Ведение личных дел работников

Ведение личных дел работников. На что следует обратить внимание?
В любой организации для систематизации данных о работниках кадровики ведут личные
карточки по форме Т-2 *(1). Кроме того, могут быть оформлены личные дела сотрудников. О
том, обязательно ли вести личное дело, что входит в его состав, как оформляется, ведется и
хранится личное дело, мы расскажем в нашей статье.
Обязательность ведения личного дела
В трудовом законодательстве, а также действующих инструкциях по делопроизводству
понятие "личное дело" не раскрывается, хотя некоторыми законами установлена обязанность
по его ведению. В частности, в силу ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О
государственной
гражданской
службе
Российской
Федерации"
кадровая
служба
государственного органа должна вести личные дела государственных гражданских служащих.
Причем порядок их ведения регламентирован Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 "Об
утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего
Российской Федерации и ведении его личного дела" (далее - Положение). Также обязанность
ведения личного дела установлена федеральными законами от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О
муниципальной службе в Российской Федерации" и от 17.01.1992 N 2202-1 "О прокуратуре
Российской Федерации".
Получается, что организации и учреждения, не относящиеся к государственной или
муниципальной службе, не обязаны оформлять и вести личные дела и могут информацию о
работниках систематизировать так, как удобно им. Но мы рекомендуем вести личные дела и
иным бюджетным учреждениям, и вот почему.
Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются
персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных
данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) и гл. 14 ТК РФ: персональные данные работника информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся
конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамилия, дата рождения, адрес, а
так же имущественное положение, образование и доходы работника. Работодатель должен
соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при
необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования или утраты за
свой счет. В этих целях и ведутся личные дела.
Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в
Российской Федерации" организации при ликвидации должны передать документы по личному
составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом
личные дела легче будет передать на архивное хранение.
Состав личного дела
Итак, как мы сказали выше, личное дело - это комплект документов, содержащих
персональные данные работника. Для государственных служащих состав личного дела
определен Положением. В частности, к нему приобщаются:
- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении
должности государственной гражданской службы РФ;
- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной
формы с приложением фотографии;
- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской
службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
- копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов
гражданского состояния;
- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или
иной службы;
- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной
переподготовке, повышении квалификации, присвоении ученой степени, ученого звания;
- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных,
воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые
имеются);
- копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных
соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный
контракт;
- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную
должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской
службы;
- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву
на военную службу);
- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от
замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его
приостановлении;
- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об
исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по
месту жительства на территории РФ;
- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина
заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
- иные документы.
В других бюджетных организациях, не относящихся к государственной службе, кадровый
работник самостоятельно формирует личное дело, руководствуясь указанным перечнем. Для
этого заводится специальная папка (например, картонный скоросшиватель "Дело"), в которую
подшиваются документы, касающиеся конкретного работника, в частности:
- личная карточка;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника, приказы и распоряжения по личному составу,
касающиеся данного работника;
- справки, объяснительные, фотографии;
- иные документы.
Оформляем личное дело
Для оформления личного дела рекомендуем пользоваться Положением, ГОСТ Р 6.302003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2), а также
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения*(3) (далее - Перечень).
Лучше всего заводить личное дело после оформления трудовых отношений, то есть
после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Далее все
документы, касающиеся работника, для обеспечения надлежащей сохранности и удобства в
обращении с личным делом подшиваются и помещаются в отдельную папку.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер, заполняются
соответствующие позиции на его лицевой обложке и корешке, в него вкладывается внутренняя
опись.
Поскольку делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных в одну обложку*(4), прежде всего нужно оформить его
обложку. Для удобства использования и хранения заголовок дела необходимо перенести из
номенклатуры дел. Приведем пример.
МЛПУ "Городской противотуберкулезный диспансер"
(наименование предприятия, организации, учреждения)
┌──────────────────────┐
│Фонд N
│
│
────────────────┤
│Опись N
2 л/с
│
│
───────────────┤
│Дело N
2
│
│
───────────────┤
└──────────────────────┘
Личное дело N 26
Пахомова Варвара Романовна
(фамилия, имя, отчество)
┌──────────────────────┐
│Фонд N
│
│
────────────────┤
│Опись N
2 л/с
│
│
───────────────┤
│Дело N
2
│
│
───────────────┤
└──────────────────────┘
Дата начала: 22.10.2005
Дата окончания: 11.05.2010
На 69 листах
Хранить 75 лет
Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о
приеме на работу и увольнении работника.
Кроме обложки, нужно оформить внутреннюю опись документов и лист-заверитель, а
также пронумеровать листы.
Отдельно скажем про внутреннюю опись, которая представляет собой перечень
документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц
личного дела, на которых расположен конкретный документ, и помогает быстро его найти.
Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления
документов в течение трудовой деятельности работника. В нее необходимо вносить
наименования помещаемых в личное дело документов, количество листов, дату изъятия
документа из дела с указанием лица, изъявшего документ. В случае временного изъятия
документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела
производится только с разрешения руководителя кадрового отдела. Внутренняя опись
подписывается составившим ее лицом с указанием даты составления. Листы внутренней описи
дела нумеруются отдельно.
Приведем пример оформления внутренней описи личного дела.
Опись документов личного дела
Тропининой Анны Петровны
─────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
┌───┬───────────────┬─────┬──────────┬─────────────┬──────┬────────────────
┐
│ N │ Наименование │Коли-│
Дата
│ Кому выдан │Номера│
Примечание
│
│п/ │
документа
│чест-│
выдачи
│
документ
│листов│
│
│ п │
│ во
│документа │
│ дела │
│
│
│
│лис- │
│
│
│
│
│
│
│ тов │
│
│
│
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│ 1 │
Заявление о
│
1
│
│
│ 1-2
│
│
│
│
приеме на
│
│
│
│
│
│
│
│
работу
│
│
│
│
│
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│ 2 │ Копия диплома │
2
│06.07.2010│Петрова А.И.,│ 3-5
│
Вернула
│
│
│об образовании │
│
│
старшая
│
│
12.07.2010
│
│
│
│
│
│
медсестра
│
│
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│ 3 │
Копия
│ 1 │
│
│ 6
│N 325-425-96352│
│
│ свидетельства │
│
│
│
│
│
│
│ обязательного │
│
│
│
│
│
│
│
пенсионного
│
│
│
│
│
│
│
│
страхования
│
│
│
│
│
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│ 4 │
Трудовой
│ 5 │
│
│ 7-11 │ от 22.06.2010
│
│
│
договор
│
│
│
│
│
N 23-06
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│ 5 │Приказ о приеме│ 1 │
│
│ 12 │ от 22.06.2010
│
│
│
на работу
│
│
│
│
│
N 6-к
│
├───┼───────────────┼─────┼──────────┼─────────────┼──────┼────────────────
┤
│...│...
│...
│...
│...
│...
│...
│
└───┴───────────────┴─────┴──────────┴─────────────┴──────┴────────────────
┘
Специалист отдела кадров
Морозова
/Н.В. Морозова/
Не рекомендуем включать в личные дела документы, имеющие временный срок
хранения - до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и пр.). Срок
хранения документа поможет определить Перечень.
Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением
Коллегии Росархива от 06.02.2002) личное дело формируется в течение всего периода работы
данного лица в организации.
После увольнения работника дело закрывается, оформляется лист-заверитель и личное
дело прошивается. Важно не забыть оформить лист-заверитель, так как он показывает
количество листов в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов,
присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и
подписывается работником кадровой службы.
Лист-заверитель дела N 39
В деле прошито и пронумеровано 102 (сто два) листов,
────────────
в том числе:
литерные номера листов 10а, 29а, 57б
───────────────
пропущенные номера листов
─────────────
+ листов внутренней описи 3 (три)
────────
┌─────────────────────────────────────────────────┬─────────────────────┐
│Особенности физического состояния и формирования │Номера листов
│
│дела
│
│
├─────────────────────────────────────────────────┼─────────────────────┤
│
│
│
└─────────────────────────────────────────────────┴─────────────────────┘
Специалист отдела кадров
20.05.2010
Морозова
/Н.В. Морозова/
Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не
регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором
урегулировать вопросы ведения, оформления и хранения личных дел. В таком документе
можно предусмотреть упрощенный порядок ведения личных дел (например, не прошивать
листы и не составлять опись).
Кадровики часто задают вопрос: можно ли ознакомить работника с его личным делом?
Не только можно, но и нужно. В соответствии с Законом N 152-ФЗ работник, как субъект
персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных, имеющихся
у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник
имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных, на
свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой
записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев,
предусмотренных федеральным законом.
На основании п. 3 ст. 14 Закона N 152-ФЗ доступ к своим персональным данным
предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника или его
законного представителя. А статья 20 Закона N 152-ФЗ обязывает работодателя, как оператора
персональных данных, при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему
информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность
ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты
получения его запроса.
Исходя из анализа законодательных актов работник имеет право в любое время
ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за
исключением случаев, когда:
- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в
результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности,
осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;
- обработка персональных данных осуществляется органами, задержавшими работника
по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими ему обвинение по
уголовному делу, либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за
исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ случаев,
когда допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными
данными;
- предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы
других лиц.
В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан
работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения
или даты получения запроса (ст. 20 Закона N 152-ФЗ).
Порядок передачи личных дел в архив
Личные дела работников должны храниться в отделе кадров. А вот после увольнения
личное дело нужно подготовить к передаче в архив. Для этого несколько личных дел
объединяются и помещаются в одну обложку путем их сшивания, при этом их объем не должен
превышать 250 листов (том).
Материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) располагаются в алфавитном
порядке (пофамильно), при этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам,
отделяются друг от друга чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и
отчества соответствующего лица, трудовые отношения с которым прекращены.
Каждое объединенное дело (том) сопровождается внутренней описью с перечислением
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены
соответствующие документы (сведения). Опись документов можно готовить на компьютере, а
дата и подпись ставятся вручную. В конец дела подшивается лист-заверитель дела.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их
в делопроизводстве. Согласно п. 337 Перечня личные дела сотрудников должны храниться 75
лет, а личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов
фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно.
Ответственность за ведение личных дел
Напомним, что вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории
персональных данных, работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона N 152-ФЗ
и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных
данных, рекомендуем оборудовать офис отдела кадров таким образом, чтобы исключить
возможность хищения и утраты личных дел (например, приобрести несгораемые шкафы).
Помните, что лица, уполномоченные на ведение и хранение личных дел работников, могут
привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных
сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка
ведения этих дел.
Например, в случае разглашения сведений, составляющих государственную и иную
тайну, или служебной информации, ставшей известной гражданскому служащему в связи с
исполнением им должностных обязанностей, в том числе персональных данных, он может быть
уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Федерального закона от
27.07.2004 N 79-ФЗ).
Административным законодательством также предусмотрены санкции за нарушение
установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения
информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ
предусмотрен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1 000 руб.
для должностного лица.
В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным
доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных
или профессиональных обязанностей, влечет наложение на должностное лицо
административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб.
К гражданским служащим могут быть применены нормы уголовного законодательства.
Например, если установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных
данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то в соответствии со
ст. 283 УК РФ его могут наказать арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на
срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься
определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния,
но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на
срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься
определенной деятельностью на срок до 3 лет.
Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица,
составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений
в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах
массовой информации в силу ст. 137 УК РФ наказываются штрафом в размере от 20 000 до
50 000 руб. или в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо
обязательными работами на срок от 120 до 180 ч, либо исправительными работами на срок до
1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной
личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.
Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения,
наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать
определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6
месяцев.
Т. Шадрина,
эксперт журнала "Бюджетные учреждения: ревизии
и проверки финансово-хозяйственной деятельности"
"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности",
N 8, август 2010 г.
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
*(2) Введен в действие Постановлением Госкомстата РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
*(3) Утвержден Росархивом 06.10.2000.
*(4) ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв.
Постановлением Госкомстата РФ от 27.02.1998 N 28.