Document 349437

УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Директор
Директор компании
ООО «Программные технологии»
ООО «Parсel Service Group»
_____________________ С.В.Галанина
_____________________
«____» _______________ 2013 г.
«____» _______________ 2013 г.
Руководитель отдела Внедрения CRMсистем
___________________Е.В. Овсянникова
_____________________
«____» _______________ 2013 г.
«____» _______________ 2013 г.
Требования к настройке
программного продукта Terrasoft XRM 3.4.1
для компании
ООО «Parсel Service Group»
В разработке документа принимали участие:
Стороны
Должность
ФИО
Заказчик: компания ООО «Parсel Service Group»
Директор по развитию бизнеса Билалов А.Д.
Исполнитель: ООО «Программные технологии»
Директор
Галанина С.В.
Руководитель
отдела
Овсянникова Е.В.
Внедрения CRM-систем
Консультант по внедрению
Шаркова М. Е.
Подпись
Дата
Цели и задачи проекта
Цели:
1. Формирование единого информационного пространства заявок на перевозку грузов.
2. Минимизация человеческого фактора.
Задачи:
1.
Учет и подбор вариантов финансового расчета по каждой заявке.
2.
Контроль активности менеджера с помощью ведения истории действий по сделке и смены
стадий.
3.
Введение автоматического внесения обязательных расходов в финансовые расчеты.
4.
Отслеживание маршрута перевозки груза по трэкингу.
Разделы и карточки
Раздел «Продажи»
По стандартной логике Terrasoft раздел «Продажи» обеспечивает планирование и учет
сделок, разбиение их на стадии, а также управление их выполнением. В сущности Заявка ведется
учет данных о перевозчике, как поставщике услуг, заказчике, как клиенте, расходах, доходах и
стадии выполнения, поэтому целесообразно хранить данные о заявках в разделе «Продажи».
Стандартный вид карточки Продажи будет дополнен новыми полями, которые будет распределены
по четырем вкладкам: «Общие», «Сведения о грузе», «Сведения о грузе (детально)» и «Финансы»
- макеты карточек представлены на рисунках 1, 2, 3 и 4. В таблицах 1, 2 и 3 указаны все поля с
указанием типа данных и обозначения в базе данных.
На вкладке «Общие» будет отображена основная информация по сделке: тип сервиса,
состояние и стадия сделки, дата начала, а также планового и фактического завершения.
Таблица 1 — Поля карточки Продажа для типа AIR (вкладка «Общие»)
Название
Тип
поля
данных
Номер
Целое
Комментарий
Порядковый номер продажи. Задается автоматически. Поле невидимо.
число
Название
Строка
Заполняется автоматически по схеме <SERVICE> <ПУНКТ ОТПРАВЛЕНИЯ> <ПУНКТ НАЗНАЧЕНИЯ> с возможностью редактирования названия (в
справочнике два поля с названием пункта и кодом пункта)
Заказчик
Справо
Выбирается компания-клиент, по которому создается заявка. Значение
чник
выбирается из справочника Контрагенты с типом Клиент.
Справо
Контактное лицо компании-клиента, по которому оформляется
продажа.
Контакт
чник
Рейтинг
Справо
В этом поле продаже присваивается определенный рейтинг, например,
чник
“Высокий” или “Средний”.
(выпада
ющий
список)
Ответственн
Справо
Имя менеджера, ответственного за ведение сделки. Справочник
ый
чник
содержит имена менеджеров Вашей компании.
Стадия
Справо
Этап, на котором продажа находится в текущий момент, например,
“Запрос” или “Архив”. Значение выбирается из справочника стадий
чник
продажи. После сохранения карточки информация о текущем этапе
(выпада сделки
добавляется на деталь Стадии. При заведении продажи автоматически
ющий
ставится Стадия=Запрос.
список)
Состояние
Справо
Текущее состояние продажи, например, “В планах” или “Выполнена”
чник
PSG id
Строка
Формируется автоматически после подтверждения КП по схеме:
<Service_COD_3_сим>
-
<Client
ID_4сим>…<НОМЕРДНЯНЕДЕЛИНОМЕРНЕДЕЛИГОД_4_сим>…<НОМЕР
ЗАЯВКИНАТЕКДЕНЬ_2_сим>…<КОНТРОЛЬНЫЙКОД>
<НОМЕРЗАЯВКИНАТЕКДЕНЬ_2_сим>
-
номер
заявки
одного
контрагента.
В
качестве
предлагается
механизма
генератор
формирования
случайных
дополнительного
величин
с
кода
равномерным
распределением. Он обеспечит должную уникальность кода (будет
использоваться для отслеживания груза на сайте).
Направлени
Справо
е перевозки
чник
Формируется автоматически.
Заказчик Резидент РФ.
Если Пункт отправления = Россия и Пункт назначения = Россия, то
Направление = Domestic. Если Пункт отправления = Россия и Пункт
назначения = Не Россия, то Направление = Export.
Если Пункт
отправления = Не Россия и Пункт назначения = Россия, то Направление
= Import.
Заказчик Нерезидент РФ.
Если Пункт отправления = Страна Заказчика и Пункт назначения =
Страна Заказчика, то Направление = E-Domestic. Если Пункт
отправления = Страна Заказчика и Пункт назначения = Не Страна
Заказчика, то Направление = E-Export. Если Пункт отправления = Не
Страна Заказчика и Пункт назначения = Страна Заказчика, то
Направление = E-Import. Поле невидимое.
Тип сервиса
Справо
Заполняется вручную. По умолчанию, будет заполнено значением AIR
чник
(выпада
ющий
список)
Пункт
Справо
Заполняется менеджером из справочника.
отправления
чник
Аэропорт
Справо
отправления
чник
Пункт
Справо
назначения
чник
Аэропорт
Справо
назначения
чник
Валюта
Справо
Валюта, в которой ведется сделка. По умолчанию в этом поле
чник
указывается базовая валюта. Если с данным клиентом уже есть ранее
Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету
Заполняется менеджером из справочника.
Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету
(выпада заведенные сделки, то заполняется валютой, в которой последний раз
ющий
велась сделка. Необходимая валюта выбирается из списка. Поле
список)
обязательно для заполнения.
Сумма, б.в.
Сумма продажи в базовой валюте. Заполняется в соответствии с полем
«Ставка для заказчика, б.в.» со вкладки «Финансы». При внесении
значения в поле «Сумма» выполняется автоматический пересчет в поле
«Сумма, б.в.» по новому значению и наоборот.
Плановый
Ожидаемая прибыль по продаже в базовой валюте. Поле недоступны
для редактирования и заполняется в соответствии с полем «Профит» на
вкладке «Финансы».
профит, б.в.
Фактический
профит, б.в.
Курс
Фактическая прибыль. Поле заполняется в соответствии с операциями,
проведенными по данной продаже. При внесении изменений
автоматически пересчитывается поле «Фактический профит»
Курс выбранной валюты по отношению к базовой. Если валюта
продажи совпадает с базовой, значение в поле будет равно единице.
Поле заполняется в соответствии со справочником валют
с
возможностью редактирования. Поле обязательно для заполнения.
Сумма
Сумма продажи в той валюте, в которой ведется продажа. Заполняется
в соответствии с полем «Ставка для заказчика, б.в.» со вкладки
«Финансы». При внесении значения в поле «Сумма» выполняется
автоматический пересчет в поле «Сумма, б.в.» по новому значению и
наоборот.
Плановый
Ожидаемая прибыль по продаже в валюте, в которой ведется продажа.
Поле недоступно для редактирования и заполняется в соответствии с
курсом валюты и полем «Плановый профит, б.в.».
профит
Фактический
Фактическая прибыль. Поле заполняется в соответствии с операциями,
профит
проведенными по данной продаже. При внесении изменений
автоматически пересчитывается поле «Фактический профит, б.в.»
Дата подачи Дата
Заполняется автоматически по дате создания продажи
запроса
Плановая
Дата
дата
прибытия
Дата
Дата
фактическог
о прибытия
Вероятность
Воздействие
Процентная вероятность осуществления сделки. Поле используется
для прогнозирования успешности продажи. По мере работы с
клиентом значение можно корректировать.
Справо
чник
АВИА
Справо
Перевозчик
чник
AWB number
Строка
Проект/стад
ия/работа
Маркетинговое воздействие, в результате которого создается продажа.
Эта информация используется для оценки эффективности проводимых
мероприятий.
Недоступно для редактирования. Заполняется по выбранному расчету
Заполняется менеджером вручную
Поле [Проект\стадия\работа] заполняется в случае, если продажа
связана с каким-либо проектом либо одним из его элементов (стадией,
работой). Необходимое значение выберите из справочника проектов,
который, кроме многоуровневого списка элементов проекта, содержит
также ряд специальных полей, предназначенных для упрощения
поиска нужной записи.
Путь
После заполнения поля [Проект\стадия\работа] в поле [Путь] карточки
продажи отображается иерархическая последовательность элементов,
которым подчинена выбранная продажа. Это поле недоступно для
редактирования.
Комментари
Текст
й
Поле для занесения важных замечаний, не отображенных в полях
карточки.
Продажа (Новая запись)
Общие
Сведения о грузе
Сведения о грузе (детально)
Финансы
Название
Заказчик
Ответственный
Контакт
Стадия
Рейтинг
Состояние
Данные о перевозке ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Тип сервиса
PSG id
AIR
Место отправления -------------------------------------------------------Пункт
отправления
Аэропорт
отправления
Место назначения --------------------------------------------------------------------------Пункт
назначения
Аэропорт
назначения
Платежные реквизиты ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Валюта
Доллар
Курс
Сумма, $
Сумма, руб
Плановая маржа, $
Плановая маржа, руб
Фактическая маржа,
$
Фактическая маржа,
руб
30,0000
Сроки --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Дата подачи
Плановая дата
Дата фактического
запроса
поставки
прибытия
Связи продаж ----------------------------------------------------------------------- Доход -----------------------------------------------------------------------------------------АВИА Перевозчик
Вероятность
AWB number
Воздействие
Проект --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Проект/стадия/работа
Путь
Комментарий
ОК
Рисунок 1 - Макет карточки продажи (вкладка "Общие")
Отмена
На вкладке «Сведения о грузе» ведется информация о заявленных и фактических
параметрах груза и его характере.
Таблица 2 — Поля карточки Продажа с типом сервиса AIR (вкладка «Сведения о грузе»)
Название поля
Тип данных
Характер груза
Справочник
Комментарий
типов
груза
Заявленные параметры
Количество
грузовых Целое число
мест
Количество записей на
вкладке «Сведения о
грузе(детально)»
Объем, куб. м
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Вес груза, кг (факт.)
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Вес груза, кг (объем.)
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Фактические параметры
Количество
мест
грузовых Целое число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Объем, куб. м
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Вес груза, кг (факт.)
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Вес груза, кг (объем.)
Дробное число
Сумма
по
одноименному
всех
записей
полю
на
вкладке «Сведения о
грузе»
Продажа (Новая запись)
Общие
Сведения о грузе
Сведения о грузе (детально)
Финансы
Характер груза
Фактические параметры --------------------------------------------------
Заявленные параметры ------------------------------------------------------------
Количество грузовых мест
Количество грузовых мест
Объем, куб. м
Объем, куб. м
Вес груза, кг ---------------------------------------------------------------------
Вес груза, кг -----------------------------------------------------------------------------
Фактический
Фактический
Объемный
Объемный
ОК
Отмена
Рисунок 2 — Макет карточки продажи типа сервиса AIR (вкладка "Сведения о грузе")
Вкладка «Сведения о грузе (детально)» будет оформлена как деталь с реестром записей и
стандартными кнопками «Добавить», «Изменить», «Удалить».
Продажа (Новая запись)
Общие
Сведения о грузе
Номер грузового места
Сведения о грузе (детально)
Финансы
Заявленные параметры
Фактические параметры
Объем Вес (факт) Вес (Объем.) Объем Вес (факт) Вес (Объем.)
Добавить
Изменить
Удалить
ОК
Отмена
Рисунок 3 - Макет карточки продажи типа сервиса AIR (вкладка "Сведения о грузе (детально)")
При нажатии кнопки добавить появляется карточка, аналогичная вкладке «Сведения о грузе»,
но без поля «Характер груза», а также с дополнительными полями «Длина, см», «Ширина, см»,
«Высота, см». Поля «Объем» и «Объемный» в группе полей «Вес груза, кг» рассчитываются по
формулам. Формула объемного веса: «Длина, см»*»Ширина, см»*»Высота, см»/6000.
Сведения о грузе (детально) (Новая запись)
Фактические параметры --------------------------------------------------
Заявленные параметры ------------------------------------------------------------
Длина, cм
Длина, cм
Ширина, cм
Ширина, cм
Высота, cм
Высота, cм
Объем, куб. м
Объем, куб. м
Вес груза, кг ---------------------------------------------------------------------
Вес груза, кг -----------------------------------------------------------------------------
Фактический
Фактический
Объемный
Объемный
ОК
Рисунок 4 - Макет карточки Сведения о грузе(детально)
Отмена
Вкладка «Финансы» заполняется автоматически по расчету с детали «Расчеты», напротив
которого будет стоять галочка в поле «Выбран».
Таблица 3 — Поля карточки Продажа типа сервиса AIR (вкладка «Финансы»)
Название поля
Тип данных
АВИА Перевозчик
Строка
Валюта
Справочник
Курс
Дробное число
Авиафрахт, б.в.
Дробное число
Авиафрахт
Дробное число
Допсборы, б.в.
Дробное число
Допсборы
Дробное число
Комментарий
Расходы
Реализовано в виде таблицы. Строки таблицы заполняются в соответствии
с аналогичной таблицей в карточке Расчета, который на детали «Расчеты»
будет помечен, как выбранный.
Срок действия ставки Дата
Автоматически
до
дней
№
Целочисленное
значение
Расход
Строка
Сумма
Дробное число
Валюта
Справочник
Курс
Дробное число
Ставка для заказчика, Дробное число
б.в.
Ставка для заказчика, Дробное число
б.в.
Профит
Дробное число
+14
Резерв
Дробное число
Скидка
Дробное число
Продажа (Новая запись)
Общие
Сведения о грузе
Финансы
Авиа Перевозчик
Ставка перевозчика ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Доллар
Валюта
Курс
Авиафрахт, $
Авиафрахт,
руб
Допсборы, $
Допсборы, руб
30,0000
Срок действия ставки, до
Расходы ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
№
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…
Расход
Сумма
Вывоз с склада Отправителя
Складские услуги
Упаковка
Экспортное там. оформление
Оформление AWB/HAWB
Доставка до аэропорта вылета
Импортное там. оформление
Доставка до Получателя
Курьерские расходы
Реклама
прочие необ. Статьи расходов
Ставка для заказчика --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Валюта
Доллар
Ставка для заказчика, $
Курс
30,0000
Ставка для заказчика, руб
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Резерв
Скидка
Профит
ОК
Рисунок 5 — Макет карточки "Продажа" типа AIR (вкладка "Финансы")
Отмена
Детали
Стандартные детали:
1) Стадии
На детали отображается последовательность всех стадий продажи. Информация
на детали используется для анализа этапов прохождения сделки, а также при построении
воронки продаж. Вы можете увидеть, на каких этапах происходит провал и менеджер
недостаточно отрабатывает. При изменении стадии в карточке продажи, информация об
этой стадии также отразиться на детали.
Стандартные стадии определены в справочнике «Стадии продаж по типам» и могут
быть дополнены следующим списком стадий:
1) Запрос
2) Расчет
3) Согласование КП
4) Подписание заявки
5) В пути
6) Счета и оплаты
7) Обмен оригиналами
8) Архив
Примечание: Условия автоматического перехода стадий требуют уточнения у
заказчика.
Рисунок 6 — Карточка стадии
Стадия – выбирается из справочника, Изменил – недоступно для редактирования и
заполняется автоматически именем пользователя, который вносил изменения в запись
последним.
В полях План. дата начала и План. дата завершения указываются планируемые
даты начала и завершения, в полях Дата начала и Дата завершения – фактические.
При формировании списка стадий Вы можете установить плановую дату вручную
или автоматически в соответствии со средней продолжительностью каждой стадии,
указанной в справочнике стадий продаж.
Рисунок 7 — Деталь стадии
К стандартным полям карточки Стадии предлагаем добавить текстовое поле
Результат и поле Ответственный в виде справочника, для отражения ответственного по
каждой стадии.
2) Команда
На детали «Команда» отображается перечень контактных лиц, которые принимают
участие в выбранной продаже. Для каждого участника можно указать его роль в команде,
а также компанию, в которой он работает, в том числе и Вашу компанию. Для добавления
записи об участниках используется карточка.
Рисунок 8 — Карточка членов команды
Рисунок 9 — Деталь команды
3) Конкуренты
На детали «Конкуренты» отображается информация о конкурентах, которые
участвуют в выбранной продаже. Кроме описания, для каждого конкурента могут быть
указаны сильные стороны, недостатки и стратегия.
Рисунок 10 — Деталь конкуренты
4) История
Отображает сводную информацию по объектам системы, связанным с выбранной
продажей: название записи, дата ее создания, а также тип записи. Содержимое детали
формируется автоматически и недоступно для редактирования.
Рисунок 11 — Деталь истории
5) Файлы
В разделе Продаж предусмотрена возможность добавления файлов к записям
реестра. Для этого используется специальная деталь Файлы. Она состоит из реестра
файлов и дерева групп. Основные характеристики записи хранятся в карточке файла.
Рисунок 12 — Карточка файла
Заполнение полей карточки производится автоматически во время добавления записи на
деталь.
Нестандартные детали:
1) Расчеты
На детали «Расчеты» будут указаны все предложения по перевозке груза, которые
может предложить менеджер.
Записи с детали нельзя удалять и изменять - только добавлять. При добавлении
записи заполняется карточка схожая с вкладкой Финансы в карточке продажи.
В колонках детали «Расчеты» может быть отображена любая комбинация полей из
карточки расчета. Дополнительно добавится два булевых поля «Базовый» и «Выбран»:
одно будет фиксировать базовый вариант, второе – выбранный клиентом вариант.
При фиксировании выбранного варианта, значения соответствующих полей
карточки детали расчета копируется в карточку продажи.
Таблица 4 - Макет карточки «Расчет»
Название поля
Тип данных
Комментарий
АВИА Перевозчик
Справочник
Заполняется
менеджером вручную
Валюта
Справочник
По
умолчанию
указывается
базовая
валюта. Если уже были
сделки
перевозчиком,
с
то
выставляется
по
последней
сделке
валюта.
Курс
Дробное число
Загружается
из
справочника валют
Авиафрахт, б.в.
Дробное число
Заполняется
менеджером вручную
Авиафрахт
Дробное число
Рассчитывается
в
соответствии с курсом
валюты
Допсборы, б.в.
Дробное число
Заполняется
менеджером вручную
Допсборы
Дробное число
Рассчитывается
в
соответствии с курсом
валюты.
Срок действия ставки Дата
Автоматически + 14
до
дней к дате создания
расчета
Расходы
Реализовано в виде таблицы. Статьи расхода заполняются в таблице
комбинировано: часть автоматически, часть вручную менеджерами.
Автоматическое добавление происходит посредством справочника
«Обязательные расходы»
№
Целочисленное
Последовательная
значение
нумерация
Расход
Строка
Название расхода.
Сумма
Дробное число
Заполняется
либо
автоматически
расходов
у
из
справочника
«Обязательные
расходы»,
справочнике
если
в
заполнено
поле
«Стоимость расхода»
Валюта
Справочник
По
умолчанию
указывается
базовая
валюта. Если уже были
сделки с заказчиком,
то
выставляется
последней
по
сделке
валюта.
Курс
Дробное число
Хранится
в
справочнике валюты
Ставка для заказчика, Дробное число
Рассчитывается
б.в.
сумма
как
полей
«Авиафрахт,
б.в.»,
«Допсборы,б.в.»,
также
блока
а
полей
«Расходы»
+
поле
«Профит»
+
поле
«Резерв»
-
поле
«Скидка»
Ставка для заказчика
Дробное число
Заполняется
в
соответствии с курсом
валюты
Профит
Дробное число
Заполняется
в
соответствии
со
справочником
«Профит»
Резерв
Дробное число
Заполняется
менеджером вручную
Скидка
Дробное число
Заполняется
менеджером вручную
Расчет (Новая запись)
Авиа Перевозчик
Ставка перевозчика ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Доллар
Валюта
30,0000
Курс
Авиафрахт, $
Авиафрахт,
руб
Допсборы, $
Допсборы, руб
Срок действия ставки, до
Расходы ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
№
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…
Расход
Сумма
Вывоз с склада Отправителя
Складские услуги
Упаковка
Экспортное там. оформление
Оформление AWB/HAWB
Доставка до аэропорта вылета
Импортное там. оформление
Доставка до Получателя
Курьерские расходы
Реклама
прочие необ. Статьи расходов
Добавить
Изменить
Удалить
Ставка для заказчика --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Валюта
Доллар
Курс
Ставка для заказчика, $
30,0000
Ставка для заказчика, руб
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Резерв
Скидка
Профит
ОК
Рисунок 13 — Карточка расчета для продажи с типом AIR
Таблица 5 – Макет справочника «Обязательные расходы»
Название
Domestic
Import
Export
Стоимость
расхода
расхода
Отмена
Строка
Булево
поле
Булево
поле
Булево
поле
Дробное
значение
В справочнике будут записаны все обязательные расходы с пометкой, к какому
направлению они относятся, а также сумма расхода как процентная часть от суммы
продажи, если известно.
Записи расхода, загруженные в карточку расчета из справочника, не могут быть удалены.
Редактирование разрешено только у тех, записей расхода, где стоимость расхода не
задана как процентная часть суммы продажи. В этом случае менеджер заполняет поле
«Сумма» в таблице расходов вручную. Поле «Сумма» в таблице расходов обязательно
для заполнения.
2) Трэкинг
Деталь «Трэкинг» отражает информацию о ходе доставки с указанием места, даты и статуса
доставки груза. События трэкинга добавляются менеджерами вручную.
Таблица 6 — Макет детали «Трэкинг»
Дата внесения
Дата статуса
информации
Идентификатор
Место
Статусная
заказа
статуса
группа
Справочник
Справочник
Заполняется
Заполняется
Заполняется
менеджером
менеджером
менеджером
вручную
вручную
вручную
Статус
Ответственный
Справоч
Заполняется
ник
учетной
записью
пользователя,
который
запись
Карточка контрагента
Стандартная карточка контрагента будет расширена полем «Специализация», которое будет
заполнятся из справочника «Типы сервиса».
Справочники
В системе будут настроены и созданы следующие справочники:
Название справочника
Поля справочника
Содержимое справочника
внес
Города
+
Сокращенное
название
(КОД)
Стадии продаж
Стандартные
Специализация
Вид деятельности
Специализация
Аэропорты
Название
Город (справочник)
Направление перевозки
Название
Domestic
Описание
Import
Export
E-Domestic
E-Import
E-Export
Тип сервиса
Название
AIR
SEA
GRD
Статусная группа
Название
Уточнить у заказчика
Статус
Название
Уточнить у заказчика
Статусная группа(справочник)
Профит
Диапазон: Поле «С» и Поле
«По»
Поле «Размер профита»