Как оформить личное дело гражданского служащего

Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»
Как оформить личное дело гражданского
служащего
Н.З. Ковязина
заместитель директора
департамента заработной
платы, охраны труда и
социального партнерства
Минздравсоцразвития России
Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В
личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные
с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для
обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения,
утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.
Внимание!
Государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных,
должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей,
предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.
В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за
организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа.
Кроме того, в целях внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных
установленным требованиям операторы должны организовать периодические проверки условий
обработки персональных данных.
Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от
21 марта 2012 г. № 211.
Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В
случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить
гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения
информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1
статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.
В личное дело гражданского служащего включаются следующие документы:
1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности
гражданской службы).
2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии.
Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.
3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы
(если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).
4. Копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского
состояния.
5. Копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной
службы.
6. Копии документов о профессиональном образовании, переподготовке, повышении
квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой
Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и
специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
8. Копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об
изменении или дополнении служебного контракта.
10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность
гражданской службы, о временном замещении им этой должности.
11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на
военную службу).
12. Копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от
замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об
исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и
умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина
государственной гражданской службы.
15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской
службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).
16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об
исключении его из кадрового резерва.
17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего
дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от
замещаемой должности.
19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную
или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы
связано с использованием таких сведений).
20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского
служащего.
21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по
местожительству на территории России (ИНН).
23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания,
препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским
служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также
сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными
законами. Указанные справки составляются кадровой службой.
Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие
объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные
документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.
Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от
30 мая 2005 г. № 609.
Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не
установленные федеральными законами персональные данные. В частности:



о его политических, религиозных и иных убеждениях;
частной жизни;
членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).
Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.
Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих,
являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными
нормативно-правовыми актами, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В
иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14
Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ.
Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается
опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на
электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г.
№ 609.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления
приема на гражданскую службу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о
назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело
пополняется другими документами.
Ситуация: должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского
служащего с его личным делом
Да, должна.
Основные обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских
служащих, установлены Положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г.
№ 609. В подпункте «ж» пункта 19 данного положения сказано, что кадровая служба обязана не
реже одного раза в год знакомить гражданских служащих с документами их личных дел. Кроме
того, проводить ознакомление с личными делами нужно:


по просьбе гражданского служащего;
в иных случаях, предусмотренных законодательством.
При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное
дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения,
утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).
При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело
передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22
Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).
Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих,
назначенных на государственные должности), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет
со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив.
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на
гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения
должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную
тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г.
№ 5485-1.
Об этом сказано в пункте 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г.
№ 609.
Внимание!
За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение
конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в
личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной
ответственности.
Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по
представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении.
Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.
Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14, части 1 статьи
23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными
(служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной
ответственности, вплоть до увольнения (п. 5 ч. 1 ст. 57, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 37 Закона от 27 июля
2004 г. № 79-ФЗ).
За разглашение сведений, содержащих государственную тайну, гражданский служащий может
быть привлечен к уголовной ответственности (ст. 283 УК РФ).
Подготовлено на базе материалов БСС «Система Главбух»