Методичка по подготовке документов к архивному хранению

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОУ СПО Чебоксарский экономико-технологический колледж
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА
(для студентов)
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Для проведения занятий по дисциплине
«Документационное обеспечение управления»
специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и
архивоведение»
Разработана преподавателем
Социально-экономических дисциплин
Чебоксарского экономикоТехнологического колледжа
Ермиловой Т.Л.
Рассмотрена и одобрена на заседании
Цикловой комиссии социальноЭкономических и юридических
Дисциплин
Протокол № 9 от 03.04.2008
Председатель ЦК ___________ П.И. Кузнецов
г. Чебоксары - 2008
Содержание
Введение………………………………………………………………………………………………3
1 Экспертиза ценности документов…………………………………………………………………4
1.1 Значение и ценность документов………………………………………………………..4
1.2 Критерии оценки информационного содержания документов………………………..5
1.3 Экспертные комиссии…………………………………………………………………….6
1.4 Порядок проведения ЭЦД………………………………………………………………..8
2 Оформление дел…………………………………………………………………………………….12
3 Составление описи дел……………………………………………………………………………..15
4 Контрольные вопросы……………………………………………………………………………...19
Список использованной литературы
Введение
Представленная методическая разработка предназначена для студентов 3 курса
специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»,
изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления». Она разработана в
соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления,
Основными
правилами
работы
архивов
организации,
Типовой
инструкцией
по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Данная методическая
разработка предназначена для реализации государственных требований к минимуму
содержания и уровню подготовки выпускников по специальности 032002.
Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в
период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для
повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального
и служебного характера – сохранены. Систематизация и система хранения должны
обеспечивать быстрый поиск и точный доступ к необходимым документам
Завершающим этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является
обработка дел для последующего их хранения и использования.
В структурных подразделениях документы должны храниться еще год после окончания
текущего года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного
хранения и сданы в архив учреждения, если он есть, или переложены в другой шкаф.
Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, изложенными в
«Основных правилах работы архивов организаций» и «Государственной системе ДОУ».
Обработка дел для хранения включает:
1) Проведение экспертизы ценности документов;
2) Оформление дел;
3) Составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Цель данной методической разработки – показать студентам основные правила
обработки документов для архивного хранения.
В ней освещены основные этапы проведения экспертизы ценности документов,
изложены функции и цели экспертных комиссий, критерии оценки документов, правила
оформления дел и составления описей дел длительного (более 10 лет) и постоянного сроков
хранения.
Ответственность за подготовку дел к архивному хранению возлагается на специалистов,
занимающихся ведением делопроизводства в организации, а в небольших фирмах – на
секретаря. Поэтому студентам, обучающимся по специальности 032002 «Документационное
обеспечение управления и архивоведение», особенно необходимо знать данный вопрос.
1. Экспертиза ценности документов
1.1. Значение и ценность документов
Документы, создающиеся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм,
содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет
оперативную информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к
документам больше не возвращаются.
Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках,
выпускниках учебных заведений и т.д., сохраняют свое значение значительно дольше и должны
сохраняться на всем протяжении жизни человека, но и они в конечном счете утрачивают свою
информационную ценность, т.к. имеют личностный характер и представляют ценность только
для конкретного человека. Интересные сами по себе, в силу массовости, они
не только
занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей информации,
вряд ли могущей заинтересовать будущих исследователей современности.
Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в
истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они
представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока
существует организация.
Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое
и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить секретарям до тех пор, пока будет
существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке
собственных документов аналогичного содержания.
Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления,
общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое,
историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его
государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.
Последние,
как
памятники
истории
и
культуры,
наряду
с
архитектурными,
материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, или по
архивной терминологии – постоянно. Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и
из документов других вышеперечисленных групп, но тогда они в свою очередь становятся
памятниками истории и культуры.
С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, т.к. для них
потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников, а также в
связи с тем, что никогда и никому не будет интересно содержание некоторых документов.
Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – определение политической, экономической,
социально-культурной, практической ценности документов для последующего их хранения и
использования или отбора на уничтожение.
ЭЦД является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы
является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в
конечном счете, определение состава Архивного фонда РФ в целом.
Основными задачами экспертизы ценности документов являются:
1. Определение состава,
установление сроков хранения документов, несущих
оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и
подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы.
При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три
группы:
-
постоянного хранения;
-
долговременного (свыше 10 лет) хранения;
-
временного хранения (до 10 лет).
2. Установление профильности документов тому или иному государственному архиву.
В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос
о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.
3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных
документов.
4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.
ЭЦД проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и
заканчивается в государственном архиве.
1-м этапом определения ценности документов считается составление номенклатуры дел,
когда предопределяются сроки хранения создаваемых документов.
2-й раз ЭЦ уже самих документов проводится, когда документы вышли из оперативной
работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.
3-й раз уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из
архива учреждения в государственный архив.
1.2. Критерии оценки информационного содержания документов
Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения,
содержания, внешних особенностей документов. Критериями оценки происхождения
являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики и других сфер
деятельности в системе государственного управления, экономики, политики, социальной жизни
общества, значимость их деятельности для отдельного региона или для страны в целом, время и
место образования документов.
Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления предмета
и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее
повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного
документа.
К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая
достоверность, т.е. наличие необходимых подписей, дат, печатей, резолюций, отметок о
прохождении и исполнении, особенности передачи текста, материальной основы носителя
информации, его физического состояния, способа передачи информации.
Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические
критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства,
новизна
поставленных
задач
и
предложенных
решений,
приоритетность
авторства,
экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения
сути проблемы и др.
1.3. Экспертные комиссии
ЭЦД организации проводится постоянно действующим органом – экспертной
комиссией (ЭК), которая создается приказом руководителя организации и состоит из наиболее
квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников.
Члены
комиссии
должны
хорошо
знать
функции,
структуру организации,
систему
документационного обеспечения – состав и содержание всей совокупности документов.
В состав ЭК следует включить:
-
сотрудника, ответственного за делопроизводство организации, т.е. секретаря;
-
сотрудника, ответственного за архив;
-
специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам
деятельности;
-
специалиста по обеспечению защиты информации и др.
Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя
организации.
Секретарь ЭК – секретарь организации или сотрудник службы ДОУ или архива.
ЭК является совещательным органом, решения которого вступают в силу после
утверждения их руководством предприятия, т.к. согласно законодательству он несет
ответственность за сохранность документов.
Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются
протоколами. Ведение всех документов и организация проведения заседаний являются
обязанностями секретаря ЭК.
В своей деятельности ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ,
требованиями ГСДОУ, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения,
номенклатурой дел предприятия, описями дел, Положением об ЭК, Основными правилами
работы архивов организаций.
Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:
-
пересоставляемая номенклатура дел;
-
описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
-
акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо
от вида носителя;
-
комплексы документов (бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных
носителях)
на
предмет
правильности
их
оформления
для
постоянного
и
долговременного хранения;
-
предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;
-
предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных
действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и
типовыми номенклатурами дел.
Задачами ЭК являются:
-
рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к
уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения;
описей дел свыше 10 лет хранения;
-
решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного
происхождения;
-
установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов
(совместно с ЭПК государственного архива);
-
проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения
на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.
Функции ЭК:
-
проводит совместно с архивом ежегодный отбор документов предприятия для
дальнейшего хранения и выделения к уничтожению, осуществляет контроль за
организацией работы с документами в аппарате предприятия;
-
выносит предложения об одобрении и представлении на утверждение сводных
описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел долговременного (свыше 10
лет) хранения, в том числе по личному составу; актов о выделении к уничтожению
документов, сроки которых истекли;
-
принимает непосредственное участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры
дел предприятия, экспертизе ценности и подготовке документов для последующего
хранения;
-
выносит на рассмотрение руководства предприятия предложения об изменении
сроков хранения отдельных видов документов, установленных действующими
перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных
перечнями.
Права ЭК:
-
давать указания специалисту, ответственному за организацию работы с документами,
по вопросам делопроизводства, экспертизы ценности документов и подготовки их к
передаче в архив предприятия;
-
требовать от руководства предприятия розыска отсутствующих дел, подлежащих
передаче на хранение в архив и представления письменного объяснения в случае их
утраты;
-
приглашать в качестве консультантов и экспертов на заседания ЭК специалистов в
области ДОУ и архивоведения;
-
запрашивать от специалистов предприятия сведения и заключения, необходимые для
определения ценности и сроков хранения документов4
-
информировать руководство предприятия по вопросам, входящим в компетенцию
ЭК.
1.4. Порядок проведения ЭЦД
Значительно облегчает ЭЦД деление их на 3 группы:
1) основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения,
предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы,
отчеты, доклады, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с
вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном
подлежат постоянному хранению.
2)
оперативная
документация
содержит
сведения,
необходимые
для
текущей
практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и
сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов
устанавливаются временные сроки хранения.
3) документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих,
книги учета личного состава, лицевые счета для начисления зарплаты рабочим и служащим и
т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для
наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, зарплате и другим вопросам. Она
хранится на предприятии, в учреждении, фирме, организации долговременно.
Проведение ЭЦД следует начинать с просмотра документов канцелярии или
секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как
производственные отделы и бухгалтерия. В пределах каждого подразделения просматривают
сначала наиболее важные материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники
документов,
наиболее
полно
характеризующих
основную
деятельность
организации:
положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.д. Если по какой-либо причине
подлинники отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии этих документов.
Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для
сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное
хранение оставляют только подлинник в том структурном подразделении, где он был
составлен. Однако, если на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки,
отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в плохом физическом состоянии, его
также следует оставить на хранение.
Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально
разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней с указанием сроков
хранения различных категорий документов.
Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки
хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и
отражающих
общие
функции
и
вопросы
их
деятельности
(руководство,
контроль,
планирование, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт
продукции и т.д.).
В процессе проведения экспертизы могут быть использованы несколько видов типовых
перечней:
1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков
хранения;
2) Перечень документов, подлежащих приему в государственный архив;
3) Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные
архивы.
Кроме того, коммерческие организации могут воспользоваться справочным пособием
«Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности
негосударственных коммерческих организаций (товариществ и обществ и т.д.).
На базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни,
охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее
полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности
ведомственной
системы.
Поэтому,
если
ведомственный
перечень
есть,
им
следует
воспользоваться при проведении ЭЦ в первую очередь и только при его отсутствии обратиться
к типовым перечням.
В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются
постоянные или временные: 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет т.д. Срок хранения исчисляется с
1 января года, следующего за годом окончания дела.
Например, исчисление срока хранения дела, законченного делопроизводством в 2007
году, будет исчисляться с 1 января 2008 года.
Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел,
т.к. в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи
перечней.
ЭЦД нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в
течении года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.
Необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что
осуществляется путем полистного просмотра дел.
Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения
в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и
документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.
Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и
следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для
наиболее ценой документации, т.е. больший. Например, в деле имеются документы годичного,
трехгодичного и пятилетнего сроков хранения – все дело хранится 5 лет.
Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Эта отметка означает, что
экспертиза данной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием.
Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным
и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к
уже сформированным делам с однородными документами. Окончательное решение о сроках
хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архивного учреждения..
В процессе ЭЦД выделяются четыре группы дел:
1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный
архив;
2) длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);
3) временного хранения (до 10 лет);
4) подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Дела с постоянными и долговременными сроками хранения готовятся к сдаче в архив
учреждения.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт.
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована.
Акт о выделении к уничтожению документов и дел составляется, как правило, сводный.
Дела включают в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января
года, в котором составляется акт. Например, с 3-х летним сроком хранения, законченные
делопроизводством в 2008 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее
1 января 2012 г., с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 2014 г.
Акт рассматривается и одобряется на заседании ЦЭК (ЭК) организации, утверждается
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения архивной службы,
затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела,
включенные в акт.
При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению
проводится только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного
хранения за этот же период.
По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в конторы
вторсырья.
Сдача документов
оформляется приемо-сдаточной
накладной, в которой
указывается количество сданных дел и их вес. Накладная и акт о выделении дел к уничтожению
подшиваются в дело и хранятся в архиве учреждения.
Если документы уничтожены путем дробления, об этом тоже делается отметка в акте. Не
допускается уничтожение документов путем сжигания.
2. Оформление дел
Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние
документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для
последующего хранения или передачи их в архив организации.
Оформление дела – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными
правилами.
Проводят оформление дел работники структурных подразделений, ответственные за
формирование и хранение дел, или секретарь.
В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел,
проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени
подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с
номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования
(не попали ли
документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются,
систематизируются по номенклатуре дел и перекладываются в другой шкаф или сдаются в
архив.
Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с ГСДОУ и
Основными правилами работы архивов организаций проводится их полное оформление,
которое включает следующие виды работ:
1) Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по
декабрь делопроизводственного года).
2) Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность
и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной
надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем
углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом или нумератором.
Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной
надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он
сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа.
Некоторые документы (чертежи, иллюстрированный материал, фотографии) нумеруются
на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами
нумеруются раздельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом.
В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся
номера предыдущих листов с прибавлением букв: а, б, в, г и т.д. (литерные номера). То же
самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Если при
нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется
заново.
3) В конце дела для учета количества листов составляется заверительная надпись дела.
Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме.
В заверитель,ной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела
(цифрами и прописью), оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии
документов в деле. Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов
внутренней описи. Например:
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) листа + 2 листа
внутренней описи,
в том числе: литерные листы – 98а, 120б, 200в,
пропущенные номера _______________
Лист 117 имеет физические повреждения – разрыв и склейка.
Секретарь
подпись
И.Т. Тимофеева
07.04.2008
4) Составляется внутренняя опись документов дела. Для некоторых видов дел с ценными
документами, личных, судебных и следственных, дел о присуждении ученых степеней и званий
и т.п. составляется на отдельном листе по установленной форме внутренняя опись. Составлять
внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых не полно раскрывают
содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов
дела, поиск необходимой информации. Она содержит сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах и датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в
которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и
количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись помещают в начале дела. Например:
№ п/п
Индекс
Дата
Заголовок
Номера
документа
документа
документа
листов дела
1
2
3
4
Примечание
5
6
Итого ______________________________________________________документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _________________________________________
(цифрами и прописью)
Делопроизводитель
подпись
Т.Л. Петрова
08.04.2008
5) Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой
(переплетом) документов из дела уделяются скрепки и другие металлические крепления. Текст
документов в деле после подшивки должен свободно читаться. Дела подшиваются прочной
ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола или переплетаются.
При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень
близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются
размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет
подшит.
Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу
должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.
Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи,
рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или
специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно
поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
6) После подшивки и нумерации оформляется обложка дела. На ней указываются:
-
код государственного архива;
-
код организации;
-
наименование государственного архива;
-
полное наименование организации и структурного подразделения;
-
индекс дела по номенклатуре и номер тома (в случае разделения дела на тома);
-
заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;
-
дата дела (заведения и окончания дела);
-
количество листов (цифрами) выносится на обложку в соответствии с заверительной
надписью дела;
-
срок хранения дела;
-
архивный шифр (№ фонда, № описи, № дела).
Надписи на обложках дел следует писать четко, тушью. Наименование архива,
организации, структурного подразделения и заголовок дела пишут в именительном падеже.
Наименование организации пишется с указанием полного наименования организации, которой
она непосредственно подчинена.
На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней
части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного
архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива. Если в течение года в
наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело
передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дела
дописывается новое название, а старое заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел
организации. В некоторых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения.
Например, к заголовку дела может быть составлена аннотация к помещенным в деле ценным с
научной или исторической точки зрения документам.
Датой дела является год заведения и окончания дела в делопроизводстве. На основании
заверительной надписи дела указывается количество листов в деле.
3. Составление описи дел
Последний этап подготовки дел к последующему хранению – составление и оформление
описи дел.
Опись дел – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень
единиц хранения (дел).
Опись является учетным документом и обеспечивает учет и оперативный поиск
документов.
Описи отдельно составляются:
-
на дела постоянного хранения;
-
на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
-
на дела по личному составу.
Описи составляются на дела каждого структурного подразделения не позднее чем через
1 год после завершения дел в делопроизводстве. По ним документы передаются в архив
организации.
Перед занесением заголовков дел в опись, проверяют качество формирования и
оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по
номенклатуре дел организации, обнаруженные недостатки устраняются.
В небольших организациях с незначительным документооборотом (не более 20 дел
постоянного хранения) составляется общая опись на дела, образовавшиеся за год в процессе ее
деятельности.
Опись составляется в 3-х экземплярах:
1 – в ведомственный архив;
2 – остается в структурном подразделении;
3 – подшивается к протоколу ЭК.
Описи дел структурных подразделений составляются по форме, установленной
Основными правилами работы архивов организаций. Она включает в себя следующие элементы
описания дел:
-
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
-
регистрационный номер дела (тома, части);
-
заголовок дела (тома, части), который должен соответствовать заголовку на обложке
дела;
-
дата дела (тома, части);
-
количество листов в деле (томе, части);
-
срок хранения дела;
-
примечание.
По такой форме составляются описи на дела постоянного, временного (более 10 лет)
хранения и по личному составу. Но в опись на дела постоянного хранения не включают графу
«Срок хранения».
При составлении описи следует придерживаться следующих правил:
1) заголовки дел вносятся в опись в том порядке, в котором они были
систематизированы на основе номенклатуры дел;
2) каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером. Если дело состоит из
нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;
3) порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет. Номера описям
структурных подразделений присваиваются по согласованию с архивом организации;
4) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые
вынесены на обложку дела;
5) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только
заголовок первого дела, все остальные обозначаются словами «То же». Например:
«Переписка с фирмой «Агат» об установке нового оборудования»
То же с фирмой «Лотос»
То же с фирмой «Лоск»
При этом все различия заголовка и другие сведения о делах вносятся в опись полностью.
Полностью
пишется
тот
же
заголовок,
если
он
начинает
новый
лист
описи.
6) в графу «Примечание» вносятся отметки об особенностях физического состояния дел,
о наличии копий, о приеме дел, о передаче дела или отдельных документов из него в другие
структурные подразделения или другим учреждениям и т.д.
В конце описи заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и
прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются
особенности нумерации дел в описи: наличие литерных и пропущенных номеров. Например:
В данную опись внесено ________________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)
с № ___________ по № __________, в том числе:
литерные номера _________________
пропущенные номера _________________
Опись дел структурного подразделения должна быть подписана составителем,
согласована с руководителем службы ДОУ и утверждена руководителем структурного
подразделения. При наличии в подразделении ЭК опись должна быть согласована с ней.
На основе описей структурных подразделений составляется годовой раздел сводной
описи дел организации. Подготовка годового раздела осуществляется в архиве организации.
Годовой раздел также составляется отдельно на дела постоянного хранения, дела временного
(свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу по установленным формам.
Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в 4-х экземплярах. Он
подлежит рассмотрению ЭК организации (ставится слово «СОГЛАСОВАНО» с указанием
протокола ЭК и даты и номера заседания).
Затем он передается на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, а затем утверждается
руководителем организации.
Годовой раздел сводной описи дел временного хранения (более 10 лет) составляется в 2х экземплярах, одобряется ЭК организации и утверждается руководителем организации.
При подготовке к передаче в архив организации дел за несколько лет, дела сначала
раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая
систематизация называется хронологически-структурная. Например:
2006
2007
Канцелярия
Канцелярия
Отдел кадров
Отдел кадров
Финансовый отдел
Финансовый отдел
Бухгалтерия
Бухгалтерия
Отдел труда и з/п
Отдел труда и з/п
и т.д.
Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором
они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и
переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было
закончено делопроизводством.
Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости
содержащихся в них документов по такой примерной схеме:
-
приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящихся к
основной деятельности;
-
приказы, протоколы и др. распорядительные документы учреждения;
-
планы, сметы;
-
отчеты, балансы;
-
доклады, переписка и т.д.
внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии
или по алфавиту.
4. Контрольные вопросы
1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?
2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.
3. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи
этой комиссии?
4. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.
5. Что предусматривает полное и частичное оформление дел?
6. В каких случаях составление внутренней описи обязательно?
7. Как нумеруются листы дела?
8. Всегда ли составляется заверительная надпись дела? Что в нее входит?
9. Каким образом подшиваются документы постоянного срока хранения в твердую
обложку? Всегда ли дела переплетаются?
10. Что такое опись дел?
11. Какие
требования
предъявляются
к
составлению
описи
дел?
Список использованной литературы
1. ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.:
ВНИИДАД, 1991.
3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2002.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. – М., 2005.
5. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Секретарское дело. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,
2004. – 608 с.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
7. Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. – М.: Издательский центр
«Академия», 2007. – 272 с.
8. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления. – М.: Издательский центр
«Академия», 2007. – 2244 с.
РЕЦЕНЗИЯ
На учебно-методическую разработку
по подготовке документов к архивному хранению
Для студентов 3 курса специальности 032002
«Документационное обеспечение управления и архивоведение»
Данная методическая разработка составлена в соответствии с государственными
требованиями к минимуму содержания и уровню подготовки выпускников, а также на
основании Государственной систем документационного обеспечения управления, Основных
правил работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти.
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и
использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и
хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их
самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда
Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Ценность различных документов как для организации, так и для государства в целом,
неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию,
которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый
характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое
значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на
протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться несколько
лет. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической
деятельности, но и для научных целей. Такие документы могут служить источниками для
изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет
необходимость их постоянного хранения в государственных архивах. Таким образом,
необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью
информации, заключенной в них.
Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного
и временного хранения и для уничтожения.
Методическая разработка включает такие разделы как: проведение экспертизы ценности
документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным
сроками хранения, контрольные вопросы по теме, список литературы.
Методическая разработка может быть рекомендована для использования при проведении
уроков по дисциплине «Документационное обеспечение управления» для студентов 3 курса
специальности 032002 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».
Рецензент:
Преподаватель социальноэкономических дисциплин
ГОУ СПО Чебоксарский экономикотехнологический колледж
Е.Л. Сетянова