Приложение 4 - Портал органов власти Калужской области

ПОЛОЖЕНИЕ
О делопроизводстве в Контрольно-счётной палате
Калужской области
одобрено решением коллегии
Контрольно-счётной палаты
от 24 апреля 2009 (протокол № 4, пункт 7)
Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение разработано в
соответствии с регламентом
Контрольно-счётной палаты Калужской области (далее – Регламент) и устанавливает
правила и порядок работы с документами несекретного характера в Контрольносчётной палате.
1.2. Положение является нормативным документом, регламентирующим
организацию работы с документами в Контрольно-счётной палате.
1.3. Настоящее Положение распространяется на традиционное делопроизводство
и на организацию работы с документами, созданными с помощью персональных
электронно-вычислительных машин.
1.4. Соблюдение правил и порядка работы с документами, предусмотренными
настоящим Положением, обязательно для всех сотрудников Контрольно-счётной
палаты.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных
подразделениях аппарата Контрольно-счётной палаты возлагается на руководителей
подразделений, начальника отдела административного и хозяйственного обеспечения
и руководителя аппарата Контрольно-счётной палаты в соответствии с их
должностными регламентами.
1.6. Сотрудники Контрольно-счётной палаты несут ответственность за
соблюдение требований настоящего Положения, сохранность служебных документов.
Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае болезни, если
исполнение документа невозможно отсрочить, документы передаются другому
сотруднику по решению непосредственного руководителя.
По общему правилу сотрудники Контрольно-счётной палаты завершают работу
по принятым к исполнению документам.
1.7. Переписка между структурными подразделениями аппарата Контрольносчётной палаты за исключением случаев, предусмотренных общими правилами или
настоящим Положением, не допускается. Вопросы, не требующие документального
оформления, решаются в оперативном порядке.
1.8.
Об
утрате
документа
сотрудники
немедленно
докладывают
непосредственному начальнику и руководителю аппарата. В пределах компетенции
данные лица назначают служебное расследование, о результатах которого
информируется председатель Контрольно-счётной палаты.
1.9. Передача документов Контрольно-счётной палаты или их копий работникам
сторонних организаций допускается только с разрешения председателя Контрольносчётной палаты.
1.10. Правила и порядок работы с секретными документами определяются
специальными приказами Контрольно-счётной палаты.
1.11. Контроль и проверка исполнения документов осуществляются в
соответствии с Положением «Об организации контроля за исполнением документов в
Контрольно-счётной палате Калужской области».
1.12. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только
лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая
содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без
разрешения Председателя Палаты или лица, его замещающего.
1.13. Настоящее Положение, а также изменения и дополнения к нему, вступают в
силу со дня утверждения его в установленном порядке приказом Председателя
Палаты.
Раздел 2. ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И ИХ СОДЕРЖАНИЕ
2.1. К служебным документам относятся любые материальные носители
служебной информации.
2.2. В Контрольно-счётной палате применяются следующие служебные
документы:
2.2.1. Организационные документы:
- структура Контрольно-счётной палаты;
- штатное расписание;
- Регламент Контрольно-счётной палаты;
- положения и правила организации работы Контрольно-счётной палаты:
служебный распорядок Контрольно-счётной палаты; положение о делопроизводстве в
Контрольно-счётной палате; положение об организации контроля за исполнением
документов в Контрольно-счётной палате; положение о порядке регистрации,
формирования и оформления дел по итогам контрольно-проверочного мероприятия
для передачи в архив Контрольно-счётной палаты; инструкция по организации и
проведению контрольных мероприятий и т.д.;
- положения об инспекциях;
- положения об отделах;
- должностные регламенты и т.п.
2.2.2. Распорядительные документы:
- приказы;
- распоряжения;
- представления, резолюции и поручения.
2.2.3. Документы по личному составу:
- приказы по личному составу;
- личные дела, личные карточки ф. Т-2ГС;
- командировочные удостоверения и т.п.
2.2.4. Регистрационные формы:
- номенклатура дел;
- опись дел;
- акты об уничтожении документов;
- дела, документы и материалы в соответствии с утверждённой номенклатурой
дел.
2.2.5. Информационно-справочные документы:
2
- информации и заключения Контрольно-счётной палаты;
- акты о результатах контрольных мероприятий;
- отчёты о результатах контрольных мероприятий;
- статистические данные об итогах контрольно-проверочной деятельности;
- служебные записки.
2.3. Вся служебная документация в Контрольно-счётной палате делится на три
документопотока:
- входящие (поступающие) документы;
- исходящие (отправляемые) документы;
- внутренние документы (приказы, распоряжения и т.д.).
Раздел 3. ПРИЁМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ
ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1. Корреспонденция, поступающая в Контрольно-счётную палату,
принимается, проходит первичную обработку и регистрируется специалистом по
делопроизводству, исполняющим в соответствии с должностным регламентом
обязанности секретаря (далее - секретарь).
Доставка корреспонденции в Палату может осуществляться средствами
почтовой, фельдъегерской, факсимильной или электронной связи и нарочным.
3.2. Регистрации подлежат: входящие, исходящие письма, документы,
подтверждающие исполнение договоров (счета, акты, счета-фактуры и др.), приказы,
распоряжения, докладные (служебные) записки, соглашения и договоры о
сотрудничестве, заключаемые Палатой с другими организациями, кроме документов,
поступивших факсимильной связью.
Незарегистрированные документы, за исключением нерегистрируемой
корреспонденции, к рассмотрению не принимаются.
Перечень нерегистрируемой корреспонденции приведен в приложении 4-5.
3.3. Первичная обработка корреспонденции включает:
- проверку правильности адресования, оформления и доставки, целостности
упаковки;
- вскрытие упаковки, проверку наличия указанных вложений;
- составление актов об отсутствии документов или отдельных их листов,
приложений, о повреждении документов, несоответствии номеров на конверте
номерам вложенных документов (составляются только на документы, поступившие
извне). Акты составляются в двух экземплярах, один из которых остается у секретаря,
другой посылается отправителю;
- возврат ошибочно доставленной корреспонденции.
3.4. Конверты от поступивших документов уничтожаются, за исключением
случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, номер документа,
дату его отправки и получения.
3.5. Документы, поступившие секретарю, систематизируются, группируются по
корреспондентам и направляются по назначению в установленном порядке.
3.6. Регистрация проводится в день поступления документа. Процедура
регистрации включает в себя присвоение документу регистрационного номера с
3
записью в журнал или занесением в иную регистрационную форму с проставлением
регистрационного штампа в правом нижнем углу первого листа документа.
Регистрационный (входящий) номер состоит из индекса по номенклатуре,
порядкового номера и даты поступления.
Приложения к документам отдельно не регистрируются.
Корреспонденция с пометкой «Лично» не вскрывается и регистрируется по
данным, имеющимся на конверте, после чего передается адресатам.
3.7. Регистрация поручений Председателя Палаты, заместителя председателя
осуществляется секретарем в системе автоматизированного документооборота и
делопроизводства «ibСадко» в день их подписания и включает в себя присвоение
индекса по номенклатуре и порядкового номера.
Форма учетно-контрольной карточки поручений приведена ниже.
Текст резолюции (поручения) председателя Палаты, заместителя председателя
заносится в учетно-контрольную карточку поручений.
Документы, прошедшие регистрацию, передаются по назначению в день их
регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно.
3.8. Корреспонденция, адресованная Контрольно-счётной палате, председателю
Контрольно-счётной палаты, передается председателю Контрольно-счётной палаты, в
его отсутствие – заместителю председателя.
Результаты рассмотрения документов председателем Палаты, заместителем
председателя Палаты, направляемых на исполнение, отражаются в резолюциях
(поручениях), в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание
4
поручения, срок исполнения, ставится подпись руководителя, давшего поручение,
дата.
Все последующие резолюции не должны искажать содержание поручения
вышестоящего должностного лица, могут только уточнять, конкретизировать его
содержание.
Документы, не требующие рассмотрения председателя Контрольно-счётной
палаты (направленные лично сотруднику аппарата и т.п.), учитываются секретарём и
направляются в соответствующие подразделения Контрольно-счётной палаты.
3.9. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения аппарата
в другое производится через секретаря с соответствующей перерегистрацией.
3.10. Журналы регистрации входящей корреспонденции хранятся у секретаря
1 год.
3.11. Все проекты исходящих писем за подписью председателя Палаты и
заместителя председателя проходят лингвистическую экспертизу и визируются
корректором.
3.12. Документы, поступившие секретарю по факсимильной связи
(факсограммы), передаются адресатам.
В случае поступления в Палату оригинала документа, полученного ранее по
факсимильной связи, ему присваивается входящий номер в соответствии с датой
поступления оригинала.
3.13. Документы, поступившие в Палату по электронной почте, помещаются в
электронный архив поступлений Палаты, после чего распечатываются и
регистрируются принявшим их сотрудником. На бумажном экземпляре указывается
дата получения документа, подпись лица, осуществляющего печать и регистрацию
документа, в верхнем правом углу ставится отметка «электронная почта». Далее
такие документы обрабатываются в установленном порядке.
3.14. Перечень должностных лиц, имеющих доступ к электронному архиву,
определяется приказом председателя Палаты.
Раздел 4. УЧЁТ, ПРОХОЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНОЙ ПАЛАТЕ
4.1. Учёт поступления документов ведётся на бумажном или магнитном
носителях.
4.2. В структурных подразделениях Контрольно-счётной палаты поступившие
документы учитываются руководителями подразделений по регистрационным
номерам, присвоенным им секретарём.
4.3. Документы, поступившие в структурное подразделение Контрольно-счётной
палаты, после их учёта руководителем подразделения передаются исполнителю, о
чём делается отметка в журнале учёта поступивших документов.
Если в резолюции документа (приказе, протоколе совещания и т.д.) назван
конкретный исполнитель, документы, поручения передаются ему непосредственно.
4.4. Направление поручений и документов секретарём производится
незамедлительно.
4.5. Если в проекте резолюции, содержащей поручение, предусматривается
несколько исполнителей, то определяется ответственный исполнитель поручения,
который указывается первым или помечается словом «свод». Ему направляется
5
оригинал документа с подлинником поручения. Другим исполнителям направляется
копия документа с копией поручения.
4.6. Ответственным за исполнение поручения в пределах компетенции является
руководитель подразделения, в котором работает исполнитель поручения.
4.7. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку информации,
подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на
подпись (утверждение), подготовку к отправке, а при необходимости – его
тиражирование.
Если в резолюции к документу, поручению указывается необходимость
предоставления обобщенной информации об исполнении, последняя предоставляется
с визами всех исполнителей.
Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и качество
исполнения поручений.
4.8. Ответственность за подготовку документов в Контрольно-счётной палате в
пределах своей компетенции несут руководители структурных подразделений
аппарата.
4.9. При составлении и оформлении документов сотрудники руководствуются
Основными требованиями к оформлению документов и материалов в Палате.
4.10. Зарегистрированные в установленном порядке, подписанные исходящие
документы отправляются адресатам через секретаря.
Документы с пометкой «Лично», переданные в конверте, пересылаются
адресатам без вскрытия конверта.
4.11. Журналы регистрации исходящей корреспонденции хранятся у секретаря
1 год.
Раздел 5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ
ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ И ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ
5.1. Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» имеет
следующие особенности:
5.1.1. При работе с документами с грифом «Для служебного пользования»
сотрудники Контрольно-счётной палаты руководствуются специальным приказом.
5.1.2. На создаваемых документах гриф и номер экземпляра проставляются в
правом верхнем углу первой страницы документа или на обложке и титульном листе
издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
5.1.3. Документы с грифом «Для служебного пользования» передаются
сотрудникам Контрольно-счётной палаты под подпись.
5.1.4. Указатель рассылки и реестры на документы с грифом «Для служебного
пользования» хранятся в структурных подразделениях Контрольно-счётной палаты в
течение одного года, после чего уничтожаются по акту с указанием количества
листов и номера экземпляра.
5.1.5. Документы с грифом «Для служебного пользования» хранятся в надёжно
запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах), размножаются (тиражируются)
только сотрудниками Контрольно-счётной палаты, функционально отвечающими за
организацию делопроизводства в Контрольно-счётной палате.
Учет размноженных документов с грифом «Для служебного пользования»
производится поэкземплярно.
6
5.1.6. Решение о присвоении документу грифа «Для служебного пользования»
(далее - ДСП) принимает председатель Палаты. Член Коллегии Палаты или
руководитель структурного подразделения обязан письменно информировать
Председателя о необходимости присвоения документу грифа ДСП.
5.1.7. Аудиторы и начальники структурных подразделений несут
ответственность за обеспечение правил хранения и использования находящихся в
работе в их подразделениях документов ДСП.
Общий контроль за организацией хранения и использования, а также
осуществление единого учета, размножения, хранения, выдачи, рассылки и
уничтожения документов, дел и изданий с грифом ДСП в Палате возлагается на отдел
административного и хозяйственного обеспечения.
5.1.8. Документы с грифом ДСП пересылаются сторонним организациям через
фельдъегерскую службу или курьером. При этом на упаковке (конверте)
указываются адреса и наименования получателя и отправителя, а также номера
вложенных документов с добавлением отметки ДСП.
5.1.9. Документы с грифом ДСП не допускается группировать в дела
совместно с другими документами по тому же вопросу.
5.1.10. Снятие с документа грифа ДСП оформляется актом экспертной
комиссии. Акт утверждается председателем Палаты или лицом, его замещающим. В
акте перечисляются дела, с которых гриф ДСП снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив Палаты.
5.1.11. Уничтожение документов и дел с грифом ДСП производится в
соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных
материалов. При этом отобранные к уничтожению документы и дела могут
оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими
отобранными к уничтожению несекретными документами и делами.
5.2.
Подготовка, оформление и рассылка приказов и распоряжений в
Контрольно-счётной палате осуществляются следующим образом:
5.2.1. Проекты приказов и распоряжений готовятся в пределах компетенции
сотрудниками Контрольно-счётной палаты.
Проект приказа или распоряжения печатается на бланках установленной формы
(приложения 4-7 и 4-8).
5.2.2. Текст приказа или распоряжения по вопросам деятельности Контрольносчётной палаты состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной части.
5.2.3. В констатирующей части приказа или распоряжения излагаются цели и
задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию является
законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в
констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается
содержание той его части, которая непосредственно касается содержания документа.
5.2.4. Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
5.2.5. Распорядительная часть распоряжения начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ».
5.2.6. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные
действия и сроки исполнения предписываемых действий.
5.2.7. Если приказ дополняет или изменяет ранее изданные приказы или их
отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
7
5.2.8. В последнем пункте распорядительной части приказа или распоряжения
указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением
предписываемых действий.
5.2.9. Проект распоряжения визируется исполнителем, руководителем
структурного подразделения, в рамках которого готовится распоряжение,
корректором, начальником отдела административного и хозяйственного обеспечения,
руководителем аппарата и заместителем председателя. Срок подготовки проекта
распоряжения не должен превышать одного дня.
5.2.10. Приказ, распоряжение подписывает председатель Контрольно-счётной
палаты, в его отсутствие – заместитель председателя.
5.2.11. Приказы и распоряжения по вопросам деятельности Контрольно-счётной
палаты нумеруются порядковым номером в пределах календарного года.
5.2.12. Подлинники распоряжений по вопросам деятельности Контрольносчётной палаты хранятся ответственным сотрудником в течение года, после чего
передаются в архив Контрольно-счётной палаты.
5.2.13. Приказы готовятся сотрудником, занимающимся кадровыми вопросами, и
имеют отдельную порядковую нумерацию в пределах календарного года.
5.2.14. Подлинники приказов хранятся в соответствии с номенклатурой дел в
течение года, по истечении установленного срока передаются в архив.
Раздел 6. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ
СЛУЖЕБНЫХ ТЕЛЕГРАММ
6.1. Служебные телеграммы в Контрольно-счётной палате составляются за
подписью председателя Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие - заместителя
председателя.
6.2. Объём текста телеграммы не должен превышать 250 слов. Текст излагается
без предлогов и союзов (если это не искажает смысла), с сокращённым написанием
знаков препинания (ЗПТ – запятая, ТЧК – точка, КВЧ – кавычки, ДВТ – двоеточие).
Текст печатается прописными буквами без переносов слов, абзацев и исправлений.
Цифры пишутся словами.
6.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии –
почтовый адрес.
Телеграмма одного содержания, отправляемая по нескольким адресам,
передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и
названия организаций, которым она направляется.
Раздел 7. ПРИЁМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ
ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
7.1. Приём и передача служебной информации в Контрольно-счётной палате по
каналам факсимильной связи осуществляется с аппаратов, установленных в
Контрольно-счётной палате.
7.2. Информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи,
не является официальной. Копии документов, полученные Контрольно-счётной
палатой по каналам факсимильной связи, носят информационный характер и не могут
включаться в формируемые дела проверок и ревизий.
8
7.3. По факс-каналам запрещается передавать тексты документов, содержащие
секретные сведения, сведения с грифами «Для служебного пользования» и «Не для
печати», а также рукописные материалы.
7.4. Ответственность за содержание передаваемой информации несёт
исполнитель, подготовивший материал к передаче, руководитель структурного
подразделения (в пределах компетенции).
7.5. Материал для передачи по каналам факсимильной связи сдаётся секретарю с
заявкой (в свободной форме), подписанной непосредственным руководителем. Заявки
хранятся в течение одного года.
7.6. Подлежащий передаче материал учитывается в журнале учёта
установленной формы. Оригиналы переданных материалов возвращаются
исполнителям вместе с листом-подтверждением приёма факсограммы. В журнале
учёта заявок на отправку факсограмм делается соответствующая запись о дате и
времени передачи и приёма адресатом факсограммы. В случае невозможности
осуществить факс-передачу по техническим причинам, исполнитель ставится об этом
в известность до конца рабочего дня.
7.7. Поступающие в Контрольно-счётную палату факсограммы учитываются в
журнале учёта установленной формы. О получении факсограммы секретарь в течение
часа информирует сотрудника, которому она направлена, или его непосредственного
руководителя.
7.8. Факсограммы приобщаются к документам по соответствующему вопросу,
подшиваются в дело и хранятся до поступления в Контрольно-счётную палату
оригинала документа, полученного по факс-каналам.
Если оригинал документа не поступает в Контрольно-счётную палату, то с
факсограмм снимается копия, которая подшивается в дело.
7.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
приёмной Председателя Контрольно-счётной палаты, осуществляет закрепленный
сотрудник отдела административного и хозяйственного обеспечения Контрольносчётной палаты.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в
структурных
подразделениях
Палаты,
осуществляют
специалисты
этих
подразделений.
Раздел 8. КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ,
СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ
8.1. Копировально-множительные работы в Контрольно-счётной палате
осуществляются
сотрудниками
структурных
подразделений.
Разрешается
копирование и тиражирование документов и материалов только служебного
характера.
8.2. Копирование бланков документов любого вида запрещается.
8.3. При необходимости стенографические работы в Контрольно-счётной палате
выполняются сотрудником аппарата, выполняющим функции секретаря, или
привлеченными специалистами (допускается использование диктофона).
9
Раздел 9. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
9.1. Исходящая корреспонденция отправляется секретарём.
9.2. Исходящая корреспонденция передаётся исполнителем на отправку в
открытом виде с точным указанием почтового адреса (кроме документов,
адресованных законодательным и исполнительным государственным органам власти
Калужской области).
9.3. Секретарь проверяет правильность оформления поступившей для отправки
корреспонденции (наличие соответствующих подписей, виз, необходимого
количества экземпляров и заверенных приложений) и присваивает исходящий номер
и дату.
9.4. На копии документа, возвращаемой сотруднику Контрольно-счётной палаты
для приобщения к делу, ставится отметка об отправке.
При отправке копий информационных документов штамп об отправке ставится
на указателе рассылки.
9.5. На законвертованную корреспонденцию заполняется реестр и вместе с
корреспонденцией отправляется на почту.
9.6. Реестры на почтовые отправления и квитанции к ним хранятся в течение
одного года в отделе финансового обеспечения в течение одного года.
9.7. При подготовке ответов на поступившие из организаций письма или
поручения необходима ссылка на исходящие номера этих организаций.
9.8. Объем передаваемых служебных документов по каналам факсимильной
связи, выполненных на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5
листов.
Раздел 10. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ,
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
10.1. Настоящее Положение определяет порядок составления и утверждения
номенклатуры дел.
10.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень
заголовков дел, заводимых в Контрольно-счётной палате, с указанием сроков их
хранения.
10.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных
документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и
временного хранения.
10.1.3. В номенклатуру дел включаются наименования дел, отражающие все
документированные участки деятельности Контрольно-счётной палаты, справочные и
контрольные картотеки.
10.1.4. Названия разделов номенклатуры дел Контрольно-счётной палаты
соответствуют названиям структурных подразделений Контрольно-счётной палаты.
Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой
Контрольно-счётной палаты (приложение 1 к Регламенту).
10.1.5. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс, заголовок дела, срок
хранения, приложение. Индекс дела состоит из установленного настоящим
Положением индекса структурного подразделения и порядкового номера заголовка
10
дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения Контрольносчётной палаты.
10.1.6. Номенклатура дел в Контрольно-счётной палате разрабатывается до 1
декабря предшествующего года секретарём по согласованию с руководителем
аппарата, начальником отдела административного и хозяйственного обеспечения,
руководителями структурных подразделений Контрольно-счётной палаты и
утверждается председателем Контрольно-счётной палаты, а в его отсутствие –
заместителем председателя Палаты.
10.1.7. После утверждения номенклатуры дел председателем Палаты,
номенклатура дел согласовывается в Управлении по делам архивов Калужской
области. После согласования в структурные подразделения Контрольно-счётной
палаты направляются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.
10.2. Формирование дел в Контрольно-счётной палате должно осуществляться
следующим образом:
10.2.1. Оформленные надлежащим образом документы группируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел в Контрольно-счётной палате. Формирование дел
осуществляется сотрудниками аппарата в соответствии с должностными
обязанностями.
10.2.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения
документов в данное дело; качество оформления и полнота документов; наличие на
документах подписей, виз, дат, учётных номеров, справок или отметок об
исполнении, о списании «в дело» и др. Неправильно оформленные документы
должны быть переоформлены и подшиты в дело.
10.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
а) раздельно группируются в дела документы постоянного и временного
хранения;
б) подлинные экземпляры формируются отдельно от копий;
в) в дело подшивается один экземпляр документа за исключением тех, на
которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый
экземпляр;
г) в дело подшиваются, как правило, документы одного календарного года
(исключение составляют личные и переходящие дела);
д) каждое дело не должно превышать 250 листов. При большом объёме
документов формируется несколько томов дела.
10.2.4. В случае необходимости документы различных сроков хранения могут
находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения работы над
вопросом, а затем должны переоформляться в дела постоянного или временного
хранения (до 10 лет).
10.2.5. Нормативные акты органов государственной власти и местного
самоуправления группируются в дела по названиям их видов в хронологическом
порядке вместе с относящимися к ним приложениями.
10.2.6. Подлинники постановлений, приказов, распоряжений по вопросам
деятельности Контрольно-счётной палаты и по личному составу располагаются в
хронологическом порядке в соответствии с номерами.
10.2.7. Планы работы, отчеты, сметы помещаются в дела того года, к которому
они относятся по содержанию, независимо от времени их составления и даты
поступления.
11
10.2.8. Формирование дел по документам контрольно-проверочных
мероприятий Контрольно-счётной палаты осуществляется в соответствии
с
Положением «О порядке регистрации, формирования и оформления дел по итогам
контрольного и экспертно-аналитического мероприятий для передачи в архив
Контрольно-счётной палаты Калужской области» (приложение 6 к Регламенту).
10.2.9. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности
решения вопроса и с учётом степени важности документов или в хронологическом
порядке.
При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения
более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения
(до 10 лет) последовательность расположения документов может быть обратной.
10.2.10. В дело переписки документы подшиваются по дате исполнения, при
этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного).
10.2.11. Материалы, над которыми работали раздельно в нескольких
структурных подразделениях Контрольно-счётной палаты, подшиваются в одно дело
подразделения аппарата, ответственного за исполнение основного документа.
10.3. Настоящее положение определяет следующий порядок проведения
экспертизы ценности документов:
10.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для определения ценности
документов в целях их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.
10.3.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов в
Контрольно-счётной палате осуществляется экспертной комиссией Контрольносчётной палаты.
Функции и права Экспертной комиссии Палаты, а также организация ее работы
определяются Положением об Экспертной комиссии Контрольно-счетной палаты
Калужской области.
10.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор документов
постоянного и временного хранения, выделяются подлежащие уничтожению дела и
документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и полнота
номенклатуры дел, порядок формирования дел.
10.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного и временного хранения и акты о выделении дел и документов,
подлежащих уничтожению.
10.3.5. Акт о документах, подлежащих уничтожению, составляется, как правило,
на дела всей Палаты. Если в акте указаны дела нескольких структурных
подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед
перечнем дел этого подразделения.
10.4. Оформление дел производится с соблюдением следующих требований:
10.4.1. Оформление дела заключается в описании дела на обложке, подшивке
или переплете, нумерации листов, составлении заверительной надписи и внутренней
описи.
10.4.2. В начале дела постоянного хранения для учёта и поиска документов
помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или
группе документов по одному вопросу.
10.4.3. В конце дела на обложке папки делается заверительная надпись, в
которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а
также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.
12
10.4.4. Дела постоянного хранения, подлежащие передаче в архив Контрольносчётной палаты, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы
ценности документов и проверки правильности формирования и оформления дел.
10.4.5. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному
оформлению.
Документы временного хранения могут помещаться в папки- скоросшиватели.
10.5. Настоящим положением устанавливается следующий порядок составления
и оформления описей дел:
10.5.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и
временного хранения (до 10 лет), прошедшие экспертизу ценности, ежегодно
составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.5.2. Опись дел составляется по установленной форме (в двух экземплярах)
отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (до 10 лет) хранения.
10.5.3. В опись дел структурного подразделения Контрольно-счётной палаты
включаются заголовки всех дел, заведённых в процессе их деятельности. Каждое дело
вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Порядок нумерации
дел в описи валовой за несколько лет.
Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в
номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве включенных в опись
дел.
10.6. Передача дел на хранение в архив Контрольно-счётной палаты
осуществляется согласно следующему порядку:
10.6.1. В архив передаются дела постоянного и временного (до 10 лет) хранения,
в том числе по результатам контрольных мероприятий.
10.6.2. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив, как правило, не
подлежат. Они хранятся в подразделениях аппарата и по истечении срока хранения
уничтожаются по решению экспертной комиссии в соответствии с актом о выделении
к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
10.6.3. Сотрудником, ответственным за ведение архива при приёме дел и других
документальных материалов, проверяется правильность их оформления. Материалы,
оформленные с нарушением установленных правил, в архив не принимаются.
10.6.4. Документальные материалы, поступившие в архив, учитываются в
установленном порядке и хранятся в изолированном помещении, исключающем
доступ к ним посторонних лиц.
10.6.5. В архив на хранение принимаются подлинники решений Коллегии,
приказов, распоряжений, планов работы, отчетов, завершенные дела постоянного
срока хранения, личные дела и другие документы архивного фонда Палаты.
10.6.6. Бухгалтерские (финансовые) документы, подготовленные к хранению
(пронумерованные и прошитые), сдаются на хранение в архив согласно
утвержденному председателем Палаты реестру. Данные документы хранятся в
отдельном шкафу, опечатанном в установленном порядке. Выдача документов,
сданных на хранение, допускается с письменного разрешения председателя Палаты
или лица, исполняющего его обязанности.
13
10.7. Настоящее положение устанавливает следующий порядок организации
использования архивных документов:
10.7.1. Дела, сданные в архив, размноженные экземпляры нормативных
документов выдаются из архива во временное пользование по требованию
сотрудника Контрольно-счётной палаты с разрешения председателя Контрольносчётной палаты, заместителя председателя или руководителя аппарата.
Подлинники распоряжений и приказов Контрольно-счётной палаты из архива не
выдаются.
10.7.2. Полученные из архива во временное пользование документы подлежат
возврату в архив.
При изъятии из архива служебного документа на его место подшивается
справка, в которой указывается наименование, номер изъятого документа, количество
листов, кому выдан.
При увольнении сотрудник Контрольно-счётной палаты обязан сдать в архив
находящиеся у него во временном пользовании документы и дела.
10.7.3. Во взятых из архива Контрольно-счётной палаты делах запрещается
делать какие-либо пометки и подчёркивания, проводить изъятие документов.
10.7.4. Сотрудник Контрольно-счётной палаты, ответственный за ведение
архива, контролирует возврат материалов, взятых из архива во временное
пользование.
10.7.5. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящиеся в архиве,
выдаются по письменным запросам на имя председателя Палаты.
10.7.6. Дополнительный материал может приобщаться к делу, сданному в архив,
только по указанию председателя Палаты или его заместителя.
Раздел 11. ФОРМИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
11.1. Для хранения документов и материалов в электронном виде на диске
общего пользования предназначен каталог R:\БазаДокументов.
Структура этого каталога соответствует номенклатуре дел Контрольно-счётной
палаты.
11.2. Запись файлов в электронную библиотеку осуществляется сотрудниками
аппарата в соответствии с должностными обязанностями.
11.3. Ответственность за пополнение электронной библиотеки несут
руководители структурных подразделений.
11.4. Ответственность за архивирование электронной библиотеки возлагается на
главного специалиста – системного программиста.
14
Приложение 4-А
Основные требования к оформлению документов и материалов
Контрольно-счётной палаты Калужской области
Оформление документов и материалов Контрольно-счётной палаты Калужской
области (далее - Палата) производится в соответствии с требованиями
Государственной
системы
документационного
обеспечения
управления,
государственными стандартами «Унифицированные системы документации».
1. Общие требования
1.1. Проекты
служебных
документов,
готовящиеся
в
структурных
подразделениях Палаты и используемые для внутренней и внешней переписки,
составляются на отдельных листах бумаги, бланках Палаты установленной формы с
продольным или угловым расположением реквизитов, форматом А4 (210x297 мм), А5
(148x210 мм).
1.2. На бланках Палаты с изображением герба Калужской области в
одноцветном варианте (чёрный) и продольным расположением реквизитов
(Приложение 1-1) готовятся, как правило, документы за подписью Председателя
Палаты, а в его отсутствие – заместителя председателя.
1.3. По распоряжению председателя Палаты на угловом бланке Палаты с
изображением герба Калужской области в одноцветном варианте (чёрный) готовятся
запросы за подписью заместителя председателя, аудитора Палаты в органы
исполнительной власти, государственные органы и организации о предоставлении
информации, необходимой для проведения контрольных мероприятий.
1.4. Служебный документ должен быть написан деловым стилем с соблюдением
правил орфографии и пунктуации, кратко и четко, без употребления формулировок,
порождающих различные толкования.
1.5. Каждый лист служебного документа, оформленный как на бланке, так и без
него, должен иметь поля: левое - не менее 25 мм, правое - 15 мм, верхнее - 25 мм;
нижнее - 20 мм.
1.6. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1 или
1,5 интервала.
1.7. Основной текст печатается гарнитурой Times New Roman с использованием
следующих начертаний: для основного текста – «обычный»; для выделения текста
«курсив», «подчёркивание», «курсив с подчёркиванием» или «полужирный»; кегль
шрифта – 13 типографских пунктов. Для заголовков допускается начертание
«полужирный», «подчёркнутый», «полужирный подчёркнутый», увеличение кегля.
Уменьшение кегля допускается в таблицах.
1.8. При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие
листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами справа от
нижнего поля.
Проект документа, представленного на подпись, должен быть согласован в
установленном порядке.
1.9. Документы, подготавливаемые за подписью председателя Палаты или
заместителя председателя Палаты, печатаются, как правило, по числу адресатов плюс
один экземпляр (с согласованиями).
15
Документ с оригиналом подписи отправляется адресату, второй экземпляр
исходящего документа (с согласованиями) помещается в дело (архив) в соответствии
с Номенклатурой дел.
1.10. Документ в зависимости от типа может иметь следующие реквизиты:
герб Калужской области;
наименование Контрольно-счётной палаты Калужской области;
справочные данные о Контрольно-счетной палате (в письмах, представлениях,
предписаниях);
наименование вида документа (представление, предписание, приказ,
распоряжение, инструкция и т.д., за исключением писем);
дату документа;
регистрационный номер документа;
ссылку на регистрационный номер и дату документа (в письмах);
заголовок к тексту (в приказах и распоряжениях);
текст документа;
отметку о наличии приложения;
подпись должностного лица;
отметку об исполнителе (исполнитель подписывает с лицевой стороны
экземпляр письма, имеющего согласования);
отметку о поступлении документа в организацию;
согласование (на оборотной стороне);
отметку об исполнении документа и направлении его в дело.
Исходящему документу присваивается номер, который состоит из индекса
подразделения (приложение 4-2), разрабатывающего документ, порядкового номера и
даты регистрации.
1.11. Текст документа печатается на расстоянии двух интервалов от заголовка
(при его наличии) в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается
на расстоянии 1,0 см от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по
ширине листа в установленных границах полей.
Заголовок к тексту служебного документа
1.12. Заголовок документа формата А4 (210x297), как правило приказа или
распоряжения, предельно кратко и точно отражает суть излагаемого вопроса и не
превышает 4 строк; располагается у левой границы текстового поля. Точка в конце
заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал.
1.13. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного
существительного в предложном падеже («Об отмене ..., «О состоянии...).
1.14. Заголовок не пишется на телеграммах, извещениях, а также в служебных
документах, текст которых печатается на бумаге формата А5 (148x210).
Дата служебного документа и вступление его в силу
1.15. Датой документа является дата его подписания. Для документа,
принимаемого коллегиальным органом, – дата проведения заседания; для
утверждаемого документа – дата утверждения.
16
Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата
подписания последней организацией.
1.16. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (заявление,
служебная записка и др.), дата проставляется под наименованием должности лица,
подписавшего документ.
1.17. Написание дат в документах используется как цифровое, так и буквенноцифровое, например: 01.01.1998 или 01 января 1998 года. Написание дат в пределах
одного документа должно быть единообразным, т.е. либо буквенно-цифровое, либо
цифровое.
При цифровом написании даты слово год или сокращение «г.» не ставится.
1.18. Документы вступают в силу с момента их подписания (принятия или
утверждения), если в тексте документа или законодательством не предусмотрена
другая дата.
Подписание служебного документа
1.19. Служебные документы подписывают должностные лица Палаты в пределах
своих полномочий. В состав подписи входят: наименование должности лица,
подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
1.20. Подпись отделяется от последней строки текста тремя межстрочными
интервалами. Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой
границы текстового поля, например:
Должность
Личная подпись
И.О. Фамилия
1.21. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, вертикальными рядами, которые
ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а
расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей.
При разных должностях подписи располагают одну под другой в соответствии с
занимаемой должностью.
1.22. Если служебный документ оформлен не на бланке Палаты, то в состав
подписи включаются наименование должности лица, подписывающего документ,
личная подпись и ее расшифровка, наименование структурного подразделения
Палаты.
1.23. В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности
лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением,
например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
Подпись
Подпись
Подпись
Подпись
Л.Н. Кузнецова
Л.И. Александрова
Т.Е. Баринова
В.Е. Анисимов
17
1.24. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его
обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается
подписывать документы с проставлением косой черты перед наименованием
должности.
1.25. В необходимых случаях к представляемому на подпись проекту документа
прилагается доклад, в котором указываются основания для его составления,
согласование проекта, а также излагаются разногласия, возникшие при подготовке
проекта, мотивы непринятия поступивших предложений. Если проект документа
подготовлен в соответствии с резолюцией или распоряжением (его указывают
отдельным пунктом), то к представляемому на подпись проекту документа
прилагается это основание.
Подготовка и отправка писем
1.26. При составлении и оформлении документов (писем) за подписью
председателя Палаты необходимо соблюдать следующие требования:
1.27. Исходящие документы (письма), направляемые в различные
организации, должны быть оформлены на бланках Палаты (Приложение 4-3).
1.28. На отправляемых документах в правом верхнем углу должен быть указан
адресат (Приложение 4-4), при необходимости – почтовый адрес (с почтовым
индексом). Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или
конкретному лицу.
В написании наименования организации использовать полное название.
Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных
документах
организации
(требование
Государственной
фельдъегерской службы при приеме к отправке писем).
Наименование учреждения (структурного подразделения) указывается в
именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на
рассмотрение»);
- от первого лица единственного числа («прошу представить»);
- от третьего лица единственного числа («Контрольно-счётная палата
Калужской области уведомляет»).
Если документ отправляется в несколько организаций, то их следует указать
обобщенно, например:
Руководителям организаций
и директорам предприятий
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатом не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса, составляют список
рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
Количество бланков, используемых при написании письма, должно
соответствовать количеству адресатов плюс один экземпляр, который визирует
исполнитель.
18
1.29. При адресовании документа частному лицу первой строкой указывается
фамилия и инициалы частного лица; во второй строке указывается улица, номер дома,
номер корпуса и номер квартиры; в третьей – город, почтовый индекс.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк –
сохраняются.
1.30. Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой
части излагается причина составления документа, во второй части - выводы,
предложения, решения или просьба.
Текст должен излагаться четко, последовательно, кратко.
1.31. Если документ имеет приложения, через одну строку после основного
текста документа от границы левого поля указывается их наличие, количество листов
и экземпляров.
Оформление приложений к служебному документу
1.32. Если к документам (кроме приказов и распоряжений) прилагаются другие
материалы, то о них указывается в конце текста после слова «приложение». Слово
«приложение» печатается от левой границы текстового поля и после его написания
ставится двоеточие. Знак номера (№) перед порядковыми номерами приложений, как
правило, не ставится. Приложения должны иметь все необходимые для данного
документа реквизиты: название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их
содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.
Если приложения названы в тексте служебного документа, то отметка о них
оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 4 экз.
Если служебный документ имеет приложение, не названное в тексте, то
необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого,
например:
Приложение:
1. Заключение на проект Закона Калужской области ... на 4 л. в 2 экз.
2. Заключение на проект постановления... на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то
отметка о наличии приложения делается по следующей форме:
Приложение: Письмо Министерства
финансов
Калужской области от
16.02.2007 №02-5/101 и приложение к нему, всего на 5 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается,
например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то
отметку о наличии приложения делают по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
В приложениях к распорядительным документам (приказам, распоряжениям) в
правом верхнем углу пишут слово «Приложение» с указанием наименования
19
распорядительного служебного документа, его даты и регистрационного номера.
Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу Председателя
Контрольно-счётной палаты
Калужской области
от 15.03.2007 № 4
1.33. Реквизитом документа является подпись. В состав подписи входят:
наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее
расшифровка (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от границы левого поля.
В подписи вначале указываются инициалы, затем фамилия. Между инициалами
и фамилией ставится пробел (неразрывный пробел), например: С.Е. Максимов.
1.34. Отдельный реквизит – отметка об исполнителе (фамилия исполнителя и
номер его служебного телефона). Он располагается от границы левого поля в левом
нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, оборотной стороны последнего
листа документа. Слова «Исполнитель», «Исп.», «Телефон», «Тел.» не пишутся,
например:
Волошина А.В.
77-83-65
1.35. На письме должна быть указана дата. Датой письма, как правило,
является дата его регистрации.
1.36. Элементы даты должны приводиться в следующей последовательности:
день месяца, месяц, год (30.03.2009).
1.37. В письмах финансового характера применяется словесно-цифровой способ
оформления дат (5 марта 2009 г.).
1.38. На документах-ответах обязательна ссылка на регистрационный номер и
дату поступившего документа. Эти данные проставляются в левой верхней части
документа на специально отведенном для этого месте.
Визирование (согласование) проектов служебных документов
1.39. При необходимости оценки обоснованности служебного документа и
соответствия действующему законодательству и другим правовым актам проводится
его согласование (визирование). Отказ от рассмотрения служебного документа,
поступившего на согласование (визирование), не допускается.
1.40. Представляемые на подпись председателю Палаты, заместителя
председателя Палаты проекты документов, подготовленные структурных
подразделениях
Палаты,
визируются
исполнителями
(ответственными
исполнителями), руководителями соответствующих структурных подразделений
Палаты, консультантом руководителя по правовым вопросам, корректором,
аудитором Палаты, а также другими лицами, ответственными за подготовку
служебного документа.
20
1.41. Согласование может быть внутреннее (структурными подразделениями
Палаты) и внешнее.
1.42. Обязательному внутреннему согласованию подлежат: проекты
обращений в правоохранительные органы; заключения по результатам экспертизы
законопроектов; разработанные в Палате предложения к законам и законопроектам,
иным нормативным правовым актам; проекты договоров; законопроекты,
разработанные в Палате; проекты приказов и распоряжений председателя Палаты;
проекты приказов по личному составу (назначения, перемещения, увольнения,
награждения и др.); графики отпусков сотрудников Палаты; акты инвентаризации;
проекты приказов и распоряжений по вопросам финансово-хозяйственной
деятельности и оплаты труда сотрудников Палаты.
1.43. Согласование служебного документа оформляется визой, включающей в
себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи
(инициалы, фамилия) и дату подписания, например:
Корректор
Подпись
Н.С. Иванова
21.09.2007
1.44. В распорядительных служебных документах визы проставляются в
нижней части лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
1.45. В документе, подлинник которого направляется адресату, визы
проставляются в нижней части последнего листа лицевой стороны копии
отправляемого служебного документа.
1.46. Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его
содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их
деятельности.
Особые мнения, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном
листе, о чем делается отметка на проекте служебного документа. Замечания
обязательно докладываются лицу, подписывающему документ, например:
Замечания прилагаются
Начальник отдела финансового обеспечения
Подпись
Р.Е. Жемаркина
21.09.2007
1.47. Если в ходе визирования проекта служебного документа вносятся
существенные
изменения,
то
он
подлежит
повторному
визированию
должностными лицами.
1.48.
Служебные документы по вопросам, затрагивающим интересы
других структурных подразделений (внешних организаций), должны быть
согласованы с руководителями этих структурных подразделений (внешних
организаций).
1.49.
Внешнее согласование документа производится по распоряжению
председателя Палаты и оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования
располагается ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа и
включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым
согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись,
расшифровку подписи и дату согласования; или название документа,
21
подтверждающего согласование, его дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель
Контрольно-счётной палаты
Калужской области
Подпись Л.В. Бредихин
22 сентября 2007 года
СОГЛАСОВАНО
Письмо Управления по делам архивов
Калужской области
от 18.09.2007 № 01-15/177-К
1.50. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом
нижнем углу служебного документа.
1.51. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования,
если содержание служебного документа затрагивает интересы нескольких
организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».
Утверждение служебных документов
1.52. Особым способом введения служебных документов в действие является их
утверждение председателем Палаты или лицом, его замещающим.
1.53. Утверждение служебных документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда
требуются дополнительные распоряжения либо разъяснения).
1.54. При утверждении служебного документа приказом, протоколом гриф
утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или
УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже,
его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Приказом
Контрольно-счётной палаты
Калужской области
от 07.03.2007 № 77
1.55. При утверждении служебного документа председателем Палаты или лицом,
его замещающим, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования
должности, личной подписи должностного лица, утверждающего документ, ее
расшифровки и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Контрольно-счётной палаты
Калужской области
Подпись Л.В. Бредихин
21 сентября 2007 года
22
1.56. Гриф утверждения располагается перед текстом в правом верхнем углу
первого листа служебного документа и печатается от границы верхнего поля без
кавычек прописными буквами. При наличии нескольких грифов утверждения или
согласования их располагают на одном уровне.
Резолюция
1.57. Указание об исполнении служебных документов фиксируется в форме
резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей),
содержание поручения и срок исполнения, подпись должностного лица, давшего
поручение, которая состоит из личной подписи, инициалов и фамилии, дату.
Резолюции заместителя председателя Палаты, аудиторов Палаты, руководителя
аппарата имеют те же реквизиты.
1.58. Резолюция может оформляться на служебном документе или отдельном
листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция
относится.
1.59. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по
должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.
Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация работы.
1.60. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде
резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
1.61. На документах, не требующих указаний об исполнении и имеющих
типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, дата и
содержится подпись автора резолюции.
1.62. На документе, подготовленном по поручению руководителя группой
исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного
исполнителя.
Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа
1.63.
Ссылка на регистрационный номер и дату служебного документа
ключает регистрационный номер и дату служебного документа, на который дается
ответ, например: (на № 15-РМ от 15.03.2007). На служебных документах,
оформленных на бланках Палаты, регистрационный номер проставляется в
соответствии с расположением этого реквизита, а на стандартных листах бумаги дата
проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и
печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от
предыдущего реквизита.
Удостоверение подлинности служебного документа печатью
1.64. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих
факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также
предусмотренных нормативными правовыми актами, подпись ответственного лица
заверяется гербовой печатью Палаты.
Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать приведён
в Приложении 4-6.
1.65. Круглая печать с наименованием «Контрольно-счётная палата Калужской
области, Отдел административного обеспечения» (без изображения государственной
23
символики) ставится на размноженных экземплярах приказов и распоряжений
Председателя Палаты, протоколах заседаний Коллегии Палаты, протоколах
совещаний у Председателя Палаты, если на них не воспроизведена подпись, на
справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудников, а также на
командировочных удостоверениях, пакетах при отправке корреспонденции.
1.66. Оттиск печати проставляется ниже подписи должностного лица, чтобы он
не захватывал личную подпись должности лица, подписавшего документ.
1.67. Порядок пользования гербовой и другими печатями определяется
приказом Председателя Палаты. Печати хранятся в сейфах или металлических
шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут должностные
лица, в ведении которых находятся печати.
Заверение копии служебного документа
1.68. Заверение копии служебного документа производится для удостоверения
соответствия ее подлиннику. Копии документов заверяются проставлением надписи
«Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его подписи, ее
расшифровки и даты заверения. Отметка о заверении проставляется ниже реквизита
«подпись», например:
Подпись
Верно
Начальник отдела административного
и хозяйственного обеспечения
Подпись
Е.С. Соболева
24.02.2009
1.69. На копиях исходящих служебных документов, остающихся в деле,
допускается не указывать дату заверения и должность сотрудника, заверившего
копию.
1.70. При пересылке копии служебного документа в другие организации или
выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется малым штампом
«Контрольно-счётная палата Калужской области».
1.71. При оформлении копии служебного документа, касающегося прав
граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и когда
она выдана, а на самой копии - о том, что подлинник хранится в данной организации.
1.72. Копии исходящих служебных документов заверяются в отделе
административного и хозяйственного обеспечения. Палата может выдать копии
только тех документов, которые создаются в структурных подразделениях.
Отметка об исполнении служебного документа и направлении «В дело»
1.73. Отметка об исполнении служебного документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении. При отсутствии такого документа краткие
сведения об исполнении; слов «В дело»; номер дела, в котором будет храниться
документ; дату; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения
Палаты, в котором исполнен документ.
Идентификатор электронной копии служебного документа
24
1.74. Идентификатор электронной копии служебного документа указывает имя
файла, дату, время последнего обновления файла (версию документа) и его
местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику Палаты,
которому адресован документ. Идентификатор проставляется в колонтитуле на
первой и последующих страницах документа в левой части нижнего поля; гарнитура
Times New Roman, кегль шрифта 8 т.п.
При распечатке итогового документа, выходящего за пределы Палаты,
идентификатор удаляется.
1.75. Материалы проверок и обследований готовятся с односторонней печатью.
1.76. Заголовки к тексту выделяются жирным шрифтом, точки в заголовках не
ставятся.
2. Некоторые правила написания слов, словосочетаний и чисел
2.1. При первом упоминании организации должно быть приведено ее полное
название (с сокращением, указанным в скобках). При употреблении сокращений
необходимо соблюдать единообразие в пределах одного документа.
2.2. В тексте рекомендуется с осторожностью использовать сокращения:
например, «РФ» (следует писать: Российская Федерация) и т.п.
2.3. В кавычках пишутся:
- названия организаций с условным наименованием, например: завод
«Венталл»;
- названия
распорядительных
документов,
например:
распоряжение
Губернатора Калужской области от 15.03.2007 № 123-РМ «О мерах по ...».
2.4. Без кавычек пишутся:
- названия служебных документов, например: типовое положение о...,
инструкция по...;
- наименование организаций, в том числе сокращенные, например:
Центртелеком, ОАО КТЗ.
2.5. С прописной буквы пишутся наименование должностей:
- Губернатор Калужской области;
- Президент Российской Федерации;
- Председатель Правительства Российской Федерации;
- Министр Российской Федерации.
2.6. Со строчной буквы пишутся все должности руководителей органов
исполнительной власти, организаций и т.д., например: заместитель Губернатора
Калужской области, министр финансов Калужской области.
2.7. Все виды областных правовых актов (кроме Закона Калужской области) и
их проектов пишутся со строчной буквы:
- распоряжение Губернатора Калужской области;
- постановление Правительства Калужской области.
2.8. При написании многозначных чисел производится группировка их справа
налево по три цифры (кроме номеров счетов), например: 14 287 624 тыс. руб.,
12 841кв. метров, 2 000 рублей.
Разделение на регистры производится неразрывным пробелом: одновременным
нажатием клавиш Shift + Ctrl + пробел.
25
2.9. Неразрывный пробел ставится (одновременное нажатие клавиш
Shift+Ctrl+пробел)
- после знака №, например: № 456;
- перед числительными после сокращений: п. 12 статьи 5 Закона Калужской
области…;
- после числительных перед единицами измерений: 500 тыс. руб.; 25 кв.м.
3. Порядок оформления протоколов заседания Коллегии Палаты
3.1. Заседание Коллегии Палаты оформляется протоколом (Приложение 3-3,
который печатается на отдельных листах бумаги, форматом А4 (210*297 мм);
гарнитура Times New Roman; кегль – 13 т.п.
3.2. Дата и номер протокола оформляются словесно-цифровым способом.
3.3. Номер протокола заседания Коллегии Палаты состоит из знака «№» и
порядкового номера протокола, который ведется в пределах календарного года и
оформляется арабскими цифрами.
3.4. Дата печатается от левой границы текстового поля, номер протокола
располагается в той же строке, последний знак номера ограничивается правым полем
текста.
3.5. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит фамилию и инициалы председательствующего
(председателя Палаты) на заседании, должности, инициалы и фамилии лиц,
присутствовавших на заседании.
Основная часть протокола печатается через одинарный межстрочный интервал,
включает вопросы, рассматриваемые на заседании, принятые по ним решения.
3.6. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование
начинается с предлога «о» («об»), печатается через одинарный межстрочный
интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
3.7. Подписи отделяются от текста 3 интервалами и включают
наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную
подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и личную подпись и
расшифровку подписи (инициалы и фамилию) секретаря Коллегии.
26
Приложение 4-1
КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНАЯ ПАЛАТА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
248600, г.Калуга, пл. Старый Торг, 2
e-mail: administrativ_ksp@adm.kaluga.ru; ksp-klg@rambler.ru
тел. 57-40-61, вн. 32-51
тел/факс 57-40-61
___________________________________________________________________________________________________________
от
№
на
№
Адресат
Текст
Председатель
Л.В. Бредихин
27
Приложение 4-2
ПЕРЕЧЕНЬ
индексов для исходящих документов
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
Отдел административного и хозяйственного обеспечения;
Инспекция по контролю за расходами областного бюджета на экономику,
ЖКХ, охрану окружающей среды
Инспекция по контролю за расходами областного бюджета на социальную
сферу, науку, СМИ и бюджетов территориальных государственных
внебюджетных фондов
Инспекция по контролю взаимоотношений областного бюджета с местными
бюджетами и за расходами областного бюджета на безопасность и
правоохранительную деятельность
Инспекция по контролю за доходами от предпринимательской и иной
приносящей доход деятельности, государственными закупками и за
расходами на государственное управление
Инспекция по внешней проверке
Отдел по анализу формирования и исполнения доходной части областного
бюджета, государственного долга, экспертно-аналитической и информационной работы
Отдел финансового обеспечения
Председатель Контрольно-счётной палаты
Заместитель председателя Контрольно-счётной палаты
Руководитель аппарата Контрольно-счётной палаты
Главный специалист – системный программист
Консультант руководителя - юрист
28
Приложение 4-3
Пример оформления проекта письма
КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНАЯ ПАЛАТА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
248600, г.Калуга, пл. Старый Торг, 2,
тел. 77-82-51, тел/факс 57-40-61
administrativ_ksp@adm.kaluga.ru
от
№
на
№
Губернатору
Калужской области
А.Д. Артамонову
Уважаемый Анатолий Дмитриевич!
В соответствии со статьёй 16 Закона Калужской области от 26.03.1999 № 3-ОЗ
«О Контрольно-счётной палате Калужской области» и пунктом плана работы на 2007
год Контрольно-счётной палаты Калужской области проведена проверка
осуществления госзакупок, соблюдение законности получения и полноты учёта
средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход
деятельности в ГУЗ «Калужская областная станция переливания крови» в 2006 году и
текущем периоде 2007 года.
Направляю Вам материалы проверки.
Приложение:
Председатель
1. Акт с приложениями на 46 л. в 1 экз.
2. Отчет аудитора на 7 л. в 1 экз.
3. Представление в адрес ГУЗ «Калужская областная станция
переливания крови» на 2 л. в 1 экз.
Л.В. Бредихин
Баскакова Н.М.
77-81-30
29
Приложение 4-4
ОФОРМЛЕНИЕ АДРЕСОВАНИЯ
При направлении документа в организацию, её наименование пишется в
именительном падеже, например:
Администрация Губернатора
Калужской области
При направлении документа в структурное подразделение организации,
наименование структурного подразделения пишется также в именительном падеже,
например:
Законодательное Собрание Калужской области
Организационный отдел
При направлении документа должностному лицу, когда предполагается, что
именно это должностное лицо будет его рассматривать и принимать решение по
поставленным в нём вопросам, наименование организации входит в наименование
должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном
падеже, например:
Председателю Законодательного Собрания
Калужской области
П.Ф. Каменскому
При направлении документа конкретному должностному лицу структурного
подразделения, наименование организации указывается в именительном падеже,
наименование должности и фамилия – в дательном, при этом наименование
структурного подразделения входит в состав наименования должности, например:
Законодательное Собрание Калужской области
Председателю комитета
по бюджету, финансам и налогам
И.В. Яшаниной
30
Приложение 4-5
Перечень нерегистрируемой корреспонденции
1. Периодические печатные издания (книги, журналы, брошюры, бюллетени,
сборники законодательных актов и т.п.).
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний,
конференций и т.п.
3. Статистические сборники и сводки.
4. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
5. Учебные планы, программы (копии).
6. Документы, присланные для сведения.
7. Сообщения органов государственной власти, государственных органов о
заседаниях, совещаниях и повестки дня.
8. Телефонные справочники органов государственной власти.
9. Внутренняя переписка Палаты.
10. Копии документов, в том числе переданные по линии факсимильной связи.
11. Бухгалтерские документы (учитываются в отделе финансового обеспечения).
12. Документы материального учета.
13. Сводки, информации, письма, присланные для сведения.
31
Приложение 4-6
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
1. Акты выполненных работ, акты списания и т.д.
2. Доверенности на право получения товарно-материальных ценностей, на право
ведения дел в суде и т.д.
3. Договоры подряда, договоры о сотрудничестве, об аренде помещений и т.д.
4. Командировочные удостоверения.
5. Образцы оттисков печатей и росписей должностных лиц, имеющих право
совершения финансово-хозяйственных операций.
6. Гарантийные письма (на выполнение работ и услуг).
7. Поручения (банковские, платёжные, пенсионные).
8. Контракты на покупку основных средств.
9. Трудовые договоры.
32
Приложение 4-7
Пример оформления проекта приказа
КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯ ПАЛАТА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
П Р И К А З
от «____»____________200_ года
№ _____
О подготовке к празднику
В целях соблюдения требований правил внутреннего трудового распорядка и
мер противопожарной безопасности накануне праздника - Дня Защитника Отечества
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Руководителю аппарата Федорову В.В. и комиссии в составе: Соболева Е.С.,
Жемаркиной Р.Е., Куницына М.Ю. до 15 ч. 30 мин. 20.02.2009 проверить
противопожарное состояние помещений, обеспечить отключение компьютерного
оборудования от электрической сети на период с 16 ч. 00 мин. 20.02.2009 до 8 ч. 30
мин. 24.02.2009.
2. Ответственность за соблюдение требований правил внутреннего трудового
распорядка и мер противопожарной безопасности возложить на руководителей
структурных подразделений.
3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя
председателя Контрольно-счетной палаты Кузнецову Л.Н.
Председатель
Л.В. Бредихин
Ознакомлены
В.В. Фёдоров
Е.С. Соболева
Р.Е. Жемаркина
М.Ю Куницын
Разослано: Члены Коллегии – 7 экз.
Руководители структурных подразделений - 7 экз.
Федоров В.В.
53-10-42
33
Приложение 4-8
Пример оформления проекта распоряжения
КОНТРОЛЬНО-СЧЁТНАЯ ПАЛАТА
КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«____»___________________200_г.
№ ___- П
О закреплении копировальных аппаратов
В связи с производственной необходимостью
оперативности в работе структурных подразделений
и
в
целях
повышения
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений назначить ответственных за
копировальные аппараты.
2. Главному специалисту – системному программисту Куницыну М.Ю. провести
инструктивное занятие с должностными лицами, ответственными за эксплуатацию, о
порядке работы с аппаратами и соблюдении техники электро- и пожаробезопасности.
3. Установить, что обеспечение бумагой для копирования производится в счёт
лимитов, выделенных на сотрудников структурных подразделений.
4. Отделу административного и хозяйственного обеспечения осуществлять
строгий контроль за соблюдением ответственными лицами порядка и правил
эксплуатации при работе копировальных аппаратов.
5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на
руководителя аппарата Фёдорова В.В.
Председатель
Л.В. Бредихин
Разослано: Руководители структурных подразделений - 7 экз.
Федоров В.В.53-10-42
34
Приложение 3-3
Пример оформления протокола Коллегии
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ
Контрольно-счетной палаты Калужской области
16 августа 2007 г.
Председательствовал
Председатель Контрольно-счётной палаты
Калужской области
№8
Бредихин Л.В.
Присутствовали:
Члены Коллегии
Кузнецова Л.Н.
Александрова Л.И.
Баскакова Н.М.
Зезюлин В.Н.
Максимов С.Е.
Волошина А.В.
Фёдоров В.В.
Список лиц, приглашенных на заседание Коллегии
Министр экономического развития
Калужской области
Шерейкин М.Л.
Повестка дня
1.
2.
3.
и т.д.
I. Слушали _______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Коллегия решила:
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
и т.д.
II. Слушали _______________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Коллегия решила:
1. ________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________
и т.д.
Председатель Коллегии
Л.В. Бредихин
Секретарь Коллегии
Е.С. Соболева
35