Система менеджмента качества: внутренний аудит

Сопровождение к презентации
«Система менеджмента качества: внутренний аудит»
Слайд 1. СМК: внутренние аудиты
Цель – познакомить сотрудников университета с процедурой проведения внутренних
аудитов системы менеджмента качества (далее – СМК).
Слайд 2. Модели СМК
Интеграция российского высшего профессионального образования в Европейское пространство послужило толчком к тому, что, практически, все вузы России и ближнего зарубежья
активно начали внедрять СМК. Во всем мире самыми популярным и востребованными моделями СМК являются модели, построенные на основе требований международных стандартов ИСО
серии 9000, требований Всеобщего управления качеством (TQM), Европейской ассоциации университетов (ЕNQA), Международной премии Европейского фонда менеджмента качества
(EFQM).
Слайд 3. Мнения участников международного форума
В 2008г. предпочтение в выборе модели СМК было отдано МС ИСО серии 9000. Мы стараемся не отставать от наших конкурентов – передовых вузов России.
Комиссией по качеству ТГУ в 2009г. принято решение создать интегрированную систему
менеджмента качества, соответствующую требованиям ГОСТ Р ИСО серии 9000 и стандартам и
директивам ЕNQA, которые предусматривают периодическое проведение внутренних аудитов
СМК. А также, в Программе развития ТГУ на 2010г. в проекте «Мониторинг деятельности» с
апреля запланированы внутренние аудиты.
Для реализации этого процесса в декабре-январе 2010г. прошли обучение 21 сотрудник
университета из различных подразделений университета по программе «Внутренний аудит».
Слайд 4. Основные термины
СМК – это система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству.
Система менеджмента качества (СМК) вуза - это совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления Политики в области качества с помощью планирования, управления, обеспечения и улучшения качества.
Главное назначение СМК (как системы управления): обеспечивать достижение поставленных целей в направлении удовлетворения потребностей и ожиданий потребителей.
Слайд 5. Оргструктура СМК
На следующем слайде представлена орг. структура СМК ТГУ, в состав которой входит
группа аудиторов. Помимо оргструктуры определены и описаны процессы ТГУ, реестр которых
утвержден приказом. В этом реестре вы можете увидеть те процессы, где вы участвуете и за которые вы отвечаете на своем уровне управления.
Слайд 6. Уровни управления
Сделаю небольшое отступление от основного вопроса. Когда наши будущие аудиторы
практиковались проводить проверки на структурных подразделениях, выяснилось, что многие
руководители подразделений считают СМК и документацию СМК – это что-то параллельно существующее с их подразделением. Есть документы ОМК, а есть их документы. Здесь кроется
непонимание роли сотрудника в общей системе управления. ОМК – только координатор работ
по созданию СМК, соответствующей требованиям стандартов ИСО и ENQA.
СМК в вузе была создана с самого первого дня его открытия, и вы все занимаете главные
позиции в этой системе на соответствующем уровне управления, но не все элементы СМК соответствуют требованиям модели, которую выбрало руководство для идеала. Поэтому те стандарты и директивы – это не документы ОМК, а ваши настольные книги, а вся документация ТГУ,
1
касающаяся вашей деятельности и деятельности университета – это обязательная документация
к исполнению.
Итак, вернемся к внутреннему аудиту.
Слайд 7. Основные термины
В соответствии со стандартами ИСО: аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита
По данному определению, необходимо дать несколько пояснений:
- под согласованными критериями аудита понимаются требования нормативных документов (стандарты ИСО 9001:2008 или внутренние стандарты – процедуры, схемы работ, регламенты, положения, порядки и пр.).
- систематический процесс – это значит периодический. У нас в ТГУ установлена периодичность – не реже 1 раза в год.
- независимый, означает, что специалисты, проводящие аудит, не должны отвечать за результаты той работы, которую они проверяют.
- документированный процесс – это все этапы аудита, порядок его проведения, требования к аудиту и результаты аудита должны быть представлены документально. В университете
утверждена приказом ДП «Внутренний аудит».
Слайд 8. Цели и задачи аудита
Аудит качества ориентирован на выявление причин возникновения несоответствий в системе, процессах или продуктах (услугах) организации. Поэтому основную цель аудита можно
сформулировать так – собрать объективные свидетельства, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) или системе в целом.
Внутренние аудиты проводятся для обеспечения руководства объективной и своевременной информацией о том:
 насколько внедрена система качества в организации, работает ли она, и помогает ли
эта система достигать результатов по основной деятельности организации;
 работает ли система как система, либо от этой системы работают только отдельные
элементы, а все остальные требования выполняются только формально, либо не выполняется
вовсе;
 насколько близко к правилам, установленным в процедурах системы качества, выполняется работа в организации и есть ли различия между реальной работой и тем, что установлено в документации СМК;
 соответствуют ли результаты работ тем требованиям, которые установлены в договорах или технических заданиях.
Также внутренние аудиты способствуют распространению идей качества (обучению) сотрудников. Где, как не на практике, можно понять где и как улучшать свою деятельность.
Еще одно назначение внутреннего аудита – это внутренний бенчмаркинг – изучение и
использование передового опыта коллег.
Слайд 9. Цели и задачи аудита
Главный результат, к которому должен приводить аудит – это определение возможностей
для улучшения в работе организации. Поэтому в любом аудите существенное значение имеют
объективные свидетельства, которые аудиторы обнаруживают в ходе его проведения.
Слайд 10. Участники аудита
Аудит это процесс, в выполнении которого всегда задействовано множество участников.
В зависимости от того, какие задачи решаются участниками в этом процессе, можно выделить
несколько основных ролей:
2
 заказчик аудита, в роли которого, как правило, выступает руководство университета, заинтересованное в том, чтобы аудиторы объективно и точно оценили работу системы качества и предоставили данные о всех несоответствиях в работе и возможностях ее оптимизации;
 аудиторы – лица, обладающие компетентностью для проведения аудита, специально
обученные.
 технические эксперты – лица, предоставляющие аудиторам специальные знания или
опыт.
 проверяемая сторона - сотрудники проверяемого подразделения или всей организации.
Объектами внутреннего аудита являются:
o подразделения университета;
o процессы;
o документация;
o СМК в целом.
Слайд 11-12. Этапы аудита
Процедура проведения ВА более подробно описана в ДП, которая неоднократно рассматривалась на комиссии по качеству, а затем утверждена приказом.
Внутренний аудит проходит следующие этапы:
1. Разработка и утверждение программы аудита;
2. Формирование группы аудита;
3. Разработка и согласование плана аудита;
4. Проведение вступительного совещания;
5. Проведение аудита подразделения/процесса;
6. Формирование выводов по результатам аудита
7. Проведение заключительного совещания;
8. Формирование отчета, согласование и рассылка в подразделение.
!!! По результатам аудита выполняются следующие этапы (не относящиеся к процедуре
аудита, но необходимые при улучшении деятельности):
9. Формирование плана корректирующих и предупреждающих действий;
10. Проведение улучшений (реализация плана)
Какие же были основания для выбора именно ваших подразделений?
Образовательная деятельность и Научно-исследовательская деятельность – это ключевые
процессы ТГУ. Факультет и институты были выбраны именно эти, т.к. в этих подразделениях не
работала экспертная комиссия премий Правительства РФ и по этим подразделениям мы не увидим области для улучшений и сильные стороны;
Административно-хозяйственная деятельность выбрана, т.к. много проблемных точек в
этом процессе.
Слайд 13. Документирование СМК
Сформулировав Миссию, Политику в области качества, определив процессы, сформировав оргструктуру, описав деятельность (создав документы СМК), руководству ТГУ необходимо
проанализировать: работает ли система, выполняются ли требования документации и какие
несоответствия имеются?
В ходе аудитов будут проверяться документация СМК, а также соответствие выполняемой подразделением деятельности требованиям этой документации.
Слайд 14. Структура документации СМК
В 2009г. ОМК после анализа всей документации университета структурировал ее.
3
Вы видите 5 уровней документации, а 6-ой уровень - базовый, на основании которого создается вся внутренняя документация.
Слайд 15. Обязательные документированные процедуры
На данном слайде перечислены обязательные документированные процедуры, требуемые
ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и утвержденные в нашем вузе. Что касается документированной процедуры «Управление несоответствующей продукцией», то данный документ в качестве самостоятельного существовать не будет, планируется описать его отдельным пунктом в Руководстве по
качеству.
Слайд 16. Рекомендации по подготовке к аудиту
1. Ознакомиться с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 можно на образовательном портале (сайт ТГУ / сайт ОМК / Документация СМК / Внешние документы (спуститься вниз страницы);
2. Познакомить сотрудников с Политикой в области качества (сайт ТГУ / Миссия и
Политика в области качества) и с обязательными документированными процедурами (образовательный портал / сайт ТГУ / сайт ОМК / Документы СМК / Внутренние документы или Каталог
внутренней документации СМК ТГУ);
3. Разобраться с терминологией поможет терминологический словарь СМК ТГУ (сайт
ТГУ/ сайт ОМК / Обучение сотрудников (см. на странице));
4. Ознакомиться с вопросами, которые могут быть заданы в ходе аудита, можно на
сайте ТГУ / сайт ОМК / Внутренний аудит;
!!! Найти весь материал по внутреннему аудиту можно на сайте ОМК / Внутренний
аудит.
Муштровать сотрудников не надо. Надо, чтобы они были хотя бы в курсе, по каким вопросам будет проводиться аудит и в общих чертах знали Политику в области качества и документированные процедуры.
4