Положение о ведении личных дел - Луганский республиканский

УТВЕРЖДЕНО
Указом Главы
Луганской Народной Республики
27 августа 2015 г. № 419/01/08/15
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке ведения, учета и хранения личных дел лиц, замещающих
должности государственной гражданской службы
Луганской Народной Республики
I. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения, учета и хранения личных
дел лиц, замещающих должности государственной гражданской службы
Луганской Народной Республики (далее – Положение) устанавливает порядок
ведения, учета и хранения личного дела лица, замещающего должность
государственной гражданской службы Луганской Народной Республики
(далее – личное дело), а также функции подразделений по вопросам
государственной гражданской службы и кадров государственных органов
Луганской Народной Республики по ведению, учету и хранению личных дел.
1.2. Прохождение государственным гражданским служащим (далее –
граждански й служащий) государственной гражданской службы отражается в
личном деле. Личное дело – основной документ персонального учета,
содержащий наиболее полные сведения о гражданском служащем и его
служебной деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с
поступлением на государственную гражданскую службу (далее – гражданская
служба), ее прохождением и увольнением с гражданской службы. Сбор и
внесение в личное дело сведений о политической и религиозной
принадлежности, о частной жизни гражданского служащего запрещены.
1.3. Сведения,
содержащиеся
в
личном
деле,
относятся
к
конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению
не подлежат.
1.4. При поступлении гражданского служащего на службу Луганской
Народной Республики в порядке перевода из другого государственного органа
личное дело принимается, а при переводе в другой государственный орган
передается по новому месту замещения государственной должности или
должности гражданской службы Луганской Народной Республики.
Ведение нескольких личных дел одного гражданского служащего не
допускается.
II. Ведение личного дела.
Перечень документов, входящих в личное дело
2.1. Личное дело заводится после издания правового акта о назначении
гражданина на должность гражданской службы Луганской Народной
Республики и заключения служебного контракта.
2.2. В личное дело включаются документы в следующем порядке:
2.2.1. Опись документов дела.
2.2.2. Личная карточка государственного гражданского служащего
(Приложение № 1).
2.2.3. Анкета (Приложение № 2).
2.2.4. Автобиография (Приложение № 3).
2.2.5. Копия документа, удостоверяющего личность.
2.2.6. Копии
документов,
подтверждающих
профессиональное
образование, переподготовку и повышение квалификации.
2.2.7. Медицинское заключение о состоянии здоровья.
2.2.8. Предупреждение об ограничениях и запретах, связанных с
государственной гражданской службой (Приложение № 4).
2.2.9. Расписка об ознакомлении с Кодексом поведения государственного
гражданского служащего (Приложение № 5).
2.2.10. Согласие на обработку персональных данных (Приложение № 6).
2.2.11. Заявление на участие в конкурсе на замещение вакантной
должности гражданского служащего (для лиц, которые назначаются по
результатам конкурса).
2.2.12. Выписка из протокола конкурсной комиссии (для лиц, которые
назначаются по результатам конкурса).
2.2.13. Заявление о назначении на должность гражданской службы.
2.2.14. Копия правового акта (выписка) о назначении на должность
гражданской службы.
2.2.15. Служебный контракт.
2.2.16. Присяга государственного гражданского служащего.
2.2.17. Копия военного билета или документа, подтверждающего
прохождение военной или иной службы (для военнообязанных).
2.2.18. Документы,
подтверждающие
изменения
в
анкетнобиографических данных.
2.3. К личному делу приобщаются также следующие документы:
2.3.1. Отзыв
на
государственного
гражданского
служащего
и
аттестационный лист государственного гражданского служащего, прошедшего
аттестацию.
2.3.2. Копии правовых актов (выписки) о присвоении классного чина,
награждении государственными наградами, присуждении государственных
премий.
2.3.3. Копии правовых актов (выписки) о поощрении государственного
служащего, а также копии решений о наложении на него и снятии
дисциплинарного взыскания.
2.3.4. Копии документов о включении в кадровый резерв для замещения
вакантной должности государственной гражданской службы в порядке
должностного роста.
2.3.5. Заявления о переводе на другую должность гражданской службы, а
также об освобождении от замещаемой должности гражданской службы.
2.3.6. Копии правовых актов о переводе или перемещении на другую
должность гражданской службы, а также об освобождении от замещаемой
должности гражданской службы.
2.4. В личное дело помещаются только правильно оформленные
документы. Документы, указанные в пункте 2.3 настоящего Положения,
располагаются внутри личного дела в хронологической последовательности, по
мере их поступления.
2.5. Все документы личного дела подшиваются в папку. Личному делу
присваивается номер.
2.6. Все изменения в учетных данных гражданского служащего
отражаются в его личной карточке, которая хранится в личном деле
гражданского служащего.
2.7. Документы, предусмотренные подпунктами 2.2.7. и 2.2.9. пункта 2.2.
настоящего Положения, не прилагаются до вступления в силу
соответствующих нормативных правовых актов.
III. Задачи и функции подразделений по вопросам государственной
гражданской службы и кадров государственных органов Луганской
Народной Республики по ведению, учету и хранению личных дел
3.1. Ведение, учет и хранение личных дел осуществляются подразделением
по вопросам государственной гражданской службы и кадров государственного
органа Луганской Народной Республики или работником, уполномоченным на
работу с личными делами (далее – кадровое подразделение), которые несут
ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением
требований к ведению, учету и хранению личного дела, а также ознакомление с
ним гражданского служащего.
3.2. Гражданские служащие кадрового подразделения могут привлекаться в
соответствии с законодательством Луганской Народной Республики к
дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных
сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения
требований, установленных настоящим Положением.
3.3. Кадровое подразделение осуществляет:
3.3.1. Ведение, учет и хранение личного дела, своевременное внесение в
него соответствующих сведений.
3.3.2. Учет личных дел в специальном журнале.
3.3.3. Проверку достоверности (в пределах своей компетенции) и полноты
сведений, представленных гражданином при поступлении на гражданскую
службу.
3.3.4. Обеспечение ознакомления гражданского служащего с документами
его личного дела.
3.3.5. Подготовку справок и сведений из личного дела по запросам судов,
органов прокуратуры, органов следствия и других органов в порядке,
установленном законодательством.
3.3.6. Ведение и хранение сведений личного дела на электронных
носителях с обеспечением защиты от несанкционированного доступа и
копирования.
3.3.7. Прием личного дела гражданского служащего при поступлении его
на гражданскую службу из другого государственного органа (в том числе при
наличии перерыва в сроке гражданской службы) и передачу его личного дела
при переходе в другой государственный орган.
3.4. Гражданский служащий кадрового подразделения:
3.4.1. Заверяет правильность сведений и документов, представленных
гражданином при поступлении на гражданскую службу Луганской Народной
Республики, необходимых для формирования личного дела.
3.4.2. Вносит происшедшие в период прохождения гражданской службы
изменения и дополнения в личное дело (с приложением, при необходимости,
копий паспорта, свидетельства о заключении или расторжении брака, диплома
о дополнительном образовании, свидетельства о рождении ребенка и иное).
3.4.3. Обеспечивает своевременное ознакомление
гражданского
служащего со всеми изменениями, внесенными в его личное дело.
IV. Порядок ознакомления гражданских
служащих с личными делами
4.1. Гражданский служащий знакомится со своим личным делом не реже
одного раза в год. Материалы личного дела представляются для ознакомления
также по его просьбе и в иных случаях, предусмотренных законодательством
Луганской Народной Республики.
4.2. Личные дела гражданских служащих подлежат выдаче для
ознакомления исключительно в помещении кадрового подразделения в
присутствии работника кадрового подразделения лицам, которые допускаются
к работе с ними.
Круг лиц, допускаемых к работе с документами личных дел гражданских
служащих, определяется руководителем государственного органа Луганской
Народной Республики.
4.3. Выдача личного дела в другое структурное подразделение
государственного органа Луганской Народной Республики допускается в
исключительных случаях с разрешения руководителя кадрового подразделения
на срок не более чем до окончания рабочего дня.
4.4. На лицо, получившее личное дело для ознакомления, возлагается
персональная ответственность за его сохранность.
4.5. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается
производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в
него новые записи, извлекать из личного дела, имеющиеся там документы или
помещать в него новые, а также разглашать содержащиеся в нем
конфиденциальные сведения.
4.6. Для контроля за своевременным возвратом выданных для
ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется
специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое личное
дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество
гражданского служащего, на которого она заведена, кому выдано личное дело,
дата выдачи личного дела, количество листов и срок его возврата, расписка в
получении личного дела, номер служебного телефона лица, получившего
личное дело, и дата его возвращения.
4.7. При извлечении каких-либо документов из личного дела
государственный служащий кадрового подразделения, ответственный за
хранение личных дел, обязан сделать во внутренней описи соответствующую
запись.
V. Учет и хранение личных дел
5.1. Личные дела учитываются и хранятся как документы для служебного
пользования.
5.2. Личные дела хранятся в специально выделенном для этих целей
помещении, оборудованном надежно закрываемыми и опечатываемыми в
нерабочее время сейфами или металлическими шкафами.
5.3. В помещение, где хранятся личные дела, допускаются только
гражданские служащие кадрового подразделения, которые имеют
непосредственное отношение к ведению личных дел.
5.4. Уборка помещения и ремонтные работы в нем производятся только в
присутствии
гражданского
служащего
кадрового
подразделения,
ответственного за сохранность личных дел.
5.5. Личные дела гражданских служащих, замещающих должности
гражданской службы, хранятся отдельно от личных дел уволенных
гражданских служащих.
5.6. Личные дела уволенных гражданских служащих хранятся в кадровом
подразделении в течение срока нахождения гражданского служащего в реестре
государственных гражданских служащих, после чего в установленном порядке
передаются на хранение в архив.
5.7. Передача личного дела при переводе гражданского служащего в
другой государственный орган (в том числе при наличии перерыва в сроке
гражданской службы) регистрируется в журнале учета передачи личных дел
гражданских служащих гражданской службы Луганской Народной Республики.