Навигация

ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»
Кафедра документоведения и всеобщей истории
Дополнительные рекомендации по оформлению докладов
1. Структура документа
При составлении документа важно помнить,
кто и с какой целью будет его читать, и
тогда будет легче решить какую структуру
выбрать для его организации. Например, для
внутреннего меморандума будет уместно
использовать стандартный формат, в
котором будет находиться содержание
входящих в него пунктов. Это поможет
читателю сразу понять суть документа. Даже
если не существует заданного стандартного
формата, Вы все равно должны приложить
усилия,
чтобы
донести
содержание
документа до читателя. Для этого, начните с подчеркивания ключевых
элементов, и используйте их, для резюмирования предложенных пунктов.
Затем, определите приоритет различных пунктов и создайте подходящий макет.
2. Формат документа
Расставляя акценты на областях, которые Вы
хотите выделить и привлечь к ним
внимание. Вы можете создавать хорошо
организованные документы и отправлять
более эффективные сообщения. Во-первых,
определите приоритеты пунктов, которые
Вы хотите подчеркнуть, затем подумайте о
визуальной структуре документа. Вы можете
создать более эффективный макет, следуя
простым подсказкам приведенным ниже:
 Выделите заголовки.
Используйте шрифт большего размера или жирный шрифт для заголовков,
чтобы привлечь к ним внимание. И если Вы хотите использовать темный цвет
для фона заголовков, используйте светлые тона для букв заголовка, чтобы
создать между ними контраст.
 Подчеркните некоторые части текста.
Выделить части, которые Вы хотите подчеркнуть в тексте, можно при
помощи изменения размера шрифта, его толщины и цвета, а также используя
линии и отметки. Это позволит сделать текст более легким для понимания.
 Соблюдайте баланс размещения строк.
Когда объем текста велик, попытайтесь не делать строки слишком
длинными и оставляйте достаточно пространства между строками.
 Используйте графические элементы.
При создании определенных документов/материалов, использование
иллюстраций, фотографий, цифр и таблиц может быть очень полезным для
прояснения информации для читателей.
С использованием иллюстраций и диаграмм Вы можете сделать свои
документы более понятными и удобочитаемыми. Кроме того, эффективно
используя цвета, Вы не только можете повысить свои коммуникационные
возможности с читателями, но и увеличить силу убеждения.
Необходимо выбирать правильный тип диаграмм для отображения
представляемых данных.
Гистограммы. Процентные, столбиковые
диаграммы и диаграммы цилиндрической,
конической или пирамидальной формы
используются для сравнения показателей
различных
пунктов.
Процентные
и
столбиковые диаграммы также могут быть
расположены друг над другом для сравнения
общих итогов разных групп данных.
Линейные диаграммы . Линейные и фигурные
графики используются, чтобы показать
изменения данных во времени. Фигурные
диаграммы исключительно эффективны для
выделения общих итогов разных групп
данных.
Круговые
диаграммы,
секторные
диаграммы.
Круговые
диаграммы
и
секторные диаграммы используются для
отображения пропорций в одном целом.
Точечные
диаграммы,
пузырьковые
диаграммы. Точечные и пузырьковые
диаграммы используются для анализа
тенденций в изменении данных, таких как
результаты исследований.
Лепестковая диаграмма. Для отображения
баланса между различными типами данных
используется лепестковая диаграмма.
 Сгруппируйте элементы по цвету.
Классифицируя элементы по цвету, Вы можете сделать структуру
документа более ясной, понятной и доступной. Используя схожие цвета во
взаимосвязанных элементах, Вы значительно усилите эффект от группировки.
Задача доклада – донести данные до читателя легким и понятным
образом. Следовательно, документ должен вызывать у читателя ощущение
доверия, акцентируя, что данные, которые он содержит, точны.
В понятиях психологии, холодные цвета, в частности синий цвет,
передают доверительное ощущение. Использование синего цвета в документах
производит успокаивающий эффект на читателя. Он способствует тому, что
читатель воспринимает предложенную информацию спокойно и без эмоций.
Исходя из этих причин, синий цвет подходит в качестве общего цвета для таких
документов.
Однако, использование только одного цвета для всего документа может
дать читателю неестественное и излишне холодное впечатление. Чтобы этого
избежать, в качестве дополняющих цветов используются теплый желтый и
умеренно теплый оттенок зеленого. Кроме того, три использованных цвета,
желтый, синий и зеленый, создают эффект градации (в котором оттенки
меняются шаг за шагом по цветовой шкале). Это приводит к тому, что три
цвета кажутся смешанными и совместимыми.
Для таблиц и диаграмм используются гармонирующие цвета, чтобы
установить между ними четкую связь. В результате читатель сразу понимает,
что
таблицы
и
графики
связаны
друг
с
другом.
Схожим образом цвета, использованные для разных типов данных в таблице
"Доля Рынка" согласованы с цветами в соответствующей круговой диаграмме.
Применение психологического эффекта цвета
Отчет должен создавать впечатление надежности. Вы можете использовать
психологический эффект цвета чтобы добиться такого впечатления. Холодные
цвета, особенно синий, символизирующие лояльность и достоверность,
создают чувство доверительности. Вот почему синий цвет использован в (1)
заголовке документа (первое место на котором фокусируется внимание
читателя). Темно синий фон заголовка определяет общее ощущение для всего
документа.
Направление взгляда читателя
Заголовком образца документа является "Отчет Продаж за Месяц" и, таким
образом, самая важная информация содержится в (2) таблице "Результаты
продаж (по филиалам, Октябрь)" в начале документа. Необходимо привлечь
внимание читателя к этой области.
Чтобы направить взгляд читателя к таблицам, для их частей используются
яркие цвета (например, ячейки с левой стороны). Это создает сильный контраст
с белым фоном и привлекает внимание читателя.
В таблице "Доля Рынка" в конце страницы и сопровождающей ее круговой
диаграмме с использованием 3-D эффекта, применяется ярко желтый цвет,
чтобы выделить долю компании и привлечь внимание читателя.
Добавление Нюанса для Облегчения Понимания
Область построения (3) графика "Изменения результатов продаж по филиалам"
в центре страницы белая. В Excel цвет области построения по умолчанию
серый. Однако, поскольку область графика достаточно велика, применение
серого цвета в области построения придало бы всему документу излишне
мрачный вид. Следовательно, для создания благоприятного впечатления на
читателя используется белый цвет.
Также, для линий данный используются теплые цвета, как цвета привлекающие
взгляд. Смысл в том, чтобы создать общее ощущение аккуратности в цветовом
оформлении документа.
Уделите Внимание Удобочитаемости
В заголовке документа и наименованиях в верхних таблицах используется
текст белого цвета. Это делается для того, чтобы улучшить читаемость этих
секций. Другими словами, комбинация светлого текста и темного фона удобна
для чтения.
Ограничение Количества Цветов
Чтобы создать рациональный и аккуратный образ документа в целом,
рекомендуется избегать использования слишком большого количества цветов.
Использование слишком большого количества цветов может размыть фокус
документа и смутить читателя.
Использование большого количества цветов в одном документе сбивает
читателя с толку и может сделать неясной информацию, которую Вы пытаетесь
подать. Чтобы этого избежать, ограничивайте количество цветов, которые Вы
используете, и применяйте их грамотно, чтобы выделить те места, которые Вы
хотите подчеркнуть.
Не применяйте цвета к тем пунктам, которые не имеют значения.
Не все элементы в графике имеют одинаковое значение. Пункты, имеющие
малое значение или не имеющие значение совсем, выделяйте монохромными
оттенками (белый, черный, серый). Это еще один способ сократить
количество цветов, которые Вы используете.
Используйте цвета, чтобы четко ограничить элементы в вашем графике.
Цвет может быть эффективным способом разграничения элементов вашего
графика. Чтобы сделать структуру графика более понятной для читателя,
избегайте использования похожих цветов для граничащих участков.
Психологические аспекты выбора цвета
Использование градаций
Грамотное использование градаций в цвете поможет Вам создать естественный
визуальный поток для читателя, в то же время, придав вашему графику
ощущение визуальной стабильности. Например, использование градаций для
создания потока слева направо в столбиковой диаграмме может сделать Ваши
документы более понятными и удобочитаемыми.
Эффективное использование теплых и холодных цветов
Цвета передают ощущение физиологической температуры. Вы можете
использовать это как в ваших графиках, так и в ваших документах в целом,
чтобы донести логичный образ до читателей. Использование теплых цветов
дает читателю впечатление теплоты и активности, в то время как прохладные
цвета передают ощущение холодности и статического равновесия.
Подбирайте цвета аккуратно, так чтобы они соответствовали содержанию
вашего документа.
Навигация