10.2. Перенос срока исполнения документов осуществляется

Регламент
работы в системе электронного документооборота и делопроизводства
Администрации муниципального образования Надымский район
1. Общие положения
1.1. Настоящий Регламент работы в системе электронного документооборота и
делопроизводства Администрации муниципального образования Надымский район (далееРегламент) устанавливает правила и порядок работы с документами, не носящими
секретный характер, в Администрации муниципального образования Надымский район
(служебные документы, обращения граждан, правовые акты, договоры Администрации
муниципального образования
Надымский
район, структурных подразделений
Администрации муниципального образования Надымский район (далее - структурные
подразделения) в системе электронного документооборота и делопроизводства
Администрации муниципального образования Надымский район (далее - СЭДД).
1.2. Основные термины и определения, используемые в настоящем Регламенте:
- система электронного документооборота Администрации муниципального
образования Надымский район (СЭДД) – комплекс программных средств, обеспечивающий
электронный документооборот в Администрации муниципального образования Надымский
район;
- администратор СЭДД IBM Lotus Notes/Domino (Администратор LN)- работник
управления информатизации, автоматизации и программных средств Администрации
муниципального образования Надымский район, выполняющий задачи по технической
поддержке, конфигурированию СЭДД и имеющий доступ ко всем документам баз данных
СЭДД;
- пользователь СЭДД - работник, участвующий в процессе функционирования
СЭДД или использующий результаты ее функционирования, данные о котором внесены в
конфигурацию СЭДД и на чьем рабочем месте установлена СЭДД;
- рабочее место в СЭДД – персональный компьютер с установленным программным
обеспечением Lotus Notes/Domino;
- автор документа - пользователь СЭДД, осуществляющий подготовку и создание
проекта документа в СЭДД;
- автор поручения (резолюции) - пользователь СЭДД, давший поручение
(резолюцию);
- официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;
- входящий документ (входящая корреспонденция) - документ, поступивший из
сторонней организации, от частного лица;
- исходящий документ (исходящая корреспонденция) - документ, создаваемый
структурным подразделением для отправки в стороннюю организацию, частному лицу или
в структурное подразделение;
- внутренний документ - переписка между структурными подразделениями,
переписка внутри структурного подразделения (письмо, служебная записка, заявление,
заявка), иное документационное взаимодействие внутри Администрации муниципального
образования Надымский район;
- документ бумажный – документ на бумажном носителе;
- документ электронный - документ, в котором информация представлена в
электронно-цифровой форме. Электронный документ имеет внутреннюю и внешнюю
форму представления: формой внутреннего представления электронного документа
является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном
носителе; формой внешнего представления электронного документа является
воспроизведение электронного документа на экране монитора, на бумажном либо ином
2
материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и в форме, понятной
для восприятия человеком;
- карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в
СЭДД, заполненная автором поручения (резолюции);
- карточка резолюции (КР) – электронная форма резолюции в СЭДД, заполненная
автором;
- исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный ответственным за исполнение
резолюции (поручения) непосредственного руководителя;
- ответственный исполнитель - пользователь СЭДД, назначенный ответственным за
исполнение резолюции (поручения);
- регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ СЭДД,
содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным
бумажным видом документа; регистрационно-контрольная карточка (РКК) – электронная
форма документа, формируется в момент создания документа в СЭДД, содержит
реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (наименование вида документа,
автор, дата документа, номер документа и т.д.), а также - данные о движении документа;
- замещающий - пользователь СЭДД, наделенный в СЭДД равными правами с
работником структурного подразделения, должностным лицом, которого он в СЭДД
замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, накладывать поручения
(резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронной подписью, имеющий доступ к
уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя СЭДД;
- визирование - заверение документа официальным лицом путём простановки
подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и
согласен с ним;
- подписание - осуществляется руководителем на бумажном носителе документа. В
СЭДД подписание может осуществляться как самим подписывающим, так и лицом,
замещающим его в СЭДД;
- согласование - процедура согласования содержания документа, отражающая
согласие или несогласие участника процесса согласования с содержанием документа;
- образ документа, электронный образ документа, сканированный образ документа
(ЭО) - отсканированное изображение бумажного документа, внешний вид которого
полностью отображает его содержание;
- ознакомление - процедура ознакомления с содержанием документа;
- отправка на подписание - передача документа руководителю на подписание.
Операция может выполняться средствами СЭДД;
- ИСС - информационно-справочные системы;
- ключ авторизации - механизм авторизации пользователей на основе электронного
ключа IBM Lotus Notes/Domino;
- права доступа - свойства пользователя СЭДД, определяющие множество
документов и операций над ними, доступных пользователю;
- распечатка электронного документа - копия электронного документа на бумажном
носителе, содержащая указание на то, что она изготовлена с соответствующего
электронного документа;
- реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
- справочник организаций (СпО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения
справочника внешних организаций;
- структура организации (СО) – база данных СЭДД, предназначенная для ведения
иерархической организационной структуры, с указанием настроек рабочих мест персонала,
иерархии функциональных ролей и счетчиков номеров документов;
3
- электронный документооборот (ЭДО) – совокупность процессов и процедур
ввода, хранения и обработки электронных документов в соответствии с установленными
правилами;
- ЭП - электронная подпись.
1.3. Делопроизводство в Администрации муниципального образования Надымский
район осуществляется с использованием системы электронного документооборота и
делопроизводства (СЭДД).
1.4. Положения настоящего Порядка распространяются на организацию работы с
документами, независимо от вида носителя информации, включая их подготовку,
регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью СЭДД.
1.5. Правила и порядок работы с документами в СЭДД, предусмотренные
настоящим Регламентом, обязательны для работников структурных подразделений,
должностных лиц Администрации муниципального образования Надымский район (далеедолжностные лица), специалистов муниципальных предприятий и учреждений, имеющих
установленные рабочие места СЭДД.
1.6. Сотрудники Администрации муниципального образования Надымский район,
являющиеся пользователями СЭДД, персонально отвечают за выполнение требований
настоящего Регламента.
1.7. В целях обеспечения функционирования СЭДД подразделения или
работники, ответственные за кадровое делопроизводство в структурных подразделениях, в
муниципальных предприятиях и учреждениях, подключенных к системе СЭДД, обязаны
предоставлять информацию в управление информатизации, автоматизации и программных
средств Администрации муниципального образования Надымский район об увольнении,
переводе, временном отсутствии работника структурного подразделения, должностного
лица (отпуск, командировка, больничный), а также информацию о лице, замещающем
временно отсутствующего работника. На основании представленных данных
администратор СЭДД должен внести изменения в базу «Справочник организации» (СО) и
настройки СЭДД.
1.8. Работы по переводу СЭДД на новый отчетный период осуществляются
администратором СЭДД в соответствии с Инструкцией по переводу системы на новый
отчетный период.
2. Организация делопроизводства в Администрации муниципального образования
Надымский район с применением СЭДД
2.1. В целях обеспечения единого документационного пространства Администрации
Надымского района в СЭДД взаимодействие между структурными подразделениями
построено на принципах внутреннего документооборота, что подразумевает однократную
регистрацию документа по месту его подписания.
2.2. Учету и обработке в СЭДД подлежат следующие документы:
1) муниципальные правовые акты (база данных «ОРД»);
2) решения Районной Думы муниципального образования Надымский район (база
данных «Районная Дума»);
3) решения Собрания депутатов муниципального образования город Надым (база
данных «Собрание депутатов»);
4)
поручения
оперативных,
аппаратных,
рабочих
совещаний
Главы
Администрации муниципального образования Надымский район (база данных- ОРД);
5)
переписка со сторонним организациями (база данных «Входящие», база
данных «Исходящие»);
6)
переписка с физическими лицами (база данных «Обращение граждан», база
данных «Исходящие»);
4
7)
переписка
между
структурными
подразделениями
(база
данных
«Внутренние»);
8)
переписка внутри структурного подразделения (база данных «Внутренние»).
2.3. Регистрационный номер документа формируется следующим образом:
-организационно-распорядительные документы: ОРД –«порядковый номер»-«р»,
«рс», «ап», «оп»;
- входящие документы: Вх – «порядковый номер»-«номенклатурный индекс
структурного подразделения»;
- исходящие документы: Ис – «порядковый номер»-«номенклатурный индекс
структурного подразделения»;
- внутренние документы: Вн – «сл»- «порядковый номер», «порядковый номер»«номенклатурный индекс структурного подразделения»;
- обращения граждан: ОГ –«порядковый номер»-«ог».
В СЭДД организованы следующие пользовательские группы, наделенные
функциональными обязанностями:
1) «Руководитель»: Глава Администрации Надымского района, первый заместитель
Главы Администрации Надымского района, заместители Главы Администрации
Надымского района, руководители структурных подразделений Администрации
Надымского района:
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей на имя «Руководителя»;
- ввод поручений (резолюций) или утверждение проектов поручений (резолюций),
подготовленных секретарями (помощниками) Администрации Надымского района;
- подписание и согласование документов в СЭДД;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с
контроля;
- принятие решения о направлении документа в дело;
2) «Помощник»:
секретари,
помощники,
заместители
«Руководителей»,
назначенные в СЭДД замещающими «Руководителей»:
- получение уведомлений в СЭДД на имя «Руководителя»;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя «Руководителя»;
- подготовка проектов поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции,
отправка их на утверждение «Руководителю»;
- контроль исполнения поручений (резолюций);
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на
имя «Руководителя»;
3) «Помощник по обращению граждан»: советники (заместители) должностных лиц,
ответственные за организацию личного приема по обращению граждан:
- получение уведомлений в СЭДД на имя «Руководителя»;
- рассмотрение корреспонденции, поступившей на имя «Руководителя»;
- подготовка карточки личного приёма и занесения информации в проект обращения
граждан по личному приему;
- подготовка проектов поручений (резолюций) к поступившей корреспонденции,
распечатка бланков поручений (резолюций) и отправка их на утверждение
«Руководителю»;
- контроль исполнения поручений (резолюций), снятие поручений (резолюций) с
контроля;
- формирование сводок и аналитических отчетов по документации, поступающей на
имя «Руководителя»;
4) «Руководитель подразделения»: руководители управлений, отделов в составе
структурного подразделения:
5
- ознакомление с корреспонденцией, поступившей по поручению (резолюции) на
имя «Руководителя подразделения»;
- ввод поручений (резолюций);
- подписание и согласование документов в СЭДД;
-контроль исполнения поручений (резолюций);
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций) «Руководителя»;
5) «Делопроизводитель»: работники управления документационного обеспечения:
- регистрация муниципальных правовых актов;
- регистрация входящих документов;
- регистрация исходящих документов за подписью «Руководителя»;
- регистрация внутренних документов;
- внесение, корректировка данных согласно резолюциям «Руководителей»;
- регистрация поручений оперативных, аппаратных и рабочих совещаний Главы
Администрации муниципального образования Надымский район.
«Делопроизводитель»: секретарь приемной Главы Администрации муниципального
образования Надымский район, помощник Первого заместителя Главы Администрации
муниципального образования Надымский район, секретарь приемной Первого
заместителя Главы Администрации муниципального образования Надымский район,
секретари приемных заместителей Главы Администрации муниципального образования
Надымский район, работники структурных подразделений, регистрирующие служебные
документы:
- создают проекты поручений (резолюций) руководителя;
- вносят корректирующие данные в РКК согласно утвержденных (образованных)
резолюций «Руководителя»;
- регистрируют служебные записки, поступившие на имя «Руководителя»;
- проверяют правильность внесения и корректируют данные согласно резолюции
«Руководителя» в РКК СЭДД;
- контролируют создание «Сотрудником» проектов документов в СЭДД;
- ведут номенклатуры дел и формируют дела;
- снимают документы с контроля;
- производят контроль сроков исполнения документов;
- учитывают бланки строгой отчетности;
- направляют документы в дела.
6) «Делопроизводитель по обращению граждан»: работники, регистрирующие
обращения граждан:
- регистрация обращений граждан, поступивших на имя «Руководителя»;
- контроль исполнения обращений граждан;
- формирование отчетов о ходе исполнения обращений граждан;
- списание документов в дело;
7) «Делопроизводитель правовых актов»: работник управления документационного
обеспечения, регистрирующий муниципальные правовые акты Администрации
Надымского района:
- регистрация муниципальных правовых актов Администрации Надымского района;
- рассылка муниципальных правовых актов;
- формирование отчетов и сводок по муниципальным правовым актам.
8) «Сотрудник»: иные пользователи СЭДД:
- ознакомление с направленной данному «Сотруднику» корреспонденцией;
- подготовка проектов документов;
- создание отчетов об исполнении поручений (резолюций);
- передача проектов документов на согласование и подписание;
- доработка документов в соответствии с замечаниями;
6
- контроль соответствия подписанного бумажного носителя РКК документа.
2.4. Пользователи СЭДД несут персональную ответственность за работу с
документами в СЭДД в соответствии со своими функциональными обязанностями и
настоящим Регламентом.
2.5. Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного
идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в СЭДД
осуществляется посредством проверки конфигурационных настроек СЭДД, id-файла и
пароля пользователя.
2.6. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.
2.7. Правом доступа к документу СЭДД обладают пользователи СЭДД, которые
участвуют в его подготовке, учете и исполнении:
- «Руководители», указанные в полях «Адресат», «Подпись», «Другие подписи» РКК
документа;
- исполнители поручений (резолюций) по документу, указанные в поле
«Исполнитель»;
- авторы документов;
- пользователи СЭДД, которым документ направлен на ознакомление (обладают
правом доступа к содержательной части документа на этапе ознакомления);
- «Помощники» «Руководителей», указанных в полях «Адресат», «Подпись» или
«Другие подписи» РКК документа;
- пользователи СЭДД, имеющие доступ к связанным документам;
- администраторы СЭДД.
Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливают администраторы СЭДД в
соответствии с функциональными обязанностями пользователей СЭДД.
2.8. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, используется
механизм встроенной электронной подписи (далее - ЭП) IBM Lotus Notes. ЭП формируется
на основе данных авторизации пользователя СЭДД при входе в СЭДД.
2.9. ЭП пользователя СЭДД вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в
id-файле пользователя СЭДД. Для проверки ЭП используется механизм общедоступных
открытых ключей, создаваемых администратором СЭДД для каждого пользователя СЭДД,
в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭП обеспечивает однозначную авторизацию
действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование
документов и т.д.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы подписи
документа на бумажном носителе.
2.10. Встроенная ЭП IBM Lotus Notes признается достаточной для однозначного
установления авторства внутренних документов Администрации муниципального
образования Надымский район и недопущения несанкционированного изменения
содержания этих документов в СЭДД.
2.11. ЭП «Помощника» равнозначна ЭП «Руководителя», которого он замещает в
СЭДД.
3. Входящие документы (прием, обработка, регистрация и распределение)
3.1. «Делопроизводитель» при поступлении входящего документа от сторонних
организаций на имя «Руководителя» в базе данных «Входящие» создает РКК документа и
заполняет следующие реквизиты:
- корреспондент (отправитель документа);
- дата поступившего документа;
- номер поступившего документа;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа).
7
3.2. Если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или
логически связан с другими документами, зарегистрированными в СЭДД, то
«Делопроизводитель» обязан отразить эти связи в РКК входящего документа.
3.3. В РКК входящего документа устанавливается отметка «контроль в целом» и
указывается срок исполнения документа . При поступлении документа с внешним сроком
исполнения в РКК указывается внешний срок исполнения документа.
3.4. «Делопроизводитель» сканирует документ и присоединяет его электронный
образ к РКК входящего документа.
3.5. Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК
подлежит электронный образ сопроводительного письма. В случае технической
возможности приложения к документу также сканируются и хранятся в СЭДД.
Информация о сопроводительных документах заносится в вкладку «Сопроводительное
письмо».
3.6. «Делопроизводитель» несет ответственность за полноту и достоверность
информации, внесенной в РКК входящего документа.
3.7. «Делопроизводитель» заполняет поле «Адресаты» и регистрирует РКК
входящего документа в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается СЭДД
автоматически, кроме того в СЭДД имеется возможность присвоение номера вручную.
3.8. После регистрации осуществляется отправка уведомлений о поступившем
входящем документе «Руководителям», указанным в поле «Адресаты» РКК документа.
3.9. В случае если «Руководитель» либо «Помощник» считает, что документ,
поступивший ему в СЭДД, не относится к его компетенции и был направлен ему ошибочно,
указанные пользователи СЭДД уведомляют об этом «Делопроизводителя», формируя
информационный отчет об исполнении документа в СЭДД, в котором указывают данную
информацию. «Делопроизводитель» вносит исправления в поле «Адресаты» РКК
документа и тем самым переадресует документ.
3.10. «Руководитель» рассматривает документ, вносит поручение (резолюцию) в
СЭДД. «Помощник» имеет возможность создавать проекты поручений (резолюций),
которые в дальнейшем могут быть отредактированы и утверждены «Руководителем». В
РКК резолюции указываются:
- исполнители;
- ответственный исполнитель;
- текст поручения (резолюции).
Если поручение (резолюция) имеет срок исполнения, то
такое поручение
(резолюция) ставится на контроль.
3.11. Если ответственный исполнитель не указывается, то автоматически в СЭДД
первый из списка исполнителей назначается ответственным. В случае, когда все
исполнители являются ответственными, необходимо всех их указать в качестве
ответственных исполнителей.
3.12. Когда полученный документ необходимо передать на ознакомление
пользователям СЭДД, «Руководитель» либо его «Помощник» может инициировать процесс
ознакомления и в дальнейшем проконтролировать факт ознакомления с документом в
СЭДД.
3.13. Порядок постановки документов, поручений (резолюций) на контроль и
организация контроля исполнения приведены в разделах 10-13 настоящего Регламента.
4. Исходящие служебные документы (создание, обработка, согласование,
регистрация и отправка)
4.1. «Сотрудник» начинает работу по исходящему документу по поручению
(резолюции) «Руководителя» или в инициативном порядке.
8
4.2. «Сотрудник» создает в СЭДД проект РКК исходящего документа
с использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет
следующие поля СЭДД:
1) «Заголовок» – краткое содержание документа;
2) «Адресаты» – указывается организация, куда направляется документ;
3) «Подпись» – указывается «Руководитель», за подписью которого идет исходящий
документ.
4.3. В поле «Исполнитель» указывается пользователь СЭДД, контролирующий
процессы движения документа (подписание, регистрация). В СЭДД ему будут
формироваться соответствующие уведомления.
4.4. «Сотрудник» присоединяет в поле «Содержание» РКК документа файл проекта
исходящего документа.
4.5. Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан
с другими документами, зарегистрированными в СЭДД, «Сотрудник» отражает эти связи в
РКК документа на закладке «Связи».
4.6. Для согласования документа с пользователями СЭДД «Сотрудник» формирует
лист согласования, определяет участников согласования, срок согласования, тип
(параллельное, последовательное или комбинированное), используя шаблон согласования
данного вида документа, или в произвольном порядке инициирует процесс согласования в
СЭДД. Согласование проекта исходящего документа осуществляется в соответствии с
требованиями Раздела 8 настоящего Регламента.
4.7. При положительном завершении процесса согласования, «Сотрудник»:
1) на бумажном носителе:
- выводит на печать проект исходящего документа на бланке установленного
образца;
- отправляет документ на согласование «Руководителю»;
2) в СЭДД:
- отправляет документ на согласование «Руководителю».
4.8 В случае согласования документа с замечаниями «Сотрудник»:
1) на бумажном носителе:
- вносит соответствующие изменения в документ;
- выводит на печать проект исходящего документа на бланке установленного
образца;
- отправляет документ на подпись «Руководителю»;
2) в СЭДД:
- вносит соответствующие изменения в РКК документа;
- отправляет документ на согласование «Руководителю».
4.9. «Сотрудник» несет ответственность за полноту и достоверность внесения
информации в РКК исходящего документа.
4.10. «Руководитель», указанный в поле «Согласование», получает уведомления в
СЭДД о получении на согласование проекта исходящего документа, а также получает
указанный проект исходящего документа на бумажном носителе.
4.11. «Руководитель», подписывающий документ, либо его «Помощник»,
контролируют соответствие документа на бланке установленного образца содержанию
документа в СЭДД.
4.12. После подписания документа на бумажном носителе, «Руководитель» либо его
«Помощник» согласовывают электронную копию данного документа в СЭДД.
Согласованный
документ
на
бланке
установленного
образца
передается
«Делопроизводителю», а электронная копия документа в СЭДД автоматически
отправляется на регистрацию. В случае отказа от согласования, «Руководитель» либо
«Помощник» указывают причину такого отказа.
9
4.13. При подписании документа «Руководителем» либо «Помощником» или
в случае отказа от согласования «Сотрудник» получает в СЭДД соответствующие
уведомления.
4.14. Регистрации в СЭДД подлежат только те исходящие документы, которые уже
подписаны на бумажном носителе и согласованы в СЭДД.
4.15. «Делопроизводитель» получает в СЭДД уведомление о поступлении проекта
исходящего документа на регистрацию. Открывает в СЭДД карточку проекта исходящего
документа, заполняет поля на закладке «Отношение к делу» и регистрирует документ в
СЭДД, после чего на бланке установленного образца документа проставляет
регистрационный номер и дату регистрации из РКК. Регистрационный номер исходящему
документу присваивается в СЭДД автоматически.
4.16. После регистрации документа «Сотруднику» формируется соответствующее
уведомление.
5. Внутренние документы (создание, обработка, согласование, регистрация и
отправка)
5.1. «Сотрудник» создает в базе данных «Внутренние» проект РКК внутреннего
документа на основании поручения «Руководителя» либо в инициативном порядке.
Аналогично с порядком создания исходящего документа (пункты с 4.2 по 4.5 настоящего
Регламента).
5.2. В РКК проекта внутреннего документа заполняется список адресатов, по
которому производится рассылка документа после регистрации.
5.3. Для согласования документа с пользователями СЭДД «Сотрудник» формирует
лист согласования, определяет участников согласования, срок согласования, тип
(параллельное, последовательное или комбинированное), используя шаблон согласования
данного вида документа, или в произвольном порядке и инициирует процесс согласования
в СЭДД. Согласование проекта внутреннего документа осуществляется в соответствии с
требованиями Раздела 8 настоящего Регламента.
5.4. В случае согласования документа с замечаниями соответствующие изменения
должны быть внесены «Сотрудником» в РКК документа.
5.5. «Сотрудник» передает согласованный проект внутреннего документа на
согласование «Руководителю» через СЭДД.
5.6. «Руководитель», указанный в поле «Согласование», получает в СЭДД
соответствующее уведомление. «Руководитель» либо «Помощник» рассматривают проект
внутреннего документа и осуществляют электронное согласование документа или отказ от
согласования. В случае отказа от согласования, «Руководитель» либо «Помощник»
указывают причину отказа.
5.7. При согласовании документа «Руководителем» либо «Помощником» или
в случае отказа от согласования «Сотрудник» получает в СЭДД соответствующие
уведомления.
5.8. Регистрации в СЭДД подлежат только согласованные в СЭДД внутренние
документы.
5.9. После согласования внутренний документ поступает «Делопроизводителю» на
регистрацию.
5.10. После регистрации документа «Сотруднику» формируется соответствующее
уведомление.
5.11. «Руководитель», указанный в поле «Подпись», получают уведомление о
направлении ему внутреннего документа.
5.12. Дальнейший порядок работы с внутренними документами аналогичен порядку
работы с входящими документами (пункты 3.9 -3.13 настоящего Регламента).
10
6. Порядок обработки исходящих документов с применением СЭДД
в Администрации района, которые подписывает Глава Администрации
муниципального образования Надымский район, Первый заместитель Главы
Администрации муниципального образования Надымский район, заместители Главы
Администрации муниципального образования Надымский район
6.1. Исполнитель начинает работу над исходящим документом по поручению
руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.
6.2. Исполнитель создает в СЭДД проект РКК исходящего документа с
использованием типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет
следующие реквизиты:
- заголовок - краткое содержание документа;
- адресат -указывается организация, куда направляется документ;
- подпись - указывается руководитель Администрации муниципального образования
Надымский район, который будет подписывать данный исходящий документ.
6.3. Исполнитель присоединяет к РКК проект исходящего документа, который будет
подписываться Главой Администрации муниципального образования Надымский район,
Первым заместителем Главы Администрации муниципального образования Надымский
район, заместителями Главы Администрации муниципального образования Надымский
район, управляющим делами Администрации муниципального образования Надымский
район.
6.4. Если исходящий документ создается в ответ на входящий, или логически связан
с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, исполнитель обязательно
отражает эти связи в РКК документа на закладке «Связи».
6.5. Исполнитель формирует в системе лист согласования, в котором определяет тип
согласования - последовательное, согласующих лиц: руководителя подразделения, других
заинтересованных лиц; руководителя структурного подразделения; заместителей Главы
Администрации муниципального образования Надымский район.
6.6. Согласование проекта исходящего документа осуществляется в соответствии с
требованиями раздела 11 настоящего Порядка.
6.7. При положительном завершении процесса согласования, исполнитель передает
проект исходящего документа на подпись и регистрацию СЭДД.
6.10. Исходящий документ на бумажном носителе после подписания направляется в
управление документационного обеспечения на регистрацию.
6.11. Работник управления документообеспечения открывает в СЭДД
соответствующую карточку проекта исходящего документа и регистрирует документ в
СЭДД, после чего на бумажном документе проставляет регистрационный номер и дату
регистрации из РКК.
6.12. После регистрации исходящий документ с заполненным регистрационным
штампом сканируется работником управления документационного обеспечения, и его
электронный образ присоединяется к РКК документа в поле «Файл».
6.13. Зарегистрированный документ направляется адресату или адресатам.
7. Муниципальные правовые акты Администрации
11
муниципального образования Надымский район (регистрация и рассылка)
7.1. Для работы в СЭДД с правовыми актами используется база данных «ОРД».
7.2. Подготовка проекта муниципального правового акта происходит в
электронном виде на бумажном носителе в соответствии с муниципальными правовыми
актами Администрации Надымского района.
7.3. «Сотрудник» создает в СЭДД проект РКК правового акта с использованием
типового шаблона документа или в произвольной форме и заполняет следующие
реквизиты:
- «Вид документа» – вид правового акта;
- «Заголовок» - наименование правового акта;
- «Список рассылки» – список адресатов, в соответствии с которым правовой акт
будет разослан после регистрации;
- «Подпись» – должностное лицо, которое будет подписывать правовой акт;
- «Исполнители» – разработчики правового акта;
- «Количество» – количество экземпляров правового акта.
7.4. «Сотрудник » присоединяет к РКК файл с текстом правового акта.
7.5. Если
данный
правовой
акт
связан
с
другими
документами,
зарегистрированными в СЭДД (отменяет или дополняет существующий правовой акт),
«Сотрудник» отражает эти связи в РКК документа на закладке «Связи».
7.6. После прохождения процедуры согласования и перед подписанием
муниципального
правового
акта
«Руководителем»
«Сотрудник»
направляет
«Делопроизводителю правовых актов» текст правового акта в электронном виде.
7.7. Подготовленный проект правового акта выводится на печать «Сотрудником»
на бланке установленного образца и передается на визирование уполномоченным
должностным лицам.
7.8. Завизированный проект
правового акта передается на
подпись
«Руководителю», в компетенцию которого входит подписание данного вида правового
акта.
7.9. Подписанный
правовой
акт
возвращается
на
регистрацию
«Делопроизводителю правовых актов».
7.10. «Делопроизводитель правовых актов» осуществляет регистрацию правового
акта на бумажном носителе, после чего на первом листе унифицированной формы бланка
оригинала правового акта проставляется дата и регистрационный номер документа, затем
осуществляет регистрацию в СЭДД.
7.11. После регистрации «Делопроизводитель правовых актов» сканирует правовой
акт (с регистрационным номером, датой) и его электронный образ присоединяет к РКК
документа в поле «Файл».
7.12. После регистрации правового акта в СЭДД осуществляется рассылка
документа в соответствии со списком рассылки РКК документа.
8. Согласование исходящих, внутренних документов
8.1. Инициатором отправки документа на согласование и участником процесса
согласования может быть любой пользователь СЭДД.
8.2. Для согласования исходящих, внутренних документов в СЭДД создается
процесс электронного согласования. Результаты такого согласования хранятся в базе
«Согласование» и при необходимости могут быть выведены на бумажный носитель.
8.3. На согласование может быть направлен только неподписанный проект РКК
документа.
12
8.4. Для каждого документа, направляемого на согласование, определяется срок и
состав участников согласования.
8.5. Итогом согласования через СЭДД на поступивший документ является
наложение одной из трех видов виз:
- «согласен»;
- «согласен с замечаниями»;
- «не согласен».
8.6. В случае наложения виз «не согласен» или «согласен с замечаниями», участник
обязан привести мотивированный отказ либо замечание в карточке согласования документа
в СЭДД.
8.7. В СЭДД согласование может быть параллельным, последовательным или
комбинированным.
8.8. В процессе согласования пользователи СЭДД могут создавать свои листы
согласования, инициируя тем самым процесс согласование до визы.
9. Организация работы с поручениями (резолюциями) в СЭДД
9.1. В СЭДД поручения (резолюции) учитываются в базе данных «Поручения» и
не нумеруются.
9.2. Устные и письменные поручения (резолюции) «Руководителей»,
«Руководителей подразделений» учитываются в СЭДД авторами поручений (резолюций)
или «Помощниками».
9.3. При сохранении карточки поручения (резолюции), автоматически
осуществляется отправка уведомлений исполнителям.
9.4. Если у поручения (резолюции) есть срок исполнения, то поручение
(резолюция) ставится на контроль с указанием индивидуального срока исполнения
поручения (резолюции).
9.5. Порядок исполнения выданного поручения (резолюции) указан в разделе
13 настоящего Регламента.
10. Организация и контроль исполнения документов
10.1. Постановку на контроль документов, изменение срока исполнения, установку
отметки об исполнении документа осуществляют:
- по входящим документам – «Руководители», «Делопроизводители»;
- по обращениям граждан – «Делопроизводители по обращениям граждан»;
- по внутренним документам – авторы документа или «Делопроизводители».
10.2. Перенос срока исполнения документов осуществляется лицами, указанными в
пункте 10.1. настоящего Регламента, или «Руководителем»\«Помощником» на основании
представленного документа от ответственного исполнителя. Если новый срок исполнения
резолюции первого уровня больше срока исполнения документа в целом, то срок
исполнения документа должен быть изменен.
10.3. Контроль за исполнением документов осуществляется в базе данных
«Контроль заданий», которая систематизирует информацию о поставленных на контроль
документах по срокам исполнения документов, исполнителям и группам документов.
Хранится информация в специальных документах – «Карточка задания».
10.4. В целях упреждающего контроля по исполнению документов исполнителям и
авторам документов автоматически рассылаются в СЭДД напоминания за пять, два дня,
один день до приближения срока исполнения документов.
10.5. По неисполненным в срок документам «Руководителям», указанным в поле
«Адресаты» и авторам документов, один раз в день рассылаются уведомления.
13
10.6. Снятие документа с контроля (установка даты исполнения документа в целом)
осуществляется лицами, указанными в пункте 10.1. настоящего Регламента, на основании
поступления на регистрацию ответа на соответствующий документ или создания
«Руководителем» либо его «Помощником» отчета об исполнении документа с текстом
исполнения «Исполнено» или «Направить в дело».
11. Внесение поручений (резолюций) и наложение поручений (резолюций) по
документам
11.1. По входящим, внутренним документам и обращениям граждан могут быть
даны поручения (резолюции).
11.2. При внесении поручения (резолюции) в СЭДД указывается автор поручения
(резолюции), вводится текст поручения (резолюции), определяются исполнители,
ответственный исполнитель, срок исполнения поручения (резолюции).
11.3. В качестве ответственного исполнителя выступает исполнитель, отмеченный в
поручении (резолюции) первым либо отмеченных специальным знаком.
11.4. Если у поручения (резолюции) указан срок исполнения, то исполнители
ставятся на контроль. Для каждого исполнителя указывается индивидуальный срок
исполнения. Такое поручение (резолюция) называется контрольным.
11.5. Исполнители средствами СЭДД могут вносить собственные нижестоящие
поручения (резолюции) в аналогичном порядке.
12. Контроль исполнения поручений (резолюций)
12.1. Контроль за исполнением поручений (резолюций) осуществляют сотрудники
отдела контроля по исполнению документов управления документационного обеспечения
«Делопроизводители», «Помощники».
12.2. Информация об исполнении поставленных на контроль поручений
(резолюций), об изменении сроков и исполнителей, об исполнении и снятии с контроля
поручений (резолюций), ежедневно вводится в СЭДД
работниками управления
документационного обеспечения.
12.3. В случае если поручения (резолюции) не могут быть исполнены в
установленный срок, ответственный исполнитель создает в СЭДД внутренний документ
(связанный с исполняемым документом) на имя автора поручения о продлении срока
исполнения.
12.4. В случае переноса срока исполнения в СЭДД указывается новый срок и
причина переноса в соответствующих карточках документов СЭДД.
12.5. Контроль за исполнением документов, поручений (резолюций) осуществляется
посредством базы «Контроль заданий», которая систематизирует информацию о
поставленных на контроль поручениях (резолюциях) по срокам исполнения, по
исполнителям, по группам документов. Хранится информация в специальном документе «Карточка задания».
12.6. В целях упреждающего контроля поручений (резолюций) исполнителям
автоматически рассылаются напоминания в СЭДД за пять, два, один день до приближения
срока исполнения поручений (резолюций).
12.7. По неисполненным поручениям (резолюциям) один раз в день рассылаются
уведомления исполнителю и автору поручений (резолюций).
14
13. Организация исполнения поручений (резолюций)
13.1. Исполнитель получает в СЭДД уведомление о направлении ему поручения
(резолюции), ознакомляется с документом и выполняет одно из следующих действий:
1) создает нижестоящее поручение (резолюцию);
2) подготавливает ответ на документ, для чего создает отчет об исполнении и из
указанного отчета об исполнении создает ответный документ:
- внутренний документ, если документ адресован работнику Администрации
структурного подразделения Администрации Надымского района;
- исходящий документ, если документ адресован в стороннюю организацию;
3) создает отчет об исполнении.
13.2. При регистрации отчета об исполнении в СЭДД автору поручения (резолюции)
отправляется соответствующий отчет.
13.3. Автор поручения (резолюции) при получении отчета об исполнении принимает
исполнение или не принимает его, тем самым снимает или не снимает поручение
(резолюцию) с контроля.
13.4. Если ответственный исполнитель и исполнители по поручению (резолюции)
работают в разных структурных подразделениях, такие исполнители обязаны направить в
базе данных «Внутренние документы» ответственному исполнителю информацию об
исполнении поручения (резолюции), связав ее с исполняемым поручением (резолюцией). В
случае если исполнители, ответственный исполнитель работают в одном структурном
подразделении, исполнителям достаточно создать отчет об исполнении поручения
(резолюции).
13.5. Ответственный исполнитель подготавливает ответ на поручение (резолюцию)
и связывает его с исполняемым документом.
14. Построение информационно-поисковой системы в СЭДД
14.1. Передача документов в СЭДД сопровождается формированием уведомлений
для адресатов или исполнителей, что помогает им оперативно выполнять необходимые
действия с документами в СЭДД.
В СЭДД уведомления формируются в следующих случаях:
- пользователь СЭДД указан адресатом в документе;
- пользователь СЭДД выбран в качестве исполнителя в резолюции или в поручении
по документу;
- пользователь СЭДД должен принять участие в ознакомлении или согласовании
документа;
- автор поручения (резолюции) получает уведомление о создании отчета об
исполнении поручения (резолюции);
- автор поручения (резолюции) получает уведомление, когда срок исполнения
приближается или истек;
- исполнитель получает уведомление о поручении (резолюции), поставленном на
контроль, и срок исполнения которого приближается или истек;
- «Руководитель», указанный в поле «Подпись» РКК документа, получает
уведомление о направлении проекта документа ему на подпись;
- пользователь СЭДД, указанный в поле «Исполнитель» РКК документа, получает
уведомление о подписании проекта документа или об отказе в подписи;
- «Делопроизводитель» получает уведомление о направлении проекта документа на
регистрацию;
- пользователь СЭДД, указанный в поле «Исполнитель» РКК документа получает
уведомление о регистрации проекта документа.
15
14.2. В целях экономии ресурсов СЭДД уведомления поддерживают актуальность
ссылки на документ несколько дней (задается настройками СЭДД), после чего открыть по
ссылке документ будет нельзя. Для поиска нужного документа в СЭДД есть возможность
поиска по набору реквизитов и по содержанию документа.
14.3. В СЭДД поиск конкретного документа или подборки материалов
осуществляется по реквизитам (названию, виду документа, дате регистрации, номеру
документа и т.п.) или по контексту либо ключевому слову (по любому слову или фразе,
содержащимся в искомом документе). СЭДД позволяет найти документ по компонентам
информации с использованием поисковых форм.
14.4. Контекстный поиск возможен как по реквизитам, внесенным в РКК, так и
содержанию (приложению) к РКК, в случае использования файлов совместимого формата
(doc; xls; rtf; pdf).
14.5. Контекстный поиск осуществляется в строгом соответствии с заданным
поисковым реквизитом. Для расширения области поиска используются замещающие
символы:
* - замена любого количества символов, например:
Строка поиска
пенсионный
пенсион*
Результат поиска
документы, содержащие слово «пенсионный»
документы, содержащие слова «пенсионный», «пенсионер» и т.д.
15. Работа с базой данных «Справочник организаций»
15.1. База данных «Справочник организаций» является общей базой данных для
всех структурных подразделений и используется при заполнении реквизитов документов
СЭДД.
15.2. Пользователь СЭДД, заполняющий РКК документа, использует следующие
функции СЭДД при работе с базой данных «Справочник организаций»:
- поиск сторонней организации в существующем справочнике по заданному в
запросе слову;
- выбор сторонней организации из предложенного перечня организаций;
- добавление сторонней организации в справочник.
15.3. Ответственность за ведение (внесение, изменение, удаление) системных
организаций возложена на администратора СЭДД.
15.4. Добавление внешней организации в базу данных «Справочник организаций»
производится при заполнении РКК входящего или исходящего документа, используя
кнопку «Новая» в поле «Адресат» в открывшейся карточке для ввода информации о новой
организации, при непосредственном контроле сотрудников управления документационного
обеспечения.
15.5. При вводе наименования организации следует соблюдать следующие
правила:
1) указывается юридическое наименование организации;
2) указывается краткое наименование организации: уникальная часть наименования
или сокращенное название.
Например:
Полное наименование
Краткое наименование
ОАО «Российские железные дороги»
ОАО «Газпром добыча Надым»
Петров Семен Семенович
ОАО «РЖД»
ООО «ГДН»
Петров С.С.
16
3) инициалы адресата указываются полностью в следующем порядке: фамилия, имя,
отчество.
15.6. За достоверность и полноту внесенных реквизитов в карточку новой
организации отвечает лицо, осуществившее ввод указанной информации.
15.7. Заполненная карточка является заявкой на создание новой организации в базе
данных «Справочник организаций» и обрабатывается администратором СЭДД, а именно:
1) утверждается и преобразовывается в учетную запись базы данных «Справочник
организаций»;
2) отклоняется, если с данной карточкой выполнена операция объединения с другой
организацией.
16. Пароль пользователя СЭДД
16.1. В соответствии с требованиями политики безопасности учетные записи
пользователей защищены паролем. Пароль может представлять собой произвольную
комбинацию вводимых с клавиатуры символов. При этом система отличает прописные
буквы от строчных, а приемлемость пароля зависит от его длины или стойкости.
16.2. Правила формирования пароля:
- длина пароля должна быть не менее 5 символов;
- в составе символов пароля обязательно должны присутствовать буквы в верхнем
и нижнем регистрах, цифры и специальные символы;
- при смене пароля новое значение должно отличаться от предыдущего не менее
чем в 2 позициях;
- личный пароль пользователь не имеет права сообщать никому;
- пароль не должен включать в себя легко вычисляемые сочетания символов
(имена, фамилии, известные названия, словарные и жаргонные слова и т.д.),
последовательности символов и знаков (111, qwerty, abcd и т.д.), общепринятые
сокращения (ЭВМ, ЛВС, USER и т.п.), аббревиатуры, клички домашних животных, номера
автомобилей, телефонов и другие значимые сочетаний букв и знаков, которые можно
угадать, основываясь на информации о пользователе.
16.3. Порядок смены личных паролей:
Смена паролей должна проводится регулярно (1 раз в 6 месяцев).
В случае прекращения полномочий пользователя (увольнение либо переход на
другую работу) производится немедленное удаление сразу после окончания его последнего
дня работы.
Срочная (внеплановая) полная смена паролей должна производиться в случае
прекращения полномочий (увольнение или переход на другую работу) администраторов
СЭДД и других сотрудников, которым по роду работы были предоставлены полномочия по
управлению системой парольной защиты.
Смена пароля производится самостоятельно каждым пользователем в соответствии с
указанием в системном баннере-предупреждении.
Временный пароль, заданный администратором СЭДД при регистрации нового
пользователя, следует изменить при первом входе в систему.
16.4. Хранение пароля:
Запрещается записывать пароли на бумаге, в файле, электронной записной книжке и
других носителях информации, в том числе на предметах.
Запрещается сообщать другим пользователям личный пароль и регистрировать их в
системе под своим паролем.
Хранение пользователем своего пароля на бумажном носителе допускается только в
личном, опечатанном владельцем пароля сейфе, либо в сейфе у ответственного
17
администратора СЭДД или руководителя подразделения в опечатанном личной печатью
пенале.
16.5. В случае утери или компрометации пароля пользователя необходимо сообщить
об этом руководителю управления информатизации, автоматизации и программных средств
Администрации муниципального образования Надымский район или руководителю
структурного подразделения.
16.6. Ответственность при организации парольной защиты возлагается на
администраторов СЭДД. Владельцы паролей должны быть ознакомлены под роспись с
перечисленными выше требованиями и предупреждены об ответственности за
использование паролей, не соответствующих данным требованиям, а также за разглашение
парольной информации.
16.7. Порядок смены пароля без запроса системы:
выберите команду: «File - Security - user Security».
откройте вкладку «Security Basics» , а затем нажмите кнопку «Change
password».
в диалоговом окне «Change password» введите новый пароль в поля «Enter the
new password» и «Enter the new password a new».
нажмите кнопку «ОК».