ТЗ на разработу систему управления персоналом.

Колобова Н.В.
ТЗ на создание Системы управления персоналом
холдинговой компании
1. Цель, задачи и результаты проекта
1.1. Цель: внедрить систему управления персоналом, обеспечивающей достижение целей компании
в области персонала1.
1.2. Задачи:
1) Разработать все необходимые инструменты системы управления персоналом компании, в
соответствии с технологией, целями и стратегией компании в области персонала.
2) Организовать внедрение системы управления персоналом, оценку работы системы.
1.3. Схема направлений по работе с персоналом
Цель в области Персонал: профессиональный, этичный, мотивированный, готовый повышать квалификацию персонал,
который производит качественный продукт и выполняет регламентированные требования
1
Колобова Н.В.
1.4. Распределение ролей в Системе управления персоналом компании
Управляющая компания:
Кадровая стратегия и кадровый
потенциал компании
Кадровая стратегия и политика
Кодекс деловой этики
Топ-руководители: найм, оценка, повышение квалификации,
перемещение
Требования к системе управления персоналом ПК, помощь в ее
развитии
Социальная политика и социальные программы
Служба по управлению
персоналом Производственной
компании:
Кадровая стратегия ПК, развитие
системы управления персоналом
Кадровая стратегия ПК
Кадровое делопроизводство
Организация работы с персоналом по всем направлениям.
Развитие системы, разработка и внедрение регламентов и
инструментов.
Участие в формировании системы УП по компании
Отдел по УП подразделения:
организация работы с персоналом
«на местах»
Участие в разработке кадровой стратегии ПК
Кадровый учет
Работа с персоналом
Совместная с офисом работа по развитию персонала и системы УП
2. Этапы проекта:
1 этап: проектирование и анализ
1. Определить концепцию системы управления персоналом, общую структуру по компании, с
описанием основных функций на каждом уровне и взаимодействия (на основе
согласованной технологии управления персоналом и взаимодействия).
2. Определить необходимый перечень документов по компании, общие требования к
содержанию, управление документами (разработка, контроль выполнения)
3. Провести анализ состояния существующей системы управления, в соответствии с
концепцией системы и перечнем документов.
4. Сформировать подробный план доработки и внедрения регламентирующих СУП
документов, с описанием назначения, краткого содержания, разработчика и необходимых
согласований, сроки, порядок введения в действие.
5. Презентовать проект СУП Исполнительным директорам, Генеральному директору.
Результат: есть проект системы управления персоналом по компании, и детальный план по ее
внедрению.
2 этап: формирование основ СУП
1. Разработка документов, единых для компании, базовых для остальных документов по
управлению персоналом:
- кадровой политики,
- Положения о системе управления персоналом,
- Кодекса корпоративной культуры и деловой этики
- концепции и проекта положения об управлении карьерой
- проекта положения о Кадровом резерве
2. Организация обсуждений, внесения предложения от Производственных компаний.
3. Разработка необходимых методик (анализ рынка труда, профилирование должностей,
модели компетенций, оценка квалификации, грейдирование должностей).
4. Проведение обучения руководителей, «персональщиков» - продвижение СУП.
Результат: сформированы базовые положения и требования к единой системе управления
персоналом компании.
Колобова Н.В.
З этап: «наполнение» и настройка СУП для каждой Производственной компании:
1. Разработка и доработка регламентов по основным направлениям работы с персоналом, для
каждой производственной компании. Организация согласования и утверждения. Основные
направления: подбор и найм, адаптация, наставничество, планирование карьеры, обучение
и подготовка, оценка, молодые специалисты, кадровое делопроизводство
2. Организация тренинга по основным направлениям, для «персональщиков» и
руководителей.
3. Подготовка наглядных материалов, инструкций и памяток для руководителей.
4. Презентация СУП Исполнительным директорам, руководителям служб и подразделений.
Результат: Система управления персоналом полностью определена для каждой
Производственной компании.
4 этап: сопровождение внедрения СУП
1. Организация необходимой помощи и разъяснений по основным направлениям кадровой
работы – для «персональщиков» и руководителей. Сбор предложений по корректировкам.
2. Контроль выполнения (через некоторое время после утверждения), оценка и анализ
нарушений, внесение изменений.
3. Оценка результатов внедрения правил (через некоторое время после утверждения).
Результат: система управления персоналом внедрена в компании.
3. Организация построения Системы управления персоналом
3.1.Заказчики проекта:
Генеральный директор – общая система по компании и требования к СУ производственных
компаний.
Исполнительные директора Производственных компаний - СУП для Производственных
компаний, в рамках общих требований со стороны Управляющей компании.
3.2.Проектная группа:
Работа по этапам может выполняться параллельно-последовательно (этапы могут начинаться до
завершения предыдущего).
Для разработки и внедрения Системы управления персоналом (СУП) будет организован проект,
участники:
 Заместитель генерального директора по организационному развитию – руководитель
разработки СУП по компании в целом.
 Руководители служб по управлению персоналом Производственных компаний разработчики и организаторы внедрения СУП в производственных компаниях
 Заместитель генерального директора по управлению персоналом – участие в проекте
разработки, организация внедрения СУП по компании.
 Привлеченные консультанты – методическая работа и сопровождение внедрения:
разработка основных регламентирующих документов; проведение обсуждений,
согласований и тренингов; участие во внедрении.
3.3.Общий порядок работы:
По каждому этапу руководитель проекта формирует детальный план и требования к
разработке документов и/или проекты документов.
Далее организуется их «наполнение» - доработка, обсуждение с участниками проектной
группы, для подготовки наиболее качественного документа. При этом при согласовании,
возможно, будут учтены не все мнения; основной ориентир – на изначально определенные
требования к СУП (технология, стратегия; концепция и положение – по мере разработки).
Подготовленные проекты документов презентуются заказчикам, как минимум, 2 раза: первый
раз – общая концепция системы, второй раз – полная система для каждой Производственной
компании. Кроме этого, возможны промежуточные обсуждения, по запросу, проектная группа
Колобова Н.В.
будет предоставлять любую информацию. Кроме этого, система будет представлена всем
руководителям служб и подразделений, на стадии завершения разработки.
Более подробно распределение ролей определено п.3
Утверждение
«Базовые» документы СУП (кадровая политика, Положение о СУП и пр. документы этапа 2)
утверждаются Генеральным директором. Документы для каждой Производственной компании
утверждаются Исполнительными директорами. Инструкции, методики утверждаются
Заместителем ГД по организационному развитию.
Внедрение, контроль
Внедрение осуществляется в первую очередь в Производственных компаниях, под
руководством Исполнительных директоров, основная роль по внедрению – у руководителей служб
по управлению персоналом. Со стороны Управляющей компании осуществляется контроль
внедрения – Служба по управлению персоналом УК; и, при необходимости, методическая помощь
– консультанты.
Оценка внедрения
Оценка осуществляется заказчиками - Генеральным директором, Исполнительными
директорами – насколько созданная система помогает достичь целей в области персонала;
Заместителем ГД по организационному развитию - соответствие проекту. По результатам оценки
определяются задачи дальнейшего развития СУП.
4. Длительность этапов и распределение ролей в проекте
Этап, основное содержание
Основные участники
Результат
1 этап: проектирование и анализ.
Определить концепцию и структуру
системы управления персоналом,
перечень необходимых документов и
требования к ним. Анализ состояния.
Подробный план внедрения.
Презентация СУП Генеральному и
Исполнительным директорам.
2 этап: формирование основы СУП.
Разработка базовых документов
(кадровая политика, положение о
СУП и др.) и необходимых методик,
согласование. Обучение
«персональщиков».
Заместитель ГД по оргразвитию –
проект СУП.
Консультанты – проработка
концепции и системы, презентация.
Руководители служб по УП –
анализ состояния.
Заместитель ГД по УП, – участие
Есть проект системы
управления персоналом
по компании, и
детальный план по ее
внедрению
Заместитель ГД по оргразвитию –
требования к базовым документам,
участие в разработке.
Консультанты – разработка, проведение согласований. Обучение.
Руководители служб по УП –
предложения, согласования.
Заместитель ГД по УП – участие
Заместитель ГД по оргразвитию –
З этап: «наполнение» и настройка
требования к содержанию и
СУП для АВТОБАН и ХМДС.
оформлению документов, участие в
Разработка и утверждение всех
регламентов, наглядных материалов и разработке.
Консультанты – разработка, провеинструкций для внедрения. Тренинг
дение согласований. Обучение.
для «персональщиков» и
Руководители служб по УП –
руководителей. Презентация СУП для разработка, предложения,
Исполнительных директоров,
согласования.
руководителей
Заместитель ГД по УП - участие
Начальник ОУП УК – организация
4 этап: сопровождение внедрения
и контроль выполнения, оценка.
СУП
Руководители служб по УП –
Организация помощи и разъяснений
при внедрении. Контроль выполнения. внедрение, разъяснения.
Консультанты – помощь.
Оценка результатов внедрения.
Заместитель ГД по оргразвитию –
участие, контроль.
Длительность
(примерно)
2-4 недели
Сформированы базовые
положения и требования
к единой системе
управления персоналом
компании
5-8 недель.
Система управления
персоналом полностью
определена для
Производственных
компаний
4-7 месяцев.
Система управления
персоналом внедрена в
компании
4-6 месяцев.
Начало до
завершения 1
этапа
Начало до
завершения 2
этапа,
«запуск» по
мере
утверждения.
Начало по
мере
утверждения
документов.
Общая длительность проекта: Разработка и утверждение: 7-10 месяцев. Сопровождение: 6-8
месяцев. Более точный План-график работ будет сформирован после выполнения этапа 1.
Колобова Н.В.
Список документов Системы управления персоналом для разработки и внедрения
№
Документ
Документы 1 уровня
1.
Кадровая политика
2.
Положение о системе
управления персоналом
3.
Социальная политика
4.
Кодекс корпоративной
культуры и деловой этики.
Документы 2 уровня
Назначение, основное содержание
Общие требования и правила, политики
Основные принципы, цели и направления работы с
персоналом. Основные требования к каждому направлению.
Краткое описание системы управления персоналом
компании. Ссылка на приложения – конкретизирующие
документы.
Может быть и сокращенный вариант, публичный.
Описание системы управления персоналом компании:
функции, распределение, взаимодействие, перечень
отчетности. Штатный состав с кратким описанием функций
по службам и отделам («базовый» вариант).
Основные цели, принципы и направления социальной
политики. Социальные льготы. Социальные программы,
краткое описание: цели и задачи, на кого распространяется,
порядок выполнения и финансирования. Ссылка на
приложения Коллективный договор, и конкретизирующие
документы.
Может быть и сокращенный вариант, публичный.
Определяет ценности и этические нормы компании,
поддерживаемые стандарты поведения, отношений внутри
компании и с внешними сторонами.
Содержит также нормы корпоративной культуры: внешний
вид, корпоративные праздники и пр.
Основа для оценки и развития лояльности и приверженности
компании, ее целям и ценностям.
Для кого
Общая для
компании
Общее для
компании
Общая для
компании
Общий для
компании
Стандарты и регламенты
5.
Профили должностей и
квалификационные
требования
Описание должностей руководителей и работников, в
соответствии со структурой и функциями, по
установленному формату. Для поиска и найма, оценки,
обучения, управления карьерой.
Для УК,
Производствен
ных компаний.
6.
Положение о подборе и
найме
Положение об адаптации.
Порядок открытия заявки, поиска, оценки, найма.
Основные
требования
общие по
компании.
Положения
могут быть
свои у каждой
ПК.
7.
8.
Положение об управлении
карьерой
9.
Положение о наставничестве
10.
Положение о молодых
специалистах
11
Методика профилирования и
оценки должностей,
определения
квалификационного уровня
12
Положение о кадровом
резерве.
13.
Положение об обучении
Порядок введения в должность, прохождения
испытательного срока и адаптации. Формы для знакомства с
предприятием, прохождения адаптации.
Порядок планирования карьеры, разработка плана развития,
организация подготовки, оценка развития, перемещение.
«Карьерные маршруты» для должностей.
Порядок закрепления наставников, функции наставников,
формы оценки (м.б. в составе обучения)
Для привлечения перспективных молодых специалистов и
студентов. Порядок приема на временную работу,
закрепление за наставниками, обучение на рабочем месте,
учет.
Необходима для формирования тарифной сетки окладов по
должностям, в соответствии с ценностью и сложностью
должности. Содержит критерии и алгоритм оценки
должностей, приложение – список должностей с
результатами оценки (грейдирования).
Для целенаправленной подготовки резерва руководителей
компании. Цели и порядок формирования, требования к
резервистам. Списки должностей. Порядок обучения и
подготовки, оценки, перемещения, стимулирования.
Приложение – профили должностей из резерва.
Цели, направления, группы, формы, организация
Общая. Списки
должностей
могут быть
своими в УК,
каждой ПК.
Общий для
компании
Для всей
Колобова Н.В.
персонала.
14.
Положение об оценке
персонала
15.
Программы обучения
Документы 3 уровня
16
Картотека персонала
(требования к картотеке)
17
Инструкция по введению в
должность.
18
Положение о замещении
работников
финансирование, оценка результатов обучения. Содержит в
том числе подготовку кадрового резерва, стажировки.
Цели, требования к должностям (ссылка на профили),
порядок планирования и проведения оценки, критерии,
форма заключения, действия по результатам оценки.
Библиотека программ по темам, актуальным для компании:
содержание, объем, кто проводит, стоимость, отзывы и
раздаточный материал, и др.
компании
Инструкции, справочники
Основная необходимая информация о каждом работнике,
для наилучшего его применения в компании (результаты
тестирований, квалификация, обучения, результаты оценок и
пр.)
Порядок знакомства с требованиями к должности (функции,
продукты, показатели и пр.) и рабочим местом, коллективом.
Приложения: списки необходимых для ознакомления
документов по каждой должности, общие ознакомительные
материалы.
Порядок замещения работников, возлагаемые функции,
компенсация. Списки – кто кого замещает.
Требования
общие.
Документы
могут быть
свои.