формат x - Архивы Югры - Ханты

СЛУЖБА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО
ОКРУГА – ЮГРЫ
(Архивная служба Югры)
ул. Энгельса, 14, г. Ханты-Мансийск,
Ханты-Мансийский автономный округ – Югра,
Тюменская область, 628011
т/факс: (3467) 33-50-00
archive@admhmao.ru
№ 28-Исх-754 от 17.06.2014
Директору Казенного учреждения
«Государственный архив
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры»
Руководителям органов управления
архивным делом администраций
Место для регистрации
(наклеивания штрих-кода)
городов и районов
Ханты-Мансийского автономного
округа – Югры
Информационно-методическое письмо
по работе с фотодокументами на оптических носителях (CD-R)
Законодательной основой для комплектования государственного и
муниципальных архивов фотодокументами является Федеральный закон от
22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее –
ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат
все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной
собственности, собственности субъекта
Российской Федерации
или
муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесенные к составу
Архивного фонда Российской Федерации, подлежат временному хранению
в организации или у лица – источников комплектования не более пяти лет со
времени создания (ФЗ № 125 ст.22, п. 4ж).
На основании ФЗ № 125 источниками комплектования
архивов
фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные
(бюджетные, казенные) и муниципальные учреждения, предприятия,
организации (далее – организации), в деятельности которых постоянно или
периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские
центры, редакции газет, журналов.
В соответствии с п.7 ст.6 ФЗ № 125 включение документов, находящихся
в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации
осуществляется на основании
экспертизы ценности документов и
оформляется договором между собственником или владельцем документов и
государственным или муниципальным архивом.
Фотодокументы могут быть переданы в архив как на платной, так и на
безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель,
предоставленный архивом.
Фотодокументы
могут
создаваться
государственными
и
муниципальными архивами в порядке инициативного документирования,
при этом съемки событий могут планироваться заранее на основе изучения
планов работы органов власти, учреждений и организаций.
Фотодокументы описываются по форме № 37 Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,
организациях Российской академии наук, Москва, 2007 (далее – Правила).
В настоящее время часто фотодокументы поступают на хранение в
архивы автономного округа в электронном виде, т.е. в виде файлов в форматах
JPG или TIFF на разных носителях. В «Рекомендациях по комплектованию,
учету и организации хранения электронных архивных документов в
государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД, 2013) определено
понятие «единица хранения электронных документов» - это контейнер
электронного документа, т.е. это может быть жесткий диск, флешка или чаще
оптический диск. Также, в рекомендациях определено понятие «электронного
документа» - это документ, информация которого представлена в электронной
форме.
Если у архивов есть возможность, то лучше распечатывать
фотодокументы и описывать их по форме № 37 Правил. Если такой
возможности нет, то описание, комплектование и хранение фотодокументов в
архивах автономного округа должно осуществляться на оптических дисках
типа CD-R. Архивы должны рекомендовать организациям – источникам
комплектования описывать и передавать на хранение фотодокументы на
оптических дисках CD-R в двух экземплярах. В фотофонде архива должна быть
создана новая опись с очередным номером с названием «Фотодокументы на
СD-R».
Экспертно-проверочная методическая комиссия Службы по делам
архивов автономного округа протоколом от 30.05.2014 № 5 утвердила форму
описи фотодокументов на CD-R (Приложение 1). Опись состоит из 10 граф.
Графа № 1 – «Номер единицы учета». Учитывается каждая фотография
в электронном виде, т.е. каждый файл, содержащий фотографию на диске.
Графа № 2 – «Номер единицы хранения» - это диск с фотографиями,
каждый диск будет иметь свой номер единицы хранения, т.е. при описании
фотографий на одном диске номер единицы хранения не меняется.
Графа № 3 – «Имя файла». Имя файлу с фотографией присваивает
составитель описи. Каждое имя файла уникально, оно состоит из номера
единицы учета, далее без пробелов нижнее тире, далее без пробелов номер
единицы хранения. К примеру, если номер единицы учета (диска) 1, а номер
единицы хранения (первого файла с фотографией на диске) 1, то имя файла
будет выглядеть так: 1_1. Последующие имена файлов по описи будут: 2_1,
3_1; и так далее будут присваиваться имена всем файлам с фотографиями на
диске.
Графа № 4 – «Аннотация фотодокумента». При составлении аннотации
нужно руководствоваться Методическими рекомендациями по работе
государственных и муниципальных архивов с фотодокументами Управления по
делам архивов Тюменской области 2011 года.
Графа № 5 – «Автор съемки». В этой графе указываются инициалы и
фамилия автора снимка, если автора установить не удалось, пишется «Не
установлен».
Графа № 6 – «Дата съемки». В этой графе указывается арабскими
цифрами точная дата - 05.06.2010 или приблизительное время съемки - июнь
2010 г. или 2010 год. Если точная или приблизительная дата фотодокумента не
известна, она устанавливается составителем описи по косвенным признакам и
заключается в квадратные скобки [2010 год], [1990-е годы ХХ века], [осень
2010 г.].
Графа № 7 – «Место съемки». В этой графе указывается название
населенного пункта, района, области. При изменении административнотерриториального деления или названия населенного пункта, улицы к моменту
описания фотодокумента в аннотации указывается название, существовавшее
во время съемки, при этом в скобках можно указать и современное его название
(п. Остяко-Вогульск, ныне г. Ханты-Мансийск). Сведения могут дополняться
названием организации, в которой происходила съемка.
Графа № 8 – «Формат данных». В этой графе указывается формат, в
котором хранится фотография: JPG или TIFF.
Графа № 9 – «Объем файла» (Мб). В этой графе указывается объем
файла в мегабайтах. Чтобы узнать объем каждого файла с фотографией, нужно
навести на него курсор и нажать правую кнопку мыши, в открывшемся окне
нажать на слово «Свойства».
Графа № 10 – «Примечания». В этой графе указываются необходимые
примечания.
В итоговой записи к описи фотодокументов на CD-R указывается
цифрами и прописью количество включенных в раздел описи единиц учета
с № _ по №_; через точку с запятой количество единиц хранения с № _ по № _.
Пример: В данный раздел описи внесено 25 (двадцать пять) единиц учета
с № 1 по № 25; 1 (одна) единица хранения № 1.
На практике может сложиться такая ситуация, что при очередном
описании файлы с фотографиями могут быть скопированы на учтенный ранее в
данной описи диск. Тогда в итоговой записи к данному разделу описи
указывается количество включенных в опись единиц учета с №__ по №__;
через точку с запятой количество единиц хранения обозначается цифрой 0
(ноль).
Например: В данный раздел описи внесено 25 (двадцать пять) единиц
учета с № 1 по № 25; 0 (ноль) единиц хранения.
В заключении на такую опись фотодокументов на CD-R обязательно
указывается, что эти фотодокументы добавлены на учтенный ранее диск.
Рекомендуем при описании фотографий на CD-R группировать
фотографии по мероприятиям и перед каждой новой группой фотографий в
описи писать в первом столбце «Номер единицы учета» - с № __ по №__; во
втором столбце – «Номер единицы хранения» - №___; в третьем столбце –
«Аннотация фотодокумента» - название мероприятия, например «Празднование
Дня Победы»; также и в других столбцах указать имеющиеся одинаковые
параметры – автора съемки, дату съемки, место съемки, формат данных
(Приложение 2).
Также нужно группировать фотографии на диске в папки, которым
присваивать имена по номерам единиц учета, т.е. с № __ по №__ и кратко
указывать название мероприятия, например папка с фотографиями может быть
названа так: «С 1 по 25. День Победы. 2010».
Описи фотодокументов на CD-R также предоставляются на рассмотрение
ЭПМК Службы по делам архивов автономного округа с заключением и актами
описания. После утверждения описи ЭМПК Службы, на нерабочей
поверхности компакт-диска специальным маркером проставляется архивный
номер.
Фотодокументы на CD-R подлежат учету также как и фотодокументы. В
книге учета поступлений фотодокументов указывается количество единиц
хранения и через символ « / » (слэш) – количество единиц учета. Например:
1 ед.хр. / 25 ед.уч. Если новые принятые единицы учета фотодокументов на
CD-R скопированы на уже имеющийся в архиве и учтенный ранее диск
(последний и/или незаполненный), количество единиц хранения отмечается
прочерком, а через символ « / » (слэш) указывается количество единиц учета.
Например: - / 25. В графе «Примечание» при этом оформляется запись:
«записаны на диск № ___».
Лист учета фотодокументов составляется единый на все виды
фотодокументов. Количество фотодокументов на CD-R в листе учета
учитывается в единицах хранения и единицах учета через символ « / » слэш.
Фотодокументы на CD-R дисках хранятся в фабричной упаковке
(пластиковом футляре) в вертикальном положении в ящике или коробке,
соответствующих размеру компакт-дисков, которые размещаются по порядку
номеров единиц хранения. Ярлык с описательной статьей единицы хранения
помещается внутри упаковки так, чтобы лицевая сторона ярлыка была видна
пользователю без открытия упаковки.
Для хранения фотодокументов на CD-R необходимо принимать
(создавать) сразу два диска, один из которых будет неприкосновенным
(страховым), а второй будет выдаваться пользователям. На ярлыке диска
помещаются сведения: название государственного (муниципального архива),
название фонда (Фотофонд), номер и название описи, номер единицы хранения,
крайние номера единиц учета. На ярлыке второго диска нужно добавить
надпись
«ФОНД
ПОЛЬЗОВАНИЯ»
(Приложение
3).
Хранить
неприкосновенные экземпляры дисков и диски фонда пользования следует, при
возможности, отдельно.
Диски с фотографиями должны храниться в темноте при температуре
воздуха от +8 до +18°С, при относительной влажности воздуха 45-65%.
Проверка наличия фотодокументов на CD-R проводится в плановом
порядке один раз в пять лет, а также в случаях чрезвычайных ситуаций.
Проверяется техническое (рабочее) состояние CD-R дисков: страхового фонда
и фонда пользования. Устанавливается возможность считывания информации,
проверяется наличие «вирусов».
Руководитель Службы
Исполнитель:
консультант Службы
Спиридонова Ольга Александровна
8 (3467) 32-98-81
Л.Д. Сажаева