Нарушения, выявленные проверкой контрольно

Нарушения, выявленные проверкой Контрольно-счетного органа Александровского района
по Администрации м.о. г. Струнино за период с 01.04.2013г. по 01.04.2014г.
1. Согласно договорам №1 от 01.01.2010г. и №1/1 от 09.01.2014г. бухгалтерия МУ
«УЖН» осуществляет бухгалтерское обслуживание финансово-хозяйственной деятельности
Администрации. Согласно п.1.2. договора бухгалтерское обслуживание включает в себя
ведение бухгалтерского и налогового учета и отчетности.
В ходе проверки установлено, что МУ «УЖН» осуществляет также кадровое
обслуживание Администрации, однако, договор на кадровое обслуживание с администрацией
г.Струнино не заключался.
МУ «УЖН» необходимо было заключить договор или соглашение на кадровое
обслуживание Администрации.
2. Согласно Распоряжения главы администрации м.о. г.Струнино «Об учетной политике
на 2013 год» утверждено Положение об учетной политике Администрации г. Струнино.
Согласно учетной политике бюджетный и казенный учет осуществляется в соответствии с
Бюджетным кодексом РФ, Законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"
(далее - Закон 129-ФЗ), иными нормативно-правовыми актами РФ и Инструкцией по
бюджетному учету и т.д. Федеральный Закон от 21.11.1996г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском
учете" с 01.01.2013г. утратил силу, а вступил в действие Федеральный Закон от 06.12.2011г.
№402-ФЗ "О бухгалтерском учете", однако учетная политика администрации г. Струнино не
изменялась и соответствующие изменения в нее не внесены.
3. Проверка правильности ведения кассовых операций, полноты и своевременности
оприходования денежных средств в кассу, а так же их целевого использования и соблюдения
кассовой дисциплины проведена сплошным порядком с 01 апреля 2013 года по 01 апреля
2014 года.
В соответствии с п. 4.1.2 Учетной политики инвентаризация наличных денежных средств
в администрации должна проводиться один раз в месяц, однако за проверяемый период
инвентаризация кассы не проводилась.
В нарушение Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой
Банка России на территории РФ, утв. Банком России от 12.10.2011 №373-П кассовая книга
Учреждения по окончании отчетного 2013 года не распечатана, не прошнурована и не
опечатана. В период проверки после замечания проверяющих кассовая книга приведена в
соответствие.
4. Ревизия расчётно-кредитных операций и расчётов с подотчётными лицами
проводилась сплошным методом.
Проверкой правильности выдачи денежных средств под отчет за весь проверяемый
период установлено, что выдача наличных денег под отчет осуществляется по письменному
заявлению получателя, оформленному на обратной стороне расходно-кассового ордера, на
котором отсутствует:
- назначение аванса;
- расчет (обоснование) размера аванса;
- сотрудником бухгалтерии не проставлен код по классификации расходов, на который
должен быть отнесен расход;
- бухгалтером не делается отметка об отсутствии за подотчётным лицом задолженности по
предыдущим авансам;
- отсутствует собственноручная надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на
который выдаются наличные деньги, подпись и дата.
В проверяемом периоде установлены случаи, когда денежные средства по данным РКО
выдаются без письменного заявления получателя денежных средств, зафиксированы
неоднократно:
Кроме того, установлены случаи, когда денежные средства в подотчет выдаются по РКО
без подписи руководителя:
Имеются случаи, когда на документе отсутствуют паспортные данные получателя
денежных средств:
В нарушение Положения ЦБ РФ № 373-П передача полученных подотчетных сумм одним
работником другому запрещена, однако, данный факт в ходе проверки был установлен:
Кроме того, в проверяемом периоде выдача денежных средств из кассы подотчетным
лицам осуществлялась по факту ранее произведенных расходов подотчетным лицом, после
предоставления авансового отчета, что подтверждается датами приложенных к авансовым
отчетам документов (кассовых и товарных чеков).
То есть, в Учреждении изначально работнику денежные средства под отчет не выдаются.
Сотрудник сам покупает необходимые
материальные ценности, а потом составляет
авансовый отчет, в котором указывает израсходованную сумму. На основании этого
документа работнику возмещаются по РКО потраченные средства. Однако, авансовые отчеты
на произведенные таким образом расходы заполнены некорректно.
Необходимо своевременно выдавать работникам авансы для осуществления расходов. В
том случае, если подобные ситуации, когда работники вынуждены расходовать свои личные
средства для осуществления хозяйственных расходов, возникают достаточно часто и
обусловлены производственной необходимостью, рекомендуем указать в приказе о порядке
представления и утверждения авансовых отчетов, что в исключительных случаях
перечисленные в нем лица вправе использовать собственные денежные средства на
приобретение для нужд учреждения какого-либо имущества, действуя при этом от имени
фирмы. Также в приказе следует отметить, что после представления работником авансового
отчета Учреждение обязано возместить ему понесенные расходы. Необходимо, чтобы все
сотрудники, имеющие право получать средства под отчет, были ознакомлены с этим
приказом "под роспись".
Кроме того, нарушены требования к заполнению авансового отчета.
Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне
формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные
расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки
контрольно-кассовой техники (ККТ), товарные чеки и другие оправдательные документы) и
суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету,
нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В ходе проверки было установлено, что в большинстве авансовых отчетов, на оборотной
стороне отчета перечень документов, подтверждающих, произведенные расходы подробно не
расписывается. Документы, которые прикладываются к авансовому отчету, подотчетным
лицом в порядке их записи в отчете не нумеруются.
В проверяемом периоде использовались денежные средства на проведение культурных
мероприятий с вручением подарков, сувениров.
В случае, если товарный чек не имеет подробной расшифровки о приобретенном товаре,
представители организации должны составить акт, в котором следует отразить, что конкретно
и для каких целей было приобретено.
В ходе проверки полноты учета материальных запасов установлено, что в нарушение
Инструкции утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, учреждением не
ведется учет материальных ценностей: приобретаемых в целях награждения (дарения), в том
числе, ценными подарками и сувенирами на забалансовом счете 07 «Переходящие награды,
призы, кубки и ценные подарки, сувениры».
Для списания с баланса материальных запасов на основании документов,
подтверждающих их количественный расход, согласно Инструкции №148н должен
использоваться Акт ф.504230. Однако, списание приобретенной подарочной и сувенирной
продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи и продуктов питания по статье
290 "Прочие расходы" КОСГУ, для проведения различных мероприятий, производится по
актам не установленной формы.
Акты с указанием списка лиц, получивших подарки, в проверяемом периоде составлялись
не в каждом случае награждения.
5.В ходе проведения проверки, было установлено следующее. На обслуживании МУ
«УЖН» находится Муниципальное бюджетное культурно-досуговое учреждение
«Струнинский Дом культуры» (далее МБКДУ «Струнинский Дом культуры»»), за которым
местной администрацией города Струнино закреплено имущество на праве оперативного
управления. Имущество Дома культуры учитывается на самостоятельном балансе и состоит
из основных и оборотных средств, необходимых для выполнения уставных целей Дома
культуры. Доходы, полученные от использования данного имущества, поступают в
самостоятельное пользование и распоряжение Дома культуры и учитываются на отдельном
балансе.
В ходе проверки было установлено, что за период проверки с 01.04.2013г. по
01.04.2014г. помещение здания по адресу : г.Струнино, пер.Клубный, д.1 регулярно сдавалось
в аренду, что подтверждается заключенными договорами совместной деятельности и актами
об оказании услуг.
В соответствии с п. 3 ст. 298 ГК РФ и п. 4 ст. 9.2 Федерального закона от 12.01.1996 №
7-ФЗ "О некоммерческих организациях" бюджетное учреждение вправе осуществлять
приносящую доход деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей,
ради которых оно создано. Указанная деятельность реализуется в соответствии с этими
целями и должна быть указана в его учредительных документах.
В результате виды деятельности, указанные в договорах, не соответствует видам
деятельности учреждения, предусмотренным его Уставом. Соответственно, в Уставе
бюджетного учреждения необходимо четко прописать оказываемые услуги, которые
предоставляются как на платной, так и безвозмездной основе. А именно, если учреждение
планирует сдавать имущество в аренду, то необходимо отдельно указать вид деятельности сдача в аренду недвижимого имущества, закрепленного за Учреждением по согласованию с
Учредителем.
В связи с тем, что договора на предоставление помещений в аренду оформлены не
надлежащим образом и вышеизложенным в настоящем акте Контрольно-счетный орган
Александровского района предлагает Учредителю в лице местной администрации города
Струнино:
- усилить контроль за использованием муниципального имущества и полнотой поступлений
соответствующих доходов в бюджет;
- при дальнейшей сдачи имущества в аренду внести изменения в устав, а именно указать вид
деятельности - сдача в аренду недвижимого имущества, закрепленного за Учреждением по
согласованию с Учредителем.
6. В нарушение Инструкции «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета
для органов государственной власти (государственных органов), органов местного
самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами,
государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и
инструкции по его применению» утвержденной приказом Министерства финансов
Российской Федерации от 01.12.2010 года № 157н инвентарные номера на объектах
основных средств находящихся на балансе муниципального учреждения «управление
жизнеобеспечения населения» города Струнино отсутствуют. В связи, с чем провести в ходе
проверки финансово-хозяйственной деятельности полную и качественную инвентаризацию
не представилось возможным.
В ходе проведения ревизии после замечаний проверяющей группы сотрудниками УЖН
работа по нанесению маркировки на основные средства была осуществлена.
В нарушение п.3 статьи 11 Федерального Закона от 06.12.2011г. №402-ФЗ и пункта 27
Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации (утв.
Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н) передача дел при смене Главы
администрации г.Струнино и вступлении в должность нового Главы не осуществлялась.
7. При проверке правильности оформления путевых листов МКУ «УЖН» был
установлен факт небрежного и неполного заполнения обязательных реквизитов путевых
листов, так:
- в путевых листах порядковый номер не проставлен;
- пробег автомобиля указан в целом, не указан конкретный путь следования, с указанием
километража по каждому маршруту, а сделаны лишь записи «По району», «СтруниноАлександров-Струнино» и т.п.;
- подписи лиц, пользовавшихся автомобилем в течение дня, отсутствуют.
- кроме того, имеются многочисленные исправления показаний остатков горючего в графах
при выезде, при возвращении, расход по норме.
Таким образом, МКУ «УЖН» принимались к учету путевые листы, оформленные не
надлежащим образом.
Кроме того, в нарушение п. 17 Порядка заполнения путевых листов № 152 журнал учета
движения путевых листов в проверяемом периоде отсутствовал. В ходе проверки, после
замечаний проверяющих, данный журнал был оформлен.
Кроме того в ходе проверки, проверялось соответствие данных указанных на чеках на
заправку автомобиля данным отраженным в путевом листе. В ходе чего был установлен факт,
когда время заправки служебных автомобилей учреждения, указанное в кассовых чеках АЗС,
не соответствует их времени выезда и заезда в гараж, отмеченному в путевых листах.
Также установлен факт, когда к одному путевому листу приложено два чека АЗС на
заправку в один день разными видами топлива:
Руководству Администрации и МУ «УЖН» необходимо усилить контроль за
соблюдением правильности учета прихода и расхода ГСМ и за использованием
автотранспорта в служебных целях.
8. В ходе ревизии проведена проверка начисления заработной платы, установления
надбавок и доплат работникам Администрации г. Струнино, Совета народных депутатов г.
Струнино.
При проверке начислений и выплат заработной платы Главе города установлено, что в
нарушении ч.4 ст.17 Устава муниципального образования г.Струнино (далее – Устав), по
распоряжению Главы в связи с праздником «День защитника отечества» премировать Главу
города в размере ежемесячного денежного содержания, тогда как Глава города подконтролен
и подотчетен Совету народных депутатов и выплата премий Главе производится с решения
Совета. Таким образом, таким образом выявлена необоснованно выплаченная сумма премии.
Кроме того, установлено, что в нарушение пп.2 п.4 контракта с Главой администрации,
а также ч.3 ст.18.1 Устава (изм. от 26.10.2010 г. №59) по распоряжениям Главы города от
премировать Главу местной администрации, в размере одного должностного оклада по
итогам работы за второе полугодие 2013 г. и базового должностного оклада в связи с
праздником «День защитника отечества» соответственно распоряжениям, тогда как размер и
условия оплаты труда Главы администрации, а соответственно и премирование определяется
Советом, а также Глава администрации подконтролен и подотчетен Совету и выплата премий
Главе администрации производится с решения Совета. Таким образом, выявлена
необоснованно выплаченная сумма премии Главе администрации.
Также проверкой выявлено, что по распоряжению Главы администрации на заместителя
главы администрации по жизнеобеспечению на время болезни Главы администрации
возложены обязанности Главы с выплатой разницы денежного содержания Главы
администрации и заместителя главы администрации по жизнеобеспечению. Начисленная
разница является неправомерной, в нарушение ч.10 ст.18.1 Устава (изм. от 30.07.2007г. №24)
и пп.3 п.7 Положения «Об администрации муниципального образования г.Струнино»,
утвержденного решением СНД от 25.03.2008 г. №14, т.к. в период временного отсутствия
Главы администрации его полномочия осуществляет заместитель, при этом полномочия
Главы администрации осуществляются в полном объеме.
Кроме того, в нарушение ст. 122 Трудового кодекса РФ заместителю главы
администрации по жизнеобеспечению, принятому на работу в администрацию г.Струнино.
предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск (1,5 месяца непрерывной работы), тогда
как право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по
истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
При проверке начислений и выплат заработной платы специалистам администрации
установлено следующее: главный специалист администрации г.Струнино относится к
старшей группе должностей муниципальной службы и, согласно п.3.ст.3 раздела 2 Положения
ежемесячная надбавка к должностному окладу за особые условия труда по старшей группе
должностей муниципальной службы устанавливается в размере от 60 до 90%% должностного
оклада. В нарушение вышеуказанного пункта Положения
главному специалисту по
земельному и административному контролю в июле 2013г. начислена надбавка за ОУТ в
размере 120%. Выявлена излишне начисленная сумма надбавки, также главному специалисту
по муниципальному контролю надбавка за ОУТ в августе 2013 г. составила 120%, а за период
с сентября по декабрь 180% ежемесячно. Выявлена излишне начисленная сумма надбавки за
период с августа по декабрь составила. Таким образом, выявлены неправомерно начисленные
суммы надбавки за ОУТ главным специалистам.
В проверяемом периоде финансовым управлением администрации Александровского
района совместно с КСО Александровского района была проведена проверка правильности
начисления и выплаты заработной платы работникам администрации города Струнино и
работникам МУ "УЖН", где было установлено, что в результате незаконного сокращения
штатов администрации г.Струнино необоснованно выплачены выходные пособия.
Кроме того, выявлена излишне начисленная сумма отпускных в том числе:
Настоящей проверкой установлено, что, несмотря на нарушения и необоснованность
вышеуказанных выплат, в октябре и ноябре 2013 г. продолжались выплаты среднемесячного
заработка за второй и третий месяц нетрудоустройства раду лиц., а суммы предыдущей
проверки возмещены не были. Таким образом, выявлена неправомерно выплаченная сумма
среднемесячного заработка в октябре и ноябре 2013г.
В результате неправомерно начисленных выплат выявлена значительная сумма ущерба
муниципальному образованию г. Струнино составила .
9. В ходе проверки установлено, что в нарушение ч.1 ст. 9 Федерального закона от
21.07.2005г. №94-ФЗ « О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ,
оказание услуг для государственных и муниципальных нужд», а также ст.72 Бюджетного
кодекса РФ оплата ОАО «Владимирэнергосбыт» за электроэнергию и за уличное освещение
производится по договорам, действующим свыше 3-х лет.
Также, несмотря на замечания, указанные в акте проверки правильности размещения
муниципальных заказов от 25.09.2013г., имеют место случаи заключения договоров подряда
на выполнение работ, аналогичных муниципальным контрактам. Администрацией г.Струнино
заключены муниципальные контракты с МКП «Наш город» на 3 и 4 квартал 2013 года.
Виды работ, указанные в договорах подряда предусмотрены техническими требованиями,
указанными в приложении №1 к муниципальным контрактам, и должны выполняться МКП
«Наш город» без дополнительной оплаты. Таким образом, выявлено необоснованно
заключенные договора..
Несмотря на замечания, указанные в справке выборочной проверки исполнения бюджета
г. Струнино от 13.08.2013г., имеют место случаи заключения договоров на оказание услуг
бюджетным учреждениям сторонними организациями от имени местной администрации в
лице Главы, а не руководителями бюджетных учреждений, что не соответствует Уставам
бюджетных учреждений (п.2 пп.1.8 Устава МБУ «СДЮСОЦ»).
Также в вышеуказанной справке указано на отсутствие систематизированного анализа
доходов бюджета и отсутствие учета и анализа недоимки по доходам в бюджет города, до
настоящего вышеуказанные нарушения не устранены.
10. В ходе проверки установлено, что в нарушение статьи 13 Федерального Закона от
06.12.2011г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете", пункта 7 Инструкции, утвержденной
приказом Минфина от 28.12.2010г. №191н «О порядке составления и представления годовой,
квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы РФ»
данные бухгалтерской отчетности не соответствуют данным Главной книги и данным
Журналов операций № 4, №6,№8.
На момент проверки Главная книга за 2013 год не распечатана и не сброшюрована.
Расходы сверх утвержденных лимитов в бухгалтерском учете не отражены, документы не
разнесены в журналы-ордера и Главную книгу, что привело к искажению бюджетной
отчетности.
Сумма просроченной кредиторской задолженности подтверждается актами сверок с
организациями и первичными документами на выполнение работ, оказание услуг.
Для проверки сумм кредиторской и дебиторской задолженности Контрольно-счетным
органом Александровского района проведены две встречные проверки с ОАО «СТВК» и
МКП «Наш город». По результатам проведенных встречных проверок установлено
соответствие предоставленным данным по кредиторской и дебиторской задолженности в ходе
ревизии.
Согласно полученных объяснений от заведующей финансово-экономическим отделом
администрации г.Струнино кредиторская задолженность сверх утвержденных лимитов в
бухгалтерском учете не отражалась, так как была не запланирована в бюджете г.Струнино).
Таким образом, в нарушение требований п.3 ст.219 Бюджетного кодекса РФ
администрацией м.о. г.Струнино в 2012-2013 гг. допускалось принятие бюджетных
обязательств сверх доведенных в текущем году лимитов.
Соответственно, при формировании бюджета на 2014 год вышеуказанная задолженность
не учитывалась, оплата просроченной кредиторской задолженности 2012-2013гг. в 2014 году
также является нарушением требований п.3 ст.219 Бюджетного кодекса РФ.
Вышеуказанные выводы свидетельствуют о недостаточном контроле руководства
Администрации в проверяемом периоде.
Председатель КСО
Н.А. Скопинова