3. Регламент работы с исходящими документами

-
Утвержден
Регламенты работы с Системой электронного
документооборота «Дело-2004»
Редакция:
20.09.04
Разработал:
Проверил:
Принял:
Исакова О.
Белов С.
Лидерман В.
Листов:
30
Аннотация
Данный документ содержит описание регламентов обработки различных видов документов, оборот которых автоматизирован с помощью Системы электронного документооборота (СЭД)
«Дело-2004». Регламент определяет роли пользователей и последовательность выполняемых
операций по обработке различных видов документов.
В настоящем документе приведено описание следующих регламентов работы с документами, реализованные в СЭД «Дело-2004»:

Регламент работы с входящими документами;

Регламент работы с исходящими документами;

Регламент работы с внутренними документами;

Регламент работы с протоколами совещаний;

Регламент работы с письмами граждан;

Регламент работы по приему граждан;

Регламент работы с правовыми документами.
Версии документа
Дата
Версия
Статус
20.09.04
1.0
Исходный
Комментарии
-
документ
2
Содержание
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Введение ............................................................................................................................ 5
1.1.1.
Информационная модель организации ............................................................... 5
1.1.2.
Перечень определений и сокращений ................................................................. 5
Регламент работы с входящими документами ............................................................... 6
2.1.1.
Роли пользователей .............................................................................................. 6
2.1.2.
Этапы обработки документа ................................................................................. 7
2.1.2.1
Этап 1. Регистрация документа ..................................................................... 8
2.1.2.2
Этап 2. Маршрутизация .................................................................................. 8
2.1.2.3
Этап 3. Наложение резолюции ....................................................................... 8
2.1.2.4
Этап 4. Исполнение документа ...................................................................... 9
2.1.2.5
Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения ........................................10
2.1.2.6
Этап 6. Сдача в архив ...................................................................................10
Регламент работы с исходящими документами ...........................................................11
3.1.1.
Роли пользователей ............................................................................................11
3.1.2.
Этапы обработки документа ...............................................................................12
3.1.2.1
Этап 1. Создание документа ........................................................................12
3.1.2.2
Этап 2. Согласование ....................................................................................13
3.1.2.3
Этап 3. Регистрация и отсылка документа ..................................................14
3.1.2.4
Этап 4. Сдача в архив ...................................................................................14
Регламент работы с внутренними документами ..........................................................15
4.1.1.
Роли пользователей ............................................................................................15
4.1.2.
Этапы обработки документа ...............................................................................16
4.1.2.1
Этап 1. Регистрация внутреннего документа ..............................................17
4.1.2.2
Этап 2. Согласование документа .................................................................17
4.1.2.3
Этап 3. Отправка и доставка документа получателю ................................17
4.1.2.4
Этап 4. Исполнение документа ....................................................................17
4.1.2.5
Этап 5. Сдача в архив ...................................................................................18
Регламент работы с протоколами совещаний ..............................................................19
5.1.1.
Роли пользователей ............................................................................................19
5.1.2.
Этапы обработки документа ...............................................................................19
5.1.2.1
Этап 1. Регистрация протокола ....................................................................20
5.1.2.2
Этап 2. Исполнение документа ....................................................................20
5.1.2.3
Этап 3. Рассмотрение результатов исполнения ........................................20
5.1.2.4
Этап 4. Сдача в архив ...................................................................................20
Регламент работы с письмами граждан ........................................................................21
6.1.1.
Роли пользователей ............................................................................................21
6.1.2.
Этапы обработки документа ...............................................................................22
6.1.2.1
Этап 1. Регистрация документа ...................................................................23
6.1.2.2
Этап 2. Маршрутизация ................................................................................23
3
6.1.2.3
Этап 3. Наложение резолюции .....................................................................23
6.1.2.4
Этап 4. Исполнение поручения ....................................................................23
6.1.2.5
Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения ........................................24
6.1.2.6
Этап 6. Сдача в архив ...................................................................................24
7.
Регламент работы по приему граждан ..........................................................................25
8.
Регламент работы с правовыми документами .............................................................26
8.1.1.
Роли пользователей ............................................................................................26
8.1.2.
Этапы обработки документа ...............................................................................27
8.1.2.1
Этап 1. Подготовка исходного текста документа ........................................28
8.1.2.2
Этап 2. Согласование документа .................................................................28
8.1.2.3
Этап 3. Рассмотрение на заседании ...........................................................29
8.1.2.4
Этап 4. Публикация .......................................................................................29
8.1.2.5
Этап 5. Маршрутизация ................................................................................29
8.1.2.6
Этап 6. Исполнение документа ....................................................................30
8.1.2.7
Этап 7. Сдача в архив ...................................................................................30
4
1. Введение
1.1.1. Информационная модель организации
В используемой технологии обработки документа принята одноуровневая модель организации. Организация рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений,
без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому структурному подразделению
назначается роль, определяющая место и обязанности подразделения в обработке различных видов документов.
Для разных документов (типов документов) одно и то же подразделение может выступать
в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель).
1.1.2. Перечень определений и сокращений
 Карточка — 1. Объект, представляющий документ или другой объект регистрации и
учета. 2. Приложение, обеспечивающее пользовательский интерфейс для просмотра и
редактирования данных такого объекта.
 Архив документов — архив электронных версий документов.
 Папка или Дело — объект системы, объединяющий совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, обеспечивающий
удобный доступ к карточкам.
 Исполнительская дисциплина — процесс исполнения документа или ознакомления с
документом.
 Резолюция — текстовый реквизит документа, содержащий необходимую информацию
по исполнению документа.
 РК — регистрационная карточка.
 СЭД или Система — система электронного документооборота.
 СУБД — система управления базами данных.
5
2. Регламент работы с входящими документами
2.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки входящих документов участвуют следующие субъекты – подразделения:
 Канцелярия – подразделение, осуществляющее первичную регистрацию документа. В
организации это обычно канцелярия (для писем) и/или протокольная служба (для нормативных документов);
 Ответственный исполнитель – подразделение, на исполнение которому направили
документ;
 Исполнитель – подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные ответственным исполнителем.
Для конкретного документа канцелярия сама определяет ответственного исполнителя из
списка внутренних подразделений. Далее ответственный исполнитель определяет исполнителей и
направляет документ на исполнение через механизм поручений других подразделениям и/или отсылки документов внешним организациям.
6
2.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис 2-1):
Рис 2-1. Этапы движения документа
7
Ниже данные этапы подробно описаны.
2.1.2.1
Этап 1. Регистрация документа
Регистрация входящего документа производится канцелярией, которые накапливаются в
разделе «Входящие документы/В исполнении». На этом этапе канцелярия заполняет реквизиты
регистрационной карточки документа, которая сохраняется в Системе. При регистрации документа
имеется возможность внести в регистрационную карточку документа индекс и дату документа, в
ответ на которое написано сообщение. При этом Система автоматически связывает входящий с
соответствующим исходящим документом, если он был найден по этому индексу и дате. При
наложении связей между документами можно отследить переписку по какой-либо теме.
.
2.1.2.2
Этап 2. Маршрутизация
На этом этапе определяется подразделение (ответственный исполнитель) документа, на
рассмотрение которому направляется вновь зарегистрированный документ.
В Системе предусмотрено два возможных маршрута документа:
 во внутреннее подразделение;
 во внешнее подразделение.
Для маршрутизации документа на исполнение во внешнюю организацию необходимо
проделать операцию создания исходящего документа на основе входящего (см. 2.1.2.4.2).
В этом случае ответственный исполнитель должен создать и зарегистрировать по документу исходящий документ, где в качестве получателя указана внешняя организация - исполнитель. При автоматическом создании исходного документа, в текст документа переносится резолюция на исходный документ, а сам исходный документ становится вложением в исходящий документ.
Исходящие документы готовые к отправке отсылаются канцелярией.
Для маршрутизации документа на исполнение во внутреннюю организацию, канцелярии
необходимо отослать документ в подразделение. Где ответственный исполнитель определяет исполнителей и направляет документ на исполнение.
2.1.2.3
Этап 3. Наложение резолюции
Документы, направленные на рассмотрение ответственному исполнителю, накапливают-
ся у него в разделе входящих документов. Причем подразделение имеет доступ только к тем входящим документам, ответственным исполнителем для которых оно является.
Ответственный исполнитель после рассмотрения документа накладывает резолюцию на
документ и определяет его в одну из папок внутренней номенклатуры дел.
8
2.1.2.4
Этап 4. Исполнение документа
Ответственный исполнитель определяет исполнителей и направляет документ на испол-
нение. Передача документа на исполнение внутренним подразделениям осуществляется путем
отдачи поручений (см. Рис. 2-2), а внешним организациям путем создания исходящего документа
на основе исходного, сам же исходный документ становится вложением (см. Рис. 2-3).
2.1.2.4.1
Исполнительская дисциплина поручений
Ответственный исполнитель вносит в Систему карточки поручений по документу, в рекви-
зиты которых он вносит текст задания, планируемую дату исполнения и постановку документа на
контроль. По умолчанию в текст поручения переносится резолюция на документ.
Поручения, направленные на рассмотрение исполнителям, накапливаются в разделе поручений. Причем подразделение имеет доступ только к тем карточкам поручений (вместе с исходными документами), исполнителем для которых оно является.
После выполнения поручения исполнитель должен занести в карточку поручения краткий
отчет о проделанной работе. Если поручителя не удовлетворяет ответ исполнителя, он должен
отдать новое поручение, либо продлить срок исполнения поручения с внесением в карточку поручения соответствующей резолюции. Карточка поручения с удовлетворительно выполненным заданием закрывается поручителем.
Ответственный исполнитель
Формирование
карточки поручения
Заполнение отметки
о исполнении
Исполнитель поручения
Наложение резолюции
на поручение
Выполнено
Нет
Да
Ответственный исполнитель
Рис. 2-2. Исполнение документа
9
2.1.2.4.2
Исполнительская дисциплина связанных сообщений
При необходимости отдачи поручений по документу во внешнюю организацию ответ-
ственный исполнитель должен создать и зарегистрировать по документу исходящий документ, в
котором в качестве корреспондента указать внешнюю организацию. Данная операция может проводиться Системой автоматически, при этом в текст документа переносится резолюция на исходный документ, а сам исходный документ становится вложением в исходящий документ. При этом
вновь созданный исходящий документ связывается с исходным входящим и при просмотре обоих
документов в их регистрационной карточке выводится соответствующее сообщение с возможностью просмотра полной цепочки переписки.
Исходящие документы готовые к отправке отсылаются канцелярией адресату.
Рис. 2-3. Пересылка документа
2.1.2.5
Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения
После выполнения всех задач связанных с исполнительской дисциплиной документа от-
ветственный исполнитель закрывает документ, присваивая ему статус «Исполнен». Если отправителю входящего документа требуется ответ, ответственный исполнитель формирует исходящий
документ на основе исходного. Операция формирования исходящего документа аналогична описанной в п.4.2.
2.1.2.6
Этап 6. Сдача в архив
Все документы со статусом «Исполнено» канцелярия заносит в архив.
10
3. Регламент работы с исходящими документами
3.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки исходящих документов участвуют следующие субъекты – подразделения:
 Автор документа – подразделение, создающее исходящий документ.
 Согласующий – подразделение, у которого автор должен завизировать исходящий
документ;
 Канцелярия – подразделение, осуществляющее регистрацию и отправку исходящего
документа. В организации это обычно канцелярия (для писем) и/или протокольная
служба (для нормативных документов);
Для конкретного документа автор определяет перечень согласующих подразделений и
направляет им документ для визирования. Согласованный документ направляется канцелярии для
отправки получателю.
11
3.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис. 3-1):
Рис. 3-1. Этапы движения документа
Ниже данные этапы подробно описаны.
3.1.2.1
Этап 1. Создание документа
Подразделение-автор документа вносит в Систему его регистрационную карточку, в кото-
рой оно заполняет реквизиты документа и определяет организацию-получателя сообщения. На
этом этапе документ доступен только его автору. Созданные документы накапливаются в разделе
«Исходящие документы».
Также Система обеспечивает возможность создания исходящего документа на основе
входящего документа (см. 2.1.2.4.2). При наложении связей между документами можно отслеживать переписку по какой-либо теме.
12
3.1.2.2
Этап 2. Согласование
На этом этапе автор документа вносит в Систему карточки согласования согласующим
подразделениям, в которых он заполняет запрос на согласование и срок согласования.
Карточки согласования, направленные на визирование согласующим подразделениям,
накапливаются в разделе «Согласования». Причем подразделение может вносить свою визу на
документ только в те карточки, которые направлены ему, а также просматривать карточки остальных участников согласования документа.
После рассмотрения документа согласующее подразделение обязано внести в карточку
свою визу по результатам рассмотрения документа.
Автор, получив утверждение от всех согласующих, ставит отметку о готовности к отправке, после этого работу с документом продолжает канцелярия. Если же документ не согласован,
тогда он остается у автора на доработку. Доработка продолжается до тех пор, пока документ не
будет согласован всеми согласующими. Все версии исходного документа хранятся в его регистрационной карточке в виде вложенных файлов с указанием автора и даты версии. При необходимости согласующее подразделение имеет возможность добавить новую версию документа.
От карточки согласования имеется возможность перехода к исходному документу в режиме просмотра.
Внесенный в Систему исходящий документ, не подлежащий отправке, должен удаляться
его автором на этапе согласования.
Ниже представлен регламент согласования документа (см. Рис. 3-2):
Рис. 3-2. Согласование документа
13
3.1.2.3
Этап 3. Регистрация и отсылка документа
Регистрация исходящего документа производится канцелярией только в том случае, если
документ согласован и готов к отправке. Канцелярия присваивает документу исходящий индекс и
дату и вносит реквизиты, связанные с отправкой. Отправленные документы помечаются соответствующей отметкой.
3.1.2.4
Этап 4. Сдача в архив
Все отправленные документы канцелярия заносит в архив.
14
4. Регламент работы с внутренними документами
4.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки внутренних документов участвуют следующие субъекты – подразделения:
 Отправитель – подразделение, создающее внутренний документ для отправки получателю;
 Согласующий – подразделение, у которого отправитель должен завизировать документ;
 Получатель – подразделение, которому адресуется документ и ответственным исполнителем которого он является;
 Исполнитель – подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные его
получателем.
Для конкретного документа отправитель сам определяет перечень согласующих подразделений и направляет им документ для визирования. Согласованный документ направляется получателю для исполнения. Получатель сам определяет исполнителей из списка подчиненных подразделений и сотрудников и направляет документ на исполнение через механизм поручений.
15
4.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис. 4-1):
Рис. 4-1. Этапы движения документа
Ниже данные этапы подробно описаны.
16
4.1.2.1
Этап 1. Регистрация внутреннего документа
Отправитель вносит в Систему регистрационную карточку внутреннего документа, в кото-
рой он заполняет реквизиты документа. На этом этапе документ доступен только его автору. Все
документы созданные автором накапливаются в разделе «Внутренние/На отправку».
4.1.2.1.1
Создание внутреннего документа на основе полученного внутреннего документа
Система обеспечивает возможность получателю внутреннего документа создать на его
основе исходящий документ. При этом в исходящий документ копируется в поле получатель - отправитель исходного сообщения, в поля «на индекс» и «входящая дата» - индекс и дата исходного
сообщения. Кроме этого исходный и вновь созданный документ связываются в одну переписку.
При наложении связей между документами можно отслеживать переписку по какой-либо теме.
4.1.2.2
Этап 2. Согласование документа
При необходимости отправитель может согласовать документ перед отправкой. Согласо-
вание документа производиться при помощи карточек согласования и аналогично регламенту согласования исходящих документов (см. п. 3.1.2.2). Если отправитель счел не обязательным согласование документа, тогда он несет всю ответственность за переписку.
4.1.2.3
Этап 3. Отправка и доставка документа получателю
Готовому к отправке документу отправитель присваивает исходящие дата и индекс, а так
же назначает получателя из числа внутренних подразделений организации. После этого он ставит
отметку о готовности к отправке. При этом документ становится доступен получателю.
Присланные на исполнение внутренние документы накапливаются в разделе «Внутренние/Присланные». Причем подразделению доступны только те документы, получателем которых
он является.
При получении нового внутреннего документа получатель производит его регистрацию,
присваивая входящие дату и номер документа. Далее получатель накладывает резолюцию на документ и определяет его в одну из папок внутренней номенклатуры дел.
4.1.2.4
Этап 4. Исполнение документа
Получатель документа должен определить исполнителя документа. Исполнителем может
выступать как подчиненное лицо, так и сам получатель. Передача документа на исполнение подчиненным подразделениям осуществляется путем отдачи поручений. Исполнительская дисциплина поручений осуществляется при помощи карточек поручений и аналогична регламенту исполнения входящих документов (см. п.2.1.2.4.1).
После выполнения всех задач связанных с исполнительской дисциплиной документа получатель присваивает документу статус «Исполнен» и заносит в документ краткий отчет об его
исполнении. Если отправителю входящего документа требуется ответ, ответственный исполнитель формирует исходящий документ на основе исходного (см. п.4.1.2.1.1).
17
4.1.2.5
Этап 5. Сдача в архив
Отправитель может отследить статус документа и отчет о его выполнении, заполняемый
получателем, непосредственно в регистрационной карточке документа.
Все документы со статусом «Исполнен» отправитель заносит в архив.
18
5. Регламент работы с протоколами совещаний
5.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки протоколов участвуют следующие субъекты:
 Ответственный исполнитель – подразделение, осуществляющее регистрацию документа и распределение поручений по исполнителям;
 Исполнитель – подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные ответственным исполнителем.
5.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис. 5-1):
Рис. 5-1. Этапы движения документа
19
Ниже данные этапы подробно описаны.
5.1.2.1
Этап 1. Регистрация протокола
Регистрация протокола совещания производится ответственным исполнителем. На этом
этапе ответственный исполнитель заполняет реквизиты регистрационной карточки документа, которая сохраняется в Системе. При регистрации документа имеется возможность внести в регистрационную карточку наименование, дату регистрации, номер дела и выбрать вид совещательного органа.
Зарегистрированные протоколы накапливаются в разделе «Внутренние/Протоколы».
5.1.2.2
Этап 2. Исполнение документа
Передача документа на исполнение подчиненным подразделениям осуществляется пу-
тем отдачи поручений. Исполнительская дисциплина поручений осуществляется при помощи карточек поручений и аналогична регламенту исполнения входящих документов (см. п.2.1.2.4.1).
5.1.2.3
Этап 3. Рассмотрение результатов исполнения
После выполнения всех задач связанных с исполнительской дисциплиной протокола под-
разделение закрывает документ, присваивая ему статус «Исполнен».
5.1.2.4
Этап 4. Сдача в архив
Все документы со статусом «Исполнено» подразделение заносит в архив.
20
6. Регламент работы с письмами граждан
6.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки писем граждан участвуют следующие субъекты – подразделения:
 Отдел писем – подразделение, осуществляющее первичную регистрацию документа;
 Куратор – подразделение, на исполнение которому направили документ;
 Исполнитель – подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные куратором.
Для конкретного документа отдел писем само определяет куратора из списка кураторов.
Далее куратор определяет исполнителей и направляет документ на исполнение через механизм
поручений.
21
6.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис. 6-1):
Рис. 6-1. Этапы движения документа
22
Ниже данные этапы подробно описаны.
6.1.2.1
Этап 1. Регистрация документа
Регистрация писем граждан производится отделом писем. При регистрации имеется воз-
можность внести в регистрационную карточку документа индекс, вопрос обращения, реквизиты
гражданина.
Все зарегистрированные письма граждан находятся в разделе «Письма граждан/В исполнении».
6.1.2.2
Этап 2. Маршрутизация
На этом этапе определяется подразделение (куратор) документа, на рассмотрение кото-
рому направляется вновь зарегистрированный документ.
Куратором может являться как сам отдел писем, так и иное лицо, выбранное из справочника кураторов.
Если отдел писем не берет на контроль письмо, тогда этот документ считается выполненным с момента регистрации. И в этом случае все остальные этапы работы с документом пропускаются, за исключением операции занесения в архив.
6.1.2.3
Этап 3. Наложение резолюции
Документы, направленные на рассмотрение куратору, накапливаются у него в разделе
писем граждан. Причем подразделение имеет доступ только к тем документам, куратором для которых он является.
Куратор после рассмотрения документа накладывает резолюцию на документ.
6.1.2.4
Этап 4. Исполнение поручения
Куратор определяет исполнителей и направляет документ на исполнение. Передача до-
кумента на исполнение подразделениям осуществляется путем отдачи поручений. Поручения создаются автоматически при выборе исполнителя. Отданные поручения можно просмотреть при
переходе в соответствующий раздел. Исполнители имеют возможность просмотра полученных
поручений в разделе «Поручения» внутри раздела «Письма граждан».
Причем подразделение имеет доступ только к тем карточкам поручений (вместе с документами), исполнителем для которых он является.
После выполнения поручения исполнитель должен занести в карточку поручения краткий
отчет о проделанной работе. При не удовлетворительном ответе исполнителя, куратор должен
отдать новое поручение, либо продлить срок исполнения поручения с внесением в карточку поручения соответствующей резолюции. Карточка поручения с удовлетворительно выполненным заданием закрывается куратором (см. Рис. 6-2).
23
Рис. 6-2. Этапы исполнения поручения
6.1.2.5
Этап 5. Рассмотрение результатов исполнения
После выполнения всех поручений куратор закрывает документ, присваивая ему статус
«Исполнен». В обратном случае куратор отдает новое поручение или продлевает срок исполнения
поручения.
6.1.2.6
Этап 6. Сдача в архив
Все документы со статусом «Исполнено» отдел писем заносит в архив.
24
7. Регламент работы по приему граждан
Работа по приему граждан аналогична регламенту обработки писем граждан. Разница
между ними заключается в том, что в разделе «Письма граждан» имеют дело с документами
(письмами) граждан, а в разделе «Прием граждан» фиксируются устные обращения граждан при
личном приеме, поэтому отсутствуют такие реквизиты карточки как: «Корреспондент», «Номер
входящий», «Дата входящая», «Вид обращения», «Адресат/Поступило…».
25
8. Регламент работы с правовыми документами
8.1.1. Роли пользователей
В технологии обработки правовых проектов участвуют следующие субъекты – подразделения:
 Автор – подразделение, осуществляющее создание проекта правового документа;
 Правовое управление – подразделение, отвечающее за согласование, рассмотрение
на заседании документа и его публикацию;
 Согласующий - подразделение, на согласование которому направили документ;
 Контрольное управление – подразделение, контролирующее исполнение правовых
документов;
 Исполнитель – подразделение, выполняющее поручения по документу, отданные ответственным исполнителем.
26
8.1.2. Этапы обработки документа
Документ в своем движении проходит следующие этапы (см. Рис. 8-1):
Автор
1
Подготовка исходного
текста документа
Правовое управление
Согласующий
2
Согласование
3
Рассмотрение на заседании
4
Публикация
Контрольное
управление
5
Маршрутизация
Исполнитель
6
Исполнение
Правовое управление
7
Сдача в архив
Рис. 8-1. Этапы движения документа
27
Ниже данные этапы подробно описаны.
8.1.2.1
Этап 1. Подготовка исходного текста документа
На этом этапе автор подготавливает проект правового документа и заполняет реквизиты
регистрационной карточки документа, которая сохраняется в Системе. Оригинал документа хранится в виде вложенного файла. Проекты правовых документов накапливаются в разделе «Правовые документы»
8.1.2.2
Этап 2. Согласование документа
На этом этапе правовое управление формирует и отсылает карточки согласования согла-
сующим лицам (см. Рис. 8-2). Далее согласующий визирует проект и правовое управление, получив утверждение от всех согласующих, выставляет документ на заседание. Если же проект не согласован, тогда правовое управление возвращает проект автору на доработку. Доработка продолжается до тех пор, пока проект не будет согласован всеми согласующими. Все версии правового
документа с указанием автора версии хранятся в его карточке в виде вложенных файлов. Если
согласующий считает необходимым, то он может добавить исправленную версию документа.
Рис. 8-2. Этапы согласования правового документа
28
8.1.2.3
Этап 3. Рассмотрение на заседании
После согласования проект регистрируется на заседание. После рассмотрения на засе-
дании, в зависимости от результата, проект либо возвращается на доработку автору, либо одобряется и регистрируется в Минюсте (см. Рис. 8-3).
Рис. 8-3. Этапы рассмотрения документа на заседании
8.1.2.4
Этап 4. Публикация
При необходимости, в зависимости от содержания проекта, его опубликовывают в ИПС и
СМИ.
8.1.2.5
Этап 5. Маршрутизация
Контрольное управление определяет ответственного исполнителя и сроки исполнения
правового документа.
29
8.1.2.6
Этап 6. Исполнение документа
Ответственный исполнитель либо сам приступает к исполнению документа, либо опреде-
ляет непосредственных исполнителей из числа внутренних подразделений. Передача документа
на исполнение подразделениям осуществляется путем отдачи поручений и аналогична исполнительской дисциплине входящих сообщений (см. п.2.1.2.4.1).
Контрольное управление, после выполнения документа, вносит отметку «Исполнено» в
карточку документа.
8.1.2.7
Этап 7. Сдача в архив
Все документы со статусом «Исполнено» заносятся правовым управлением в архив.
30