Методическая разработка по офрмлению НД

Бюджетное образовательное учреждение Чувашской Республики
среднего профессионального образования
«Чебоксарский экономико-технологический колледж»
Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
(для студентов)
ПО СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Для проведения занятий по
МДК 01.01. «Документационное обеспечение управления»
специальности «Документационное обеспечение управления и
архивоведение»
Разработана преподавателем
социально-экономических дисциплин
Чебоксарского экономикотехнологического колледжа
Ермиловой Т.Л.
Рассмотрена и одобрена на заседании
цикловой комиссии социальноэкономических и юридических
дисциплин
Протокол № 8 от 29.04.2014
Председатель ЦК ___________ И.Т. Павлова
г. Чебоксары - 2014
Введение
Представленная
методическая
разработка
предназначена
для
студентов
2
курса
специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», изучающих МДК
01.01. «Документационное обеспечение управления». Она разработана в соответствии с
Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами
работы архивов организации. Данная методическая разработка предназначена для реализации
государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников по
специальности 034702.
Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа
исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах,
необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно,
содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении
управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации
должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить
несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия
хранения. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при четкой их
классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения
документов в дела служит номенклатура дел. Номенклатура дел – это систематизированный
перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном порядке. Как следует из определения, главным назначением
номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения
документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения
документов в организации.
Цель данной методической разработки – показать студентам основные правила составления
и оформления номенклатуры дел.
В методической разработке освещены назначение и виды номенклатуры дел, требования к
составлению текста номенклатуры дел, правила систематизации заголовков дел, порядок
составления и утверждения номенклатуры дел.
Ответственность
за
подготовку
номенклатуры
дел
организации
возлагается
на
специалистов, занимающихся ведением делопроизводства в организации, а в небольших фирмах –
на секретаря. Поэтому студентам, обучающимся по специальности «Документационное
обеспечение управления и архивоведение», особенно необходимо знать данный вопрос.
1 Номенклатура дел (НД)
1.1 Назначение и виды номенклатуры дел
После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы
их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных
документов, т.е. группировка их в дела.
Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной
информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения.
Специальным классификатором, позволяющим определить порядок распределения документов в
дела, является номенклатура дел.
Номенклатура дел (НД) – это систематизированный перечень наименований (заголовков)
дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
Общие требования к номенклатуре дел:
1) Охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности
организации;
2) Раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
3) Конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и
содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не
соответствующих его содержанию и сроку хранения;
4) Систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью
важности и сроком хранения документации.
Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная
номенклатура дел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций однородных по характеру
деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих
дел и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций,
однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. Она носит рекомендательный
характер.
Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая организация
должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Индивидуальная НД
– это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в
делопроизводстве одной организации в определенном календарном году. Она составляется для
обеспечения порядка формирования и учета дел в организации, намечает группировку
исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является
основным учетным документом в делопроизводстве.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна
номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел,
заводимых в организации в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях
номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в
сводную номенклатуру.
При наличии типовой НД заголовки дел полностью переносятся в конкретную НД. Из
примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые
образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной НД,
могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики
работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной НД,
переносятся в конкретную НД без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной
НД значительно облегчает работу по созданию НД конкретной организации.
Реквизиты НД:
- наименование организации;
- наименование вида документа;
- дата;
- регистрационный номер;
- место составления;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись;
- грифы согласования и утверждения.
Единая форма бланка НД установлена Архивной службой, опубликована в ГСДОУ,
Основных правилах работы архивов организаций и других нормативно-методических документах.
Данная форма этого документа является обязательной для всех организаций, учреждений,
предприятий независимо от ведомственной подчиненности и организационно-правовой формы.
Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе
деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой
организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки,
журналы учета, различные картотеки.
В НД должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп,
созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций, а
также сама номенклатура дел.
В НД включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые
поступили из других организаций для продолжений или окончания решения вопроса; дела по
вопросам, продолжавшимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они
вносятся в НД каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.
Не включаются в НД печатные издания (сборники, справочники, газеты, журналы и т.д.)
Пример оформления номенклатуры дел
Закрытое акционерное общество «Калина»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Калина»
__________ Д.М. Мишин
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
17.12.2013
20.11.2013
№4
На 2014 год
Индекс
дела
Заголовок дела
Количество
дел
Срок
хранения
Примечание
01 Руководство
01-01
01-02
…
Начальник службы ДОУ
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК
От 30.11.2013 № 6
личная подпись
С.Т. Панина
1.2. Составление текста НД
Текст НД состоит из разделов. Чаще всего названиями разделов служат наименования
структурных подразделений (например, 01 – канцелярия, 02 – бухгалтерия, 03 – отдел кадров и
т.д.). Первым разделом НД всегда будет служба ДОУ (например, канцелярия). Последние разделы
– это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.
Названиями разделов НД могут быть также направления деятельности организации (например,
01 – руководство, 02 – планирование, 03 – кадры, 04 – документационное обеспечение, учет,
материально-техническое обеспечение и т.д.) и должности руководителей и специалистов
организации (например, 01 – директор, 02 – зам. директора по УР, 03 - зам. директора по ВР, 04 –
главный бухгалтер и т.д.).
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть
стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только в этом случае
достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых документов.
Внутри разделов дела размещаются по степени важности включенных в них документов и
их взаимосвязи.
Первыми помещаются дела, включающие ОРД директивных и вышестоящих органов, затем
– дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в
целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется НД структурного
подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения
или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел
следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными),
перепиской и другими документами.
Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности,
например, вначале идут годовые планы, потом квартальные и после них – месячные. Аналогично и
дела с отчетными документами.
Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале – переписка с
директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями и в конце –
с подведомственными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.
При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать в
алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических названий, например:
Переписка с фирмой «Абель».
Переписка с фирмой «Регата».
Или
Переписка с вузами Астраханской области.
Переписка с вузами Волгоградской области и т.д
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф:
1)
2)
3)
4)
5)
индекс дела;
заголовок дела;
количество дел (томов, частей);
срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню;
примечание.
Каждая графа таблицы должна быть правильно оформлена.
В первой графе «Индекс дела» проставляется индекс дела. Если организация небольшая
и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или
функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в
номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной НД индекс каждого дела входит условное обозначение структурного
подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например,
индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому
присвоен индекс «03», и в НД данного подразделения заголовок дела располагается под номером
«2» (02).
При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса подразделения,
индекса отдела внутри подразделения и порядкового номера дела. Например, управление делами
имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел
правительственной переписки – 01.2, бюро жалоб 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений
– 01.1-1, 01.2-1 01.2-2,……. и т.д.
Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в
год. Переходящие дела вносятся в НД каждый раз под одним и тем же индексом.
В конце каждого раздела НД оставляют резервные номера для заведения дополнительных,
не предусмотренных заранее дел в случае их появления.
Во второй графе «Заголовок дела» указываются заголовки дел. Заголовки дел должны
четко, полно и конкретно отражать состав и содержание документов дела.
Третья графа «Количество дел (томов, частей)». Каждое дело может составлять один
или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года.
Поэтому данная графа заполняется именно тогда.
В четвертой графе «Сроки хранения и № статьи по Перечню» указывают срок хранения
конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Указывают
следующим образом: 75 лет, ст. 508. Для некоторых документов не устанавливают конкретные
сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма
вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например,
инструкции, положения). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может
быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года
дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых
документов на постоянное хранение.
В пятой графе «Примечания» в течение всего срока действия НД своевременно
проставляются отметки:
- о заведении новых дел («заведено»);
- о передаче дел в архив («переданы в архив по описи 07.11.2008»);
- о переходящих делах («переходящее с 2007 г.» или «переходящее на 2008 г.»);
- о выделении дел к уничтожению, о передаче дела в другую организацию («акт выдачи
во временное пользование от 12.11.2008 № 11»);
- о переносе информации с традиционного носителя на машинный (индекс
машиночитаемого документа);
- указываются названия Перечней и других документов, используемых при определении
сроков хранения дел;
- о местонахождении подлинников документов («подлинники в деле 01-02»)
- и другие необходимые в практической деятельности секретаря отметки.
Полное заполнение графы «Примечание» повышает качество и эффективность
использования номенклатуры дел.
1.3 Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел
Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное
содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск
документов.
Основными правилами работы архивов организаций устанавливают максимальный набор
элементов заголовка дела. К ним относятся:
- название документов (постановления, приказы, протоколы и т.д.) или наименование
вида заводимого дела (дело, документы, переписка);
- название автора документа (организации, структурного подразделения, комиссии,
должностного лица и др.);
вопрос или краткое содержание документов дела (о чем? По какому вопросу?);
название адресата (организации, которой адресуются и от которой получают
документы);
- название местности территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относится содержание документов дела;
- указание на копийность документов дела.
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны
в нем присутствовать.
В заголовках дел не употребляют формулировки типа «Разные материалы», «Общая
переписка» и т.п.
Понятие «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных,
арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные
последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например:
-
«Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Чебоксары»;
или
«Дело об организации довузовской подготовки в ЧГУ им. И.Н. Ульянова».
При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которое заводится дело,
указывается в именительном падеже.
Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и
тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения. В этом случае в конце
заголовка в скобках перечисляются основные виды документов, из которых будет формироваться
дело. Например:
«Документы о строительстве нового учебного корпуса колледжа (утвержденные
сметы расходов, планы работ, финансовый отчет, докладные записки, акты приема работ)»;
или
«Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и
гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».
Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих
приложения к какому-либо документу, например:
«Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2008 года (проекты
решений, справки, обзоры, планы)»;
«Документы к протоколам экспертной комиссии».
Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно,
так как они не предусмотрены ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения».
В наименованиях дел, содержащих термин «переписка», уточняют, с кем и по какому
вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать следующее:
1) Если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела,
например:
«Переписка с фирмой ГЕРМЕС о выполнении контракта по поставкам деабетических
препаратов»;
«Переписка с ООО «Регги» о сроках возвращения кредитов»;
«Переписка с ОАО «Квант» по вопросам поставки оборудования в 2008 г.».
2) Если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в
заголовке дела дается обобщенно, например:
«Переписка с молочно-консервными комбинатами о поставке и использовании
тары»;
«Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве»;
3) Если однородные корреспонденты находятся на одной определенной территории (край,
область, район), целесообразно указать ее в заголовке, например
«Переписка со школами Чебоксарского района об участии в математической
олимпиаде»;
«Переписка с организациями г. Чебоксары о поставке продукции».
4) В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они не
выносятся, а указывается лишь вопрос, например:
«Переписка об организации международной конференции «Женщины и бизнес».
Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную, плановую,
отчетную документацию.
При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке
указываются вид документа, автор и год, например:
«Приказы директора колледжа по учебной работе за 2009 г.»;
«Приказы по основной деятельности за январь-апрель 2009 г.»;
«Протоколы заседаний Совета директоров за 2009 г.».
Заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, должны включать указание
на вид и характер документов, их периодичность, например:
«Годовой отчет о научно-методической работе колледжа»;
или
«Месячные отчеты об отгрузке товаров».
В заголовках дел не указывается подлинность документов, а только копийность. В этом
случае к заголовку добавляют слово «копия», например:
«Приказы директора колледжа по личному составу. Копии»;
«Гарантийные письма. Копии».
В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их
номер или условное обозначение (шифр), например:
«Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия
(организации) (ф. 10-ф)».
1.4 Порядок составления и утверждения НД организации
Составлению НД предшествует изучение состава, содержания и количества документов,
образующихся в процессе реализации учреждением (организацией) своих задач. Изучаются
уставы и положения об учреждении и его структурных подразделениях, штатное расписание,
классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел
постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).
Но главным источником являются сами документы организации. При определении сроков
хранения дел основными пособиями служат типовые и ведомственные перечни документов с
указанием сроков их хранения, а также перечни документов подлежащих приему на
государственное хранение.
Кроме того, очень важно знать и учитывать требования, закрепленные в таких
нормативных и нормативно-методических документах, как ГСДОУ, Типовая инструкция по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ, Основные правила работы
архивов организаций. Архивными учреждениями разработаны и методические пособия по
составлению номенклатур дел.
К процедуре составления НД необходимо привлекать руководителей и ведущих
специалистов организации для помощи в определении состава задач, которые будут решаться
подразделениями в течение года, а также состава документов. Негосударственным организациям
методическую помощь могут оказать на договорных началах архивные учреждения.
Номенклатура дел организации на предстоящий год составляется и оформляется в
последнем квартале предшествующего года.
НД пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и
структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.
Ежегодно (в последнем квартале) она уточняется, перепечатывается по установленной
форме в необходимом количестве экземпляров с учетом отдельных изменений. НД вводится в
действие с 1 января текущего года.
НД структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного
подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим
архивом организации. После оформления НД структурного подразделения передается в службу
ДОУ для составления и оформления НД организации.
НД организации составляется службой или лицом, ответственным за документационное
обеспечение, согласовывается с архивом организации, рассматривается ЭК организации.
Подписывает НД руководитель службы ДОУ и утверждает руководитель организации. Если
документы поступают на государственное хранение, НД направляется на согласование в
государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого
утверждается руководителем организации.
НД организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел
структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности
документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких
экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется
срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в НД структурными подразделениями,
редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.
НД структурного подразделения должна составляться в 3-х экземплярах:
1 – хранится в службе ДОУ;
2 – в архиве;
3 – используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по
формированию дел.
НД организации (сводная) должна составляться в 4-х экземплярах:
1 – хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения.
Этот экземпляр включается в сводную НД в раздел службы ДОУ;
2 – используется службой ДОУ в качестве рабочего, в который вносятся все уточнения в
течение всего срока действия, а также используется для выписок, которые заверяются службой
ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел;
3 - хранится в качестве учетного документа в архиве организации;
4 – хранится в государственном архиве, с которым НД согласовывалась и, куда документы
поступают на постоянное хранение.
При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной
бумажной формой НД иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю
корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве
заведенных и включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком
хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается
количество дел, переходящих на следующий год.
Итоговая запись о категориях и количестве дел:
По срокам хранения
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного
(до
10
лет
включительно)
Итого
Всего
8
14
25
47
В том числе переходящих
1
6
7
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего НД, и проставляется дата
составления.
2 Производственные ситуации
Задание 1.
Составить номенклатуру дел ОАО «Агро» и определить порядок расположения дел в
разделе 01 «Руководство»ю. Индексы дел, количество дел, подпись, дату и другие
необходимые данные указать самостоятельно.
1) Переписка с Министерством социального развития и здравоохранении Чувашской
Республики, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности.
2) Приказы директора по основной деятельности.
3) Устав организации.
4) Годовой план работы организации.
5) Законы Российской Федерации, Чувашской Республики, Постановления Правительства
Российской Федерации, Кабинета Министров Чувашской Республики.
6) Инструкции о правах и обязанностях должностных лиц.
7) Квартальные планы работы организации.
8) Переписка с предприятиями и организациями по административно-хозяйственным
вопросам.
9) Журнал регистрации приказов по основной деятельности.
10) Протоколы общих собраний трудового коллектива.
11) Правила внутреннего трудового распорядка.
12) журнал регистрации поступивших документов.
13) Договоры финансово-хозяйственной деятельности.
Задание 2.
Оформить номенклатуру дел ООО «Русь» и определить порядок расположения дел в
разделе 03 «Служба персонала». Индексы дел, количество дел и другие необходимые данные
указать самостоятельно.
1) Личные дела работников организации.
2) Приказы о предоставлении отпусков.
3) Приказы по административно-хозяйственной деятельности.
4) Штатное расписание и изменения к нему.
5) Приказы о приеме на работу.
6) Переписка об оформлении командировок.
7) Документы о стажировке сотрудников (приглашения, счета и др.).
8) Правила внутреннего трудового распорядка.
9) переписка об организации курсов (иностранных языков, компьютерные).
10) Отчеты о предоставлении кредитов сотрудников.
11) Журнал выдачи трудовых книжек.
12) Личные карточки работников.
Задание 3.
Найти ошибки в составлении и оформлении в представленном ниже фрагменте
номенклатуры дел отдела кадров:
«Сигма»
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Сигма»
__________ Репин И.А.
17.11.2010
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.11.2010
№4
На 2011 год
Индекс
дела
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Заголовок дела
Количество
дел
Срок
хранения
Примечание
Приказы об увольнении
Правила
внутреннего
трудового распорядка
Графики
представления
отпусков
Приказы о приеме на работу
Протоколы
заседаний
аттестационной комиссии
Штатные
расписания
и
изменения к ним
Табели
учета
рабочего
времени
Личные дела работников
Приказы о переводе на другую
работу
Документы
к
расчету
зарплаты. Копии
Приказы об изменении оплаты
труда
Переписка об оформлении
командировок
Начальник отдела кадров
личная подпись
С.Т. Панина
Задание 4.
Найти ошибки в составлении и оформлении представленного ниже фрагмента
номенклатуры дел общего отдела:
ЗАО «Премиум»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
14.11.2010
№3
Индекс дела
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Премиум»
____________
Заголовок дела
Количество дел
Протоколы
собраний
трудового
коллектива
Квартальные планы работы
Законы Российской Федерации и
Чувашской Республики
Переписка
с
предприятиями
и
организациями по административнохозяйственным вопросам
Годовой план работы организации
Переписка
с
вышестоящей
организацией по вопросам основной
деятельности
Приказы,
инструкции,
указания
вышестоящей
организации,
присланные
для
сведения
и
руководства
Годовой отчет о работе организации
Приказы по основной деятельности
Учредительные
документы
(постановление и свидетельство о
регистрации, устав)
Документы по аттестации работников
(аттестационные листы, протоколы,
копии приказов)
Инструкции о правах и обязанностях
должностных лиц
Подписана начальником службы ДОУ
личная подпись
Примечания
Г.А. Гузняевой
Задание 5.
Найти ошибки в составлении и оформлении представленного ниже фрагмента
номенклатуры дел канцелярии:
ЗАО «Россиянка»
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
23.11.10
№3
Утверждаю
Директор ЗАО «Премиум»
____________
30.11.2010
На 2011 год
Индекс дела
1
2
3
Заголовок дела
Протоколы
собраний
трудового
коллектива
Квартальные планы работы
Законы Российской Федерации и
Срок хранения дела и № Примечания
статьи по перечню
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Чувашской Республики
Переписка
с
предприятиями
и
организациями по административнохозяйственным вопросам
Годовой план работы организации
Переписка
с
вышестоящей
организацией по вопросам основной
деятельности
Приказы,
инструкции,
указания
вышестоящей
организации,
присланные
для
сведения
и
руководства
Годовой отчет о работе организации
Приказы по основной деятельности
Учредительные
документы
(постановление и свидетельство о
регистрации, устав)
Документы по аттестации работников
(аттестационные листы, протоколы,
копии приказов)
Инструкции о правах и обязанностях
должностных лиц
Одобрено
ЭК ЗАО «Россиянка»
От 26.11.2010
3 Контрольные вопросы
1. Что такое номенклатура дел?
2. Для чего используется номенклатура дел?
3. Каковы общие требования к номенклатуре дел?
4. Назовите виды номенклатур дел.
5. Каков порядок составления номенклатуры дел?
6. Какие требования предъявляются к заголовкам дел?
7. Каков порядок расположения заголовков дел в номенклатуре?
8. Как определяются сроки хранения дел?
9. Как оформляется номенклатура дел?
10. Каковы правила удостоверения номенклатуры дел?
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:
ВНИИДАД, 1991.
3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. – М., 2005.
5. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Секретарское дело. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,
2004. – 608 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
7. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. – М.: Издательский центр
«Академия», 2007. – 272 с.
8. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Издательский центр
«Академия», 2007. – 2244 с.
РЕЦЕНЗИЯ
На учебно-методическую разработку
по составлению и оформлению номенклатуры дел
для студентов 2 курса специальности
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Данная методическая разработка составлена в соответствии с государственными
требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников, а также на основании
Государственной систем документационного обеспечения управления, Основных правил работы
архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти.
В методической разработке рассматриваются правила составления и оформления
номенклатуры дел. Номенклатура дел является документом многоцелевого назначения. Вопервых, номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и
группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на
обложки дел. Во-вторых, номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения
документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов. В-третьих,
номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по
документам предприятия. В-четвертых, номенклатура дел служит учетным документом при сдаче
в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. В-пятых, номенклатура дел имеет
справочное значение при изучении структуры предприятия.
Таким образом, номенклатура дел предприятия является важным инструментом
организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства
предприятия. Поэтому к ее составлению и оформлению следует относиться очень внимательно и
учитывать необходимые требования.
Методическая разработка включает такие разделы как: назначение и виды номенклатуры
дел, требования к тексту номенклатуры дел, систематизация заголовков номенклатуры дел,
порядок ее составления и утверждения. Также включены производственные ситуации по
составлению номенклатуры дел, контрольные вопросы по теме, список литературы.
Методическая разработка может быть рекомендована для использования при проведении
уроков по МДК 01.01. «Документационное обеспечение управления» для студентов 2 курса
специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Рецензент:
Преподаватель социальноэкономических дисциплин
ФГОУ СПО Чебоксарский экономикотехнологический колледж
Е.И. Стальненко