадлежащем исполнении или
неисполнении договора.
3.18.2. Начальник отдела договорной и претензионной работы правового управления
несёт ответственность за соответствие договора требованиям действующего законодательства.
4. Изменение и расторжение договора
4.1. Изменение и расторжение договора возможны по соглашению сторон, если иное не
предусмотрено законом или договором.
4.2. Изменение и расторжение договора оформляется соглашением (дополнительным
соглашением – при изменении договора).
4.3. Соглашение (дополнительное соглашение) к договору должно содержать:
1) точную дату его подписания (день, месяц, год);
2) дату (день, месяц, год) и регистрационный номер договора;
3) полное наименование сторон (организационно-правовая форма и наименование – для
юридических лиц; фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место регистрации (если
постоянное место жительства не совпадает с местом регистрации – указать и то, и другое),
номер и дата свидетельства о регистрации в качестве предпринимателя – для предпринимателей
без образования юридического лица; фамилия, имя, отчество, паспортные данные, место
регистрации (если постоянное место жительства не совпадает с местом регистрации – указать и
то, и другое) – для физических лиц;
4) исчерпывающие сведения о лице, подписывающем договор, от имени юридического
лица, в том числе: должность, фамилия, имя, отчество, ссылка на документ, в соответствии с
которым предоставлено право подписания договора: Устав (Положение), доверенность (с
указанием даты и номера), решение (приказ) уполномоченного органа (должностного лица) и
т.п.;
5) конкретно определенные основания изменения (расторжения) договора
6) точную дату его расторжения (изменения условий);
7) последствия изменения (расторжения) договора; претензии сторон, а при их
отсутствии – указание на это обстоятельство;
8) реквизиты сторон: почтовые (для переписки) и банковские;
9) подписи лиц, уполномоченных на подписание договора, печати сторон.
4.5. В случае изменения, расторжения, дополнения договора, должностным лицом,
структурного подразделения СГТУ передаются соответствующие соглашения с приложением
копий договоров, подлежащих изменению, дополнению или расторжению.
5. Меры, направленные на надлежащее исполнение договоров
5.1. Инициатор осуществляет контроль за надлежащим исполнением договоров.
5.2. В случае неисполнения (ненадлежащего исполнения) контрагентом по договору
своих обязательств, при возникновении дебиторской задолженности СГТУ, отдел договорной и
претензионной работы правового управления, на основании служебной записки инициатора с
приложенными к ней необходимыми для решения вопроса материалами принимает меры по
урегулированию возникшего спора.
5.3. Должностные лица структурных подразделений СГТУ должны оказывать отделу
договорной и претензионной работы правового управления активное содействие в досудебном
и судебном разрешении спора, для чего по первому требованию предоставляют всю
имеющуюся у них документацию и информацию, относящуюся к делу, оказывают техническую
помощь в составлении претензионно-исковых документов.
6
5.4. По окончании действия договора и (или) выполнения сторонами всех обязательств
по договору в срок не позднее 10 календарных дней инициатор договора уведомляет
должностное лицо управления бухгалтерского учета и финансового контроля СГТУ о
необходимости учета соответствующих данных.
6.
Учет и хранение договоров
6.1. Учет и хранение договоров и иных документов договорного характера организуется
ответственным должностным лицом структурного подразделения СГТУ, определенного
руководителем этого подразделения.
6.2. Все договоры, подписанные в СГТУ, протоколы разногласий, протоколы
согласования разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о расторжения договора с
оригиналом
листа
согласования
договора,
а
также
документы
преддоговорного\последоговорного характера передаются на хранение ответственному
должностному лицу структурного подразделения СГТУ.
6.4. На хранение должны передаваться только договоры (иные документы), которые
полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению документов
договорного характера настоящим Положением, имеют дату, номер, подписаны и скреплены
печатями сторон, все поименованные в тексте договора (иного документа) приложения, в
приложениях указаны дата и номер договора, приложен надлежаще оформленный протокол
разногласий, протокол урегулирования (согласования) разногласий - в случае подписания
договора с протоколом разногласий, а протокола разногласий – с протоколом урегулирования
(согласования) разногласий, в тексте предаваемого на хранение документа не должно быть
незаполненных пробелов, предназначенных для вписывания каких-либо данных (размера
процентов, суммы, реквизитов сторон и т.п.).
При наличии указанных недостатков, исполнитель в 5-ти дневный срок устраняет их и
передает ответственному должностному лицу структурного подразделения СГТУ.
6.5. Выдача оригиналов договоров и иных документов договорного характера (их копий)
иным хозяйствующим субъектам, производится в исключительных случаях с письменного
разрешения главного бухгалтера университета СГТУ (в его отсутствие - лица, его
замещающего) по согласованию с начальником правового управления СГТУ (в его отсутствие лица, его замещающего).
6.6. Договоры (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий,
дополнительные соглашения, соглашения о расторжении договора, а также иные документы
договорного характера) хранятся в течение 5 лет со дня их исполнения (расторжения,
окончания срока действия), а связанные с бюджетными платежами – в течение 6 лет.
6.7. Уничтожение договоров, иных документов согласно п. 6.6. настоящего Положения
производится комиссией, назначенной руководителем структурного подразделения СГТУ.
По результатам этого составляется акт в установленном порядке.
6.8. Документы, изменяющие или дополняющие договор, подписанные в СГТУ
(дополнительные соглашения и другие документы), хранятся вместе с договором у
ответственного должностного лица соответствующего структурного подразделения СГТУ.
7 . Заключительные положения
7.1. Во всем ином, что не предусмотрено настоящим Положением, следует
руководствоваться действующим законодательством РФ и локальными актами СГТУ.
7.2. Изменения и дополнения в настоящее Положение вносятся на основании приказа
по университету о внесении изменений и дополнений в Положение о порядке заключения,
учета и хранения договоров в СГТУ.
7
Приложение №1 к Положению о
порядке заключения, учета и хранения
договоров в СГТУ
Перечень должностных лиц структурных подразделений СГТУ, которые проводят
экспертизу представленных проектов договоров
№
П/П
Должность
Структурное подразделение
1
Ответственное
должностное лицо
Инициатор договора
2
Отдел государственных закупок правового управления
3
Финансово - экономическое управление
4
Управление бухгалтерского учета и финансового
контроля (по согласованию)
5
Иное структурное подразделение, заинтересованное в
реализации договора
6
Отдел договорной и претензионной работы правового
управления
8
Приложение № 2 к Положению о
порядке заключения, учета и хранения
договоров в СГТУ
Лист согласования договора
№
П/П
1
2
3
4
5
6
Должность с
указанием
структурного
подразделения
Инициатор договора
Замечания к договору
Отдел
государственных
закупок правового
управления
Финансово экономическое
управление
Управление
бухгалтерского учета
и финансового
контроля (по
согласованию)
Отдел договорной и
претензионной
работы правового
управления
Проректор СГТУ
по направлению
работы
9
Подпись,
дата согласования