.

РАЗДЕЛ VII. СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫЕ СРЕДСТВА К
АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Лекция № 22 Описание архивных документов
1. Понятие и уровни описания
2. Пять групп элементов описания
3. Описание на уровне фонда
4. Описание на уровне единицы хранения и документа
1. Понятие и уровни описания
Для того чтобы информацию легко и быстро можно было отыскать в
архиве, она подвергается аналитико-синтетической обработке, т.е. сжатию,
свертыванию, обобщению – описанию.
Для архива, в узком смысле, описание – это раскрытие состава и
содержания документов каждого дела для обеспечения быстроты поиска и
использования
документов.
Описание
заключается
в
выявлении
информационных характеристик и в письменном обозначении этих
характеристик на обложке дел или карточках.
Под описанием документов понимается:
 процесс создания вторичной документной информации путем
аналитико-синтетической
переработки
первичной
информации,
содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из
учетных и других документов архива с целью создания информации о
документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования;
 собственно вторичная документная информация о составе и
содержании документов, справочные данные, а также сведения об их
физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.
Описание
начинается
там,
где
заводится
дело,
т.е.
в
делопроизводстве учреждений – на обложках заведенных дел в начале
1
года. Первоначально карандашом пишут список тех документов, которые
были сформированы в дела.
В архивах описание производится, если дела поступили описанные
неудовлетворительные или совсем не описанные. При научно-технической
обработке большего комплекса документов описание производится
сначала на карточках, что помогает исправлять неточности и облегчает их
классификацию в дальнейшем (Пример: фонд 15 Татарский реском
КПСС).
Описание документов архива проводится на трех основных уровнях
в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения,
документ, которые и являются объектами описания.
При необходимости могут вводиться дополнительные объекты
описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть
документа.
Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов,
которые
помещаются
в соответствующие
разделы
(базы
данных)
интегрированной информационной системы архива.
2. Пять групп элементов описания
Элементы описания составляют следующие группы: информация
по идентификации, информация по истории образования и хранения,
информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и
использования, дополнительная информация.
1.Информация по идентификации единицы описания включает
следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части
фондообразователя,
заголовок
единицы
хранения,
единицы
учета,
документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных
(архивного шифра), объема единицы описания, крайних дат (даты
создания) документов; вид носителя информации.
2
2. Информация по истории образования и хранения единицы
описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе;
сведения по истории хранения документов до приема в архив и в архиве
(история фонда).
3. Информация о составе и содержании единицы описания
(аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании
документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учета и
документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по
заголовку.
4. Информация об условиях доступа и использования единицы
описания состоит из элементов: условия доступа (конфиденциальность,
секретность,
порядок
пользования);
авторские
права,
условия
репродуцирования и использования; язык документов; физические
характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда
пользования; НСА к единице описания; подлинность/копийность, степень
сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.
5.
В
дополнительную
местонахождение
оригиналов;
информацию
наличие
и
входят
элементы:
местонахождение
копий
документов, тематически или по происхождению связанных с данной
единицей описания; библиография.
3. Описание на уровне фонда
Описание на уровне фонда включает следующие элементы: название
фонда, справочные данные, информацию по истории образования и
хранения фонда, аннотацию, библиографию, информацию об условиях
доступа и использования.
Справочные данные состоят из номера фонда, объема фонда в
единицах
хранения,
крайних
дат
документов
по
каждому
виду
3
документации, указания на наличие внутриархивного научно-справочного
аппарата.
Информация по истории образования и хранения фонда состоит из
истории фондообразователя и истории фонда.
История фондообразователя включает следующие сведения:
- даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на
законодательные акты или распорядительные документы; название
организации-преемника;
- задачи и функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных
организаций;
- место организации в системе государственного аппарата, экономической,
общественно-политической, культурной и другой жизни;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения.
История фондообразователя для фонда личного происхождения
состоит из кратких биографических данных (ф.,и.,о., псевдоним, девичья
фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной
деятельности). Для объединенного архивного фонда может составляться
общая история фондообразователей.
История фонда включает следующие сведения:
- дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние
даты;
- изменения в составе и объеме фонда и их причины;
- степень сохранности документов;
- особенности формирования, описания и систематизации документов,
сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы
фонда;
4
- сведения о наличии документов фондообразователя, находящихся в
составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения;
- сведения о наличии документов других организаций или лиц;
- состав научно-справочного аппарата к фонду.
Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении
фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций
фондообразователя и т.д.
Для архивной коллекции указываются сведения по истории ее
создания, в том числе о времени, условиях, причинах создания, принципах
построения, а также местонахождении коллекции до поступления в архив,
указывается ее составитель.
Аннотация включает в себя краткую обобщенную характеристику
состава документов по структуре фонда и по видам документов,
содержания документов по темам, вопросам, отражающим направления
деятельности
фондообразователя
с
указанием
хронологии
тем
и
обозначением их географических (административно-территориальных)
границ.
Библиография
включает
неопубликованных
справочников
список
по
опубликованных
фонду
и
и
документальных
публикаций, выполненных на его основе.
Описание на уровне единицы хранения и докуменга
4.
Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает:
название
фонда;
название
структурной
части
фондообразователя;
заголовок; справочные данные; вид носителя информации; информацию об
условиях доступа и использования.
Заголовок единицы хранения управленческой документации и
документов
личного
происхождения
включает
наименование
вида
единицы хранения; организацию, должность и фамилию и инициалы лица,
5
которому адресованы или от которого получены документы (адресат,
корреспондент); вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому
относится содержание документов единицы хранения; название местности,
с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или
корреспондент документов; даты событий.
Справочные данные включают: поисковые данные (номер фонда,
номер описи, номер единицы хранения); крайние даты документов; объем
единицы описания.
Вид носителя информации: для управленческой документации и
документов личного происхождения – бумага, калька, пергамент, ткань и
т.д.; для фонодокументов граммофонной записи – вид граммофонного
оригинала, название металла, из которого изготовлен или которым покрыт
оригинал (медь, никель и т.д.); для фонодокументов магнитной записи –
тип магнитной ленты; для видеодокументов – тип видеопленки; для фотои кинодокументов – формат пленки, цветопередача, вид основы; для
машиночитаемых (электронных) документов – дискета, диск, лента и т.п.
Описание на уровне документа включает:
- заголовок документа: наименование вида документа; автор; адресат
/корреспондент; вопрос или предмет, событие, факт, имя; название
местности; даты изложенных в нем событий;
- справочные данные: номер фонда, описи, единицы хранения, листов;
дата создания документа;
- вид носителя информации;
- информацию об условиях доступа и использования.
6