Требования к оформлению товаросопроводительных

HEINEKEN Russia
24 Telmana str, Saint-Petersburg, 193230
T +7 (812) 326 85 85
Уважаемый партнер ООО «Объединенные Пивоварни Хейнекен»,
Просим Вас принять во внимание следующее сообщение в отношении оформления документов:
1.
Требования к оформлению документов.
Список составлен на основе статистики по наиболее часто встречающимся погрешностям в оформлении
документов. Улучшение по каждому из перечисленных пунктов ускоряет обработку документа, и документ
быстрее достигает статуса "готов к оплате".









Выписывать счет фактуру с указанием именно тех услуг и товаров, которые указаны в ЗАКАЗЕ (РО).
Цены, количество, общая сумма без НДС в счет-фактуре и заказе должны соответствовать.
Выписывать отгрузочные документы в тех же единицах, в которых выписан Заказ. Если заказ - в
штуках, просьба выписывать счет-фактуру - в штуках, а не в тысячах штук. Если заказ - в литрах,
просьба выписывать счет-фактуру - в литрах, а не в килограммах.
Номер ЗАКАЗА (РО) необходимо указывать одновременно на всех представляемых документах: на
счете-фактуре/счете, накладной/акте оказанных услуг.
На одном документе должно указывать один номер ЗАКАЗА (РО), некорректно указывать 2 номера
заказа (РО) на 1 счете-фактуре/счете, накладной/акте оказанных услуг.
Номер ЗАКАЗА (РО) нужно впечатывать в счет-фактуру и прочие документы, а не вписывать от руки
(ручной номер система не считывает).
Перед номером ЗАКАЗА (РО) и после номера ЗАКАЗА (РО) необходимы пробелы, внутри номера
ЗАКАЗА (РО) пробелов быть не должно.
Номер ЗАКАЗА (РО) должен быть ориентирован так же как остальная информация на листе, а не под
углом 90 градусов к ней.
Если на документах не указан номер ЗАКАЗА (РО) или указан неверный номер ЗАКАЗА (РО), мы не
принимаем документы к обработке, о чем информируем Вас посредством уведомления по
электронной почте.
В качестве покупателя в счете-фактуре необходимо указывать юридическое лицо ООО "ОПХ", а не
название одного из филиалов.
Просим соблюдать описанные в ОСНОВНЫХ ПОЛОЖЕНИЯХ И УСЛОВИЯХ ЗАКУПОК правила направления
документов: в Отдел Ведения Бухгалтерского учета Вы направляете полный комплект документов, на склад
Вы направляете только ТОРГ-12 без цены/ТТН.
В случае если Вы получили письмо с требованием заменить документы по причине
некорректности/некомплектности, необходимо направить исправленный полный комплект, а не только тот
документ из комплекта, в котором обнаружена ошибка - так документы гораздо скорее уйдут в обработку.
HEINEKEN Russia
24 Telmana str, Saint-Petersburg, 193230
T +7 (812) 326 85 85
2.
Реализация товаров (работ, услуг) по договорам, обязательство об оплате которых предусмотрено в
российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных
денежных единицах:
В связи с вступлением в силу Постановления Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 "О формах и правилах
заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость":
при реализации товаров (работ, услуг) по договорам, обязательство об оплате которых предусмотрено в
российских рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте или в условных
денежных единицах, счета-фактуры необходимо выписывать в российских рублях. Таким образом,
запрещается выписывать счета-фактуры в условных единицах.
В связи с данным изменением, в тех случаях, когда обязательство по оплате предусмотрено Соглашением о
разовой закупке или Специальными условиями договора по курсу ЦБ РФ соответствующей условной
единицы к рублю РФ на дату оплаты: просим Вас к комплекту документов, направляемому в наш офис по
адресу Санкт-Петербург, ул. Тельмана, д. 24, литер А, добавить счет, выписанный в условных единицах, за
тем же номером и датой, что и счет-фактура, выписанный в рублях.
В случае если невозможно выписать счет за тем же номером, что и счет-фактура, необходимо указать
ссылку в счете на номер соответствующего счета-фактуры.
В счете необходимо указать:
- номер Заказа или Соглашения о разовой закупке,
- наименование условной единицы: RUE, если обязательство выражено в условных евро, или RUD, если
обязательство выражено в условных долларах,
- в графе "Наименование товара/работ/услуг" - внутренний код товара/работы/услуги Покупателя, на
основании данных Заказа или Соглашения о разовой закупке.
Требования в отношении оформления прочих документов, сопровождающих поставку (накладные, акты,
отчеты и другие), не изменились.
Перечисленные моменты существенно влияют эффективность обработки документов. Потенциальные
последствия: распознавание производится не автоматически, а вручную, что в несколько раз удлиняет
процесс обработки документа; задерживается оплата по причине некорректного оформления документов.
Надеемся на Ваше понимание,
Ваш партнер по бизнесу ООО «ОПХ».